A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap kegiatan administrasi menghasilkan input dan output. Aktivitas
organisasi berfungsi sebagai rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Selama menjalankan aktivitasnya organisasi tidak terlepas dari informasi. Informasi yang dihasilkan, salah satunya berupa arsip. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara1
Salah satu kegiatan dalam penciptaan arsip adalah pengurusan surat (mail
handling). Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.2 Surat penting digunakan
oleh suatu organisasi karena surat memiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai sarana komunikasi, alat untuk menyampaikan pemberitahuan/ permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan, alat bukti tertulis, alat untuk mengingat,
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2
2
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
bukti historis, serta sebagai pedoman kerja.3 Surat terbagi menjadi surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat masuk dan keluar perlu ditata dan dikendalikan agar memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat. Sistem pencatatan dan pengendalian surat yang dikenal ada 3, yaitu buku agenda, kartu kendali, dan takah (tata naskah).
Seiiring dengan perkembangan teknologi, pengelolaan arsip sudah banyak memanfaatkan teknologi. Salah satunya, dalam proses pengurusan surat. Hal itu dimaksudkan agar dalam pengelolaan arsip dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, khususnya di Subbagian Arsip merupakan unit yang bertanggung jawab sebagai pintu utama pengurusan surat di Sekretariat Daerah DIY.
“Penanganan surat yang ditujukan kepada Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah dilakukan terpusat di Subbagian Arsip. Kegiatan pengurusan surat di Sekretariat Daerah ini
sangatlah padat. Surat yang dikelola dapat mencapai 100 surat per harinya.”4
Oleh karena itu, perlu tindakan yang cepat, efektif, dan efisien dalam penanganannya. Pengolahan secara manual saat ini dianggap kurang efektif dan efisien. Hal itu disebabkan karena keterbatasan kemampuan Sumber Daya Manusia. Peralihan pengolahan secara manual ke media elektronik merupakan alternatif untuk mencapai efisien dan efektifitas.
3
Dikutip dari
www.krumpuls.net/2013/03/pengertian-surat-fungsi-jenis-dan.html?m=1 diakses pada Jumat, 20 Juni 2014 pukul 11.12 WIB
4
Wawancara dengan Sri Sumarni, Arsiparis Subbagian Arsip tanggal 21 Februari 2014 di Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif, Biro Umum, Humas, dan Protokol, pukul 13.20 WIB
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, bagaimanakah prosedur pengurusan surat di Sekretariat Daerah DIY? Sistem/ aplikasi apa yang digunakan? Apa saja kendala dalam melakukan pengurusan surat? Bagaimana proses penemuan kembali?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan untuk :
1. Memberikan pengetahuan serta pengalaman kepada mahasiswa mengenai
praktik kerja sesungguhnya di suatu instansi.
2. Mengetahui aplikasi atau sistem yang digunakan untuk melakukan
pengurusan surat di Sekretariat Daerah DIY.
3. Mengetahui prosedur pelaksanaan pengurusan surat di Sekretariat Daerah
DIY.
4. Mengetahui kendala yang dialami selama melakukan kegiatan pengurusan
surat.
5. Mengetahui prosedur penemuan kembali.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam melakukan praktik kerja lapangan (PKL), penulis memperoleh data yang dibutuhkan dengan menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut :
1. Metode Studi Pustaka
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca dan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan tema yang dipilih penulis. Dalam hal ini penulis mencari data dengan membaca buku atau literatur mengenai pengurusan surat di perpustakaan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mendapatkan dasar teori yang akan digunakan untuk melakukan analisis mengenai topik yang diangkat.
2. Metode Observasi-Partisipasi
Adalah suatu cara pengumpulan data secara langsung dalam mengadakan pengamatan terhadap masalah yang dibahas. Dengan metode ini, penulis terjun langsung ke tempat Praktik Kerja Lapangan guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan serta mengetahui realita kerja. Penulis ikut serta dalam melakukan kegiatan pengurusan surat di Sekretariat Daerah DIY. Penulis mengamati, memperhatikan, dan mencatat apa yang didapat dalam kegiatan pengurusan di Sekretariat Daerah DIY.
3. Metode Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sesuai tema. Penulis melakukan kegiatan wawancara kepada petugas arsip di Sekretariat DIY khususnya mengenai pengurusan surat.
D. Tinjauan Pustaka
Beberapa buku yang relevan dipakai sebagai acuan sesuai dengan tema
pengurusan surat adalah sebagai berikut buku Manajemen Kearsipan Modern
(Dari Konvensional ke Basis Komputer) karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Penerbit Gava Media tahun 2005. Agus Sugiarto
membahas tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Dalam buku ini dijelaskan prosedur permulaan surat masuk dan surat keluar, prosedur pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta prosedur pencatatan dan penyimpanannya. Buku ini digunakan untuk menganalisis mengenai prosedur yang dilakukan untuk penanganan surat masuk dan surat keluar secara manual beserta penggunaan komputer seiiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Buku Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi karya Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara tahun 1989. Dalam buku ini, Basir Barthos menjelaskan penanganan dan cara melakukan pencatatan surat. Pengurusan surat adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Pengurusan surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus. Penanganan surat ini terletak pada urusan penerimaan dan pengiriman surat masuk dan surat keluar. Prosedur penanganan surat menurut buku ini antara lain penyortiran surat dengan meneliti asal surat dan cara pengiriman suratnya, penyortiran selanjutnya dengan mengelompokkan surat-surat dinas, pembukaan sampul, pengeluaran surat dari sampul, penelitian
surat, pembacaan surat, penyampaian surat (intern), serta pencatatan surat dengan
menggunakan kartu kendali, buku agenda, buku pembantu agenda, dan keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda. Buku ini juga menerangkan pemahaman mengenai prosedur penanganan surat dan cara pencatatannya sehingga dapat digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengurusan surat.
Buku Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1995. Zulkifli Amsyah membahas tentang seluruh aspek kegiatan kearsipan. Dalam bukunya dijelaskan langkah-langkah prosedur kearsipan yang terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan, serta prosedur permulaan untuk surat keluar, meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Di Indonesia terdapat 3 cara pencatatan dan pengendalian surat yaitu dengan menggunakan perangkat Buku Agenda, Kartu Kendali, dan Takah
(Tata Naskah).5 Ketiganya merupakan acuan untuk sarana pencatatan surat.
Dalam kenyataan di kantor hanya satu cara yang digunakan.
Buku Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali karya Hadi Abubakar
yang diterbitkan oleh Djambatan pada tahun 1991. Buku ini membahas mengenai pokok-pokok Sistem Kartu Kendali dalam melakukan pengurusan dan pengendalian surat. Selanjutnya, dibahas pula kegiatan yang dilakukan pengurusan dan pengendalian surat yang meliputi penerimaan surat masuk atau keluar, mencatat surat masuk atau keluar, mengarahkan atau mengendalikan, penyampaian ke Unit Pengolah, serta penyimpanan atau penataan arsip. Dalam pencatatan surat dikategorikan antara surat penting, biasa, ataupun rahasia.
Buku Office Organisation And Secretarial Procedures karya Helen Harding
yang diterbitkan oleh Pitman pada tahun 1988. Di dalam salah satu bab, Helen
Harding membahas mengenai mail handling system yang menjelaskan mengenai
5
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka
prosedur pengurusan dan pendistribusian surat masuk yang efisien, bentuk yang digunakan untuk penyampaian surat secara internal, prosedur pengurusan surat keluar, serta layanan jasa pos untuk surat keluar.
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dimaksudkan untuk mengetahui gambaran runtutan penulis yang digunakan untuk mempermudah dalam memahami isi laporan tugas akhir ini agar sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup tugas akhir. Secara garis besar, sistematika penulisan tugas akhir terdiri dari 4 bab yang berbeda namun saling terkait.
Pada bab pertama, penulis menyajikan latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data yang digunakan, tinjauan pustaka, serta sistematika penulisan. Bab kedua, penulis mendeskripsikan tentang gambaran umum Sekretariat Daerah DIY yang meliputi tugas pokok dan fungsi organisasi, serta susunan organisasi. Di Biro Umum, Humas, dan Protokol yang meliputi tugas pokok dan fungsi organisasi, gambaran pelayanan, dan kepegawaian, serta khususnya di Subbagian Arsip yang meliputi tugas pokok dan fungsinya.
Pada bab ketiga, penulis membahas pokok permasalahan tugas akhir mengenai prosedur pengurusan dan pengendalian surat masuk dan keluar di Subbagian Arsip, Biro Umum, Humas, dan Protokol, Sekretariat Daerah DIY. Bab yang terakhir merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari hasil laporan kegiatan dan saran penulis.
