Sistem Informasi Pengarsipan Surat pada Museum Geologi Bandung.

(1)

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Pengarsipan surat pada Museum Geologi Bandung masih berjalan secara manual dengan mencatat data surat ke dalam buku agenda. Hal ini menimbulkan kendala dalam hal penyediaan laporan dan pecarian data arsip surat yang kurang efektif. Selain itu, pengarsipan surat belum tertata dengan baik sebagai akibat kurangnya pemahaman akan tata cara pengarsipan yang baik. Kendala diatas dapat diatasi dengan membuat Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang terkomputerisasi dan menekankan pada tertib administrasi. Sistem informasi ini terdiri dari proses pencatatan agenda surat, disposisi surat, pengklasifikasian surat, penyimpanan surat, peminjaman arsip surat, penyusutan arsip surat dan pembuatan laporan arsip surat beserta fungsi pencarian data arsip surat. Perangkat lunak sistem informasi pengarsipan surat dikembangkan menggunakan Visual Basic.NET 2005 dan SQL server 2005. Melalui sistem informasi ini pengolahan arsip surat dapat berjalan lebih mudah, penyediaan informasi lebih cepat dan membantu pihak pengarsipan dalam memahami tata cara pengarsipan yang baik.

Kata Kunci : surat, pengarsipan, sistem informasi

(2)

vii

ABSTRACT

Letter filling at Museum Geologi Bandung still run it manually by recording data in a agenda book. That cause some problems in terms of providing reports and searching data archive letter that not effective. Besides that, letter filling not yet well ordered because less understanding about a good procedure of letter filling. That problems can be solved by Letter Filling Information System computerized and emphasis on the orderly administration. This information system consist of recording letter agenda, letter disposition, letter clasification, letter storaging, letter archives borrowing, letter archives depreciation, report and data archive letter searching function. Information system letter filling software developed by using Visual Basic.NET 2005 and SQL Server 2005. With this information system, processing of letter archives can walk easily, supplying information more faster and help filing staff in comprehend filing method better.

(3)

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN_{... i}

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN_{... ii}

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN_{... iii}

PRAKATA_{…… ... iv}

ABSTRAK_{…… ... vi}

ABSTRACT_{…… ... vii}

DAFTAR ISI_{…… ... viii}

DAFTAR TABEL_{... xiv}

DAFTAR GAMBAR_{... xix}

DAFTAR LAMPIRAN_{... xxvi}

BAB I PENDAHULUAN_{... 1}

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Pembahasan ... 2

1.4. Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.4.1. Perangkat Keras... 3

1.4.2. Perangkat Lunak ... 3

1.4.3. Batasan Sistem Informasi Pengarsipan Surat ... 3

1.5. Sumber Data ... 4

1.6. Sistematika Penyajian... 4

BAB II KAJIAN TEORI_{... 6}

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 6

2.1.1. Definisi Sistem... 6

(4)

ix

2.1.3. Definisi Sistem Informasi ... 7

2.2. Definisi Arsip ... 7

2.2.1. Fungsi Arsip ... 8

2.2.2. Filing ... 9

2.2.3. Jadwal Retensi Arsip ... 10

2.3. Konsep Dasar Surat ... 11

2.3.1. Definisi Surat ... 11

2.3.2. Jenis Surat ... 11

2.4. Proses Bisnis ... 13

2.5. Basis Data ... 16

2.5.1. Objektif Basis Data ... 16

2.5.2. Bahasa Basis Data ... 18

2.5.2.1. Data Definition Language (DDL) ... 18

2.5.2.2. Data Manipulation Language (DML) ... 19

2.5.3. Structured Query Language (SQL)... 20

2.5.4. Stored Procedure ... 21

2.5.5. Triggers ... 21

2.6. Diagram Konteks ... 22

2.7. Data Flow Diagram ... 22

2.8. Process Specification (PSPEC) ... 24

2.9. Kamus Data ... 25

2.10. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 26

2.11. Teknologi Framework.NET ... 29

2.12. Visual Basic.NET ... 31

(5)

x

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM_{... 33}

3.1. Struktur Organisasi ... 33

3.1.1. Deskripsi Tugas... 34

3.2. Proses Bisnis ... 35

3.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 37

3.4. Relationship Diagram (Diagram Relasi) ... 40

3.5. Struktur Tabel ... 41

3.6. Data Flow Diagram ... 47

3.6.1. Diagram Konteks ... 47

3.6.2. DFD Level 1 ... 48

3.6.3. DFD Level 2 ... 50

3.6.4. DFD Level 3 ... 57

3.7. Kamus Data ... 69

3.8. Spesifikasi Proses ... 78

3.9. Rancangan Antar Muka ... 109

3.9.1. Tampilan Halaman Utama ... 109

3.9.2. Tampilan Menu... 110

3.9.3. Tampilan Pengelolaan Data Master ... 113

3.9.4. Tampilan Pengelolaan Surat ... 122

3.9.5. Tampilan Pengelolaan Layanan ... 133

3.9.6. Tampilan Monitoring Surat ... 139

3.9.7. Tampilan Pencarian ... 141

3.9.8. Tampilan Kelola Data User ... 145

(6)

xi

BAB IV HASIL PENELITIAN_{... 151}

4.1. Tampilan Halaman Utama ... 151

4.2. Tampilan Menu... 152

4.3. Tampilan Pengelolaan Data Master ... 156

4.4. Tampilan Pengelolaan Surat ... 165

4.5. Tampilan Pengelolaan Layanan ... 175

4.6. Tampilan Monitoring Surat ... 180

4.7. Tampilan Pencarian ... 182

4.8. Tampilan Kelola Data User ... 185

4.9. Tampilan Pengelolaan Laporan ... 186

BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN ... 191

5.1. Blackbox Testing ... 191

5.1.1. Tampilan Login (Halaman Utama)... 191

5.1.2. Tampilan Kelola Data Lokasi ... 192

5.1.3. Tampilan Pencarian Data Lokasi... 192

5.1.4. Tampilan Kelola Data Bagian ... 193

5.1.5. Tampilan Pencarian Data Bagian ... 193

5.1.6. Tampilan Kelola Data JRA ... 194

5.1.7. Tampilan Pencarian Data JRA ... 195

5.1.8. Tampilan Kelola Data Klasifikasi ... 196

5.1.9. Tampilan Pencarian Data Klasifikasi ... 197

5.1.10. Tampilan Kelola Data Pegawai ... 198

5.1.11. Tampilan Pencarian Data Pegawai ... 199

5.1.12. Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan ... 200

5.1.13. Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan ... 201

(7)

xii

5.1.15. Tampilan Pencarian Data Jabatan ... 202

5.1.16. Tampilan Kelola Data Surat Masuk ... 203

5.1.17. Tampilan Pencarian Data Surat Masuk ... 205

5.1.18. Tampilan Kelola Data Disposisi ... 206

5.1.19. Tampilan Pencarian Data Disposisi ... 207

5.1.20. Tampilan Cetak Disposisi ... 208

5.1.21. Tampilan Kelola Data Surat Keluar ... 209

5.1.22. Tampilan Pencarian Data Surat Keluar ... 210

5.1.23. Tampilan Kelola Data Peminjaman ... 211

5.1.24. Tampilan Pencarian Data Peminjaman ... 213

5.1.25. Tampilan Cetak Kartu Peminjaman ... 214

5.1.26. Tampilan Kelola Data Penyusutan ... 215

5.1.27. Tampilan Pencarian Data Penyusutan ... 216

5.1.28. Tampilan Cetak Data Penyusutan ... 217

5.1.29. Tampilan Monitoring Surat Masuk ... 218

5.1.30. Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk ... 218

5.1.31. Tampilan Pencarian Monitoring Surat Keluar ... 219

5.1.32. Tampilan Pencarian Surat Masuk ... 220

5.1.33. Tampilan Pencarian Surat Keluar... 221

5.1.34. Tampilan Pencarian Peminjaman... 222

5.1.35. Tampilan Pencarian Penyusutan ... 224

5.1.36. Tampilan Kelola Data User ... 225

5.1.37. Tampilan Kelola Laporan ... 226

(8)

xiii

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN_{... 231}

6.1. Kesimpulan ... 231

6.2. Saran ... 232

(9)

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel I Simbol Flowchart Standar ... 14

Tabel II Pernyataan Dasar SQL ... 20

Tabel III Daftar Notasi Deskriptif isi untuk kamus data ... 26

Tabel IV Surat ... 41

Tabel V SuratMasuk ... 41

Tabel VI SuratKeluar ... 42

Tabel VII Klasifikasi ... 42

Tabel VIII JRA ... 42

Tabel IX Bagian ... 43

Tabel X Pegawai ... 43

Tabel XI Jabatan ... 43

Tabel XII RiwayatJabatan ... 44

Tabel XIII Lokasi ... 44

Tabel XIV Peminjaman ... 44

Tabel XV ItemPinjamSurat ... 45

Tabel XVI Penyusutan ... 45

Tabel XVII Disposisi ... 45

Tabel XVIII ListTujuanDisposisi ... 46

Tabel XIX Login ... 46

Tabel XX Kamus Data Login ... 69

Tabel XXI Kamus Data Bagian ... 70

Tabel XXII Kamus Data Lokasi ... 70

Tabel XXIII Kamus Data Klasifikasi ... 71

(10)

xv

Tabel XXV Kamus Data Pegawai ... 72

Tabel XXVI Kamus Data RiwayatJabatan ... 72

Tabel XXVII Kamus Data Surat... 73

Tabel XXVIII Kamus Data SuratMasuk ... 74

Tabel XXIX Kamus Data SuratKeluar ... 74

Tabel XXX Kamus Data Disposisi ... 75

Tabel XXXI Kamus Data ListTujuanDisposisi ... 75

Tabel XXXIIKamus Data JRA ... 76

Tabel XXXIII Kamus Data Peminjaman ... 76

Tabel XXXIVKamus Data ItemPinjamSurat... 77

Tabel XXXVKamus Data Penyusutan ... 78

Tabel XXXVIPSPEC Proses 1.0 Login ... 78

Tabel XXXVII PSPEC Proses 2.1 Tambah Login ... 79

Tabel XXXVIII PSPEC Proses 2.2 Ubah Login ... 79

Tabel XXXIX PSPEC Proses 2.3 Hapus Login ... 80

Tabel XL PSPEC Proses 3.1.1 Cari Data Bagian ... 80

Tabel XLI PSPEC Proses 3.1.2 Tambah Data Bagian ... 81

Tabel XLII PSPEC Proses 3.1.3 Ubah Data Bagian ... 81

Tabel XLIII PSPEC Proses 3.1.4 Hapus Data Bagian ... 82

Tabel XLIV PSPEC Proses 3.2.1 Cari Data Lokasi ... 82

Tabel XLV PSPEC Proses 3.2.2 Tambah Data Lokasi ... 83

Tabel XLVI PSPEC Proses 3.2.3 Ubah Data Lokasi ... 83

Tabel XLVII PSPEC Proses 3.2.4 Hapus Data Lokasi ... 84

Tabel XLVIII PSPEC Proses 3.3.1 Cari Data JRA ... 84

Tabel XLIX PSPEC Proses 3.3.2 Tambah Data JRA ... 85

(11)

xvi

Tabel LI PSPEC Proses 3.3.4 Hapus Data JRA ... 86

Tabel LII PSPEC Proses 3.4.1 Cari Data Klasifikasi ... 86

Tabel LIII PSPEC Proses 3.4.2 Tambah Data Klasifikasi ... 87

Tabel LIV PSPEC Proses 3.4.3 Ubah Data Klasifikasi ... 88

Tabel LV PSPEC Proses 3.4.4 Hapus Data Klasifikasi ... 88

Tabel LVI PSPEC Proses 3.5.1 Cari Data Pegawai ... 89

Tabel LVII PSPEC Proses 3.5.2 Tambah Data Pegawai ... 89

Tabel LVIII PSPEC Proses 3.5.3 Ubah Data Pegawai ... 90

Tabel LIX PSPEC Proses 3.5.4 Hapus Data Pegawai ... 90

Tabel LX PSPEC Proses 3.6.1 Cari Data Jabatan... 91

Tabel LXI PSPEC Proses 3.6.2 Tambah Data Jabatan ... 91

Tabel LXII PSPEC Proses 3.6.3 Ubah Data Jabatan ... 92

Tabel LXIII PSPEC Proses 3.6.4 Hapus Data Jabatan ... 92

Tabel LXIV PSPEC Proses 3.7.1 Cari Data Riwayat Jabatan ... 93

Tabel LXV PSPEC Proses 3.7.2 Tambah Data Riwayat Jabatan ... 93

Tabel LXVI PSPEC Proses 3.7.3 Ubah Data Riwayat Jabatan... 94

Tabel LXVII PSPEC Proses 3.7.4 Hapus Data Riwayat Jabatan ... 95

Tabel LXVIII PSPEC Proses 4.1.1 Cari Surat Masuk ... 95

Tabel LXIX PSPEC Proses 4.1.2 Tambah Surat Masuk ... 96

Tabel LXX PSPEC Proses 4.1.3 Ubah Surat Masuk ... 97

Tabel LXXI PSPEC Proses 4.2.1 Cari Surat Keluar ... 97

Tabel LXXII PSPEC Proses 4.2.2 Tambah Surat Keluar ... 98

Tabel LXXIII PSPEC Proses 4.2.3 Ubah Surat Keluar ... 99

Tabel LXXIV PSPEC Proses 5.1 Cari Disposisi ... 100

Tabel LXXV PSPEC Proses 5.2 Tambah Disposisi ... 100

(12)

xvii

Tabel LXXVII PSPEC Proses 6.1.1 Cari Peminjaman Arsip Surat... 102

Tabel LXXVIII PSPEC Proses 6.1.2 Tambah Peminjaman Arsip Surat ... 102

Tabel LXXIX PSPEC Proses 6.1.3 Ubah Peminjaman Arsip Surat... 103

Tabel LXXX PSPEC Proses 6.2.1 Cari Penyusutan Arsip Surat... 104

Tabel LXXXI PSPEC Proses 6.2.2 Tambah Penyusutan Arsip Surat ... 105

Tabel LXXXII PSPEC Proses 6.2.3 Ubah Penyusutan Arsip Surat ... 105

Tabel LXXXIII PSPEC Proses 7.1 Pengolahan Laporan Penyusutan ... 106

Tabel LXXXIV PSPEC Proses 7.2 Pengolahan Laporan Peminjaman ... 107

Tabel LXXXV PSPEC Proses 7.3 Pengolahan Laporan Surat Keluar ... 108

Tabel LXXXVI PSPEC Proses 7.4 Pengolahan Laporan Surat Masuk ... 108

Tabel LXXXVII Pengujian Tampilan Login ... 191

Tabel LXXXVIII Pengujian Tampilan Kelola Data Lokasi ... 192

Tabel LXXXIX Pengujian Tampilan Pencarian Data Lokasi ... 192

Tabel XC Pengujian Tampilan Kelola Data Bagian ... 193

Tabel XCI Pengujian Tampilan Pencarian Data Bagian ... 194

Tabel XCII Pengujian Tampilan Kelola Data JRA ... 194

Tabel XCIII Pengujian Tampilan Pencarian Data JRA ... 195

Tabel XCIV Pengujian Tampilan Kelola Data Klasifikasi ... 196

Tabel XCV Pengujian Tampilan Pencarian Data Klasifikasi ... 197

Tabel XCVI Pengujian Tampilan Kelola Data Pegawai ... 198

Tabel XCVII Pengujian Tampilan Pencarian Data Pegawai ... 199

Tabel XCVIII Pengujian Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan ... 200

Tabel XCIX Pengujian Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan ... 201

Tabel C Pengujian Tampilan Kelola Data Jabatan ... 202

Tabel CI Pengujian Tampilan Pencarian Data Jabatan ... 203

(13)

xviii

Tabel CIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Surat Masuk ... 204

Tabel CIV Pengujian Tampilan Kelola Data Disposisi ... 205

Tabel CV Pengujian Tampilan Pencarian Data Disposisi ... 206

Tabel CVI Pengujian Tampilan Cetak Disposisi ... 207

Tabel CVII Pengujian Tampilan Kelola Data Surat Keluar ... 208

Tabel CVIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Surat Keluar ... 209

Tabel CIX Pengujian Tampilan Kelola Data Peminjaman ... 212

Tabel CX Pengujian Tampilan Pencarian Data Peminjaman ... 213

Tabel CXI Pengujian Tampilan Cetak Kartu Peminjaman ... 214

Tabel CXII Pengujian Tampilan Kelola Data Penyusutan ... 215

Tabel CXIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Penyusutan ... 216

Tabel CXIV Pengujian Tampilan Cetak Data Penyusutan ... 217

Tabel CXV Pengujian Tampilan Monitoring Surat Masuk ... 218

Tabel CXVI Pengujian Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk ... 218

Tabel CXVII Pengujian Tampilan Pencarian Monitoring Surat Keluar ... 219

Tabel CXVIII Pengujian Tampilan Pencarian Surat Masuk ... 220

Tabel CXIX Pengujian Tampilan Tampilan Pencarian Surat Keluar ... 221

Tabel CXX Pengujian Tampilan Pencarian Peminjaman ... 222

Tabel CXXI Pengujian Tampilan Pencarian Penyusutan ... 224

Tabel CXXII Pengujian Tampilan Kelola Data User ... 225

(14)

xix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Contoh Stored Procedure ... 21

Gambar 2 Contoh Triggers ... 22

Gambar 3 External Entity ... 23

Gambar 4 Simbol Arus Data ... 23

Gambar 5 Simbol Proses ... 24

Gambar 6 Simbol Simpanan Data ... 24

Gambar 7 ERD Lambang Entitas ... 26

Gambar 8 ERD Lambang Atribut ... 27

Gambar 9 ERD Lambang Relasi ... 27

Gambar 10 ERD Relasi Satu ke Satu ... 28

Gambar 11 ERD Relasi Satu ke Banyak ... 28

Gambar 12 ERD Relasi Banyak ke Satu ... 28

Gambar 13 ERD Relasi Banyak ke Banyak ... 29

Gambar 14 Struktur Organisasi Museum Geologi Bandung ... 33

Gambar 15 Proses Bisnis Pengelolaan Surat Masuk ... 35

Gambar 16 Proses Bisnis Pengelolaan Surat Keluar ... 36

Gambar 17 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 37

Gambar 18 Relationship Diagram (Diagram Relasi) ... 40

Gambar 19 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Surat ... 47

Gambar 20 DFD Level 1 ... 48

Gambar 21 DFD Level 2 Proses 2 ... 50

(15)

xx

Gambar 27 DFD Level 3 Proses 3.1 ... 57

Gambar 38 Tampilan Halaman Utama ... 110

Gambar 39 Tampilan Menu Administrator ... 110

Gambar 40 Tampilan Menu Kepala Musuem Geologi ... 111

Gambar 41 Tampilan Menu Kelola Data Master ... 111

Gambar 42 Tampilan Menu Kelola Surat ... 112

Gambar 43 Tampilan Menu Kelola Layanan ... 112

Gambar 44 Tampilan Menu Monitoring Surat ... 113

Gambar 45 Tampilan Kelola Data Lokasi ... 113

Gambar 46 Tampilan Pencarian Data Lokasi ... 114

Gambar 47 Tampilan Kelola Data Bagian ... 114

Gambar 48 Tampilan Pencarian Data Bagian ... 115

Gambar 49 Tampilan Kelola Data JRA ... 115

(16)

xxi

Gambar 51 Tampilan Kelola Data Klasifikasi ... 116

Gambar 52 Tampilan Pencarian Data Klasifikasi ... 117

Gambar 53 Tampilan Pilih Data JRA ... 117

Gambar 54 Tampilan Kelola Data Pegawai ... 118

Gambar 54 Tampilan Pencarian Data Pegawai ... 118

Gambar 56 Tampilan Kelola Data Jabatan ... 119

Gambar 57 Tampilan Pencarian Data Jabatan ... 119

Gambar 58 Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan ... 120

Gambar 59 Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan ... 120

Gambar 60 Tampilan Pilih Data Jabatan ... 121

Gambar 61 Tampilan Pilih Data Pegawai ... 121

Gambar 62 Tampilan Kelola Data Surat Masuk ... 122

Gambar 63 Tampilan Pencarian Data Surat Masuk ... 123

Gambar 64 Tampilan Lihat Gambar Surat Masuk... 123

Gambar 66 Tampilan Pilih Data Klasifikasi ... 125

Gambar 67 Tampilan Pilih Data Lokasi ... 125

Gambar 68 Tampilan Kelola Data Disposisi ... 126

Gambar 69 Tampilan Pencarian Data Disposisi ... 127

Gambar 70 Tampilan Pilih Data Bagian ... 127

Gambar 71 Tampilan Cetak Disposisi ... 128

Gambar 72 Tampilan Formulir Penyelesaian Surat ... 129

Gambar 73 Tampilan Laporan Disposisi ... 130

Gambar 74 Tampilan Kelola Data Surat Keluar ... 131

Gambar 75 Tampilan Pencarian Data Surat Keluar ... 132

(17)

xxii

Gambar 77 Tampilan Kelola Data Peminjaman ... 133

Gambar 78 Tampilan Detail Peminjaman ... 134

Gambar 79 Tampilan Pencarian Data Peminjaman ... 134

Gambar 80 Tampilan Cetak Kartu Peminjaman ... 135

Gambar 81 Tampilan Kartu Peminjaman Arsip Surat ... 136

Gambar 82 Tampilan Kelola Data Penyusutan ... 137

Gambar 83 Tampilan Pencarian Data Penyusutan ... 138

Gambar 84 Tampilan Cetak Penyusutan ... 138

Gambar 85 Tampilan Monitoring Surat Masuk... 139

Gambar 86 Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk ... 139

Gambar 87 Tampilan Monitoring Surat Keluar ... 140

Gambar 89 Tampilan Pencarian Surat Masuk ... 141

Gambar 90 Tampilan Pencarian Surat Keluar ... 142

Gambar 91 Tampilan Pencarian Peminjaman ... 143

Gambar 92 Tampilan Pencarian Penyusutan ... 144

Gambar 93 Tampilan Kelola Data User ... 145

Gambar 94 Tampilan Kelola Laporan ... 146

Gambar 95 Tampilan Laporan Surat Masuk ... 147

Gambar 96 Tampilan Laporan Surat Keluar ... 148

Gambar 97 Tampilan Laporan Peminjaman Arsip Surat ... 149

Gambar 98 Tampilan Laporan Penyusutan Arsip Surat ... 150

Gambar 99 Tampilan Halaman Utama ... 151

Gambar 100 Tampilan Menu Administrator ... 152

Gambar 101 Tampilan Menu Kepala Musuem Geologi ... 153

(18)

xxiii

Gambar 103 Tampilan Menu Kelola Surat ... 154

Gambar 104 Tampilan Menu Kelola Layanan ... 154

Gambar 105 Tampilan Menu Monitoring Surat ... 155

Gambar 106 Tampilan Kelola Data Lokasi ... 156

Gambar 107 Tampilan Pencarian Data Lokasi ... 156

Gambar 108 Tampilan Kelola Data Bagian ... 157

Gambar 109 Tampilan Pencarian Data Bagian ... 157

Gambar 110 Tampilan Kelola Data JRA ... 158

Gambar 111 Tampilan Pencarian Data JRA ... 158

Gambar 112 Tampilan Kelola Data Klasifikasi ... 159

Gambar 113 Tampilan Pencarian Data Klasifikasi ... 159

Gambar 114 Tampilan Pilih Data JRA ... 160

Gambar 115 Tampilan Kelola Data Pegawai ... 160

Gambar 116 Tampilan Pencarian Data Pegawai ... 161

Gambar 117 Tampilan Kelola Data Jabatan ... 162

Gambar 118 Tampilan Pencarian Data Jabatan ... 162

Gambar 119 Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan ... 163

Gambar 120 Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan ... 163

Gambar 122 Tampilan Pilih Data Jabatan ... 164

Gambar 123 Tampilan Kelola Data Surat Masuk ... 165

Gambar 124 Tampilan Pencarian Data Surat Masuk ... 166

Gambar 125 Tampilan Lihat Gambar Surat Masuk ... 166

Gambar 127 Tampilan Pilih Data Klasifikasi ... 168

(19)

xxiv

Gambar 129 Tampilan Kelola Data Disposisi ... 169

Gambar 130 Tampilan Pencarian Data Disposisi ... 170

Gambar 131 Tampilan Pilih Data Bagian ... 170

Gambar 132 Tampilan Cetak Disposisi ... 171

Gambar 133 Tampilan Formulir Penyelesaian Surat ... 171

Gambar 134 Tampilan Laporan Disposisi ... 172

Gambar 135 Tampilan Kelola Data Surat Keluar ... 173

Gambar 136 Tampilan Pencarian Data Surat Keluar ... 173

Gambar 137 Tampilan Lihat Gambar Surat Keluar ... 174

Gambar 138 Tampilan Kelola Data Peminjaman ... 175

Gambar 139 Tampilan Detail Peminjaman ... 175

Gambar 140 Tampilan Pencarian Data Peminjaman ... 176

Gambar 141 Tampilan Cetak Kartu Peminjaman ... 176

Gambar 142 Tampilan Kartu Peminjaman Arsip Surat ... 177

Gambar 143 Tampilan Kelola Data Penyusutan ... 178

Gambar 144 Tampilan Pencarian Data Penyusutan ... 178

Gambar 145 Tampilan Cetak Penyusutan ... 179

Gambar 146 Tampilan Laporan Penyusutan ... 179

Gambar 147 Tampilan Monitoring Surat Masuk... 180

Gambar 149 Tampilan Monitoring Surat Keluar ... 181

Gambar 151 Tampilan Pencarian Surat Masuk ... 182

Gambar 152 Tampilan Pencarian Surat Keluar ... 183

Gambar 153 Tampilan Pencarian Peminjaman ... 183

(20)

xxv

Gambar 155 Tampilan Kelola Data User ... 185

Gambar 156 Tampilan Kelola Laporan ... 186

Gambar 157 Tampilan Laporan Surat Masuk ... 187

Gambar 158 Tampilan Laporan Surat Keluar ... 188

Gambar 159 Tampilan Laporan Peminjaman Arsip Surat ... 189

Gambar 160 Tampilan Laporan Penyusutan Arsip Surat ... 190

(21)

xxvi

DAFTAR LAMPIRAN

(22)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan

maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut

merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tata kearsipan

yang sempurna apabila semua surat dan dokumen lainnya tersimpan pada

suatu tempat tertentu dan teratur rapi, serta dapat dengan mudah ditemukan

kembali walau surat dan dokumen tersebut telah tersimpan lama. Karena itu,

sistem pengarsipan yang baik sangat diperlukan, terutama membantu

kelancaran dan kerapian suatu instansi pada khususnya, serta membantu

perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.

Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong

kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Satu-persatu suatu

instansi telah memulai menggunakan sistem komputerisasi dalam

mendukung proses pengarsipan sehingga dapat mempermudah dan

mempercepat dalam pengolahan data serta mendapatkan informasi yang

akurat atau pencarian data yang cepat.

Salah satu instansi yang membutuhkan sistem komputerisasi dalam

mendukung proses pengarsipan khususnya pengarsipan surat adalah

Museum Geologi Bandung. Pengarsipan surat di Museum Geologi Bandung

dilakukan secara manual atau belum terkomputerisasi yakni dilakukan

dengan cara mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda.

Hal ini sering menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan informasi

mengenai data arsip surat bila dibutuhkan. Kemudian arsip surat di Museum

Geologi Bandung belum tersimpan dan tertata dengan rapi, pelayanan

peminjaman arsip surat tidak tercatat dengan baik sehingga kehilangan akan

(23)

2

Universitas Kristen Maranatha dilakukan penyusutan yang rutin menyebabkan kurang terjaminnya arsip

surat yang bernilai guna.

Oleh karena itu, dibutuhkan suatu Sistem Informasi Pengarsipan

Surat yang dapat menangani masalah tersebut. Hal ini dapat dilakukan

dengan komputerisasi proses pengolahan arsip surat yang mempunyai

keunggulan dalam hal ketelitian, cepat, akurat dan efisien. Maka untuk

mendukung Sistem Informasi Pengarsipan Surat perlu dirancang sebuah

perangkat lunak yang akan membantu dalam pengolahan arsip surat

tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah di atas, maka masalah yang didapat

sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang dapat

membantu Museum Geologi dalam melakukan proses pengarsipan yang

lebih baik ?

2. Bagaimana menyediakan layanan peminjaman arsip surat yang baik ?

3. Bagaimana mengendalikan jumlah arsip surat yang senantiasa

bertambah sejalan dengan dinamika administrasi ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagi berikut :

1. Membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang menekankan

pada tertib administrasi (keteraturan dalam pengarsipan surat).

Kemudian data surat masuk dan surat keluar dapat diolah dan disimpan

dalam database dengan rapi dengan menggunakan perangkat lunak.

2. Melakukan pencatatan terhadap setiap peminjaman arsip surat dan juga

membuat kartu peminjaman arsip sebagai tanda bukti adanya

peminjaman arsip surat.

3. Melakukan penyusutan arsip surat secara teratur dan menggunakan

(24)

3

Universitas Kristen Maranatha membantu dalam menentukan waktu penyusutan, arsip surat yang boleh

disusutkan dan aksi yang akan dilakukan terhadap arsip surat tersebut.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Ruang lingkup yang dibahas adalah penggunaan perangkat keras

dan perangkat lunak pada lingkungan implementasi dan juga

batasan-batasan pembuatan sistem informasi pengarsipan yang akan dibuat.

1.4.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan dalam lingkungan pembuatan

sistem informasi dengan batasan minimum sebagai berikut :

1. Processor Intel Pentium 4.

2. Memory 1 GB.

3. Harddisk 80 GB.

4. Keyboard + Mouse.

1.4.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam lingkungan pembuatan

sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Teknologi Microsoft .NET Framework 2.0.

2. Database: Microsoft SQLServer 2005.

3. Sistem Operasi: Microsoft Windows XP.

4. Bahasa Pemograman: Microsoft Visual Basic.NET 2005.

1.4.3 Batasan Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Surat terdiri atas :

1. Pengolahan surat masuk dan surat keluar yang terdiri dari :

1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar.

2. Penyimpanan surat masuk dan surat keluar.

3. Pengklasifikasian surat masuk dan surat keluar.

4. Disposisi /formulir pengendalian surat masuk.

(25)

4

Universitas Kristen Maranatha 3. Peminjaman arsip surat.

4. Penyusutan arsip surat.

5. Laporan (surat masuk, surat keluar, peminjaman arsip surat, penyusutan

arsip surat).

1.5 Sumber Data

Sumber data yang diperlukan dalam penulisan laporan ini dilakukan

dengan berbagai cara antara lain :

1. Studi Pustaka yaitu pengumpulan dan pencarian data melalui

penelaahan buku acuan dan sumber informasi lain yang berhubungan

dan relevan dengan bahasan masalah.

2. Melakukan observasi secara langsung pada instansi yang terkait, dalam

hal ini Museum Geologi Bandung.

1.6 Sistematika Penyajian

Berikut uraian mengenai sistematika pembahasan laporan :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini meliputi Latar Belakang Pembahasan, Rumusan Masalah, Tujuan

Pembahasan, Ruang Lingkup Kajian, Sumber Data, Sistematika Penyajian.

Dari bab ini diharapkan akan diperoleh tentang gambaran umum mengenai

masalah yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini.

BAB II : KAJIAN TEORI

Bab ini membahas tentang landasan-landasan teori dan konsep dasar yang

akan digunakan dalam mendukung penelitian mengenai metode dan

teknologi yang mendukung, serta dapat dijadikan sebagai bahan dasar

dalam pemecahan masalah dan landasan dalam melakukan penelitian.

BAB III : ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas tentang gambaran umum analisa permasalahan dan

(26)

5

Universitas Kristen Maranatha Diagram, Proses Bisnis, Entity Relationship Diagram, Kamus Data,

Specification Process dan perancangan User Interface.

BAB IV : HASIL PENELITIAN

Bab ini membahas tentang uraian implementasi dan hasil akhir program

yang telah dibuat dengan kumpulan screenshot dari aplikasi yang dibuat.

BAB V : PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN

Bab ini berisi hasil dari uji coba aplikasi dengan menggunakan metode black

boxtesting.

BAB VI : SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menerangkan tentang penyelesaian masalah yang ada menjadi suatu

bentuk kesimpulan disertai saran-saran yang mungkin dapat dimanfaatkan

(27)

231

BAB VI

SIMPULAN DAN SARAN

6.1 SIMPULAN

Berdasarkan hasil dari pembahasan dalam bab-bab sebelumnya

yang tersaji dalam laporan Tugas Akhir ini, maka dapat diambil beberapa

kesimpulan sebagai berikut :

1. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat berbasis

komputerisasi pada Museum Geologi Bandung dimaksudkan untuk

membantu

m

enciptakan tertib administrasi dalam pengarsipan surat

agar dapat berjalan teratur dan tertata dengan baik. Dengan tertib

administrasi tersebut akan membantu pihak pengarsipan agar lebih

mengerti mengenai prinsip pengarsipan surat dan pentingnya nilai dari

arsip surat tersebut.

2. Peminjaman arsip surat tanpa adanya pencatatan yang baik akan

menyebabkan rentannya kehilangan akan arsip surat tersebut, melalui

kartu peminjaman arsip akan menjadi bukti adanya peminjaman arsip

surat sehingga bila terjadi kehilangan atau belum dikembalikan, pihak

pengarsipan dapat mengambil tindakan melalui kartu peminjaman

tersebut.

3. Penyusutan secara teratur baik dilakukan agar arsip surat tidak

menumpuk dan juga untuk menentukan arsip surat yang disimpan

adalah arsip surat yang benar-benar bernilai guna. JRA sendiri

mempunyai fungsi untuk menentukan masa penyimpanan suatu arsip

surat dan aksi yang akan dilakukan bila akan dilakukan penyusutan/

sudah melewati masa penyimpanan. Dengan JRA tersebut akan

membantu pihak pengarsipan dalam melakukan penyusutan dengan baik

(28)

232

6.2 SARAN

Tentunya Sistem Informasi Pengarsipan Surat ini masih banyak

kekurangan dalam penggunaannya, maka diperlukan pengembangan lebih

lanjut. Adapun saran-saran untuk pengembangannya adalah :

1. Sistem informasi yang dibuat hanya mencakup pada pengarsipan surat

saja, diharapkan dapat dikembangkan lagi untuk pengarsipan dokumen.

2. Dalam hal penyusutan arsip dapat juga dilakukan tanpa harus

menggunakan jadwal retensi arsip (JRA).

3. Untuk tampilan perangkat lunak Sistem Informasi Pengarsipan Surat

(29)

233

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Fathansyah,Ir. (2002). Basis Data. Bandung: Informatika Bandung

Henderson, Ken. (2001). The Guru’s Guide to SQL Server Store Procedure,

XML and HTML. Boston: Addison-Wesley- Longman Limited

Jaenudin, ST. (2005). Belajar Sendiri .NET dengan Visual C# 2005.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta

Jogiyanto HM. (2001). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta

Jogiyanto HM. (1995). Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset

Kadir, Abdul. (2001). Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta :

Andi Yogyakarta

L. Whitten, Jeffrey ; C. Dittman, Kevin ; D. Bentley, Lonnie. (2004). Metode

Design dan Analisa Sistem Bibliografi ed. 6. Yogyakarta : Andi

Yogyakarta

Moekijat. (1995). Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni

Mulyono, Sularso, dkk. (1984). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty

Panduan Praktis Beralih ke Pemograman Visual Basic.NET. (2003).

Yogyakarta: Andi; Semarang: Wahana Komputer

Rummler & Brache (1995), Improving Performance: How to manage the

white space on the organizational chart. San Francisco: Wiley

Sidarta, Lani. (1995). Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta : PT Elex

Media Komputindo

Susanto, Azhar. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan

Pengembangannya. Bandung : Lingga Jaya

Wursanto, Ignatius. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius

Ayuliana. (2009). Black Box Testing. Diambil pada tanggal 02 Juli 2010 dari

http://74. 125. 153. 132/search?q=cache:uasKq XTCyHYJ : ayuliana_st.

(30)

gunadarma.ac.id/Downloads/files/12482/Pertemuan%2B06%2B-234

%2B%2B_BlackBox%2BTesting_.pdf+black+box+testing&cd=1&hl=id&ct

=clnk&gl=id&lr=lang_id

Effendhie., Machmoed (2004). Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Keuangan: Aspek Hukum, Keilmuan, dan Aplikasi. Diambil pada tanggal