© Copyright 2017
PENERAPAN ANALISIS JABATAN DALAM PENEMPATAN PEGAWAI DI KANTOR KELURAHAN GUNUNG TELIHAN
KECAMATAN BONTANG BARAT
Jamaluddin1, Rita Kalalinggi2, Anwar Alaydrus3 Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mendiskripsikan dan menganalisis Penerapan Analisis Jabatan Dalam Penempatan Pegawai di Kelurahan Gunung Telihan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan maksud untuk mengetahui penerapan analisis jabatan dalam penempatan pegawai di Kelurahan Gunung Telihan. Penarikan kesimpulan berdasarkan data yang diolah dengan menggunakan analisis data model interaktif. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, bahwa Penerapan Analisis jabatan belum sepenuhnya menjadi acuan dalam penempatan pegawai di kantor Kelurahan Gunung Telihan, hal tersebut terlihat dari, masih ada penempatan pegawai dibawah standar pendidikan yang dipersyaratkan, adanya penggabungan dua bagian urusan yang berbeda, dan masih ada pegawai belum memiliki keahlian/kompetensi dalam menduduki jabatan tertentu.
Kata Kunci: Analisis Jabatan, Penempatan Pegawai, Kelurahan Gunung Telihan Abstract
This study aims to describe and analyze the Application of Position Analysis of Employee Placement in Gunung Telihan Village. Employe position analysis in employee placement seen from aspect description of job title, work load, and employee competency using a qualitative approach with a view to know the application of position analysis in the placement of employees in the Village of Gunung Telihan. Drawing conclusions based on data processed using interactive model data analysis. Based on the results of research and discussion, that the application of position analysis has not fully become a reference in the placement of employees in the office of Gunung Telihan Village, it is seen from, there is still placement of employees below the required standard of education, the merger of two different affairs, and there are still employees do not have the skills / competencies in occupying certain positions.
Keywords: Job Analysis, Employee Placement, Gunung Telihan Village Pendahuluan
Keberhasilan dan berdaya gunanya suatu organisasi, dapat dilihat pada salah satu aspek yang terkandung didalamnya, yaitu kualitas sumberdaya
manusia. Untuk mencapai keberhasilan tersebut, maka pengelolaan organisasi yang baik dan benar pada suatu institusi pemerintahan tentunya sangat tergantung kepada sumberdaya aparatur yang mewakilinya dan tidak dapat dipegang oleh sembarang orang, melalui pendidikan dan pelatihan yang memadai, Aparatur Sipil Negara (ASN) diharapkan dapat memberikan pelayanan yang baik manakala memiliki semangat kerja, budaya dan etos kerja, serta motivasi tinggi, yang konsisten dijalankan bagi kepentingan masyarakat luas.
Walikota Bontang Neni Moernieni, mengatakan bahwa PNS agar dapat memotivasi diri untuk terus melaksanakan tugas secara maksimal dan profesional terutama dalam pelayanan kepada masyarakat, layani masyarakat sebagaimana kita ingin dilayani. Dan sebagai pelaksana kebijakan publik PNS terus meningkatkan kemampuan yang dimiliki sehingga bisa menjadi PNS yang berkualitas. (eksposkaltim.com: tanggal 20 Oktober 2016)
Namun, pada birokrasi pemerintah, fenomena yang terjadi selama ini adalah kurang terlaksananya penempatan pegawai yang sesuai dengan persyaratan jabatan, sehingga pegawai banyak yang tidak mengetahui dengan pasti pekerjaan yang dilakukan, bahkan ada pegawai yang bekerja untuk beberapa bagian sekaligus, sehingga sulit untuk menentukan beban kerjanya, sehingga terkadang sulit untuk membuat analisis jabatan karena nama jabatan seringkali tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari atau malah pegawai tersebut tidak ahli dalam bidang pekerjaan yang dia pegang, sehingga apa yang ia kerjakan sehari-hari tidak sesuai dengan kemampuan yang dia miliki. Seperti yang terjadi pada pegawai di Kantor Kelurahan Gunung Telihan di atas, penempatan pegawai yang kurang memenuhi syarat jabatan tersebut seringkali menimbulkan kurang pahamnya aparatur terhadap tugas pokok dan fungsinya sebagai staf, sehingga sering ditemui pegawai yang menanyakan kepada atasannya apa pekerjaan yang harus ia lakukan.
Kerangka Dasar Teori Analisis Jabatan
Moekijat (1995:12) mendifinisikan bahwa yang dimaksud Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui mana fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan diperoleh atau dikumpulkan dan di catat secara sistematis. Analisis jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Analisis jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-baiknya. Kemudian menurut Manullang (1990:20) pengertian analisis jabatan yaitu merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna suatu keperluan.
Dalam penerapan analisis jabatan bagi organisasi pemerintah mengacu pada Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Dalam Undang-Undang tersebut mengatur tentang kewajiban instansi pemerintah dalam
membuat analisis jabatan baik bagi PNS (pasal 56:1) maupun bagi PPPK (pasal 94:2) dan secara khusus dalam Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara (Permenpan) Nomor 35 Tahun 2012 tentang Analisis Jabatan. Dan dalam keduanya juga mencakup berbagai uraian jabatan dan secara jelas menerangkan jenis dan kualifikasi pegawai segaligus syarat-syarat jabatan yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan.
Komaruddin, (1995:10-11) menjelaskan manfaat analisis jabatan, sebagai berikut :
1. Analisis jabatan akan menentukan klasifikasi pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan, perencanaan klasifikasi pekerjaan dianggap penting sebab bilamana penggolongan pekerjaan tidak dilakukan, maka setiap pekerjaan (jabatan) perlu dinilai sendiri.
2. Analisis jabatan akan membantu untuk mengukur memperkirakan, dan menentukan tingkat balas jasa analisis jabatan membantu menilai jabatan sehingga manajemen dapat membandingkan nilai suatu jabatan dengan nilai jabatan lainnya.
3. Analisis jabatan banyak bantuannya dalam penempatan perlengkapan yang dibutuhkan.
Lebih lanjut Komaruddin, (1995:19) mengatakan bahwa tujuan analisis jabatan adalah mencakup kegiatan-kegiatan penyusunan program pengadaan personalia tersebut. Inti pengadaan personalia meliputi kebutuhan personalia dalam arti jumlah dan mutu. Untuk memenuhi jumlah personalia, orang biasanya menggunakan analisis beban kerja, sedangkan untuk memenuhi mutu personalia orang lazimnya memanfaatkan analisis jabatan yang menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Penempatan Kerja Pegawai
Menurut Soedjadi, (1998:167) penempatan kerja adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk menentukan seseorang pada posisi yang sesuai dengan kebutuhan. Menurut Siagian, (1999:80) bahwa penempatan kerja sangat penting untuk meningkatkan kinerja pegawai, karena dengan penempatan kerja yang tepat akan lebih efektif dalam melaksanakan tugasnya
Kinerja Pegawai
Kinerja merupakan suatu hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral dan etika (Widodo 2001:28). Kinerja pegawai didefinisikan Rue dan Byars dalam Keban (1995:1), sebagai tingkat pencapaian hasil (the degree of accomplisinent), karena itu kinerja pegawai dapat dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan yang diinginkan. Menurut Perry (1989:619-626), bahwa kinerja pegawai dipengaruhi oleh tujuh faktor, yaitu (1) technical skill, (2) human skill, (3)
conceptual skill, (4) responsif pada nilai-nilai demokrasi, (5) pusat perhatian pada hasil, (6) kemampuan membangun jaringan kerja, dan (7) kemampuan membangun keseimbangan. Sedangkan indikator derajat kinerja menurut Zauhar (1996 : 15) dapat diidentifikasi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu kinerja individu, kinerja kelompok dan kinerja organisasi.
Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam peneliti ini yaitu pendekatan kualitatif, hal tersebut disebabkan peneliti bermaksud untuk dapat memperoleh informasi yang mendalam tentang kebijakan penempatan pegawai yang sesuai dengan analisis jabatan dilingkungan Kelurahan Gunung Telihan Kecamatan Bontang Barat. Analisis data yang digunakan adalah analisis data dengen model analisis data interaktif.
Pembahasan
Penerapan Analisis Jabatan
Dari hasil penelitian menunjukan bahwa analisis jabatan di kantor kelurahan Gunung Telihan belum diterapkan sepenuhnya sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan, dari segi persyaratan jabatan yang disyaratkan dalam uraian jabatan. Meskipun belum semua ditempatkan pada posisi yang tepat, tetapi dari hasil observasi menunjukan indikasi cukup baik, dari data kepegawaian Kelurahan Gunung Telihan menunjukan dari 5 (lima) jabatan struktural 4 (empat) jabatan sudah tepat dan sesuai dengan jenjang pendidikannya dan hanya 1 (satu) jabatan yang belum sesuai jenjang pendidikannya, dengan demikian pelaksanaan sebagaimana yang disyaratkan dalam uraian jabatan sebagian besar sudah sesuai dengan kualifikasinya. Sebagaimana pendapat Nainggolan, (1987:47) yang menyatakan, bahwa salah satu alat untuk membuat analisa kebutuhan pegawai negeri sipil adalah adanya uraian jabatan (job description) yang tersusun rapi. Dengan uraian tersebut maka dapatlah diketahui jenis jabatan, ruang lingkup tugas yang akan dilaksanakan, sifat pekerjaan, syarat-syarat pejabat, dan dapat pula diketahui perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentu.
Pengangkatan pegawai pada jabatan tertentu di kantor kelurahan Gunung Telihan tidak selamanya mempertimbangkan faktor tingkat pendidikan yang menjadi dominan, hal tersebut terjadi karena pengangkatan pegawai struktural di tingkat kelurahan merupakan kewenangan dari kepala daerah yang telah mendapatkan pertimbangan teknis dari tim baperjakat.
Beban Kerja
Dari hasil penelitian tergambarkan bahwa masih ada penempatan pegawai yang kurang sesuai dengan beban kerja, sebagaimana yang disampaikan oleh Lurah, dimana pada jabatan kasi pemerintahan dan kasi keamanan dan ketertiban umum sebelumnya dijabat oleh 2 orang kepala seksi atau 2 orang pegawai eselon IV, namun pada tahun 2017 peran dan tangggungjawab 2 (dua) orang tersebut
harus dilaksanakan oleh 1 (satu) orang. Penyataan Lurah tersebut sesuai dengan hasil observasi kami pada peraturan Walikota Bontang Nomor 45 Tahun 2016 yang mengamanatkan bahwa struktur organisasi kelurahan berada dibawah organisasi perangkat daerah Kecamatan. Dan dalam struktur terbaru tersebut Lurah membawahi 4 (empat) jabatan eselon IV/b, yaitu Sekretaris, Kepala Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum, Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat, dan Kepala Seksi Ekonomi Pembangunan. Beban kerja yang diberikan kepada salah satu Kepala Seksi menjadi bertambah, tentu hal ini berpotensi kepada bertambahnya beban kerja bagi seseorang pejabat eselon, dan menyikapi permasalahan ini kami berpendapat bahwa tim baperjakat belum mempertimbangkan antara kemampuan seseorang dengan beban kerja yang diberikan, harusnya pengabungan dua urusan yang berbeda pada satu Kasi perlu dikaji lagi secara mendalam. Karena secara teoritis analisis jabatan bukan saja membedakan duplikasi tugas-tugas diantara jabatan-jabatan, tetapi juga mempermudah penyusunan struktur organisasi (Manullang, 1999:31). Hal tersebut mengambarkan bahwa di Kantor Kelurahan Gunung Telihan masih ada sebagian kecil penempatan pegawai yang belum sesuai dengan beban kerjanya, yang berdampak kepada belum maksimalnya pelaksanaan tugas mengingat beban tugas yang begitu banyak belum disesuaikan dengan kemampuan seorang pejabat setingkat eselon IV/b.
Kompetensi Pegawai
Dari hasil penelitian diketahui bahwa penerapan analisis jabatan dilihat dari aspek kompetensi pegawai di kantor kelurahan gunung telihan, masih ada sebagian kecil pegawai yang penempatannya belum sesuai hal tersebut tergambar dari penjelasan informan yang menerangkan bahwa keterbatasan pegawai yang memiliki keahlian dibidang tugas yang diberikan. Pernyataan tersebut juga diperkuat oleh data kepegawaian yang ada, dan dari 16 rumpun jabatan staf pelaksana di Kelurahan Gunung Telihan ada 3 rumpun jabatan yang ditempati oleh pegawai yang belum sesuai dengan keahlian yang dimiliki, yaitu pada rumpun jabatan pengurus barang, Fasilitator Pemberdayaan Masyarakat dan pengelola data pertanahan.
Dari jumlah kuantitas pegawai yang ada sebenarnya di kantor kelurahan gunung telihan sudah terpenuhi, namun dari segi kualitas dan skill yang diperlukan masih memiliki kekurangan, hal tersebut terjadi karena pegawai yang ada belum diberikan beberapa pelatihan yang menunjang bidang kerjanya, masalah klasik yaitu keterbatasan anggaran dan biaya untuk pendidikan/latihan
menjadi salah satu faktornya. Manullang (2008:66) menyatakan bahwa:
"pendidikan dan pelatihan pegawai adalah suatu persyaratan pekerjaan yang dapat ditentukan dalam hubungannya dengan keahlian dan pengetahuan berdasarkan aktivitas yang sesungguhnya dilaksanakan pada pekerjaan. Jadi pendidikan dan pelatihan pegawai merupakan suatu persyaratan pekerjaan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan, keahlian dan pengetahuan berdasarkan
aktivitas kerja yang sesungguhnya terinci dan rutin agar dapat menjalankan dan menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Di kelurahan Gunung Telihan sebagian kecil pegawai belum memiliki kompetensi/keahlian dalam menduduki jabatan tertentu, hal tersebut dapat menyebabkan kinerja pegawai kurang maksimal, dan target-target kerja yang telah direncanakan akan mengalami keterlambatan waktu penyelesaiannya.
Faktor - Faktor yang Mendukung dan Menghambat
Faktor pendukung penerapan analisis jabatan dalam penempatan pegawai di kantor Kelurahan Gunung Telihan diantaranya yaitu dengan adanya pedoman untuk menjalankan manajemen PNS yaitu Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN, Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang analisis jabatan yang dapat dijadikan pedoman dalam menyusun analisis jabatan, dan kuatnya komitmen Lurah selaku pimpinan organisasi di Kelurahan yang akan menerapkan analisis jabatan dalam penempatan pegawai, juga dengan adanya Peraturan Walikota Bontang Nomor 45 Tahun 2016, yang mengatur secara rinci tentang uraian tugas dan fungsi Kelurahan. Tentu selain itu juga ada faktor penghambat penerapan analisis jabatan dalam penempatan pegawai di kantor kelurahan gunung telihan, diantaranya terbatasnya wewenang Lurah dalam menempatkan pegawai, Belum adanya singkronisasi antara kebutuhan suatu jabatan di Kelurahan dengan Instansi pembuat tata laksana organisasi, sehingga asistensi beban kerja secara menyeluruh belum sepenuhnya sesuai dengan kemampuan seorang pegawai yang menduduki jabatan. Adanya intervensi yang kuat oleh Pimpinan Daerah kepada TIM Baperjakat dalam penempatan pegawai, sehingga menghasilkan keputusan yang belum sesuai dengan analisis jabatan, terbatasnya pegawai yang memiliki kompetensi yang sesuai untuk menduduki beberapa jabatan yang membutuhkan keahlian khusus.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Analisis jabatan belum sepenuhnya menjadi acuan dalam penempatan pegawai di kantor Kelurahan Gunung Telihan, hal tersebut dapat tergambar dari :
a. Masih adanya penempatan pegawai yang berpendidikan dibawah standar yang dipersyaratkan, sebagai instansi pelayanan publik yang berhadapan langsung dengan masyarakat seharusnya petugas yang ditempatkan sudah tepat sesuai dengan keahliannya.
b. Adanya pengabungan dua urusan yang berbeda pada satu Kepala Seksi menunjukan bahwa beban kerja yang diberikan kepada salah satu Kepala Seksi menjadi bertambah, tentu tersebut berpotensi kurang maksimalnya
kinerja pegawai, yang dapat menyebabkan kurang maksimalnya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat.
c. Masih ada pegawai belum memiliki kompetensi/keahlian dalam menduduki jabatan tertentu, hal tersebut dapat menyebabkan kinerja pegawai kurang maksimal, dan target-target kerja yang telah direncanakan akan mengalami keterlambatan waktu penyelesaiannya.
2. Faktor pendukung dalam penerapan analisis jabatan di Kantor Kelurahan Gunung Telihan yaitu Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN, kemudian Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang analisis jabatan yang dapat dijadikan pedoman dalam menyusun analisis jabatan, kemudian komitmen Lurah selaku pimpinan organisasi di Kelurahan yang akan menerapkan analisis jabatan dalam penempatan pegawai, juga dengan adanya Peraturan Walikota Bontang Nomor 45 Tahun 2016, yang mengatur secara rinci tentang uraian tugas dan fungsi Kelurahan, dan faktor penghambat terbatasnya wewenang Lurah dalam menempatkan pegawai, Belum adanya singkronisasi antara kebutuhan suatu jabatan di Kelurahan dengan Instansi pembuat tata laksana organisasi, sehingga asistensi beban kerja secara menyeluruh belum sepenuhnya sesuai dengan kemampuan seorang pegawai yang menduduki jabatan. Adanya intervensi yang kuat oleh Pimpinan Daerah kepada TIM Baperjakat dalam penempatan pegawai, sehingga menghasilkan keputusan yang belum sesuai dengan analisis jabatan, terbatasnya pegawai yang memiliki kompetensi yang sesuai untuk menduduki beberapa jabatan yang membutuhkan keahlian khusus.
Saran
Berdasarkan dari hasil penelitian di atas, penulis mencoba untuk
memberikan saran, sebagai berikut :
1. Dalam penempatan pegawai ASN, sebaiknya unsur pimpinan dapat melihat kesesuaian antara kebutuhan suatu jabatan dengan kemampuan dan kompetensi pegawai ASN yang akan ditempatkan dalam jabatan, agar pelayanan kepada masyarakat dapat terlaksana dengan baik.
2. Lurah sebagai user dapat diberikan ruang kebijakan untuk mengusulkan/ memberikan pertimbangan kepada Tim Baperjakat sebagai bahan evaluasi dalam penempatan pegawai, khususnya di Kantor Kelurahan Gunung Telihan.
3. Lurah dapat memberikan usul saran kepada Tim Organisasi dan Tata Laksana untuk meninjau kembali penggabungan dua urusan yang berbeda, dengan penempatan pegawai yang tepat dengan kompetensinya dan sesuai dengan pemisahan urusan, diharapkan pelayanan kepada masyarakat lebih cepat.
4. Perlunya mengevaluasi beban kerja dan tugas pegawai yang disesuaikan dengan jabatan, kapasitas dan kemampuan pegawai. Dengan pembagian
tugas yang lebih jelas dan seluruh staf diberikan uraian pekerjaan / job deskrisi yang jelas, diharapkan setiap tugas yang dilaksanakan dapat selesai dengan tepat.
5. Mengikutsertakan pegawai pada pelatihan-pelatihan teknis atau diklat agar kemampuan dan keterampilan pegawai meningkat dan dapat memenuhi persyaratan untuk menduduki jabatan tertentu.
Daftar Pustaka
Anonim. 2012. Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Analisis Jabatan
Handoko, Hani. 2003. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta.
Hasibuan. 2007. Manajemen Sumberdaya Manusia. Haji Masagung: Jakarta. Keban, Yeremias T. 1995. Indikator Kinerja Pemda, Pendekatan Manajemen dan
Kebijakan. Fisip UGM: Yogyakarta.
Komaruddin. 1995. Pengadaan Personalia. Rajawali Pers: Jakarta. Manullang. 1990, Management Personalia. Ghalia Indonesia: Jakarta.
_____. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi I. BPFE: Yogyakarta. Miles, B.Mathew dan A. Michael Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif. UI
Press: Jakarta.
Moekijat. 1990. Manajemen Kepegawaian. Mandar Maju: Bandung. _____. 1995. Analisa Jabatan. Mandar Maju: Bandung.
Sedarmayanti. 2009. Reformasi Administrasi Publik, Reformasi Birokrasi, dan Kepemimpinan Masa Depan: Mewujudkan Pelayanan Prima dan Kepemerintahan yang Baik. Refika Aditama: Bandung.
Siagian S, P. 1999. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi I. Bumi Aksara: Jakarta.
Syarif. 1990. Pedoman Pelaksanaan dan Pemanfaatan Hasilnya. Angkasa: Bandung.
Terry, George R. 2005. Asas-Asas Manajemen. Alumni: Jakarta.
Widodo, Joko. 2001. Membangun Birokrasi Berbasis Kinerja. Bayumedia: Malang.
