STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AUDIT MUTU INTERNAL

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

AUDIT MUTU INTERNAL

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

Jl .Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

(2)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

Jl Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 704625 Fax (0721) 704625

Email :ofiice@fmipa.unila.ac.id Web :http//fmipa.unila.ac.id

Nomor SOP FMIPA/WMM/01 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2015 Tanggal Revisi 03 Oktober 2016 Tanggal Efektif 10 Oktober 2016

Disahkan Oleh Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam

Prof. Warsito, S.Si, D.E.A., Ph.D NIP 197102121995121001

Nama SOP Audit Mutu Internal Diperiksa Oleh:

Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr. Sutopo Hadi, M.Sc NIP 197104151995121001

Dibuat Oleh:

Ketua Tim Penjamin Mutu Fakultas

Rochmah Agustrina, Ph.D. NIP. 196108031989032002

(3)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Persyaratan SMM ISO 9001 1. Pendidikan minimal : S2 (magister)

2. Pelatihan : Pelatihan auditor internal, pelatihan sistem manajemen mutu

3. Pengalaman : auditor internal 4. Pengetahuan :

 SOP Audit mutu internal

5. Kecakapan teknis : melakukan audit, mengomunikasikan hasil audit, memberikan saran perbaikan dan pencegahan terhadap hasil audit.

6. Sikap kerja : kerja keras, teliti, cermat.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan :

Semua SOP 1. ATK

2. Komputer 3. Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika Audit Internal tidak dilaksanakan maka efektifitas SMM tidak dapat dipantau secara maksimal dan tidak dapat diaudit oleh Badan Sertifikasi

1. Surat Edaran Peninjauan Kurikulum 2. Jadwal Audit

3. Surat Tugas tim Internal Auditor 4. Daftar Periksa / Checklist Audit

5. Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan /Corrective Action Request

6. Daftar Hadir

(4)

PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Ket.

WMM Dekan TJMI Auditor _AuditorLead Auditee Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A Penetapan Tim Audit Mutu Internal

1. Melakukan evaluasi/pemilihan tim sesuai kompetensi yang ditetapkan  Sertifikat auditor internal  Laporan kinerja tim audit mutu internal 1 hari Draft SK Tim Audit Mutu Internal 2.

Menetapkan Tim Audit Mutu Internal melalui Surat Keputusan

Usulan Tim Audit Mutu Internal 1 hari SK Tim Audit Mutu Internal 3. Memberikan

pembekalan Tim AMI

Materi pelatihan Tim AMI

1 hari _Daftar Hadir

B Program Audit Mutu Internal dan Persiapan Pelaksanaan Audit

5. Membuat program audit mutu internal termasuk jadwal audit

Hasil audit mutu internal tahun sebelumnya 1 jam Program/j adwal Audit Mutu Internal 6. Mendistribusikan jadwal

audit kepada unit kerja yang akan diaudit

Jadwal audit 15

menit Tanda terima 7. Persiapan instrumen

audit meliputi daftar pertanyaan, laporan ketidaksesuaian, permintaan tindakan Daftar prosedur mutu, checklist audit mutu internal 2 hari Instrumen audit

(5)

No Kegiatan

Kelengkapan Waktu Output

perbaikan&pencegahan , registrasi temuan

8. Mempelajari kriteria audit (kebijakan,

prosedur, IK, peraturan) dan mencatat dalam daftar periksa audit

1 hari

C Pelaksanaan Audit Mutu Internal

9. Melakukan koordinasi dan pelaksanaan audit mutu internal Daftar prosedur mutu, checklist audit mutu internal 1 jam Berita acara rapat koordinas i Daftar Hadir 10. Memimpin pelaksanaan

opening meetingAMI

Daftar prosedur mutu, checklist audit mutu internal

30

menit Daftar_Hadir Opening meeting 11.

Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal yang disepakati Daftar prosedur mutu, checklist audit mutu internal 5 jam Bukti Audit 12. _{Rapat pembahasan} temuan AMI

Hasil audit mutu internal

1 jam _Temuan Audit

(6)

No Kegiatan

13. Membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP/CAR)

Hasil audit mutu internal 2 jam PTPP/CA R 14. Membuat laporan ketidaksesuaian dan pencatatan dalam status registrasi 1 jam Laporan ketidakse suaian Dokumen registrasi 15. Memimpin pelaksanaan

Closing meetingAMI

Hasil AMI 1 jam

Daftar Hadir 16. Menyerahkan PTPP/CAR kepada auditee Hasil AMI/PTPP 30 menit PTPP/CA R

D Tindak Lanjut Temuan Audit Mutu Internal

17. Menerima PTPP/CAR dari Lead Auditor

Hasil AMI/PTPP 1 jam PTPP /CAR 18.

Mencari akar masalah dan melakukan perbaikan dan pencegahan

(7)

No Kegiatan

19. Memverifikasi tindakan perbaikan dan

pencegahan yang dilakukan oleh auditee

PTPP telah terisi 1 jam PTPP dan bukti perbaikan 20. Menandatangani form

PTPP sebagai

persetujuan perbaikan jika perbaikan dan pencegahan yang dilakukan telah benar

PTPP telah terisi 30 menit

PTPP /CAR

21. Menyerahkan PTPP yang sudah diisi dan diverifikasi kepada Lead Auditor PTPP telah terisi 30 menit PTPP /CAR 22. Menyusun Laporan Audit yang dilampiri dengan jadwal, Surat tugas tim internal auditor, rekap temuan audit, PTPP/CAR, checklist audit, daftar hadir

Surat Tugas, Jadwal, rekap temuan, PTPP, Daftar hadir dan Cheklist yang telah terisi 1 jam Laporan Audit 23. Menerima laporan, memeriksa dan menandatangani tindak lanjut (perbaikan) temuan audit Berkas laporan audit 1 jam Laporan Audit 24. _{Menyimpan laporan} audit mutu internal

Semua berkas harus lengkap 15 menit Laporan Audit

(8)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINJAUAN MANAJEMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(9)

Prof. Warsito, S.Si, D.E.A., Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Tinjauan Manajemen

Diperiksa Oleh: Wakil Manajemen Mutu

Dibuat Oleh:

(10)

1. Persyaratan SMM ISO 9001 1. Pendidikan minimal: S2 (Magister)

2. Pengetahuan: Prosedur Mutu, perencanaan dan administrasi manajemen

3. Kecakapan teknis:

4. Sikap kerja: teliti, komunikatif, mampu menjadi manajer yang baik

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

SOP Audit Internal

SOP Pengendalian ketidaksesuaian

1. ATK 2. Komputer 3. Printer

Apabila prosedur mutu ini terlaksana dengan baik, maka tinjauan mutu di FMIPA Unila akan berjalan dengan baik. Sedangkan, apabila prosedur mutu tidak berjalan dengan baik, maka akan terjadi ketimpangan pada pelaksanaan tinjauan manajemen, baik dari proses perencanaan, pelaksanaan program dan proses perbaikan tinjauan manajeman.

Undangan Daftar Hadir Notulen

(11)

PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

No Kegiatan

WMM TJMI Dekan Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A Perencanaan dan Administrasi

1.

Membuat perencanaan kegiatan rapat tinjauan manajemen

Laporan AMI tahun

sebelumnya

1 jam Laporan AMI

2.

Menetapkan undangan, agenda, tempat rapat tinjauan manajemen

Tanggal RTM telah

ditetapkan

1 jam Laporan AMI

3. Mengirimkan undangan rapat tinjauan manajemen Semua tim diundang

1 jam Surat undangan

4. _{Identifikasi data-data} terkait agenda rapat tinjauan manajemen

Notulen RTM tahun

sebelumnya

3 jam Laporan AMI

5. Menyiapkan daftar hadir rapat tinjauan manajemen

ATK dan APK 1 jam Daftar hadir

B Pelaksanaan tinjauan manajemen

6. Membuka rapat tinjauan manajemen Semua harus hadir 15 menit Notulen 7. Membahas agenda

rapat bersama peserta rapat Agenda rapat harus disiapkan 3 jam Notulen 8. Menetapkan tindakan perbaikan/pencegahan yang relevan dengan agenda yang tidak tercapai targetnya

Semua

Ketidaksesuaia n telah tercatat

(12)

No Kegiatan

WMM TJMI Dekan Persyaratan/

C Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen

9. Mencatat bahasan agenda dan keputusan tindakan perbaikan dalam noutlensi Semua agenda telah dibahas 1 jam Notulen 10. Notulensi ditandatangani oleh Dekan Semua agenda telah dibahas 15 menit Notulen

11. _{Distribusi notulen rapat} tinjauan manajemen

Notulen telah ditandatangai

(13)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENANGANAN KELUHAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(14)

Prof. Warsito, S.Si, D.E.A., Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Penanganan Keluhan

Dibuat Oleh:

(15)

1. Persyaratan SMM ISO 9001 Personal yang akan menangani keluhan mahasiswa baik secara akademik maupun administratif.

Contoh:

1. Pendidikan minimal: S2 (Magister) 2. Pelatihan: Pelatihan Andragogi, Psikologi

3. Pengalaman: Dosen Pembing Konseling, Ketua Program Studi, Ketua Jurusan, WD bidang kemahasiswaan 4. Pengetahuan: Andragogi, psikologi, peraturan akademik di

Unila

5. Kecakapan teknis: 6. Sikap kerja: Sabar

Catatan : Isian dapat mengambil dari uraian jabatan terkait

Berkoordinasi dengan Dosen Pembing Konseling, Ketua Program Studi, Ketua Jurusan, WD bidang kemahasiswaan Kabag dan Kasubag Kemahasiswaan terkait penanganan keluhan

mahasiswa baik akademik maupun adminisratif.

Jika prosedur mutu berjalan dengan baik, maka akan didapatkan rekaman keluhan mahasiswa pada kurun waktu tertentu yang akan dibawa ke rapat dan koordinasi dengan pihak terkait, sehingga keluhan dari mahasiswa tersebut dapat tertangani dengan baik. Namun, apabila prosedur mutu tidak berjalan dengan baik, maka tidak ada data terkait rekaman keluhan mahasiswa, sehingga tidak ada dasar bagi institusi untuk dapat memperbaiki diri sesuai dengan kondisi mahasiswa. Selain itu, dapat pula terjadi ketidakcocokan antara keluhan masiswa yang sesungguhnya dengan solusi yang ditawarkan oleh institusi.

1. Data laporan aduan keluhan mahasiswa

2. Laporan keluhan mahasiswa per minggu dan per bulan 3. Kebijakan prodi

4. Presensi rapat

(16)

PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN

No Kegiatan

Staf /

Kasubbag Kasubbag WD

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A Identifikasi

1.

Menerima keluhan mahasiswa melalui media yg disediakan (kotak saran, email,sms gate, website.)

Kotak saran, email institusi , Form keluhan

1 jam Data Laporan Aduan

2. Mengidentifikasi keluhan setiap seminggu sekali, kecuali mendesak sifatnya yang dikelompokkan ke akademik dan administratif Rekapitulasi keluhan mahasiswa

1 jam Laporan Mingguan

3. Membuat rekap keluhan dan menyampaikan kepada Kaprodi / PD III Rekapitulasi keluhan mahasiswa

30 menit Laporan rutin / bulan

B Pelaksanaan 6. Melakukan analisa permasalahan Rekapitulasi keluhan mahasiswa

2 jam Presensi rapat prodi

7. Menyampaikan tindak lanjut kepada pihak yang terkait

Keluhan telah dibahas

(17)

No Kegiatan

Staf /

Kasubbag Kasubbag WD

Persyaratan/

8. Menindaklanjuti keluhan dengan tindakan perbaikan Sesuai dengan keluhan Menyesu aikan Berita acara penangan keluhan C Verifikasi 9. Melakukan verifikasi tindakan perbaikan PTPP 30 menit Laporan 10. Menyimpan rekaman

tindak lanjut sesuai dengan waktu dan tindakan yg disepakati

Laporan perbaikan

(18)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(19)

Prof. Warsito, S.Si, DEA, Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan Diperiksa Oleh:

Wakil Manajemen Mutu

Dibuat Oleh:

(20)

1. Persyaratan SMM ISO 9001 1. Pendidikan minimal: SMA 2. Pelatihan: Pelatihan MS Office 3. Pengalaman: Rakapitulasi data 4. Pengetahuan: MS Office

5. Kecakapan teknis: cakap pengolahan data 6. Sikap kerja: teliti, cermat

Catatan : Isian dapat mengambil dari uraian jabatan terkait

Berkoordinasi dengan Kabag, Kasubag, Kapordi/Kajur, dan para Wakil Dekan

Apabila prosedur mutu ini dapat terlaksana dengan baik, maka akan didapatkan data komprehensif terkait kepuasan pelanggan, sehingga dapat dijadikan acuan pengambilan tindakan selanjutnya. Namun, apabila prosedur mutu tidak berjalan dengan baik, tidak akan didapatkan data yang komprehensif terkait pengukuran hasil kepuasan pelanggan, baik secara kualitatif dan kuantitatif.

1. Kuesioner

2. Rekap dan analisis nilai kuesioner 3. Rekap dan analisis nilai

4. data item nilai terendah 5. Notulen

(21)

PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

No Kegiatan

Kasubbag Staff Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A Instrumen Pengukuran 1. Membuat atau meninjau dimensi terkait mutu pelayanan serta identifikasi jenis pelayanan

Kuesioner 2 minggu Kuesioner

2.

Menyusun pertanyaan yang berkaitan

dengan dimensi pelayanan yang terkait

3.

Menetapkan kuesioner pengukuran

kepuasan pelanggan

B Pelaksanaan pengukuran kepuasan pelanggan

6. Memberikan kuesioner kepada pihak yang telah menerima pelayanan di bagian terkait

Kuesioner 5 bulan Kuesioner

7. Mengidentifikasi jenis pelayanan yang telah diterima oleh pelanggan

(22)

No Kegiatan

Kasubbag Staff Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output C Analisa Data

8. Membuat rekap nilai sesuai data pilihan di kuesioner yang telah diisi oleh responden

Input kuesioner 2 hari Rekap dan analisis nilai kuesioner

9. Melakukan

pengolahan data hasil pengisian kuesioner

Hasil kuesioner 3 jam Rekap dan analisis nilai kuesioner

10. Menghitung indeks atau prosentase hasil pengolahan data

Rekapitulasi hasil 3 jam Rekap dan analisis nilai kuesioner 11. _{Mengidentifikasi item}

dengan nilai terendah

Rekapitulasi hasil 2 jam Data item nilai terendah

D. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

12 Menyampaikan dalam rapat tinjauan

manajemen atau rapat koordinasi, perihal hasil analisa pengolahan data Hasil Analisa pengukuran 1 jam Notulen 13. Menyampaikan tindakan perbaikan dan pencegahan terkait dimensi pelayanan Hasil Analisa pengukuran 1 jam PTPP

(23)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

KEPUASAN PBM

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(24)

Prof. Warsito, S.Si, DEA, Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Kepuasan PBM

Dibuat Oleh:

(25)

1. Peraturan Akademik Unila t 2. Persyaratan SMM ISO 9001

1. Pendidikan minimal: S1

Melakukan koordinasi dengan Kaprodi, Kajur, TPMF dan Wakil Dekan bidang Akademik

Apabila prosedur mutu berjalan dengan baik, maka pengukuran kepuasan mahasiswa dapat dilakukan secara sistematis sehingga dapat menjadi feed back bagi dosen dan tenaga kependidikan dalam penyelenggaraan kegiatan pembelajaran. Namun, jika prosedur tidak dilakukan dengan baik, maka feed back dari mahasiswa tidak dapat mencerminkan kondisi sesungguhnya, sehingga tidak dapat dijadikan sebagai landasan evaluasi dari proses kegiatan pembelajaran.

1. Instrumen pengukur kepuasan mahasiswa untuk setiap layanan PBM

2. Hasil pengukuran kepuasan mahasiswa 3. Rangkuman umpan balik

(26)

PROSEDUR KEPUASAN PBM

No Kegiatan

TPMF Ka Prodi Kasubag Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A Penyusunan alat ukur kepuasan layanan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran

1.

Penyusunan alat ukur kepuasan layanan mahasiswa atas layanan perkuliahan oleh dosen

Kuesioner 2 minggu

Alat ukur kepuasan PBM

2.

Penyusunan alat ukur kepuasan layanan mahasiswa atas layanan kuliah praktikum dan kuliah lapangan

Kuesioner 1 minggu

3.

Penyusunan alat ukur kepuasan layanan mahasiswa atas sistem evaluasi hasil

Kuesioner 1 minggu

4.

Penyusunan alat ukur kepuasan layanan mahasiswa atas layanan kurikulum

Kuesioner 2 minggu

B Pelaksanaan Pengukuran

5. Aplikasi instrumen sesuai dengan perencanaan waktu yang telah ditentukan

Aplikasi stabil _1mingu

Data dan rekap isian kuesioner

6. Rekapitulasi hasil pengisian instrumen

Kuesioner 1 minggu

Data dan rekap isian kuesioner

(27)

No Kegiatan

TPMF Ka Prodi Kasubag Persyaratan/

C Evaluasi

7. Analisis hasil Hasil Analisa

pengukuran

1 jam Masukan perbaikan 8. Konsepsi umpan balik

berdasarkan rekapitulasi

Hasil Analisa pengukuran

1 jam Masukan perbaikan

9. Evaluasi instrumen Hasil Analisa

pengukuran

1 jam Laporan/ Masukan perbaikan

(28)

(29)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(30)

Prof. Warsito, S.Si, DEA, Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Pengendalian Dokumen

Dibuat Oleh:

(31)

 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012

 ISO 9001

1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu Fakultas, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan.

2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.

3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. Mempunyai pengetahuan dan kemampuan manajemen mutu

Fakultas

Semua SOP ATK, Komputer dan Printer

Dokumen sah fotokopi diberikan stempel TERKENDALI, dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel KADALUARSA.

1. Daftar induk dokumen Internal 2. Daftar induk dokumen Eksternal 3. Daftar distribusi dokumen 4. Usulan perubahan dokumen 5. Berita acara perubahan dokumen

(32)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Pengendali

Dokumen WMM

Persyaratan/

A. Identifikasi dokumen

-1.

Mengidentifikasi semua dokumen yang dipakai acuan dan atau sebagai bukti proses (dokumen yang diterbitkan pihak di luar Universitas Lampung maupun dokumen yang diterbitkan oleh pejabat Fakultas dan Universitas Lampung)

Dokumen Kerja 1 hari Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal 2.

Menetapkan Daftar Induk Dokumen Eksternal dan Daftar Induk Dokumen Internal

Dokumen Kerja 1 hari Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal 3. Menetapkan nomor pengendalian dokumen : Identifikasi dan Penomoran Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal, Daftar induk

(33)

a. Penomoran Prosedur SOP/FMIPA/XX/YY Keterangan : SOP : Standard Operational Procedure FMIPA: Inisial instansi XX : Bagian

YY : Nomor Urut SOP Kode Bagian/Divisi: WMM: Wakil Manajemen Mutu AK : Akademik KA : Kemahasiswaan dan Alumni PK : Perencanaan dan Kepegawaian UK: Umum dan

Keuangan b. Penomoran Formulir : F-AA/Nomor Prosedur Keterangan : F : Form AA : Nomor Form rekaman

(34)

B. Perubahan

dokumen/rekaman 4. Menerima usulan

perubahan dokumen

Draft Dokumen 1 menit Usulan perubahan dokumen 5. Melakukan revisi dokumen/rekaman , mendistribusikan sesuai kebutuhan, menarik dokumen yg direvisi

Dokumen Lama 1 hari Berita Acara Perubahan

6. Melakukan revisi Daftar Induk Dokumen Internal atau Daftar Induk

Dokumen Eksternal sesuai perubahannya

Dokumen baru

1 jam Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal C. Penyimpanan dan pemusnahan dokumen 7. Menyimpan dokumen

dengan media yang sesuai (kertas, CD, Soft data, dll)

Media penyimpanan 5 menit Dokumen 8. Melakukan pemeliharaan dokumen dengan membuat jadwal pemeliharaan

Dokumen 5 menit Jadwal

pemeliharaan

9. Melakukan pemusnahan dokumen mutu yang telah habis masa retensinya sesuai petunjuk teknisnya

Dokumen kadaluarsa

(35)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN REKAMAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

(36)

Prof. Warsito, S.Si, DEA, Ph.D NIP 197102121995121001 Nama SOP Pengendalian Rekaman

Dibuat Oleh:

(37)

 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012

 ISO 9001

1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu Fakultas, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan.

2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.

3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. Mempunyai pengetahuan dan kemampuan manajemen mutu

Fakultas

Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer

Rekaman memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan 1. Daftar Induk Rekaman 2. Jadwal cheklist pemeliharaan 3. Berita acara pemusnahan arsip

(38)

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

No Kegiatan

Staf, Ka.

Subbag WMM

Persyaratan/

1

Mengidentifikasi rekaman / catatan mutu yang menjadi tanggung jawab di sUBBAG. Rekaman 1 hari Daftar induk rekaman 2 Mengelompokkan rekaman / catatan mutu. untuk menentukan lokasi simpan, masa simpan dan metode simpan (kertas, CD, soft data, dll)

Rekaman 1 hari

Daftar induk rekaman

3 Membuat Daftar induk

Rekaman dengan

menentukan lokasi

simpan, masa simpan, dan metode penyimpanannya.

Rekaman 3 jam Daftar induk rekaman

4

Menyimpan rekaman sesuai lokasi yang tercantum dalam Daftar Induk Rekaman. Rekaman -Daftar induk rekaman 5 Melakukan pemeliharaan dokumen sesuai dengan jadwal pemeliharaan yang telah dibuat

Rekaman 1 jam

Jadwal cheklist pemeliharaan

(39)

6

Melakukan pemusnahan dokumen jika rekaman sudah melampaui masa simpan dan tempat sudah tidak memadai sesuai petunjuk teknisnya

Rekaman Lama

10 menit/

rekaman Berita Acara Pemusnahan

7 Melakukan peminjaman arsip

Peminjaman arsip