BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999 : 129), analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam menganalisis sistem, kita perlu mengetahui permasalahan apa saja yang ada di sistem yang telah ada, sehingga kita dapat bercermin dari sistem yang ada dan memperbaikinya pada sistem yang akan dibuat. Dalam laporan Kerja Praktek ini, studi kasusnya adalah Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Berikut adalah uraian dari analisis sistem yang terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut.
4.1.1 Analisis Permasalahan
Sistem manajemen pengarsipan surat yang dijalan di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) UNIB cukup baik akan tetapi sistem masih dijalankan secara manual. Berdasarkan hasil survei dan wawancara yang telah dilakukan, masih terdapat kelemahan yang timbul akibat dari sistem yang masih dilakukan secara manual tersebut. Berikut adalah beberapa kelemahan sistem yang ada di LPTIK UNIB tersebut :
a. Surat masuk masupun surat keluar sulit ditemukan, karena penyimpanan data surat masih berupa lembaran kertas-kertas.
b. Pencarian data surat-surat sulit ditemukan dikarenakan terlalu banyaknya data yang tersimpan.
sebelumnya, sehingga akan mempermudah proses manajemen surat menjadi lebih efektif dan efisien.
4.1.2 Analisis Kebutuhan
Sistem yang akan dibuat memerlukan kebutuhan data masukan, kebutuhan data keluaran, dan kebutuhan interface. Tujuan analisis kebutuhan adalah sebagai batasan dari sistem yang akan dibuat, menentukan kemampuan dan fungsi sistem sesuai dengan kebutuhan user, dan fasilitas-fasilitas yang merupakan nilai tambah yang ada pada sistem yang dibangun.
Kebutuhan ini akan mebantu sistem untuk memperbaiki sistem yang telah ada sebelumnya. Adapun analisis kebutuhan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan data masukkan
Data masukan yang dibutuhkan dalam sistem ini antara lain : Data Surat Masuk dan Data Surat Keluar.
Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah : a. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien b. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan. c. Menjamin penyelesaian yang tepat.
d. Membuat input yang tidak rumit.
e. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten. 2. Kebutuhan data keluaran
Adapun data keluaran yang dibutuhkan adalah hasil laporan surat masuk dan surat keluar yang dapat di cetak dengan menggunakan rentang waktu tertentu. 3. Kebutuhan interface
yanng ada. Selain itu, informasi-informasi yang terkumpul akan dianalisis sehingga mencapai desain sistem informasi yang lebih baik.
4.1.3 Perangkat Lunak
Dalam pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu ini, memerlukan beberapa perangkat lunak yang membantu menyelesaikan sistem informasi ini, yaitu: 1. Netbeans IDE 7.3.1
2. MySQL 3. XAMPP 1.7.5 4. JDK 1.8.0
5. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate 6. iReport 3.7.2
7. Microsoft Office 2010
4.1.4 Perangkat Keras
Untuk mencapai sebuah sistem informasi yang baik, diperlukan peralatan perangkat keras untuk pengguna. Perangkat-perangkat keras ini akan menghubungkan pengguna yang dalam hal ini adalah staf Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu dengan sistem yang ada. Perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk membangun dan menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
1. Monitor
2. Processor Intel Pentium
3. RAM 512 MB
4. Harddisk 40 GB
5. Keyboard
6. Mouse
4.2 Perancangan Sistem
Analisis Sistem ini adalah tahap konseptualisasi, yaitu suatu tahap yang mengharuskan analisis dalam perancangan sistem (perangkat lunak) untuk berusaha tahu pasti mengenai hal-hal yang menjadi kebutuhan dan harapan pengguna sehingga nanti aplikasi yang dibuat memang dibutuhkan oleh user serta memuaskan kebutuhan dan harapannya.
Adapun konseptualisasi dalam analisis sitem ini mengunakan konsep UML (Unified Modeling Language) yaitu salah satu tool atau model untuk merancang pengembangan software yang berbasis object oriented. Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram perwaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Adapun diagram tersebut antara lain adalah
a. use case diagram,
b. class diagram,
c. state chart diagram,
d. activity diagram,
e. sequence diagram,
f. collaboration diagram,
g. component diagram, dan
h. deploment diagram.
Menurut Pender (2002 : 27) untuk sistem yang kecil dan atau lebih spesifik, tidak diharuskan membuat semua diagram. Namun semua diagram harus dibuat jika kita bekerja pada sistem yang besar yang memiliki kode yang cukup kompleks dan mengharuskan kita berpindah-pindah dari subprojek yang satu ke subprojek yang lain.
4.2.1. Use Case
Komponen pembentuk diagram use case adalah :
1. Aktor (actor), menggambarkan pihak yang berperan dalam sistem 2. Use case, aktivitas / sarana yang disiapkan oleh sistem
3. Hubungan (link), actor mana saja yang terlibat dalam usecase ini
Berikut use case dari Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu
Login
Ubah SuratMasuk/Keluar
Cari Surat Masuk/Keluar
Lihat SuratMasuk/Keluar
Tambah SuratMasuk/Keluar
<<include>> <<extend>>
Hapus SuratMasuk/Keluar
<<include>>
Cetak LaporanMasuk/Keluar
<<include>> Admin
4.2.2. Class Diagram
Class diagram adalah jenis diagram struktur statis yang menjelaskan struktur
dari sebuah sistem dengan menunjukkan kelas-kelas, interface, atribut-atribut, dan hubungan antar kelas (inheritance, aggregation, dll) dari struktur sistem tersebut. Class diagram untuk pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga
Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
Surat_Keluar
4.2.3. Sequence Diagram
Diagram ini berguna untuk menggambarkan interaksi antar objek dengan
penekanan pada urutan proses atau kejadian. Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu :
: Admin : Admin
Login
Login Form Surat Masuk Form Surat
Masuk
Form Surat Keluar Form Surat
Keluar
Form Laporan Masuk Form Laporan
Masuk
Form Laporan Keluar Form Laporan
Keluar 1: username,password
2: authentifikasi akun
3: input dat(id_masuk, tgl_masuk, tgl_surat, no_surat, perihal, kode_surat, tanda_tangan, lampiran) 4: tambah() 5: edit()
6: hapus() 7: tampilkan(id_masuk)
8: input (id_keluar, tgl_keluar, tgl_surat, no_surat, perihal, kode_surat, tanda_tangan, lampiran)
9: tambah() 10: edit() 11: hapus()
12: tampilkan(id_keluar) 13: cetak laporan surat masuk
14: laporan surat masuk 15: cetak laporan surat keluar
16: laporan surat keluar
4.2.4. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram pada Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah :
Login
Halaman Utama
Surat Masuk
Surat Keluar
Laporan
Surat Masuk Surat KeluarLaporan
tampil surat masuk
tampil surat keluar
tampil laporan surat masuk
tampil laporan surat keluar authentif ikasi
kembali benar
salah
4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4.5. Entity Relationship Diagram Admin
name password
Basis data merupakan salah satu komponen yang penting pada sistem informasi, karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Struktur basis data dari Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
1. Tabel Admin
Nama Tabel : tb_admin
Fungsi : Berisi data Admin aplikasi
No .
Nama field Tipe Lebar Keterangan
1 Id_admin char 5 Primary Key
2 Username char 10
3 Password char 10
2. Tabel Kode_Surat
Nama Tabel : kd_surat
Fungsi : Berisi data kode surat dan keterangannya No
.
Nama field Tipe Lebar Keterangan
1 Kode char 2 Primary Key
2 Keterangan varchar 50
3. Tabel Surat_Masuk
Nama Tabel : smasuk
Fungsi : Berisi data seluruh surat yang masuk
No .
Nama field Tipe Lebar Keterangan
1 kd_sm char 5 Id surat masuk
2 tgl_masuk Date
3 tgl_sm Date
4 no_surat varchar 50
5 perihal varchar 100
6 Kode char 2 Foreign Key
7 Tanda _tangan varchar 50
Nama Tabel : tb_keluar
Fungsi : Berisi data seluruh surat yang keluar
No .
Nama field Tipe Lebar Keterangan
1 Kd_sk char 5 Primary Key
2 tgl_keluar Date
3 tgl_sk Date
4 no_sk varchar 50
5 Perihal_sk varchar 100
6 Kode char 2 Foreign Key
7 Ttd_sk varchar 50
8 Lam_sk IMG
4.4 Perancangan Desain Interface Sistem
Sebelum membuat aplikasi sistem secara nyata, sebaiknya kita membuat desain
interfaces atau desain tampilan yang nantinya akan digunakan sebagai tampilan dari sistem yang akan dibuat. Berikut adalah desain tampilan untuk Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu
Gambar 4.6 Halaman Login Admin
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
Username Password
Gambar 4.7 Halaman Utama Program SIASAT
Keterangan :
1. Menu Data Surat Masuk 2. Menu Data Surat Keluar 3. Menu Laporan Surat Masuk 4. Menu Laporan Surat Keluar 5. Menu Tentang Aplikasi
31
SELAMAT DATANG
“USERNAME”
Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi
SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
X
1 2 3 4 5
Pencarian
Id_masuk Kode_Surat Tgl_masuk Tujuan
X
1
1 2 3 4 5
Gambar 4.8 Halaman Manajemen Surat Masuk
32
X
1 22 3 4 5
Pencarian
Id_masuk Kode_Surat Tgl_masuk Tujuan Tgl_SuratYang
No_SuratMenandatangani PerihalLampiran
kategori
Tambah Edit Hapus
cari
upload
Gambar 4.9 Halaman Manajemen Surat Keluar Pencarian
Id_keluar Kode_Surat Tgl_Keluar Tujuan Tgl_Surat Yang
No_SuratMenandatangani PerihalLampiran
kategori
Tambah Edit Hapus
cari
upload
Gambar 4.10 Halaman Cetak Laporan Surat Masuk Cetak Laporan
Cari Id_
Sur at
Tgl_mas uk
Tgl_Su rat
No_Su rat
Perih al
Kode_ Surat
Tujuan Yang
Menandatangai
LAPORAN SURAT MASUK
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
X
Gambar 4.11 Halaman Cetak Laporan Surta Keluar Cetak Laporan
Cari Id_
Sur at
Tgl_Kel uar
Tgl_Su rat
No_Su rat
Perih al
Kode_ Surat
Tujuan Yang
Menandatangan i
LAPORAN SURAT Keluar
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal s/d
Bulan s/d
X
.
Gambar 4.12 Halaman tentang Aplikasi
SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
KERJA PRAKTEK
PANDU ADHI WICAKSONO
G1A011002
DOSEN PEMBIMBING
FUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.T
X
