BAB II
KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Khusus
Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2007 Bab 1 Pasal 1 : 1 Tentang Perpustakaan “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”.
Menurut Hasugian (2009:74), timbulnya berbagai bentuk perpustakaan disebabkan oleh berbagai faktor yakni :
1. Koleksi atau bahan perpustakaan 2. Masyarakat/pengguna yang dilayani 3. Instansi dimana perpustakaan itu berada Sedangkan Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000: 4),
Perpustakaan khusus adalah merupakan bagian dari suatu lembaga penelitian, lembaga pemerintah, ataupun bagian khusus dari perpustakaan umum yang besar. Tugasnya ialah menyediakan koleksi buku untuk para ahli dan peneliti yang tergabung pada badan itu dan memberi keterangan bibliografi dengan cepat dan tepat serta mengadakan penelusuran literatur atas permintaan.
Maka dengan adanya berbagai pendapat diatas timbul berbagai jenis perpustakaan, yang salah satu diantaranya ialah perpustakaan khusus. Berikut ini merupakan beberapa pendapat para ahli mengenai definisi perpustakaan khusus.
tersebut juga didukung oleh Prastowo (2012, 71) yang menyatakan bahwa “perpustakaan khusus merupakan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, maupun perusahaan swasta.” Sehubungan dengan hal tersebut di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 6) dinyatakan bahwa:
Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dilingkungannya baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia.
Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misilembaga/instansi (pemerintah/swasta) yang berperan menyimpan, mengelola, menyediakan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus tidak hanya sebagai tempat menyimpan, mengumpulkan, dan menata koleksi saja akan tetapi didirikannya perpustakaan khusus memiliki beberapa tujuan, yaitu:
a) Menciptakan dan memantapkan kebiasaan membaca masyarakat
b) Memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
c) Mengusahakan agar semua anggota masyarakat dapat mengakses segala macam informasi yang tersedia
Tujuan didirikannya perpustakaan khusus tidak hanya memberikan layanan kepada pemustaka serta meningkatkan kegemaran membaca, namun juga untuk memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka.
Tujuan perpustakaan khusus menurut Sulistyo-Basuki yang disitir oleh Prastowo (2012, 72) bahwa “tujuan perpustakaan khusus adalah untuk membantu tugas badan induk, dimana tempat perpustakaan tersebut bernaung”. Sedangkan menurut Hermawan (2006, 40) “tujuan utama perpustakaan khusus adalah untuk mendukung tujuan organisasi. Umumnya bersifat tertutup dan hanya melayani anggota organisasi”.
Dari beberapa pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dalam rangka mendukung pengembangan dan kemampuan sumber daya manusianya di lingkungannya. 2.1.2 Fungsi Perpustakaan Khusus
Ditinjau dari tujuannya, perpustakaan khusus memang berfungsi sebagai pusat dan sumber informasi bagi pemustaka. Baik ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan instansi induknya atau tidak.Perpustakaan khusus juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai mediator bagi pemustaka perpustakaan yang ingin mendapatkan informasi.
Menurut(Hasugian, 2009:82) menyatakanbahwaperpustakaanmemilikifungsisebagaiberikut;
6. Fungsi Rekreasi.
Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu:
1. Fungsi penyimpanan Bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.
2. Fungsi informasi Perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.
3. Fungsi pendidikan Perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal. 4. Fungsi rekreasi Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan
membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.
5. Fungsi cultural Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas seperti pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.
Kelima fungsi di atas dapat dikatakan sebagai fungsi perpustakaan khusus secara umum, karena ketiga fungsi tersebut juga dimiliki perpustakaan jenis lainnya.Sedangkan fungsi perpustakaan khusus secara khusus menurut Sutarno NS (2006:58) dalam Buku Perpustakaan dan Masyarakat adalah: “Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai”.
Berdasarkan Badan Standar Nasional (BSN), (2009, 4) bidang perpustakaan khusus instansi pemerintahan mempunyai beberapa fungsi dan poin-poin tersendiri yaitu;
Fungsi perpustakaan khusus instasi pemerintah:
a) Mengembangkan koleksi yang menunjang kinerja lembaga induknya; b) Menyimpan semua terbitan dari dan tentang lembaga induknya; c) Menjadi focal pointuntuk informasi terbitan lembaga induknya;
d) Menjadi pusat referal dalam bidang yang sesuai dengan lembaga induknya;
e) Mengorganisasi materi perpustakaan; f) Mendayagunakan koleksi;
g) Menerbitkan literatur sekunder dan tersier dalam bidang lembaga induknya, baik cetak maupun elekteronik;
i) Menyelenggarakan literasi informasi untuk mengembangkan SDM lembaga induknya;
j) Melestarikan materi perpustakaan, baik preventif maupun kuratif; k) Ikut serta dalam kerja sama perpustakaan serta jaringan informasi; l) Menyelenggarakan otomasi perpustakaan;
m) Melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan; n) Menyajikan layanan koleksi digital;
o) Menyediakan informasi dalam tingkat lokal, nasional, regional dan global.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Khusus
Berdasarkan Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 34) tugas perpustakaan khusus adalah “Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi instansi tersebut maupun diluar instansi tersebut”.
Tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah:
1. Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi. 2. Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Memberikan jasa perpustakaan dan informasi.
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan.
5. Meningkatkan literasi informasi.
2.1.4 Fasilitas Perpustakaan Khusus
Denganadanyasaranadanprasarana yang terdapatpadaperpustakaankhususmaka, kegiatansepertipelayananpengguna,
pengadaan, ruangbaca, dapatdilakukansesuaitujuandanfungsiperpustakaan. Hal
iniselarasdenganungkapan Zen (2006:11), “bahwaluasdanbanyaknyaruangperpustakaanterkaiteratdenganjumlahpemakai,
koleksi, pengelola, danragamlayanan yang di sediakan.”
MenurutpedomanstandarperpustakaankhususberdasarkanBadanStandarNas ional (BSN,)2002)sebagaiberikut;
a. Gedung dan ruangan
1) Perpustakaan harus memiliki gedung sendiri
2) Perpustakaan harus memiliki ruangan yang sekurang-kurangnya dapat menampung koleksi bahan perpustakaan.
3) Lokasi dan ruang perpustakaan harus mudah diketahui dan di jangkau penggunanya serta memperoleh pencahayaan.
4) Ruang perpustakaan harus memiliki landai yang mendukung.
5) Perpustakaan harus memiliki ruangan khusus untuk menunjang oprasional teknologi.
6) Denah tata ruang (lay out) perpustakaan perlu dipaparkan pada tempat yang mudah dilihat oleh pengunjung perpustakaan.
b. Perlengkapan
1) Perpustakaan harus memiliki perlengkapan meja dan kursi kerja, meja dan kursi baca, rak untuk buku, rak untuk majalah.
2) Fasilitas rak harus mengikuti standar dan dapat menampung jumlah dan jenis koleksi yang dimiliki.
3) Perpustakaan harus juga memiliki perlengkapan pendukung minimal 1 buah zice (kursi tamu), mesin ketik atau komputer.
4) Fasilitas baca harus dapat menampung rata-rata per hari dan memenuhi standar yang berlaku.
c. Alat Komunikasi
1) Perpustakaan harus memiliki alat komunikasi minimal pedawat telepon, faksimile.
2.2 Layanan Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Layanan
Penyelenggaraan perpustakaan ksusus ditujukan untuk melayani kebutuhan informasi penggunanya melalui koleksi yang dimiliki perpustakaan. Layanan perpustakaan adalah semua kegiatan yang berhubungan langsung atau tidak langsung dengan pemakai perpustakaan. Menurut Darmono (2007 : 166), kegiatan layanan perpustakaan perlu memperhatikan asas layanan sebagai berikut: a. Layanan selalu berorientasi kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan
b. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan, merata dan memandang pemakai perpustakaan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual
c. Layanan perpustakaan dilandasi dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan untk mengoptimalkan fungsi layanan, peraturan perpustakaan perlu didukung oleh semua pihak agar layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik d. Layanan dilaksanakan degan mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan dan kemudahan dengan didukung oleh administrasi yang baik.
Kegiatan pelayanan kepada pengguna perpustakaan merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan untuk menyebarkan informasi dan pemanfaatan koleksi. Para pengguna perpustakaan tidak hanya menginginkan pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan saja, tetapi juga menginginkan pelayanan tersebut dalam jumlah dan kualitas yang memadai. Menurut Dwijati (2006 : 58) bahwa perpustakaan dikatakan baik, jika perpustakaan memiliki beberapa kriteria antara lain adalah:
3) sistem pelayanan yang cepat dan tepat,
4) didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Selanjutnya perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara optimal oleh penggunanya. Pelayanan perpustakaan adalah proses penyebarluasan segala macam informasi serta jasa dan fasilitas yang ada di perpustakaan. Pelayanan merupakan hal yang terpenting dalam perpustakaan karena setiap pemberian jasa kepada pengguna harus melalui layanan sehingga kebutuhan informasinya dapat terpenuhi. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
2.2.2 Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
Tujuan sistem layanan terbuka adalah memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya.
Menurut Darmono (2001 : 139), keuntungan dan kerugian sistem layanan terbuka antara lain:
Keuntungan sistem layanan terbuka adalah:
1) Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi
2) Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3) Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika tidak ditemukan.
4) Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kerugian sistem layanan terbuka adalah:
1) Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan penelusuran, buku yang di ambil dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pengguna secara tidak tepat.
2) Ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dengan sistem yang bersifat tertutup.
3) Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas/mobilitas pemakai lebih leluasa.
4) Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka
2.2.3 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)
Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruang koleksi.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007:223), “yang menyebutkan bahwa di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung”.
Pendapat di atas hampir sama dengan pemaparan Darmono (2001 : 137) yang mendefenisikan bahwa “sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustakan di perpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga pengembalian bahan pustaka yang telah di pinjamnya”.
tempat atau dibawa pulang. Jadi sistem ini peran catalog sangat penting untuk membantu pengguna dalam menemukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya dengan cepat dan tepat.
Menurut Lasa (2008 : 214), keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup ini antara lain:
Keuntungan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut : 1) Daya tampung koleksi lebih banyak
2) Sususan buku akan lebih teratur
3) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit 4) Tidak memerlukan meja baca dan ruang koleksi. Kerugian sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut :
1) Memerlukan banyak energy (tenaga kerja)
2) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pengguna 3) Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pengguna.
Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2007 : 223), “kelebihan sistem tertutup yaitu koleksi akan tetap terjaga kerapiannya dan koleksi yang hilang dapat diminimalkan”. Selanjutnya kelemahan dari sistem ini antara lain banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan pustaka serta pengguna tidak dapat browsing.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan para pengguna dalam mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, akan tetapi melalui bantuan petugas perpustakaan.
2.2.4 Unsur Layanan Perpustakaan
a. Koleksi
Adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi. Adapun karakteristik koleksi adalah:
1) Kuantitas berkaitan dengan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
2) Kualitas berkaitan dengan mutu, kemuktahiran dan kelengkapan koleksi.
b. Fasilitas
Adalah segala hal yang memudahkan suatu kegiatan kelancaran tugas, seperti gedung, perlengkapan (meja, kursi, rak dan sebagainya). Adapun karakteristik fasilitas yang baik adalah:
1) Kelengkapan, menyangkut lingkup layanan dan ketersediaan sarana pendukung serta layanan pelengkap lainnya.
2) Kenyamanan memperoleh layanan, berkaitan dengan lokasi, ruangan, petunjuk, ketersediaan informasi, kebersihan dan lain-lain.
c. Sumber Daya Manusia
Yaitu petugas yang ada di bagian layanan. Karakteristik sumber daya manusia yang baik adalah:
1) Kesopanan dan keramahan petugas member layanan, terutama bagi petugas yang berinteraksi langsung dengan pengguna
2) Tanggungjawab dalam melayani pengguna perpustakaan
3) Empati, wajar dan adil dalam memecahkan masalah dan menangani keluhan pengguna
4) Profesionalisme petugas perpustakaan di bagian layanan pengguna tecermin dalam diri petugas yang berjiwa SMART, yaitu siap mengutamakan pelayanan, menyenangkan dan menarik, antusias/bangga pada profesi, ramah dan menghargai pengguna jasa, tabah ditengah kesulitan.
d. Layanan Perpustakaan
Yaitu proses penyebarluasan segala macam informasi kepada masyarakat luas. Karakteristik layanan yang baik adalah:
1) Ketepatan waktu layanan, berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu proses
2) Akurasi layanan, berkaitan dengan layanan yang meminimalkan kesalahan
2.3 Jenis – Jenis Layanan 2.3.1 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi yang diberikan untuk pengguna yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Sutarno (2006, 93) menyatakan bahwa, “Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka berserta penyelesaian administrasinya”. Berdasarkan pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, serta penyelesaian administrasi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan
Menurut Darmono (2001: 141) layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan.
Menurut Lasa (2005, 213) menyatakan bahwa pelayanan sirkulasi bertujuan untuk:
1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal.
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman buku yang dipinjam dan waktu pengembalian.
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan. 4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu
perpustakaan.
Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda (sanksi) dan bebas pustaka.
Menurut Soedibyo (2005 : 190), fungsi pelayanan sirkulasi adalah : 1) Melayani pendaftaran anggota.
2) Melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku.
3) Menarik denda bagi anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman.
4) Penagihan buku-buku.
5) Memberikan surat keterangan bebas pinjam 6) Membuat laporan harian.
7) Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.
Utuk dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini :
1) Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan
2) Pendaftaran anggota perpustakaan, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustkaan
3) Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu bahan peminjaman
4) Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda
5) Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka
6) Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak
7) Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman
8) Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang memperbarui keanggotaanya, anggota batu, anggota yang memperbarui keanggotaanya, anggota batu, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tendon
9) Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Qalyubi (2007 : 221)
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1) Keanggotaan
3) Pengembalian
4) Perpanjangan masa pinjam 5) Penagihan
6) Pemberian sanksi
7) Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman bahan perpustakaan. Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
Berdasarkan uraian di atas dapat dipahami bahwa layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Hal ini karena bagian layanan sirkulasi masih memiliki tugas untuk penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat bebas perpustakaan, mencatat jumlah pengunjung dan peminjam.
2.3.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.
juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka mereka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tertib yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, NIP/ no. Pegawai, serta tanggal permintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota di perpustakaan tersebut.
2.3.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut Syahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga macam:
1) Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2) Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74) prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1) Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2) Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
ii.petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya.
ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku
iii.petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv.petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4) Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5) Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6) Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan,
ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan.
7) Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:
1) Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem tertutup; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
2) Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun 3) Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4) Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial-Pamuntjak, Rusina (2000:97) dinyatakan bahwa: Administrasi dari peminjaman yang harus diatur sedemikian rupa sehingga:
2) Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam
3) Dapat mengetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu 4) Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan 5) Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
Setiap bahan perpustakaan yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya.
2.3.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan perpustakaan telah habis maka si peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Petugas pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa si peminjam telah mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya.
Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang akan dikembalikan ke meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1) Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
3) Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4) Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam
5) Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6) Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7) Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
8) Memilah buku;
a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.3.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan perpustakaan dilakukan dengan membawa bahan perpustakaan yang akan diperpanjang ke meja sirkulasi. Dan memberikan izin untuk memperpanjang waktu peminjaman bahan perpustakaan setelah habis masa pinjamnya dengan ketentuan tidak ada pengguna lain yang ingin meminjam bahan perpustakaan tersebut. Biasanya perpanjangan dapat dilakukan hanya satu kali. Pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan perpustakaan dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian yaitu dengan stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam. Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1) Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2) Petugas memeriksa formulir pemesanan
3) Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
2.3.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan sebab sering terjadi pada kelompok tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan perpustakaan yang akan ditagih, tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1) Penagihan pertama
2) Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3) Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut: 1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1)Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaaan ini harus dilakukan setiap hari
3)Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.3.2.6Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan perpustakaan tersebut juga diperlukan oleh orang lain.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut: 1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan. 2.3.2.7 Statistik Pengunjung
efektif. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulana. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini memberi laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi:
a) jumlah anggota seluruhnya
b) jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal c) jumlah pengunjung di ruang baca.
Bersama dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan Kepala Perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun.
2.3.2 Layanan Refrensi
Salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan referensi. Pelayanan ini lebih menitikberatkan pada pelayanan individu agar mereka mampu memanfaatkan sumber-sumber rujukan tersebut. Menurut Puwono (2008, 93) kata referensi bermula dari referensia berasal dari kata kerja “refer” yang berarti mencari pertolongan atau informasi. Sumber-sumber yang dapat memberikan keterangan tentang suatu pertanyaan seseorang disebut buku-buku referensi.
Layanan referensi menurut Sutarno (2006:89), “Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan karena berbagai pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi”.
memberikan keterangan ataupun penjelasan dari berbagai petanyaan ataupun hal-hal tertentu.
Menurut Lasa, H.S (2000 : 34), tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut: a) Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut.
b) Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c) Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan pengguna dalam suatu topic, subjek karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
d) Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.
e) Terciptanya efisiensi tenaga, biaya dan waktu.
Sedangkan dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 87), setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu :
1) Kamus
Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang disusun menurut abjad setiap kata disertai dengan penjelasan mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaannya, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
2) Ensiklopedi
Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak pengguna.
3) Buku Tahunan (Almanak)
Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan statistic.
2.4 Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan merupakan pengunjung yang datang ke perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Pengguna salah satu objek yang menjadi keberhasilan suatu perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi. Perpustakaan menjadi ideal jika memiliki pengunjung atau pengguna yang banyak dan dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan latar belakang kehidupan masyarakat.
Menurut pendapat Sulistyo-Basuki (1993, 8),
Pengguna dapat dibedakan sebagai pengguna yang aktif dan yang tidak aktif. Dalam istilah yang lebih luas, pengguna dapat dikatakan sebagai orang yang berhubungan perpustakaan, baik langsung maupun tidak langsung dalam rangka mencari informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan Lupiyoadi (2001, 143) berpendapat bahwa:
Pelanggan/pengguna adalah seseorang yang secara kontinu dan berulang kali datang ke suatu tempat yang sama untuk memuaskan keinginannya dengan memiliki sesuatu produk atau mendapatkan suatu jasa dan membayar produk atau jasa tersebut.
Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa pengguna perpustakaan adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang ke perpustakaan atas dasar kebutuhan informasi dan menggunakan jasa layanan perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Pengguna perpustakaan merupakan barometer keberhasilan suatu perpustakaan. Pengguna merupakan bagian yang tak terpisahkan dari layanan perpustakaan. Pengguna (user) secara tidak langsung adalah tujuan dari sistem perpustakaan. Suatu perpustakaan dibentuk dengan tujuan utama untuk memberikan layanan atas kebutuhan informasi penggunanya. Oleh karena itu pemahaman mengenai pengguna sangat diperlukan dalam kaitannya dengan proses interaksi yang terjadi di perpustakaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (2004, 399-400) mengkategorikan pengguna informasi ilmiah menjadi tiga kelompok, yaitu:
1) Ilmuwan (peneliti), yang bergerak dalam penelitian dasar dan eksperimental dalam ilmu-ilmu dasar.
2) Insinyur (engineers, rekayasawan, spesialis praktis), bergerak dalam bidang disain eksperimental, proyeksi dan aktivitas operasional dalam berbagai bidang teknologi dan industri.
3) Manajer dalam ruang lingkup sains, teknologi dan ekonomi nasional. Sedangkan, Nurhadi (2007, 30),
kelompok pengguna perpustakaan dibagi menjadi beberapa kelompok yaitu sebagai berikut:
1) Pengguna perpustakaan
Pengguna perpustakaan ini biasanya datang ke perpustakaan dengan tujuan untuk rekreasi kelompok ini lebih sering diasumsikan sebagai pengguna perpustakaan khusus.
2) Pengguna subyek
Kelompok pengguna ini merupakan pengguna yang memanfaatkan koleksi perpustakaan pada suatu bidang subyek, sesuai kebutuhannya.
3) Pengguna spesialis subyek
Pengguna spesialis subyek biasanya para pakar, ilmuan, dokter, insinyur dan sebagai. Biasanya pengguna jenis ini diasumsikan sebagai pengguna perpustakaan khusus.
4) Pengguna khusus
Pengguna khusus berbeda dengan pengguna spesialis subyek. Pengguna jenis ini lebih diarahkan pada mereka yang mempunyai kebutuhan khusus karena adanya salah satu jenis keterbatasan kemampuan fisik dan intelektual.
Kelompok ini adalah pengunjung perpustakaan tetapi bukan untuk membaca atau memanfaatkan sumber-sumber informasi tetapi hanya mengikuti acara yang diadakan perpustakaan
6) Kelompok pengguna teratur
Pengguna yang selalu mengunjungi dan memanfaatkan perpustakaan. 7) Kelompok pengguna tidak teratur
Pengguna yang karena kebetulan atau mungkin terpaksa mengunjungi perpustakaan karena kebutuhan mendesak.
8) Kelompok bukan pengguna
Jenis pengguna ini tidak memanfaatkan perpustakaan karena beberapa hal atau mungkin tidak tahu ada hak untuk memanfaatkan perpustakaan.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa kelompok pengguna dapat dikategorikan berdasarkan profesinya seperti ilmuan, insinyur dan Manajer dalam ruang lingkup sains dan dapat pula dikategori kan sebagai pengguna umum, pengguna subyek, pengguna bukan pembaca dan kelompok pengguna teratur maupun tidak teratur. Memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan kelompok pengguna akan menjadikan perpustakaan yang ideal.
2.5 Pemanfaatan Perpustakaan 2.5.1 Pengertian Pemanfaatan
Pemanfaatan merupakan salah satu bentuk usaha penggunaan fasilitas sarana dan prasarana yang ada. Pemamfaatan menurut Salim (2002 : 928), “pengertian pemanfaatan sebagai proses, cara atau perbuatan pemanfaatan.” Sedangkan menurut Purwako (2007: 2) bahwa ”Pemanfaat pelayanan perpustakaan adalah memberikan bantuan kepada pembaca untuk memperoleh bahan pustaka/informasi sesuai kebutuhannya”.
memanfaatkan perpustakaan dan segala fasilitas yang tersedia, baik oleh penyelenggara maupun oleh pemakainya secara maksimal atau optimal”.
Sedangkan menurut Purwako (2007, 2) “Pemanfaatan pelayanan perpustakaan adalah memberikan bantuan kepada pembaca untuk memperoleh bahan pustaka/informasi sesuai kebutuhannya”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas, dapat diketahui bahwa pemanfaatan layanan perpustakaan adalah suatu proses pendayagunaan layanan yang tersedia di perpustakaan oleh pengguna dimana ada suatu kebutuhan dan minat pengguna dalam
pemanfaatan perpustakaan
Menurut Sutarno (2006 : 123) pengguna ingin memanfaatkan perpustakaan adalah jika mereka:
1) Tahu arti dan manfaatnya
2) Mereka membutuhkan sesuatu di perpustakaan 3) Tertarik dengan perpustakaan
4) Merasa senang dengan perpustakaan 5) Dilayani dengan baik
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mencapai pemanfaatan perpustakaan yang maksimal dilakukan dengan cara melaksanakan bimbingan pemakaian dengan menuntut dan mengarahkan pengguna, memberikan pengetahuan dan keterampilan pemakai, selanjutnya melakukan sosialisasi, publikasi, dan promosi perpustakaan.
2.5.2 Tujuan Pemanfaatan
memanfaatkan sumber informasi yang ada di perpustakaan, dengan baik hal ini sesuai dengan tujuan perpustakaan yang memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
Sebagai pusat pemanfaatan informasi, perpustakaan harus mampu menyebarluaskan informasi kepada pengguna sehingga tujuan pemanfaatan perpustakaan dapat tercapai. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 1216), “tujuan bermakna arahan, haluan (jurusan), yang dituju, maksud, tuntutan (yang dituntut)”.
Menurut Sutarno (2003 : 112) menyatakan bahwa, dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi dan ilmu pengetahuan masyarakat dapat menemukannya di perpustakaan. Apabila kedatangan anggota masyarakat di perpustakaan atas pengaruh, desakan, perintah ataupun ajakan orang lain, maka hanya bersifat sementara/spontan. Sedangkan yang diharapkan adalah kunjungan rutin sebagai suatu kegemaran, kebiasaan, dan keperluan yang berkaitan dengan perpustakaan.
Dari pendapat di atas jelas bahwa untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Perpustakaan haruslah berorientasi pada kegemaran, kebiasaan dan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan.
2.5.3 Frekuensi Pemanfaatan
Dalam upaya agar pengguna teratur dan terus-menerus memanfaatkan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam hal ini informasi yang tersedia harus dapat menarik minat pengguna sehingga frekuensi pemanfaatan perpustakaan semakin meningkat. Setiap perpustakaan mempunyai pengunjung, anggota dan pemakai perpustakaan.
kebutuhan penggunanya maka semakin sering pengguna tersebut datang ke perpustakaan karena mereka merasa informasi yang mereka butuhkan tersedia pada perpustakaan tersebut. Sehubungan dengan hal di atas, Salim (2002 : 425) menyatakan bahwa “frekuensi adalah sejumlah pengulangan kejadian tertentu yang teratur”. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002, 275) frekuensi mempunyai arti “kekerapan”.
