“mengestimasi biaya dan waktu
proyek”
Makalah Manajemen Proyek
Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas terstruktur matakuliah manajemen proyek
Oleh Kelompok 6
Garit suhendra 135030201111031 Ranu Nugraha 135030201111096 Ridwan Fajar Budi Santoso 135030201111005
ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
2015
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah manajemen
proyek yang berjudul :
Mengestimasi waktu dan biaya proyek
Kami menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini masih banyak kesalahan berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu dalam kesempatan ini kami menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan serta penyusunan makalah ini masih dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, kami telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan tepat waktu, oleh karenanya kami dengan segenap kerendahan hati serta tangan terbuka menerima kritik konstruktif dan saran guna penyempurnaan makalah ini.
Akhirnya penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Malang , 15 September 2015
1.1. Latar Belakang
Estimasi biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan proyek. Kegiatan estimasi adalah salah satu proses utama dalam mengetahui besarnya dana yang ryang cukup besar. Ketidaktepatan yang terjadi dalam penyediaannya akan berakibat kurang baik pada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Bagi pemilik proyek
(owner), estimasi biaya diperlukan sebagai pegangan dalam menentukan kebijakan yang dipakai untuk menentukan besarnya investasi yang harus dilaksanakan.
Hal yang tidak kalah penting didalam suatu pelaksanaan proyek adalah apa yang disebut manajemen proyek dan manajemen konstruksi yang diterapkan pada seluruh tahapan proyek dimulai dari perancangan, perencanaan dan desain, sampai pada pelaksanaannya. Dalam pelaksanaan praktik sebuah proyek dibutuhkan beberapa macam
estimasi yang berbeda didasarkan pada tujuan penggunaan dan peruntukannya, fungsi estimasi sendiri untuk :
– Mendukung keputusan yg baik
– Menjadwalkan pekerjaan
– Menentukan berapa lama proyek perlu dilakukan dan berapa biayanya
– Menentukan apakah proyek layak dikerjakan
– Mengembangkan kebutuhan arus kas
– Menentukan seberapa baik kemajuan proyek
– Menyusun anggaran time phased dan menetapkan baseline proyek.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas maka dapat dirumuskan pokok permasalahan yaitu:
o bagaimana melakukan estimasi biaya yang baik
o bagaimana cara memanjemen waktu agar dapat mencapai target
o apa hubungan antara estimasi biaya yang baik dengan manajemen waktu.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apa korelasi antara estimasi biaya yang di gunakan dengan waktu yang di butuhkan dalam menyelesaikan proyek.
BAB II PEMBAHASAN
ESTIMASI DAN PENGANGGARAN BIAYA PROYEK
Salah satu hal penting dalam pembuatan proposal proyek adalah estimasi dan
ESTIMASI BIAYA
Estimasi biaya adalah penghitungan kebutuhan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau kontrak. Dalam melakukan estimasi (perhitungan) biaya diperlukan:
– Pengetahuan dan keterampilan teknis estimator, seperti membaca gambar, melakukan estimasi (perhitungan), dll.
– Personal judgement berdasarkan pengalaman estimator.
Estimasi biaya harus sudah dilakukan sejak tahap konsepsi proyek. Dengan demikian perkiraan biaya proyek dapat dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan estimasi biaya yang akurat. Artinya estimasi biaya tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain dalam tahap tender, atau tidak terlalu rendah yang meski dapat memenangkan tender namun ujungnya mengalami kesulitan pendanaan karena
diangarkan kurang. Terkadang perkiraan biaya yang rendah dilakukan dengan sengaja untuk maksud sekedar memenangkan tender. Setelah tender dimenangkan, kemudian dilakukan negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek. Yang demikian ini disebut buy in. Praktek seperti ini beresiko dan tidak etis, namun banyak dilakukan yang berujung pada korupsi.
Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun angaran dan menjadi dasar untuk mengevaluasi performance proyek. Evaluasi dilakukan dengan embandingkan tingkat pengeluaran aktual dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan.. Dengan demikian tanpa estimasi yang baik, maka akan menyulitkan evaluasi yang efektif dan efisien.
Memperkirakan biaya proyek relatif sulit dibanding memperkirakan biaya untuk kegiatan yang sudah rutin dilakukan. Perkiraan biaya untuk kegiatan rutin dapat dibuat dengan sekedar menambah y% dari anggaran tahun lalu. Tidak demikian dengan perkiraan biaya pekerjaan proyek.
Setidaknya ada tiga pendekatan pokok dalam memperkirakan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasi, yaitu:
1. Perkiraan Biaya secara top-down
Dalam pendekatan ini, manajer puncak memperkirakan biaya seluruh proyek, Selanjutnya, gambaran umum estimasi proyek tersebut diberikan kepada manajer di bawahnya untuk melakukan estimasi biaya untuk paket kerja yang lebih kecil yang menjadi bagian dari keseluruhan pekerjaan proyek. Hal ini dilakukan sampai pada level manajer tingkat paling bawah. Batasan estimasi biaya untuk manajer tingkat lebih bawah adalah bahwa mereka tidak bisa mengusulkan eatimasi biaya yang lebih besar dari yang sudah diperkirakan oleh manajer di atasnya.
2. Perkiraan Biaya secara Bottom Up
Pada pendekatan ini, pertama-tama yang dilakukan adalah merinci pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih detail. Selanjutnya, orang-orang yang terlibat dalam
pengerjaan paket kerja diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu untuk penyelesaian suatu paket pekerjaan. Pendekatan Bottom Up ini jarang digunakan karena riskan dari sudut pandang manajer puncak. Ada kecenderungan kekurangpercayaan manajer puncak terhadap bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan (mark-up) perkiraan biaya yang diperlukan untuk menjamin keberhasilan di departemennya masing-masing.
3. Kombinasi Top Down dan Bottom Up
Pendekatan ini merupakan pendekatan yang banyak digunakan dalam mengestimasi biaya. Pada pendekatan ini, manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk mengajukan usulan perkiraan biaya pekerjaan.. Selanjutnya bawahwan tersebut menyampaikan
maupun prioritas pekerjaan. Dengan demikian ketika bahawan mengajukan usulan perkiraan biaya, maka catatan dari manajer puncak telah menjadi pertimbangan.
Pembengkakan Biaya
Dalam banyak hal, semakin besar ukuran proyek, maka semakin besar pula potensi terjadi pembengkakan biaya. Berikut beberapa penyebab terjadinya pembengkakan biaya:
1. Informasi kurang akurat
Rendahnya akurasi perkiraan biaya dapat menyebabkan terjadinya pembengkakan biaya karena perkiraan biaya ternyata jauh lebih rendah daripada kenyataannya. Demikian juga, adanya ketidakpastian kondisi dapat membuat biaya pekerjaan membengkak. Misalnya dalam memperkirakan harga ternyata harga yang diperkirakan lebih rendah dari harga yang
sesungguhnya. Akibatnya biaya membengkak.
2. Perubahan desain
Terjadinya perubahan desain yang diinginkan pelanggan dapat menyebabkan pembengkakan biaya bila perubahan desain tersebut ternyata menyebabkan pengerjaan ulang atau
membutuhkan sumberdaya yang lebih banyak/ lebih mahal.
3. Faktor Sosial Ekonomi
Pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo, penurunan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya dapat menyebabkan pembengkaan harga. Misalnya, bila ternyata terjadi
ketidakstabilan ekonomi yang menyebabkan terjadinya kenaikan harga yang tinggi sehingga jauh melampaui apa yang sudah diperkirakan, maka hal demikian menyebabkan terjadinya pembengkakan biaya.
4. Jenis Kontrak Proyek
kontraktoe. Hal ini dapat membuat kontraktor kurang hati-hati dalam mengendalikan harga sehingga dapat berujung pada pembengkakan biaya.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995, Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor hingga 222 persen dari waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan demikian seorang manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaik-baiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.
Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak
dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang
ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.
Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas
proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas. Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node terakhir menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada
node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada anak panah. Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3 artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).
Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan.
Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node) baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.
Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas
tergambarkan pada diagram.
Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke
Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang, susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut : Nama
Aktivitas
Kode Aktivitas
Aktivitas Yang Mendahului
Durasi (hari)
Analisis Kebutuhan Software A - 1
Pemodelan Sistem B - 2
Analisis Kebutuhan Hardware C - 3
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS D A 4
Desain Input, Output, Database E B 5
Persiapan & Pelatihan User F B 4
Pengadaan Hardware G C 6
Programming H D, E 6
Instalasi Hardware I G 2
Implementasi J F, H, I 3
Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Node 1 sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya proyek. Aktivitas A, B, C adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan sebagai aktivitas awal proyek. Masing-masing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas D berdurasi 4 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas A selesai. Aktivitas F berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 4 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas G selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas akhir proyek dan baru dapat dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam ADM juga dikenal istilah aktivitas Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh gambar di atas tidak terdapat aktivitas Dummy.
Hubungan Estimasi dan Waktu Proyek
hubungan antara estimasi biaya proyek dengan manajemen waktu proyek adalah sebagai satu kesatuan dimana fungsi estimasi adalah meramalkan berapa dana yang di butuhkan untuk menujang berjalanya proyek agar dapat selesai tepat waktu, sedangan manajemen waktu bertujuan sebagai landasan pengeluaran dana penyelesaian proyek, karena untuk
mendapatkan biaya yang rendah maka waktu proyek harus harus sesingkat mungkin, untuk menunjang jalannya proyek estimasi yang di lakukan haruslah tepat dan akurat.
BAB III PENUTUP
Dalam sebuah proyek sangat perlu peran seseorang yang memberi estimasi atau sering di sebut Estimator. Kegiatan estimasi merupakan dasar untuk membuat sistem pembiayaan dan jadwal pelaksanaan konstruksi serta merupakan ”peramalan kejadian” pada proses pelaksanaan dan memberi nilai pada masing-masing kejadian tersebut.
material, baik jenis maupun kuantitas yang nantinya akan digunakan. Perhitungan kebutuhan jenis dan kualitas material harus dilakukan secara teliti dan setiap dari bahan2 tersebut ditentukan harganya, sedangkan spesifikasi dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan kualitas setiap jenis material.
