Halaman 2 KATA PENGANTAR

Teks penuh

(1)
(2)

Halaman | 2

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul “”. Modul ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai asas-asas manajemen perkantoran, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa buku, artikel dan tulisan yang telah penulis jadikan referensi guna penyusunan modul ini. Penulis menyadari bahwa modul ini masih jauh dari sempurna, banyak kekurangan dan kesalahan. Penulis menerima kritik dan saran yang membantu guna penyempurnaan modul ini.

Demikian modul ini penulis susun, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

Malang, 27 November 2018

(3)

Halaman | 3

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... 2 DAFTAR ISI ... 3 BAB I PENDAHULUAN Deskripsi Umum ... 5 Prasyarat ... 5

Petunjuk Penggunaan Modul ... 5

Kompetensi Inti ... 6

Komptensi Dasar dan Indikator ... 7

Tujuan Pembelajaran ... 7

BAB II PEMBELAJARAN Kedudukan Modul ... 10

Informasi Pendukung ... 11

Paparan Isi Materi ... 12

Sentralisasi ... 12

Desentralisasi ... 15

Dekonsentralisasi ... 17

Penggunaan Asas Manajemen ... 18

(4)

Halaman | 4

BAB III PENUTUP

Latihan Soal ... 24

Tugas Kelompok ... 27

Penilaian dan Evaluasi ... 28

Penilaian Ganda ... 28

Penilaian Esai ... 28

Penilaian Tugas Kelompok ... 29

(5)

Halaman | 5

(6)

Halaman | 6

Kompetensi asas-asas manajemen perkantoran merupakan kompetensi yang diisyaratkan untuk mempelajari modul berikutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan mempelajari tentang pengertian asas-asas manajemen perkantoran, serta penggunaan asas-asas manajemen perkantoran.

Kompetensi ini sangat penting untuk dipelajari oleh siswa pada kompetensi administrasi perkantoran. Seorang administrator atau sekretaris harus dapat memahami asas-asas manajemen perkantoran yang digunakan dalam sistem kantor.

Setelah mempelajari kompetensi penggunaan asas-asas manajemen perkantoran diharapkan siswa dapat menguasai dengan baik tentang pengetahuan asas-asas manajemen perkantoran dan mampu menerapkan atau mempraktekkannya dengan baik pula dalam kegiatan sesungguhnya.

Kemampuan awal yang diisyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta didik harus mampu memahami manajemen dalam sistem perkantoran sehingga dapat memahami asas-asas yang digunakan.

Petunjuk siswa

Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal, dalam menggunakan modul ini maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain:

1. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pegukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

2. Diskusikan dengan PD yang lain mengenai apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami

Deskripsi Umum

Prasyarat

(7)

Halaman | 7

3. Bila anda mendapatkan kesulitan dalam proses memahami materi, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur

4. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu atau pun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.

5. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkn ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya

6. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi

Petunjuk bagi Guru

Dalam setiap kegiatan belajar guru berperan untuk:

1. Informasikan kepada peserta didik tentang cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, serta waktu yang dibutuhkan

2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan 3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan tanggapan atas pencapaian

belajar peserta didik

4. Selama kegiatan belajar mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

(8)

Halaman | 8

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KD INDIKATOR MATERI 3.3 Memahami asas-asas manajemen perkantoran 4.3 Menggunakan asas-asas Manajemen perkantoran untuk memecahkan masalah manajemen 1. Asas-asas manajemen perkantoran  Asas sentralisasi  Asas Desentralisasi  Asas Dekonsentralisasi (Gabungan) 2. Penggunaan Asas-asas Manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari  Mendeskripsikan pengertian asas sentralisasi  Mendeskripsikan pengertian asas desentralisasi  Mendeskripsikan pengertian asas dekosentralisasi 

Kegiatan Belajar 1: Asas-asas manajemen perkantoran

Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran siswa mampu:

1. Menjelaskan asas – asas manajemen perkantoran, asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi

2. Mengidentifikasi asas – asas manajemen perkantoranm, asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi

3. Mengidentifikasi fungsi dari asas-asas manajemen perkantoran 4. Mengindentifikasi komponen dalam asas-asas manajemen Kompetensi Dasar dan Indikator

(9)

Halaman | 9

Kegiatan Belajar 1: Penggunaan Asas-asas Manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran siswa mampu:

1. Menjelaskan bantuk dari asas – asas manajemen perkantoran, asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi

2. Mengidentifikasi asas – asas manajemen perkantoranm, asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi

3. Mengidentifikasi fungsi dari asas-asas manajemen perkantoran 4. Mengindentifikasi komponen dalam asas-asas manajemen

(10)

Halaman | 10

(11)

Halaman | 11

Memahami asas manajemen perkantoran Menggunakan asas manajemen

perkantoran Sentralisasi1. Asas

2. Asas Desentralisasi

3.Asas Dekonsentralisasi

(12)

Halaman | 12

Pekerjaan administratif baik yang dilakukan secara manual maupun komputer harus selalu terkoordinasi dengan sistem pelayanan. Setiap departemen tidak diperkenankan merancang metode sendiri dan beroperasi secara bebas. Data yang digunakan oleh departemen adalah data

yang sama dengan data yang diperlukan untuk proses pelaporan dan perekaman pusat. Untuk tujuan efesiesi, pekerjaan kantor harus dipandang sebagai satu kesatuan proses administratif.

Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya satu sama lain. Dalam hubungan-hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas: ASAS DESENTRALISASI ASAS SENTRALISASI ASAS DEKONSENTRALIS ASI Informasi Pendukung

(13)

Halaman | 13

Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip, dan lain-lain pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, kesekretariat, dan sebuatan-sebutan lainnya.

Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain: bagian surat-menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-lain.

Dalam asas sentralisasi, misalnya jika ada penyimpanan arsip maka secara sentral semua pekerjan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip

Paparan Isi Materi

Asas Sentralisasi

“Kantor yang menggunakan asas sentralisasi berarti bahwa pengambilan keputusan, pengawasan, dan instruksi/perintah pada kantor tersebut dilakukan secara rinci oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri. Sementara itu, satuan-satuan organisasi melakukan pekerjaan-pekerjaan operatif “

(14)

Halaman | 14

Bagan 1 Sentralisasi Kantor

SENTRALISASI

KELEBIHAN KELEMAHAN

1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. 2. Mesin-meisin kantor dapat

didayagunakan sepenuhnya. 3. Keseragaman dapat dicapai

4. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan

5. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat

6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

7. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip

8. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

9. Mudah melakukan pengawasan 10. Mudah meratakan beban kerja

pekerjaan kantor

1. Kegiatan kantor yang

disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap unit atau tiap bagian 2. Prosedur pelaksanaan kerja

berbelit-belit

3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi

4. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat

(15)

Halaman | 15

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.

Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.

Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat dan pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan

Asas Desentralisasi

(16)

Halaman | 16

masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri pula.

Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah: 1. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

2. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya 3. Penerimaan tamu

4. Penggandaan surat termasuk fotokopi 5. Penyimpanan surat dan warkat 6. Pengetikan

7. Pekerjaan menghitung

8. Perlengkapan kantor dan alat tulis 9. Pengawasan formulir

10. Pembersihan kantor 11. Daftar hadir

“Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain “

(17)

Halaman | 17

DESENTRALISASI

KELEBIHAN KELEMAHAN

1. Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat. dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan.

2. Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain 3. Tidak tergantung dari unit organisasi

induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.

1. Pemborosan biaya kantor

2. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat 3. Penyimpanan arsip tersebar di

berbagai lokasi Kelebihan Asas Desentralisasi

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.

(18)

Halaman | 18

Bagan 3 Dekonsentralisasi Kantor

Pengkombinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersama. Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai

(19)

Halaman | 19

segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.

Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

1. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang dipusatkan.

Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan formulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya

Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.

 Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya.

 Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor.

2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.

Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer seharusnyalah mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha.

Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu yang lama.

(20)

Halaman | 20

DEKONSENTRALISASI

KELEBIHAN KEKURANGAN

1. Secara politis eksistensi dekonsentrasi akan dapat mengurangi keluhan di daerah terhadap kebijakan pemerintah pusat.

2. Memungkinkan terjadinya kontak secara langsung antara pemerintah dengan rakyat.

3. Kehadiran perangkat dekonsentrasi di daerah dapat mengamankan pelaksanaan kebijakan pemerintah pusat atau nasional di bidang politik, ekonomi dan administrasi.

4. Dapat menjadi alat yang efektif untuk menjadmin persatuan dan kesatuan nasional.

1. Struktur pemerintahan bertambah kompleks sehingga koordinasi semakin sulit.

2. Keseimbangan dan keserasian antara bercamam – macam kepentingan daerah lebih mudah terganggu.

3. Mendorong timbulnya fanatisme daerah.

4. Keputusan yang diambil relative lama.

(21)

Halaman | 21

•Menetapkan tujuan standar, penentuan aturan prosedur pembuatan rencana, peramalan apa yang terjadi.

Perencanaan

•Pemberian tugas terpisah ,membentuk bagian - bagian, menetapakan jalur wewenang dan komunikasi, mendelegasikan wewenang kebawahan, mengkoordinasikan kerja bawahan.

Pengorganisasian

•Penentuan jenis organisasi yang tepat, menarik calon karaywan, memilih karyawan, menentukan standar kerja, menilai hasil kerja , melatih dan mengembangkan.

Pengadaan Staff

•Memberi pengarahan dari hari ke hari, menolong memperbaiki keterampilan

Pengarahan

•Persiapan standar, melakukan monitoring, melakukan evaluasi melakukan tindakan koreksi

Pengawasan

•Mengemukakan ide - ide baru , mengkombinasikan ide – ide lama dan baru , mengambil ide dari lapangan orang lain, bertindak sebagai katalisastor dan stimulator .

Pembaharuan

(Inovasi)

•Mewakili organisasinya dalam hubunganya dengan kelompok luar,pegawai pemerintah , serikat kerja, lembaga – lembaga dan lainya.

Perwakilan

(Representasi)

Penggunaan Asas-Asas Manajemen Perkantoran

(22)

Halaman | 22

1. Pekerjaan administratif baik yang dilakukan secara manual maupun komputer harus selalu terkoordinasi dengan sistem pelayanan.

2. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas

a. Asas Sentralisasi

Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).

b. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi c. Asas Dekonsentralisasi

Pengkombinasian kedua asas yaitu asas sentralisasi dan desentralisasi yang sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. 3. Penggunaan asas- asas manajemen

a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengadaan Staff d. Penentuan e. Pengarahan f. Pengawasan g. Pembaharuan (Inovasi) h. Perwakilan (Representasi) Ringkasan Pembelajaran

(23)

Halaman | 23

(24)

Halaman | 24

UJI KOMPETENSI

Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!

1. Asas organisasi yang pengawasannya dari pusat dan dinyatakan dengan istruksi-instruksi secara rinci mengenai pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan disebut…

a. Asas sentralisasi b. Asas desentralisasi c. Asas campuran

d. Asas dekonsentralisasi e. Asas partisipasi

2. Salah satu keuntungan menggunakan Asas desentralisasi adalah… a. Dapat melayani segala keperluan dari masing-masing unit b. Adanya keseragaman kerja di seluruh organisasi

c. Pengawasan secara terpusat

d. Instruksi langsung dari kantor pusat

e. Pekerjaan dibebankan hanya pada bagian pusat

3. Dibawah ini merupakan keuntungan Asas sentralisasi, kecuali… a. Pengawasan lebih mudah dilakukan

b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut

e. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani

4. Pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan adalah, kecuali… a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya c. Penerimaan tamu

d. Penggandaan surat termasuk fotokopi e. Daftar agenda perjalanan dinas

(25)

Halaman | 25

5. Asas gabungan sering disebut juga sebagai Asas… a. Asas sentralisasi

b. Asas desentralisasi c. Asas dekonsentralisasi d. Asas campuran

e. Asas partisipasi

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Jelaskan kegunaan Asas sentralisasi! 2. Jelaskan kegunaan Asas desentralisasi! 3. Sebutkan kelebihan Asas sentralisasi! 4. Sebutkan kelebihan Asas desentralisasi!

(26)

Halaman | 26

KUNCI JAWABAN

Jawaban Pilihan Ganda: 1. A

2. A 3. E 4. E 5. C

Jawaban Soal Esai:

1. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif

2. Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.

3. Kelebihan asas sentralisasi adalah:  Pengawasan lebih mudah dilakukan

 Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor  Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

 Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut 4. Kelebihan asas desentralisasi adalah

 Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan

 Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain

 Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.

5. Kelemahan asas sentralisasi adalah

 Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani

 Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.  Kelemahan asas desentralisasi adalah

 Pemborosan biaya kantor

 Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat  Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi

(27)

Halaman | 27

Diskusikan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut dalam kelompok kecil (4 orang) Tulis Hasil Diskusi dalam bentuk mind mapping pada kertas A3

1. Gambar bagan asas -asas manajemen perkantoran 2. Kelebihan dan kekurangan masing-masing asas

3. Pentingnya sebuah perusahaan memerlukan penerapan asas-asas manajemen perkantoran

4. Penggunaan asas manajemen dalam kehidupan sehair-hari

Sampaikan hasil tugas yang anda kerjakan di depan kelas!

Jangan lupa untuk melaksanakan tugas di atas, silakan kelompok Anda mencari informasi sebanyak-banyaknya melalui internet

(28)

Halaman | 28

Penilaian Pilihan Ganda

Skor

B x 1 : (hasil)

Keterangan B = Benar

Penilaian Esai

No Kriteria Penilaian Skor

1

Siswa menyebutkan dengan benar dan sesuai jawaban ideal. 20

Siswa menyebutkan kurang lengkap 15

Siswa menjawab namun tidak sesuai jawaban ideal. 10

Siswa tidak menjawab. 0

2

Siswa menyebutkan dengan lengkap sesuai dengan jawaban ideal 20

Siswa menyebutkan kurang lengkap 15

Siswa menyebutkan namun tidak sesuai jawaban ideal 10

Siswa tidak menjawab 0

3

Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal

20 Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15 Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10

Siswa tidak menjawab 0

4

Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal

20 Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15 Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10

Siswa tidak menjawab 0

5

Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal

20 Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15 Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10

Siswa tidak menjawab 0

Jumlah Skor 95 Nilai: Jumlah benar soal pilihan ganda + jumlah perolehan skor esai

(29)

Halaman | 29

Penilaian Tugas Kelompok

Petunjuk:

Lembaran ini diisi oleh guru saat siswa praktek mengerjakan unjuk kerja dalam modul pembelajaran ini. Lembaran ini merekam keterampilan peserta didik secara perseorangan. Tulislah angka-angka yang tepat di kolom sesuai peserta didik, dengan kriteria sebagai berikut:

 5 = sangat baik  4 = baik

 3 = cukup  2 = kurang

Lembar Observasi Siswa

Kelas : ...

Kegiatan : Mengklasifikasikan produk sesuai dengan jenisnya Tema : Klasifikasi Produk

No Nama Peserta Didik Aspek Penilaian Jumlah Skor Kerapian Kreativitas Presentasi

1 2 3 4 5

(30)

Halaman | 30

Kriteria Penilaian

Aspek Penilaian Indikator

Kerapian  Kolom yang digambar di kertas manila rapi  Potongan gambar produk yang didapat rapi

Kreativitas

 Kolom yang digambar di kertas manila di kreasikan oleh siswa

 Penataan gambar pada kolom-kolom menarik dan tidak monoton

Presentasi

 Kecepatan dalam mengklasifikasi gambar  Pemahaman materi

 Kecakapan dalam menyampaikan materi

 Tepat dan meyakinkan saat menjawab pertanyaan dari kelompok lain

Nilai kuantitatif dengan skala 1-4 (berlaku kelipatan 0,33) digunakan untuk nilai pengetahuan (KI 3) dan nilai keterampilan (KI 4). Sedangkan nilai kualitatif digunakan untuk nilai sikap spiritual (KI 1), sikap social (KI 2), dan kegiatan ekstra kulikuler, dengan kualifikasi SB (Sangat Baik), B (Baik), C (Cukup), dan K (Kurang).

(31)

Halaman | 31

DAFTAR PUSTAKA

Priansa, Donni Juni. (2014). Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.

https://www.kel5mengoperasikanaplikasigg.files.wordpress.com\ https://elqorni.wordpress.com/category/manajemen-kantor/

Figur

Memperbarui...

Related subjects :