Lampiran 1 : Data Colletion DATA COLLECTION. : M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip) Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014

(1)

Lampiran 1 : Data Colletion

DATA COLLECTION

Nama Responden

: M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip)

Waktu wawancara

: Rabu, 4 Juni 2014

1. Kalau boleh tau jenis arsip apasaja mas yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?arsip yang kami simpan disini adalah arsip

tekstual ( arsip keuangan, arsip sospol dan umum) dan arsip non tekstual ( foto, video,

casset)

2. Bagaimana tempat penyimpan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Tempat penyimpanan arsip ada dua.

Ruangnya tersendiri, tidak semua orang yang tidak berwenang dapat masuk.

3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di

Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Rak opact, boks

arsip dan rak arsip dan almari audio visual.

4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari bahaya?

Kalau iya, apa alasanya? Bisa, karena terbuat dari baja tahan api untuk roll opact.

5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? ada dua sistem, Untuk

arsip aktif menggunakan sistem klasifikasi dan arsip inaktif menggunakan sistem

pokok masalah.

6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? karena sesuai dengan

ketentuan dari Kemendagri dan ANRI.

7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah

efektif dan efiseien? Sudah, karena mudah dalam penemuan kembali

8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Untuk kelebihanya

sendiri adalah mudah dalam pencarian kembali dan penyusustanya.

9. Hal apasajakah yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem tersebut?

Pengetahuan user belum memadai. Karena tidak semua pengguna mengetahuinya.

10. Berapa lama waktu yang dugunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan hukum

administrasi? Jika tidak sesuai dengan hukum apa resikonya? Berbeda-beda jangka

waktu penyimpanan sesuai dengan JRA ( Jadwal Retesi Arsip) untuk resikonya

sendiri adalah dapat dituntut dengan undang-undang kearsipan karena menghilangkan

arsip Negara.

(2)

11. Dalam menyipan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau

belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur penyimpan arsip.

12. Azaz apa yang digunakan untuk menyipan arsip di Kantor Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Untuk azaznya sendiri kami menggunakan

Azaz sentralisasi atau terpusat.

13. Bagaimana prosedur pengendalian surat msuk dan surat keluar di Kantor

Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Dengan sistem kartu

kendali.

14. Hal apa yang dilakukan oleh pegawai untuk mengatur pengendalian surat masuk dan

surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?

Mencatat dalam kartu kendali

15. Apasajakah syarat yang diperlukan untuk melindungi arsip inaktif di Kantor

Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Syaratnya kami

sesuaikan dengan ketentuan Undang-undang.

16. Berapakali dalam seminggu arsip tersebut harus dibersihkan? 1 kali dalam satu

minggu.

17. Kendala apasajakah yang dihadapi petugas saat mengadakan pemeliharaan asrip

supaya tidak rusak? Suhu dan kelembaban selain itu juga ada serangga.

18. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses pemeliharaan arsip? caranya dengan

pengadaan AC dan fumigasi.

19. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip? vacum

cleaner dan alcohol.

20. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,

apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Jika belum mengapa? Belum,

karena dekat dengan jalan raya.

21. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika

belum mengapa? Kalau saoal ruangnya masih belum sesuai dengan prosedur karena

ruangan nya sempit dan arsip yang disimpan banyak sehingga terjadi ooverload,

selain itu juga masih sering bocor.

22. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah yang

dipinjam oleh pihak terkait? Ada instasi Pemerintah , mahasiswa, Umum.

23. Mengetahui jumlah arsip yang semakin lama semakin bertambah, setrategi apa yang

dilakukan oleh pihak pengelola arsip untuk mengatasi hal tersebut? Melakukan

penyusutan arsip.

(3)

24. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah

disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak

25. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah pada saat proses penemuan kembali

arsip dinamis inaktif yang telah disimpan? Arsip harus disimpan sesuai dengan kode

klasifikasi agar mudah dalam mencarinya.

26. Pada saat melakukan pemusnahan arsip yang sudah jatuh tempo, alat apa saja yang

digunakan untuk memusnahkan arsip tersebut? Menggunakan alat pencacah kertas.

27. Pada saat proses pemusnahan arsip hal apasajakah yang harus dilakukan oleh

pengawai arsip? melakukan pengecekan arsip yang akan dimusnahkan, sedah sesuai

dengan daftar pemusnahan atau tidak.

28. Syarat apasajakah yang haru dipenuhi untuk menjadi seorang pegawai kerasipan?

Memiliki pengetahuan dan kopetensi di bidang arsip selain itu jujur dan teliti.

29. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk melayani

pihak yang membutuhkan arsip? 1 minggu 5 hari kerja.

30. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan

dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 37 jam dalam satu minggu.

Nama Responden

: Arupi Nuryani ( Petugas Arsip)

Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014

1. Jenis arsip apasajakah yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung? Arsip tekstual dan arsip non tekstual ( foto, video dan

kaset)

2. Bagaimana tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terdapat di

Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Ada dua

tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. di unit pengelolaan dan depo

arsip

3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di

Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Kami

menggunakan rak kayu, rak besi, roll opact dan lemari audio visual.

4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari

bahaya? Kalu iya, apa alasanya? Bisa iya dan juga bisa tidak, untuk roll opact bisa

(4)

karena lemari baja bisa menjamin dari bahaya api dan hewan tetapi tidak untuk air

karena masih bisa masuk.

5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? Menurut kode

klasifikasi

6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? lebih mudah

untuk mencari arsip yang diperlukan.

7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah

efektif dan efiseien? Sudah.

8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Mudah dalam

pencarian kembali arsip karena berdasar pokok masalah.

9. Dalam menyimpan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan

atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur.

10. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip?

menggunakan vacuum cleaner dan kemoceng.

11. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,

apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Belum, lembab, terletak

dipinggir jalan utama sehingga banyak debu dan kotoran ( asap kendaraan

bermotor)

12. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum?

Jika belum mengapa? Belum sesuai, depo yang digunakan untuk menyimpan arsip

belum sesuai dengan standar. Tempatnya berjauhan dengan pengolahan arsip,

bangunanya tidak standar masih sering bocor dan bocor dan lembab.

13. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah

yang dipinjam oleh pihak terkait? Mahasiswa untuk penelitian, masyarakat umum,

instasi terkait yang menyimpan arsip.

14. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah

disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak

ada masalah

15. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk

melayani pihak yang membutuhkan arsip? 5 hari kerja dalam satu minggu.

16. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor

Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 5 hari kerja. Untuk

senin sampai kamis jam 07.30 – 15.00 untuk hari jumat jam 07.30 -11.30.

(5)

Nama Responden

: Rosid, Mahasiswa UNDIP ( Peminjam Arsip)

Waktu wawancara : jumat, 29 Agustus 2014

1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota

Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip umum, seperti peta

dan foto-foto;

2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum

mengapa? Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam arsip menemui

petugas arsip di unit kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk

meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip.

3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Jika iya, apa

hambatanya? Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan arsip tersebut.

Terkadang arsip yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut.

4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan

kembali arsip? Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk

menyimpan arsip jauh dengan unit kerja.

5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum

mengapa? Menurut saya kurang, karena biasanya waktu yang digunakan utuk proses

penemuan kemnali arsip sekitar 5 sampai dengan 10 menit.

6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? untuk

pelayananya sendiri bagus, sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Kantor.

Untuk pelayanan peminjaman arsip akan dilayani setiap hari senin sampai dengan hari

jumaat.

7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? ada pembatasannya

maksimal 5 hari. Kerja

8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman

arsip? Sepertinya disesuaikan dengan kebutuhan.

(6)

9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang

diberikan? Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan

bias berupa denda dan kurungan.

10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Saya meminjam arsip untuk

menyusun sekripsi yang berkaitan dengan topik sekripsi saya

Nama Responden

: Pantes Anita Sari, Mahasiwa ( Peminjam Arsip)

Waktu Wawancara : Sabtu, 30 Agustus 2014

1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota

Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum

2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum

mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan

permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu

peminjam.

3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Hambatanya

seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di

dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip.

4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan

kembali arsip? sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika

arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja.

5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum

mengapa? Menurut saya belum, apabila arsip tersebut akan segera dibutuhkan atau

bersifat darurat maka waktu yang digunakan untuk mencari arsip tidak efektif.

Petugas harus pergi ke depo arsip jika arsip tersebut tidak terdapat di unit kerja.

(7)

6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? pelayananya

bagus, peminjam arsip bisa dilayani di hari jam kerja, setiap hari senin sampai dengan

hari jumat, dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 15.00.

7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? untuk

pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari.

8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman

arsip? tidak ada, biasanya diseuaikan dengan kebutuhan.

9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang

diberikan? Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa

berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan.

(8)

Lampiran 2

DATA REDUKSI

Waktu

Wawancara

Hasil wawancara Kata kunci

Rabu, 4 Juni 2014 Penciptaan arsip Pemeliharaan arsip Penataan arsip

1. Jenis arsip yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung arsip tekstual ( arsip Keuangan, arsip sosial pilitik dan arsip umum) arsip non tekstual. ( Erwin)

- Jenis arsip yang disimpan arsip tekstual ( arsip umum, arsip keuangan) dan arsip nontekstual ( Arupi)

1. Tempat penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentaso Daerah Kota Temanggung ada dua tempat. Tempat tersebut merupakan tempat khusus dan hanya orang tertentu saja yang bisa masuk keruangan tersebut. ( Erwin)

- Ada dua tempat yang dugunakan untuk menyimpan arsip. Di unit pengelolaan arsip dan Depo arsip. ( Arupi)

2. Pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih belum sesuai dengan prosedur, tempat yang tidak memadai, ruangannya sempit sehingga arsip tidak tersimpan semuanya. ( Erwin)

- Untuk penyimpanan di depo arsip, belum sesuai dengan stndar, atap masih serin bocor dan lembab. ( Arupi)

1. Ada dua sitem penyipanan untuk arsip aktif menggunakan sistem klasifikasi sedangkan untuk arsip inaktif menggunakan sistem pokok masalah ( Erwin)

Jenis arsip yang disimpan

di Kantor Perpustakaan

dan Dokumentasi daerah

Kota Temanggung, arsip

keuangan,

arsip

sosial

politik dan arsip umum

Arsip non tekstual

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung memiliki 2 tempat.

Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih belum sesuai dengan prosedur penyimpanan yang berlaku.

Terdapat 2 sistem

penyimpanan di Kantor

Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yaitu, sistem

(9)

Peralatan kearsipan Perlindungan arsip Penyusutan arsip

- ada dua sistem penyimpanan yaitu: sistem klasifikasi dan sistem pokok masalah. ( Arupi)

1. Alat yang kami gunakan ada almari, rak arsip dan roll opact. ( Erwin)

- Ada roll opact, rak kayu, rak besi, alamari audio visual. ( Arupi)

2. peralatan yang kami miliki ada 82 pealatan yang terdiri dari : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual ( Erwin)

- 82 peralatan : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual. ( Arupi)

1. Untuk perawatan kami membersihkan arsip 1kali dalam satu minggu dengan menggunakan alkohol dan vacum cleaner. Untuk serangga kami melakukan fumigasi 1 tahun setiap 3 bulan 1 kali ( Erwin)

-

Untuk perawatanya kami lakukan 1 minggu 1 kali, menggunakan kemoceng dan vacumm cleaner untuk membersihkan debu.( Arupi

)

1. proses pemusnahan arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif disesuaikan dengan JRA berapa tahun masanya. Setelah habis masanya maka dilakukanya pemusnahan. Akan tetapi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung belum sama sekali melakukan pemusnahan arsip. ( Erwin)

- petugas kearsipan mencari deskripsi arsip yang akan dimusnahkan di daftar pertelaan arsip, setelah itu dicari masa aktifnya sesuai dengan JRA jika arsip tersebut telah habis masanya

klasifikasi dan sistem pokok masalah.

Pealatam yang digunakan, roll opact, rak kayu, rak besi dan alamari audio visual.

Jumlah peralatan yang digunakan 82. Terdiri dari 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual

Perawatan dilakukan 1 kali dalam satu minggu, untuk fumigasi 1 tahun dengan intensistas 3 bulan sekali.

Arsip yang sudah ajtuh tempo akan dilakukanya pemusnahan. Pemusnahan tersebut sesuai dengan jadwal retesi arsip.

(10)

Jumat-sabtu, 29-30 Agustus 2014

Pengunaan arsip

maka petugas melakukan pemusnahan.

1.

Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip umum, seperti peta dan foto-foto ( Rosid) - Jenis arsip yang saya pinjam di kantor

Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum ( Anita )

2.

Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam arsip menemui petugas arsip di unit kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip. ( Rosid)

- Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu peminjam. ( Anita )

3.

Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan arsip tersebut. Terkadang arsip yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut. ( Rosid)

- Hambatanya seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip. ? ( Anita)

4.

Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk menyimpan arsip jauh dengan unit kerja ( Rosid)

- sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja. ( Anita )

Prosedur peminjaman arsip sudah sesuai.

Lama waktu yang digunakan untuk menemukan kembali arsip menjadi salah satu hambatan petugas kearsipan.

Waktu yang digunakan untuk menemukan kembali arsip lama, karena faktor jarak penyimpanan arsip.

(11)

5.

ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja ( Rosid)

- untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. ( Anita)

6.

Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa denda dan kurungan ( Rosid)

- Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan. ( Anita )

Batasan waktu yang diberikan petugas kepada pengguna arsip yaitu maksimal 5 hari kerja.

Sanksi yang diberikan kepada peminjam yang menghilangkan arsip berupa teguran denda dan kurungan

Keterangan :

1. Erwin ( Petugas kearsipan) 2. Arupi ( Petugas kearsipan) 3. Rosid ( Pengguna arsip) 4. Anita ( Pengguna arsip)

(12)

Lampiran 3

DATA DISPLAY

Sistem pengelolaan arsip dinamis

Penciptaan

arsip Penggunaan Arsip

Pemeliharaan arsip Penyusutan arsip Pebuatan arsip Penerimaan arsip

Penataan arsip Penyimpanan arsip Pemindahan arsip Pemusnahan arsip Penyerahaan arsip Sistem klasifikasi Sistem pokok masalah

(13)

KETERANGAN DATA DISPLAY

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP  Penciptaan arsip

 Pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab

 Arsip dibuat untuk kegiatan perkantoran

 Arsip diserahkan untuk dijaga Makna :

 Arsip diciptakan guna untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam kegiatan perkantoran seperti perencanaan.

 Arsip diciptakan guna untuk memenuhi tanggung jawab dan pengambilan keputusan dalam kegiatan perkantoran.

 Arsip diserahkan kepada pihak intasi yang mengelola arsip untuk disimpan dan dijaga kelangsungan hidupnya.

 Penggunaan Arsip

 Tata cara yang digunakan untuk meminjam arsip

 Proses penemuan kembali arsip

 Jangka waktu peminjaman arsip Makna :

 Peminjam arsip yang igin menggunakan arsip untuk keperluanya wajib untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

 Cepat dan tidaknya proses penemuan kembali arsip tergantung dengan sewaktu melakukan proses penyimpan arsip.

 Waktu yang telah ditentukan oleh pihak terkait, selama peminjaman arsip tersebut berlangsung.

 Pemeliharaan arsip  Penataan arsip

(14)

 Kegiatan dalam penyelenggaraan kearsipan Makna :

 Sususan yang digunakan untuk proses penerimaan, pengawasan dan penyimpanan arsip.

 Kegiatan yang dilakukan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran baik secara langsung dan tidak secara langsung.

 Penyimpanan Arsip

 Penataan berkas arsip sesuai dengan sistem penyimpanan

 Peralatan dan perlengkapan kearsipan Makna :

 Tata cara yang digunakan oleh petugas kearsipan sewaktu melakukan penyimpanan arsip. sistem yang digunakan adalah sistem klasifikasi, sistem nomor, sistem abjad, sistem pokok masalah dan sistem wilayah.

 Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan yang digunakan untuk menyipan arsip yaitu, almari, rak dan lain-lain.

 Penyusutan Arsip

 Pemindahan arsip inaktif ke unit arsip

 Kegiatan menghancurkan arsip Makna :

 Arsip inaktif dipindahkan dari unit kerja, unit pengelola ke dopo arsip atau pusat penyimpanan arsip.

(15)

Lampiran 4

Dokumentasi peneliti tanggal 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014 Hasil wawancara dan observasi

No Tanggal wawancara

Hasil Wawancara Open coding

( pengkodean terbuka) Coding 1. 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014 Penciptaan arsip

Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai kearsipan yang bekerja di bagian pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mengenai pengelolaan arsip dari proses penyerahan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.

Peneliti menemukan beberapa fenomena mengenai pengelolan arsip di Kantor Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota

Temanggung diantaranya adalah : a. Pegawai kearsipan di Kantor

Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mendapatkan arsip yang masih kacau balau dari pihak penyerah arsip, sehingga petugas perlu melakukan pemilahan.

b. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih kurang sehingga di perlukan pengadaan peralatan.

c. Jumlah arsip yang semakin banyak, sehingga tempat

penyimpanan arsip

memungkinkan arsip tidak tersimpan semua.

d. Untuk mengurangi jumlah arsip, perlu diadakanya pemusnahan, akan tetapi pegawai masih belum berani melakukan pemusnahan. Peneliti melakukan wawancara kepada peminjaman arsip.

Arsip dipijamkan kepada pengguna arsip berdasarkan prosedur yang

Penyampaian informasi ( informasi passing)

Arsip yang diterima oleh kantor

Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung berupa arsip kacau sehingga perlu diadakan pengolahan

Penyerahan arsip ( PA)

(16)

2. 3. 4. Penggunaan arsip Pemeliharaan Arsip Peralatan Penyimpanan Penyusutan arsip

berlaku di Kantor Perpustakaan dan

Dokumentasi Daerah Kota

Temanggung.

Proses penggunaan arsip harus sesuai dengan prosedur yang berlaku disetiap pihak instasi yang terkait.

Peminjam mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan untuk meminjam arsip. Jumlah arsip yang dipinjam dapat disesuaikan dengan kebutuhan peminjam arsip. Batas waktu peminjaman arsip paling lama 5 hari kerja.

Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna menjaga kelangsungan hidup arsip.

Peralatan merupakan sarana dan prasarana yang menunjang guna terciptanya penyimpanan arsip yang jauh dari bahaya yang dapat menyebabkan rusaknya arsip.

Penyimpanan arsip merupakan tindak lanjut dari pemeliharaan arsip, supaya arsip yang disimpan terjaga kelangsungan hidupnya. Penyimpanan arsip dilakukan menggunakan sistem penyimpanan, supaya sewaktu melakukan proses pencarian kembali arsip, petugas tidak mengalami hambatan.

Penyusutan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna mengurai jumlah arsip yang disimpan.

Prosedur yang dibelakukan untuk pengguna arsip, supaya arsip yang dipinjamkan terjaga dan terhindar dari kehilangan.

Usaha ini dilakukan supaya informasi yang terkandung didalam arsip tersebut terjaga dari faktor-faktor yang menyebabkan

hilangnya arsip. Peralatan diadakan untuk mengaja arsip yang disimpan terhindar dari bahaya. Selain itu juga

merupakan sarana dan prasarana yang mendukung terselenggaranya kearsipan. Penyimpanan ini dilakukan guna mendapatkan kemudahan pencarian kembali arsip, apabila arsip tersebut akan dipergunakan.

Hal ini dikarenakan jumlah arsip yang semakin lama semakin

Prosedur peminjaman ( PP) Sarana dan prasarana ( SDP) Sistem penyimpanan ( SP) Volume arsip yang semakin

(17)

Pemusnahan arsip

Pemindahan arsip

Kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak instansi terkait untuk menghncurkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.

Pemindahan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan untuk meindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke depo arsip.

berkembang sehingga tempat dan peralatan tidak cukup untuk menyimpan arsip Kegiatan ini dilakukan guna untuk mengurangi jumlah arsip yang tersimpan, karena retesi arsip dudah jatuh tempo dan arsip tersebut tidak memiliki nilai guna arsip lagi. Kegiatan ini dilakukan supaya arsip inaktif yang terletak di unit kerja tidak tercampur dengan arsip aktif, sehingga perlu dilakukanya pemindahan arsip. bertambah ( VASB) Jadwal retesi arsip. ( JRA) Pencampuran arsip aktif dan inaktif

(18)

 Axial coding ( Pengodean Berporos), model hubungan kategori.

 Penyebab ketidak efektifan sistem penyimpanan yang diselenggarakan merupakan

penyebab sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik dan benar.

Penyebab ketidak efektif sistem penyimpanan

Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung

merupakan arsip kacau

Sistem penyimpanan arsip yang diselenggarakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah kota Temanggung

mempengaruhi pengelolaaan arsip yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip

Penataan dan penyimpanan arsip disesuaikan dengan prosedur yang berlaku

Usaha untuk menjaga

kelangsungan hidup arsip dengan mengadakan perawatan dan pemeliharan arsip

Pemeliharaan arsip yang terdiri dari penataan arsip dan penyimpanaan arsip belum terselenggara dengan baik karena faktor jarak dan tempat Lama waktu penemuan kembali arsip merupakan hambatan yang dialami oleh petugas kearsipan

(19)

 Selective coding ( pengkodean selktif)

Urutan kategori khusus

Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung Merupakan arsip kacau

Arsip kacau merupakan arsip yang masih bercampur antara arsip aktif dan arsip yang ingin diaktifkan sehingga perlu dilakukanya proses pemilahan

Sistem pengelolaan arsip yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip merupakan serangkaian kegiatan agar terselenggaranya sistem pengelolaan yang baik dan benar

Kegiatan ini dilakukan guna menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik dan benar

sesuai dengan tujuan

pengelolaanya adalah kemudahan dalam penemuan kembali arsip

Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan guna

memberikan kemudahan

pencarian serta menjaga isi dan nilai yang terkandung didalam arsip

Usaha yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna memelihara arsip dilakukan dengan cara melakukan kegiatan penyimpanan yang sesuai dengan prosedur

Sistem penyimpanan yang dilakukan harus memperhatikan tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan sehingga tidak efektif

(20)

Lampiran 5

Strategi Pengawasan Resiko

Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan prosedur penyimpanan

Pealatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih perlu diadakanya perbaikan secara kualitas dan kuantitas

Jangka waktu yang digunakan untuk menemukan kembali arsip lama, karena faktor tempat penyimpanan arsip yang jauh dati unit kerja

Fonemona yang menyebabkan sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik

Kemudahan dalam penemuan kembali arsip merupakan tujuan dari sistem pengelolaan arsip dan tujuan tersebut belum tercapai.

Sesuai prosedur

Belum sesuai dengan prosedur

Sistem penyimpanan arsip yang diselenggarakan sesuai dengan prosedur akan memberikan kemudahan dalam proses penemuan kembali arsip

Teori penyimpanan yang dikemukan oleh Zulkifli Amsyah