BAB IV PELAKSANAAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT. INDUSTRI KEMASAN SEMEN GRESIK

(1)

49 BAB IV

PELAKSANAAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT. INDUSTRI KEMASAN SEMEN GRESIK

Pengendalian persediaan bahan baku merupakan hal yang penting bagi perusahaan, karena kegiatan ini merupakan kegiatan yang membantu untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan produksi perusahaan. Dalam pembahasan berikut ini penulis akan mendeskripsikan mengenai Pengendalian Persediaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi di PT. Industri Kemasan Semen Gresik. Sebagian data berasal dari hasil dari pengamatan langsung dan wawancara dengan beberapa pegawai PT. Industri Kemasan Semen Gresik. Pembahasan ini merupakan hasil pengamatan berdasarkan komponen-komponen serta hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian persediaan bahan baku untuk proses produksi di PT. Industri Kemasan Semen Gresik. Pengendalian Persediaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi di PT. Industri Kemasan Semen Gresik merupakan salah satu contoh kegiatan yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi dan akuntabilitas. Berdasarkan hasil wawancara dengan pelaksana PPIC PT. Industri Kemasan Semen Gresik Bpk. Adi Cahyo K pada tanggal 3April 2017 mengenai pengertian Pengendalian Persediaan Bahan Baku yaitu :

“Pengendalian Persediaan Bahan Baku adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengatur atau mengendalikan persediaan bahan baku untuk proses kegiatan produksi sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya”.

Dalam pelaksanaan Pengendalian Persediaan Bahan Baku menggunakan beberapa tahapan-tahapan seperti Tahapan Pengecekan Persediaan Bahan Baku, Tahapan Pengendalian Kegiatan Pengadaan Bahan Baku, Tahapan Pengendalian Kegiatan Penerimaan Bahan Baku, Tahapan Pengendalian Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku, dan Tahapan Pengendalian Kegiatan Pendistribusian Bahan baku. commit to user commit to user

(2)

Berikut beberapa tahapan-tahapan dalam pelaksanaan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi di PT. Industri Kemasan Semen Gresik:

A. Tahapan Pengecekan Persediaan Bahan Baku

Bagan 4.1 Tahapan Pengecekan Persediaan Bahan Baku

Sumber : PT. Industri Kemasan Semen Gresik

Dalam tahapan ini pelaksanaan pengendalian persediaan bahan baku diawali dengan melakukan pengecekan persediaan bahan baku yang tersimpan di gudang terlebih dahulu. ”Menurut Karyawan Bagian Produksi langkah-langkah pengendalian dalam melaksanakan kegiatan pengecekan persediaan bahan baku sebagai berikut : (wawancara tanggal 7 April 2017)”.

1. Mengecek ulang data dalam stock name disetiap bahan baku.

2. Mengecek kondisi bahan baku yang tersedia. (rusak atau tidaknya bahan baku).

3. Melakukan pencocokan bahan baku yang tersedia dengan data dalam stock name.

Pengecekan Kondisi

Tahapan Kegiatan Pengadaan Bahan Baku

Pencatatan Data

Pengecekan Persediaan

Pengecekan Data

commit to user commit to user

(3)

4. Mencatat jumlah sisa bahan baku yang tersedia.

Setelah itu dilakukan proses pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan pengecekan persediaan bahan baku, sebagai berikut:

Bagan 4.2 Proses Pengawasan Kegiatan Pengecekan Persediaan Bahan Baku

Sumber : PT. Industri Kemasan Semen Gresik a. Mengawasi Cara Pengecekan Bahan Baku yang Tersedia

Melakukan pengecekan kembali bahan baku di gudang dengan melihat data jumlah bahan baku yang masih tersedia di Stock Name untuk mengetahui apakah persediaan bahan baku minim atau cukup untuk proses produksi.

b. Mencatat Data Jumlah Bahan Baku di Stock Name

Dalam pengawasan ini pengawas melihat kembali catatan data dari jumlah bahan baku untuk dicocokan kembali dengan stock name bahan baku yang ada agar tidak adanya kekeliruan.

Mengawasi Proses Pengecekan

Membuat Laporan Hasil Proses

Pengecekan Persediaan

Hasil Persediaan TIDAK CUKUP

Hasil Persediaan

CUKUP

Mengadakan Proses Pengadaan

Barang

Mencatat Hasil Proses Pengecekan

Persediaan

(4)

c. Membuat Laporan Hasil Pengecekan Persediaan Bahan Baku ke Bagian Logistik

Laporan yang telah dibuat akan dicek kembali oleh pengawas logistik untuk melihat data-data dalam laporan sesuai tidaknya dengan data yang asli dalam stock name.

d. Jika persediaan bahan baku minim maka diadakan pelaksanaan pengadaan bahan baku, dan jika persediaan bahan baku cukup maka tidak dilakukan pelaksanaan pengadaan bahan baku.

B. Tahapan Pengendalian Kegiatan Pengadaan Bahan Baku

Bagan 4.3 Tahapan Pengendalian Kegiatan Pengadaan Bahan Baku

Pelaksanaan pengendalian pada tahap ini dengan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan barang. Menurut Karyawan Bagian Logistik langkah-langkah melaksanakan kegiatan pengadaan bahan baku sebagai berikut:

1. Jika hasil laporan persediaan bahan baku tersisa minim.

2. Membuat surat permintaan pembelian bahan baku.

Hasil Persediaan Bahan Baku

Minim Membuat Laporan

Hasil Proses Pengecekan Persediaan

Tahapan Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Membuat Lap.

Pengadaan Barang

Membuat Surat Order Pembelian

(5)

3. Membuat laporan pengadaan bahan baku kepada bagian logistik dan bagian produksi untuk diminta persetujuan.

4. Membuat surat order pembeliaan bahan baku.

Setelah itu maka dilakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan pengadaan bahan baku, sebagai berikut:

Bagan 4.4 Proses Pengawasan Pengadaan Bahan Baku

Sumber : PT. Industri Kemasan Semen Gresik a. Mengawasi Proses Pengadaan Bahan Baku

Melakukan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan bahan baku agar prosesnya sesuai dengan tata cara yang ada.

b. Mengecek Kembali Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku

Surat permintaan pembeliaan dilakukan pengecekan data-data bahan baku yang akan dibeli, untuk melihat data pembelian sesuai tidak dengan kebutuhan.

Mengawasi Proses Pengadaan Bahan

Baku

Mengecek Lap.

Permintaan Pembelian

Mengecek Lap.

Pengadaan Bahan Baku

Mengecek Surat Order Pembelian

Bahan Baku

(6)

c. Mengecek Laporan Pengadaan Bahan Baku

Mengecek laporan pengadaan bahan baku apakah sudah mendapatkan persetujuan atau tidak di gudang, dan mengecek isi dari laporan pengadaan bahan baku tersebut.

d. Mengecek Surat Order Pembelian Bahan Baku

Melakukan pengecekan surat Order untuk mengetahui jumlah bahan baku yang akan diadakan di dalam surat Order tersebut sesuai tidaknya dengan jumlah bahan baku yang ada di surat Order pembelian bahan baku.

C. Tahapan Pengendalian Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Bagan 4.5 Tahapan Pengendalian Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Menerima Barang Order

Membuat Berita Acara

Mengecek Bahan Baku Membuat Lap.

Penerimaan Bahan Baku

Tahapan Kegiatan Penyimpanan

Bahan Baku

(7)

Pelaksanaan pengendalian pada tahap ini dengan melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan penerimaan bahan baku. Menurut Karyawan Bagian Logistik langkah-langkah melaksanakan kegiatan penerimaan bahan baku sebagai berikut:

1. Menerima Barang Order.

2. Membuat Berita Acara.

3. Melakukan Pengecekan Bahan Baku.

4. Membuat Laporan Penerimaan Bahan Baku.

Setelah itu maka dilakukan pengawasan terhadap berikut pelaksanaan kegiatan penerimaan bahan baku, sebagai berikut:

Bagan 4.6 Proses Pengawasan Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Mengawasi Proses Penerimaan Bahan

Baku Mengecek

Berita Acara

Memeriksa Bahan Baku

Memeriksa Lap.

Penerimaan Bahan Baku

(8)

a. Mengawasi Proses Penerimaan Bahan Baku

Mengawasi proses ini supaya prosesnya sesuai dengan tatacara yang ada, mulai dari pembongkaran barang sampai pengecekan bahan baku awal sebelum bahan baku siap disimpan. Pengecekan awal dilakukan untuk mengecek jumlah bahan baku yang datang sesuai tidak dengan surat order bahan baku.

b. Mengecek Berita Acara

Mengecek berita acara yang telah dibuat oleh bagian logistik. Apakah isi dari berita acara tersebut sesuai tidak dengan data kedatangan bahan bakunya.

c. Memeriksa Bahan Baku yang Datang

Pemeriksaan ini untuk mengetahui apakah bahan baku yang datang sesuai dengan surat order, mulai dari pengecakan jumlah bahan baku yang diadakan, dan jenis-jenis bahan bakunya.

d. Memeriksa Laporan Penerimaan Bahan Baku

Pengecekan ini untuk mengetahui isi dari data laporan penerimaan bahan baku sesuai atau tidak dengan data bahan baku yang datang.

D. Tahapan Pengendalian Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku

Bagan 4.7 Tahapan Pengendalian Kegiatan Penyimpana Bahan Baku

Sumber : PT. Industri Kemasan Semen Gersik

Menyimpan Bahan Baku

Mendata Bahan Baku yang

Disimpan

Memberi Tanggal Bahan Baku yang

Disimpan Tahapan

Kegiatan Penndistribusian

Bahan Baku

(9)

Pelaksanaan pengendalian pada tahap ini dengan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan penyimpanan bahan baku. Menurut karyawan bagian logistik langkah-langkah melaksanakan kegiatan penyimpanan bahan baku sebagai berikut:

1. Penyimpanan bahan baku disimpan sesuai dengan letak yang ditentukan.

2. Barang yang disimpan dicatat kedalam Stock Name yang terletak di depan tempat penyimpanan.

3. Barang yang disimpan diberikan tanggal barang penyimpanan.

Setelah itu maka dilakukan pengawasan terhadap berikut pelaksanaan kegiatan penyimpanan bahan baku, sebagai berikut:

Bagan 4.8 Proses Pengawasan Penyimpanan Bahan Baku

a. Melakukan Pengawasan Terhadap Proses Penyimpanan Bahan Baku Mengawasi proses peyimpanan supaya proses penyimpanan sesuai dengan tatacara penyimpanan.

b. Mengecek Bahan Baku yang Telah Disimpan

Mengawasi bahan baku yang telah disimpan mulai dari pengecekan terhadap kerapian bahan baku yang disimpan. Mulai dari tata letak atau posisi, pembungkus bahan baku dan data tanggal penyimpanan bahan baku.

Mengawasi Proses Penyimpanan

Bahan Baku

Mengecek Bahan

Baku yang Telah Disimpan

Melakukan Pengecekan Data

(10)

c. Melakukan Pengecekan Data Pada Stock Name

Mengawasi pengisisan data stock name dengan cara mengecek masing- masing stock name yang terletak di depan masing-masing bahan baku yang disimpan. Apakah data yang didalam stock name Sesuai dengan data jumlah bahan baku yang tersedia.

d. Jika penyimpanan tidak sesuai posisi atau tidak rapi, akan dilakukan peneguran terhadap pihak logistik.

E. Tahapan Pengendalian Kegiatan Pendistribusian Bahan Baku

Bagan 4.9 Tahapan Pengendalian Kegiatan Pendistribusian Bahan Baku

Mengawasi Proses Pendistribusian

Bahan Baku

Mengecek Issue Tiket Bahan

Baku

Mengecek Bahan Baku Sebelum Didistribusikan

Mengecek Penyimpanan dan Pembukuan

(11)

Pelaksanaan pengendalian pada tahap ini dengan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pendistribusian bahan baku, berikut langkah-langkah pengendalian pelaksanaan kegiatan pendistribusian bahan baku:

1. Menerima formulir pengambilan bahan bakuya itu issue tiket.

2. Menyiapakan bahan baku yang akan diberikan sesuai issue tiket.

3. Bahan baku dicek terlebih dahulu.

4. Pemberian bahan baku.

5. Issue tiket disimpan untuk arsip dan pembukuuan.

Setelah itu maka dilakukan pengawasan terhadap berikut pelaksanaan kegiatan pendistribusian bahan baku, sebagai berikut:

Bagan 4.10 Proses Pengawasan Pendistribusian Bahan Baku

Mengawasi Proses Kegiatan Pendistribusian

Mengecek Penyimpanan

Issue Tiket

Mengecek Bahan Baku yang

Diberikan Mengecek Surat

Permintaan Bahan Baku

Penyimpanan dan Membuat Pembukuan

(12)

a. Mengawasi Proses Kegiatan Pendistribusian Bahan Baku

Melakukan pengawasan terhadap proses pendistribusian bahan baku agar pelaksanaannya sesuai dengan tatacara yang ada, mulai dari penerimaan formulir permintaan sampai dengan pemberian bahan baku.

b. Mengecek Surat Permintaan Bahan Baku

Pengawasan ini melakukan pengecekan terhadap formulir permintaan bahan baku yang akan diberikan kepada bagian pendistribusi bahan baku, mengecek apakah formulir permintaan diisi dengan benar atau tidak dan mengtahui bahn baku apa saja yang diminta.

c. Mengecek Bahan Baku yang Diberikan

Melakukan pengawasan terhadap bahan baku yang akan diberikan, dengan melakukan pengecekan bahan baku, mulai dari jumlah bahan baku dan jenisnya sesuai atau tidak dengan bahan baku didalam formulir permintaan.

d. Mengecek Penyimpanan Issue Tiket dan Membuat Pembukuan

Melakukan pengawasan terhadap proses penyimpanan issue tiket sebagai arsip serta sebagai bahan pembuatan pembukuan data bahan baku yang keluar dari gudang.

Dalam pelaksanaan proses pengendalian bahan baku di perusahaan ini juga tidak lepas dari beberapa kendala-kendala yang dapat menghambat proses pelaksanaan kegiatan ini. Berikut kendala-kendala yang terdapat di dalam proses pengendalian persediaan bahan baku ialah:

a. Sering terjadinya kehabisan persediaan bahan baku, kendala ini terjadi karena adanya keterlambatan penerimaan bahan baku dari supplier bahan baku.

b. Adanya keterlambatan penerimaan bahan baku dalam proses pengadaan bahan baku. Keterlambatan ini terjadi karena adanya gangguan diluar teknis seperti cuaca, dan kemacetan di jalur pengiriman.