2.1. Perjalanan Dinas
2.1.1 Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Herlambang dan Marwoto (2014: 113) “Perjalanan dinas adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu yang dibiayai oleh lembaga atau perusahaan”,
Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Wursanto (2007:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan”
2.1.2. Macam - Macam Perjalanan Dinas
Menurut Dwiantara dan Sumarto (2008:134) Macam-macam perjalanan dinas adalah “Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama waktunya, dan wilayah negara tujuan”.
Dwiantara dan Sumarto (2008:134) juga menerangkan bahwa “Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan tujuannya antara lain dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas pimpinan untuk pelaksanaan pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, pertemuan/rapat, penjajakan kerja sama, menghadiri acara
seremonial, ataupun kegiatan sosial. Sedangkan perjalanan dinas pimpinan bedasarkan sarana transportasi yang digunakan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Perjalanan Dinas lewat Udara
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendak nya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efesiensinya. Pertimbangan mendesak atau tidak waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara ini. Apabila pimpinan tidak memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau meyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, maka sebaiknya menggunkan jasa angkutan darat saja karena menggunakan armada angkutan darat dapat dinilai relatif lebih ekonomis.
Di samping itu, pada saat ini sudah tersedia jasa angkutan darat, baik bus maupun kereta api yang menyediakan fasilitas respresentatif dan tidak kalah baiknya dengan fasilitasyang ditawarkan jasa penerbangan bagi para pimpinan dengan biaya relatif lebih rendah apabila dibandingkan dengan menggunakan jasa layanan pesawat udara. Namun demikian, perusahaan juga sering mempertimbangkan prestise,sehingga bagi perusahaan yang sudah cukup bonafide, alternatif menggunakan jasa pesawat terbang menjadi pilihannya karena untuk menjaga prestise perusahaan.
Persiapan yang harus dilakukan sehubungan dengan perjalanan dinas dengan menggunakan pesawat udara domestik (lingkup dalam negeri) adalah melakukan pemesanan dan pembelian tiket, disamping mempersiapkan surat tugas dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan utama perjalanan dinas. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya memiliki daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan. Namun, apabila perjalanan dinas keluar negeri dengan menggunakan pesawat udara, banyak hal yang harus dipersiapkan dan dilakukan, antara lain harus mengurus passport, visa, dan membayar fiskal.
2. Perjalanan Dinas lewat Darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas menggunkana mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif dekat. Sedangkan pilihan terhadap alternatif perjalanan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif jauh dan pimpinan tidak akan terganggu kesehatan dan vitalitasnya. Dengan demikian, pimpinan dapat mengikuti dan menjalankan tugas sesuai dengan tujuan pokok perjalalan dinas tersebut dengan baik.
Perjalanan lewat darat, khususnya dengan menggunakan jasa kereta api saat ini telah menjadi ‘trend’ bagi perusahaan-perusahaan karena termasuk di dalam memberikan fasilitas yang semakin representatif bagi kalangan eksekutif dan waktu tempuh yang semakin pendek cukup. Mereka yang memilih kereta api biasanya
memilih kereta api dengan jadwal keberangkatan pada malam hari, sebab dengan demikian pimpinan dapat istirahat dengan baik dan pada esok harinya dapat mengerjakan semua urusan nya dengan baik.
3. Perjalanan Dinas lewat Laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket untuk perjalanan dinas dalam negeri, sedangkan perjalanan dinas keluar negeri ditambahkan dokumen seperti passport, visa, dan lain-lain.
Walaupun perjalanan dinas dengan menggunakan armada laut ini bisa ditempuh, namun pimpinan yang bergerak di bidang bisnis yang mengingikan segala sesuatunya bergerak cepat, sering tidak menjadi pilihan. Pimpinan tidak ingin banyak waktu terbuang sia-sia dalam perjalanan dan meninggalkan perusahaan terlalu lama, walaupun pekerjaan dapat didelegasikan kepada bawahan.
2.1.3. Tujuan Perjalanan Dinas
“Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih memberikan manfaat dalam rangka pengembangan aktifitas instansi atau perusahaan” Lawalata (2012:95), ada beberapa tujuan dari perjalanan dinas, antara lain :
Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan dinas adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.
2. Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis.
Dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain, hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lain adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan (profit sharing).
3. Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja.
Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
4. Perjalanan dinas untuk menikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Pimpinan harus memahamai hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.
5. Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan perusahaan cabang.
Hal yang perlu dipersiapkanadalah company profile untuk keperluan pembuatan akta Notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.
6. Perjalanan dinas untuk mengikuti pelatihan diklat.
7. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja ke daerah maupun ke negara lain. Pimpinan harus dapat merumuska dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan
sasaran atas kunjungan tersebut.
2.2. Menangani Perjalanan Dinas
Menurut Lawalata (2012:95) “Untuk meningkatkan serta mengembangkan usaha bisnis maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas. Untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya tentu pimpinan sangat membutuhkan sekretaris atau administrasi kantor”. Dan beberapa tugas yang harus dilakukan dalam menangani perjalanan dinas pimpinan adalah :
1. Perencanaan awal, meliputi tujuan jenis perjalanan dinas dan lamanya perjalanan
2. Persiapan dokumen, ada dua jenis dokumen yang diperlukan oleh pimpinan yaitu dokumen internal yaitu surat tugas dan surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan juga dokumen eksternal seperti Passport, Visa, Fiskal, Exit Permit dan lainnya.
3. Penyusunan jadwal perjalalan dinas (Itenary)
4. Mengatur Transportasi, yang diatur adalah transportasi keberangkatan, kepulangan dan transportasi lokal pada saat melakukan perjalanan dinas
5. Mengatur akomodasi, mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tempat penginapan.
6. Perencanan keuangan, mengatur secara terperinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan.
2.2.1. Macam – Macam Dokumen Perjalanan Dinas.
Menurut Ernawati (2008:160) Dokumen yang dimaksud dalam bidang kearsipan adalah “catatan-catatan yang disimpan sebagai barang barang bukti”. Dokumen dapat pula berarti sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Yang dimaksud dengan perjalanan dinas adalah dokumen berupa keterangan-keterangan yang diperlukan oleh seorang pimpinan dalam melakukan perjalanan dinas.
Menurut Wursanto (2007:214) “Yang dimaksud dokumen adalah dokumen perjalanan dinas, berupa keterangan–keterangan yang dipelukan oleh seorang (pimpinan) dalam melakukan perjalanan dinas”.
Sedangkan menurut Sutrisno dan Tjarlijasih (2007:10) “Dokumen adalah surat-surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan”, dan dalam perjalanan dinas ada beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Dan dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :
1. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan, yaitu meliputi,
Surat tugas berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Surat tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau table.
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat perintah dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk
mengadakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber dana atau sumber biaya yang digunakan ada dua macam SPPD, yaitu :
1) SPPD Rutin adalah SPPD yang dibiayai oleh anggaran rutin. Perintah SPPD rutin diberikan oleh pimpinan atau pejabat struktural.
2) SPPD proyek adalah SPPD yang dibiayai dari sumber dana anggaran pembangunan. Bentuk SPPD tersebut pada umumnya berlaku di lembaga pemerintah, tetapi data yang didapat juga digunakan di lembaga swasta atau perusahaan swasta dengan penyesuaian.
2. Dokumen Eksternal
Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jens dokumen eksternal antara lain :
a. Passport
Passport adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke
luar negeri. Untuk dalam negeri identik dengan sebutan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Dengan adanya passport, pimpinan bisa berpergian
keluar negeri karena adanya bukti kewarganegaraan yang akan menjamin pimpinan terhindar dari masalah-masalahyang berhubungan dengan kedatangan seseorang ke luar negeri. Passport dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku passport adalaha lima tahun. Passport yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan passport untuk umum yang dipergunakan tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
b. Visa
Visa merupakan surat izin seseorang untuk masuk ke negara lain. Untuk merencanakan perjalanan dinas pimpinan, perlu diperhatikan jenis visa yang dikehendaki pimpinan.
− Single Entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekaliperjalanan masuk ke suatu negara tertentu. Dengan demikian, seseorang tidak dapat masuk lagi ke suatu negara apabila ia keluar dari negara tersebut tanpa memperbaharui visanya. Jenis visa ini hanya berlaku sekali di negara tertentu.
− Multiple Entry, yaitu visa yang dapat dipakai untuk masuk ke suatu negara beberapa kali tanpa harus memperbaharui visa tesebut. Bila perjalanan dinas mengharuskan pimpinan mengunjuni suatu negara beberapa kali maka dapat memilih jenis visa ini. Dengan demikian,
pimpinan tidak akan mengalami hambatan perjalanan untuk masuk ke negara tersebut.
c. Fiskal
Fiskal berhubungan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah sehubungan dengan perjalanan seseorang keluar negeri. Pengurusan ini dilakukan di bandara sebelum keberangkatan.
d. Exit Permit
Exit permit adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dibuat lagi untuk perjalanan lainnya.
Apabila pimpinan menggunakan jasa kapal laut dalam perjalanan dinas, maka dokumen-dokumen perjalanan yang dibawa adalah sama dengan dokumen yang harus dibawa apabila mengadakan perjalanan dinas lewat darat dan udara, dan sesuai lingkup lingkungan perjalanannya.
Dokumen perjalanan lainnya yang cukup penting adalah surat identitas pribadi pimpinan dan surat asuransi.
2.2.2. Persiapan Perjalanan Dinas
Menurut Sumarto dan Dwiantara (2004:142) “Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar, maka harus diperhatikan segala sesuatunya dengan
baik menyangkut perencanaan trasportasi, akomodasi, keuangan dan rencana pertemuan”. Dan rencana persiapan yang dilakukan sebelum melakukan perjalanan dinas, adalah :
1. Rencana Transportasi
Prinsip efektifitas dan efesiensi hendaknya menjadi pertimbangan untuk menentukan sarana transportasi yang akan dipergunakan pada saat perjalanan dinas pimpinan, baik pada waktu keberangkatan, selama perjalanan dinas, maupun kepulangan pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, di satu sisi harus dapat memilih alat pendukung transportasi yang mendukung kelancaran tugas pimpinan.
Salah satu alternatif untuk melakukan perjalanan dinas melalui darat adalah dengan menggunakan mobil dinas perusahaan. Di samping itu penting sekali untuk memberikan alamat tujuan perjalanan dinas atau, jika memungkinkan dan dipandang perlu dapat memberikan peta rute perjalanan kepada sopir.
Apabila perjalanan dinas lewat darat menggunakan kereta api, dapat pula menghubungi biro perjalanan untuk mengurus tiket kereta api atau langsung datang ke stasiun untuk memesan dan membeli tiket. Pemesanan tiket akan lebih baik jauh hari sebelum hari keberangkatan, seminggu atau 4 hari sebelum hari keberangkatan jika memungkinkan untuk menghindari habisnya tiket. Penetapan jenis keretea api dan kelas yang dipilih hendaknya juga diperhatikan dengan mempertimbangkan penghargaan terhadap pimpinan dan prestise.
Untuk perjalanan melalui laut, dapat memesan tiket pada biro perjalanan dengan menginformasikan tempat tujuan, jam keberangkatan, kelas yang diinginkan pimpinan, dan akomodasi selama di kapal. Setelah semua siap termasuk passport dan visa apabila mengadakan perjalanan dinas ke luar negeri.
Alternatif alat transportasi perjalanan dinas yang lain adalah dengan menggunakan pesawat udara. Perencanaan dan persiapan perjalanan dinas pimpinan dengan menggunakan pesawat udara sama dengan persiapan perjalanan dinas lewat darat dan laut.
2. Rencana Akomodasi
Rencana akomodasi biasanya meliputi tempat penginapan (hotel) dan sarana transportasi selama pimpinan mengadakan kegiatan dalam perjalanan dinasnya.
Untuk pengurusan hotel, dapat menghubungi hotel tempat menginap pimpinan selama melakukan perjalanan dinas lewat telepon atau faksimile. Sebelum menentukan hotel atau tempat penginapan beserta alamat, fasilitas yang diberikan dan harga masing-masing fasilitas yang ditawarkan tersebut. Dengan demikian, dapat menghemat waktu, tenaga, dan uang karena tidak perlu mencari-cari dan memilih hotel yang akan ditentukan untuk tempat penginapan pimpinan. Untuk pengurusan akomodasi, termasuk di dalam nya tempat penginapan (hotel) ini juga diserahkan kepada biro perjalanan. Dengan demikian, hanya tinggal menghubungi salah satu biro perjalanan yang dapat dipercaya untuk
melayani pimpinan selama mengadakan perjalanan dinas. Untuk mempermudah dan memperlancar pengurusan akomodasi ini, harus memberikan informasi kepada biro perjalanan tentang nama pimpinan, alamat dan nomor telepon perusahaan, tanggal dan jam check in serta check out dari hotel. Bisa juga di informasikan kedatangan pimpinan dibandara, sehingga pihak biro perjalanan hotel dapat menjemput pimpinan tepat waktu.
3. Rencana Keuangan.
Untuk rencana keuangan, dapat merinci berapa biaya yang akan dikeluarkan. Beberapa biaya untuk perjalanan dinas pimpinan tersebut Antara lain mencakup biaya transportasi, biaya akomodasi, biaya kegiatan pokok perjalanan dinas (misalnya biaya konstribusi seminar), dan biaya lainnya.
Saat ini jarang sekali pimpinan membawa uang tunai dalam perjalanan, karena alas an keamanan dan kerepotan selama perjalanan. Pimpinan cukup membawa credit card atau traveler’s cheque yang dapat diuangkan setiap saat bila pimpinan membutuhkan. Traveler’s cheque merupakan semacam cek yang dapat diuangkan pada bank atau pihak - pihak yang ditunjuk untuk mengeluarkan sejumlah uang. Namun demikian, perlu juga mempersiapkan uang kertas (bank
notes) atau pecahan kecil mata uang untuk keperluan ‘tips’, biaya transportasi
dengan taksi, bus, dan lain-lain. 4. Rencana Pertemuan.
Jika perjalanan dinas pimpinan untuk mengahdiri undangan pertemuan, maka persiapan yang dilakukan adalah mempersiapkan akomodasi dan
mempersiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tema yang akan dibicarakan dalam pertemuan tersebut. Tetapi apabila pertemuan tersebut merupakan “janji temu”, maka, harus menghubungi pihak-pihak yang akan ditemui pimpinan terebut. Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan ketika merencanakan pertemuan :
a. Menghubungi orang yang akan ditemui pimpinan, dengan mencatat semua nomor telepon, alamat yang dituju seperti alamat perusahaan, serta kedudukan orang tersebut dalam suatu perusahaan.
b. Menghubungi petugas yang mengurus tempat pertemuan yang telah disepakati kedua belah pihak.
c. Menyiapkan bahan-bahan pertemuan.
d. Menyiapkan dokumen pendukung pertemuan yang akan dibawa dan pastikan sehari sebelum keberangkatan sudah harus diberikan kepada pimpinan. Bila mungkin dokumen bias difotokopi saja dan disatukan dalam satu binder atau clear folder atau map dengan muka bening/plastik. Jangan lupa menyertakan kartu nama orang-orang yang akan ditemui bila ada.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut di atas, pimpinan dapat mengadakan pertemuan tanpa harus mengalami hambatan dan dapat mengantisipasi perilaku atau budaya yang berbeda.
