vi
ABSTRAK
PT. Trimega Cipta Kreasindo adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur kendaraan khusus. Walaupun perusahaan ini sudah didirikan sejak tahun 2004 tetapi hampir semua proses pengolahan data masih dijalankan secara manual, sehingga semua proses pengolahan data masih manual menggunakan kertas. Oleh karena itu perusahaan ini membutuhkan sebuah sistem yang terpadu untuk kebutuhan organisasi data material. Data yang dimaksud adalah data ketersediaan material dan data penggunaan material pada saat produksi kendaraan. Dengan data yang terkomputerisasi, maka perusahaan dapat lebih efektif mengorganisasi penggunaan material dan pencatatan setiap produksi kendaraan. Pada aplikasi ini digunakan metode procurement untuk optimalisasi pengolahan pembelian material atau chassis yang diperlukan untuk proses produksi. Dengan procurement diharapkan segala proses bisnis manual yang sedang berlangsung di perusahaan dapat berjalan secara lebih terorganisir dan data dapat tercatat dan tersimpan dengan lebih baik. Data-data utama yang digunakan sebagai sumber untuk menyelesaikan laporan ini diambil dari wawancara dan observasi pada proses bisnis yang sedang berlangsung di PT. Trimega Cipata Kreasindo. Dengan dikembangkannya aplikasi sistem informasi, maka proses komputerisasi data dapat dicapai. Semua data mengenai penggunaan dan stok material serta produksi kendaraan dapat tersimpan secara terorganisasi, yang diharapkan dapat mengoptimalkan segala proses transaksi yang terjadi.
vii
ABSTRACT
PT. Trimega Cipta Kreasindo is a company engaged in manufacturing special vehicles. Although this company has been established since 2004, but almost all data processing is still manually, so that all the data processing is still manually using paper. This company needs an integrated system for material data organization. The data refers to the availability of materials and material usage data during vehicle production. With computerized data, the company can more effectively organize the use of material and recording each vehicle production data. This application applies procurement method for optimizing the purchase process of materials or processing chassis required for the production process, all manual business processes that take place in the company can be run in a more organized way and the data can be recorded more accurately. The data used as the primary source for completing this report was taken from interviews and observations on business processes that take place at PT. Trimega Cipta Kreasindo. With the development of information systems, the process of computerization of data can be achieved. All data on the use of material and stock also vehicle production data can be stored in an organized way, which is expected to optimize all processes transactions.
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG ... xv
DAFTAR SINGKATAN ... xviii
Daftar ISTILAH ... xix
BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.6 Sistematika Penyajian ... 5
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 6
2.1 Sistem Informasi ... 6
2.2 Procurement ... 7
2.2.1 Metode Procurement ... 7
2.3 Harga Pokok Produksi ... 8
BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 10
3.1 Company Profile ... 10
ix
3.2.1 Proses Pembuatan Harga Pokok Produksi (HPP) ... 10
3.2.2 Proses Penentuan Kebutuhan dan Pembelian Material ... 11
3.2.3 Proses Pengeluaran Material Saat Produksi ... 14
3.3 Entity Relantionship Diagram(ERD) ... 16
3.4 Relational Database ... 17
3.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 26
3.5.1 DFD Level 0 ... 26
3.5.2 DFD Level 1 ... 27
3.5.3 DFD Level 2 ... 28
3.6 Process Specification (PSPEC) ... 37
3.7 Kamus Data ... 44
3.8 Rancangan Antarmuka Sistem ... 48
3.8.1 Master Layout ... 48
3.8.2 Halaman Tampil Data ... 49
3.8.3 Halaman Input Data ... 51
3.8.4 Halaman Transactional Data ... 52
3.8.5 Halaman Update Data ... 52
BAB 4. HASIL PENELITIAN ... 54
4.1 Halaman Login ... 54
4.2 Halaman Fitur Chassis Kendaraan ... 54
4.3 Halaman Fitur Material Kendaraan ... 57
4.4 Halaman Fitur Supplier ... 61
4.5 Halaman Fitur Produksi ... 62
4.6 Halaman Fitur Pembelian Material atau Chassis ... 64
4.7 Halaman Fitur Aktualisasi ... 67
BAB 5. PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN ... 68
x
BAB 6. SIMPULAN DAN SARAN ... 75
6.1 Simpulan ... 75
6.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 77
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Flowchart Proses Pembuatan Harga Pokok Produksi (HPP) .... 11
Gambar 3.2 Flowchart Proses Penentuan Kebutuhan Material ... 13
Gambar 3.3 Flowchart Pengeluaran Material Saat Produksi ... 15
Gambar 3.4 ERD ... 16
Gambar 3.14 Model Master Layout ... 49
Gambar 3.15 Halaman Tampil Data ... 50
Gambar 3.16 Halaman Input Data ... 51
Gambar 3.17 Halaman Transactional Data ... 52
Gambar 3.18 Halaman Update Data ... 53
Gambar 4.1 Halaman Login ... 54
Gambar 4.2 Halaman Lihat Chassis Kendaraan ... 55
Gambar 4.3 Tampilan Lihat Gambar Chassis Kendaraan ... 55
Gambar 4.4 Tampilan Lihat Harga Chassis Kendaraan ... 56
Gambar 4.5 Tampilan Lihat Harga Chassis Kendaraan ... 56
Gambar 4.6 Halaman Tambah Chassis Baru ... 56
Gambar 4.7 Halaman Ubah Chassis ... 57
Gambar 4.8 Halaman Lihat Material Kendaraan ... 58
Gambar 4.9 Tampilan Lihat Gambar Material Kendaraan ... 58
Gambar 4.10 Tampilan Lihat Harga Material Kendaraan ... 59
Gambar 4.11 Halaman Tambah Harga Material Kendaraan ... 59
xii
Gambar 4.13 Halaman Ubah Material ... 60
Gambar 4.14 Halaman Utama Supplier ... 61
Gambar 4.15 Halaman Add Supplier ... 61
Gambar 4.16 Halaman Update Supplier ... 62
Gambar 4.17 Halaman Lihat History Kendaraan ... 62
Gambar 4.18 Halaman Tambah Produksi Baru 1 ... 63
Gambar 4.19 Halaman Tambah Produksi Baru 2 ... 63
Gambar 4.20 Halaman Detail Produksi... 64
Gambar 4.21 Halaman Pembelian Material ... 64
Gambar 4.22 Halaman Kirim Email Supplier Chassis ... 65
Gambar 4.23 Halaman Kirim Email Supplier Material ... 65
Gambar 4.24 Halaman Pembelian Material dan Chassis ... 66
Gambar 4.25 Halaman Daftar Pemesanan ... 66
Gambar 4.26 Halaman Checkin Pembelian ... 67
Gambar 4.27 Halaman Lihat History Aktualisasi ... 67
Gambar 4.28 Halaman Lihat Detail Aktualisasi ... 67
Gambar 5.1 Error Handling Login ... 68
Gambar 5.2 Error Handling Login Invalid Username ... 69
Gambar 5.3 Error Handling Login Invalid Password ... 69
Gambar 5.4 Error Handling Add New Vendor ... 70
Gambar 5.5 Error Handling Purchase Checkin ... 70
Gambar 5.6 Error Handling Purchase Checkin DP ... 71
Gambar 5.7 Error Handling Debt Payment ... 72
Gambar 5.8 Error Handling Add New Supplier ... 73
Gambar 5.9 Error Handling Add New Supplier Incorrect Email ... 73
Gambar 5.10 Error Handling Send Email Chassis. ... 74
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Chassis ... 17
Tabel 3.2 Tabel ChassisPrice ... 18
Tabel 3.3 Tabel Employee ... 18
Tabel 3.4 Tabel Employee Position ... 18
Tabel 3.5 EmployeeRole ... 19
Tabel 3.6 Tabel Material ... 19
Tabel 3.7 Tabel MaterialPrice ... 20
Tabel 3.8 Tabel Position ... 20
Tabel 3.9 Tabel Production Order ... 20
Tabel 3.10 Tabel Production Material ... 21
Tabel 3.11 Tabel Production Cost ... 21
Tabel 3.12 Tabel Vendor ... 22
Tabel 3.13 Tabel Role... 22
Tabel 3.14 Tabel Unit... 23
Tabel 3.15 PO Detail ... 23
Tabel 3.16 Tabel Purchase Order ... 24
Tabel 3.17 Tabel Supplier ... 24
Tabel 3.18 Tabel Aktualisasi ... 25
Tabel 3.19 Tabel Aktualisasi Material ... 25
xiv
Tabel 3.31 Proses 4.4 ... 42
Tabel 3.32 Proses 5.1 ... 42
Tabel 3.33 Proses 5.2 ... 42
Tabel 3.34 Proses 6.1 ... 43
Tabel 3.35 Proses 6.2 ... 43
Tabel 3.36 Proses 6.3 ... 43
Tabel 3.37 Proses 7.1 ... 44
Tabel 3.38 Kamus Data Pegawai ... 44
Tabel 3.39 Kamus Data Posisi Pegawai ... 45
Tabel 3.40 Kamus Data Hak Akses Pegawai ... 45
Tabel 3.41 Kamus Data Chassis ... 46
Tabel 3.42 Kamus Data Material ... 46
Tabel 3.43 Kamus Data Vendor ... 46
Tabel 3.44 Kamus Data Produksi ... 47
Tabel 3.45 Kamus Data Purchase Order ... 47
xv
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG
Notasi-Notasi Flowchart
(Jogiyanto [1])
Jenis Notasi Nama Keterangan
Flowchart Titik terminal
Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Flowchart Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, dan komputer.
Flowchart Operasi manual
Menunjukkan pekerjaan manual
Flowchart Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Flowchart Manual input
Menunjukkan input yang dilakukan dalam sistem.
Flowchart Decision
Menunjukkan keputusan atau cabang alur proses.
Flowchart File
Non komputer yang diarsip.
Flowchart Garis alir Menunjukkan aliran
xvi
Notasi-Notasi Kamus Data (Jogiyanto [1])
Jenis Notasi/
Lambang Nama Keterangan
Kamus
Data = Sama dengan
Terbentuk dari (is composed) atau terdiri dari (consist of) atau
sama dengan (is
equivalent of) Kamus
Data + Plus
AND
Kamus
Data [ ] Dalam Kurung Siku
Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data di dalam kurung bracket ini)
Optional (elemen data dalam kurung sifatnya
optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
Kamus
Data * Bintang
xvii
Simbol-Simbol ERD (Fathansyah [2] )
Jenis Notasi Nama Arti
ERD Entitas
Tempat penyimpanan data
ERD Relasi
Menunjukan
proses yang menghubungkan entitas.
ERD Atribut
Elemen yang digunakan untuk menerangkan suatu entribut dari entitas.
ERD Garis penghubung
xviii
DAFTAR SINGKATAN
No. Nama Singkatan Keterangan
1 Bill of Quantity BOQ Dokumen yang berisikan list material apa saja yang
dibutuhkan untuk produksi
2 Request for Quotations
RFQ Dokumen untuk supplier, berisikan list
xix
DAFTAR ISTILAH
No. Istilah Arti
1 Quotations
Dokumen dari supplier, berisikan
keterangan harga dari tiap
material
2 Invoice
Dokumen berisikan total
semua material yang
1
BAB 1.
PENDAHULUAN
Pada BAB 1 akan dijelaskan beberapa alasan, tujuan dan kebutuhan-kebutuhan minimal untuk aplikasi yang dibuat.
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Trimega Cipta Kreasindo (TritaK) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur kendaraan khusus dan mobil komunikasi untuk perusahaan atau organisasi seperti TNI, Polri, dan stasiun radio maupun televisi. Proses manufaktur dimulai dari pemesanan kendaraan khusus dari konsumen, pemodelan dua dan tiga dimensi, serta perakitan kendaraan.
Kendaraan khusus diproduksi sesuai dengan kebutuhan dari konsumen. Dengan begitu, konsumen perlu berkomunikasi dengan pihak produsen tentang requirement kendaraan khusus yang diinginkan. PT. TritaK sebagai produsen membutuhkan sebuah sistem yang dapat memproses data pemesanan untuk mendapatkan estimasi produk secara detil serta estimasi biaya produksi dan harga jual dari kendaraan khusus.
Topik ini merupakan pengembangan dari topik sebelumnya yaitu “Pengembangan Sistem Informasi Pra-Produksi Special Vehicle PT.TritaK”. Pada topik tersebut tidak menangani bagian stock control. Oleh sebab itu maka dibuat sebuah aplikasi pengembangan yang menangani bagian stock control tersebut.
Permasalahan yang timbul akibat tidak adanya stock control yang terkomputerisasi adalah sering terjadi komunikasi yang tidak baik antara bagian purchasing dengan bagian warehouse atau produksi. Komunikasi yang tidak baik tersebut berupa ketidaksesuaian data antara jumlah parts
2
Permasalahan lain yang dihadapi oleh PT. TritaK adalah tidak adanya pencatatan detail pemakaian parts pada saat proses produksi. Banyak parts, khususnya yang hanya dipakai dalam jumlah yang sedikit tidak masuk dalam laporan produksi, dan apabila ada parts tambahan yang dibutuhkan sebagai
parts pengganti akibat parts sebelumnya rusak juga terkadang tidak dimasukkan ke dalam form aktualisasi di akhir produksi. Selain itu, dalam waktu yang bersamaan dapat terjadi banyak proses produksi, sehingga
purchase order yang terjadi bisa terdiri dari banyak bill of quantity.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dijabarkan pada sub bab 1.1, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mengelola kebutuhan material
dan chassis tiap produksi kendaraan agar proses pembelian material dan
chassis agar dapat dihasilkan laporan yang akurat?
2. Bagaimana membuat aplikasi untuk mencatat pemakaian material dan
chassis pada saat proses produksi dapat dilakukan, untuk menghasilkan laporan beserta perbandingannya dengan rancangan awal produksi?
1.3 Tujuan Pembahasan
Dari rumusan masalah yang telah disebutkan pada sub bab 1.2, maka pembahasan ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1. Mengembangkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola proses pengelolaan kebutuhan material dan chassis yang dimulai dari pembelian, penyimpanan di gudang sampai pada saat dipakai dengan menggunakan metode Procurement, sehingga dapat dihasilkan laporan yang akurat.
2. Mengembangkan sebuah aplikasi yang dapat mencatat semua pemakaian
3
mengurangi kesalahan pada saat perencanaan produksi atau dalam pemilihan material dan chassis.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup kajian diperlukan agar kajian yang dibahas tetap pada batasan-batasan. Aplikasi ini merupakan hasil pengembangan program sebelumnya yang telah dibuat yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Produksi Special Vehicles PT. Trimega Cipata Kreasindo (TritaK). Pengembangan dilakukan agar pihak perusahaan dapat mengelola proses pembelian dan penggunaan material dan chassis secara lebih optimal. Berikut merupakan batasan-batasan pada kajian ini:
1.4.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam pengembangan, serta tahap percobaan aplikasi adalah:
1. Prosesor : Intel Core i5-2430M 2. RAM : 4GB DDR3
3. Platform : 64-bit 4. Harddisk : 750GB
5. Input : Mouse,Keyboard
6. Output : Monitor, Printer
Persyaratan minimum perangkat keras agar aplikasi yang dikembangkan dapat berjalan dengan lancar adalah:
4
1.4.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan, serta tahap percobaan aplikasi adalah:
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Home Premium SP1 2. Web Server : Internet Information Services Management 3. Aplikasi Basis Data : Microsoft SQL Server 2008 SP1
4. Aplikasi Pemrograman : Microsoft Visual Studio 2008 5. Bahasa Pemrograman : ASP.Net, VB.Net Framework 3.5 6. Aplikasi Browser : Mozilla Firefox
Perangkat lunak yang disarankan agar aplikasi dapat berjalan dengan lancar adalah:
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Pro SP3 2. Aplikasi Browser : Mozilla Firefox
1.4.3 Batasan Aplikasi
Berikut ini akan dijabarkan beberapa batasan-batasan pada aplikasi ini:
1. Aplikasi yang dihasilkan adalah aplikasi desktop.
2. Aplikasi dibuat menggunakan basis data SQL Server 2008. 3. Aplikasi yang dibuat hanya untuk implementasi di PT. TritaK 4. User dalam aplikasi ini terbagi 3, yaitu:
a. Administrator: mengatur pembagian karyawan dan user aplikasi. b. Purchasing: mengatur proses pembelian material.
Warehouse: mengontrol material yang akan digunakan untuk produksi.
1.5 Sumber Data
Sumber data yang digunakan:
1. Data Primer: data-data yang berasal dari hasil wawancara dan data di PT. TRITAK
5
1.6 Sistematika Penyajian
Berikut adalah sistematika penulisan dalam laporan ini:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab 1 membahas mengenai pendahuluan yang terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.
BAB 2 : KAJIAN TEORI
Bab 2 membahas mengenai kajian serta dasar-dasar teori yang digunakan dalam pembahasan ini.
BAB 3 : ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM
Bab 3 membahas mengenai analisis dan pemodelan dari sistem yang dibuat.
BAB 4 : HASIL PENELITIAN
Bab 4 membahas mengenai hasil penelitian dan implementasi yang berisi penjelasan setiap fitur yang terdapat dalam sistem.
BAB 5 : PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN
Bab 5 membahas mengenai hasil pengujian dari sistem yang telah dibuat.
BAB 6 : SIMPULAN DAN SARAN
75
BAB 6.
SIMPULAN DAN SARAN
Bab 6 ini berisi simpulan dan saran dari penelitian yang telah diselesaikan.
6.1 Simpulan
Kesimpulan yang didapat setelah melakukan perancangan dan implementasi pada program yang dibuat, adalah sebagai berikut:
1. Dengan menggunakan aplikasi yang dibuat, maka seluruh proses pembelian dan pemakaian material dan chassis dapat tercatat dengan baik, dan dari semua proses tersebut dapat dihasilkan laporan yang akurat sesuai dengan data yang tercatat di dalam database.
2. Dengan pencatatan secara detail mengenai pemakaian material dan
chassis pada saat produksi, pihak perusahaan dapat membandingkan data pemakaian tersebut dengan rancangan awal produksi. Sehingga apabila terjadi perbedaan data, pihak perusahaan dapat menelusuri apa penyebab perbedaan tersebut.
6.2 Saran
Saran-saran sangat diperlukan bagi sistem ini agar dapat dikembangkan dengan lebih baik. Saran-saran pengembangan untuk sistem ini, antara lain:
1. Desain antarmuka pengguna yang lebih dinamis dan efektif. Hal tersebut dibutuhkan agar pengguna lebih nyaman dalam penggunaan sistem, terutama pada saat transisi dari penggunaan aplikasi spreadsheet
menuju penggunaan sistem yang telah dikembangkan.
76
77
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, Analisis dan desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek aplikasi Bisnis, Yogyakarta: CV.Andi Offset, 2001.
[2] Fathansyah, Buku Teks Komputer: Basis Data, Bandung: Penerbit Informatika, 1999.
[3] B. S. D. Oetomo, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2002.
[4] E. Turban, Information Technology for Management, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2004.
[5] Garrison and Norren, Managerial Accounting, New York: Tata Mcgraw-hill, 2009.
