Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) PABRIK KELAPA SAWIT (PKS) RAMBUTAN
WESLY SIMANJUNTAK
DOSEN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine and analyze the sales accounting information system at PT.
Plantation Nusantara III (Persero) Palm Oil Mill (PKS) Rambutan. The type of data used in this study is secondary data. The data is sourced from PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Palm Oil Mill (PKS) Rambutan in the form of the history of the establishment of the company, picture of the organizational structure, sales data and sales accounting information system. The data analysis technique used is descriptive method and comparative method. Based on the discussion of the results of the study, it is known that the parts involved in the sale of PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Rambutan Palm Oil Mill (PKS) is a buyer, marketing department, logistics department, finance department and accounting department. The functions related to the sales accounting information system are marketing functions, warehouse functions, shipping functions and accounting functions. Sales of PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Palm Oil Mill (PKS) Rambutan in 2015 and 2017 has decreased, while in 2014 and 2016 has increased. Sales accounting information system at PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Oil Palm Plant (PKS) Rambutan has not been implemented effectively.
Keywords: Sales Accounting Information System PENDAHULUAN
Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem tersusun dari sub-sub sistem yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sub sistem termasuk sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung fungsi operasional dan pengambilan keputusan manajemen, sehingga dapat mencegah memungkinkan terjadinya pelaksanaan operasional yang tidak sehat. Untuk itu, perusahaan harus menetapkan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhannya, agar perusahaan dapat beroperasi secara efektif dan efisien.Sistem informasi akuntansi merupakan sistem formal yang utama dalam perusahaan. Sistem informasi formal adalah suatu sistem yang menjelaskan secara tertulis tentang tanggung jawab pembuatan informasi. Transaksi-transaksi finansial yang terjadi dikomunikasikan melalui sistem informasi akuntansi pada pihak yang berkepentingan berupa laporan-laporan kegiatan. Pada perusahaan yang berorientasi laba, penjualan merupakan kegiatan utama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam rangka menunjang kegiatan penjualan, manajer penjualan sangat membutuhkan informasi mengenai penjualan sebagai dasar pengambilan keputusan.Penjualan merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai. Penjualan tunai terjadi ketika pembeli melakukan pemesanan barang atau jasa, dan langsung membayarnya sebelum barang dan jasa tersebut diterimanya kepada kasir. Dalam sistem penjualan secara kredit, pembeli mengorder barang atau jasa dengan membayar sebagian dari total harga barang yang diorder, dan sebagian lagi dibayar dengan mencicil sesuai dengan perjanjian antara perusahaan dengan pembeli. Setiap fungsi yang terlibat dalam kegiatan penjualan harus dipisahkan secara jelas dan transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai selesai oleh satu fungsi, agar kemungkinan penyelewengan dapat dihindari sedini mungkin.\
KAJIAN PUSTAKA
Manurut Hall (2011:201), ”aktivitas pengawasan siklus penjualan meliputi pengesahan transaksi, pemisahan tugas, supervisi, pencatatan akuntansi, pengendalian akses dan verifikasi independen”.
Ringkasan dari pengawasan siklus penjualan disajikan pada tabel berikut:
Tabel 1
Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
Ringkasan dari Pengawasan Siklus Penjualan No. Aktivitas
Proses persetujuan Penerimaan kas pengawasan
1 Pengesahan Pemeriksaan kredit Daftar pembayaran transaksi Kebijakan retur (daftar uang)
2 Pemisahan Kredit dipisahkan dari Penerimaan kas dipisah tugas pemrosesan, pengawasan daripiutang dan rekening persediaan dipisah dari gudang, kas, buku besar piutang buku besar pembantu piutang dipisah dari buku besar
dipisah dari buku besar umum umum
3 Supervisi Supervisi kepada karyawan Departemen penerimaan
dokumen
4 Pencatatan Pesanan pembelian, jurnal Dokumen pembayaran, akuntansi pembelian, buku besar pembantu cek, daftar jurnal piutang, rekening kontrol pembayaran, penerimaan piutang, buku besar pembantu kas, buku besar piutang, persediaan, pengawasan rekening kontrol piutang persediaan, rekening penjualan dan rekening kas
(buku besar)
5 Pengendalian Akses secara fisik ke Departemen pengiriman, akses persediaan, akses ke catatan departemen penagihan akuntansi, akses secara fisik ke dan buku besar umum
kas, akses ke catatan akuntansi
6 Verifikasi Departemen pengiriman, Penerimaan kas, buku independen departemen penagihan dan buku besar umum dan
besar umum rekonsiliasi bank
Sumber : James A Hall. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Pertama,
Jakarta: Salemba Empat, (2011:202).
1. Pengesahan transaksi
Tujuan dari pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang sah yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Pemilik sangat berkepentingan dengan prosedur pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit akan menggunakan berbagai macam teknik dan tes. Kompleksitas dari prosedur pemberian kredit akan sangat bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan dan materialitas dari transaksi. Diperlukan persetujuan khusus untuk keadaanyang sangat khas misalnya untuk pelanggan baru yang mengajukan permohonan kredit dan memerlukan waktu yang agak lama. Bagaimanapun juga, keputusan yang bersifat umum yang tidak melebihi kewenangan karyawan dapat diberikan dengan cepat. Sekali kredit disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut. Departemen kredit mengesahkan proses pengembalian barang dagangan. Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian barang. Kebanyakan organisasi mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui kebijakan pengembalian kas dan kredit untuk rekening pelanggan.
METODE PENELITIAN
Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan yang berlokasi di Desa Paya Bagas Kecamatan Rambutan, Kotamadya Tebing Tinggi, Provinsi Sumatera Utara.
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan adalah:
1. Metode deskriptif dilakukan dengan mengumpulkan data, menggolongkan, menginterpretasikan, menganalisis, sehingga diperoleh gambaran atau keterangan yang lengkap mengenai masalah yang dihadapi perusahaan.\
2. Metode komparatif.
Metode komparatif dilakukan dengan membandingkan antara sistem informasi akuntansi penjualan menurut perusahaan dengan teori yang berlaku secara umum. Dari hasil perbandingan tersebut dapat diketahui masalah yang dihadapi pada objek penelitian.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Penjualan komoditas pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan dilakukan melalui mekanisme tender yang diselenggarakan secara terjadwal mulai hari Senin – Jum’at jam 15.00 wib. Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan terdiri dari sub sistem informasi bisnis mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasikan, membuat dokumen mulai dari pelaksanaan lelang dan tender, menerima order penjualan sampai timbulnya piutang usaha dan penerimaan kas. Dalam kegiatan penjualan ada beberapa fungsi yang terlibat yaitu: ungsi pemasaran,Fungsi pemasaran bertanggungjawab dan bertugas menerima order dari pembeli, mengundang calon pembeli untuk mengikuti tender, membuat perjanjian kontrak penjualan dan faktur penjualan, serta menentukan tanggal pengiriman barang yang telah diorder sesuai alamat yang diberikan oleh pembeli.Fungsi gudang,Fungsi gudang bertugas dan bertanggungjawab untuk mengkoordinir dan mengendalikan persediaan komoditi dan mempersiapkan barang yang diorder pembeli serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi gudang ini selalu membuat laporan persediaan barang secara rutin.Fungsi pengiriman,ngsi pengiriman bertanggungjawab dan bertugas untuk melaksanakan dan mengendalikan proses pengiriman barang yang diorder pembeli.
Kuantitas komoditi yang dikirimkan sesuai dengan kontrak dan faktur penjualan yang diterima dari bagian pemasaran, Fungsi penagihan,Fungsi penagihan bertugas dan bertanggungjawab atas penagihan piutang usaha yang telah mencapai tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai yang disepakati dalam kontrak penjualan.Fungsi akunta,Fungsi akuntansi berrtanggungjawab untuk mencatat penjualan ke dalam buku besar, jurnal penjualan serta jurnal penerimaan kas.
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) PKS Rambutan merupakan salah Badan Usaha Miliki Negara (BUMN) yang bergerak di perkebunan dan memasarkan berbagai komoditi yaitu minyak sawit (crude palm oil), inti sawit (palm kernel), palm kernel oil dan palm kernel meal. Produk yang dihasilkan dipasarkan ke dalam negeri dan ke luar negeri melalui ekspor. Negara-negara tujuan ekspor minyak kelapa sawit pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan adalah China, Pakistan, Afrika, Asia Selatan, Afganistan, India, Uni Eropa dan Amerika. Kegiatan ekspor dapat menambah devisa negara serta memperluas pangsa pasar perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan sebagai salah satu bagian dari keseluruhan sistem informasi akuntansi yang dirancang dan diimplementasikan mengenai tahap-tahap atau tata cara kegiatan penjualan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan,
Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
perusahaan dapat mengidentifikasi apabila terjadi masalah atau kesalahan yang menimbulkan risiko kerugian bagi perusahaan. Dalam sistem informasi akuntansi penjualan, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) PKS Rambutan menetapkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam kegiatan penjualan.Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, maka perusahaan mampu mengendalikan kegiatan penjualan secara efektif. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) PKS Rambutan telah menetapkan kebijakan bahwa setiap terjadi transaksi penjualan tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang atau satu bagian tanpa campur tangan bagian lainnya. Hal ini dilakukan untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang efektif. Setiap kontrak penjualan dan faktur penjualan memiliki nomor urut tercetak dan penggunaannya harus dipertanggungjawabkan oleh bagian pemasaran. Dalam struktur organisasi, perusahaan telah menetapkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam kegiatan penjualan. Suatu bagian tidak boleh melaksanakan suatu transaksi penjualan tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang dan pelaksanaan tugasnya harus dipertanggungjawabkan kepada atasannya.Fungsi yang terkait dengan sistem informasi penjualan adalah fungsi pemasaran, fungsi gudang, fungsi pengiriman atau logistik, fungsi keuangan dan fungsi pembukuan. Fungsi pemasaran diberikan otorisasi untuk menerima order dari pembeli, mengundang calon pembeli mengikuti tender, membuat perjanjian kontrak penjualan dan faktur penjualan, serta menentukan tanggal pengiriman barang yang telah diorder pembeli. Fungsi gudang diberikan otorisasi untuk mengkoordinir, mengendalikan persediaan, mempersiapkan pengiriman barang yang diorder pembeli serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Setiap pengeluaran barang dicatat dalam kartu stock dan penambahan barang dari pabrik kelapa sawit akan menambah persediaan komoditi.
Fungsi gudang membuat rekapitulasi harga pokok penjualan. Fungsi pengiriman diberikan otorisasi untuk melaksanakan pengiriman barang yang diorder pembeli sesuai yang tercantum dalam perjanjian kontrak penjualan. Pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran, bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan dan surat tagihan kepada pembeli yang bertujuan untuk mengingatkan pelanggan mengenai tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai yang tercantum dalam kontrak penjualan. Fungsi akuntansi diberikan otorisasi untuk mencatat penjualan ke dalam jurnal dan penerimaan kas. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan adalah laporan hasil tender, kontrak penjualan, bukti penyerahan barang, bukti penerimaan kas.
Bagian-bagian yang terlibat dalam proses penjualan adalah pembeli, bagian pemasaran, bagian logistik, bagian pembukuan dan bagian pembukuan. Sistem penjualan yang diterapkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan melalui tender. Kegiatan penjualan dimulai dengan adanya pembeli yang mendaftarkan diri menjadi peserta tender melalui bagian pemasaran. Jika memenangkan tender, bagian pemasaran membuat laporan hasil tender dan perjanjian kontrak penjualan dengan mencantumkan kuantitas dan harga komoditi yang diorder, serta syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berdasarkan kontrak penjualan, bagian logistik mengirimkan order sesuai dengan kuantitas yang diorder. Bagian keuangan menerima laporan hasil tender, kontrak penjualan dan faktur penjualan dari bagian pemasaran, kemudian melakukan verifikasi untuk mengecek kebenaran bukti-bukti transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh bagian pemasaran. Jika bukti-bukti transaksi tersebut dinilai sudah benar, maka seluruh bukti-bukti transaksi diserahkan ke bagian pembukuan untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal penjualan, buku besar dan jurnal penerimaan kas. Dari tabel 4.1, terlihat bahwa penjualan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan tahun 2015 dan tahun 2017 mengalami penurunan, karena penjualan lokal turun dan tahun 2017 perusahaan tidak mengekspor minyak sawit ke luar negeri. Sedangkan penjualan yang dicapai tahun 2014 dan tahun 2016 mengalami peningkatan, karena terjadinya kenaikan volume dan harga jual. Berdasarkan informasi yang diperoleh saat dilakukan observasi langsung diketahui bahwa order pelanggan kadang tidak sesuai dengan kualitas kelapa sawit yang dikirimkan sampel dan kontrak penjualan. Selain itu, pembeli juga kadang merasa kecewa karena order kadang tidak diterima tepat waktu sesuai yang dijanjikan perusahaan. Selain itu, bukti-bukti transaksi kadang terlambat sampai ke bagian pembukuan. Akibatnya, terdapat perbedaan tanggal terjadinya transaksi dengan tanggal pencatatan ke dalam buku besar, jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan pada
Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan belum terlaksana secara efektif. Dengan demikian hipotesis diterima.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan hasil penelitian yang telah dilakukan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa:
1. Bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan adalah pembeli, bagian pemasaran, bagian logistik, bagian keuangan dan bagian pembukuan. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan adalah fungsi pemasaran, fungsi gudang, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
2. Penjualan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan tahun 2015 dan tahun 2017 mengalami penurunan, sedangkan tahun 2014 dan tahun 2016 mengalami peningkatan.
3. Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Rambutan belum terlaksana secara efektif. Dengan demikian hipotesis diterima.
Saran
Adapun saran yang diberikan sebagai bahan pertimbangan kepada pimpinan perusahaan adalah:
1. Sebaiknya perusahaan memperketat pengendalian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang terlibat dalam kegiatan penjualan.
2. Untuk menciptakan sistem informasi akuntansi penjualan yang lebih efektif, sebaiknya perusahaan menetapkan dan menggambarkan dalam struktur organisasi mengenai bagian- bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan. Setiap bagian yang terlibat dalam kegiatan penjualan, harus didasarkan atas otorisasi dari pejabat yang berwenang dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada atasannya masing-masing.
DAFTAR PUSTAKA
Anggadini,2011. Sistem Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta: Penerbit Andi.
Anthony, Robert dan Govindarajan, Vijay. 2015. Management Control System (Sistem Pengendalian Manajemen), Alih Bahasa: FX. Kurniawan Tjakwala, Buku Satu, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Diana, Anastasia dan Setiawati, Lilis. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Hall, James A., 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Alih Bahasa:
Thomson Learning Asia, Edisi Pertama, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mulyadi, 2011. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Jakarta:
Penerbit Salemba Empat.
Mursyidi, 2014. Akuntansi Biaya: Conventional Costing, Just In Time, dan Activity Based Costing, Cetakan Pertama, Jakarta: Penerbit Refika Aditama.
Jurnal Ilmiah Maksitek ISSN: 2548-429X
Vol. 4, No. 1, Maret 2019
Narko, 2014. Sistem Akuntansi: Dilengkapi dengan Soal Jawab, Cetakan Keempat, Yogyakarta: Penerbit Yayasan Pustaka Nusatama.
Reeve, James M; Warren, Carl S dan Duchac, Jonathan E., 2011. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia, Buku Satu, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2013. Accounting Information Systems: Sistem Informasi Akuntansi, Buku Kedua, Edisi Kesembilan, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Sugiyono, 2012. Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Keenam, Bandung:
Alfabeta.
