16
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” pada mulanya menginduk kepada Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Jaya” yang bertempat di Tasikmalaya. Kemudian pada tahun 2003 mendirikan koperasi yang terpisah dengan Koperasi Simpan Pinjam
“Pelita Jaya” yaitu Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera”. Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” berdiri sendiri dengan akta pendirian Badan Hukum No:15/BH/KDK.10.15/VIII/2003. Dengan beridrinya Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” melayani secara terbuka dan sukarela bagi masyarakat pada umumnya untuk menjadi anggota Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera”.
Berdasarkan hasil analisa pada prosfek yang bagus di daerah Karangnunggal menjadi salah satu pertimbangan didirikannya lembaga keuangan yaitu Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” anggotanya terdiri dari anggota tetap dan anggota tidak tetap selaku pemberi modal. Selain itu dengan dibukanya Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” yang sebelumnya menginduk kepada Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Jaya”, dimana Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Jaya” menjadi salah satu mitra dari Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera”, anggota memiliki hak dan kewajiban sepenuhnya kepada Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” sesuai dengan daftar keanggotaan.
Pada tahun 2003 Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” selain memiliki akta pendirian juga melakukan pembenahan management yang awalnya bersatu pada
Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Jaya”, semenjak tahun 2003 Koperasi Simpan Pinjam
“Pelita Sejahtera” berdiri sendiri dalam menjalankan roda organisasi sesuai dengan maksud dan tujuan berdirinya Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera”.
Awalnya dari berdirinya lembaga keuangan Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” akan memberikan fasilitas bagi seluruh lapisan masyarakat yaitu menerima:
simpanan uang dalam bentuk (tabungan), pinjaman dan deposito. Antusias dari masyarakat sangat baik dengan dibukanya lembaga keuangan Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” sehingga anggotanya (nasabah) semakin lama semakin bertambah artinya kepercayaan serta partisipasi dari masyarakat sangat baik sehingga Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” optimis akan terus tumbuh berkembang dan maju seiring berjalannya waktu.
Keberlangsungan lembaga keuangan Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” ini, akan selalu mengikuti perkembangan zaman dan kebutuhan seiring dengan semakin ketatnya persaingan hidup, maka semakin sulit untuk memenuhi kebutuhan hidup. Dengan demikian, Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” akan selalu membantu dan memberikan fasilitas bagi masyarakat yang ingin bergabung menjadi anggota Koperasi Simpan Pinjam “Pelita Sejahtera” dan memberikan elayanan yang terbaik serta memperhatikan kesejahteraan bagi anggotanya.
3.2.1. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sturktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem yang berhubungan dengan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat di Koperasi Pelita Sejahtera Bantarkalong :
Sumber: Koperasi Pelita Sejahtera Bantarkalong
Gambar III.1 .Struktur Organisasi Koperasi Pelita Sejahtera Bantarkalong
Setiap bagian di dalam struktur organisasi memiliki fungsi atau tanggungjawab yang diberikan kepada orang yang menduduki jabatan atau bagian tersebut. Fungsi setiap bagian di dalam struktur organisasi Koperasi Pelita Sejahtera Bantarkalong adalah:
1. RAT (Rapat Anggota Tahunan)
Rapat Anggota Tahunan adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan dihadiri para anggota sebagai bentuk pertanggung jawaban pengurus kepada anggota setiap akhir periode. Rapat Anggota Tahunan (RAT) mempunyai fungsi:
a. Memilih dan memberhentikan pengurus
b. Memutuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi, misalnya menentukan besarnya simpanan pokok atau wajib
c. Mengesahkan laporan pertanggung jawaban dari pengurus 2. Pengurus Koperasi
Pengurus Koperasi adalah orang-orang yang dipilih untuk masa jabatan paling lama 5 tahun, antara lain:
1. Ketua
Memimpin, mengkoordinir, dan mengontrol jalannya aktifitas koperasi agar berhasil
2. Sekretaris
Mencatat dan menyelenggarakan kegiatan surat menyurat dan ketatausahan pada koperasi
3. Bendahara
Melakukan rencana anggaran belanja dan pendapatan pada koperasi 4. Pengawas
Melakukan pengawasan dan pengecekan pada koperasi 5. Manager
Menentukan standar kualifikasi dan pemilihan pegawai 6. Administrasi (Bagian Dana dan Kredit)
Mengatur, mengarsip dokumen-dokumen penting yang ada di koperasi.
Memonitor kebutuhan ATK koperasi 7. Pembukuan
Bertanggung jawab atas catatan penulisan pengeluaran dan penerimaan kas dan bertanggung jawab pembuatan laporan keuangan, neraca, laporan laba- rugi, arus kas dll
8. Kasir
Membuat laporan harian dan bertanggung jawab atas keluar masuknya uang
9. Operasional
Melakukan promosi dan bertanggung jawab dalam pencapaian target 10. Personalia
Mengatur hubungan antar perusahaan dan pegawai 11. Cleaning Service
Bertanggung jawab atas masalah kebersihan dan menjaga alat-alat kantor serta melakukan pelayan dan menyiapkan kebutuhan konsumsi baik untuk pengurus, pegawai, dan para tamu
12. Security
Bertanggung jawab atas keamanan kantor 3.2.Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Permohonan Anggota
Calon anggota atau peminjam wajib mengisi formulir permohonan yang sudah disediakan serta melengkapi persyaratan yang sudah ditentukan. Jika sudah diisi dan dilengkapi, diserahkan ke adm.kredit. setelah diterima, maka adm.kredit akan memberikannya kepada ketua untuk mendapatkan persetujuan.
2. Proses Penyetujuan
Ketua akan melakukan pengecekan terhadap formulir permohonan dan persyaratan yang telah diberikan oleh adm.kredit. jika sudah lengkap maka ketua akan
menyetujui dan kalau belum lengkap maka ketua akan memberikannya kembali kepada adm.kredit untuk dilengkapi lagi oleh calon anggota peminjam.
3. Proses Pencatatan Data Anggota
Adm.kredit akan melakukan pencatatan kedalam buku anggota, jika sudah mendapat perstujuan dari ketua.
4. Prosedur Laporan
Pada prosedur ini adm.kredit akan mecatat data anggota baru kedalam buku laporan anggota bulanan dan akan diberikan kepada ketua setiap satu bulan sekali.
3.3.Activity Diagram Sistem Berjalan
Gambar III.2.Activity Diagram Sistem Berjalan
3.4.Spesifikasi Dokumen Masukan
Jenis dokumen yang digunakan meliputi daftar isian dan pedoman sebagai berikut :
1. Formulir Permohonan Peminjaman
Nama Dokumen : Surat Permohonan Peminjaman Fungsi : Untuk mengetahui data peminjam
Sumber : Peminjam Tujuan : Adm. Kredit
Frekuensi : Setiap Peminjaman Media : Kertas
Jumlah : 4 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1 – A.4 3.5.Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Sebagai bentuk bukti telah menjadi anggota atau peminjam Sumber : Adm. Kredit
Tujuan : Peminjam
Frekuensi : Setiap Peminjam Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar Bentuk : -
2. Nama Dokumen : Buku Data Anggota
Fungsi : Sebagai bukti sudah memenuhi syarat menjadi anggota atau peminjam Sumber : Surat Permohonan Peminjam
Tujuan : Adm. Kredit
Frekuensi : Setiap Peminjam Media : Kertas
Jumlah : - Bentuk : -
3. Nama Dokumen : Buku Laporan Anggota Fungsi : Sebagai laporan bulanan
Sumber : Adm. Kredit Tujuan : Ketua
Frekuensi : Semua anggota atau peminjam Media : Kertas
Jumlah : - Bentuk : -
3.6.Permasalahan Pokok
Pada prosedur pengolahan data anggotanya Koperasi Pelita Sejahtera Bantarkalong masih menggunakan sistem manual, sehingga kurang efektif dan efisien dalam pengerjaannya.
3.7.Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah diuraikan tersebut terdapat pemecahan masalah yang penulis sarankan, yaitu melakukan pengolahan data anggota secara terkomputerisasi.
