BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PT. GIWANG KANAKA YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT. Giwang Kanaka
PT. Giwang Kanaka didirikan pada tanggal 15 Januari 1991, perusahaan ini berkedudukan dan berkantor pusat di Jakarta , dengan cabang – cabang dan perwakilan – perwakilan di tempat – tempat lain yang dipandang perlu oleh Direksi. PT. Giwang Kanaka adalah suatu Perseroan Terbatas yang memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan ( SIUP ) yang bernomor : 250/ P1/09-01/PB/IV/99 yang beralamatkan di Ruko Central Cikini No. 58EF, Y, Z Jalan Cikini Raya Jakarta 10330 , Indonesia. dan memiliki NPWP : 1.547.835.7-028 dengan Bapak Duyeh Abdullah selaku Direktur Utama dan Johny Nelson Tasiman selaku Direktur Penanggung Jawab perusahaan yang tercatat dalam akta notaris bernomor : C2-7607/HT.01.01.TH92.
Jenis kegiatan usaha adalah perdagangan dalam negeri, ekspor ,dan impor. Dalam menjalankan kegiatan usaha , PT. Giwang Kanaka memberikan adanya perhatian khusus dalam meningkatkan sumber daya baik dalam internal maupun eksternal. Secara eksternal adanya peningkatan kualitas pelayanan kepada customer dan secara internal, meningkatkan sumber daya manusia dalam perusahaan serta mutu dan kualitas barang dan jasa yang dihasilkan sebagai aspek persaingan yang semakin ketat di jaman globalisasi ini.
PT. Giwang Kanaka meningkatkan sumber daya manusia secara internal dilakukan dengan memberikan trainning dan pelatihan khusus, penyeleksian secara ketat dan perekrutan secara tepat sesuai dengan bidang – bidang yang tersedia. Jumlah keseluruhan tenaga kerja 75 orang ( terdiri dari 50 orang karyawan dan 25 orang karyawati ) yang memiliki kemampuan, pengalaman dan dedikasi yang tinggi di bidang mereka.
Adanya rincian karyawan dan karyawati adalah sebagai berikut : Jabatan Jumlah Managing Director 3
Secretary 2
Director 4
Technical Support Staff 5
Administration 6 Finance 5 Accounting 5 Warehouse 3 Import Puchasing 10 Local Purchasing 10 Handling 10
General Affair Staff 12
3.1.1 Bidang Usaha Perusahaan
a. Berusaha dalam bidang perdagangan umum, termasuk dagang import, export dan antar pulau ( interinsulair ) dan bertindak selaku agen / perwakilan, agen tunggal, grosir, leveransir , distributor dan supplier ( penyalur ) dari segala macam barang yang dapat diperdagangkan, baik untuk perhitungan sendiri maupun untuk perhitungan pihak lain atas dasar komisi.
b. Berusaha dalam bidang transportasi dan pengangkutan umum di darat, pengepakan , ekspedisi dan pergudangan, termasuk pula penyediaan sarana pelayanan segala macam kenderaan bermotor, berupa perbengkelan dan service station.
c. Berusaha dalam bidang pemborongan bangunan dan kontraktor umum ( general contractor ) sebagai perencana , pelaksana maupun penyelenggara pembuatan rumah – rumah, gedung – gedung, jalanan, jembatan, pengairan ( irigasi ) serta pembuatan taman hias, kolam ikan , dekorasi ruangan / kamar dan lain segainya serta pemasangan instalasi – instalasi listrik dan mekanika , diesel , air minum , gas dan telekomunikasi.
d. Berusaha dalam bidang industri dan kerajinan, antara lain industri pembuatan mebel dan alat – alat rumah tangga dan industri pembuatan bahan – bahan bangunan
e. Berusaha dalam bidang pertanian, perkebunan, peternakan , perikanan , kehutanan dan pertambangan umum
f. Berusaha dalam bidang percetakan, penjilidan, penerbitan, kartonase dan periklanan
g. Berusaha dalam bidang jasa dan pelayanan pada umumnya termasuk pula jasa / pelayanan kebersihan ( cleaning service ) , pemeliharaan dan perawatan segala macam gedung dan rumah tinggal, kecuali jasa dalam bidang hukum.
h. Berusaha dalam bidang perwakilan (representative) dari perusahaan – perusahaan , perseroan – perseroan lain, baik dari dalam maupun luar negeri, kecuali perwakilan biro perjalanan.
3.1.2 Visi Perusahaan
Visi perusahaan adalah menjadikan perusahaan sebagai perusahaan perdagangan dan penyalur barang dan jasa yang terkemuka di Indonesia ataupun di internasional serta bertindak profesional dan bertanggung jawab dalam melaksanakan hak dan kewajiban perusahaan .
3.1.3 Misi Perusahaan
Misi perusahaan adalah mengembangkan perusahaan secara sehat, dengan peningkatkan kualitas sumber daya manusia secara internal sehingga pencapaian kualitas yang terbaik dan adanya controller yang baik dalam perusahaan.
MANAGING
DIRECTOR
PROJECT DIVISION FINANCE & ACCOUNTING DIVISON PURCHASE & HANDLING DIVISION GENERAL AFFAIRSECRETARY
TECHNICAL SUPPORT STAFF ADMINISTRA TIONFINANCE
ACCOUNTING
IMPORT PURCHASING LOCAL PURCHASINGHANDLIN
G
STAFF
SECRETARY
DIRECTOR
WAREHOUSE
STRUKTUR ORGANISASI PT. GIWANG TANAKA
Sumber : PT. Giwang Kanaka, Jakarta tahun 2005
3.2 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi
Tujuan dari suatu struktur organisasi adalah untuk mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki untuk saling bekerjasama sehingga dapat mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Dalam suatu struktur menampilkan pelaporan secara hierarki dan komunikasi official jaringan dalam organisasi.
Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan model kerangka kerja dan susunan perwujudan pola yang mengatur hubungan antar fungsi , bagian, posisi, divisi , karyawan untuk adanya batasan dan wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara bagian – bagian masing – masing sesuai dengan keahlian ( skill ) yang dimilikinya. Dalam management hierarki terdiri atas pelaporan antara hubungan, rantai kerja dari pengendalian dan kekuasaan.
Jenis struktur PT. Giwang Kanaka adalah garis dan staf atau lebih dikenal dengan Functional Organization. Dimana pembagian kedudukan, kekuasaan dan tanggung jawab yang dimiliki berdasarkan spesialisasi fungsi yang dimiliki. Struktur model jenis ini mempunyai lebih dari satu peraturan dasar, prosedur, dan rencana koordinasi dan anggaran dalam pengendalian operasional. Functional organization bagus untuk pengulangan dan lingkungan yang stabil. Keuntungan utama penggunaan model ini adalah kerja sama antar spesialisasi dan fungsi yang sama dan dapat meningkatkan keahlian ( professional skills ) yang dimiliki setiap karyawan, akan tetapi
tidak memperoleh skills dalam elemen organisasi yang lain, apabila adanya masalah yang berhubungan di luar fungsi mereka.
Struktur organisasi yang dikembangkan secara baik dan benar sehingga dapat membantu perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan baik untuk jangka panjang maupun untuk jangka pendek. Tujuan perusahaan harus disamakan secara keseluruhan dengan semua divisi dan bagian yang terlibat dalam perusahaan yang dapat tercipta apabila adanya kerjasama yang baik antar semua elemen dalam perusahaan dalam melaksanakan tugas – tugas yang diberikan. Selain hal tersebut, perlu dibinanya hubungan baik antara pimpinan dan bawahan.
3.2.2 Uraian Tugas dan Tanggungjawab
Pembagian tugas dari masing – masing divisi secara garis besar sesuai struktur organisasi PT. Giwang Kanaka adalah sebagai berikut : a. Managing Director / Direktur Utama
1. Membawahi Director dan bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di perusahaan dan mempunyai wewenang penuh terhadap perusahaan.
2. Mewakili perusahaan secara sah dan secara langsung di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian dan didalam menjalankan tugas itu ia atau mereka ada hak untuk mengikat perusahaan dengan pihak lain atau pihak lain dengan perusahaan serta pula untuk
membuat segala persesuaian dan perjanjian yang mengenai tindakan pengurusan dan tindakan pemilikan dengan ketentuan dan syarat yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Berhak untuk mengangkat dan memberhentikan direktur
sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam perusahaan. 4. Segala tindakan dari managing director yang diluar batas
dari anggaran dasar perusahaan adalah tidak sah terhadap perusahaan.
5. Memimpin serta mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa selalu berusaha melakukan peningkatan dan perubahan demi terciptanya peningkatan efisiensi dan efektifitas perusahaan.
6. Berhak untuk menetapkan kebijakan perusahaan dan pengambilan keputusan yang bertanggungjawab dalam mengatasi kegiatan dan masalah yang terjadi dalam perusahaan.
7. Berdedikasi dan berkompeten dalam memimpin, membina dan memotivasi bawahan agar dapat bekerja secara produktif.
8. Mengendalikan dan memeriksa kembali semua kegiatan yang dilaksanakan perusahaan.
9. Mampu menciptakan dan membina hubungan kerjasama yang baik antara pimpinan dan bawahan.
10. Bilamana seorang managing director berhenti atau meninggal dunia, maka dalam tempo 1 (satu) bulan sehabis pemberhentian atau kematian itu, harus diadakan rapat umum para pemegang saham untuk mengisi lowongan itu. 11. Selama lowongan tersebut belum diisi, maka anggota
Direksi yang masih ada dapat mengerjakan segala pekerjaan Managing Director, dengan ketentuan merupakan pemegang saham yangmempunyai saham yang paling banyak yang berhak memegang jabatan Managing Director untuk sementara, tetapi hanya dengan hak untuk mengerjakan tindakan pengurusan yang mengenai hal – hal atau pekerjaan – pekerjaan yang sedang berlangsung selama menunggu adanya Managing Director yang baru. 12. Dalam menjalankan tugasnya, dibantu oleh Secretary . b. Director
1. Membawahi Project Division, Finance dan Accounting Division, Purchasing dan Handling Division dan General Affair.
2. Merupakan orang kepercayaan yang ditunjuk secara langsung oleh Managing Director dalam menjalankan kegiatan perusahaan
3. Bertugas untuk mengawasi pekerjaan dan pengurusan karyawan.
4. Berkewajiban untuk memberikan segala keterangan yang perlu untuk pemeriksaan dan yang diminta oleh Managing Director
5. Dalam menjalankan tugasnya , dibantu oleh Secretary 6. Berhak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan
dengan memberikan kekuasaan yang diatur dalam surat kuasa atau surat keputusan
7. Bertugas dalam merencanakan dan mengkoordinir semua bentuk kegiatan aktivitas perusahaan dan bertindak atas nama perusahaan.
c. Secretary
1. Bertanggungjawab dalam membantu direktur dan direktur utama yang bersangkutan dalam melaksanakan tugasnya 2. Mengawasi setiap staff sesuai dengan departemen masing –
masing. d. Project Division
1. Mengatur perekrutan dan pemberhentian technical suport staff dan staff administrasi
2. Berfungsi untuk mencari dan menentukan proyek yang terbaik untuk perusahaan ( project selection and project approval )
3. Mengatur dan mengawasi jalannya suatu proyek yang sedang berlangsung dalam perusahaan.
4. Mengendalikan suatu proyek agar tetap seusai dengan anggran dan budget perusahaan, serta perhitungan laba rugi perusahaan dalam proyek tersebut.
5. Bertanggungjawab dan membawahi Technical Support Staff dan Administration.
e. Finance dan Accounting Division
1. Bertanggungjawab dan membawahi Technical Support Staff dan Administration
2. Bertanggungjawab terhadap arus kas ( cash flow ) perusahaan, penagihan dan pembayaran hutang dan piutang perusahaan.
3. Bertanggungjawab atas pencatatan perusahaan, baik mengenai general ledger, profit dan loss dan balance sheet serta financial statement.
4. Bertanggungjawab untuk memberikan pelaporan keuangan kepada pimpinan.
f. Purchase dan Handling Divison
1. Bertanggungjawab dan membawahi Import Purchasing, Local Purchasing dan Handling
2. Bertugas untuk menangani pengadaan barang dan jasa baik secara import maupun lokal.
g. General Affair
1. Bertanggungjawab dan membawahi Staff. 2. Menangani bagian ketenagakerjaan / SDM
3. Mengadakan trainning maupun magang untuk meningkatkan keahlian karyawan
4. Merekrut staff yang berkualitas, terampil dan siap pakai dan memberhentikan staff sesuai dengan peraturan perusahaan serta melakukan promosi karyawan.
5. Membina dan memotivasi staff sehingga dapat lebih produktif.
3.3 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
3.3.1 Sistem Informasi Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan
Proses perekrutan dimulai apabila ada divisi yang membutuhkan tenaga kerja baru di bagiannya, divisi tersebut memberikan form permintaan tenaga kerja kepada bagian General Affair , kemudian perusahaan mencari tenaga kerja baru melalui media periklanan, kerjasama dengan universitas, pengumuman di website perusahaan ataupun melalui suatu biro tenaga kerja. Para pelamar yang tertarik untuk lowongan pekerjaan tersebut dapat memberikan surat lamaran ke perusahaan yang berhubungan identitas calon tenaga kerja.
Proses penyeleksian calon tenaga kerja dimulai setelah proses perekrutan tenaga kerja telah selesai dilakukan. Dimulai dari penyeleksian
surat lamaran yang diterima oleh perusahaan apabila sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang telah ditetapkan.
Perusahaan akan memanggil para pelamar (calon tenaga kerja) untuk melakukan tes penerimaan dengan memberikan surat panggilan tes.
Tes penerimaan tersebut mempunyai tahapan sebagai berikut : • Tes tertulis
Calon tenaga kerja mengikuti tes tertulis untuk menilai sejauh mana pengetahuan yang dimiliki oleh para calon tenaga kerja. Jika tes tertulis tersebut lulus maka calon tenaga kerja tersebut akan dipanggil untuk mengikuti tes kesehatan.
• Tes kesehatan
Tes ini merupakan suatu formalitas dan keharusan untuk diikuti oleh para calon tenaga kerja yang dilakukan di rumah sakit yang bekerjasama dengan perusahaan. Tes yang dijalani berupa test urine, dan tes darah. Apabila calon tenaga kerja lulus maka perusahaan akan memberikan surat panggilan wawancara.
• Wawancara ( Interview ),
Proses ini akan dilaksanakan dengan melakukan wawancara singkat dengan departemen yang berkaitan berupa presentasi ataupun tanya jawab kepada para calon tenaga kerja.
3.3.2 Sistem Informasi Penempatan karyawan.
Proses penempatan dimulai setelah perusahaan menerima rekap hasil dari tes yang telah diikuti oleh calon tenaga kerja, dari hasil tes yang diperoleh dianalisa, apabila memenuhi standar yang telah ditentukan maka departemen yang terkait akan memberikan persetujuan calon tenaga kerja yang akan resmi diangkat menjadi karyawan perusahaan dengan menandatangani surat kontrak dengan masa percobaan selama tiga bulan.
3.3.3 Sistem Informasi Pelatihan Karyawan
Karyawan baru ataupun karyawan lama dalam perusahaan akan diberikan pelatihan supaya dapat mengikuti kemajuan pengetahuan dan teknologi. Proses pelatihan dimulai dengan divisi memberikan daftar karyawan yang akan mengikuti pelatihan pada General Affair, apabila disetujui maka akan diberikan jadwal dan jenis pelatihan yang akan diikuti .Selain itu departemen yang terkait juga dapat mengajukan kebutuhan pelatihan yang diinginkannya kepada General Affair . Hasil pelatihan yang diikuti karyawan akan diberikan kepada departemen yang terkait dan kepada karyawan yang mengikutinya. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas perusahaan.
3.4 Sistem Informasi Komputerisasi PT. Giwang Kanaka
Dalam sistem Informasi PT. Giwang Kanaka, dilakukan sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi sistem seperti perkembangan teknologi pada
bidang informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat personil atau pemikir. Selain itu ditambahkan pula pengetahuan tentang proses batch dan proses on–line, perawatan dan latihan sehingga untuk menunjang dan mengembangkan sistem informasi PT. Giwang Kanaka diperlukan dukungan hardware, software dan brainware yang memadai untuk memudahkan karyawan dalam menjalankan tugas pada suatu sistem yang menghasilkan input dan output.
Adapun aplikasi sistem komputer PT. Giwang Kanaka yang digunakan adalah sebagai berikut ini :
a. Hardware terdiri dari masukan input berupa Keyboard Asus, Optical Mouse, Scanner Scan Prisa 640P Acer, Central Processing Unit (CPU) Centrino 1.73 GHz, TV Tuner, Tempat Penyimpanan (Secondary Memory) 512 Mb DDR, Hard Disk 60 Gb, Floppy Disk, 6-1 Card Reader, MotherBoard Asus dan Keluaran ( Output ) Monitor CRT SVGA 17”, DVD ROM LiteOn 52Xmax , USB Port , Modem US Robotic SGK Internal, Hub 3-com Superstack II 5 Port, Printer Hp Deskjet 3325.
b. Software berupa Windows XP, Windows 2000, dengan program microsoft office 2003 dan program Visual Studio 6 dan Java Script.
c. Brainware, yang menjadi brainware dalam PT. Giwang Kanaka adalah : Finance & accounting departement, project division , purchase and handling divison and General Affair Department. Untuk bagian yang terhubung dalam jaringan hanya khusus bagian Warehouse.
d. Input adalah data-data yang dimasukan kedalam sistem informasi kemudian data - data tersebut diolah menjadi output (informasi) yang bermanfaat untuk perusahaan.
Data adalah merupakan apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari perusahaan, bagaimana bentuk atau formatur dari bagan struktur organisasi , serta tugas dan fungsi unit yang ada di dalam struktur organissasi tersebut dilihat berdasarkan job description yang ada, serta kebijaksanaan organisasi tentang sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan tersebut. Data rincian tentang transaksi atau kejadian yang terjadi di perusahaan yang dicatat dalam dokumen-dokumen, surat-surat atau formulir-formulir yang menggambarkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi.
Input yang di gunakan oleh perusahaan sebagai berikut : 1. identitas_calon_TK
Data yang akan diinput ke dalam sistem perusahaan adalah berupa identitas calon tenaga kerja yang melamar ke perusahaan. 2. hasil_kesehatan
Hasil kesehatan ini berasal dari rumah sakit yang bekerja sama
3. penilaian_calon_TK
Penilaian hasil wawancara diserahkan dari departemen terkait kepada bagian General Affair, sebagai hasil dari tahap penerimaan yang terakhir yaitu tahap wawancara.
4. persetujuan_calon_TK_diterima
Data ini merupakan hasil persetujuan dari departemen yang terkait untuk menyeleksi dan menerima calon tenaga kerja menjadi karyawan perusahaan.
5. karyawan_mengikuti_pelatihan
Data ini merupakan daftar pengajuan departemen yang terkait untuk memberikan nama karyawannya yang akan mengikuti pelatihan.
6. kebutuhan_pelatihan
Data ini merupakan pengajuan departemen terkait tentang kebutuhan dari pelatihan yang diperlukan di departemen atau divisinya.
e. Output adalah hasil yang diperoleh dari pemrosesanan data. Data (input) yang diolah menjadi suatu bentuk informasi (output) yang berguna dan mempunyai arti untuk pemakai dalam analisa dan pengambilan keputusan. Output yang dihasilkan sebagai berikut :
1. hasil_tes_tertulis
2. hasil_tes_kesehatan
Merupakan hasil dari tes kesehatan yang diikuti oleh calon tenaga kerja
3. hasil_tes_wawancara
Merupakan hasil dari tes wawancara yang diikuti oleh calon tenaga kerja
4. rekap_hasil_tes
Merupakan rekap dari keseluruhan hasil tes yang diikuti oleh calon tenaga kerja dan menyerahkannya kepada departemen yang terkait untuk dilakukan penyeleksian dan menentukan yang berhak untuk diterima sebagai karyawan perusahaan.
5. laporan_penerimaan_calon_TK
Laporan yang dibuat oleh departemen terkait yang berisi nama calon tenaga kerja yang lulus seleksi dan berhak mengikuti tes penerimaan dan diserahkan ke General Affair
6. laporan_penilaian_calon_TK
Laporan yang dibuat oleh departemen terkait yang berisi nama calon tenaga kerja yang lulus dalam penilaian wawancara dan diserahkan ke General Affair
7. laporan_penerimaan_TK
Laporan yang dibuat oleh departemen terkait yang berisi nama calon karyawan yang diterima dan diserahkan ke General Affair
8. karyawan_yang_dikontrak
Hasil dari proses penempatan , berisi nama calon tenaga kerja yang telah resmi menjadi karyawan perusahaan dan dikontrak dengan masa percobaan selama tiga bulan.
9. jenis_pelatihan
Merupakan suatu keluaran ( output ) yang berisikan jenis – jenis pelatihan perusahaan yang dapat diikuti oleh karyawan perusahaan. 10. hasil_pelatihan
Merupakan keluaran dari proses pelatihan, yang berisikan hasil pelatihan dari karyawan yang mengikuti pelatihan.
11. laporan_penilaian_pelatihan
Laporan dari departemen terkait berdasarkan hasil tes pelatihan yang dijalankan oleh peserta pelatihan dan diserahkan ke General Affair. 12. rekap_hasil_pelatihan
Merupakan rekap dari keseluruhan hasil pelatihan yang diikuti oleh karyawan perusahaan dan menyerahkannya kepada departemen yang terkait untuk dilakukan penilaian kinerja dan kualitas karyawan
3.5 Data Flow Diagram ( DFD ) 3.5.1 Diagram Konteks
( Lihat gambar 3.2 ) 3.5.2 Diagram Nol
