BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LAPORAN KEUANGAN ARUS KAS

(1)

96

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LAPORAN KEUANGAN ARUS KAS

4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang Diusulkan

Pada bab ini penulis akan memberikan usulan pada rancangan sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas yang berjalan, sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah terkomputerisasi dan sistem yang diusulkan tersebut diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengolah data transaksi keuangan dan mempermudah pekerjaan agar lebih efektif dan efisien.

4.1.1Kebijakan SIA Laporan Keuangan Arus Kas dan Pengendalian Intern yang Diusulkan

Adapun kebijakan yang ada pada PT. Sinkona Indonesia Lestari Subang serta yang akan diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut:

A. Penerimaan pendapatan perusahaan diperoleh dari penjualan produk garam kina.

B. Jenis penjualannya yaitu kredit dengan jangka waktu pembayaran selama 30-90 hari. Pelanggan bisa negosiasi harga dengan perusahaan.

C. Penjualan dilakukan kepada para pelanggan yang sudah terikat kontrak kerja dengan perusahaan.

D. SP (Surat Penagihan) dibuat untuk semua no. Invoice dan dikeluarkan 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo.

E. SPR (Surat peringatan) dikeluarkan jika ada pelanggan yang belum bayar pada melebihi tanggal jatuh tempo.

F. Bila pelanggan telat bayar akan dikenakan denda keterlambatan. Besarnya denda sesuai dengan kebijakan perusahaan.

G. Bila ada pelanggan yang tidak bayar karena perusahaannya mengalami gulung tikar atau terkena bencana alam sehingga perusahaan tersebut tidak bisa bayar, maka piutangnya dihapuskan dan oleh perusahaan diakui sebagai beban piutang tak tertagih.

(2)

97 I. Seksi penjualan membuat laporan piutang dari transaksi penjualan yang

terjadi.

J. Semua penerimaan kas direkap ke dalam RPNK (Rekap penerimaan kas) dan dilakukan oleh seksi penjualan untuk memberikan informasi pada pimpinan. K. Sumber modal perusahaan didapat dari modal awal para pemegang saham

yaitu PT. Perkebunan Nusantara VIII, Yayasan Kartika Eka Paksi, dan PT. Kimia Farma.

L. Pengeluaran kas untuk keperluan kantor dan lainnya dikeluarkan oleh seksi tata usaha keuangan dan dicatat oleh seksi akuntansi.

M. Kas keluar untuk pembayaran gaji/upah, pembelian peralatan kantor, perlengkapan, pembayaran listrik, air dan telepon, biaya buruh langsung. N. Penghitungan gaji pegawai tetap dan pegawai Outsourcing dilakukan oleh

bagian umum/SDM beserta otorisasi slip gaji. 1. Untuk Pegawai Tetap

a. Kehadiran tidak berpengaruh pada gaji dan tidak akan mengurangi besarnya gaji yang diterima.

b. Besarnya gaji pokok dan santunan sosial ditentukan berdasarkan golongan.

c. Besarnya tunjangan-tunjangan ditentukan berdasarkan tingkatan jabatan.

d. besarnya potongan tetap ditentukan berdasarkan tingkatan jabatan. 2. Untuk Pegawai Outsourcing

a. Kehadiran tidak berpengaruh pada gaji dan dapat mengurangi gaji/upah yang diterima.

b. Besarnya gaji/upah dipengaruhi oleh besarnya UMR kab. setempat. c. Besarnya upah per hari yaitu besarnya UMR dibagi hari kerja. d. Besarnya upah lembur yaitu sebesar 5200/jam.

O. Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor dilakukan oleh seksi pengadaan dan pembayarannya oleh seksi tata usaha keuangan.

P. Pembelian bahan baku dan bahan penolong dilakukan oleh seksi pengadaan. Q. Memo permintaan bagian dibuat oleh seksi pengadaan untuk permintaan

(3)

98 R. Semua pengeluaran kas direkap dalam RPLK (Rekap Pengeluaran Kas). S. Transaksi investasi pemegang saham dicatat dalam dokumen BIPS.

T. Laporan pendukung yang dihasilkan yaitu LPMB, LPB, LP, LTB, RPNK dan RPLK.

U. Pembuatan laporan arus kas dilakukan oleh bagian keuangan seksi akuntansi. V. Metode Pencatatan Akuntansi yang digunakan adalah Cash Basic..

W. Laporan arus kas dilaporkan setiap bulan kepada Direktur Utama oleh kepala bagian keuangan.

Adapun Pengendalian Internnya pada PT. Sinkona Indonesia Lestari yaitu sebagai berikut:

A. Program SIA Laporan keuangan arus kas diprotek dengan kata kunci pada setiap bagiannya untuk menghindari penyalahgunaaan program sehingga hanya orang-orang tertentu yang bisa masuk dan menggunakan aplikasi ini B. Nomor Invoice dan pengkodean lain dibuat secara otomatis.

4.1.2 Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi laporan arus kas yang diusulkan pada PT. Sinkona Indonesia Lestari yaitu:

A. Seksi Penjualan

B. Seksi Tata Usaha Keuangan C. Bagian Umum/SDM D. Seksi Pengadaan E. Direktur Utama F. Seksi Akuntansi

4.1.3 Dokumen dan Catatan yang Diusulkan

Adapun dokumen dan catatan yang diusulkan adalah sebagai berikut:

A. LKK (Laporan Kontrak Kerja) digunakan untuk arsip data pelanggan yang sudah melakukan kontrak kerja dengan perusahaan.

B. SP (Surat Penagihan) digunakan untuk melakukan penagihan pada pelanggan dan dikeluarkan 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo

(4)

99 C. SPR (Surat Peringatan) digunakan untuk peringatan pada pelanggan yang

telat bayar melebihi tanggal jatuh tempo.

D. Daftar Gaji Peg. Tetap digunakan untuk merekap semua gaji pegawai tetap. E. Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing digunakan untuk merekap semua

gaji/upah pegawai Outsourcing.

F. Slip Gaji Peg. Tetap digunakan untuk bukti pembayaran gaji yang diterima oleh pegawai tetap.

G. Slip Gaji Peg. Outsourcing digunakan untuk bukti pembayaran gaji yang diterima oleh pegawai Outsourcing.

H. Kartu Gaji Peg. Tetap digunakan sebagai bukti bahwa pegawai sudah menerima gaji. Semua pegawai tetap tanda tangan pada kartu gaji

I. Kartu Gaji Peg. Outsourcing digunakan sebagai bukti bahwa pegawai sudah menerima gaji. Semua pegawai Outsourcing tanda tangan pada kartu gaji. J. SPP Gaji/Upah (Surat Permintaan pembayaran Gaji/Upah) digunakan untuk

permintaan pembayaran gaji/upah setiap bulan.

K. SPPBP (Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan) digunakan untuk permintaan pembayaran beban perusahaan seperti listrik, air, telepon yang ditujukan kepada bagian keuangan perusahaan oleh bagian umum/SDM. L. TPBP yaitu transaksi pembayaran beban perusahaan kepada rekanan.

M. BK TPBP (Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan) digunakan sebagai bukti pengeluaran kas.

N. SPPPBB (Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong) yaitu digunakan untuk permintaan pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong yang dibuat oleh seksi pengadaan dan ditujukan untuk seksi tata usaha keuangan.

O. TPBBP yaitu transaksi pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong kepada Supplier.

P. BK TPBBP yaitu bukti kas transaksi pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong dan digunakan sebagai bukti pengeluaran kas.

(5)

100 Q. BK PPPK (Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor) yaitu bukti kas yang dikeluarkan oleh seksi tata usaha keuangan sebagai bukti pengeluaran kas untuk pembelian peralatan dan perlengkapan kantor untuk seksi pengadaan.

R. RPLK (Rekap Pengeluaran Kas) digunakan untuk merekap semua transaksi pengeluaran kas perusahaan.

S. Data Pemegang Saham digunakan untuk arsip di perusahaan. T. TIPS yaitu transaksi investasi (modal) dari pemegang saham.

U. BKM (Bukti Kas Masuk) digunakan sebagai bukti penerimaan modal dari pemegang saham.

V. RPNK (Rekap Penerimaan Kas) digunakan untuk merekap semua penerimaan dari piutang dan modal.

W. Jurnal Umum digunakan untuk mencatat semua transaksi kas masuk dan kas keluar perusahaan selama satu periode.

X. Buku Besar Umum digunakan untuk memposting semua akun yang ada di jurnal umum.

Y. Laporan yang dihasilkan

1. LKK (Laporan Kontrak Kerja) digunakan untuk mencatat semua pelanggan yang sudah terikat kontrak kerja dengan perusahaan.

2. LPMB (Laporan Pemesanan Barang) digunakan untuk mencatat semua data pemesanan barang perbulan dan pertahun.

3. LPB (Laporan Pengiriman Barang) digunakan untuk mencatat data pengiriman barang pada pelanggan.

4. LP (Laporan Piutang) digunakan untuk mencatat transaksi piutang baik yang sudah bayar maupun belum bayar.

5. LTB (Laporan Telat Bayar) digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran piutang yang melebihi tanggal jatuh tempo.

(6)

101

4.1.4 Account dan Code Account yang Diusulkan

Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account

Account Name Code Account

Kas 111

Piutang Dagang 112

Piutang Tak Tertagih 611

Perlengkapan 114 Peralatan 121 Modal 311 Dividen 312 Penjualan 411 Pendapatan Lain-lain 412

Persediaan Bahan Baku 115

Persediaan Bahan Penolong 116

Beban Gaji & Upah 521

Utang Gaji 213

Beban Listrik 522

Beban Air 523

Beban Telepon 524

4.2 Perancangan Model Sistem Yang Diusulkan 4.2.1 Data Flow Diagram Yang Diusulkan

4.2.1.1 Diagram Konteks Yang Diusulkan

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar yang saling berhubungan. Diagram konteks sebagai transformasi suatu sistem yang dapat mentransformasikan data flow input menjadi output. Diagram konteks usulan dapat dlihat pada gambar di bawah ini:

(7)

102

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LAPORAN KEUANGAN ARUS KAS

Seksi Pengadaan Seksi Tata Usaha Keuangan

Seksi Penjualan Seksi Akuntansi S K E P , M P B , U a n g , S S O to ri sa si Direktur Utama M P B , U a n g , S S , B IP S , L P M B , L P B , L P , L T B , L /K A ru s K a s Bag. Umum/SDM Pegawai Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji

Pelanggan Supplier

Barang, BPB, KPPPK OP, Uang

Rekanan _Uang

Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon, BP Listrik, Air & Telepon

Barang, BPB, MPB Otorisasi, KPPPK ND Otorisasi, Daftar Gaji Peg. Tetap, Daftar Upah Peg. Outsourcing, BK Gaji/Upah, BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP, BPB, BK TPBBP, KPPPK, BK PPPK

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas , PO, INV, Uang SKPJP, INV, SJ, Barang, SP, ND Otorisasi

Pemegang Saham SS, Uang

SS Otorisasi Kartu Gaji Kartu Stok, BPB, Daftar Barang Kebutuhan Kantor, MPB Otorisasi,

KPPPK

ND Otorisasi, Daftar Gaji Peg. Tetap, Daftar Upah Peg. Outsourcing, BK Gaji/Upah, BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP, BPB, BK

TPBBP, KPPPK, BK PPPK

RDHP, Data UMR, Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon

SKEP, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi, Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas, PO,

Uang, INV

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas, PO, Uang, INV

Uang, ND Otorisasi, Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji, SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon, OP, SPPPBB, BPB, MPB Otorisasi, KPPPK, Uang, SS Otorisasi Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji, SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon, SPPPBB, BPB, MPB Otorisasi,

Uang, SS Otorisasi

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

Keterangan :

SKPJP : Surat Kontrak Perjanjian Jangka Panjang

PO : Purchases Order INV : Invoice SJ : Surat Jalan SP : Surat Penagihan SPR : Surat Peringatan ND : Nota Debet

LPMB : Laporan Pemesanan Barang LPB : Laporan Pengiriman Barang LP : Laporan Piutang

LTB : Laporan Telat Bayar SKEP : Surat Keputusan Direksi RDHP : Rekap Daftar Hadir Pegawai SPP : Surat Permintaan Pembayaran

SPPBP : Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan BP : Bukti Pembayaran

(8)

103 BK TPBBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan

bahan Penolong

BK TPBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan OP : Order Pembelian

SPPPBB : Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong

MPB : Memo Permintaan Bagian

KPPPK : Kwitansi Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor BK PPPK : Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor

SS : Surat Saham

BIPS : Bukti Investasi Pemegang Saham L/K : Laporan Keuangan

Penjelasan dari sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas dari

data flow diagram di atas yaitu dimulai dari seksi penjualan yang melakukan kesepakatan kerja dengan pelanggan, jika kedua belah pihak sepakat maka dibuatkan SKPJP rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 diserahkan pada pelanggan. Setelah pelanggan menjadi pelanggan tetap perusahaan, maka pelanggan sudah bisa melakukan transaksi pemesanan barang pada perusahaan. Pelanggan bernegosiasi harga dengan perusahaan, jika sepakat maka mengirimkan PO pada perusahaan. Seksi penjualan mengecek barang, jika barang tidak tersedia maka pengiriman ditunda dan jika barang tersedia maka membuat INV & SJ dan mengirimkan barang kepada pelanggan bersama INV dan SJ. INV & SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pelanggan bayar dibuatkan ND berdasarkan INV dan mengotorisasi ND. Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat, LPB, LP dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama

Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data Upah Minimum Regional. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan

(9)

104 gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. Jika dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Bagian Umum/SDM untuk diperbaiki, bila sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji harus tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah sebagai bukti bahwa pembayaran gaji telah dilaksanakan. Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi.

Rekanan menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada Bagian Umum/SDM. Bagian Umum/SDM membuat SPP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi.

Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke

Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi.

(10)

105 Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB dan MPB otorisasi diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen, jika sesuai maka permohonan diterima dan jika tidak sesuai maka dokumen dikembalikan ke seksi pengadaan untuk diperbaiki. MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk dip roses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK, BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK rangkap 2 diarsipkan.

Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada direktur utama. Direktur utama mengotorisasi SS. SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi.

Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan.

4.2.1.2 Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan

Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara entitas yang terkait dalam sistem pada perancangan sistem informasi kas.

(11)

106

Seksi Pengadaan

Seksi Akuntansi

Seksi Tata usaha Keuangan 7.0 Penanaman Modal Seksi Penjualan 4.0 Pengeluaran Beban Operasional Perusahaan Supplier Pelanggan

PO, Uang, INV SJ SJ Pegawai 2.0 Transaksi Pemesanan Barang SJ, INV, Barang, SP, ND Otorisasi 3.0 Pembayaran Gaji Pegawai Bag. Umum/SDM Rekanan Direktur Utama 6.0 Pembelian Peralatan & Perlengkapan Kantor

PO, Uang, INV

Kartu Gaji Uang S P P B P , B P L is tr ik , A ir & T e le p o n S P P B P , B P L is tr ik , A ir & T e le p o n Uang, SS Otorisasi BIPS L/K Arus Kas SPPBP SPP BP SS Otorisasi SS O tori sasi ND Otorisasi ND Oto risa si Daftar Gaji/Upah Daftar Gaji/U pah Kartu Gaji Kar tu G aji PO PO

Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon, BP Listrik, Air & Telepon

PO, INV, Uang

ND Otorisasi

5.0 Pembelian Bahan

Baku & Bahan Penolong OP, Uang Kartu Stok, BPB Barang, BPB OP, SPPPBB, BPB SPPPBB, BPB Barang, BPB O P , U a n g B a r a n g , K P P P K D a ft a r B a r a n g K e b u tu h a n K a n to r , M P B O to r is a s i, K P P P K M P B O to r is a s i, B a r a n g , K P P P K MPB Otorisasi, KPPPK MPB MPB Uang, SS, BIPS U a n g , S S O to r is a s i LP LP BK Gaji/Upah BK G aji/U pah OP S P P P B B MPB Otorisasi OP KPPPK OP K_P P_P K M P B O to risa si I n fo r m a s i D a ft a r T a g ih a n L is tr ik , A ir & T e le p o n MPB Otorisasi, Uang LPMB, LPB, LP, LTB 1.0 Melakukan Perjanjian Kontrak Kerja SKPJP SKPJP SK_PJP LTB LPMB LPM B LPB LPB INV INV LTB File ND S K E P BK PPPK BK PPPK BIPS BIPS S S O to r is a s i L/K Ar_{us Kas}

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas

Fil e N D LKK LK K File SJ File INV U a n g , N D O to r is a s i RDHP, Data UMR SKEP, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji

Otorisasi D a ft a r G a ji /U p a h , B K G a ji /U p a h

Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi,

SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi,

SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji

Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon BK TPBP BK T PBP B P L is tr ik , A ir & T e le p o n , B K T P B P BPB, BK TPBBP SPPPBB OP K P P P K , B K P P P K Pemegang Saham SS otorisasi JU BBU JU SS, Uang File BK Gaji/Upah File BK KPPPK 9.0 Membuat L/K Arus Kas File TPBBP File TIPS File TPBP File TIPS File TPBP File TP BP File PK F il e B K G a ji /U p a h F ile SJ F il e T P B B P File ND, File PK File TIPS L/K Arus Kas Fil e B K G aji /U p ah Fil e B K K PP PK 8.0 Pembayaran Dividen BK, Uang BK, Uang BK

Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem yang Diusulkan

Penjelasan dari sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas dari

data flow diagram di atas yaitu dimulai dari seksi penjualan yang melakukan kesepakatan kerja dengan pelanggan, jika kedua belah pihak sepakat maka dibuatkan SKPJP rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 diserahkan pada pelanggan. Setelah pelanggan menjadi pelanggan tetap perusahaan, maka pelanggan sudah bisa melakukan transaksi pemesanan barang pada perusahaan. Pelanggan bernegosiasi harga dengan perusahaan, jika sepakat maka mengirimkan PO pada perusahaan. Seksi penjualan mengecek barang, jika barang tidak tersedia maka pengiriman ditunda dan jika barang tersedia maka membuat INV & SJ dan mengirimkan barang kepada pelanggan bersama INV dan SJ. INV & SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo.

(12)

107 Jika pelanggan bayar dibuatkan ND berdasarkan INV dan mengotorisasi ND. Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat, LPB, LP dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama

Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data Upah Minimum Regional. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan

Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPP lalu otorisasi slip gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. Jika dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Bagian Umum/SDM untuk diperbaiki, bila sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji harus tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah sebagai bukti bahwa pembayaran gaji telah dilaksanakan. Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi.

Rekanan menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada Bagian Umum/SDM. Bagian Umum/SDM membuat SPP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi.

(13)

108 Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke

Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi.

Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB dan MPB otorisasi diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen, jika sesuai maka permohonan diterima dan jika tidak sesuai maka dokumen dikembalikan ke seksi pengadaan untuk diperbaiki. MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk dip roses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK, BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK rangkap 2 diarsipkan.

Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada direktur utama. Direktur utama mengotorisasi SS. SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi.

(14)

109 Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan.

4.2.1.3 Data Flow Diagram Level 2

4.2.1.3.1 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 1.0 Sistem yang Diusulkan

Pada level 2 proses 1.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses terjadinya kesepakatan kerja dengan pelanggan. 1.1 Mengajukan jadi Pelanggan tetap Seksi Penjualan Pelanggan 1.2 Menerima Pengajuan dari pelanggan 1.3 Membuat SKPJP 1.5 Menyerahkan SKPJP SKPJP S K P J P

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu

Identitas

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas F o to C o p y P en d ir ia n P er u sa h a a n , K a rt u Id en tit a s

Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas 1.4 Membuat LKK SKPJP SKPJP LKK SK PJP L K K

Gambar 4.3 DFD Level 2 dari Proses 1.0 Sistem yang Diusulkan

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari pelanggan mengajukan untuk jadi pelanggan tetap, jika terjadi kesepakatan maka dibuatkan SKPJP rangkap 2. Rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 untuk pelanggan.

Pada level 2 proses 2.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses terjadinya penjualan barang kepada pelanggan.

(15)

110

Pelanggan 2.1

Pesan Barang Seksi Penjualan

2.3 Mengirimkan Pesanan Barang PO PO P O B a r a n g , IN V , S J 2.2 Menyiapkan Barang dan Buat INV, SJ Uang, INV PO PO Barang, INV, SJ

Seksi Tata Usaha Keuangan Uang, INV Seksi Akuntansi U a n g , N D O to r is a si SJ S_J ND Oto risa si ND Otorisasi ND Otorisasi 2.7 Buat LPMB, LPB, LP & LTB Direktur Utama LPMB, LPB, LP, LTB File ND Fil_{e N} D INV INV 2.4 Buat SP INV IN V , S P 2.5 Melakukan Pelunasan piutang File SJ File INV File SJ _F ile_I N V Uang, INV 2.6 Buat ND dan Otorisasi ND N D INV SJ LP L_P LTB LPB L P_M B LPMB LP B LT_B ND Otorisasi 2.8 Putus Kontrak File PK File JU File SKPJP File INV File PK

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari pelanggan melakukan negosiasi harga dengan perusahaan, jika keduanya sepakat maka pelanggan mengirimkan PO ke seksi penjualan. Seksi penjualan membuat INV dan SJ, INV dan SJ rangkap 1 diserahkan ke pelanggan bersama barang pesanan. INV dan SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Pelanggan melakukan pembayaran pada waktu tanggal jatuh tempo, seksi penjualan membuat ND sebagai bukti pelunasan piutang dari pelanggan. ND di otorisasi oleh seksi penjualan, rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama dengan uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat LPMB, LPB, LP, dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama

Pada level 2 proses 3.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembayaran gaji pegawai

(16)

111

Seksi Tata usaha Keuangan Bag. Umum/SDM Pegawai 3.7 Membuat BK Gaji/Upah 3.9 Menyerahkan Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi

Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji, SPP Gaji/Upah,

Kartu Gaji

Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah D aft_ar G aji_/U pa_h 3.5 Verifikasi/Validasi Dokumen 3.6 Menyiapkan Uang untuk Pembayaran gaji pegawai 3.2 Menghitung gaji pegawai RDHP, Data UMR 3.3 Buat Daftar Gaji/

Upah, Slip Gaji, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji

3.4 Otorisasi Slip Gaji

Kartu Gaji Direktur Utama 3.1 Mengeluarkan SKEP S K E P S K E P D a ft a r G a ji /U p a h , S li p G a ji O to r is a si , S P P G a ji /U p a h , K a r tu G a ji D a ft a r G a ji /U p a h , S lip G a ji O to r is a si , S P P G a ji /U p a h , K a r tu G a ji

Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/ Upah, Kartu Gaji

Daftar Gaji/Upah, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji 3.8

Otorisasi kartu gaji

Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/

Upah, Kartu Gaji Otorisasi

Seksi Akuntansi Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah B K G a ji /U p a h , K a r tu G a ji O to r is a si P e r h it u n g a n G a ji Kartu Gaji K ar_tu G aji BK Gaji/Upah BK Gaj i/Upa h File BK Gaji/Upah File BK_Gaji/U pah

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data UMR. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPP lalu otorisasi slip gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah, Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi.

Pada level 2 proses 4.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembayaran pengeluaran beban operasional perusahaan kepada rekanan.

(17)

112

BP Listrik, Air & Telepon File SPPBP B P L is tr ik , A ir & T e le p o n , B K T P B P Uang Seksi Akuntansi

Rekanan Seksi Tata usaha

Keuangan 4.1

Menginformasikan Daftar Tagihan

Listrik, Air & Telepon

4.2 Membuat SPPBP 4.3 Verifikasi SPPBP dan menyiapkan uang 4.5 Melakukan pembayaran beban perusahaan 4.6 Menyerahkan BP

Listrik, Air & Telepon 4.7 Membuat BK TPBP In fo r m a si D a ft a r T a g ih a n L is tr ik , A ir & T e le p o n

BP Listrik, Air & Telepon

BP Listrik, Air & Telepon

SP PB_P

Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon

Bag. Umum/SDM

Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon

S P P B P SPPBP Uang BK TPBP BK TP BP File TPBP File TPB P

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari rekanan yang menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada bagian umum/sdm, Bagian Umum/SDM membuat SPPBP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPPBP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi.

Pada level 2 proses 5.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembelian bahan dan bahan penolong ke

(18)

113

Seksi Pengadaan

Seksi Tata usaha Keuangan

Supplier 5.1

Cek Persediaan bahan baku & bahan penolong 5.2 Membuat OP Kartu Stok OP O P 5.3 Mengirimkan Barang & BPB Barang, BPB Barang, BPB 5.4 Buat SPPPBB SPPPBB, BPB B P B 5.5 Menyiapkan uang & melakukan pembayaran Seksi Akuntansi Kartu Stok U a n g OP O_P S P P P B B , B P B BPB, BK TPBBP 5.6 Membuat BK TPBBP BPB, Uang SPPPBB SPPP BB File TPBBP Fil_{e T} PB_B P

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP. rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke

Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi.

(19)

114

Pada level 2 proses 6.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses Pembelian Peralatan & Perlengkapan Kantor ke Supplier. 6.1 Membuat MPB MPB M P B O to ri sa si MPB Otorisasi M P B O to ris asi Seksi Pengadaan Direktur Utama 6.3 Menyerahkan MPB Otorisasi Seksi Tata usaha

Keuangan MPB Otorisasi MPB Otorisasi 6.5 Membuat OP 6.6 Melakukan Pembelian Peralatan& Perlengkapan Supplier O P 6.7 Menyerahkan Barang bersama KPPPK OP Barang, KPPPK KPPPK KPP PK OP OP M P B 6.2 Otorisasi MPB B a ra n g , K P P P K Seksi Akuntansi 6.9 Melakukan pembayaran dan membuat BK PPPK 6.4 Permohonan diterima dan Menyerahkan MPB Otorisasi MPB Otorisasi MPB Otorisasi Uang U a n g 6.8 Menyerahkan KPPPK K P P P K K P P P K KPPPK, BK PPPK BK PPPK B_K P PP_K Daftar Barang Kebutuhan Kantor M P B O to ri sa si File BK KPPPK File B K KP PPK

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB lalu diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen dan MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk diproses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK yang rangkap 2 diarsipkan BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK.

(20)

115

Pada level 2 proses 7.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses penanaman modal dari pemegang saham.

Uang, SS Uang, SS

Direktur Utama 7.1

Menyerahkan modal awal & SS

Seksi Akuntansi

SS Otorisasi

SS o

tori

sasi

Seksi Tata usaha Keuangan 7.4

Menyerahkan SS Otorisasi & BIPS

Uang, SS Otorisasi Pemegang Saham 7.2 Otorisasi SS U a n g , S S O to r is a si 7.3 Membuat BIPS SS Otorisasi SS Otorisasi, BIPS BIPS SS Otorisasi B IP S BIPS BIP_S File TIPS File TIP_S

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada Direktur utama. Direktur utama lalu mengotorisasi SS dan SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi.

Pada level 2 proses 8.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses Pembayaran Dividen.

Uang, BK Informasi Laba Bersih Pemegang Saham 8.1 Menghitung Dividen Seksi Akuntansi Seksi Tata usaha

Keuangan 8.2 Menyerahkan BK BK B K BK BK

(21)

116 Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi tata usaha keuangan menghitung dividen pada akhir periode dan menyerahkan dividen kepada para pemegang saham dan membuat Bukti Kas, rangkap 1 diserahkan kepada para pemegang saham bersama Uang dan rangkap dua diserahkan ke seksi akuntansi untuk diarsipkan

Pada level 2 proses 9.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembuatan laporan keuangan arus kas.

BBU L/K Arus Kas BBU B_B U 9.2 Posting ke Buku Besar

Umum

9.3 Membuat L/K Arus Kas Direktur Utama 9.4 Menyerahkan L/K Arus Kas L/K Arus Kas L/K Arus Kas L/K Aru s K as 9.1

Dicatat kedalam Jurnal Umum File TPBBP JU File JU File TPBP File ND File BK Gaji/Upah File TPBBP File BK PPPK File TIPS File PK ND Oto_risasi PK BK Gaji/Upah File TPBP File TIPS File BK P PPK Fil_{e J} U

Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan.

(22)

117

4.2.2 Kamus Data Yang Diusulkan

Tabel 4.2 Kamus Data Usulan

Nama

Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan

SKPJP - Dokumen Proses 1.0 ke pelanggan Surat Kontrak Perjanjian

Jangka panjang

LKK - Dokumen Seksi penjualan ke proses 1.0 Laporan Kontrak Kerja

PO - Dokumen

1. Pelanggan ke proses 2.0

2. Proses 2.0 ke seksi penjualan

3. Seksi penjualan ke proses 2.0

Purchases Order

INV - Dokumen

1. Seksi Penjualan ke proses 2.0

2. Proses 2.0 ke pelanggan

3. Proses2.0 ke seksi penjualan

Invoice

SJ - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Jalan

SP - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Penagihan

ND - Dokumen

1. Proses 2.0 ke pelanggan

2. Proses 2.0 ke seksi tata usaha

keuangan

3. Proses 2.0 ke seksi akuntansi

Nota Debet

SPR - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Peringatan

LPMB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Pemesanan

Barang

LPB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Pengiriman

Barang

LP - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Piutang

LTB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Telat Bayar

SKEP - Dokumen Direktur utama ke proses 3.0 Surat Keputusan Direksi

RDHP - Dokumen Bagian Umum/SDM ke proses 3.0 Rekap Daftar Hadir

(23)

118

Tabel 4.3 Lanjutan Kamus Data (1)

Nama

SPP Gaji Upah SPPBP SPPPBB

- Dokumen

keuangan

2. seksi tata usaha keuangan ke

proses 3.0

keuangan

5. Seksi tata usaha keuangan ke

proses 4.0

proses 5.0

Surat Permintaan

Pembayaran

Daftar Gaji/Upah - Dokumen

proses 3.0

Daftar Gaji Upah

Pegawai Tetap dan

Pegawai Outsourcing

Slip Gaji - Dokumen

keuangan

2. Proses 3.0 ke pegawai

keuangan

Slip Gaji Pegawai Tetap

dan Pegawai

Outsourcing

Kartu Gaji - Dokumen

keuangan

proses 3.0

3. Proses 3.0 ke bag. Umum/sdm

4. Proses 3 ke pegawai

Kartu Gaji Karyawan

BK Gaji/Upah BK TPBP BK TPBBP BK PPPK

- Dokumen

1. Proses 3.0 ke bag. Umum/sdm

Bukti Pengeluaran Kas

BP - Dokumen

1. Rekanan ke proses 4.0

keuangan

Proses 4.0

(24)

119

Nama

BPB - Dokumen

1. Supplier ke Proses 5.0

2. Proses 5.0 ke seksi pengadaan

3. Seksi pengadaan ke proses 5.0

keuangan

proses 5.0

Bukti Penerimaan

Barang

OP - Dokumen

1. Proses 5.0 ke Supplier

2. Proses 6.0 ke Supplier

keuangan

Order Pembelian

MPB

MPB Otorisasi - Dokumen

1. Proses 6.0 ke direktur utama

2. Direktur utama ke proses 6.0

keuangan

proses 6.0

Memo Permintaan

Bagian

KPPPK - Dokumen

1. Supplier ke proses 6.0

keuangan

Kwitansi Pembelian

Peralatan dan

Perlengkapan Kantor

SS

SS Otorisasi - Dokumen

1. Pemegang saham ke proses 7.0

3. Direktur utama ke proses 7.0

4. Proses 7.0 ke pemegang saham

keuangan

proses 7.0

Surat Saham

BIPS - Dokumen 1. Proses 7.0 ke seksi akuntansi

Bukti Investasi

Pemegang Saham

(25)

120

Nama

Buku Besar Umum - Dokumen Jurnal umum ke proses 8.0 Buku Besar

Laporan Keuangan

Arus Kas - Dokumen Proses 8.0 ke direktur utama

Laporan Keuangan Arus Kas

4.2.3 Bagan Alir (Flowchart) Sistem yang Diusulkan

Bagan alir sistem yang membentuk Sitem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan Arus Kas dapat digambarkan sebagai berikut ini:

LKK 3 ND Otorisasi ND 3 LTB 2 LP 2 LPMB 2 2 ND Otorisasi 1 ND Otorisasi SJ 2 SJ 1 SEKSI PENJUALAN Menerima uang pembayaran & INV dari pelanggan setelah 30-90 hari Uang INV 2 INV 1 Barang Mulai PO Barang Tersedia? Tunda Pengiriman Ya Tidak Ke Pelanggan T INV 1 Pemesanan Barang SJ Buat ND ND Cetak ND Rekam Pemesanan Barang ND ND 2 ND 1 Otorisasi ND 4 Uang Pelanggan Mengirimkan PO ke perusahaan SKPJP 2 Melakukan kesepakatan kontrak kerja dengan pelanggan SKPJP 1 Ke Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan Kedua Belah Pihak Sepakat? Ya Tidak Tidak Membuat SKPJP SKPJP Buat SKPJP SKPJP Data Barang Data Barang Data Barang List Barang 1 T Menginput Data Pelanggan yang akan menjalin kerjasama Transaksi Pemesanan Barang Tampilan Data Barang

Buat dan Cetak LPMB

LPMB 1 LPMB

LPB 2 Buat dan Cetak

LPB

LPB 1 LPB

Buat dan Cetak LP

LP 1 T T T 2 LTB Cetak LTB LTB LTB 1 T 7 5 Cetak SKPJP SP Cetak SP SP Ke Pelanggan SP SPR Cetak SPR SPR SPR PK PK 6 LP 3 Kartu Identitas Wakil Pihak 2 Kedua Belah Pihak Sepakat? Melakukan Negosiasi Harga dengan pelanggan Tidak ada Transaksi Tidak Ya Foto Copy Pendirian Perusahaan Ke Pelanggan Cetak INV 9 Data Pegawai Buat SJ & Cetak

SJ

Ke Pelanggan T

Ke Pelanggan

Gambar 4.12 Bagan AlirSistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (1)

(26)

121

BK 2

SPP Gaji/Upah SPP Gaji/Upah Kartu Gaji Peg. Outsourcing Kartu Gaji Peg. Tetap Slip Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi

Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi 2 Daftar Upah Peg. Outsourcing

1 Daftar Upah Peg. Outsourcing 3 BK Gaji/Upah 2 MPB Otorisasi RPNK 1

SEKSI TATA USAHA KEUANGAN

24 Sesuai Dokumen dikembalikan ke Seksi Pengadaan Permohonan diterima Ke Pegawai 1 MPB Otorisasi Sesuai Verifikasi/ Validasi dokumen BK PPPK 2 BK Gaji/Upah Dikembalikan ke Bag. Umum/ SDM Uang 1 BK Gaji/Upah Ke Rekanan Uang BP Telepon BP Air BP Listrik T TPBP TPBP RPLK RPLK RPLK RPLK 2 RPLK 1 29 T 10 Semua Karyawan yang Sudah menerima Gaji Tanda Tangan di Kartu Gaji 11 BK Gaji/Upah

Buat BK Gaji/Upah BKK Gaji/ Upah Cetak BK Gaji/Upah T 14 SPPBP Verifikasi/ Validasi dokumen Sesuai Dikembalikan ke Bag. Umum/ SDM Tidak Ya Menyiapkan Uang dan Melakukan Pembayaran beban perusahaan ke rekanan Menerima Bukti Pembayaran dari rekanan 18 OP 2 17 Sesuai OP Dokumen dikembalikan ke Seksi Pengadaan Ya Tidak Melakukan Pembayaran ke Supplier Uang Ke Supplier BPB SPPPBB 1 BPB Input TPBBP TPBBP TPBBP BK PPPK BK PPPK Cetak BK PPPK BK PPPK 2 BK PPPK 1 26 Uang 2 SS Otorisasi 30 TIPS TIPS TIPS Cetak BIPS BKM 2 BKM 1 31 32 33 Data Rekanan Data Rekanan Data Rekanan 4 2 ND Otorisasi Uang Simpan Uang T 2 Daftar Gaji Peg. Tetap

1 Daftar Gaji Peg. Tetap

TPBP Data Pemegang

Saham

Simpan Data Pemegang Saham Data Pemegang Saham Menginput Data Rekanan T Menginput Data pemegang Saham Tidak Ya Tidak 3 Buat RPNK ND Cetak RPNK RPNK 1 36 T RPNK 12 15 19 T 2 MPB Otorisasi 25 KPPPK Melakukan Pembayaran ke Supplier Uang Ke Supplier KPPPK 27 28 13 16 20 Cetak BK TPBP 2 BK TPBP 1 BK TPBP T Cetak BK TPBBP 2 BK TPBBP 1 BK TPBBP 21 _T

Kartu Gaji Peg. Outsourcing Kartu Gaji Peg. Tetap Slip Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi

Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi 2 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing

Ya

T

Kartu Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi Kartu Gaji Peg. Tetap Otorisasi 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing

1 Daftar Gaji Peg. Tetap Menyiapkan uang untuk pembayaran gaji karyawan Transaksi Pembayaran Dividen Pembayaran Dividen Cetak BK dan Mengeluarkan Uang BK 1 35 Ke Para Pemegang Saham Uang Informasi Laba Bersih Pada Akhir Periode Pembayaran Dividen 34

Gambar 4.13 Bagan AlirSistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (2)

(27)

122

Slip Gaji Peg. Tetap BAGIAN UMUM/SDM

Otorisasi Slip Gaji

Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi 2 Daftar Gaji/Upah 1 Daftar Gaji/Upah 10

Data Pegawai Data Gaji Tetap

Perhitungan Gaji Pegawai Tetap

Buat Daftar Gaji Pegawai Tetap

Cetak Daftar Gaji Peg. Tetap & Slip Gaji

Daftar Gaji Peg. Tetap

Kartu Gaji Peg. Tetap

Cetak Kartu Gaji

Peg. Tetap Kartu Gaji

Peg. Tetap Kartu Gaji Peg. Tetap

SPP Gaji/ Upah 11 T 14 SPPBP Menerima Daftar Tagihan listrik,

air & Telepon dari Rekanan Informasi Daftar Tagihan SPPBP SPPBP Cetak SPPBP SPPBP Data Pegawai

Data Pegawai Data Gaji Tetap

Data Gaji Tetap

2 Daftar Gaji Peg. Tetap 1 Daftar Gaji Peg. Tetap

SPP

Cetak SPP

SPP Gaji/Upah Buat Slip Gaji

Slip Gaji Peg. Tetap SKEP 8 RDHP Rekap Daftar Hadir Pegawai Data Tunjangan Jabatan Data Potongan Tetap Data Tunjangan Jabatan Data Potongan Tetap Data Potongan Tetap Data Tunjangan Jabatan Perhitungan Gaji Pegawai Tetap Data UMR Menerima Informasi data UMR Perhitungan Upah Peg. Outsourcing Perhitungan Gaji/Upah Peg. Outsourcing Buat Daftar Gaji/Upah

Peg. Outsourcing

Buat Slip Gaji Outsourcing

Cetak Daftar Gaji/Upah & Slip Gaji Outsourcing

Slip Gaji Peg. Outsourcing 2 Daftar Gaji/Upah Outsourcing 1 Daftar Gaji/Upah Outsourcing Otorisasi Slip Gaji

Slip Upah Peg. Outsourcing Otorisasi

2 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing

1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing

Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing

Slip Gaji Peg. Outsourcing

Kartu Gaji Peg. Outsourcing

Kartu Gaji Peg. Outsourcing Cetak Kartu Gaji

Peg. Outsourcing

Kartu Gaji Peg. Outsourcing Data UMR & Upah

Lembur

Kartu Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi Kartu Gaji Peg. Tetap Otorisasi

1 BK Gaji/Upah

9

(28)

123 SEKSI PENGADAAN 2 MPB Otorisasi 1 MPB Otorisasi 24 DIREKTUR UTAMA Menerima modal awal dari para pemegang saham bersama SS Uang 30 Uang T 37 Otorisasi Dokumen Tidak Dikembalikan ke seksi pengadaan Ya 2 MPB Otorisasi 1 MPB Otorisasi 32 MPB 2 MPB 1 L/K Arus Kas 1 Selesai Sesuai Dikembalikan ke seksi Akuntansi u/ Diperbaiki Tidak Ya 22 23 23 Kosong Tidak Membuat OP OP 3 OP 2 Mengecek Persediaan bahan

baku dan bahan penolong

Melakukan pembelian bahan

baku dan bahan penolong ke supplier OP 1 Ke Supplier Menerima barang dan BPB dari Supplier BPB T Barang 18 Tidak Ya OP 1 17 Kartu Stok Input OP Simpan OP OP Cetak OP Input SPPPBB SPPPBB Cetak SPPPBB T BPB SPPPBB 2 SPPPBB 1 Mengecek Inventaris Kantor Habis/ Rusak Tidak Ya Input MPB MPB 2 MPB 1 22 Simpan MPB Cetak MPB MPB Tidak Membuat MPB SS 3 SS 2 SS 1 Otorisasi SS 3 SS Otorisasi 2 SS Otorisasi 1 SS Otorisasi Ke Para Pemegang Saham T BKM 1 RPLK 1 Analisa Dokumen SPPPBB Mengeluarkan SKEP SKEP 8 Data Supplier Data Supplier Data Supplier List Barang Membuat List Barang 1 Menginput Data Supplier 25 OP 2 OP 1 Menerima Barang dan KPPPK dari Supplier KPPPK T 26 Supplier Barang Cetak OP 2 MPB Otorisasi 29 RPNK 1 36 LTB 1 LP 1 LPB 1 7 T Analisa Dokumen LPMB 1 Daftar Barang Kebutuhan Kantor

(29)

124 1 BK TPBP 2 BK Gaji/Upah 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing SEKSI AKUNTANSI Jurnal Umum

Buku Besar Umum

L/K Arus Kas JU

KETERANGAN SKPJP : Surat Kontrak Perjanjian Jangka Panjang LKK : Laporan Kontrak Kerja PO : Purchases Order SJ : Surat Jalan INV : Invoice SP : Surat Penagihan SPR : Surat Peringatan ND : Nota Debet PK : Putus Kontrak LPMB : Laporan Pemesanan Barang LPB : Laporan Pengiriman Barang LP : Laporan Piutang LTB : Laporan Telat Bayar SKEP : Surat Keputusan Direksi RDHP : Rekap Daftar Hadir Pegawai SPP : Surat Permintaan Pembayaran SPPBP : Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan BP : Bukti Pembayaran

BPB : Bukti Penerimaan Barang

TPBBP : Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong

BK TPBBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong

TPBP : Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan BK TPBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan RPNK : Rekap Penerimaan Kas

OP : Order Pembelian

SPPPBB : Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong

MPB : Memo Permintaan Bagian

KPPPK : Kwitansi Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor BK PPPK : Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor RPLK : Rekap Pengeluaran Kas

SS : Surat Saham

BIPS : Bukti Investasi Pemegang Saham TIPS : Transaksi Investasi Pemegang Saham JU : Jurnal Umum

BBU : Buku Besar Umum L/K : Laporan Keuangan T

BBU

L/K Arus Kas Cetak L/K Arus Kas

2 L/K Arus Kas 1 L/K Arus Kas 37 ND 2 19 BK Gaji/ Upah 12 TPBBP BKM 2 33 TPBP 15 BK PPPK 27 TIPS 3 ND Otorisasi 5 1 Daftar Gaji Peg. Tetap 13 16 BP Telepon BP Air BP Listrik BPB 20 BK PPPK 1 KPPPK 28 31 T T T PK 6 1 BK TPBBP 21 T Pencocokan Transaksi Sesuai Dikonfirmasikan ke bagian yang bersangkutan BK 2 35 Pembayaran Dividen 34 Ya Tidak Dokumen diarsipkan T

(30)

125 Narasi Bagan Alir Sistem usulan dari sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas adalah sebagai berikut:

A. Seksi penjualan yang melakukan kesepakatan kerja dengan pelanggan, jika kedua belah pihak sepakat maka dibuatkan SKPJP dan jika tidak sepakat maka tidak membuat SKPJP. SKPJP rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 diserahkan pada pelanggan.

B. Setelah pelanggan menjadi pelanggan tetap perusahaan, maka pelanggan sudah bisa melakukan transaksi pemesanan barang pada perusahaan. Pelanggan bernegosiasi harga dengan perusahaan, jika sepakat maka mengirimkan PO pada perusahaan. Seksi penjualan mengecek barang, jika barang tidak tersedia maka pengiriman ditunda dan jika barang tersedia maka membuat INV & SJ. INV dan SJ rangkap 1 diserahkan ke pelanggan bersama barang pesanan, INV dan SJ rangkap 2 diarsipkan.

C. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pelanggan bayar maka dibuatkan ND berdasarkan INV lalu ND di otorisasi. Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi.

D. Jika ada pelanggan yang belum bayar pada tanggal jatuh tempo maka seksi penjualan mengeluarkan surat peringatan kepada pelanggan sebagai peringatan atas keterlambatan pembayarannya.

E. Seksi penjualan membuat LPMB, LPB, LP, dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan.

F. Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM lalu Bagian Umum/SDM melakukan perhitungan gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data UMR. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan

Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPPlalu otorisasi slip gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. Jika dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Bagian

(31)

126 Umum/SDM untuk diperbaiki, bila sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji harus tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah sebagai bukti bahwa pembayaran gaji telah dilaksanakan. Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK Gaji/Upah rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi.

G. Rekanan menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada Bagian Umum/SDM. Bagian Umum/SDM membuat SPPBP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPPBP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi.

H. Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari

Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPPPBB. rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPPPBB dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke

Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi.

I. Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB dan MPB otorisasi