BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi dewasakini sangat berkembang
pesat sehingga berpengaruh terhadap bisnis di lemabaga pemerintah maupun lembaga swasta.
Memudahkan kita untuk mengakses informasi. Kebutuhan informasi sangat penting bagi suatu
lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Pada dasarnya kegiatan organisasi seperti
perencanaan, penganalisaan, perumusan dan pengambilan keputusan membutuhkan informasi.
Salah satu sumber informasi dalam lembaga atau organisasi adalah arsip. Di perkantoran
arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan interen.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam kegiatan adminitrasi karena arsip
merupakan catatan yang berbentuk tulisan yang berisisi keterangan-keterangan mengenai sebuah
objek. Berkembangnya ilmu teknologi berpengaruh terhadap betuk arsip. Bentuk arsip sekarang
tidak hanya berbentuk tulisan melainkan berbentuk audio visual seperti foto dan video. Penataan
arsip dengan baik dan benar dapat meminimalkan kesalahan suatu lembaga dalam proses
penemuan kembali arsip. Penataan arsip juga membatu suatu lembaga untuk mengambil
keputusan secara cepat dan tepat.
suatu subyek ( pokok permasalahan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang ( itu) pula”.1
Berdasarkan Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan,
pasal 1 ayat a dan b menetapkan yang dimaksut dengan arsip adalah :
a. “Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga Negaradan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan”
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun dan dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa”.2
Salah satu yang menjadi syarat utama arsip adalah arsip tersebut dapat ditemukan dengan
cepat apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan kembali artinya inti dari suatu kearsipan adalah
proses pencarian kembali arsip tersebut.Volume arsip yang semakin lama semakin berkembang
membuat para pegawai kearsipan merencanakan strategi penyimpanan arsip yang baik dan
benar. Menyimpan arsip harus sesuai dengan jumlah dan volume arsip. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan oleh suatu lemabaga harus mudah dilaksanakan tidak menimbulkan kesulitan
baik dalam penyimpanan, perawatan, maupun pencarian. Selain mudah dilaksanakan sistem
kearsipan harus mudah dimengerti oleh pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak
kesalahan dalam pelaksanaanya. Penyelenggaraan sistem kearsipan harus murah dan ekonomis
dalam artian tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya maupun penggunaan tenaga, peralatan
dan perlengkapan arsip.
Penyimpanan arsip sebaiknya tidak menggunakan tempat-tempat yang terlalu banyak dan
memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan apabila diperlukan.
1
Barsir Bartos, Manajemen Kerasipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2007, hal.1.
2
“selain itu penyimpanan arsip juga harus memperhatikan ruangan, suhu udara dan cahaya. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara. Kontrol suhu 18º sampai dengan 21º celcius. Ruangan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung”.3
Saat ini masih terdapat kantor swasta maupun pemerintah yang belum menerapkan sistem
kearsipan dengan baik dan benar. Seringkali kita jumpai arsip ditumpuk digudang, di meja
tempat kerja. Pemisahan arsip dilakukan untuk memisahkan arsip yang masih aktif dan arsip
yang sudah tidak dipakai lagi atau istensitas penggunaan arsip tersebut jarang atau disebut juga
arsip inaktif. Arsip aktif adan arsip inaktif dipisahkan sesuai dengan intensitas penggunaanya.
Setelah selesai dipisahkan arsip aktif dimasukan di filling cabinet dan diberi kode. Arsip yang
sudah menjadi arsip inaktif dimasukan kedalam tempat penyimpanan dan diberi nama lalu
disimpan ditempat yang telah ditentukan. Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan arsip
yang disimpan di unit kerja ditumpuk begitu saja. Beberapa faktor yang menyebabkan
kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya adalah arsip yang
semakin lama semakin berkembang sehingga membuat pegawai kearsipan kuwalahan dalam
menanganinya. Sewaktu merencanakan penataan arsip harus ada tenaga ahli yang menguasai
bidang kearsipan supaya dalam penataan tidak terjadi kesalahan yang akan mengakibatkan arsip
tersebut rusak atau hilang dan sulit menemukan kembali dalam proses pencarianya. Setiap
pegawai arsip harus dapat mengelola arsip dengan baik dan benar. Mengelola arsip tidaklah
mudah seperti yang kita bayangakan, pegawai kearsipan harus bisa memahami dan mengerti
tentang kearsipan. Menjadi seorang pegawai kerasipan haruslah orang-orang yang memiliki
tingkat ketelitian yang tinggi dan tidak mudah karena pegawai kerasipan harus mempunyai
sifat-sifat tertentu.
3
“ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh juru arsip dalam melaksanakan tugas filling agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien untuk itu sifat yang harus dimiliki adalah :
a. Ketelitian
b. Kerapian serta
c. Menguasai dalam bidangnya”.4
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah salah satu lembaga
yang mengelola arsip dan dokumentasi yang sangat penting. Terdapat beberapa seksi yang
bertugas dan masing-masing seksi memiliki tugas masing-masing untuk mengelola arsip.
Seksi-seksi yang bertugas di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
adalah :
1. Seksi tata usaha yang bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar.
2. Seksi perpustakaan yang bertugas melaksanakan regrestrasi anggota baru dan melayani
peminjaman buku.
3. Seksi kerarsipan yang bertugas menata arsip, melayani peminjaman arsip dan
mengembalikan arsip.
4. Seksi bina arsip yang bertugas mengontrol arsip dari pemindahan dan penyimpanan arsip
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar mudah menemukan
informasi arsip apabila arsip dibutuhkan.
1.2.Permasalahan
Kearsipan berperan penting dalam adminitrasi. Peranan penting kearsipan dalam adminitrasi
ialah sebagai pusat ingatan dan informasi dalam rangka melakukan kegiatan perkantoran seperti:
4
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian serta pertanggung jawaban dengan tepat. Menurut
Zulkifli Amsyah sistem penyimpanan kerasipan ialah:
“sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.".5
Sistem penyimpanan yang dipakai harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah
dan cepat ditemukan. Arsip ditata berdasarkan kegunaanya. Penataan arsip secara baik dan benar
akan memperlancar kegiatan yang dilakukan.
“Seharusnya letak bagian arsip dan tata ruang kearsipan terutama yang
dipusatkan hendaknya ditempatkan yang setrategis, kalau mugkin ditengah-tengah untuk memudahkan hubungan dengan semua bagian kantor itu. Hal ini perlu mendapatkan perhatian dengan maksud agar segala sesuatu bisa praktis dan mengurangi hambatan yang menekan waktu yang berharga dalam menempuh jarak perjalanan dari ruang ke
ruang yang agak jauh.” .6
Kenyataanya letak bagian pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung yang menggunakan azaz sentralisasi letak tempat antar ruangan satu
dengan ruangan yang lainya jaraknya jauh sehingga pada saat kantor memerlukan arsip untuk
kegiatan adminitrasi membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengambilan arsip. Semakin
lama arsip akan semakin bertambah volumenya sehingga dalam pengadaan peralatan dan
perlengkapan perlu diperhatikan. Fasilitas kearsipan yang masih perlu diperbaiki baik secara
kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak boks tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip sudah rusak belum diperbaiki. Dari segi kuantitas masih banyak arsip yang
disimpan di map-map yang berisi arsip dinamis aktif yang ditumpuk jadi satu dengan ruang
kerja.
5
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kerasipan,PT Gramedia Pustaka Umum, Jakarta,1991, hal.7.
6
Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan terdapat beberapa fonemena yang menyababkan
sistem pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
pengelolaan masih mengalami kendala yaitu :
1. Jumlah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung masih berupa kardus-kardus
yang ditumpuk-tumpuk dan masih banyak arsip yang disimpan di map-map.
2. Ruangan penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif tidak
diperhatikan kontrol suhu, kelembapan udara dan pencahayaan. Pemanfaatkan AC
sebagai alat pengukur suhu dan kelembaban belum optimal.
3. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip di Kantor perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung masih berupa ruang yang terbuka sehingga sinar
ultravilolet akan secara langsung masuk ke ruangan tersebut.
“seharusnya ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara, control suhu 18º sampai dengan 21º celcius, ruagan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung”.7
Jumlah arsip di unit-unit kerja dan unit sentral selalu berkembang dan menjadi banyak
sehingga memerlukan adanya pemusnahan. Arsip yang sudah jatuh tempo seharusnya
dimusnahkan dan dapat mengurai tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung saat ini masih mengadakan
pembinaan pegawai mengenai kearsipan dan pengadaan dana untuk memusnahkan arsip yang
sudah jatuh tempo.
7
Berdasarkan fenomena diatas peneliti merumuskan masalah penelitian ini adalah Bagaimana
pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung?
1.3.Tujuan Penelitian
Untuk mendeskripsikan bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan
dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
1.4. Signifikansi Penelitian
1.4.1. Signifikansi Teoritis
Penelitian ini diharapkan mendukung pendapat Zulkifli Amsyah yang menyatakan bahwa:
“sistem penyimpanan adalah cara yang digunakan dalam penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.”.8
1.4.2. Signifikansi Praktis
1. Bagi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
Penelitian ini diharapakan bisa memberikan masukan bahan referensi bagi Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung dalam mengelola arsip dinamis
inaktif secara baik dan berguna dan dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi
pegawai .
2. Bagi Peneliti
8
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi peneliti selanjutnya yang akan meneruskan
penelitian ini, sehingga dapat menjelaskan lebih lengkap tentang bagaimana pengelolaan
arsip dinamis inaktif.
1.5. Keterbatasan
penelitian dalam rangka penyusunan sekripsi peneliti membtasi ruang lingkup penelitian hanya
sebatas pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung. Hal ini dikarenakan keterbatsan waktu, biaya dan tenaga yang peneliti kerahkan.
