v Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Kemajuan yang begitu pesat dan terus berkembang menyebabkan munculnya kemajuan teknologi sistem informasi. Secara langsung ataupun tidak, teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari berbagai bidang kehidupan, karena banyak kemudahan yang ditawarkan, teknologi informasi hampir tidak dapat dilepaskan dari berbagai aspek kehidupan manusia. Tujuan pembahasan analisis ini yaitu mengelola perusahaan agar penggunaan IT sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efisien dan efektif serta mencegah dan meminimalisasi adanya resiko terhadap pemakaian IT sehingga Quality Management ini diperlukan demi mendukung kualitas dan standar mutu suatu perusahaan. Framework COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) merupakan salah satu metode yang tepat dalam menganalisis masalah yang terjadi. Oleh sebab itu penulis melakukan analisis untuk mengontrol proses-proses apa saja yang ada di suatu perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan untuk menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien.
vi Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
In the era of globalization, information technology is progressing so rapidly and continues to grow. This led to the emergence of information systems technology advances. Directly or indirectly, information technology has become an essential part of all walks of life, because a lot of the convenience offered, information technology can hardly be separated frothe various aspects of human life.
Discussion of the purpose of this analysis is that the use of IT to manage the company in accordance with the company's needs and produce efficient and effective performance and prevent and minimize the risk of the use of IT so that Quality Management is required to support the quality and standards of the quality of a company. Framework COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) is one of the appropriate methods in analyzing problems that occur. Therefore, the authors analyze the processes for managing what is in accordance with a company that needs to produce effective and efficient performance.
vii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
2.1 Pengertian Audit ... 6
2.1.1 Audit Internal ... 6
2.1.2 Jenis-jenis Audit... 7
2.2 Pengertian Sistem ... 7
2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 7
2.4 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) ... 8
2.5 COBIT Framework ... 9
BAB 3. ANALISIS SISTEM ... 36
viii Universitas Kristen Maranatha
3.1.2 Logo Perusahaan ... 37
3.1.3 Visi, Misi, Tujuan dan Moto RS Advent Bandung ... 38
3.1.4 Struktur Organisasi... 39
3.1.5 Kegiatan Usaha ... 42
3.1.6 Gambaran Umum Ketenagakerjaan ... 42
3.1.7 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Advent Bandung ... 45
3.2 Tahap-tahap Analisis ... 46
3.3 Gambaran Sistem ... 47
3.3.1 Proses Registrasi ... 47
3.3.2 Proses Rawat Jalan ... 49
3.3.3 Proses Rawat Inap ... 50
3.4 Hasil Analisis ... 51
PO8 Manage Quality ... 51
DS7 Educate And Train Users ... 63
DS10 Manage Problems ... 70
DS11 Manage Data ... 77
DS13 Manage Operations ... 87
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 98
4.1 Simpulan ... 98
4.2 Saran ... 99
DAFTAR PUSTAKA ... 102
ix Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Proses Deskripsi PO8 ... 13
Gambar 2. 2 Proses Deskripsi DS7 ... 18
Gambar 2. 3 Proses Deskripsi DS10 ... 22
Gambar 2. 4 Proses Deskripsi DS11 ... 27
Gambar 2. 5 Proses Deskripsi DS13 ... 31
Gambar 3. 1 Denah lokasi RS Advent ... 37
Gambar 3. 2 Logo Perusahaan ... 37
Gambar 3. 3 Struktur Organisasi RS Advent... 39
Gambar 3. 4 MIRSA building ... 41
Gambar 3. 5 Flowchart Proses Registrasi ... 48
Gambar 3. 6 Flowchart Proses Rawat Jalan ... 50
x Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Simbol Flowchart ... 9
Tabel 2. 2 Kriteria Kerja Cobit ... 11
Tabel 4. 1 Rata-rata Maturity Model PO8 ... 95
Tabel 4. 2 Rata-rata Maturity Model DS7 ... 96
Tabel 4. 3 Rata-rata Maturity Model DS10 ... 96
Tabel 4. 4 Rata-rata Maturity Model DS11 ... 97
xi Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A. Daftar Wawancara ... 103
LAMPIRAN B. Laporan Kerja Harian ... 114
LAMPIRAN C. Backup dan Maintenance ... 115
LAMPIRAN D. Indikator Mutu ... 117
LAMPIRAN E. Goals and Objective... 118
LAMPIRAN F. Grafik Hasil Evaluasi Pelayanan ... 119
LAMPIRAN G. Jadwal Pemeliharaan Komputer ... 122
LAMPIRAN H. Jadwal Materi Program Orientasi ... 124
LAMPIRAN I. Lembar Pre Test ... 125
LAMPIRAN J. Evaluasi Kinerja Karyawan ... 127
LAMPIRAN K. Diklat ... 128
LAMPIRAN L. Hardware ... 129
LAMPIRAN M. Server ... 130
LAMPIRAN N. Login hospital information system ... 131
xii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG
Notasi/Lambang Nama Arti
Terminal Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses
Manual input
Input yang dilakukan secara manual dari keyboard
Manual operation Kegiatan yang dilakukan
secara manual
Processes Mempresentasikan operasi
Garis alur Menunjukkan arus dari proses / alur kerja
Dokumen
Menunjukkan dokumen input
atau output dalam format cetak
xiii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR SINGKATAN
xiv Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISTILAH
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi mengalami kemajuan yang begitu pesat pada saat ini. Kemajuan teknologi informasi ini menjadikan setiap penggunanya dapat mengakses berbagai data-data dan informasi-informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Peningkatan peran teknologi informasi dalam perusahaan yang terjadi saat ini sebenarnya juga diikuti dengan perubahan proses bisnis perusahaan. Pengembangan strategi bisnis selalu dikaitkan dengan pengembangan strategi teknologi informasi.
Konsep Information of Technology (IT) adalah cara mengelola penggunaan teknologi informasi di sebuah organisasi. IT menggabungkan
good practices dari perencanaan dan pengorganisasian, pembangunan dan pengimplementasian, penyaluran dan pelayanan, serta memonitor kinerja sistem informasi untuk memastikan informasi dan teknologi yang dapat mendukung tujuan dan misi organisasi. Salah satu cara mengetahui hal tersebut adalah dengan melakukan proses audit terhadap sistem tersebut. Audit dilakukan dengan tujuan untuk menetapkan kondisi saat ini, mencari kekurangan-kekurangan dan merekomendasikan perbaikan agar sistem informasi lebih berguna dalam mendukung organisasi.
Teknologi Informasi mengalami kemajuan yang berkembang sangat cepat. Pada realitasnya sudah banyak perusahaan yang menggunakan Teknologi Informasi dalam mengelola sistem informasi dan memajukan perusahaan nya. Rumah Sakit Advent memiliki banyak sistem informasi yang terintegrasi, yang mengatur tentang segala jenis proses bisnis nya. Oleh karena banyak nya sistem informasi ini, sangat memungkinkan adanya beberapa proses yang tidak terkontrol dengan baik, seperti pengelolaan mutu, peningkatan mutu, pengolahan masalah serta penyelesaian masalah nya, penggunaan data dan informasi secara efektif, dan lain sebagainya.
2
Universitas Kristen Maranatha standar mutu Rumah Sakit Advent. Proses tersebut sangat berguna guna mendorong proses bisnis nya.
Berkaitan dengan Quality Management, perlu adanya framework yang mengelola proses tersebut. Dalam hal ini, kerangka kerja yang digunakan yaitu COBIT 4.1. COBIT (Control Objectives for Information and Related Information) adalah panduan kerja dalam pengelolaan teknologi infomasi. Penulis akan melakukan analisa terhadap strategi perusahaan dalam pengembangan infrastruktur organisasi perusahaan dalam pencapaian target perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah penelitian nya yaitu:
1. Apakah pengelolaan dan peningkatan mutu di Rumah Sakit Advent sudah berjalan dengan baik?
2. Apakah pelatihan dan pendidikan setiap karyawan di RS Advent sudah dilaksanakan secara efektif?
3. Apakah pengelolaan setiap masalah yang terjadi pada RS Advent dapat diatasi dan diselesaikan dengan baik?
4. Apakah penggunaan data dan informasi pada RS Advent sudah optimal? 5. Apakah pengelolaan pekerjaan (operasi) pada RS Advent sudah berjalan
dengan baik?
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan pembuatan tugas ini adalah untuk:
1. Mengetahui kualitas dan peningkatan mutu secara continuous (terus menerus) guna memenuhi kepuasan pelanggan di RS Advent.
2. Mengetahui efektivitas pembangunan kurikulum pelatihan dan pendidikan di RS Advent.
3
Universitas Kristen Maranatha 4. Mengetahui optimal penggunaan data dan informasi di RS Advent.
5. Mengetahui kualitas pengelolaan pekerjaan di RS Advent.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Batasan masalah dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah proses yang dianalisis hanya proses sistem informasi pada bidang Manajemen Kualitas di Rumah Sakit Advent
Setiap penjelasan dianalisis berdasarkan framework COBIT 4.1,
berikut lingkup kajian nya, antara lain:
PO8.Manage Quality
PO8.1 Quality Management System
PO8.2 IT Standards and Quality Practices
PO8.3 Development and Acquisition Standards
PO8.4 Customer Focus
PO8.5 Continuous Improvement
DS7 Educate and Train Users
DS7.1 Identification and Training Needs
DS7.2 Delivery of training and Education
DS7.3 Evalution of Training Received
DS10 Manage Problems
DS10.1 Identification and Classification of Problems
DS10.2 Problem Tracking and Resolution
DS10.3 Problem Closure
DS10.4 Integration of Configuration
DS11 Manage Data
DS11.1 Business Requirements for Data Management
4
Universitas Kristen Maranatha DS11.3 Media Library Management System
DS11.4 Disposal
DS11.5 Backup and Restoration
DS11.6 Security Requirements for Data Management
DS13 Manage Operations
DS13.1 Operations Procedures and Instruction
DS13.2 Job Scheduling
DS13.3 IT Infrastructure Monitoring
DS13.4 Sensitive Documents and Output Devices
1.5 Sumber Data
Sumber data dari penelitian ilmiah ini di dapat dari: 1. Sumber data primer, yaitu :
a. Observasi / Penelitian lapangan,
b. Wawancara langsung dari RS. Advent Bandung dengan pihak yang bersangkutan
2. Sumber data sekunder yaitu data dari buku dan dari internet mengenai data-data yang berhubungan.
1.6 Sistematika Penyajian
Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini mencakup hal-hal sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian.
BAB II KAJIAN TEORI
5
Universitas Kristen Maranatha penulisan yang di ambil dari beberapa referensi baik buku, jurnal, maupun internet. Penulisan berdasarkan framework COBT dan penjelasan-penjelasan nya mengenai proses-proses.
BAB III ANALISIS SISTEM
Bab ini berisi pembahasan secara lengkap mengenai analisis berdasarkan COBIT dan menjelaskan bagaimana proses yang diakukan untuk menilai proses bisnis nya dengan detail-detail PO8, DS7, DS10, DS11, DS13
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
98
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil analisis dan wawancara di Rumah Sakit Advent Bandung dapat ditarik kesimpulan yaitu sebagai berikut :
1. RS Advent telah menerapkan pengelolaan dan peningkatan mutu dan berada pada maturity model level 2. RS Advent mengelola kualitas dengan menerapkan kegiatan maintenance secara rutin yang menjamin perbaikan secara continious kualitas layanan nya. Dokumentasi setiap proses atau kegiatan pada RS Advent masih kurang baik sehingga adanya beberapa proses atau kegiatan yang tidak tercatat atau terlewat begitu saja.
2. RS Advent telah menerapkan pelatihan dan pendidikan karyawan dan berjalan cukup efektif, RS Advent berada pada maturity model level 2. RS Advent memiliki Diklat yang bertugas untuk memberikan pendidikan dan pelatihan serta mengatur baik setiap karyawan baru maupun karyawan lama. RS Advent menyesuaikan kurikulum pelatihan dan memiliki jadwal materi program pendidikan serta melakukan evaluasi kinerja karyawan-karyawan nya.
3. RS Advent belum menerapkan pengelolaan atau penanganan masalah dengan maksimal. Pengelolaan masalah di RS Advent berada pada
99 Advent melakukan backup dan maintenance secara rutin berkala dan memiliki sistem penyimpanan data digital namun RS Advent tidak memiliki prosedur disposal atau perlindungan data. Perlindungan data di RS Advent sangat minim sekali yaitu hanya menggunakan Login System
berupa username dan password.
5. Pengelolaan pekerjaan (operation) di RS Advent belum berjalan dengan maksimal, berada pada maturity model level 2
4.2 Saran
Berdasarkan hasil analisis dan wawancara di Rumah Sakit Advent Bandung dapat ditarik beberapa saran yaitu sebagai berikut :
1. Manage Quality di RS Advent berada pada maturity model level 2, untuk mencapai level 3 maka diperlukan beberapa hal berikut:
a. Perlu adanya dokumentasi laporan maintenance yang baik dan formal. b. Perlu adanya tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi
pada sistem secara real-time.
100
Universitas Kristen Maranatha d. Perlu adanya sistem informasi disetiap pelayanan pasien yang berguna untuk feedback, respon, menampung masalah, kritik saran serta kebutuhan customer.
e. Perlu adanya pelaksanaan monitoring sistem (software) secara rutin dan pendokumentasian secara formal.
2. Education dan Train Users di RS Advent berada pada maturity model level 2, untuk mencapai level 3 maka diperlukan beberapa hal berikut:
a. Perlu adanya pengembangan kurikulum karyawan secara tersistematis per semesternya.
b. Perlu adanya sistem informasi pendidikan yang memberikan hasil yang terstruktur untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
c. Perlu adanya fasilitas yang lengkap dan memadai dalam kegiatan pendidikan pelatihan. Contohnya gedung khusus, alat-alat khusus, aplikasi dan program pendidikan khusus dalam pengembangan pendidikan pelatihan.
3. Manage Problems di RS Advent berada pada maturity model level 2, untuk mencapai level 3 maka diperlukan beberapa hal berikut:
a. Perlu adanya user guide untuk setiap karyawan agar setiap masalah yang terjadi dapat langsung ditangani.
b. Perlu adanya pengukuran efektivitas terhadap metode dan prosedur yang dipakai.
c. Perlu adanya prosedur problem closure atau penutupan masalah secara terperinci.
d. Perlu adanya prosedur integrasi penyelesaian masalah agar dapat mengetahui perbaikan-perbaikan apa yang diperlukan.
101
Universitas Kristen Maranatha a. Perlu adanya pelatihan formal atau non formal untuk setiap anggota staff agar memahami prosedur terkait untuk menghindari masalah pada
user.
b. Perlu adanya pelatihan formal atau non formal untuk setiap karyawan agar memahami prosedur terkait dan menghindari masalah terkait dengan prosedur penyimpanan data.
c. Perlu adanya pelatihan formal atau non formal untuk setiap karyawan agar memahami prosedur terkait dan menghindari masalah terkait dengan inventaris media di RS Advent.
d. Perlu adanya tanggapan atau perencanaan prosedur disposal yaitu pengadaan perlindungan data saat dibuang, misalnya penghancuran kertas yang berisi informasi sebelum dibuang agar informasi yang ada tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
e. Perlu adanya pelatihan formal atau non formal untuk setiap karyawan agar memahami prosedur terkait dan menghindari masalah terkait prosedur backup dan restorasi.
f. Perlu adanya sistem sekuritas multiple layer untuk keamanan dalam pengolahan dan penyimpanan data.
5. Manage Operations di RS Advent berada pada model level 2, untuk mencapai level 3 maka diperlukan beberapa hal berikut:
a. Perlu adanya user guide untuk tata cara penggunaan sistem atau trial
(percobaan) sistem.
b. Perlu adanya penjadwalan pekerjaan untuk memaksimalkan kebutuan bisnis agar pekerjaan dapat terselesaikan tepat waktu dan terurut dengan baik.
c. Perlu adanya pemeriksaan ulang terhadap setiap proses atau operasi sistem dan mengambil tindakan dari hasil yang didapat.
102 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
[1] ITGI, COBIT, Central Java, 2007.
[2] K. C. Laudon and J. P. Laudon, Management Information Systems: Managing the Digital Firms, 12th ed., Upple Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2012.
[3] W. K. Chen, Linear Networks and Systems, Belmont, CA: Wadsworth, 1993, pp. 123-135.
[4] Fathansyah, Basis Data, Bandung: Informatika, 2002.
[5] S. Agoes, Auditing, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti, 2004.
[6] Mulyadi, Auditing and Assurance Service, An Integrated Approach, Englewood Chiffs New Jersey: Prentice Hall, 2003.
[7] L. v. Bertalanffy, General System Theory, Foundations, Development, Applications, New York: George Braziller , 1972.
[8] L. Ackof, Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2000.
[9] A. Raporot, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2002.
[10] S. Gondodiyoto, Audit Sistem Informasi dan Pendekatan Cobit, Jakarta: Mitra Wacana, 2007.
[11] J. Hartono, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 1999.
