i
UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA
Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap Tahun 2005
PERANCANGAN DAN PENGUKURAN KIN ERJ A D EPART EMEN TI MENGGUN AKAN METODE BALANCED S CORECARD PADA
PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
Triana M aya Linggadewi 0500565634 Kurniawan Sidik Purnomo 0500566473 Fransisca 0500566542
Kelas 08 PBA / Kelompok 05
Abstrak
Dalam memaksimalkan added value perusahaan, PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kertas, perlu mengembangkan teknologi informasi sebagai tulang punggung perusahaan. Berkaitan dengan ini dibutuhkan suatu metode pengukuran kinerja departemen TI berdasarkan metode Balanced Scorecard, yakni IT Balanced Scorecard, untuk mengukur pencapaian sasaran departemen TI dalam mendukung rencana strategis perusahaan. Pengukuran dengan IT Balanced Scorecard terdiri dari empat perspektif, yakni perspektif Kontribusi Perusahaan, perspektif Orientasi Pengguna, perspektif Penyempurnaan Operasional dan perspektif Orientasi M asa Depan. M etode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan. Sebagian besar metode pengukuran data adalah pendapatan data riil dari perusahaan dengan sebagian interview dan kuesioner.
Hasil pengukuran menggunakan IT Balanced Scorecard menunjukan bahwa kinerja departemen TI PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills berada pada posisi “excellent”. Keluaran dari pengukuran ini ditampilkan pada Digital Dashboard.
Simpulan yang didapatkan adalah bahwa departemen TI secara keseluruhan dapat mencapai sasaran-sasarannya dalam mendukung strategi dan kemajuan perusahaannya. Dengan ini PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills diharapkan dapat semakin maju dengan adanya added value yang signifikan dari departemen TI.
ii PRAKATA
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang M aha Esa atas segala rahmat dan karuniaNya, skripsi kami yang berjudul “Perancangan dan Pengukuran Kinerja Departemen TI menggunakan metode Balanced Scorecard pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills” dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Adapun maksud dan tujuan penulisan skripsi merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan jenjang studi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara Jakarta.
Dalam penulisan skripsi ini banyak sekali ilmu pengetahuan yang bermanfaat yang dapat diambil. Penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Envermy. Vem, selaku Pjs Rektor Universitas Bina Nusantara
2. Bapak Win Ce. S.Kom., M M . selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan materi, gagasan serta ide yang sangat membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM , M BA. selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
4. Bapak Siswono, S.Kom, MM ., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
5. Seluruh dosen dan staf pengajar yang telah memberikan bimbingan selama masa kuliah di Universitas Bina Nusantara.
6. Pimpinan dan seluruh staf khususnya departemen TI dan marketing pada
iii
7. Kepada kedua orang tua dan saudara-saudara dari para penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materiil, beserta doa selama menjalani perkuliahan dan penulisan skripsi ini.
8. Teman setia penulis yang selama ini memberikan dukungan moral dan doa dalam penulisan skripsi ini.
9. Semua pihak yang secara langsung dan tidak langsung telah banyak membantu dalam memberi saran dan kritik yang membangun dan semua yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Penulis menyadari walaupun telah berusaha dengan segala kemampuan yang ada, masih terdapat beberapa kekurangan dalam penulisan skripsi ini dari segi materi maupun penggunaan bahasa. Oleh karena itu segala kritik, saran maupun tanggapan yang bersifat membangun akan diperhatikan demi penyempurnaan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna untuk masa yang akan datang, yakni bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak lain yang membutuhkan.
Jakarta, Juni 2005
iv DAFTAR IS I
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam
Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji
Abstrak i
Prakata ii
Daftar Isi iv
Daftar Tabel x
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1Latar Belakang 1
1.2Ruang Lingkup 2
1.3Tujuan dan manfaat 2
1.4M etodologi Penelitian 3
1.5Sistematika Penulisan 4
BAB 2 LANDAS AN TEORI 7
2.1 Teori Umum 7
2.1.1 Pengukuran Kinerja 7
2.1.2 Konsep Balanced Scorecard 10
v
2.1.2.2 Karakteristik Balanced Scorecard 12
2.1.2.3 Empat perspektif Balanced Scorecard 12
2.1.3 Visi, M isi, dan Strategi 21
2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi 22
2.1.5 Kaitan Teknologi Informasi dengan Balanced Scorecard 23
2.1.6 Teknik Pengumpulan Data 23
2.1.6.1 Kuisioner 23
2.1.6.2 Wawancara (Interview) 26
2.2 Teori Khusus 26
2.2.1 Definisi IT Balanced Scorecard 26
2.2.2 Konsep IT Balanced Scorecard 28
2.2.3 Langkah-langkah Pembangunan Balanced Scorecard 33
2.2.4 Analisis Porter 37
2.2.5 Analisis SWOT 40
2.2.5.1 Definisi SWOT 40
2.2.5.2 Cara penentuan Faktor-faktor SWOT 41
2.2.5.3 Diagram analisa SWOT 44
2.2.5.4 Diagram M atrik SWOT 45
2.2.6 Critical Success Faktor (CSF) 47
2.2.7 Strategic Map 47
2.2.8 Digital Dashboard 48
2.2.8.1 Pengertian Digital Dashboard 48
2.2.8.2 Keuntungan penggunaan Digital Dashboard pada perusahaan 49
vi
BAB 3 ANALIS IS PERUS AHAAN 54
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 54
3.1.1 Sejarah Perusahaan 54
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan 55 3.1.3 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Dalam Perusahaan 57 3.1.4 Visi dan M isi Perusahaan 61
3.1.5 Analisis Perusahaan 61
3.1.5.1 M odel Porter 61
3.1.5.2 SWOT 70
3.1.5.3 Analisis CSF 79
3.1.6 Strategi Perusahaan 80
3.2 Profil Departemen TI 82
3.2.1 Latar Belakang departemen TI 82 3.2.2 Struktur Organisasi departemen TI 82
3.2.3 Tugas dan Wewenang departemen TI 83 3.2.4 Visi dan M isi departemen TI 87 3.2.5 Strategi departemen TI 87
3.2.6 Proses Bisnis TI 88
3.2.7 Analisis IS Strategic Grid 96
3.2.8 Infrastruktur Jaringan 103
3.2.9 Pengukuran Kinerja Departemen TI 106
vii
BAB 4 PERANCANGAN BALANCED S CORECARD PADA D EPART EMEN TI 111
4.1 Perancangan IT Balanced Scorecard 111 4.1.1 Kerangka pembangunan IT Balanced Scorecard 111
4.1.1.1 Penyelarasan Visi, M isi dan Strategi Perusahaan dengan
Departemen TI 113
4.1.1.2 Analisa Tujuan dan Ukuran Strategis dari KPI Departemen TI 118 4.1.13 Analisa Tujuan Strategis dari IT Plan 121 4.1.2 Penentuan tujuan dan ukuran strategis 122 4.1.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan 122 4.1.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna 123 4.1.2.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional 125 4.1.2.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 127 4.1.3 Strategic Map 128 4.1.4 Penentuan sasaran ukuran IT Balanced Scorecard 136 4.1.4.1 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan 136 4.1.4.2 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi Pengguna 138 4.1.4.3 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Penyempurnaan
Operasional 142 4.1.4.4 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi M asa Depan 144 4.1.5 Pembobotan terhadap empat perspektif, tujuan dan ukuran
viii
4.1.5.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 154 4.2 Pembuatan Digital Dashboard 160 4.2.1 M etode Pengumpulan Data 160 4.2.2 Perancangan layar Digital Dashboard 164 4.2.2.1 Rancangan Layar Login 164 4.2.2.2 Rancangan Layar Utama 165 4.2.2.3 Rancangan Layar Data Keseluruhan 166 4.2.2.4 Rancangan Layar Detail Perspektif 167 4.2.2.7 Rancangan Tabel Data 168 4.2.3 Rancangan database Digital Dashboard 169 4.3 Pengukuran IT Balanced Scorecard 171
4.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan 171 4.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna 175 4.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional 183 4.3.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 190 4.3.5 Aktual IT Balanced Scorecard 194 4.4 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard 195
BAB 5 S IMPULAN DAN S ARAN 198
5.1 Simpulan 198
ix Daftar Pustaka
Riwayat Hidup Lampiran
x
DAFTAR T AB EL
Tabel 2.1 Berbagai Atribut Pengukur Kinerja yang Baik 9
Tabel 2.2 Kerangka Kinerja IT Balanced Scorecard 27 Tabel 2.3 EFAS 42
Tabel 2.4 IFAS 43
Tabel 2.5 M atrik SWOT 46
Tabel 3.1 M atriks Faktor Strategi Internal 75
Tabel 3.2 M atriks Faktor Strategi Eksternal 76
Tabel 3.3 M atriks SWOT 78
Tabel 4.1 Visi dan M isi Perusahaan dan Departemen TI 113 Tabel 4.2 Penyelarasan strategi departemen TI dengan strategi perusahaan 115
Tabel 4.3 Penarikan komponen KPI ke dalam IT Balanced Scorecard 119
Tabel 4.4 IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan 156
Tabel 4.5 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi Pengguna 157
Tabel 4.6 IT Balanced Scorecard Perspektif Penyempurnaan Operasional 158
Tabel 4.7 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi M asa Depan 159
Tabel 4.8 M etode Pengumpulan Data perspektif Kontribusi Perusahaan 160
Tabel 4.9 M etode Pengumpulan Data perspektif Orientasi Pengguna 161
Tabel 4.10 M etode Pengumpulan Data perspektif Penyempurnaan Operasional 162
Tabel 4.11 M etode Pengumpulan Data perspektif Orientasi M asa Depan 163
Tabel 4.12 Perhitungan Perspektif Kontribusi Perusahaan 174
xi
xii
DAFTAR GAMB AR
Gambar 2.1 Empat perspektif Balanced Scorecard 13 Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan : Tolak Ukur Utama 17 Gambar 2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal : M odel Rantai Nilai Genetik 19 Gambar 2.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan : Kerangka Kerja 21 Gambar 2.5 Langkah-langkah Perancangan Balanced Scorecard 36 Gambar 2.6 Kekuatan persaingan dalam industri menurut M ichael E. Porter 37 Gambar 2.7 Diagram analisis SWOT 44
Gambar 2.8 Analisa IS Strategic Grid 51
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills 56 Gambar 3.2 Kekuatan persaingan dalam industri menurut M ichael E. Porter 69 Gambar 3.3 Hasil Analisa SWOT 77 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Departemen TI
PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills 82 Gambar 3.5 Proses permintaan penanganan masalah 88 Gambar 3.6 Proses permintaan penggantian dan pemesanan hardware 90 Gambar 3.7 Proses konsultasi dan pemberian solusi aplikasi bisnis 91 Gambar 3.8 Proses Pengembangan Proyek 93 Gambar 3.9 Hasil analisis IS Strategic Grid 102 Gambar 3.10 Infrastruktur Jaringan PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills 104 Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan IT Balanced Scorecard 112
Gambar 4.2 Strategic Map 129
xiii
Gambar 4.4 Rancangan Layar Utama 165 Gambar 4.5 Rancangan Layar Data Keseluruhan 166 Gambar 4.6 Rancangan Layar Detail Perspektif 167 Gambar 4.7 Rancangan Tabel Data 168
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Interview dengan Kepala Departemen TI L1 Lampiran 2 Interview dengan Kepala Unit BAS L3 Lampiran 3 Interview dengan Kepala Unit Hardware and Operation L9 Lampiran 4 Interview dengan Kepala Unit Telecommunication L12 Lampiran 5 Interview dengan Kepala Departemen Marketing L14 Lampiran 6 Pembobotan SWOT Perusahaan L18
Lampiran 7 Pengesahan Kuesioner L20
Lampiran 7.1 Kuesioner untuk Pengguna L21 Lampiran 7.2 Rekap Kuesioner untuk Pengguna L23 Lampiran 8 Perhitungan ukuran % Efektifitas Pelatihan L25 Lampiran 9 Perhitungan ukuran % Kepuasan staf TI terhadap pekerjaan L26
Lampiran 10 Layar Login L27
Lampiran 11 Layar Utama Digital Dashboard L28
Lampiran 12 Layar Utama (detail) L29
