KATA PENGANTAR. Jakarta, Juni Tim Pelaksana. Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 2021

(1)

(2)

Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR | 2021

KATA PENGANTAR

Pertama-tama puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas tersusunnya Laporan Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR Tahun Anggaran 2021. Laporan ini merupakan catatan dari rangkaian penyelenggaraan kegiatan sebagaimana tercantum dalam Kerangka Acuan Kerja yang telah disusun pada awal masa tahun anggaran.

Pelaksanaan kegiatan dan pembuatan laporan ini tidak terlepas dari bantuan pihak terkait. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terkait atas bantuannya dalam rangka pelaksanaan kegiatan ini, sehingga dapat diselesaikan dengan baik dan lancar sesuai jadwal yang direncanakan.

Kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Oleh sebab itu kami mengharapkan masukan, kritik dan saran dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang sama untuk peningkatan kedepannya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, Juni 2021

Tim Pelaksana

(3)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………...

DAFTAR ISI ……….

BAB I PENDAHULUAN ……….

1.1 Latar Belakang ……….

1.2 Maksud dan Tujuan ……….

1.3 Ruang Lingkup ……….

1.4 Waktu Pelaksanaan ……….

1.5 Manfaat yang diharapkan ……….

BAB II

PELAKSANAAN FOCUS GROUP DISCUSSIONS (FGD)

PEMBENTUKAN PELAYANAN PUBLIK TERINTEGRASI KEMENTERIAN PUPR

……….

BAB III PENUTUP ……….

3.1 Kesimpulan ...

3.2 Saran ...

(4)

3 Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR |2021

BAB I PENDAHULUAN

I.1. LATAR BELAKANG

Tata kelola pemerintahan yang baik adalah prasyarat utama pembangunan nasional. Pemerintah sebagai agen penyedia pelayanan publik dituntut untuk selalu memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat. Kualitas tata kelola pemerintahan akan sangat mempengaruhi pelaksanaan program-program pembangunan nasional. Semakin baik tata kelola pemerintahan suatu negara, semakin cepat pula perputaran roda pembangunan nasional.

Meskipun sampai saat ini service delivery masih seringkali menjadi masalah dalam penyelenggaraan pelayanan publik oleh pemerintah, namun pemerintah terus berupaya memperbaiki kualitas pelayanannya, salah satu moment tersebut melalui Reformasi Birokrasi. Reformasi Birokrasi diharapkan menghasilkan karakter birokrasi yang berkelas dunia (world class bureaucracy) yang dicirikan dengan beberapa hal, yaitu pelayanan publik yang semakin berkualitas dan tata kelola yang semakin efektif dan efisien.

Dalam pemenuhan kebutuhan publik terhadap layanan oleh pemerintah diharapkan berjalan secara efektif dan efisien, baik dalam prosedur, instrumen dan monitoring evaluasi layanan. Konsep integrated public service delivery, sepatutnya menjadi pilihan untuk mengurangi permasalahan inefisiensi dan lemahnya kinerja layanan publik. Layanan publik terintegrasi merupakan model pelayanan yang mengintegrasikan berbagai jenis layanan pada satu lokasi. Pelayanan ini diarahkan pada peningkatan kualitas dan pemenuhan kebutuhan masyarakat, dalam bentuk penyederhanaan dan kemudahan pelayanan.

Saat ini Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) sedang melakukan proses pembentukan pelayanan publik terpadu yang terintegrasi untuk menyederhanakan dan memudahkan proses layanan. Dengan pembentukan pelayanan publik yang terintegrasi diharapkan dapat mempersingkat waktu, mengurangi prosedur, dan mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik secara berkesinambungan dalam upaya memenuhi harapan dan tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan publik yang baik.

(5)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 4 Pelayanan Publik yang baik yang juga lazim disebut sebagai “Pelayanan Prima”

oleh Penyelenggara Pelayanan Publik, manakala pelayanan yang diberikan sesuai bahkan melebihi kebutuhan, harapan dan tuntutan pengguna pelayanan publik.

Keberhasilan sebuah organisasi dalam memberikan pelayanan prima sangat tergantung dengan sejauh mana sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi tersebut dapat memberikan konstribusi bagi perkembangan organisasi dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Tentunya untuk mencapai hal tersebut perlu dilakukan peningkatan kapasitas secara terus-menerus melalui berbagai pelatihan agar setiap petugas atau penyedia layanan dapat menjadi SDM yang profesional, handal, sigap dan berkualitas dalam memberikan pelayanan prima kepada pengguna layanan.

Selanjutnya yang sebagai bukti komitmen Kementerian PUPR untuk peningkatan pelayanan publik adalah dengan memberi kesempatan pada masyarakat untuk menyampaikan keluhan (complaint) atau pengaduan. Penanganan pengaduan yang efektif dan memberikan penyelesaian bagi masyarakat berkontribusi secara langsung terhadap perbaikan tata kelola pemerintahan yang baik dan memperkuat fungsi pelayanan publik. Keterlibatan dan partisipasi masyarakat melalui kanal pengaduan ini akan mendukung terciptanya good governance sesuai amanah reformasi birokrasi dan menjadi suatu tolak ukur kinerja pemerintah yang paling kasat mata dalam reformasi birokrasi di Indonesia.

Biro Komunikasi Publik sebagai Koordinator Tim Kelompok Kerja Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Reformasi Birokrasi Kementerian PUPR harus mampu memetakan kelebihan dan kekurangan penyelenggaraan pelayanan publik di lingkungan Kementerian PUPR serta menyiapkan implementasi standar pelayanan publik untuk mendukung peningkatan pelayanan publik yang menjadi tuntutan dunia yang berubah dalam koridor reformasi birokrasi. Road Map pokja pelayanan publik ini bertujuan untuk memberikan panduan rencana kerja dan sekaligus rencana aksi yang mendukung peningkatan kemampuan dan kapasitas pelayanan publik di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(6)

5 Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR |2021 I.2. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Maksud

Maksud dari kegiatan ini adalah:

- Membentuk pelayanan publik terpadu yaitu dengan mengintegrasikan sistem pelayanan publik yang ada di unit-unit organisasi Kementerian PUPR;

- Menerbitkan payung hukum untuk memperkuat pengimplementasian sistem integrasi pelayanan publik dengan SK Sekjen.

b. Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah :

- Membuat pelayanan publik menjadi lebih ekonomis yaitu dengan pelayanan terpadu pada satu tempat atau satu sistem;

- Meningkatkan pemahaman dan membentuk Budaya Pelayanan Prima pada petugas layanan;

- Menyamakan persepsi atau pemahan terkait Konsep SK Sekjen Pembentukan Kelembagaan dan Standar Pelayanan Unit Pelayanan Terpadu Kementerian PUPR;

- Meningkatkan pengetahuan tentang pengelolaan Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (SP4N-LAPOR!) dan Sistem lnformasi Pelayanan Publik (SIPP) sesuai dengan kaidah Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang sejalan dengan agenda Reformasi Birokrasi.

I.3. TARGET GROUP

Para pejabat dan/atau petugas pelayanan publik dan pengelola pengaduan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, baik di tingkat unit organisasi pusat mapun UPT sebanyak 50 orang

I.4. MANFAAT YANG DIHARAPKAN

Manfaat dari kegiatan ini adalah meningkatkan kepercayaan publik dan kualitas pelayanan publik Kementerian PUPR yang prima.

(7)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 6 BAB II

PELAKSANAAN FOCUS GROUP DISCUSSIONS (FGD) PEMBENTUKAN PELAYANAN PUBLIK TERINTEGRASI KEMENTERIAN PUPR

A. WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR diselenggarakan di Hotel Allium Tangerang secara offline dan online melalui aplikasi Zoom Meetings pada tanggal 10 - 11 Juni 2021 pada tahun anggaran 2021.

B. PESERTA

Seluruh pejabat dan/atau petugas pelayanan publik dan pengelola pengaduan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, baik di tingkat unit organisasi pusat mapun UPT sebanyak 50 orang (sebagaimana daftar hadir terlampir).

C. NARASUMBER

Narasumber yang hadir dan memberikan pembekalan materi adalah:

1. Noviana Andrina., SH., MAP (Asisten Deputi Koordinasi Pelaksanaan Kebijakan dan Evaluasi Pelayanan Publik Wilayah II) menyampaikan materi "Pelayanan Publik Terpadu";

2. Muhammad Syauqi (Direktur SCB International Consulting) menyampaikan materi

"Pelatihan Budaya Pelayanan Prima";

3. Eko Aristanto (Konsultan di Biro Komunikasi Publik) menyampaikan materi

"Pembahasan Konsep SK Pembentukan Kelembagaan dan Standar Pelayanan Unit Pelayanan Terpadu Kementerian PUPR".

4. Rosikin (Analis Kebijakan Muda Kementerian PANRB) menyampaikan materi

“Sosialisasi Teknis Pengelolaan Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional – Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat”

5. Alfian Afan (Analis Pengaduan Masyarakat Pertama Kementerian PANRB) menyampaikan materi “Sosialisasi Teknis Pengelolaan Sistetem Informasi Pelayanan Publik”

(8)

Penyampaian materi-materi di atas dipandu oleh moderator yaitu Kepala Bagian Pelaporan Pimpinan dan Pembinaan Pelayanan Publik dan Subkoordinator Pembinaan Pelayanan Publik.

D. JADWAL PELAKSANAAN

Jadwal penyelenggaraan kegiatan sebagaimana terlampir.

E. EVALUASI

Berdasarkan hasil diskusi dengan peserta, diperoleh beberapa kesimpulan yang dijadikan rekomendasi dari kegiatan Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR ini, yaitu diantaranya:

1. Hari ke-1 FGD dilakukan Diskusi dan Tanya Jawab dengan narasumber Asisten Deputi Koordinasi Pelaksanaan Kebijakan Dan Evaluasi Pelayanan Publik Wilayah II mengenai pelayanan publik terpadu terdapat catatan penting antara lain sebagai berikut:

a. Beberapa prinsip yang harus dilakukan dalam pelayanan publik terpadu, antara lain:

• Adanya keterpaduan terhadap semua jenis layanan yang akan diintegrasikan;

• Membuat pelayanan menjadi lebih ekonomis, yang artinya pelayanan dilakukan pada satu tempat;

• Diharapkan ada koordinasi bagi pengelola layanan yang terintegrasi;

• Adanya pendelegasian antara unit-unit yang memiliki layanan kepada pengelola layanan terintegrasi;

• Akuntabilitas harus terjaga;

• Aksesibilitas harus terjaga kepada publik agar masyarakat lebih mudah untuk memperoleh pelayaan.

b. Adakah batasan minimal jumlah layanan untuk dapat dikatakan terpadu?

• Untuk batasan minimal jumlah layanan tidak ada karena pada prinsipnya pelayanan terpadu itu untuk penggunanya yang publik.

c. Apakah ada kebijakan pelayanan publik yang online sehingga antara pengguna layanan dan penyelenggara layanan ada aturan yang tepat?

• Ada dasar hukumnya mengacu pada UU no.25 tahun 2009 tentang pelayanan publik.

(9)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 8 d. Apakah pelayanan publik terpadu tingkat kementerian bentuk kelembagaan masuk

dalam satu unit organisasi atau membentuk organisasi baru atau cukup dengan unit pelaksana teknis?

• Untuk unit pada prinsipnya tidak boleh menambah unit atau struktur organisasi yang baru, ada baiknya tetap pada unit organisasi yang sudah ada dengan memberikan tugas tambahan kepada unit organisasi tersebut untuk melaksanakan pengelolaan pelayanan publik terpadu.

e. Jika pelayanan publik terpadu sudah ada maka proses perijinan maupun non perijinan untuk pengesahan teknis apakah menjadi kewenangan kepala unit pelayanan terpadu atau masih menjadi kewenangan unit teknisnya?

• Tergantung dari kesepakatan bersama, apakah unit nya akan meningkat atau ditingkatnya untuk memiliki kewenangan, apabila unitnya sudah memiliki kewenagan semisal menjadi unit eselon 2 jadi kewenangan pengesahan ada pada unit pelayanan terpadu tersebut, tetapi apabila unit pelayanan ini hanya sebuah unit yang memudahkan untuk pelayanan informasi terpadu kewenangan pengesahan ada di unit awal yang memiliki pelayanan.

f. Ketika pelayanan publik sudah terintegrasi dalam satu sistem bagaimana model validasi dokumennya apakah ada best practice di kementerian atau lembaga lain yang sudah menggunakan?

• Best practice sudah ada beberapa kementerian antara lain Kementerian Perhubungan, Kementerian Kelautan dan perikanan, Kementerian Perdagangan, tetapi tidak membentuk unit baru hanya mengintegrasikan sistem pelayanan terpadunya.

2. Terkait dengan pembahasan konsep SK Pembentukan Kelembagaan dan Standar Pelayanan Unit Pelayanan Terpadu, Beberapa hal yang menjadi catatan penting adalah sebagai berikut:

a. Masukan dari perwakilan pusdatin agar layanan SIGI masuk ke dalam layanan Open Data PUPR Karena merupakan satu jenis layanan yang sama;

b. Masukan dari perwakilan Ditjen Cipta Karya agar layanan Rumah Negara dimasukan ke daftar layanan di dalam konsep SK. Layanan IMB dan SLF merupakan layanan yang dilaksanakan oleh Pemda, sedangkan layanan yang dilakukan di Kementerian PUPR yaitu konsultasi Persetujuan Bangunan Gedung (PBG), Konsultasi SLF, Surat

(10)

Bukti Kepemilikan Bangunan Gedung (SBK-BG) dan Rencana Teknis Pembongkaran Bangunan Gedung (RTB);

c. Masukan dari perwakilan Ditjen Bina Marga agar merubah Diktum 4 poin H menjadi Layanan Perizinan Pemanfaatan Bagian – Bagian Jalan Tol;

d. Masukan dari perwakilan Ditjen Bina Konstruksi agar merubah Diktum 4 poin J – L menjadi Layanan Perizinan Berusaha Sub Sektor Jasa Konstruksi

3. Para peserta FGD sepakat untuk berupaya meningkatkan kualitas pelayanan publik yang prima dan terintegrasi melalui konsep Pelayanan Publik Terpadu sehingga dapat menumbuhkan tingkat kepercayaan masyarakat pada Kementerian PUPR

4. Pada hari ke-2 dilakukan diskusi, tanya jawab dan pengisian data pembuatan akun Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP) dan SP4N – LAPOR! dengan poin-poin antara lain sebagai berikut:

a. Dalam pengelolaan SIPP Kementerian, terdapat 2 peran pada yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda yaitu Admin Instansi (Biro Komunikasi Publik) dan Admin Sub Instansi (masing-masing Unor dan Unker).

ADMIN INSTANSI ADMIN SUB INSTANSI 1. Membuatkan akun admin instansi.

2. Memantau pengelolaan informasi pelayanan publik.

3. Mengelola informasi dan pemberitaan pelayanan publik.

1. Menyediakan dan memperbaharui informasi pelayanan publik ke SIPPN 2. Menyesuaikan format layanan

informasi sesuai dengan SIPPN 3. Membuatkan akun dan unit untuk Sub

Admin Level 2 dan 3

b. Berdasarkan laporan pengelolaan SIPPN Kementerian PUPR oleh Kementerian PANRB terdapat sejumlah 69 akun dan jumlah UPP 2. Terdapat 5 jenis layanan yang telah diinputkan dengan status 4 jenis layanan sudah publish dan 1 jenis layanan yang belum dipublish.

c. Kementerian PANRB melakukan monitoring dan evaluasi SIPP secara berkala sekurang-kurang sekali dalam 1 tahun. Hasil evaluasi disampaikan Surat Menteri PANRB ke Pimpinan Instansi yang bersangkutan sebagai bahan perbaikan. Indikator yang digunakan dalam monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut:

• Kepemilikan Akun

• Pengisian Profil Pelaksana

(11)

• Pengisian Profil Penyelnggara

• Pengisian Standar Pelayanan

• Pengisian Maklumat Pelayanan

F. DOKUMENTASI

1. Materi presentasi dari narasumber sebagaimana terlampir;

2. Foto-foto penyelenggaraan Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR sebagaimana terlampir;

3. Notulensi penyelenggaraan Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR sebagaimana terlampir;

4. Absensi Peserta Focus Group Discussions (FGD) Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR sebagaimana terlampir.

(12)

LAMPIRAN

(13)

Materi presentasi

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

DOKUMENTASI

(36)

(37)

(38)

(39)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 38 NOTULENSI FGD PEMBENTUKAN PELAYANAN PUBLIK TERINTEGRASI

KEMENTERIAN PUPR Hari/tanggal: Kamis - jumat, 10 - 11 Juni 2021

Focus Group Discussions (FGD) Di Hotel Allium, Tangerang No. Undangan:

UM.01002-SO/148

Tanggal Undangan:

7 Juni 2021

Pengundang:

Kepala Biro Komunikasi Publik Hal: Undangan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian

PUPR Disusun oleh:

Naufal Andra

Agenda Rapat:

Membentuk pelayanan publik terpadu dengan mengintegrasikan sistem pelayanan publik yang ada di unit-unit organisasi Kementerian PUPR dan menerbitkan payung hukum untuk memperkuat pengimplementasian sistem integrasi pelayanan publik dengan SK Sekjen.

PELAKSANAAN FGD

• FGD Proses Bisnis Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR dilaksanakan pada Kamis - Jumat, 10 - 11 Juni 2021 pada pukul 09.00 s/d selesai

• Peserta Rapat: diikuti oleh 50 orang yang merupakan perwakilan dari Unit Penyelenggara Pelayanan (UPP) Kementerian PUPR

CATATAN PENTING DALAM FGD

Arahan dan Sambutan Sekretaris Jenderal Kementerian PUPR yang diwakili oleh Staf Ahli Bidang Hubungan Antar Lembaga, Bapak Ir. Asep Arofah Permana

Untuk mewujudkan pelayanan publik yang prima diperlukan ikhtiar yang berkelanjutan, transformasi sistem, tata kelola, perubahan mindset dan budaya kerja birokrasi dari budaya senang dilayani menjadi budaya melayani.

(40)

Dari 30 jenis pelayanan publik yang ada di Kementerian PUPR, saya berharap seluruh pelayanan publik ikut bertransformasi dimulai dengan kebiasaan service by dokumen menjadi service dengan e-government dengan di tingkatkan menjadi smart government merubah kepuasan masyarakat menjadi kebahagiaan masyarakat

Pada kesempatan ini kami mengucapkan apresiasi dan terimakasih yang setinggi- tingginya kepada Kementerian PANRB melalui Deputi Bidang Pelayanan Publik atas Hasil Evaluasi Penyelenggaraan Pelayanan Publik yang diberikan kepada Kementerian PUPR tahun 2020, dari sampling unit yang dievaluasi yakni Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Jatim-Bali, Nilai Indeks Pelayanan Publik yang diperoleh adalah 3,79 dan masuk kategori B atau Baik. Juga dengan nilai pelaksanaan RB Kementerian PUPR tahun 2020 meraih nilai indeks RB sebesar 75, 67 dengan kategori BB. Naik sedikit dengan tahun sebelumnya dengan nilai 74,06.

Terdapat beberapa catatan penting dari hasil evaluasi Kementerian PANRB yang perlu disempurnakan, diantaranya yang terkait dengan Pokja Yanlik yaitu:

1) Tindaklanjut hasil survey kepuasan masyarakat dan penerapan kebijakan pemberian kompensasi kepada penerima layanan bila layanan tidak sesuai standar yang belum dilaksanakan

2) Hasil survey persepsi pelayanan tahun 2020 menunjukan penurunan Tahun 2019:

3,52 sedangkan Tahun 2020: 3,38. Hal ini menunjukan bahwa kualitas layanan Kementerian PUPR masih perlu ditingkatkan agar mampu meningkatkan kepuasan penerima layanan terhadap pelayanan yang diberikan;

3) Mengoptimalkan implementasi pelayanan publik khususnya pada unit kerja dalam pemberian kompensasi kepada penerima layanan apabila pelayanan tidak sesuai standar dan menginformasikan hasil survey eksternal kepada penerima layanan serta menindaklanjuti hasil survey eksternal terutama terhadap komponen survey yang memiliki nilai rendah dengan melakukan perbaikan-perbaikan secara berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas layanan.

Disamping itu juga, terdapat rekomendasi dari penilaian Ombudsman RI sebagai pengawas pelaksanaan pelayanan publik di Indonesia yaitu membentuk Pelayanan Publik Terpadu sebagai komitmen Kementerian PUPR untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Kepada para pimpinan Unit Kerja dan penanggungjawab pelayanan publik saya menghimbau agar bersama-sama kita wujudkan amanat dari Presiden RI, Bapak Jokowi dengan memiliki komitmen yang tinggi atas kerja besar yang dilakukan ini, yaitu mengubah model pelayanan birokrasi yang selama ini terjebak pada hal yang bersifat prosedural, administratif, dan menjadi pelayanan publik yang terpadu, menekankan pada kecepatan, inovatif, dan berorientasi pada hasil dan kebutuhan masyarakat.

(41)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 40 BAGIAN DISKUSI DAN TANYA JAWAB FGD SESI I

Narasumber oleh: Noviana Andrina Moderator oleh: Ibu Indri Damayanti

Pemaparan Materi

Ibu Noviana Andrina membawakan materi dengan judul “Pelayanan Publik Terpadu”

• Sistem pelayanan terpadu merupakan mandatory dari undang-undang nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Terpadu pasal 9.

• Sistem pelayanan terpadu merupakan satu kesatuan pengelolaan dalam pemberian pelayanan yang dilaksanakan dalam satu tempat dan dikontrol oleh sistem pengendalian manajemen guna mempermudah, mempercepat, dan mengurangi biaya

• Penyelenggaraan pelayanan publik terintegrasi/terpadu berdasarkan PP nomor 96 Tahun 2012 terdapat 4 instansi yang dapat melakukannya yaitu oleh Kementerian/lembaga, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota dan kecamatan.

• Beberapa prinsip penyelenggaraan pelayanan terpadu yang harus dipedomani ketika menyelenggarakan pelayanan publik terpadu yaitu:

1. Keterpaduan;

2. Ekonomis;

3. Koordinasi;

4. Pendelegasian;

5. Akuntabilitas; dan 6. Aksesibilitas

(42)

• Aspek yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan pelayanan terpadu yaitu tempat, sistem dan data.

• Tempat atau sarana prasana yang mudah diakses dan terdapat beberapa loket layanan yang terdiri dari layanan yang berada di unit/direktorat yang melimpahkan/

mendelegasikan kewenangan kepada unit yang mengelola pelayanan publik terpadu.

• Terdapat sistem yang mudah diakses.

• Terdapat data mengenai SOP, tarif/biaya, jenis-jenis layanan dan standar pelayanan di dalam pelayanan publik terpadu.

• Dalam penyelenggaraan pelayanan publik terpadu terdapat 2 jenis pelayanan terpadu yaitu:

1. sistem pelayanan terpadu secara fisik (Model PTSP dan PTSA)

2. sistem pelayanan terpadu secara virtual. (menggunakan sistem digital)

• Dalam melaksanakan persiapan penyelenggaraan pelayanan terpadu terdapat hal yang diperlukan pertama yaitu koordinasi pelayanan dengan cara mengumpulkan seluruh direktorat untuk mengkoordinasikan pelayanan apa saja yang akan diintegrasikan. Kedua diperlukan pengaturan mekanisme kerja mengenai bagaimana SOP, proses bisnis dan standar pelayanan unit pelayanan terpadu.

Ketiga bagaimana unit pelayanan terpadu menyiapkan sarana prasarana dan sumber daya manusianya.

Diskusi tanya jawab:

Q: Adakah batasan minimal jumlah layanan untuk dapat dikatakan terpadu?

A: Untuk batasan minimal jumlah layanan tidak ada karena pada prinsipnya pelayanan terpadu itu untuk penggunanya yang publik.

Q: Apakah ada kebijakan pelayanan publik yang online sehingga antara pengguna layanan dan penyelenggara layanan ada aturan yang tepat?

A: Ada dasar hukumnya mengacu pada UU no.25 tahun 2009 tentang pelayanan publik.

Q: Apakah pelayanan publik terpadu tingkat kementerian bentuk kelembagaan masuk dalam satu unit organisasi atau membentuk organisasi baru atau cukup dengan unit pelaksana teknis?

A: Untuk unit pada prinsipnya tidak boleh menambah unit atau struktur organisasi yang baru, ada baiknya tetap pada unit organisasi yang sudah ada dengan memberikan tugas tambahan kepada unit organisasi tersebut untuk melaksanakan pengelolaan pelayanan publik terpadu.

Q: Jika pelayanan publik terpadu sudah ada maka proses perijinan maupun non perijinan untuk pengesahan teknis apakah menjadi kewenangan kepala unit pelayanan terpadu atau masih menjadi kewenangan unit teknisnya?

A: Tergantung dari kesepakatan bersama, apakah unit nya akan meningkat atau ditingkatnya untuk memiliki kewenangan, apabila unitnya sudah memiliki kewenangan semisal menjadi unit eselon 2 jadi kewenangan pengesahan ada pada unit pelayanan terpadu tersebut, tetapi apabila unit pelayanan ini hanya sebuah unit yang memudahkan

(43)

2021| Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR 42 untuk pelayanan informasi terpadu kewenangan pengesahan ada di unit awal yang memiliki pelayanan.

Q: Apakah secara kebijakan Permen PANRB nomor 15 Tahun 2017 masih berlaku?

khususnya untuk menyusun standar pelayanan publik di unit pelayanan terpadu?

A: tentu secara kebijakan kebijakan Permen PANRB nomor 15 Tahun 2017 masih berlaku karena belum ada perubahan yang Kementerian PANRB lakukan terhadap penyusunan standar pelayanan publik.

Q: Ketika pelayanan publik sudah terintegrasi dalam satu sistem bagaimana model validasi dokumennya apakah ada best practice di kementerian atau lembaga lain yang sudah menggunakan?

A: Best practice sudah ada beberapa kementerian antara lain Kementerian Perhubungan, Kementerian Kelautan dan perikanan, Kementerian Perdaganagan, tetapi tidak membentuk unit baru hanya mengintegrasikan sistem pelayanan terpadunya.

Q: Berapa lama waktu yang biasanya dibutuhkan dalam pembentukan unit pelayanan terpadu?

A: Tergantung dari internal Kementerian PUPR membutuhkan waktu berapa lama untuk pembentukannya. Saran dari Kementerian PANRB untuk membentuk beberapa Tim pembentukan pelayanan publik terpadu. Berdasarkan pengalaman, semua itu tergantung dengan komitmen pimpinan. Jika komitmen pimpinan dan anggaran yang tersedia untuk mendorong percepatan pembentukan pelayanan publik terpadu.

Q: Di masa pandemi seperti ini, apakah dimungkinkan penyelenggaraan layanan terdapat keterlambatan waktu dalam service delivery kepada publik

A: Di era pandemic seperti ini, kita harus menyesuaikan 14 komponen standar pelayanan dengan kondisi pandemi yang saat ini terjadi.

Q: Mohon masukan Ibu Noviana Adriana untuk pelayanan publik terpadu apakah dibentuk secara SK Menteri dengan Keputusan Menteri atau Peraturan Menteri sehingga keberadaan UPPT lebih kuat secara kewenangan?

A: Sebaiknya menggunakan SK Menteri, berbicara mengenai legalitas tentu pimpinan tertinggi akan lebih kuat SK nya.

(44)

43 Laporan FGD Pembentukan Pelayanan Publik Terintegrasi Kementerian PUPR |2021 BAGIAN PELATIHAN BUDAYA PELAYANAN PRIMA FGD SESI II

Narasumber oleh: Muhammad Syauqi Moderator oleh: Ibu Indri Damayanti

Bapak Muhammad Syauqi membawakan materi pelatihan dengan judul “Budaya Pelayanan Prima”

• Didalam membangun organisasi yang berorientasi budaya pelayanan prima maka budaya tidak hanya individu yang dibangun, melainkan budaya lingkungan yang harus diubah.

• Budaya yang dibawa dari rumah sangat berperan dalam organisasi. Misalnya di rumah saling menghargai, maka di dalam organisasi pun seseorang itu juga akan menghargai orang lain.

• Jika kita hanya fokus terhadap pengembangan individu, dapat dipastikan individu itu akan kembali lagi ke kebiasaan lama. Namun Jika lingkungan yang diubah, maka orang-orang yang datang ke lingkungan tersebut, dia akan mengikuti lingkungannya

• Dalam membangun budaya organisasi diperlukan design, sistem dan kepemimpinan.

• Nilai (value), visi, dan misi organisasi itu sangat penting kepada seluruh anggota organisasi. Jika kita telah menentukan nilai, visi dan misi organisasi maka akan dapat dengan mudah kita untuk menentukan budaya apa yang paling sesuai untuk organisasi.

• Disampaikan dalam pelatihan bahwa pelayanan prima merupakan pemberian nilai tambah untuk memenuhi kebutuhan dan/atau melampaui harapan/keinginan pelanggan atau customer.

(45)

• Dalam memberikan pelayanan yang prima terdapat 3 prinsip yang harus dikuasai yaitu: attitude, attention, dan action.

• Attitude: kita harus berfikir positif dan logis serta berpenampilan sopan dalam memberikan pelayanan.

• Attention: kita harus mendengarkan dan memahami apa yang diinginkan oleh customer/pelanggan dan mencurahkan perhatian secara penuh terhadap itu.

• Action: mampu mewujudkan kebutuhan customer/pelanggan.

BAGIAN PEMBAHASAN KONSEP SK PEMBENTUKAN KELEMBAGAAN DAN STANDAR PELAYANAN UNIT PELAYANAN TERPADU KEMENTERIAN PUPR

Narasumber oleh: Eko Aristanto Moderator oleh: Ibu Indri Damayanti

• Masukan dari perwakilan dari pusdatin agar layanan SIGI masuk ke dalam layanan Open Data PUPR Karena merupakan satu jenis layanan yang sama.

• Masukan dari perwakilan Ditjen Cipta Karya agar layanan Rumah Negara dimasukan ke daftar layanan di dalam konsep SK. Layanan IMB dan SLF merupakan layanan yang dilaksanakan oleh Pemda, sedangkan layanan yang dilakukan di Kementerian PUPR yaitu konsultasi Persetujuan Bangunan Gedung (PBG), Konsultasi SLF, Surat Bukti Kepemilikan Bangunan Gedung (SBK-BG) dan Rencana Teknis Pembongkaran Bangunan Gedung (RTB).

• Masukan dari perwakilan Ditjen Bina Marga agar merubah Diktum 4 poin H menjadi Layanan Perizinan Pemanfaatan Bagian – Bagian Jalan Tol

• Masukan dari perwakilan Ditjen Bina Konstruksi agar merubah Diktum 4 poin J – L menjadi Layanan Perizinan Berusaha Sub Sektor Jasa Konstruksi.

• Pada bagian Etika Pelayanan pada poin J terkait dengan penghargaan dan

(46)

sanksi perlu disusun kalimat yang lebih jelas mengenai pengguna jasa/layanan yang berprestasi.

• Disampaikan dalam FGD kepada para UPT Kementerian PUPR jika terdapat perbaikan pada bagian lampiran III Standar Layanan Publik pada Konsep SK Pembentukan Kelembagaan dan Standar Pelayanan UPPT Kementerian PUPR harap menyampaikan perbaikan/revisi kepada Biro Komunikasi Publik.

•

Seluruh peserta FGD sepakat untuk berupaya meningkatkan kualitas pelayanan publik yang prima dan terintegrasi melalui konsep Pelayanan Publik Terpadu sehingga dapat menumbuhkan tingkat kepercayaan masyarakat pada Kementerian PUPR

BAGIAN SOSIALISASI DAN BIMBINGAN TEKNIS PENGISIAN DATA PEMBUATAN AKUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PUBLIK (SIPP) DAN SP4N – LAPOR Narasumber oleh: Bapak Rosikin dan Bapak Alfian Afan

Moderator oleh: Ibu Rida Intan Marti Wulan

• Pada tanggal 27 Oktober 2020, SP4N-LAPOR! ditetapkan sebagai aplikasi umum bidang Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik melalui Keputusan Menteri nomor 680 Tahun 2020.

• Dengan ditetapkannya SP4N-LAPOR! sebagai aplikasi umum, maka seluruh instansi wajib menggunakan SP4N-LAPOR! dalam mengelola pengaduan pelayanan publik.

• SP4N dibentuk untuk mendorong “no wrong door policy” yang menjamin hak masyarakat agar pengaduan dari manapun & jenis apapun disalurkan kepada penyelenggara pelayanan publik yang berwenang.

• Berdasarkan data monitoring dan evaluasi Kementerian PANRB, Kementerian PUPR hingga tahun 2021 telah mengelola 2.742 laporan pengaduan, dimana 88.6% laporan telah selesai, 10,5% laporan diproses, 0,85% laporan belum ditindaklanjuti dan 0.1% laporan belum diverifikasi.

(47)

• Dalam pengelolaan SIPP Kementerian, terdapat 2 peran pada yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda yaitu Admin Instansi (Biro Komunikasi Publik) dan Admin Sub Instansi (masing-masing Unor dan Unker).

ADMIN INSTANSI ADMIN SUB INSTANSI 1. Membuatkan akun admin

instansi.

2. Memantau pengelolaan informasi pelayanan publik.

3. Mengelola informasi dan pemberitaan pelayanan publik.

1. Menyediakan dan memperbaharui informasi pelayanan publik ke SIPPN

2. Menyesuaikan format layanan informasi sesuai dengan SIPPN 3. Membuatkan akun dan unit untuk

Sub Admin Level 2 dan 3

d. Berdasarkan laporan pengelolaan SIPPN Kementerian PUPR oleh Kementerian PANRB terdapat sejumlah 69 akun dan jumlah UPP 2. Terdapat 5 jenis layanan yang telah diinputkan dengan status 4 jenis layanan sudah publish dan 1 jenis layanan yang belum dipublish.

e. Kementerian PANRB melakukan monitoring dan evaluasi SIPP secara berkala sekurang-kurang sekali dalam 1 tahun. Hasil evaluasi disampaikan Surat Menteri PANRB ke Pimpinan Instansi yang bersangkutan sebagai bahan perbaikan.

Indikator yang digunakan dalam monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut:

- Kepemilikan Akun

- Pengisian Profil Pelaksana - Pengisian Profil Penyelnggara - Pengisian Standar Pelayanan - Pengisian Maklumat Pelayanan

(48)

ABSENSI

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)