Bab VI
PENGENDALIAN PROYEK
6.1. Uraian Umum:
Suatu kegiatan pengawasan/Monitoring suatu Proyek supaya proyek bisa berjalan dengan lancar dan mendapatkan mutu yang baik, penggunaan biaya dan waktu serta evaluasi atau pengambilan langkah-langkah yang diperlukan pada saat pelaksanaan, agar proyek dapat selesai sesuai dengan yang direncanakan .
Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklusmanajemen proyek, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, pelaksanaan dan pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu, dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya).
b. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan (pengendalian mutu).
c. Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule sehingga pihak pemilik proyek maupun pelaksana tidak merasa dirugikan karena adanya keterlambatan (pengendalian waktu).
Maka untuk dapat menciptakan tujuan-tujuan tersebut diperlukan beberapa pertimbangan-pertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut:
a. Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana yang telah dibuat. b. Dana dan tenaga kerja yang tersedia.
c. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. d. Waktu yang telah ditentukan.
6.2. Pengendalian Biaya Proyek
Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan seluruh staff proyek, untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek sangat dipengaruhi oleh:
a. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya waktu pelaksanaan semakin besar biaya yang dikeluarkan.
b. Pengendalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek karena jika hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka harus menambah biaya pekerjaan ulang, finishing dan pembongkaran.
c. Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaanya atau penerapannya
dikarenakan in-efektivitas dari cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari yang seharusnya yang direncanakan.
Pengendalian biaya proyek dilakukan secara rutin selama proyek berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional dan non-operasional. Biaya konstruksi memiliki unsur utama dan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam kegiatan pengendalian. Adapun unsur-unsur utama yang ada dalam kegiatan pengendalian biaya proyek adalah :
a. Biaya material b. Biaya upah c. Biaya alat
Didalam kegiatan pengendalian biaya proyek, diketahui beberapa penyebab penyimpangan yang ada didalam unsur-unsur tersebut, penyebab-penyebabnya adalah :
a. Penyebab penyimpangan biaya material :
Material merupakan salah satu kebutuhan sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek konstruksi. Diperlukan suatu perencanaan yang baik agar aliran material proyek dapat berjalan lancar. Pengendalian material juga dilakukan untuk menjamin efektivitas agar semua dapat diperkirakan serta konsisten dengan permintaan pelanggan.
Banyak faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya material dalam suatu proyek konstruksi. Faktor material, pekerja, pemborong, kontraktor, atau owner, serta dari sisi manajemen proyek konstruksi itu sendiri merupakan penyebab terjadinya penyimpangan biaya penggunaan material.
Masalah yang timbul ini sudah seharusnya mendapat perhatian sejak awal sebelum proyek berjalan. Hal ini dapat membantu mengurangi resiko - resiko yang mempengaruhi biaya material tersebut. Melalui pendekatan manajemen resiko akan diketahui faktor dominan penyebab penyimpangan biaya penggunaan material dan tindakan koreksi yang tepat jika dikemudian hari timbul masalah yang telah diuraikan diatas. Sehingga mendapatkan hasil yang optimal dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi.
b. Penyebab penyimpangan biaya upah adalah sebagai berikut :
Biaya upah adalah adalah salah satu komponen biaya yang sering mengalami cost overrun. Walaupun pada umumnya porsi komponen biaya ini tidak besar, namun seringkali tingkat penyimpangan yang cukup tinggi dan juga sering terjadi. Bahkan dapat dikatakan hampir seluruh proyek mengalami penyimpangan biaya upah. Apa penyebabnya?
Komponen biaya upah sering dianggap remeh oleh pelaku konstruksi. Porsinya yang kecil membuatnya tidak terlalu dipusingkan karena kebanyakan berasumsi bahwa kalaupun ada penyimpangan, dianggap tidaklah signifikan. Padahal pengendalian biaya ini termasuk yang paling sulit.
Sehingga sebenarnya bukannya tidak signifikan, melainkan tidak disadari atau menjadi hidden cost.
Tentu kejadian dengan frekuensi tinggi ini perlu diperhatikan. Terutama pada proyek dengan porsi biaya upah yang cukup tinggi. Mengatasinya harus dimulai dari perencanaan hingga monitoring yang memperhatikan faktor-faktor pentingnya. Berikut disampaikan dan dijelaskan faktor-faktor-faktor-faktor penting atas kelompok biaya ini:
Produktifitas. Faktor ini adalah yang paling utama. Biaya upah akan mudah untuk membengkak apabila terjadi penurunan produktifitas apalagi tidak disadari dalam jangka waktu yang lama. Produktifitas rendah adalah hidden cost yang sering tidak disadari.
Mismatch. Istilah ini digunakan pada situasi dimana tenaga kerja tersedia, namun tidak dapat melaksanakan pekerjaan akibat dari tidak tersedianya resources lain seperti alat dan material serta gambar shop drawing dan approval ijin kerja.
Tingkat kesulitan pekerjaan. Tingkat kesulitan pelaksanaan akan mempengaruhi secara langsung terhadap produktifitas. Semakin sulit pekerjaan akan semakin turun produktifitas pekerjaan.
Metode pelaksanaan. Faktor ini mempengaruhi tidak hanya produktifitas, tapi juga kebutuhan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Metode yang baik, akan menurunkan jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam suatu pekerjaan.
Tingkat keahlian pekerja. Faktor ini dipengaruhi oleh metode pelaksanaan yang direncanakan. Jika metode pelaksanaan yang dilakukan adalah mudah, maka tingkat keahlian pekerja yang dibutuhkan juga tidak perlu tinggi.
Kecelakaan kerja. Adanya kecelakaan kerja akan membuat pekerjaan tertunda. Padahal tenaga kerja tetap membutuhkan biaya walaupun tidak bekerja.
Overtime. Rate biaya upah akan naik signifikan apabila dilakukan secara overtime. Semakin malam pekerjaan dilakukan akan semakin mahal. Padahal produktifitas pekerjaan semakin turun. Overtime membuat biaya upah sangat mahal.
Sumber tenaga kerja. Jika tenaga kerja diambil dari tempat yang jauh, maka biaya mobilisasi akan semakin mahal.
Perjanjian. Hal-hal yang termasuk dalam lingkup ini adalah jenis kontrak (lump sum atau harian), kejelasan lingkup biaya (barak, jam kerja, cara mobilisasi, APD, alat bantu, dll). Kontrak secara harian akan membutuhkan pengawasan lebih tinggi dan ketidakjelasan lingkup akan menjadi problem dispute dalam pelaksanaan.
Cashflow. Faktor ini berupa ketidaklancaran cash flow. hal ini akan membuat kualitas tenaga kerja yang digunakan tidak sesuai yang dibutuhkan dan dengan produktifitas yang lebih rendah. Mandor adalah vendor yang lemah kemampuan cash flow. Kondisi cashflow yang jelek
akan membuat mandor memilih tenaga kerja yang kurang ahli dan juga kurang produktif.
Pengendalian. Penyimpangan biaya yang sering terjadi akibat lemahnya pengendalian.
c. Penyebab penyimpangan biaya alat adalah sebagai berikut :
Pengendalian biaya alat selama ini dan secara turun temurun terbukti belum cukup dalam mengatasi kerugian biaya alat. Hal ini karena tidak dilakukannya proses lesson learnt dalam pengembangannya. Silahkan disimak rekomendasi sistem pengendalian biaya alat yang lebih baik dalam posting ini sebagai hasil dari proses lesson learnt.
Biaya alat termasuk komponen biaya yang umumnya lebih besar dari komponen biaya upah dan biaya tak langsung. Penyimpangan yang terjadi cukup besar dan cukup sering terjadi. Beberapa penyebab lemahnya sistem pengendalian biaya alat selama ini adalah sebagai berikut :
Umumnya pengendalian biaya alat dilakukan dengan merencanakan biaya ini yang lebih rendah dari budget lalu dalam pelaksanaannya mengupayakan biaya sewa lebih rendah dari yang direncanakan.
Tidak adanya pengendalian produktifitas alat dan atau efisiensi alat dalam fitur pengendalian biaya alat.
Tidak adanya evaluasi awal jika terjadi penyimpangan biaya ini. Sehingga penyimpangan biaya telat disadari ketika akumulasi penyimpangan telah cukup besar.
Penentuan jenis alat tidak dikaji dengan baik.
Kebutuhan jumlah dan durasi pemakaian alat tidak dianalisa dengan baik. Sehingga pemakaian menjadi lebih besar dari yang dibutuhkan sebenarnya.
6.3. Pengendalian mutu bahan
Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengawasan pekerjaan dan uji mutu dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan. Pengendalian mutu bahan sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan mutu yang dapat dipertanggung jawabkan. Dalam pengendalian mutu proyek, dilakukan laporan proyek di setiap struktur nya yang ditujukan untuk mengetahui perkembangan atau hasil pekerjaan yang diinginkan.
Laporan Proyek Menara BRI BSD meliputi :
a. Beton
I. Lt.3 as 1-3/A-C, hasil cor2
Beton hasil pengecoran dari lantai 3 tersebut adalah :
Terlihat adanya laporan keropos akibat dari kehilangan air semen. Ada retak atau kerusakan lainnya.
Beton NDT – Covermeter Test : Selisih tebal selimut beton.
Beton NDT – UPV Test :
Selisih terbesar diantara 5 (Vd) dari rata-rata bacaan UPV yang diambil. II. Lt. Dasar as 5’-7’/A’-C’3
Beton Bekisting :
Elevasi/level bekisting tidak memenuhi Toleransi +/- 3mm. Form tie terpasang jarak dan jumlah tidak sesuai.
Tidak dilindungi sebelum pasang scafolding diatasnya. Beton Pembesian :
Jarak sengkang dan jumlah tidak sesuai shop drawing. b. Bekisting
Tahap 1 : Pemahaman dan Perencanaan
Pelaksanaan sudah menggunakan IK tetapi hasil pemasangan belum selesai.
Tahap 2 : Pengadaan
Pekerjaan bekisting menggunakan Unit Beksiting Total (Tidak ada penilaian dari Departemen Logistik)
Tahap 3 : Sosialisasi dan Penjabaran
Pekerjaan dalam belum memasang siku perkuatan untuk tembereng, form tie miring disiku tidak ada sesuai RPS
c. Pembesian
Tahap 1 : Pemahaman dan Perencanaan
Pelaksanaan sudah menggunakan IK tetapi hasil pemasangan belum selesai.
Tahap 2 : Pengadaan
Pekerjaan bekisting menggunakan mandor (Tidak ada penilaian dari Departemen Losistik)
Tahap 3 : Sosialisasi dan Penjabaran
Pekerjaan untuk sengkang balok belum selesai, karena jaraknya tidak konsisten.
TABEL 6.1 Laporan item keberhasilan kegiatan diproyek No ITEM DAN INDIKATOR
KEBERHASILAN PENYEBAB / BAHAYA ( KHUSUS K3L ) PENANGGUANGAN dan PENCEGAHAN 1 Tidak terjadi kebocoran
pada area basement.
Indikator keberhasilan : Basement tidak bocor
- Keropos mutu beton tidak baik
- Sambungan cor kurang baik ( lantai & dinding )
- Retak dan cold joint
- Tukang vibrator harus ditraining - Alat vibrator jumlah sesuai, kondisi baik dan harus ada 1
- Dilakukan pengecekan slump sesuai IK / Method of Work
- Suplay beton harus kontinyu / sesuai yang diisyaratkan
- Bekisting stop cor harus kuat dan rapat
- Beton harus bersih dan rata pada area akan dipasang waterstop - Waterstop swellable dipasang memakai lem (dengan bahan waterbase)
- Bidang pengecoran : lantai mendekati bujur sangkar (P:L < 1,5), dinding (1 tinggi : 3 lebar) sesuai IK
- Pada lantai arah cor pada sisi lebar dan dinding per lapis / sesuai IK
- Suhu beton dijaga dan curing menggunakan karung basah selama 5 hari / sesuai IK
2 Permukaan beton basement rapi, tanpa skimcoat.
Indikator keberhasilan : Permukaan beton basement smooth / mulus (ready to painting)
- Formwork/bekisting tidak layak pakai.
- Metode / sistem pemasangan / fabrikasi bekisting tidak sesuai - Pekerja belum terbiasa dengan sistem formwork baru. - Metode / sistem pembongkaran
bekisting yang tidak sesuai
- formwork & lokasi pengecoran yang kotor (bekas-bekas gergaji kayu, kawat, bekas-bekas mortar, dll)
- Menggunakan formwork / kayu yang bermutu tinggi / dilapisi polyfim sehingga dapat digunakan berulang.
- Dilakukan pengecekan terhadap kondisi bekisting / kayu sebelum digunakan.
- Perawatan bekisting / kayu yang sesuai
- Menggunakan metode / sistem pemasangan / fabrikasi formwork yang baru yang sesuai.
- Dilakukan pengecekan dan pengawasan fabrikasi bekisting. - Dilakukan pengecekan elevasi / level bekisting sebelum
pengecoran.
- Dilakukan pengecekan vertikalitas / lot bekisting sebelum pengecoran. - Stabilitas support-support
bekisting.
- Pelatihan sebelum dan selama pelaksanaan
- menggunakan metode / sistem pembongkaran formwork yang baru yang sesuai.
- Lokasi dibersihkan dengan disemprotkan air dan dengan angin / kompresor.
- Formwork / bekisting dibersihkan dari segala macam kotoran sebelum digunakan.
6.4. Pengendalian waktu pelaksanaan
Pengendalian waktu proyek umumnya dilakukan dengan sistem penjadwalan dengan pembuatan time schedule yang merupakan sistem pengendalian waktu dengan menetapkan alokasi waktu untuk masing-masing tahap pekerjaan yang disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan.
Pengendalian waktu dilakukan dengan cara sebagi berikut:
a. Pengendalian jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan, apabila terjadi sebuah keterlambatan maka diperlukan penambahan tenaga kerja atau mengadakan jam kerja tambahan (kerja lembur).
b. Pengecekan pengadaan material dan alat yang selalu siap apabila suatu pekerjaan akan berlangsung.
c. Menetapkan tenaga ahli pada tiap pekerjaan sesuai dengan keahlian masing-masing sehingga akan tercipta keselarasan pekerjaan yang bagus dan saling membantu.
Suatu rencana monitoring harus merangkum masalah-masalah yang secara aktif selalu diamati, dicatat dan dilaporkan selama berlangsungnya pelaksanaan. Pada umumnya ada dua alat monitoring yang biasa digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan yaitu: Jaringan Kerja (network planning).
Pengendalian Waktu dengan Jaringan Kerja (Network Planning) Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan yang menuju suatu sasaran tertentu, membutuhkan sarana dan waktu yang terbatas. Bagi Supervisi (pengawas) pekerjaan pertama-tama adalah memahami rencana
urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pekerjaan yang sudah dibuat oleh kontraktor, sedemikian rupa sehingga proyek bisa terlaksana sesuai dengan rancangannya (desain), dalam waktu yang telah ditetapkan, mutu sesuai standar dan biaya yang sudah direncanakan. Pada saat pelaksanaan perlu dilakukan pengendalian atau pengawasan terhadap pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, salah satu alat pengendali tersebut adala jaringan kerja (network planning).
Network planning diciptakan sebagai alat perencanaan sekaligus pengendalian suatu pekerjaan dilapangan. Walaupun ada dua versi Network Planning yaitu PERT dan CPM, dalam kesempatan ini hanya akan dibicarakan CPM.
Perencanaan dan pengendalian dengan CPM ditujukan untuk bisa melaksanaakan pekerjaan sesuai dengan rancangan dalam waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya yang seekonomis mungkin. Untuk itu perlu kita ketahui komponen-komponen apa saja yang menentukan berhasilnya suatu proyek.
Terdapat lima faktor yang perlu diperhatikan yaitu: a. Waktu.
b. Kegiatan.(Activity)
c. Sarana (mesin-mesin, tenaga kerja, alat-alat dsb)
d. Biaya (material, tenaga kerja, spare parts, bahan-bahan pembantu,dsb) e. Manajemen Proyek.
CPM sebagai alat pengendali dan pengawasan, ternyata secara serentak dapat mengelola waktu kegiatan, sarana dan biaya dalam suatu perencanaan yang terpadu (intergrated planning). Jaringan kerja menggambarkan keseluruhan kegiatan-kegiatan Pengendalian Proyek proyek kedalam simbol-simbol jaringan kegiatan, oleh karenanya teknik ini juga disebut perencanaan jaringan kerja (network planning).
Dengan adanya perencanaan ini maka dapat diketahui hal-hal sebagai berikut: a. Pada setiap saat diketahui kegiatan-kegiatan apa saja yang harus
dilaksanakan,berapa dana yang harus disediakan, berapa tenaga kerja yang harus ada dan dengan keahlian apa, jenis-jenis mesin dan peralatan yang dibutuhkan.
b. Apakah mungkin dilakukan perataan penggunaan tenaga kerja, peralatan atau biaya.
c. Kegiatan-kegiatan apa saja yang harus diawasi secara intensif supaya proyek dapat selesai tepat pada waktunya.
d. Kegiatan-kegiatan mana saja yang harus dipercepat, kalau proyek akan diselesaikan lebih cepat dari rencana semula, sekaligus berapa biaya percepatannya, demikian pula bila proyek akan diperpanjang waktunya. e. Dapat pula diketahui waktu yang diizinkan untuk suatu kegiatan tertentu yang
boleh terlambat atau tertunda, (float time activity) tanpa memperlambat selesainya proyek.
Agar manfaat teknik CPM ini dapat maksimal maka proyek harus bersifat sebagai berikut:
a. Harus terdiri dari kumpulan-kumpulan kegiatan yang masing-masing diketahui datanya dengan pasti (berapa lama kegiatan itu, peralatan apa saja yang dibutuhkan, material yang diperlukan dan sebagainya).
b. Masing-masing kegiatan harus jelas dan terpisah dengan kegiatan lain. c. Urut-urutan kegiatan harus sudah diketahui.
d. Setiap kegiatan yang telah dimulai harus berjalan, sampai selesainya kegiatan itu.
Pertanyaan dari Sodara Danny Hermawan
1.Pada pengendalian Biaya proyek, Faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan?
Jawaban
Faktor- faktor yang harus diperhatikan dalam pengendalian proyek sebagai berikut :
Produktifitas. Faktor ini adalah yang paling utama. Biaya upah akan mudah untuk membengkak apabila terjadi penurunan produktifitas apalagi tidak disadari dalam jangka waktu yang lama. Produktifitas rendah adalah hidden cost yang sering tidak disadari.
Mismatch. Istilah ini digunakan pada situasi dimana tenaga kerja tersedia, namun tidak dapat melaksanakan pekerjaan akibat dari tidak tersedianya
resources lain seperti alat dan material serta gambar shop drawing dan approval ijin kerja.
Tingkat kesulitan pekerjaan. Tingkat kesulitan pelaksanaan akan mempengaruhi secara langsung terhadap produktifitas. Semakin sulit pekerjaan akan semakin turun produktifitas pekerjaan.
Metode pelaksanaan. Faktor ini mempengaruhi tidak hanya produktifitas, tapi juga kebutuhan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Metode yang baik, akan menurunkan jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam suatu pekerjaan.
Tingkat keahlian pekerja. Faktor ini dipengaruhi oleh metode pelaksanaan yang direncanakan. Jika metode pelaksanaan yang dilakukan adalah mudah, maka tingkat keahlian pekerja yang dibutuhkan juga tidak perlu tinggi.
Kecelakaan kerja. Adanya kecelakaan kerja akan membuat pekerjaan tertunda. Padahal tenaga kerja tetap membutuhkan biaya walaupun tidak bekerja.
Overtime. Rate biaya upah akan naik signifikan apabila dilakukan secara overtime. Semakin malam pekerjaan dilakukan akan semakin mahal. Padahal produktifitas pekerjaan semakin turun. Overtime membuat biaya upah sangat mahal.
Sumber tenaga kerja. Jika tenaga kerja diambil dari tempat yang jauh, maka biaya mobilisasi akan semakin mahal.
Perjanjian. Hal-hal yang termasuk dalam lingkup ini adalah jenis kontrak (lump sum atau harian), kejelasan lingkup biaya (barak, jam kerja, cara mobilisasi, APD, alat bantu, dll). Kontrak secara harian akan membutuhkan pengawasan lebih tinggi dan ketidakjelasan lingkup akan menjadi problem dispute dalam pelaksanaan.
Cashflow. Faktor ini berupa ketidaklancaran cash flow. hal ini akan membuat kualitas tenaga kerja yang digunakan tidak sesuai yang dibutuhkan dan dengan produktifitas yang lebih rendah. Mandor adalah vendor yang lemah kemampuan cash flow. Kondisi cashflow yang jelek akan membuat mandor memilih tenaga kerja yang kurang ahli dan juga kurang produktif.
Pengendalian. Penyimpangan biaya yang sering terjadi akibat lemahnya pengendalian.
Pertanyaan dari sodara Wahyu Sonjaya
2. Pada pengendalian Biaya proyek, Unsur-unsur apa saja penyebab penyimpangan biaya Material dalam proyek tersebut?
Jawaban
Banyak faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya material dalam suatu proyek konstruksi. Faktor material, pekerja, pemborong, kontraktor, atau owner, serta dari sisi manajemen proyek konstruksi itu sendiri merupakan penyebab terjadinya penyimpangan biaya penggunaan material.
