1
OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
3.1.1 Sejarah Singkat
PT Astha Beribis Grafika adalah perusahaan periklanan yang bergerak dalam bidang jasa penempatan dan pemasangan media promosi baik indoor maupun outdoor. PT Astha Beribis Grafika ini lebih dikenal dengan Astha Advertising dalam dunia bisnisnya. Astha Advertising sendiri telah beroperasi pada tahun 1996 hingga sekarang untuk melayani permintaan dari konsumen. Astha Advertising ini memiliki staff yang cukup ahli, berkompeten dan berpengalaman di bidangnya mulai dari pekerja di workshop, desaigner, marketing, dan lain lain.
PT Astha Beribis Grafika memberikan dan menyediakan jasa penempatan dan pembuatan media promosi outdoor promotion seperti billboard, signboard, shopsign, neonbox, huruf timbul, car panel, neonsign, konstruksi serta digital printing, selain itu juga menyediakan indoor promotion seperti display ( acrylic, logo timbul, emboss ), poster banner, signage (stainless etching, rambu-rambu). Selain menyediakan indoor dan outdoor promotion, perusahaan juga menyediakan jasa pengurusan pajak reklame, penempatan lokasi reklame, maintenance signage.
PT Astha Beribis Grafika memiliki kantor yang berlokasi di Jl. Anggrek Cakra No. 15 Sukabumi Utara - Kebon Jeruk – Jakarta Barat 11540. PT Astha Beribis Grafika juga memiliki 2 workshop yang berada di Jakarta dan Surabaya.
3.1.2 Bidang Usaha
PT Astha Beribis Grafika atau Astha Advertising merupakan perusahaan yang berbasiskan periklanan dalam menjalankan bisnisnya. Adapun produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan kepada konsumen seperti :
1. Outdoor Promotion
Promosi merupakan salah satu cara bagi perusahaan untuk memperkenalkan produk atau jasa yang dimiliki perusahaan agar dapat dikenal oleh publik dengan harapan konsumen dapat menggunakan jasa atau produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Astha Advertising menyediakan produk outdoor promotion seperti pembuatan billboard, signboard, shopsign, neonbox, huruf timbul, car panel, neonsign, konstruksi serta digital printing bagi klien untuk menjadikan media bagi perusahaan memperkenalkan produk dan jasa klien kepada publik.
2. Indoor Promotion
Media promosi selain outdoor promotion, Astha Advertising menyediakan jasa indoor promotion untuk media promosi bagi klien untuk memasarkan produk dan jasanya seperti :
a. Display (Acrylic, logo timbul, emboss)
b.Poster banner
c. Signage (stainless etching, rambu-rambu)
1. Pengurusan Pajak Reklame
Astha Advertising ini selain menyediakan produk untuk media promosi kepada klien juga menyediakan jasa pengurusan pajak reklame. Perusahaan menyediakan jasa pengurusan pajak reklame agar mempermudah klien sehingga klien tidak perlu pusing untuk mengurus pajak reklame karena perusahaan akan membantu untuk mengurus pajak reklame untuk klien. Perusahaan akan mengurus pajak reklame yang telah terpasang dan pengurusan pajak baru yang berlokasi di Jakarta, Surabaya maupun seluruh Indonesia.
2. Penempatan Lokasi Reklame
Perusahaan juga membantu klien untuk mengurus penempatan lokasi reklame dan pembuatan konstruksi yang diperlukan untuk penempatan reklame tersebut.
3. Maintenance Signage
Selain pembuatan produk periklanan dan penyediaan jasa reklame yang diperlukan, perusahaan juga melakukan pemeliharaan / maintenance untuk neonbox, billboard, neonsign dengan kontrak 1 tahun.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik dalam suatu perusahaan memiliki peran yang penting bagi keberlangsungan hidup dari perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang tertata dengan baik dan otorisasi serta pembagian tugas dari setiap fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan maka akan dapat menjadi salah satu faktor untuk membantu perusahaan agar tercapainya objektifitas perusahaan.
Struktur organisasi merupakan komponen-komponen dari perusahaan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya sehingga kinerja dari perusahaan dapat berjalan dengan baik dan jelas otorisasi dari setiap fungsi dari organisasi tersebut.
Struktur organisasi perusahaan yang baik membantu perusahaan untuk memcapai tujuannya karena struktur organisasi menggambarkan pembagian tugas, wewenang dan juga tanggung jawab serta hubungan antar fungsi yang berkaitan satu sama lainnya sehingga diharapkan tercipta koordinasi yang baik dalam menjalankan kegiatan bisnis dari perusahaan.
Berikut adalah struktur organisasi dari PT Astha Beribis Grafika serta penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian / fungsi :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Astha Beribis Grafika
Berikut adalah penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari setiap bagian / fungsi dari struktur organisasi PT Astha Beribis Grafika :
1 . Pimpinan
a. Menjalankan tugas pengurusan perusahaan dengan memperhatikan keseimbangan kepentingan seluruh pihak yang berkepentingan dengan aktivitas operasional.
b.Dalam memimpin dan mengurus perusahaan semata-mata hanya untuk kepentingan dan juga tujuan perusahaan serta senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
c.Mengambil keputusan atas segala masalah yang timbul dalam lingkungan.
d.Mengambil keputusan dalam pembayaran tagihan yang akan dilunasi terlebih dahulu.
e.Mengambil keputusan atas bahan baku yang akan dibeli. f. Memberikan otorisasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
2. Kepala Divisi Marketing
a.Menentukan strategi pemasaran yang efektif dan efisien dengan memperhatikan sumber daya perusahaan.
b. Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam hal penanganan komplain, serta mengukur kepuasan pelanggan.
c.Menciptakan kenyamanan kerja karyawan perusahaan dengan mengoptimalkan fungsi kerja di Bagian Marketing.
d. Bertanggung jawab terhadap ketertiban, kelancaran, dan keakuratan data administrasi pemasaran.
3. Kepala Divisi Perijinan dan Pajak
a. Mengurus pajak reklame dan perijinan reklame ke pemerintah daerah. b. Membayar pajak reklame dan perijinan reklame.
c. Menghitung pajak yang dikenakan. 4. Kepala Divisi Operasional
a. Mengatur kerjanya para bawahannya (staff). b. Membuat job desk para bawahannya (staff).
c. Bertanggung jawab atas hasil kerja bawahannya (staff). d. Membuat schedule untuk karyawan.
e. Membuat planning pekerjaan untuk kedepannya yaitu planning kerja harian,mingguan,bulanan,dan tahunan.
5. Kepala Divisi Administrasi dan Finance
a. Mengecek kembali laporan keuangan yang telah dibuat oleh staff administration dan finance.
b. Mengatur keluar masuknya uang perusahaan supaya tidak mengalami kerugian.
6. Bagian Produksi
a. Membeli Bahan Baku
b. Memproduksi barang sesuai pesanan c. Melakukan penerimaan barang. 7. Bagian Desain Grafis
a. Membuat design-design yang diinginkan oleh customer.
b. Memberi solusi kepada customer untuk menentukan design yang diinginkan dan sesuai.
8. Bagian Pemasangan
a. Memasang barang yang sudah diproduksi b. Men-survey tempat pemasangan hasil produksi 9. Bagian Administrasi
a. Melakukan penagihan kepada customer
b. Menyimpan file-file penagihan dan pembayaran 10. Bagian Finance
a. Mencatat alur masuk dan keluarnya uang perusahaan b. Mengeluarkan uang untuk pembelian bahan baku
3.2 Desain Penelitian
Desain penelitian merupakan proses yang diperlukan dalam merencanakan dan melaksanakan suatu penelitian yang bertujuan untuk menjadi kerangka dalam melaksanakan penelitian tersebut.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data sekunder adalah data informasi yang diperoleh dari luar perusahaan ( penelitian kepustakaan ). Adapun metode yang digunakan utnuk memperoleh data primer dan sekunder adalah :
1) Penelitian Lapangan ( Field Research )
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengunjungi secara langsung ke perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh data dan informasi secara langsung. Dimana data tersebut diperoleh dengan cara :
a) Wawancara ( Interview )
Wawancara dilakukan pertama kali sebelum observation. Proses wawancara berlangsung dikantor PT Astha Beribis Grafika dengan Bapak Dik Dik selaku kepala divisi marketing. Dari hasil wawancara ini penulis mengharapakan dapat mendapatkan gambaran secara umum sistem akuntansi siklus pengeluaran bahan baku yang sedang berjalan dalam perusahaan dan kemudian penulis akan melakukan observation disertai dengan wawancara.
b) Pengamatan ( Observation )
Pengamatan dilakukan di kantor PT Astha Beribis Grafika yang beralamat di Jalan Anggrek Cakra No. 15 Sukabumi Utara – Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Pengamatan di mulai sejak bulan Februari 2014 sampai dengan Juni 2014. Penulis mengamati sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan dan mempelajari sistem yang ada serta mengidentifikasi masalah yang terjadi di perusahaan dengan tujuan dapat mengetahui kondisi perusahaan sehingga dapat memberikan usulan yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini.
Dalam metode ini penulis melakukan studi kepustakaan dengan cara datang ke perpustakaan atau library Binus University untuk membaca dan mempelajari buku – buku, literature, maupun sumber – sumber tertulis lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini. Data sekunder ini digunakan sebagai landasan teori dalam membandingkan, membahas dan menganalisa data yang diperoleh dari objek penelitian.
3) Dokumen-dokumen pendukung.
Setelah melakukan pengumpulan data baik primer maupun sekunder, pengolahan data yang dilakukan dengan melakukan evaluasi terhadap prosedur siklus pengeluaran yang berjalan di perusahaan dengan menggunakan dasar dari COSO. Evaluasi tersebut dilakukan dengan menggunakan 5 elemen yang diperhatikan dalam COSO antara lain :
1. Control Environment 2. Risk Assessment 3. Control Activities 4. Monitoring
5. Information & Communication
Dengan melakukan evaluasi tersebut, penulis melakukan pengambilan kesimpulan terhadap evaluasi dengan kelima elemen COSO tersebut dan memberikan saran terhadap prosedur yang diterapkan perusahaan agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
3.3 Prosedur Pengeluaran Kas Kecil
Perusahaan dalam melakukan pengeluaran kas kecil untuk melakukan pembelian darurat atau adanya bahan material yang kurang dalam proses produksi tetapi jumlahnya tidak begitu banyak. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan antara lain :
- Bagian produksi mengecek barang yang akan dibeli beserta dengan harganya.
- Bagian produksi mengeluarkan memo yang berisi jumlah barang yang akan dibeli beserta dengan harga barang tersebut.
- Memo tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk membeli barang tersebut.
- Kemudian bagian keuangan menyerahkan uang tersebut kepada supir untuk membeli barang tersebut.
- Lalu supir menyerahkan faktur pembelian barang kepada bagian keuangan.
3.4 Prosedur Pembayaran Pajak Reklame
Dalam pengurusan pembayaran pajak reklame, adapun prosedur yang dilakukan perusahaan antara lain :
- Bagian pajak melaporkan biaya pajak yang akan dibayarkan kepada direktur.
- Direktur mengeluarkan check senilai pajak yang akan dibayarkan ke bagian pajak.
- Lalu check tersebut dicairkan oleh karyawan yang ditunjuk secara random.
- Setelah check tersebut cair, uang kas tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
- Bagian keuangan menyerahkan uang tersebut ke bagian pajak dengan tanda terima penerimaan uang menggunakan tanda tangan penerima di buku keuangan.
- Bagian pajak menerima uang tersebut langsung melakukan pembayaran ke kantor pajak reklame (kantor pemda).
- Setelah dibayar, kantor pemda mengeluarkan surat SKPD (Surat Ketetapan Pajak Daerah) yang isinya spesifikasi ukuran reklame beserta nominal pembayaran pajak reklame tersebut.
- SKPD yang dikeluarkan diserahkan ke bagian keuangan khusus untuk penagihan klien yang akan diberikan kepada klien.
3.5 Prosedur Pembelian
Perusahaan dalam melakukan kegiatan pembelian melakukan prosedur sebagai berikut :
- Bagian produksi melakukan perincian bahan baku yang digunakan untuk memproduksi produk sesuai dengan design projek yang telah disetujui oleh klien.
- Perincian bahan baku yang diperlukan untuk projek tersebut diajukan ke pimpinan.
- Setelah disetujui, pimpinan mengeluarkan memo tertulis yang berisi bahan baku yang akan dibeli kepada bagian pembelian.
- Bagian purchasing melakukan pemesanan pada vendor.
- Setelah pesanan diterima, bagian produksi menerima faktur dan tanda terima barang.
- Faktur dan surat tanda terima barang tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
- Setelah surat dan faktur diterima, bagian keuangan mengeluarkan tanda terima faktur bahwa telah menerima faktur dari vendor tersebut.
3.6 Prosedur Pembayaran Tagihan
Prosedur yang diterapkan perusahaan dalam melakukan pembayaran antara lain :
- Invoice yang telah diterima dari vendor, bagian keuangan akan
memproses tagihan sekitar 1-2 hari.
- Bagian keuangan memberikan laporan tagihan vendor pada direktur, lalu direktur memilah tagihan yang akan dibayar terlebih dahulu.
- Setelah tagihan dipilah untuk dibayar, direktur mengeluarkan giro dengan jangka waktu 1 minggu beserta memo yang berisi pembayaran ke vendor mana.
- Giro tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk diserahkan ke vendor. - Memberikan konfirmasi kepada vendor bahwa giro telah dikeluarkan dan
