PEMENUHAN KEBUTUHAN INFORMASI
MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF PADA UNIVERSITAS DENGAN
MODUL KELULUSAN
Franky, Joscelin Djunaidi, Sebian Adi Arifani, Suparto
Darudiato
Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat, 53696969
[email protected]@[email protected]
Abstrak
At University, information about student graduation is an important information for executives to make a decision. Information that is delivered to executives is the summary from operational activity and it will be shown using Executive Information System tool. Presentation using EIS tool will be shown through dashboard that is customized with the information requirement of the university. The purposes are to analyze the university business process to get the information requirement that is relevant to the student graduation and to design an executive information system that can provide an accurately and obvious important information. The methods that are used are literature review,data collection, along with the discussion and design of executive information system. The design of executive information system is based on executive information system life cycle. The conclusion are dashboard is a tool that provides interactive information for executives that can be generated quickly and show the information for rapid decision making also with the development of executive information system application that show information report to help the executive determine better target achievement.
Pada universitas penyajian informasi kelulusan mahasiswa merupakan suatu informasi yang penting bagi eksekutif dalam mengambil keputusan. Informasi yang disajikan kepada eksekutif merupakan ringkasan dari kegiatan operasional yang ada yang kemudian ditampilkan dengan menggunakan Executive Information System tool. Penyajian menggunakan EIS tool akan ditampilkan melalui dashboard yang disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang diperlukan universitas. Tujuan dari penulisan ini yaitu menganalisis proses bisnis universitas untuk mendapatkan kebutuhan informasi yang berkaitan dengan kelulusan mahasiswa yang diperlukan dan merancang suatu sistem informasi eksekutif yang bisa memberikan informasi yang akan menampilkan secara jelas dan akurat informasi penting. Metode yang digunakan yaitu studi pustaka, pengumpulan data, beserta pembahasan dan perancangan sistem informasi eksekutif. Perancangan sistem informasi eksekutif berdasarkan sistem informasi eksekutif life cycle. Kesimpulan yang didapatkan yaitu dashboard merupakan suatu alat yang memberikan informasi yang interaktif kepada para eksekutif yang dapat dihasilkan dengan cepat dan menampilkan informasi untuk pengambilan keputusan secara cepat serta dengan pengembangan aplikasi sistem informasi eksekutif yang menampilkan laporan informasi memudahkan eksekutif dalam menentukan sasaran pencapaian yang lebih baik.
PENDAHULUAN
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, terdapat bagian yang membutuhkan kumpulan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, Pada universitas juga dibutuhkan pengambilan keputusan mengenai setiap langkah yang perlu diambil dan bagaimana tindaklanjut yang perlu dilakukan terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Di universitas terdapat bagian eksekutif yang melakukan pengambilan keputusan berdasarkan ringkasan data atau informasi yang disajikan dalam bentuk laporan.
Untuk itu bagian eksekutif membutuhkan sistem informasi yang mendukung penyuplaian data atau informasi yang diperlukan. Sistem informasi eksekutif mendukung pengolahan data operasional yang didapatkan dari transaksi operasional dan diolah menjadi data yang terorganisir secara baik dan teratur. Kemudian data tersebut disajikan dan diakses oleh pengguna dengan menggunakan sistem informasi eksekutif tool. Seperti yang dinyatakan dalam jurnal Kamaruddin & Razali (2011: 998), bahwa memiliki sistem informasi eksekutif untuk mengelola materi pendidikan merupakan suatu ide yang menjanjikan. Maka itu, dunia pendidikan terutama pada perguruan tinggi membutuhkan sistem informasi yang mendukung pengolahan data sehingga data atau informasi yang disajikan tersusun dengan baik untuk bagian eksekutif.
Bentuk tampilan dari pengolahan data menggunakan sistem informasi eksekutif berupa dashboard yang menampilkan ringkasan data dari data-data yang diolah, grafik yang mendukung penyajian perbandingan informasi yang diperlukan, beserta tampilan lain yang mempermudah bagian eksekutif dalam memahami informasi yang disajikan. Nurwidyantoro, Hakim, & Utomo (2013), penggunaan bentuk dashboard dapat memberikan sarana yang unik dan powerful untuk menampilkan informasi. Bentuk dashboard memudahkan level eksekutif melakukan komparisasi, analisa, serta menggarisbawahi variable-variabel penting untuk melihat kinerja, identifikasi kesempatan serta masalah yang terjadi.
Pada universitas, untuk penyajian informasi kelulusan mahasiswa merupakan suatu informasi yang penting bagi universitas tersebut dalam mengelola berjalannya operasional pada universitas. Sehubungan dengan dibutuhkannya informasi kelulusan tersebut yang perlu disajikan terhadap bagian eksekutif, maka dilakukan pembahasan mengenai sistem kelulusan yang dibutuhkan oleh bagian eksekutif dalam mengelola operasional baik dalam pengambilan keputusan maupun pemecahan solusi suatu permasalahn yang terjadi.
Adapun tujuan yang ingin dicapai yaitu menganalisis proses bisnis universitas untuk mendapatkan kebutuhan informasi yang berkaitan dengan kelulusan mahasiswa yang diperlukan dan merancang suatu sistem informasi eksekutif yang bisa memberikan informasi yang akan menampilkan secara jelas dan akurat informasi penting.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan yaitu studi pustaka, pengumpulan data, dan perancangan. • Studi pustaka
Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang besifat teoritis dari buku, jurnal, dan bahan tertulis lainnya yang berkaitan dengan topik universitas, sistem informasi, value shop, data warehouse, proses modeling, dan entity relationship diagram.
• Metodologi pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu melakukan observasi atau pengamatan terhadap keseluruhan universitas sehingga pengerjaan proyek akan sesuai dengan prosedur pada universitas umumnya.
• Metode perancangan
Metode Perancangan yang meliputi :
a. Pemodelan perangkat lunak dengan menggunakan beberapa UML diagram yaitu activity diagram, use case diagram, use case description diagram, dan deployment diagram. b. Perancangan star schema yang bersumber dari Connoly & Begg (2010).
c. Perancangan user interface dengan menggunakan konsep dashboard, mengacu pada karakteristik EIS dan EIS lifecycle.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan sistem informasi eksekutif berdasarkan sistem informasi eksekutif life cycle terbagi menjadi 6 bagian yaitu justification, planning, business analysis, system design, construction, dan deployment and release seperti pada gambar 1.
Gambar 1 EIS Lifecycle
(Sumber : Oktarina, Wibisono, & Wasladuddin, 2013)
Pada tahap justification mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang disesuaikan dengan lingkungan yang mendukung pembangunan sistem. Untuk mendapatkan kebutuhan bisnis yang diperlukan, maka dilakukan pengumpulan informasi mengenai kegiatan operasional pada universitas secara umum serta sistem berjalan sistem berjalan untuk modul kelulusan dan tujuan universitas, sehingga dihasilkan kebutuhan informasi yang diperlukan bagian eksekutif. Setelah didapatkan kebutuhan informasi yang diperlukan bagian eksekutif, maka dilakukan value shop analysis untuk mengidentifikasi permasalahan ataupun kebutuhan yang tidak terpenuhi yang disertai dengan penawaran solusi, cost-benefit analysis untuk menganalisis kebutuhan biaya yang digunakan dalam pengembangan sistem dari sisi hardware, software, dan development cost, dan risk-assessment untuk menganalisis resiko yang dihadapi beserta tawaran solusi. Kebutuhan informasi yang diperlukan bagian eksekutif yaitu:
1. Evaluasi persentase angka kelulusan mahasiswa.
Informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengetahui angka kelulusan, apakah mengalami penurunan atau tidak sehingga eksekutif dapat melakukan analisis apabila terjadi penurunan.
2. Persentase angka kelulusan mahasiswa yang tepat waktu.
Informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengukur apakah persentase kelulusan mahasiswa yang tepat waktu sudah memenuhi target. Asumsi bahwa 90% lulusan, lulus tepat waktu.
3. Persentase indeks prestasi kumulatif.
Informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengetahui apakah indeks prestasi kumulatif (IPK) para lulusan sudah memenuhi target. Asumsi bahwa 95% lulusan memiliki IPK lebih dari 3,00.
Pada tahap planning dilakukan analisis terhadap infrastruktur yang dimiliki universitas dalam pengembangan sistem informasi eksekutif dan membuat perencanaan proyek secara keseluruhan. Spesifikasi hardware bisa dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Spesifikasi Hardware Server dan Client
Hardware Server Client
Processor Intel® Xeon® Processor
E3-1220 (8M Cache, 3.10 GHz)
Intel® Core™ i3-4000M Processor (3M Cache, 2.40 GHz)
Hardisk 300GB SATA 7200 RPM 300GB SATA 7200 RPM
Memory (RAM) Dual Channel 2x4 GB 1x4 GB
Input Peripherals Keyboard and Mouse Keyboard and Mouse
Output Peripherals Monitor 17” and Printer Monitor 17” and Printer
Di samping itu, dilakukan evaluasi spesifikasi software dan database sebagai berikut : 1. Microsoft Windows Server 2008 R2 (OS Server)
2. Microsoft SQL Server 2008 (Database)
3. Microsoft Windows 7 Professional SP1 32/64-bit (OS Client) 4. Browser
Pada tahap business analysis mendefinisikan business needs dan project requirements yang disertai dengan solusi yang diusulkan, beserta pembangunan prototype aplikasi. Application prototyping akan dilakukan penggambaran bentuk dashboard. Pada gambar 2 dan 3 menampilkan bentuk contoh dashboard EIS kelulusan beserta dengan gauge performance.
Gambar 3 Gauge Performance Lulusan Tepat Waktu
Pada tahap system design yaitu melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibuat dengan menampilkan desain arsitektur EIS kelulusan. Desain arsitektur EIS kelulusan seperti pada tampilan gambar 4. Dalam tahap ini akan dilakukan perancangan star schema yang nantinya akan digunakan untuk dashboard serta mendeskripsikan keseluruhan metadata yang ada. Dalam tahap ini juga melakukan desain proses extract, transform, dan loading (ETL) yang kemudian dimasukkan ke dalam enterprise data warehouse.
Gambar 4 Desain Arsitektur EIS Kelulusan
Pada tahap construction dilakukan ETL development dengan menggunakan Oracle Warehouse Builder yang mengubah tabel operasional menjadi tabel dimensi dan beberapa tabel yang terkait transaksi menjadi tabel fakta yang dibutuhkan untuk menghasilkan data dengan cepat.
Pada tahap deployment and release dilakukan pengujian prototype kepada eksekutif terkait,sehingga bagian eksekutif dapa memberikan saran dan masukan terhadap sistem sehingga nantinya sistem dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan user. Pada tahap ini disertakan juga deployment diagram untuk menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi pada gambar 5.
deployment Deployment Diagram
Client
Brow ser
«device» :Application Serv er / Serv er 2008 R2
Univ ersity Resource Planning EIS Graduation Dashboard «deployment spec» Browser Specification {HT ML 5, CSS 3} «device» DB Serv er «Database» EISKELDB «deployment spec» MS SQL SERVER 2008
Gambar 5 Deployment Diagram
SIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan proses analisis dan perancangan Sistem Informasi Eksekutif dengan modul kelulusan pada universitas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dashboard merupakan suatu alat untuk memberikan informasi yang interaktif kepada para Eksekutif yang dapat dihasilkan dengan cepat dan menampilkan informasi untuk pengambilan keputusan secara cepat.
2. Dengan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Eksekutif yang menampilkan laporan informasi yang mudah diolah dan dipahami, dapat memudahkan Eksekutif dalam menentukan sasaran pencapaian yang lebih baik sehingga informasi dapat dilihat dari berbagai sudut pandang.
Agar sistem yang dirancang menghasilkan hasil yang maksimal, ada saran yang dapat diberikan kepada universitas yaitu sebagai berikut:
1. Membuat sistem dashboard ke tingkat operasional sehingga dapat menampilkan kegiatan operasional sehari-hari.
2. Mengembangkan sistem dashboard yang terotomatisasi secara real-time.
3. Mengembangkan Sistem Informasi Eksekutif dengan menggunakan data mart yang lebih terperinci sehingga dapat digunakan untuk per kampus
REFERENSI
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database System a Practical Approach to Design Implementation, and Management (5th ed.). Boston: Person Education.
Kamaruddin, M., & Razali, R. (2011). A Framework of Successful Executive Information System Development for Education Domain. American Journal of Applied Sciences , 8(10).
RIWAYAT PENULIS
Franky lahir di kota Tanjung Pinang pada 1 Juni 2992. Penulis menamatkan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Joscelin Djunaidi lahir di kota Singkawang pada 12 Oktober 1993. Penulis menamatkan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Sebian Adi Arifani lahir di kota Jakarta pada 1 Agustus 1992. Penulis menamatkan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
