VI. EVALUASI IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI
PERUSAHAAN
Setelah pada dua bab sebelumnya dilakukan pembahasan mengenai teknologi informasi dan proses implementasi yang dilaksanakan di PT Petrokimia Gresik, maka pada bab ini dilakukan pembahasan evaluasi dari proses implementasi yang telah ditelaah sebelumnya. Bab ini terdiri dari tiga subbab yakni analisis parameter evaluasi dari proses imple mentasi, lalu rancangan sistem evaluasi yang akan dikembangkan dan terakhir adalah pembahasan metrik perangkat lunak yang diperoleh dari data sekunder di PT Petrokimia Gresik.
Hasil yang diperoleh terbagi atas dua bagian, pertama adalah kerangka dasar sistem penunjang keputusan untuk melaksanakan evaluasi proses impelementasi dan kedua adalah hasil analisis data sekunder metrik perangkat lunak yang memberikan pemahaman tentang perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik. Kedua hasil pembahasan tersebut digunakan sebagai basis pengembangan aplikasi evaluasi proses implementasi yang diberikan pada akhir penelitian.
6.1 PARAMETER EVALUASI IMPLEMENTASI
Evaluasi sistem PSP tidak dapat dilakukan seperti melakukan evaluasi pada implementasi sistem informasi lainnya, hal ini disebabkan kompleksitas sistem itu sendiri dan lingkup area implementasi sistem yang luas. Salah satu cara untuk mengevaluasi hasil implementasi PSP adalah dengan memanfaatkan metrik perangkat lunak. Selain cara tersebut, pembahasan mengenai evaluasi sistem PSP telah banyak dilakukan dari berbagai sudut pandang namun saat ini yang populer adalah pendekatan secara menyeluruh dengan memandang segenap aspek maupun faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi.
Sampai saat ini, telah dapat diidentifikasi faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dari sistem PSP , faktor -faktor tersebut sangat esensial digunakan sebagai paramater evaluasi karena memberikan kriteria sebuah sistem yang ideal dan dengan menggunakannya sebagai bahan pendekatan maka dapat dieksplorasi ke berhasilan pelaksanaan implementasi sebuah sistem. Adapun faktor -faktor tersebut adalah (Stefanou, 2001) :
a. Parameter Evaluasi pada Level Strategis.
- Kontribusi sistem PSP terhadap visi dan strategi perusahaan - Keterpaduan teknologi de ngan bisnis
- Fleksibilitas dan skalabilitas arsitektur teknologi informasi - Fleksibilitas dan adaptabilitas sistem PSP terhadap perubahan - Keintegrasian informasi bisnis dan prosesnya
- Identifikasi varian komponen sistem PSP dan resiko pengaruhnya - Pengaruh PSP kepada proses pengambilan keputusan
- Laju adopsi pesaing terhadap PSP - Pengaruh PSP terhadap jaringan bisnis
- Prakiraan intensitas kompetisi dan deregulasi pasar masa depan - Estimasi biaya implementasi PSP dan pengaruh terhadap sumberdaya - Analisis dan posisi dari pilihan alternatif bagi perusahaan
b. Parameter Evaluasi pada Level Operasional. Diperhatikan pengaruh sistem PSP pada : - Biaya transaksi
- Waktu untuk menyelesaikan sebuah transaksi - Tingkat pengintegrasian proses bisnis
- Penyebaran informasi di intra maupun inter-organisasi - Jaringan bisnis
- Pelaporan
- Kepuasan konsumen
Diperhatikan pula biaya yang disebabkan : - Penolakan pengguna
- Pelatihan pegawai - Konsultan
- Aplikasi tambahan
c. Parameter Evaluasi Kebutuhan Perusahaan dan Batasan yang dimiliki. Faktor pada kebutuhan perusahaan :
- Efisiensi operasional - Optimalisasi rantai supply - E-commerce
- CRM (customer relationship management) - Integrasi proses
Sedangkan faktor keterbatasan :
- Teknis (sistem warisan dan arsitektur teknologi informasi)
- Organisasi (proses bisnis, struktur manajemen, kepemimpinan, komitmen, komunikasi dan pelatihan)
- Finansial (batasan anggaran) - Waktu
d. Parameter Evaluasi Produk PSP, Vendor dan Purna jual. - Pemenuhan kebutuhan
- Fungsionalitas modul utama sistem PSP yang kritis - Penawaran solusi yang spesifik
- Ketersediaan/kompabilitas aplikasi untuk dikembangkan - Proses bisnis kritis yang dapat didukung sistem PSP - Tim konsultan ahli yang tersedia
- Implementasi keahlian rekanan
- Pelatihan yang ditawarkan oleh vendor atau pihak ketiga - Posisi finansial dari vendor
- Penawaran pembiayaan oleh vendor
e. Parameter Evaluasi Kebijakan Pemilihan Produk PSP. Faktor kebijakan all-in-one :
- Proses pengintegrasian yang konsisten - Kompabilitas terhadap upgrades - Biaya yang rendah
- Mudah dalam implementasi - Perawatan yang le bih mudah Faktor kebijakan Best-of breed : - Peningkatan fungsionalitas - Fleksibilitas
- Peluang kelebihan yang kompetitif
- Aplikasi lebih berkembang (SCM, CRM, DSS) dengan lolos uji - Tidak tergantung pada satu vendor
Selain faktor tersebut diatas, Haryanto (2003) juga memberikan paramater yang layak diperhatikan dalam melakukan evaluasi sebuah sistem teknologi informasi, yaitu :
- Kemampuan adaptasi program aplikasi terhadap perubahan yang diinginkan
- Fasilitas akses data ke eksternal database dari sistem internal perusahaan - Sistem yang fleksibel untuk menghasilkan laporan yang tepat guna (grafik
dll)
- Kemampuan untuk melakukan sistem on-line secara nasional - Memperbanyak pendidikan atau pelatihan terhadap pengguna sistem - Kemampuan sistem untuk menambah pengalaman bela jar pegawai
Parameter yang tercakup dalam lingkup evaluasi sistem PSP tersebut dapat dirancang sebagai input untuk melakukan sebuah evaluasi yang memanfaatkan sistem penunjang keputusan
6.2 RANCANGAN STRUKTUR SISTEM EVALUASI
Setelah parameter evaluasi implementasi perencanaan sumberdaya perusahaan diketahui dengan jelas, maka kemudian dibangun sebuah rancangan struktur sistem evaluasi implementasi PSP. Setelah dihasilkan sebuah konsep, maka dilakukan analisis untuk merealisasikan dan uji coba aplikasi yang dihasilkan.
Seperti yang dibahas pada bab sebelumnya, rancangan struktur sistem evaluasi implementasi PSP dibangun dengan memanfaatkan konsep Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang memiliki alat analisis metode perbandingan eksponensial (MPE). Sistem yang diba ngun mengikuti metode pengembangan software development life cycle (SDLC) yang terdiri dari perencanaan, analisis , desain dan implementasi. Pada akhir penelitian ini, realisasi sistem evaluasi implementasi PSP memanfaat bahasa pemrograman active server page (ASP) untuk antarmuka pengguna, sedangkan basis data memanfaatkan aplikasi Microsoft SQL Server 2000 (MSSQL). Tahap uji coba sistem menggunakan fasilitas internet dengan memesan sebuah domain (husni.org) untuk alamat hosting yang telah difasilitasi MSSQL. Hal ini dilakukan karena PT Petrokimia Gresik keberatan untuk mengimplementasikan perangkat lunak yang
dikembangkan dengan pertimbangan membahayakan stabilitas sistem PSP yang sedang diimplementasi.
Rancangan struktur sistem evaluasi memiliki komponen utama berupa sistem manajemen basis data dan sistem manajemen basis model. Keduanya berinteraksi melalui sistem pengolahan pusat yang berfungsi sebagai pengatur seluruh sistem yang terintegrasi dalam program. Sistem manajemen dialog yang merupakan front-end kepada pengguna memberikan sinyal kepada pusat pengolahan pusat untuk bekerja.
Untuk melakukan evaluasi terhadap hasil implementasi sistem PSP di PT Petrokimia Gresik digunakan kuisioner analytical hierarchical process (AHP) yang selanjutnya diolah dengan memanfaatkan perangkat lunak Expert Choice 2000. Nilai lebih dari perangkat lunak tersebut adalah kemampuan melaksanakan perhitungan hasil kuisioner untuk data lebih dari satu orang.
6.2.1 Struktur manajemen basis data
Basis data sistem yang digunakan diperoleh dari input dinamis, artinya sistem tidak menyediakan data untuk diolah oleh pengolahan pusat sistem sehingga semua data yang disimpan oleh sistem berasal dari pengguna. Hal ini dimungkinkan dengan cara menyediakan fungsi administrator pada manajemen dialo g.
Data yang diinput ke dalam sistem berasal dari data primer, yakni data yang diperoleh pengguna dari penggunaan sistem PSP secara aktif. Data primer tersebut dapat berupa pengalaman menggunakan sistem PSP, data anggaran implementasi sistem PSP dan kebijakan yang diambil selama implementasi sistem PSP.
Data lainnya yang digunakan oleh pengguna untuk diinput adalah data sekunder, yakni data yang diperoleh dari berkas administrasi yang dihasilkan selama pelaksanaan implementasi sistem PSP. Data primer dan sekunder tersebut akan diolah dengan sistem manajemen model. Secara skematik struktur manajemen basis data terlihat pada Gambar 11 berikut.
Gambar 11. Struktur manajemen basis data
Sistem Pengolahan Pusat
Pengguna Data Primer
Data Sekunder
Data Input
6.2.2 Struktur manajemen basis model
Struktur basis model terbagi dalam empa t bagian yakni Model penilaian kriteria evaluasi PSP, Analisis bidang manajemen organisasi, Analisis bidang evaluasi PSP dan Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP. Alasan diambilnya keempat bagian tersebut adalah untuk memudahkan pengerucutan permasalahan sehingga menghasilkan kesimpulan yang mewakili tingkat implementasi yang dicapai.
Pemodelan memanfaatkan alat analisis pengambilan keputusan kriteria majemuk antara lain metode perbandingan eksponensial untuk penilaian kriteria evaluasi PSP, Analisis bidang manajemen organisasi dan Analisis bidang evaluasi PSP. Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP memanfaatkan alat analisis proses analisis hierarki. Skematik struktur sistem manajemen basis model diperlihatkan pada Gambar 12 berikut.
Gambar 12. Struktur manajemen basis model
Adapun kriteria dan alternatif yang dimiliki masing-masing model adalah sebagai berikut:
a. Model penilaian parameter evaluasi PSP Kriteria:
- Parameter pada level strategis - Parameter pada level operasional
- Parameter kebutuhan perusahaan dan batasannya - Parameter Produk ERP, vendor dan purna jual - Parameter kebijakan pemilihan
Alternatif:
- Perangkat Lunak (Software)
Sistem Pengolahan Pusat
penilaian parameter evaluasi PSP
Sistem manajemen basis model
Analisis bidang manajemen organisasi
Analisis bidang evaluasi PSP
Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP
- Manajemen (Organization ) - Perangkat Keras (Hardware ) - Sumberdaya Manusia (People) - Data
- Jaringan (Network)
b. Model Analisis bidang manajemen organisasi Kriteria:
- Perangkat Lunak (Software) - Manajemen (Organization ) - Perangkat Keras (Hardware ) - Sumberdaya Manusia (People) - Data - Jaringan (Network) Alternatif: - Finansial - Perawatan - Distribusi - Produksi - Manajerial
- Sumber daya manusia - Tim teknologi informasi c. Model analisis bidang evaluasi PSP
Kriteria: - Finansial - Perawatan - Distribusi - Produksi - Manajerial
- Sumber daya manusia - Tim teknologi informasi Alternatif:
- Kebijakan Manajerial - Anggaran
Pemilihan kriteria dan alternatif setiap model diperoleh dari literatur dan dokumen PT Petrokimia Gresik. Pada kriteria dan alternatif dari masing-masing model akan terlihat adanya saling keterhubungan antara satu dengan lainnya, terutama karena konsep evaluasi yang meletakan keutuhan dan keintegrasian antara parameter evaluasi, bidang manajemen dan pengelompokan bidang evaluasi perangkat lunak PSP sebagai prioritas analisis.
6.3 METRIK PERANGKAT LUNAK
Metrik perangkat lunak yang dikembangkan untuk evaluasi implementasi sistem PSP mengambil sumber data dari pengamatan dilapangan, dokumentasi proses implementasi dan wawancara kepada tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik. Metrik dibangun dalam kerangka enam perspektif teknologi komunikasi dan informasi yakni perangkat lunak, perangkat keras, jaringan, data, sumberdaya manusia dan manajerial organisasi. Enam perspektif tersebut selanjutnya dirinci dengan memanfaatkan serangkaian kriteria untuk memperjelas hasil implementasi sistem PSP yang dicapai lalu dibandingkan dengan konsep ideal sistem PSP.
Hasil yang diperoleh dari metrik adalah bahwa secara umum PT Petrokimia Gresik telah memenuhi kebutuhan ideal dari sistem PSP yang diterapkan, namun pada beberapa kriteria memiliki kekurangan dan kelebihan. Kelemahan yang teridentifikasi adalah pada pemanfaatan fungsi yang disediakan modul belum sempurna, hal ini disebabkan waktu yang dibutuhkan untuk pengguna sistem beradaptasi belum memadai namun dapat diselesaikan dengan pelatihan lebih lanjut.
Kelemahan lainnya adalah waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan dan perawatan belum ideal, namun dapat diselesaikan seiring penyempurnaan sistem. Selain itu juga terlihat bahwa perangkat keras masih ada yang dibawah kondisi ideal, namun masih dapat disesuaikan denga n kebutuhan yang direncanakan untuk perusahaan sehingga kondisi ini masih dapat dipertahankan sementara waktu.
Kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sesuai kebutuhan sistem yang terdata dalam metrik adalah kualitas sumberdaya manusia, terutama tim pengelola
pengadaan teknologi informasi diperusahaan. Kondisi ideal mensyaratkan kebutuhan sebatas sarjana, namun PT Petrokimia Gresik memiliki kualifikasi tim hingga master, hal ini memberikan keuntungan strategis dalam merealisasikan sistem PSP di perusahaan.
Hasil metrik evaluasi secara lengkap terdapat pada Lampiran 9, adapun kriteria yang dibangun dan teridentifikasi di PT Petrokimia Gresik adalah sebagai berikut:
1. Perangkat lunak
a. Kustomisasi modul, aktifitas untuk menyesuaikan modul sistem yang standar agar dapat diterapkan sesuai kondisi perusahaan. b. Pemanfaatan fungsi per sub modul, aktifitas pemanfaatan fungsi
standar dan hasil kustomisasi modul oleh operator perusahaan. c. Tingkat kegagalan fungsi, ukuran yang digunakan untuk
menentukan resiko terjadinya kerusakan pada sistem.
d. Lama melakukan back up data , ukuran waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas duplikasi data yang disimpan.
e. Kemampuan identifikasi kesalahan entry, aktifitas sistem dalam memeriksa kesalahan pemasukan data oleh operator.
f. Lama perbaikan perangkat lunak, ukuran waktu estimasi perbaikan sistem ketika terjadi kerusakan.
g. Waktu guna perangkat lunak, ukuran masa efektif pemanfaatan sistem.
2. Perangkat keras
a. Jumlah PC per departemen, kapasitas terpasang client. b. Kecepatan processor per PC, kualitas PC yang digunakan.
c. Kapasitas HDD per PC, kapasitas penyimpanan PC yang digunakan.
d. Umur pakai PC, jangka waktu penggunaan sebuah PC.
e. Jumlah server, kapasitas terpasang server di PT Petrokimia Gresik. f. Kecepatan processor per server, kualitas server terpasang.
g. Kapasitas HDD per server, kapasitas penyimpanan server. h. Umur pakai server, jangka waktu penggunaan sebuah server.
i. Lama perbaikan server, estimasi waktu yang dibutuhkan ketika terjadi kerusakan pada server.
j. Downtime server , waktu yang dibutuhkan untuk pemeliharaan rutin.
3. Jaringan
a. Konektifitas LAN, kondisi local area network yang dibangun. b. Konektifitas internet, ketersediaan hubungan dengan internet. c. Akses database , penyediaan layanan transaksi data dengan basis
data.
d. Akses peer to peer, ketersediaan hubungan antar sesama client. e. Jumlah hub per departemen, kapasitas terpasang jaringan. f. Lama perawatan rutin, estimasi waktu pemeliharaan jaringan. g. Lama troubleshooting, estimasi waktu perbaikan kegagalan
koneksi. 4. Data
a. Master data setiap departemen, ketersediaan data utama departemen.
b. Konektifitas master data, keterhubungan antara data utama. c. Redudancy master data, kondisi basis data tanpa cacat d. Inkonsistensi master data , kondisi basis data yang konsisten e. Akftifitas re-entry, kemungkinan terjadinya pemasukan data
berulang.
f. Lama validasi entry data, estimasi waktu untuk validasi data yang dimasukkan.
g. Variasi Output jenis data , ketersediaan variasi data yang dihasilkan.
5. Sumberdaya Manusia
a. Jumlah operator, kapasitas terpasang pengguna sistem.
b. Pendidikan terakhir operator , kualitas pengguna sistem untuk mengadaptasi sistem yang diimplementasi.
c. Lama pelatihan per modul, waktu yang dibutuhkan untuk menguasai sebuah modul sistem.
d. Lama interaksi dengan PC per hari, waktu yang dibutuhkan untuk membiasakan diri dengan sistem yang diimplementasi.
e. Penguasaan terhadap troubleshooting, kemampuan untuk memperbaiki kesalahan sederhana dari pemanfaatan sistem. f. Agenda pelatihan rutin, fasilitas untuk meningkatkan kualitas
pengguna sistem.
g. Jumlah anggota tim pelaksana proyek, kapasitas pelaksana pengadaan teknologi informasi.
h. Kualifikasi anggota tim, kualitas pelaksana pengadaan teknologi informasi.
i. Agenda kerja rutin proyek, fasilitas perencanaan pengadaan teknologi informasi yang terstruktur dan terukur.
j. Keikutsertaan level manajer, penunjukan sejumlah pengambil keputusan dalam pelaksanaan implementasi.
6. Organisasi (manajerial)
a. Keikutsertaan direksi dalam rapat proyek, penentuan langkah strategis oleh pucuk pimpinan perusahaan.
b. Komunikasi antara konsultan dan tim TI, langkah kr itis dalam keberhasilan pelaksanaan implementasi.
c. Rutinitas rapat proyek, manajemen pengelolaan proses implementasi.
d. Fleksibelitas anggaran proyek, fasilitas dalam pelaksanaan implementasi.
e. Penunjukan tim TI berdasarkan kualifikasi, keputusan yang bersifat strategis dan menentukan keberlangsungan proses implementasi.
f. Hierarki penanggung jawab proyek, koordinasi yang dilakukan dengan disiplin dan terarah.
g. Penetapan waktu penyelesaian proyek, keputusan yang menentukan hasil akhir proses implementasi.
