BAB 2
LANDAS AN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar / Umum 2.1.1 Pengertian Sistem
M enurut M athiassen (2000, p9), sistem adalah kumpulan dari komponen yang mengimplementasikan model dari requirement, function, dan interface.
M enurut M cLeod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
M enurut O’Brien (2006, p29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang saling terintegrasi dan bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam sebuah proses yang terorganisasi.
2.1.2 Pengertian Informasi
M enurut M cLeod (2004, p12), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
M enurut O’Brien (2006, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
M enurut Whitten (2004, p23), informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa infomasi merupakan sekumpulan data yang diproses dan dikonversikan menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan berguna bagi penerima.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
M enurut Bodnar dan Hopwood (2000, p4), sistem informasi berbasis komputer merupakan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermakna.
M enurut M cLeod (2001, p12), sistem informasi adalah susunan dari orang, data, proses, penyajian informasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian sehingga dapat membantu dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user.
M enurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
M enurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi dalam organisasi.
Dari definisi diatas disimpulkan bahwa sistem informasi adalah gabungan dari orang, hardware, software, jaringan yang saling berinteraksi untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian sumber daya data menjadi informasi yang berguna dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user.
2.1.4 Sistem ERP
2.1.4.1 Pengertian ERP
M enurut O’Brien (2004, p194), pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung perusahaan lintas fungsi yang mengintegrasi dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal dan sistem informasi dalam fungsi penjualan
dan distribusi, produksi, logistik, akuntansi, dan sumber daya manusia sebuah perusahaan.
M enurut Davenport (2000), Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan paket software bisnis yang mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan sehari-hari. Paket-paket ini mampu menggabungkan semua informasi yang mengalir melalui perusahaan, dari informasi keuangan dan akuntansi, informasi sumber daya manusia, informasi manufacturing, informasi supply chain, sampai informasi pelanggan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa di dalam ERP terdapat aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi/perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
2.1.4.2 Beberapa Aplikasi ERP
Seperti halnya konsep ERP, software ERP juga memiliki sejarah dan perkembangannya masing-masing. Berikut ini adalah beberapa software ERP dan vendor-nya yang ada sampai saat ini: (www.en.wikipedia.org)
● SAP R/3 dari SAP ● mySAP dari SAP
● SAP Business One dari SAP ● Accpac dari The Sage Group
● Microsoft Dynamics AX dari Microsoft ● Oracle e-Business Suite dari Oracle ● PeopleSoft dari Oracle
● MAS 90, MAS 200 dan M AS 500 dari The Sage Group ● SAGE ERP X3 dari The Sage Group
Selain aplikasi ERP proprietary terdapat beberapa aplikasi ERP yang bersifat opensource, di antaranya:
● Adempiere ● Compiere • GNU Enterprise
2.1.4.3 Modul-modul ERP
Sistem ERP terdiri dari beberapa modul yang mendukung proses bisnis perusahaan. M odul-modul yang ada dalam sistem ERP antara lain:
• Sales and Distribution • Material Management • Plant Maintenance • Project system • Financial accounting
• Human Resource • Production Planning • Quality Management
2.1.5 Sistem Pembelian
M enurut M ulyadi (2001, p302), sistem pembelian dibagi ke dalam tiga jenis, yaitu:
• Sistem Akuntansi Pembelian dengan pengadaan langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sedikit pembelian.
• Sistem Akuntansi Pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
• Sistem Akuntansi Pembelian dengan lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini :
− Pembuatan kerangka acuan (Term of Reference), yang berisi uraian jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
− Pengiriman kerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
− Penjelasan kepada para pemasok mengenai kerangka acuan tersebut.
− Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri dengan berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
− Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan para pemasok.
− Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.
M enurut Ronald H Ballow (1999, p415), Pembelian adalah kegiatan membeli material mentah, persediaan, dan komponen untuk organisasi. Aktivitas yang diasosiasikan dengan pembelian antara lain:
• Memilih dan menentukan kelayakan supplier. • Menilai kinerja supplier.
• Menegosiasikan kontrak.
• Membandingkan harga, kualitas dan jasa. • Pencarian barang dan jasa.
• Pengaturan waktu pembelian. • Penentuan Term of Sale.
• Mengevaluasi nilai yang diterima.
• Mengukur kualitas barang masuk, jika tidak ini merupakan tanggung jawab dari Quality Control.
• Memprediksikan harga , jasa dan perubahan permintaan.
• Menspesifikasikan bentuk atau keadaan barang yang akan diterima.
2.1.6 Silkus Pembelian
M enurut University of Toronto (www.finance.utoronto.ca/Asset1369). Siklus Pembelian secara umum
Gambar 2.1 Siklus Pembelian secara Umum (www.finance.utoronto.ca/Asset1369)
2.1.6.1 Request/requirement for goods or service initiated
Request/requirement for goods or service initiated merupakan proses identifikasi syarat bisnis untuk pembelian dan perkiraan biaya dari pembelian serta meyakinkan bahwa dana untuk hal tersebut tersedia.
2.1.6.2 Select Vendor(s) (External Suppliers)
Select vendor(s)(External Suppliers) adalah tahap identifikasi supplier yang potensial untuk memenuhi pemesanan, berdasarkan evaluasi Term of Sale, warranties, dan return policies. Bergantung
pada nilai dollar dari pembelian , serta kemampuan dari supplier yang harus dipertimbangkan.
2.1.6.3 Place Order
Place order merupakan proses bergantung pada ukuran atau asal dari pemesanan, konfirmasi tertulis dari term of agreement dibutuhkan, contohnya contract, purchase order, dan seterusnya.
2.1.6.4 Goods /Services Received
Goods / service received merupakan proses yang meyakinkan bahwa pembelian/penjualan telah dilaksanakan. Contohnya harga, kuantitas, dan kualitas.
2.1.6.5 Invoice Received & Verified
Invoice received & verified adalah tahap yang meyakinkan bahwa informasi dari invoice (harga, kualitas, dan kuantitas) sesuai dengan informasi yang ada pada purchase agreement asal dan atau informasi yang tercatat pada tahap goods/service received. Invoice received & verified memantau penerimaan dari pengeluaran pembayaran dari invoice.
2.1.6.6 Issue Payment
Issue payment merupakan tahapan identifikasi sumber dana (seharusnya sama dengan identifikasi pada tahap pertama) dan meyakinkan dana yang cukup tersedia untuk melaksanakan pembayaran. M engeluarkan pembayaran pada supplier.
2.1.7 Procu rement
M enurut Santo. F (2009, p37), Hampir dalam setiap perusahaan, terlebih pada perusahaan yang bergerak di industri manufaktur, sangatlah diperlukan hal pengadaan bahan yang efektif dan efisien guna mendukung kelancaran dalam proses produksi. Hal ini akan sangat mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktivitas produksi, bila pengadaan bahan baku yang diperlukan proses produksi tersedia atau saldo persediaan tersebut mencukupi dalam proses produksi. Untuk menjamin kelancaran dalam proses produksi, khususnya dalam hal pengadaan bahan baku, maka sangatlah diperlukan suatu sistem procurement dengan dukungan sistem komputerisasi yang terintegrasi atau dikenal dengan istilah ERP – Procurement.
Proses sistem Procurement, diawali dengan kebutuhan bahan yang dibutuhkan dan tidak tersedia di gudang. Kemudian dilanjutkan dengan aktivitas yang meliputi pembuatan permintaan pembelian (Purchase Requisition), melakukan seleksi pemasok dan penawaran yang diterima, pembuatan pesanan pembelian (Purchase Order) kepada pemasok,
transaksi penerimaan barang (Goods Receipt), transaksi verifikasi invoice (Invoice Verification), transaksi pengembalian pembelian (Purchase Return) dan transaksi pembayaran hutang usaha (Payment).
Siklus sistem procurement dimulai dari aktivitas pembuatan permintaan pembelian (purchase requisition) dari departemen yang membutuhkan berdasarkan beberapa pertimbangan, seperti: saldo persediaan yang telah mendekati saldo minimum, kebutuhan bahan yang telah diperhitungkan dari rencana kebutuhan bahan baku untuk pemenuhan order penjualan yang akan dilakukan proses produksi. Setelah form permintaan pembelian disetujui oleh atasan departemen terkait dan disampaikan ke departemen pembelian, maka petugas departemen pembelian akan melakukan pemilihan pihak pemasok, negosiasi harga, dan kemudian diterbitkannya pesanan pembelian (purchase order) sebagai bukti bahwa perusahaan telah menyetujui proses pembelian kepada pihak pemasok. Kemudian kegiatan dilanjutkan dengan proses penerimaan barang (goods receipt) oleh departemen gudang (warehouse) berdasarkan pesanan pembelian tersebut. Setelah itu, sesuai hari tertentu yang ditetapkan perusahaan, maka pihak pemasok melakukan proses penagihan yang disertai faktur. Setelah itu akan dilakukan proses verifikasi tagihan (invoice verification) oleh departemen Accounting / Keuangan. Setelah itu, baru dilakukan proses pembayaran kepada pihak pemasok sebagai bukti pelunasan atas barang yang telah dibeli oleh pihak perusahaan.
2.1.8 Vendor Evaluation
M enurut Wawan Dhewanto (2007, p77), evaluasi vendor (pemasok) merupakan elemen yang terintegrasi pada modul material management. Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga, dan jumlah yang disesuaikan dengan order pembelian. Evaluasi vendor menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi barang datang. Sistem ini juga mengakses data pada material management, meliputi data inventory management.
M odul ini mendukung optimasi proses pengadaan material dan jasa pada pengadaan material, sistem dapat membantu memilih sumber pemasok dan memfasilitasi monitoring yang kontinu atas hubungan dengan pemasok yang sudah ada. Hal ini akan menghasilkan informasi yang akurat seperti harga, termin pembayaran dan pengiriman. Sistem ini dapat membantu mengidentifikasi masalah pengadaan yang mungkin timbul setelah mengevaluasi informasi detil dan dalam kerja sama dengan vendor tertentu, sehingga dapat diselesaikan dengan cepat.
Pada umumnya, modul evaluasi vendor menyediakan evaluasi berdasarkan titik pandang tertentu, yaitu berdasarkan kriteria seleksi yang dapat ditetapkan sendiri oleh perusahaan. Dengan kriteria ini, dapat dilakukan pengukuran atas kinerja vendor dengan mengacu pada semua nilai kriteria. Kriteria umum yang digunakan misalnya harga, kualitas, pengiriman, layanan dan dukungan, penggantian dari barang yang ditolak (return), waktu tunggu, dan sebagainya. Dengan demikian, evaluasi
terhadap kinerja vendor dapat dilakukan dengan lebih cepat, efisien, tetapi obyektif.
2.2 S AP
2.2.1 Modul Material Management 2.2.1.1 Siklus Procurement
Siklus Procurement yang ada pada SAP R/3 adalah sebagai berikut (SCM 500, p56 – p57) :
Gambar 2.2 Procurement Cycle
2.2.1.1.1 Requirement Determination
Pada tahap requirement determination, user yang ada di departemen dapat secara manual melewatkan tahap ini dengan membuat purchase
requisition. Jika telah menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut dalam material master, maka sistem SAP R/3 akan membuat purchase requisition secara otomatis.
Gambar 2.3 Purchase Requisition
2.2.1.1.2 Determination of Source of Supply
Tahap determination of source of supply merupakan tahap penentuan calon-calon vendor yang akan diajak kerja sama. Sebagai seorang pembeli, didukung dengan fasilitas pemilihan source of supply. Pembeli dapat menggunakan pembeda source of supply untuk membuat Request for Quotation (RFQs) dan kemudian memasukan quotation. Untuk pembuatan RFQs dapat saja merujuk pada purchase requisition dan kondisi yang telah ada pada sistem.
Gambar 2.4 Determination of Source of Supply
2.2.1.1.3 Vendor Selection
Vendor selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak kerja sama. Sistem mempermudah pemilihan dari vendor dengan membuat price comparison antara beberapa quotation. Secara otomatis akan mengirimkan surat penolakan.
2.2.1.1.4 Purchase Order Processing
Pada tahap purchase order processing, suatu purchase order (PO) dapat dibuat secara manual ataupun secara otomatis oleh sistem. Pemrosesan PO dapat dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition atau quotations, untuk mengurangi jumlah usaha kerja yang dilakukan.
Pembuatannya dapat juga merujuk pada outline agreement.
Gambar 2.5 Purchase Order
2.2.1.1.5 Purchase Order Monitoring
Purchase order monitoring merupakan kegiatan memonitor status purchase order di dalam sistem yang dilakukan oleh pembeli. Pembeli dapat juga membedakan, contohnya apakah delivery atau invoice untuk PO tersebut telah dilakukan ataupun belum dilakukan. Dapat dilakukan peringatan kepada vendor tentang outstanding deliveries (pengiriman batas waktunya telah dekat).
2.2.1.1.6 Goods Receipt
Good receipt merupakan tahap penerimaan barang. Ketika memasukan pengiriman yang telah datang kedalam sistem, maka dapat dirujuk pada PO yang relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan dapat dicek apakah pengiriman barang, beserta jumlah barang sesuai dengan PO. Sistem akan langsung memperbaharui purchase order history dari PO.
Gambar 2.6 Goods Receipt
2.2.1.1.7 Invoice Verification
Invoice verification merupakan tahap pemeriksaan invoice. Ketika memasukan invoice merujuk pada PO yang lalu atau pengiriman lalu sehingga dapat diperiksa kalkulasi dan ketepatan invoice secara umum.
Ketersediaan data dari purchase order dan good receipt memungkinkan pembeli untuk merujuk pada perbedaan kuantitas dan harga.
Gambar 2.7 Invoice Verification
2.2.1.1.8 Payment Processing
Program pembayaran mengizinkan pembayaran kepada kewajiban kreditor. Financial accounting mengeksekusi program ini secara reguler.
2.2.1.2 Master Data
Master data memuat rekaman data yang disimpan dalam database dalam periode waktu yang cukup lama. Rekaman data ini disimpan secara terpusat, dan digunakan serta diproses pada cross application basis.
2.2.1.2.1 Vendor Master
Vendor Master adalah kumpulan data dari vendor yang menjelaskan secara utuh hubungan vendor dengan perusahaan. Vendor secara normal akan mempunyai hubungan dengan purchasing department (departemen pembelian). Pembelian akan menunjuk vendor untuk melakukan RFQ atau karena adanya penunjukan vendor atas material tertentu secara langsung. (M artin M urray, p137)
Vendor master berisikan informasi tentang vendor perusahaan. Informasi ini disimpan dalam master record tersendiri. Sebagai tambahan, untuk nama dan alamat vendor, vendor master memiliki data sebagai berikut:
• Mata uang yang digunakan untuk bertransaksi dengan vendor
• ToP (Term of Payment)
• Nama dari orang yang penting sebagai contact person (Contoh : Salesperson)
Untuk tujuan akuntansi vendor juga merupakan kreditor dari perusahaan, vendor master record juga memiliki accounting data seperti reconciliation account dari buku besar. Vendor
master record diatur dalam purchasing info record dan accounting.
Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa kategori :
• General Data
Data ini berlaku untuk seluruh Client. Termasuk alamat vendor atau detail bank.
• Accounting Data
Accounting data diatur dalam level company code. M emuat data seperti nomor reconciliation account dan metode pembayaran untuk transaksi pembayaran secara otomatis.
• Purchasing Data
Data diatur dalam setiap Purchasing Organization. Termasuk mata uang dalam purchase order, incoterm dan berbagai control pertaining data untuk vendor. Dapat juga dilakukan pengaturan data yang berbeda untuk plant tertentu atau untuk vendor subranges.
2.2.1.2.1.1 Account Group
Ketika membuat vendor master record, harus diputuskan pada account group mana
vendor tersebut akan di-assign. Account group mempunyai fungsi kontrol.
Account group membedakan hal-hal di bawah ini:
• Tipe dari number assignment (internal dan eksternal) dan number area dari setiap account number yang digunakan sistem untuk mengidentifikasi vendor yang akan di-assign. • Pemilihan field, field mana yang siap untuk
diinput oleh user, field mana yang harus di-maintain ataupun field mana yang tidak ditampilkan.
• Partner schemas yang valid.
• Status, apakah vendor merupakan one-time
vendor ataupun tidak. (SCM 500, p134).
2.2.1.2.1.2 Reconciliation Account
Ketika membuat vendor master record , dibutuhkan number untuk vendor (creditor) yang sifatnya unik. Nomor ini dapat ditentukan langsung oleh sistem secara otomatis, atau secara manual oleh petugas, tergantung pada
account group. Vendor (creditor) number selalu digunakan sebagai nomor subsidiary ledger pada financial accounting (SCM 500, p134).
Ketika membuat vendor master record, reconciliation account harus di maintain. Reconciliation account merupakan G/L account dalam G/L accounting. Reconciliation menyatakan kewajiban/utang perusahaan pada beberapa vendor dalam G/L accounting. (SCM 500, p135).
2.2.1.2.1.3 Partner roles
Business partner (vendor) dapat diasumsikan memiliki peran yang bervariasi jika berhubungan dengan perusahaan. Contohnya selama transaksi procurement , pada awalnya vendor berperan sebagai order recipient, kemudian sebagai supplier dari barang dan akhirnya sebagai invoicing party (invoice presenter) (SCM 500, p135).
2.2.1.2.2 Material Master
Material master record merupakan sumber utama dari data spesifik material. Digunakan oleh seluruh area dari logistic pada sistem SAP R/3.
Data disimpan dalam material master record dibutuhkan untuk berbagai tujuan termasuk :
• Purchasing data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan.
• Inventory management data dibutuhkan untuk posting goods movement dan membawa physical inventory.
• Data accounting dibutuhkan untuk material valuation.
• Materials planning data dibutuhkan untuk Material Requirement Planning.
Layar untuk memproses material master record dapat dibedakan menjadi tipe berikut ini:
• Main data
Main Data merupakan layar untuk setiap individu user di departemen, seperti basic data, materials planning dan sebagainya. • Additional data
M erupakan layar dimana dapat ditemukan informasi tambahan, seperti unit of measure alternatif, material short descriptions dan consumption values.
Beberapa data material valid untuk semua level organisasi, dan beberapa lainnya hanya valid pada level organisasi tertentu. Sehingga material data dapat diatur secara terpusat, mengurangi pengambilan data yang tidak diperlukan dari database demi meminimalisir redundansi informasi, material master dapat diatur dalam suatu cara yang mencerminkan struktur dari perusahaan.
• Data at Client level
General master data valid untuk seluruh perusahaan disimpan pada level Client. Contohnya: Material number, material short text, material group, base dan unit of measure alternatif
• Data at plant level
Semua data yang valid dalam suatu plant dan untuk kepunyaan semua storage
location disimpan dalam level plant. Contoh: Purchasing data, MRP data, forecasting data, work scheduling data. • Data at storage location level
Semua data yang valid dalam bagian dari storage location disimpan pada level storage location.
2.2.1.2.3 Purchasing Information Record
Purchasing Information Record menyediakan pilihan dari penyimpanan informasi mengenai vendor dan material, seperti master data pada Purchasing Organization dan level Plant.(SCM 500, p253)
Purchasing Information Record digunakan di dalam Purchase Order (PO) dimana informasi dari penyimpanan (record) digunakan ke dalam PO. Informasi yang digunakan seperti Purchasing Group, net price, invoice verfication indicator, dan delivery tolerance dapat dimasukkan ke dalam Purchasing Information Record. (M artin M urray, p54)
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Purchasing Information Record merupakan tempat dimana informasi spesifik atas material dan vendor
disimpan, informasi ini nantinya dapat digunakan dalam PO.
2.2.1.3 Material Requirement Planning (MRP)
M RP adalah sistem yang mengontrol level persediaan, perencanaan produksi, membantu supply management dengan informasi yang penting dan membantu dengan sistem kontrol untuk manufaktur pada produksi.
Langkah dasar untuk M RP adalah :
• Mengidentifikasi syarat untuk item yang harus diikutkan dalam pemrosesan M RP.
• Menjalankan MRP dan membuat saran untuk aksi , dan • Membentuk saran untuk release pesanan manufaktur dan
purchase order.(NN)
Pada M RP, dikenal istilah Planned Independent requirements dan dependent requirements, yang merupakan dua jenis kebutuhan dalam perencanaan material.
a. Planned Independent Requirement (PIR)
Planned Independent Requirement adalah jumlah produksi atau penjualan yang terencana, yang berdasarkan pada prosedur peramalan (forecasting). M isalnya peramalan material. Kebutuhan ini digunakan pada M RP untuk menghitung jumlah
perolehan (procurement) dan jumlah produksi untuk suatu material.
b. Dependent Requirement
Dependent Requirement adalah kebutuhan yang bergantung pada material lainnya. M isalnya seperti komponen-komponen yang ada pada Bill of Material yang sering kali direncanakan atas dasar permintaan material yang merupakan bagiannya. (http://www.kowboyz.nl).
Pada dasarnya, ada 2 jenis standar prosedur perencanaan material pada SAP, yaitu :
a. Traditional Material Requirement Planning (M RP)
Pada sistem SAP M RP tradisional, sales order, planned independent requirements, reservations, dependent requirements yang dibuat berdasarkan BOM (Bill of Material), dan lainnya direncakan secara langsung sebagai kebutuhan. Prosedur perencanaan material akan membuat permintaan pengadaan hanya jika kebutuhan tersebut kekurangan stok pada suatu waktu tertentu. Tidak ada kebutuhan lain yang dapat memicu permintaan pengadaan.
b. Consumption Based Planning (CBP)
Consumption Based Planning (CBP) merupakan prosedur perencanaan material berdasarkan pada nilai penggunaan di
masa lalu yang menentukan kebutuhan di waktu yang akan dating, dengan forecast atau prosedur statistik lainnya. Sebenarnya, pada CBP, planned independent requirements atau dependent requirement tidak akan dipertimbangkan dalam perhitungan bersih kebutuhan. Sebaliknya, perhitungan kebutuhan akan dipicu ketika level stok turun hingga di bawah nilai Reorder Point yang telah ditentukan, atau dengan peramalan kebutuhan yang telah dihitung dengan nilai penggunaan material di masa lalu. Jadi, semua planned independent atau dependent requirements dalam periode waktu tertentu seharusnya telah diperhitungkan sebelumnya (ketika menentukan reorder point atau menghitung peramalan kebutuhan). Prosedur Consumption Based Planning merupakan prosedur perencanaan material yang sederhana. Ada tiga prosedur dalam Consumption Based Planning (CBP), yaitu : • Reorder point planning
Dalam perencanaan reorder point, SAP akan mengecek apakah jumlah stok yang tersedia di bawah reorder point yang telah ditentukan untuk material tersebut. Jika di bawah reorder point, SAP akan membuat permintaan pengadaan (procurement). Reorder point dapat ditentukan secara manual atau dapat dilakukan perhitungan secara otomatis dengan menggunakan material forecast.
Reorder Point sebaiknya mencakup rata-rata kebutuhan material yang digunakan selama Replenishment Lead Time, yaitu total dari waktu pemrosesan pembelian (procurement processing time), waktu pengiriman yang telah direncanakan (planned delivery time), dan waktu pemrosesan penerimaan material (GR processing time). Selain rata-rata penggunaan material, harus dipertimbangkan juga Safety Stock. Safety Stock digunakan untuk mencukupi penggunaan material selama Replenishment Lead Time dan kebutuhan tambahan lainnya yang mungkin muncul apabila terjadi keterlambatan pengiriman. Karena itu, safety stock diperhitungkan dalam reorder level. Nilai-nilai yang penting untuk menentukan safety stock :
- nilai penggunaan material di masa lalu (menggunakan data historis) atau kebutuhan di waktu yang datang. - Jadwal pengiriman vendor atau jadwal produksi - Tingkat service yang harus dicapai
- Kesalahan peramalan, yaitu deviasi dari kebutuhan yang diharapkan.
• Forecast-based planning
Pada forecast based planning, data historis digunakan dalam peramalan material untuk mengestimasi kebutuhan
di masa yang akan datang. Kebutuhan seperti ini juga dikenal sebagai forecast requirement dan tersedia dalam perencanaan. Peramalan yang menghitung kebutuhan masa depan menggunakan data historis, dilakukan secara berkala. Hal ini memberikan keuntungan bahwa kebutuhan yang ditentukan secara otomatis secara terus menerus disesuaikan dengan kebutuhan konsumsi saat ini.
• Time-phased materials planning
Pada time phased planning, data historis juga digunakan dalam peramalan material untuk mengestimasi kebutuhan di masa yang akan datang. Namun, dalam prosedur ini, perencanaan hanya dilakukan sesuai dengan interval waktu yang telah ditentukan. Jika vendor selalu megirimkan material pada hari-hari tertentu dalam satu minggu, maka perencanaan material dilakukan dengan siklus yang sama, ketika material tersebut dikirim dengan menggunakan time phased material planning. (http://www.sapstudymaterials.com)
2.2.2 Enterprise Structure (Tingkatan Organisasi) pada S AP
Tingkatan organisasi dalam SAP/R3 merupakan replikasi dari struktur organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkatan organisasi dalam SAP R/3 merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam proyek
implementasi SAP. Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu menerjemahkannya ke dalam struktur SAP. Tingkatan organisasi pada SAP/R3, terdiri atas :
- Client - Company Code - Plant - Storage Location - Purchasing Organization - Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam Customizing untuk Enterprise Structure. (SCM 500, page 45)
2.2.2.1 Client
Client merupakan suatu unit di dalam sistem SAP/R3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master records dan kumpulan tabel yang independen. Dari sudut pandang bisnis, Client merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate group). (SCM 500, page 45)
Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3. Spesifikasi atau data yang dimasukan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua company code dan unit organisasi organisasi lainnya di bawah Client tersebut. Client didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan 3 digit angka. (SCM 500, p45)
M enurut (M artin M urray, p25), Client didefinisikan sebagai organisasi dan entitas yang legal di dalam sistem SAP. Master Data diamankan di dalam Client dan hanya dapat dilihat di dalam Client tersebut tidak dapat ditampilkan atau diubah dari Client yang lainya.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Client merupakan tingkat hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master records yang independen, semua data yang dimasukan pada tingkatan ini berlaku untuk semua company code dan unit organisasi lainnnya dibawah Client tersebut.
2.2.2.2 Company Code
Company code merepresentasikan suatu unit independen yang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan dalam Corporate Group (Client). Company code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan 4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam Client. (SCM 500, p45)
M enurut (M artin M urray, p28), company code sebagai unit organisasi terkecil yang mempunyai laporan keuangan yang legal.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Company Code merepresentasikan suatu unit independen yang memiliki laporan keuangan yang legal.
2.2.2.3 Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material. Suatu plant dapat merepresentasikan beberapa entitas dalam perusahaan, seperti : - Production Facility
- Distribution Center - Kantor penjualan regional - Kantor pusat perusahaan - Maintenance Location
Plant didefinisikan dalam sistem dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam Client. (SAP-01 Fundamentals, p33).
M enurut (M artin M urray, p30) definisi plant dapat berbagai macam. Plant dapat didefinisikan sebagai lokasi yang menampung valuated stock. Sedangkan production plan mendefinisikan plant sebagai organizational unit yang merupakan pusat dari perencanaan produksi. Plant juga dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memuat jasa atau pemeliharaan fasilitas.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa plant merupakan suatu unit organisasi yang ada di logistik yang mampu menampung valuated stock ataupun pemeliharaan fasilitas.
2.2.2.4 Storage Location
Storage Location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk membedakan material dalam suatu Plant. M anajemen Persediaan (Inventory Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) terjadi pada tingkat Storage Location. Storage Location didefinisikan dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam Plant. (SCM500,p46)
Suatu Client dapat memiliki beberapa Company Code. Suatu Company Code dapat memiliki beberapa Plant. Sedangkan suatu Plant hanya dimiliki oleh satu Company Code dalam SAP/R3. Plant dapat memiliki beberapa Storage Location, tetapi suatu Storage Location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu Plant saja. (SCM 500, p47)
M enurut (M artin Murray, p30) storage location adalah tempat dimana stok disimpan secara fisik di dalam plant. Akan selalu ada satu storage location yang dipasangkan untuk satu plant. Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Storage Location merupakan unit organisasi dimana kegiatan manajemen persediaan dan persediaan fisik berlangsung, setiap storage location dipasangkan untuk satu plant.
2.2.2.5 Purchasing Organization
Purchasing Organization merupakan unit organisasi dalam logistik yang membagi perusahaan berdasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian dengan vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. (SCM 500, p48)
Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan dengan mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu Company Code atau ke beberapa Plants. Beberapa Purchasing Organization dapat di-assign ke satu Company Code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu Company Code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign ke Company Code ( pembelian lintas Company Code). Beberapa Plant dapat di-assign ke suatu Purchasing Organization dan juga satu Plant ke beberapa Purchasing Organization. (SCM 500, p48)
M enurut (M artin M urray, p39), purchasing orgnaization adalah sekelompok grup yang melakukan aktivitas pembelian yang dihubungkan dengan spesifik part dalam suatu prusahaan.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Purchasing Organization merupakan unit organisasi logistik yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian material dan jasa.
2.2.2.6 Purchasing Group
Purchasing Group merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, Purchasing Group bertanggung jawab dalam perolehan material atau class of material. Secara eksternal, Purchasing Group merupakan suatu bagian perusahaan yang bertugas melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing Group tidak di-assign ke unit lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. (SCM 500, 48)
M enurut (M artin Murray, p41), Purchasing Group didefinisikan sebagai orang atau sekelompok kecil orang yang bertanggung jawab dalam menentukan persetujuan atas material atau kelompok material tertentu yang dibeli oleh Purchasing Organization.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Purchasing Group adalah sekelompok group atau orang yang disebut dengan buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian material tertentu yang dibeli oleh Purchasing Organization.
Perbedaan pilihan assignment antara Company Code, Plant, dan Purchasing Organization ditentukan berdasarkan kategori Purchasing Organization, yaitu :
Gambar 2.8. Plant Specific Purchasing Organization.
Pada kategori ini, Purchasing Organization bertanggung jawab atas perolehan material hanya untuk satu Plant. Dalam hal ini, assignment yang dapat dilakukan :
¾ Assign Purchasing Organization ke Company Code.
¾ Assign hanya satu Plant dalam suatu Company Code ke Purchasing Organization.
- Cross Plant Purchasing Organization
Pada kategori ini, Purchasing Organization bertanggung jawab untuk membeli material dan jasa untuk beberapa Plant dalam satu Company Code. Purchasing Organization di-assign ke Company Code tertentu, lalu beberapa Plant di-assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab.
- Cross Company Code Purchasing Organization
Gambar 2.10 Cross Company Code Purchasing Organization
Plant di-assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian atas Plant tersebut. Untuk Pembelian Cross Company Code, Purchasing Organization tidak di-assign ke Company Code mana pun pada Customizing. Jadi ketika membuat Purchase Order, sistem akan meminta user memasukan Company Code mana material tersebut dibeli (SCM 500, p49).
2.2.3 Implementasi Sistem ERP
M enurut Wawan Dhewanto (2007, p100), sistem ERP biasanya merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan proyek yang cermat. Berbagai isu pada manajemen proyek yang harus diperhatikan misalnya:
a. Estimasi waktu, penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, dan sebagainya harus ditentukan dengan cermat. Sebagaimana lazimnya proyek sistem informasi, biasanya resiko perubahan waktu atau ruang lingkup sering terjadi. Ruang lingkup sering membengkak dari perkiraan semula karena adanya modifkasi yang harus dilakukan ketika proyek sedang berjalan sehingga mengakibatkan bertambah lamanya waktu implementasi. b. Jenis sistem ERP yang akan diadopsi. Jika diputuskan akan
mengadopsi satu sistem utuh dari satu vendor, maka biasanya sistem diterapkan dengan modifikasi yang minimal sehingga waktu kustomisasi bisa dipersingkat dan mengurangi kompleksitas proyek Tetapi, tujuan utama implementasi sistem ERP adalah menerapkan sistem yang paling tepat untuk organisasi, bukan sekadar tepat waktu dan sesuai anggaran saja.
c. Penentuan orang-orang yang terlibat dalam ’steering committee’, karena tim ini akan menentukan keberhasilan implementasi ERP. Idealnya steering committee terdiri atas
manajemen senior yang mewakili atau yang berpengaruh pada fungsi korporat dan perwakilan para pengguna sistem. Komite ini biasanya sangat terlibat dalam fase pemilihan sistem, monitoring kemajuan proyek, dan pengelolaan konsultan eksternal.
2.2.4 Metodologi Accelerated S AP (AS AP)
ASAP adalah metode dan tools untuk mengimplementasikan SAP R/3 yang memberikan support terbaik dengan mengambil pertimbangan pengalaman dari banyak proyek implementasi R/3 yang telah sukses. Pengalaman-pengalaman tersebut didokumentasikan dalam Roadmap, yang digunakan untuk merencanakan implementasi R/3. (Brand, 1998, p5)
Gambar 2.11 ASAP Roadmap (Sumber : www.help.sap.com )
M etode implementasi ASAP ini memiliki lima tahap atau fase implementasi, yaitu Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, dan Go Live and Support.
2.2.4.1 Project Preparation
Pada tahap ini ditentukan strategi untuk implementasi, mengatur tim proyek, menentukan system landscape, menentukan permintaan teknikal dan memilih vendor hardware dan database. Proyek implementasi dimulai dengan kick-off meeting. Pada pertemuan tersebut manajer proyek akan menjelaskan tujuan dan rencana kerja. Sebelum melanjutkan ke tahap implementasi berikutnya, manajer proyek harus mengecek kualitas hasil dan me-release tahap Project Preparation. (Brand, 1998, p5)
2.2.4.1.1 S trategi Implementasi
Terdapat dua hal penting dalam menentukan strategi implementasi, antara lain: (Brand, 1998, p8) • Menentukan pilihan mengenai kebutuhan jumlah sistem
R/3 yang terhubung untuk struktur organisasi perusahaan.
• Bagaimana R/3 akan menggantikan sistem yang berjalan saat ini dan melalui interface apa R/3 akan melakukan pertukaran data dengan sistem eksternal.
2.2.4.1.1.1 System Topology
Sistem SAP R/3 memiliki arsitektur three-tier Client/server. Seluruh data disimpan pada
satu database dan data diproses pada application layer pada application server. SAP GUI frontend (presentation layer) adalah interface ke user. Ketiga layer tersebut terhubung satu sama lain melalui jaringan. (Brand, 1998, p8)
Gambar 2.12 R/3 Architecture (Sumber : www.help.sap.com)
2.2.4.1.1.2 Migrasi
Pada awalnya, kebanyakan perusahaan hanya mengganti sebagian infrastruktur teknologi informasinya dengan R/3. Dalam mengimplementasi modul R/3 yang beragam, dapat bergantung pada ukuran perusahaan atau batasan geografis. R/3 hampir selalu melakukan pertukaran data dengan sistem sebelumnya. Perusahaan yang
memiliki mainframe sebagai sistem sebelumnya memiliki beberapa pilihan, diantaranya: (Brand, 1998, p9)
• Full Migration (Big Bang)
R/3 mengganti seluruh aplikasi dari sistem sebelumnya dalam satu waktu. Interface permanen untuk sistem sebelumnya tidak diperlukan.
• Step by step migration (cooperative operation) R/3 hanya mengganti sebagian dari sistem
sebelumnya. Contoh: pertama, hanya mengimplementasi Financial Accounting dan Controlling, lalu Sales and Distribution, Production Planning. Aplikasi-aplikasi ini membutuhkan interface permanen untuk sistem sebelumnya.
2.2.4.2 Business Blueprint
M enurut Brand (1998, p6), Business Blueprint menyediakan strategi umum mengenai bagaimana proses bisnis dalam perusahaan dipetakan ke dalam satu atau lebih sistem SAP. Business Blueprint mendokumentasikan secara rinci lingkup dari
skenario bisnis, proses bisnis, tahapan proses, dan kebutuhan dalam implementasi solusi SAP.
Business Blueprint terdiri dari elemen-elemen di bawah ini: ● Unit Organisasi (Organizational Unit)
● Master Data ● Business Scenarios ● Business Processes
2.2.4.2.1 Unit Organisasi
Unit Organisasi merupakan objek organisasi yang digunakan untuk membentuk dasar dari suatu rencana organisasi. Unit Organisasi merupakan unit fungsional dalam perusahaan. Dengan menggambarkan unit organisasi dan hubungan hirarki atau matriks di antara unit organisasi, maka struktur organisasi bisa dibentuk. (www.help.sap.com)
2.2.4.2.2 Master Data
Master Data berisi semua informasi yang penting pada SAP Material Management, disimpan dalam database untuk jangka waktu yang lama dan digunakan dalam berbagai transaksi.
Beberapa tipe Master Data dalam SAP Material Management adalah :
a. Material Master, yang berisi rincian dari informasi-informasi berkaitan dengan material.
b. Vendor Master, yang berisi rincian dari informasi-informasi berkaitan dengan vendor.
c. Info Record, yang berisi rincian dari informasi-informasi pembelian material tertentu dengan vendor. (http://sapmmhelp.blogspot.com)
2.2.4.2.3 Business Scenario
Business Scenario merupakan suatu kumpulan proses bisnis yang mendefinisikan suatu kegiatan bisnis dalam metode komprehensif dan serba lengkap pada level makro. Business scenario berhubungan dengan unit bisnis, fungsi utama, atau pusat keuntungan (profit center) perusahaan, dan bisa juga melibatkan mitra bisnis dari perusahaan yang lain. Business scenario terdiri dari sejumlah varian, masing-masing varian menjelaskan suatu arus bisnis end. Setiap arus bisnis end-to-end diwakilkan dengan suatu rangkaian yang tersusun dari proses bisnis. (www.help.sap.com)
2.2.4.2.4 Business Process
Proses bisnis merupakan rangkaian aktivitas logikal atau kronologikal untuk melakukan suatu kegiatan yang menghasilkan informasi. (www.help.sap.com)
2.2.4.3 Realization
Pada tahap ini, dilakukan set-up sistem R/3 untuk menguji setting. Proses ini dinamakan Quality Assurance System. Seperti tahap-tahap sebelumnya, manajer proyek akan mengecek hasil dan me-release tahap Realization. (Brand, 1998, p.6)
2.2.4.4 Final Preparation
Pada tahap ini, dilakukan set-up operasi produksi sistem dan import data dari sistem yang berjalan. Untuk memulai produksi dengan R/3 tanpa masalah, harus dilakukan pengecekan setting sistem, menguji sistem melalui proses bisnis yang paling penting, dan membuat help desk. Pada akhir tahap ini, harus diputuskan kapan akan memulai produksi. (Brand, 1998, p6)
2.2.4.5 Go live and Support
Setelah memulai produksi, harus dipastikan availability produksi sistem. Pada tahap Final Preparation tidak bisa dilakukan pengecekan seluruh setting dan sistem secara rinci. Maka setelah sistem baru
dijalankan, sistem akan dipantau apakah ada kesalahan atau tidak (support). Setelah tahap support selesai maka implementasi sistem R/3 selesai. (Brand, 1998, p7)
2.3 Flowchart 2.3.3 Definisi
M enurut M ulyadi (2001, p60) Sistem akuntansi dapat dijelaskan menggunakan bagan alir dokumen. Flowchart adalah salah satu cara metode penggambaran untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem.
2.3.4 Notasi
Notasi / symbol yang digunakan dalam flowchart : • Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunkan untuk merekam terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol.
• Dokumen dan tembusannya
Simbol ini digunakn untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusanya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Gambar 2.14 Notasi Flowchart untuk Dokumen dan tembusannya
• Catatan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah jurnal, buku pembantu, dan buku besar.
• Penghubung pada halaman yang berbeda (Off Page Connector) Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu system akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubunh menunjukkan bagaimana bagan alir tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.
Gambar 2.16 Notasi Flowchart untuk Off Page Connector
• Kegiatan manual
Simbol ni digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.
• Keterangan, komentar
Simbol ini memungkinkan ahli system menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Gambar 2.18 Notasi Flowchart untuk Komentar
• Arsip permanen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
Gambar 2.19 Notasi Flowchart untuk Arsip Permanen
• On-line computer process
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
• Keying
Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Gambar 2.21 Notasi Flowchart untuk Keying
• Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
Gambar 2.22 Notasi Flowchart untuk Keputusan
• Mulai/berakhir (terminal)
Simbo ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system akuntansi.
• Garis alir (flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.
