No : 013/KAP/IV/2013 Medan, 1 Juni 2013-04-07 Lampiran : 4 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen Kepada
Yth, Direktur PT. Serat Sutra Di Medan
Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil PT. Serat Sutra untuk periode 20011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang terjadi dalam perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan Produksi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan atas keterlambatan sistem produksi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang pada pelanggan sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik &
Management Consultant Rawiatmaja
BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
PT. Serat Sutra (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan tanggal 13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Ny. Shri Utami 2. Tn. Hendro Sukantja 3. Ny. Trini Ray
PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi kebutuhan persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minim untuk menjaga stabilitas keuangannya. Perusahaan menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan sadar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersdia cukup dalam negeri. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia. Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama : Ny. Shri Utami
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Trini Ray
BAB II
KESIMPULAN AUDIT
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. KONDISI :
a. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal pengiriman yang ditetapkan.
b. Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
c. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
d. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
menyebabkan terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam seminggu.
2. KRITERIA :
a. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
b. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
1. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang,
2. Biaya penyetelan (setup) mesin,
3. Upah lembur, dan Pengangguran sumber daya. c. Jadwala produksi harus terintegrasi dengan :
1. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.
2. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
3. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
d. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
e. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
f. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
3. PENYEBAB :
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
4. AKIBAT :
1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
2. Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan
3. Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
4. Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur Tengah menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya.
5. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah ditetapkan.
6. Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar.
BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan
2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
REKOMENDASI :
1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)
4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal penggunaannya
