ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT PADA MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERI BERUAS BANGKA BARAT

1

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

SURAT MENYURAT PADA MADRASAH IBTIDAIYAH

NEGERI BERUAS BANGKA BARAT

Yudia

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG

Jl. Jenderal Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

Email:yudiaa@yahoo.co.id

ABSTRACT

Constitute some shape delivery news, ideas or opinion that be delivered inwritten from one party to party other, from delivery mentioned there relationship reciprocal reverse so that there activity letter correspondence. Madrasah primary school country segmented one of institutions education that bode The highway Pusuk KM.5 Village segmented sub-district coconut ( segmented village Coconut Subdistrict). Research this aims to know process letter correspondence that applied Madrasah primary school country segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and Microsoft Excel. By because the, then be made some analysis and design system information letter correspondence on Madrasah primary school country Bangka west.

System information letter correspondence this consist from collection letter that in school, letter entry, letter exit and manufacture report that correspond with letter correspondence. Besides that, system mentioned be expected can ease and expedite process letter correspondence so that produce information that more accurate and support to enhancement process letter correspondence on Madrasah primary school segmented.

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Kemajuan teknologi berdampak pula pada Di era globalisai sekarang ini membuat dunia teknologi informasi berkembang lebih cepat dan

mempengaruhi diberbagai aspek kehidupan.

Kemajuan dari teknologi dan infomasi merupakan penunjang utama untuk suatu instansi atau organisasi guna menghasilkan kinerja yang baik tanpa terkecuali instansi pendidikan.

Oleh karena itu, surat menyurat sangatlah penting bagi perusahaan dan instansi pemerintah untuk menerima informasi dan memberikan informasi baik internal maupun eksternal, jika infomasi itu masuk kedalam perusahaan dan instansi, baik berupa lisan (ucapan pemberitahuan), lewat telepone, dan tulisan berupa memo atau surat, maka informasi yang masuk dan keluar tersebut hendak lah diketahui dan atasan langsung dan segera mungkin pimpinan harus memberikan disposisi kepada yang bersangkutan. Apabila informasi itu bersipat penting atau segera, maka pimpinan hurus bersifat memberi perintah tindak lanjutan mengikuti batas waktu sesuai isi informasi memo dan surat.

Untuk mewujudkan itu semua, maka sekolah dituntut untuk bekerja secara efektif agar dapat bergerak mengikuti perkembangan teknologi yang ditangani kepala sekolah, karena kepala sekolah bertanggung jawab dalam meningkatkan

operasional disekolah. Oleh karena itu

membutuhkan informasi dalam melaksanakana tanggung jawab perencanaan, pengendalian dan penyajian, sehinggan semakin cepat tersaji, infomasi tentang surat menyurat semakin baik bagi sekolah.

Berdasarkan kondisi yang ada, untuk dapat mengetahuai informasi surat menyurat pada sekolah, maka diperluan langkah-langkah untuk mengetahui pengembangan sistem surat menyurat yang sedang berjalan saat ini, dengan ini penulis mempunyai inisiatif untuk membuat “Analisa Dan

Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat”

1.2 Perumusan Masalah

Masalah yang ditemui pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas adalah sebagai berikut :

a. Pelaksanaan operasional sekolah masih

kurang efektif dan efisien.

b. Belum adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu dengan lebih cepat dalam menemui semua proses surat menyurat yang ada dalam sekolah.

c. Register dan penyusunan arsip masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda) tanpa adanya softcopy/ back up data.

1.

3 Batasan Masalah

Kegiatan surat menyurat pada instansi pemerintahan perlu mendapatkan perhatian yang

2

sungguh, kerena isi dari surat pada sebuah instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari

instansi yang bersangkutan, maka dalam

memperhatikan surat perlu adanya pengurusan dan pengendalian atas surat. Hal itu harus diperhatikan supaya dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat berjalan lancar sesuai dengan tujuan yang diharapakn.

Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka pada skripsi perancangan sistem ini, batasan yang akan di bahas yaitu proses Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat meliputi :

a. Surat Masuk dan Disposisi

b. Surat Keluar

c. Surat Tugas

d. Surat Kuasa

e. Surat Keputusan

f. Permohonan Cuti

g. Laporan Agenda Surat Masuk

h. Laporan Agenda Surat Keluar

1.4 Tujuan Penulisan

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari analisa dan perancangan sistem informasi surat menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat :

a. Agar mempermudah pegawai dalam

melakukan proses pendataan surat menyurat, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik

b. Dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh sekolah sebagai bahan referensi dasar untuk memperbaiki sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan saat ini.

c. Agar terciptanya menjadi yang lebih baik, efektif dan efisien.

d. Kemudahan pengguna sistem dalam

menyediakan laporan-laporan yang bermutu serta memenuhi kebutuhan manajemen.

2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:4), pendekatan

sistem memberikan banyak manfaat dalam

memahami lingkungan. Pendekatan sistem

berusaha menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.

2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek

a. Activity Diagram

menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business modelling untuk memperhatikan

urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses.

b. Analisa Dokumen Keluaran

Analisa keluaran adalah bagian dari sistem yang fungsinya menjelaskan dokumen-dokumen apa saja yang dihasilkan sistem berjalan.Dokumen keluaran yang dihasilkan dari sistem berjalan dapat dianalisa dari activity diagram yangtelah dibuat. Caranya amati dokumen apa yang dibuat oleh bagian tempat sistem berlangsung dan diberikan kepada bagian/ swimlane lain.

c. Analisa Dokumen Masukan

Analisa masukan adalah dokumen yang berasal dari bagian lain dan diterima oleh bagian gudang. Caranya amati activity diagram, tentukan berada di swimlane yang mana sistem berada. Dokumen masukan adalah dokumen yang diterima gudang dari swimlane lain.

d. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan kebutuhan

sistem dari sudut pandang user dan memfokuskan pada proses komputerisasi. Sebuah use case dapat menggambarkan hubungan antara use case dengan

actor. Secara umum use case adalah pola prilaku

sistem dan urutan transaksi yang berhubungan yang dilakukan oleh satu actor.

e. Deskripsi Use Case Diagram

Deskripsi usecasae diagram adalah

bagaimana sistem beraksi dan bereaksi. Prilaku ini merupakan aktifitas sistem yang bisa dilihat dari luar dan bisa diuji. Prilaku sistem ini di capture di dalam use case. Use case sendiri mendeskripsikan sistem, lingkungan sistem, serta hubungan antara sistem dengan lingkungannya.

f. Entity Relationship Diagram

ERD adalah sebuah model data yang

menggunakan beberapa notasi untuk

menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.

g. Logical Record Struktur (LRS)

Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti

pola/aturan pemodelan tertentu.

h. Sequence Diagram

Sequence diagram adalah suatu diagram UML

yang memodelkan logika dari suatu use case

dengan menggambarkan interaksi berupa

pengiriman pesan (message) antar obyek dalam urutan waktu.

3

3. Pengelolahan Proyek 3.1 Ruang Lingkup Proyek

Proyek pembangunan Sistem Informasi Surat Meyurat adalah proyek untuk membangun sistem informasi yang mengolah data surat menyurat pada sebuah instansi pendidikan Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem yang akan dibangun tersebut diberi nama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem informasi surat menyurat akan dibangun meliputi :

1) Surat Mauk dan Disposisi 2) Surat Keluar

3) Permohonan Cuti 4) Surat Keputusan 5) Surat Tugas 6) Surat Kuasa

7) Laporan Agenda Surat Masuk 8) Laporan Agenda Surat Keluar

3.2 Tujuan Proyek

Tujan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat menyediakan informasi yang baik dan akurat yang berkaitan dengan masalah-masalah yang sering muncul khusussnya ketika dalam dalam mengolah data surat menyurat yang salah satunya adalah kesulitan dalam proses pencarian data yang mengakibatkan integritas data dan informasi yang tidak terjamin dengan baik.

3.2.1 Faktor Penentuan Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor dalam

menentukan keberhasilan sebuah proyek, yaitu :

a. Komitmen dan dukungan dari pihak

manajemen.

b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek.

c. Ketersediaan sumber daya manusia yang

sesuai dengan kompetisi masing–masing.

d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang

sesuai dengan kompetensi masing – masing.

e. Kontinuitas pelaksanaan proyek.

f. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana

kerja proyek.

g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

h. Tersedianya semua fasilitas pendukung

proyek yang sesuai dan memadai.

3.3 Proyek Execution Plan

Proses mengkoordinasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan didalam proyek agar menghasilkan produk sesuai yang ditargetkan. 3.3.1 Identifikasi Stakeholder Analis Bisnis Meisika Analis Sistem Rika Programmer Sawitri Kontrol Proyek handi Admin Proyek Agus Perancangan Database Hendra User Sistem (Tata Usaha) Sekretaris Proyek (Nuhri) Manejer Proyek (Yudia) Sponsor Proyek (Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas) Gambar 3.1 Stakeholder Proyek 3.3.2 Identifikasi Deliverable

Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek yaitu software, hardware, laporan teknis, materi training yang perlu diserahkan kepada pihak pemberi tanggung jawab.

3.4 Penjadwalan Proyek

Proses mendefinisikan pekerjaan dalam proyek dan pemecahan atau pembagian struktur pekerjaan menjadi bagian yang lebih detail dan

manageable. Pemecahan atau pembagian struktur

pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup.

3.4.1 Work Breakdown Structure (WBS)

WBS merupakan dokumen-dokumen yang fundamental dalam manajemen proyek karena

menyediakan dasar untuk perencanaan dan

mengelola jadwal, biaya, serta

perubahan-perubahan yang terjadi.

3.5 Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Rencana Anggaran Proyek (RAB)

merupakan perancanaan biaya yang dianggarankan untuk pengeluaran seluruh proyek. Dimana rencana anggaran biaya merupakan pikiran perhitungan biaya-biaya yang diperlukan untuk tiap pekerjaan dalam suatu proyek konstruksi sehingga diperlukan untuk tahap penyelesaian proyek pekerjaan konstruksi.

3.6 Responsibility Assigment Matrix (RAM)

Responsibility Assigment Matrix (RAM)

merupakan dokumen daftar stakeholder yang terlibat melakukan aktifitas pada proyek.

4

4. Analisa dan Perancangan Sistem

4.1 Analisa Proses Bisnis

Prosedur yang dilakukan dalam analisa dan perancngan sistem informasi surat menyurat yang sedang berjalan pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat adalah sebagai berikut :

a. Surat masuk dan Disposisi

Tata Usaha menerima surat dari instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam agenda surat masuk. Kemudian diserahkan pada pimpinan untuk di disposisi. Setelah di

disposisi kepala sekolah menyerahkan

kembali ke Tata Usaha lalu, disimpan ke dalam agenda surat masuk dan diarsipkan.

b. Surat Keluar

Tata Usaha membuat surat keluar Kemudian mencatat surat keluar ke dalam agenda surat keluar dan diserahkan ke petugas pengiriman surat untuk diberikan kepada Instansi.

c. Permohonan Cuti

Guru mengajukan permohonan cuti ke kepala

sekolah, lalu kepala sekolah kirim

permohonan cuti tersebut ke kemenag. Kemudian kemenag terima permohonan cuti kemudian disetujui, lalu serahkan konfirmasi permohonan cuti ke kepala sekolah. Setelah itu, kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha membuat sur at izin cuti dan diserahkan ke kepala sekolah untuk ditanda tangani. Kemudian diserah kembali ke Tata Usaha, lalu diserah ke guru.

d. Surat Keputusan

kepala sekolah memerintahkan Tata usaha untuk membuat surat keputusan kemudian Tata Usaha mencatat surat keputusan ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.

e. Surat Tugas

kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat tugas kemudian Tata Usaha mencatat surat tugas ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.

f. Surat Kuasa

kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat kuasa lalu, Tata Usaha mencatat surat kuasa ke dalam agenda surat keluar kemuadian diberikan ke instansi.

g. Laporan Agenda Surat Masuk.

Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.

h. Laporan Agenda Surat Keluar

Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat keluar kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.

4.2 Activity Diagram

a. Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi

Gambar 4.1 Activity Diagram Suart Masukdan Disposisi

b. Activty Diagram Surat Keluar

Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Keluar

Kirim Surat Masuk

Terima Surat Masuk

Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk

Serah Surat Masuk untuk Didisposisi

Terima Surat Masuk disposisi

Simpan ke dalam Agenda Surat Masuk

Arsipkan

Terima Surat Masuk Untuk Didisposisi

Lakukan Disposisi

Serah Kembali Surat Masuk disposisi Pimpinan TU Instansi Serah Surat Keluar Buat Surat Keluar

Catat Surat Keluar ke Agenda Surat Keluar Terima Surat Keluar Antar Surat Keluar Terima surat Keluar Instansi Petugas Pengiriman Surat

5

Mengajukan permohonan Cuti

Terima surat izin Cuti Terima pengajuan permohonan Cuti Kirim permohonan Cuti Terima konfirmasi permohonan cuti

Perintah buat surat izin Cuti Terima permohonan cuti Setujui permohonan Cuti Serah konfirmasi permohonan cuti

Terima perintah buat surat izin Cuti

Buat surat izin Cuti

Serah surat Izin Cuti

TU Kemenag

Pimpinan Guru

c. Activty Diagram Permohonan Cuti

Gambar 4.3 Activity Diagram Permohonan cuti

d. Activty Diagram Surat Keputusan

Gambar 4.4 Activity Diagram Surat Keputusan

e. Activity Digram Surat Tugas

Gambar 4.5 Activty Diagram Surat Tugas

f. Activty Digram Surat Kuasa

Gambar 4.6 Activty Diagram Surat Kuasa

Perintah Buat Surat Keputusan

Terima Perintah Buat Surat Keputusan

Buat Surat Keputusan

Catat Surat Keputusan Ke Dalam Agenda Surat Keluar

Serah surat

keputusan Terima Surat _keputusan

Pegawai TU Pimpinan Memerintahkan buat surat Tugas Terima Perintah buat surat tugas

Buat Surat Tugas

Serah Surat Tuagas Catat Surat Tugas kedalam

Agenda Surat Keluar

Terima surat tugas Pegawai TU

6

g. Activty Diagram Laporan Agenda Surat

Masuk

Gambar 4.7 Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk

h. Activty Diagram Laporan Agenda Surat

Keluar

Gambar 4.8 Activty Diagram Laporan Agenda Surat keluar

4.3 Use case Diagram

a. Use Case Data Master

Gambar 4.9 Use Case Data Master

b. Use Case Data Transaksi

Gambar 4.10 Use Case Data Transaksi

c. Use Case Data Laporan

7

4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 4.12 ERD (Entity Relationship Diagram)

4.5 Rancangan Dialog Layar

a. Struktur Tampilan

Gambar 4.13

Struktur Hierarki Tampilan Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka

Barat

b. Rancangan Layar

1) Rancangan Layar Utama

Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat

File Master File Transaksi File Laporan Keluar

Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat

Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364

Gambar 4.14

Rancangan Layar Menu Utama

2) Rancangan Layar Menu Master Form Menu Master

Form Menu Master

File Master File Transaksi File Laporan Keluar

Entry Data Instansi Entry Data Guru

Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat

Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364

Gambar 4.15

Rancangan Layar Menu Master

3) Rancangan Layar Entry Data Instansi

Entry Data Instansi Entry Data Instansi

Tampil Z Tampil Kd_Instansi Tampil Z Tampil Nm_Instansi Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi <<Input>> <<Input>> <<Input>>

Entry Data Instansi

Tampil

Z

Tampil Almt_Instansi

Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

Z Z

Z

Tampil Z TampilNo

Z

Gambar 4.16

8

4) Rancangan Layar Entry Data Guru Entry Data Guru

Entry Data Guru

<<Input>> NIP Nm Guru Jenkel Tgl Lahir Golongan <<Input>> <<Input>> <<Input>> Jabatan <<Input>>

Entry Data Guru

Simpan Ubah Hapus Batal keluar

<<Sysdate>>

Gambar 4.17

Rancangan Layar Entry Data Guru 5) Rancangan Form Menu Transaksi

Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat

File Master _{File Transaksi File Laporan Keluar}

Entry Surat Masuk Cetak Surat Keluar Cetak Surat Izin Cuti Cetak Surat Keputusan Cetak Surat Kuasa Cetak Surat Tugas Cetak Disposisi Entry Permohonan Cuti

Gambar 4.18

Rancangan Form Menu Transaksi 6) Rancangan Layar Enty Surat Masuk

Form Entry Surat Masuk Form Entry Surat Masuk

Entry Surat Masuk

Simpan Batal Keluar

Data Instansi Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi <<Dispaly>> Cari <<Dispaly>> <<Dispaly>> <<Input>> Tgl Surat Masuk Sifat Perihal Lampiran <<Input>> <<Input>> <<Input>> Surat Masuk No Surat Masuk <<Sysdate>> Gambar 4.19

Rancangan Layar Entry Surat Masuk

7) Rancangan Cetak Disposisi Cetak Disposisi

Cetak Disposisi

Cetak Didposisi

Cetak Batal Keluar

Cari <<Input>> Tgl Disposisi asal Keterangan <<Input>> <<Input>> Kode Disposisi <<Sysdate>> NIP Nm Guru Jenkel Tgl Lahir Golongan Jabatan Data Guru <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Dispay>> Tgl Surat Masuk Sifat Perihal Lampiran <<Dispaly>> <<Dispalyt>> <<Dispay>> Surat Masuk No Surat Masuk <<Sysdate>> <<Display>> <<Display>> Cari No Disposisi <<Input>> TglTerima <<Input>> Gambar 4.20 Rancanagn Cetak Disposisi 8) Rancangan Cetak Surat Keluar

Form Cetak Surat Keluar Form Cetak Surat Keluar

Cetak Surat Keluar

No SK Tgl SK Lampiran Hal <<Input>> <<Input>> <<Input>> Surat Keluar Data Instansi Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi Keluar Batal Cetak <<Dispaly>> _Cari Sysdate <<Dispaly>> <<Dispaly>> Gambar 4.21

Rancangan Layar Cetak surat Keluar 9) Rancangan Layar Cetak Permohonan Cuti

Form Cetak Permohonan Cuti

Form Cetak Permohonan Cuti

Permohonan Cuti Cetak Permohonan Cuti <<Input>> No PC Tgl PC Batal Keluar Cetak NIP Sysdate Tgl Lhr Nm Guru Jenkel Jabatan <<Input>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Data Guru Cari Ket Gol <<Display>> Tgl Mulai cuti Lama cuti Tgl Akir cuti <<Input>> <<Input>> <<Input>> Gambar 4.22

9

10) Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti

Form Entry Izin Cuti

Form Entry Izin Cuti

Surat Izin cuti

Entry Surat Izin Cuti

<<Input>> No S.Izin Cuti

Tgl S.Izin Cuti

Simpan Batal Keluar

Sysdate Cari Permohonan Cuti <<Dispaly>> No PC Tgl PC Sysdate <<Displayt>> Ket Tgl Mulai cuti Lama cuti Tgl Akir cuti <<Dispaly>> <<Display>> <<Dispay>> Gambar 4.23

Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti 11) Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan

Form Cetak Surat Keputusan Form Cetak Surat Keputusan

Surat Keputusan

Cetak Surat Keputusan

No S.Keputusan Tgl S.Keputusan <<Input>> Batal Keluar Cetak Jabatan NIP Tgl Lhr Nm Guru Jenkel Golongan _<<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Data Guru Cari Sysdate <<Display>> Isi S.Keputusan <<Input>>

Ket surat Keputusan _Tambah

Gambar 4.24

Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan 12) Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa

Form Cetak Surat Kuasa Form Cetak Surat Kuasa

Cetak Surat Kuasa

No S.Kuasa Tgl S.Kuasa <<Input>> Batal Cetak Keluar Sysdate Kd Instansi Nm Instansi Almt Instansi <<Input>> <<Input>> <<Dispaly>> Cari Data Instansi NIP Tgl Lhr Nm Guru Jenkel Jabatan <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Data Guru Cari Gol <<Display>> Isi S.Kuasa <<Input>> Gambar 4.25

Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa

13) Rancangan Layar Cetak Surat Tugas

Form Cetak Surat Tugas

Form Cetak Surat Tugas

Cetak Surat Tugas Surat tugas No Surat Tugas Tgl Surat Tugas Hal <<Input>> <<Input>> <<sysdate>> Tampil Z Tampil No.Surat Tugas Tampil Z Tampil Tgl Surat Tugas

Z Z

Batal Cetak Keluar Tampil Z TampilHal

Z

NIP Tgl Lhr Nm Guru Jenkel Golongan <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Data Guru Cari Tampil Z TampilNo

Z

Keterangan <<Input>> Tambah Jabatan <<Display>>

Gambar 4.26

Rancangan Layar Cetak Surat Tugas 14) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda

Surat Keluar Form Laporan Agenda Surat Keluar Form Laporan Agenda Surat Keluar

Laporan Agenda Surat Keluar

Masukan Periode

Pilih Pilih

Cetak Keluar

S/D

Gambar 4.27 Rancangan

Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk 15) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda

Surat masuk

Form Laporan Agenda Surat Masuk

Form Laporan Agenda Surat Masuk

Laporan Agenda Surat Masuk

Masukan Periode

Pilih Pilih

Cetak Keluar

S/D

Gambar 4.28 Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk

10

5. Penutup

Setelah melakukan analisis terhadap

permasalahan pada Sistem Informasi Surat

Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas, maka penulis mengambil kesimpulan

berdasarkan rusmusan masalah yang telah

dijabarkan pada BAB I.

5.1 Kesimpulan

a. Proses pendataan dan surat menyurat yang

sedang berjalan saat ini pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat masih

berjalan secara manual yaitu proses

pencatatannya masih menggunakan buku

besar atau buku agenda, pembuatan

laporannya dilakukan dengan menggunakan

microsoft word dan microsoft excel yang

terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi kesalahan pencatatannya.

b. Sistem pendataan saat ini belum optimal, hal

ini dikarenakan pada sistem yang sedang

berjalan saat ini prosesnya belum

menggunakan sistem terkomputerisasi

sehingga data-data laporan surat masuk dan surat keluar tersebut proses pendataan surat yang dihasilkan belum berjalan dengan baik.

c. Sistem pendataan surat menyurat yang

berjalan saat ini perlu dirubah menjadi sistem

informasi komputerisasi,sehingga tidak

menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilangdan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses

pendataan, pencarian, serta pembuatan

laporan surat masuk dan surat keluar.

5.2 Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem pendataan surat menyurat menjadi lebih baik lagi yaitu :

a. Untuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan pendataan surat menyurat harus lebih rapi dan perlu arsipan dalam bentuk file khusus untuk penyimpannan data-data surat yang ada.

b. Melakukan backup atau dokumentasi secara periodik sebagai cadangan data yang ada, dokumentasi dapat berupa laporan dalam bentuk cetakan kertas ataupun bentuk media lainnya.

c. Untuk penyimpanan arsip surat menyurat sebaiknya menggunakan sistem tertentu agar mempermudah dalam pencarian kembali arsip yang diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Bambang Harianto, Ir., MT.2014. Rekayasa

System Berorientasi Objek. Bandung :

Informatika Bandung.

2. Heryanto, Imam. Membuat Database Dengan

Microsof Access. Bandung : Informatika, 2009.

3. Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi.

Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.

4. Komputer, Wahana. 2009. Panduan Praktis

Microsoft Visio 2007. Yogyakarta : CV Andi

Offset.

5. Munawar . Pemodelan UML Berorientasi

Objek. Jakarta : Andy Jogyakarta, 2005.

6. Supardi, Yuniar. Semua Bisa Menjadi Program

VB 6 Hingga VB 2008 Basic. Jakrta : Pt . Elek

Media Komputindo, 2011.

7. Setiwan, Antonius Fran. Smart Project Plan

With Microsoft Project 2007. Jakarta : PT.

Dian Digital Media, 2009.

8. Suhendra, dan Hariman Gunadi. Visual

Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Informatika, 2006.

9. Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Jakarta : Penerbit Andi, 2012.

10. Taufiq, Rahmat. Sistem Informasi Manajemen. Edisi pertama. Yogyakarta : penerbit Graha Ilmu, 2013.

11. Whitten, Jeffrey L., Lone D. Bentiy, Kevin C.

Dittman. System Analysis and Design

Methodes. 6th ed. New Yorkn : Mc Graw-Hill,

2004.

12. http://eprints.uns.ac.id/10120/1/161182508201 001541.pdf diakses 07-03-2015.

13. http://ejournal.uui.ac.id/jurnal/JUNIDAR_-isk-junidar-10111163.pdf diakses 07-03-2015. 14. Doyo, Wali 2014. “Analisa Dan Perancangan

Sistem Informasi Pengolahan Nilai Pada SMP NEGERI 1 Pangkalan Baru”. Program Studi

Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer ATMA LUHUR Pangkalpinang 2014.