KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

(1)

PENDEKATAN METODE SPECIFIC ACTIONS

TESIS

EVA MEILINDA 14000909

PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

NUSA MANDIRI JAKARTA

2015

(2)

ii

COGNITIVE WORK ANALYSIS) DAN PENDEKATAN METODE

SPECIFIC ACTIONS

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom)

EVA MEILINDA 14000909

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER NUSA MANDIRI

JAKARTA 2015

(3)

iii Nama : Eva Meilinda

NIM : 14000909

Program Studi : Magister Ilmu Komputer Jenjang : Strata Dua (S2)

Konsentrasi : e-Business

Dengan ini menyatakan bahwa tesis yang telah saya buat dengan judul:

“Knowledge Management System Berbasis Web Pada PT. Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode Acwa (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions” adalah hasil karya sendiri, dan semua sumber baik yang kutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar dan tesis belum pernah diterbitkan atau dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Apabila dikemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tesis yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri dicabut/dibatalkan.

Jakarta, 10 Februari 2015 Yang menyatakan,

Materai Rp. 6.000,-

Eva Meilinda

(4)

iv Nama : Eva Meilinda

NIM : 14000909

Judul Tesis : “Knowledge Management System Berbasis Web Pada PT.

Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions”

Telah berhasil dipertahankan dihadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) pada Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri).

Jakarta, 10 Februari 2015

Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri

Direktur

Prof. Dr. Ir. Kaman Nainggolan, MS

D E W A N P E N G U J I

Penguji I : Dr. Sfenrianto, M.Kom ...

Penguji II : Dr. Windu Gata, M.Kom ...…...

Penguji III / : Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd ...

Pembimbing

(5)

v

SWT yang telah melimpahkan karunia-Nya hingga akhirnya peneliti dapat menyelesaikan laporan Tesis ini dengan baik. Adapun judul penulisan laporan Tesis yang penulis ambil adalah “Knowledge Management System Berbasis Web Pada PT. Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions”.

Tujuan penulisan laporan Tesis ini adalah untuk melengkapi salah satu syarat kelulusan Program Pascasarjana (S2) STMIK Nusa Mandiri Jakarta.

Selama pembuatan Tesis ini, peneliti banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak langsung maupun tidak langsung. Karena itu melalui kesempatan ini peneliti mengucapkan banyak terima kasih terhadap pihak-pihak tersebut atas segala bentuk bantuannya selama ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Ir. Kaman Nainggolan, MS selaku Direktur STMIK Nusa Mandiri.

2. Bapak Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd selaku pembimbing tesis yang telah menyediakan waktu, pikiran dan tenaga dalam membimbing peneliti dalam menyelesaikan tesis ini.

3. Bapak Atang Suryana, SE, MM selaku Direktur PT. Mega Konstruksi New yang telah mengijinkan peneliti melakukan riset untuk mendapatkan data atau informasi yang penulis butuhkan.

4. Orang tua, adik dan partner tercinta yang telah memberikan dukungan material dan moral kepada peneliti.

5. Seluruh staf pengajar (dosen) PPs MIK STMIK Nusa Mandiri yang telah memberikan pelajaran yang berarti bagi peneliti selama menempuh studi.

6. Serta teman-teman seangkatan yang turut serta meluangkan waktunya untuk berbagi pengetahuannya dalam menyelesaikan tesis ini.

Serta semua pihak yang telah membantu peneliti untuk menyelesaikan laporan Tesis ini. Peneliti menyadari bahwa penulisan laporan Tesis ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, maka dari itu peneliti

(6)

vi

Akhir kata semoga Tesis ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, 10 Februari 2015

Penulis Eva Meilinda

(7)

vii Nama : Eva Meilinda

NIM : 14000909

Konsentrasi : e-Business Jenis Karya : Tesis

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri) Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas karya ilmiah yang berjudul : “Knowledge Management System Berbasis Web Pada Pt. Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode Acwa (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions” beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak STMIK Nusa Mandiri berhak menyimpan, mengalih-media atau bentuk-kan, mengelolaannya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak STMIK Nusa Mandiri, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Jakarta, 10 Februari 2015 Yang menyatakan,

Materai Rp. 6.000,-

Eva Meilinda

(8)

viii

NIM : 14000909

Judul : “Knowledge Management System Berbasis Web Pada PT.

Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions”

Kontraktor adalah perusahaan yang melakukan kontrak kerja dengan orang atau perusahaan lain untuk memasok barang atau menyelesaikan jasa tertentu.

Bidang kerjanya mungkin pembangunan gedung, pembuatan jalan raya, pembangunan instalasi listrik, dan penyediaan ribuan generator. Mengelola pengetahuan perlu dilakukan untuk mengikat ilmu yang telah didapat untuk waktu jangka panjang dan juga agar dapat dimiliki oleh setiap orang. Knowledge management merupakan suatu cara yang saat ini digunakan baik dalam suatu organisasi, perusahaan, maupun di dunia pendidikan untuk menangkap, mencatat serta mendistribusikan ilmu pengetahuan dari satu individu ke individu lainnya.

Kemajuan teknologi juga menuntut adanya produk teknologi informasi. Produk yang dimaksud adalah suatu program komputer yang memiliki kemampuan merekam segala pengetahuan yang disimpan didalam media penyimpanan dalam hal ini adalah database, serta mampu diolah dalam pencariannya kembali dan kemudian disuguhkan kepada yang membutuhkannya. Metode yang dipilih dalam proses berbagi pengetahuan yang akan dibahas penulis menggunakan pendekatan metode Specific Actions dimana konstribusi pengetahuan dilakukan setelah melakukan tinjauan aktifitas yang telah dikerjakan oleh seluruh anggota didalam organisasi.

Kata kunci : Kontraktor, Knowledge Management System dengan Metode Spesific Actions

(9)

ix Study of Program : Magsiter Ilmu Komputer Levels : Strata Dua (S2)

Concentration : e-Business

Title : “Knowledge Management System Based on Web In PT.

Mega Construction New Pontianak Method Using ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) And Approach Method Specific Actions”

Contractor is a company that does contract work with another person or company to supply goods or services of a particular finish. Field work possible construction of buildings, highway road construction, construction of electric installations, and providing thousands of generators. Managing knowledge is needed to bind the science that has been obtained for the long term and also to be owned by everyone. Knowledge management is a method that is currently used both within an organization, enterprise, and education in the world to capture, record and distribute knowledge from one individual to another. Advances in technology also requires information technology products . The product in question is a computer program that has the ability to record all the knowledge that is stored in the storage medium in this case is a database , and can be processed in the query back and then presented to the need . The method chosen in the process of sharing knowledge that will be discussed the authors use the approach method in which the contribution of knowledge Specific Actions performed after reviewing the activities that have been undertaken by all members in the organization.

Keywords: Contractors, knowlwdge Management System with Specific Methods Actions

(10)

x

HALAMAN SAMPUL ... i

HALAMAN JUDUL ... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

KATA PENGANTAR ... v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vii

ABSTRAK ... viii

ABSTRACT ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penulisan ... 1

1.2. Masalah Penelitian ... 2

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 2

1.2.2. Batasan Masalah ... 3

1.2.3. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1.3.1. Tujuan Penelitian ... 3

1.3.2. Manfaat Penelitian ... 4

1.4. Hipotesis ... 4

1.5. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. Tinjauan Pustaka ... 6

2.1.1.Pengetahuan (Knowledge) ... 6

2.1.2. Klasifikasi Pengetahuan ... 9

2.1.3. Knowledge Management (KM) ... 10

2.1.4. Knowledge Management System (KMS) ... 14

2.1.5. Pembagian Pengetahuan (Knowledge Sharing) ... 15

2.1.6. Capturing Knowledge ... 16

2.1.7. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi ... 17

2.1.8. Metode Pengembangan Sistem ... 19

2.1.9. Model Perancangan Perangkat Lunak ... 20

2.1.10. Unified Modeling Language (UML). ... 21

2.1.11 Pengujian Aplikasi.. ... 31

2.2. Tinjauan Studi ... 31

2.2.1. Penelitian Suhitarini Soemarto dan Togar H Pangaribuan ... 31

2.2.2. Penelitian Pita Larasati Fauziah Nur ... 32

2.2.3. Penelitian Susanti Kurniawati ... 33

2.2.4. Penelitian Agung Sasongko ... 33

(11)

xi

2.4. Kerangka Pemikiran ... 40

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat Penelitian ... 42

3.2 Jenis Penelitian. ... 42

3.3. Teknik Pengumpulan Data ... 42

3.4 Langkah-Langkah Penelitian ... 43

3.5. Metode Analisa ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) ... 44

3.6. Metode Specific Action ... 47

3.7. Metode Pengembangan Sistem ... 47

3.8. Metode Pengujian ... 48

3.7.1. Pengujian Perangkat Lunak ... 48

3.7.2. Pengujian Hasil Penelitian ... 49

3.9. Jadwal Penelitian ... 55

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Penelitian ... 56

4.1.1. Target Pengguna ... 56

4.2. Perancangan Sistem ... 56

4.2.1. Applied Cognitive Work Analysis (ACWA) ... 56

4.2.2. Specific Action ... 64

4.2.3. Analisa Kebutuhan ... 64

4.2.4. Actor Glossary ... 67

4.2.5. Use Case Glossary ... 68

4.2.6. Pemodelan Sistem ... 74

4.3. Desain Sistem ... 90

4.3.1. Perancangan Menu Sistem ... 90

4.3.2. Rancangan Tabel pada Basis Data ... 93

4.3.3. Relasi Antar Tabel... 97

4.4. Implementasi Sistem ... 98

4.5. Pengujian Sistem ... 108

4.5.1. Pengujian Kualitas Perangkat Lunak ... 108

4.6. Hasil Penelitian ... 119

4.6.1. Tata Cara Pengoprasian ... 120

4.6.2. Kebutuhan Perangkat Keras pada Server ... 121

4.6.3. Kebutuhan Perangkat Lunak pada Server ... 121

4.6.4. Kebutuhan Perangkat Keras pada Client ... 122

4.6.5. Kebutuhan Perangkat Lunak pada Client ... 122

4.7. Implikasi Penelitian ... 122

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 124

(12)

xii

LEMBAR KONSULTASI ... 128 SURAT KETERANGAN RISET ... 129 LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 130

(13)

xiii

Tabel II.2 Tahapan dalam Proses Konversi Data menjadi Informasi ... 9

Tabel II.3 Simbol Use Case Diagram ... 22

Tabel II.4 Simbol Class Diagram ... 23

Tabel II.5 Simbol Statechart Diagram ... 25

Tabel II.6 Simbol Activity Diagram ... 25

Tabel II.7 Simbol Sequence Diagram ... 26

Tabel II.8 Simbol Collaboration Diagram ... 28

Tabel II.9 Simbol Component Diagram... 29

Tabel II.10 Simbol Deployment Diagram ... 30

Tabel II.11 Perbandingan Studi Literatur ... 35

Tabel III.1 Functional Abstraction Network (FAN) KMS PT. Mega Konstruksi New ... 44

Tabel III.2 Cognitive Work Requirement (CRW) KMS PT. Mega Konstruksi New ... 45

Tabel III.3 Information and Relationship Requirement (IRR) PT. Mega Konstruksi New ... 45

Tabel III.4 Presentation and Design Requirement (RDR) KMS PT. Mega Konstruksi New ... 46

Tabel III.5 Instrumen Functionality ... 50

Tabel III.6 Instrumen Security ... 51

Tabel III.7 Instrumen Usability ... 52

Tabel III.8 Instrumen Efficiency ... 53

Tabel III.9 Instrumen Maintanability ... 54

Tabel III.10 Instrumen Portability ... 54

Tabel III.11 Jadwal Penelitian ... 55

Tabel IV.1 Actor Glossary Knowledge Management System ... 68

Tabel IV.2 Use Case Glossary Login Administrator ... 68

Tabel IV.3 Use Case Glossary Login Anggota ... 69

Tabel IV.4 Use Case Glossary Kelola Anggota ... 69

Tabel IV.5 Use Case Glossary Kelola Kategori ... 69

Tabel IV.6 Use Case Glossary Kelola Proyek ... 70

Tabel IV.7 Use Case Glossary Kelola Aksi ... 70

Tabel IV.8 Use Case Glossary Kelola Pengetahuan ... 70

Tabel IV.9 Use Case Glossary Kelola Artikel ... 71

Tabel IV.10 Use Case Glossary Kelola Diskusi ... 71

Tabel IV.11 Use Case Glossary Kelola Komentar ... 71

Tabel IV.12 Use Case Glossary Lihat Artikel ... 72

Tabel IV.13 Use Case Glossary Kelola Pengetahuan Saya Anggota ... 72

Tabel IV.14 Use Case Glossary Kelola Pengetahuan Anggota ... 72

Tabel IV.15 Use Case Glossary Komentar Anggota ... 73

Tabel IV.16 Use Case Glossary Pencarian ... 73

Tabel IV.17 Use Case Glossary Kelola Kontributor ... 73

Tabel IV.18 Struktur Table Kategori ... 93

(14)

xiv

Tabel IV.21 Struktur Table Pengetahuan ... 94

Tabel IV.22 Struktur Table Diskusi ... 95

Tabel IV.23 Struktur Table Artikel ... 95

Tabel IV.24 Struktur Table Komentar ... 95

Tabel IV.25 Struktur Table Kontributor ... 96

Tabel IV.26 Struktur Table Spesifik ... 96

Tabel IV.27 Struktur Table Pekerjaan ... 97

Tabel IV.28 Metode Angket (Checklist) ... 108

Tabel IV.29 Data Pengujian Functionality ... 109

Tabel IV.30 Pengujian Blackbox Tautan Halaman Anggota ... 110

Tabel IV.31 Pengujian Blackbox Tautan Halaman Administrator ... 110

Tabel IV.32 Pengujian Blackbox Fungsional Halaman Anggota ... 112

Tabel IV.33 Pengujian Blackbox Fungsional Halaman Administrasi ... 112

Tabel IV.34 Hasil Pengujian Security ... 113

Tabel IV.35 Analisa Data Pengujian Security ... 113

Tabel IV.36 Hasil Pengujian Usability ... 114

Tabel IV.37 Hasil Pengujian Efficiency ... 115

Tabel IV.38 Analisa Data Pengujian Efficiency ... 116

Tabel IV.39 Hasil Pengujian Maintainability ... 117

(15)

xv

Gambar II.1 Tahap 5C, Konversi data menjadi informasi ... 9

Gambar II.2 Model Konversi Knowledge SECI ... 12

Gambar II.3 Knowledge Management Life Cycle ... 14

Gambar II.4 Struktur Organisasi ... 38

Gambar II.5 Kerangka Pemikiran ... 41

Gambar III.1 Presentation Design Concept (PDC) ... 47

Gambar IV.1 Bagan Repository KMS PT. Mega Konstruksi New ... 57

Gambar IV.2 Repository Form Input Pengetahuan (Tujuan 1)... 58

Gambar IV.3 Repository Form Pencarian (Tujuan 2) ... 58

Gambar IV.4 Repository Form Menambah Komentar (Tujuan 3) ... 59

Gambar IV.5 Cara Penggunaan Input Pengetahuan ... 60

Gambar IV.6 Cara Penggunaan Pencarian ... 60

Gambar IV.7 Cara Penggunaan Menambahkan Komentar ... 61

Gambar IV.8 Penyediaan Textbox Area ... 62

Gambar IV.9 Penyediaan Searchbox Pencarian... 62

Gambar IV.10 Penyediaan Textbox Komentar... 63

Gambar IV.11 Presentation Design Concept (PDC) ... 63

Gambar IV.12 Penyediaan Searchbox Pencarian... 62

Gambar IV.13 Use Case Diagram KMS ... 75

Gambar IV.13 Activity Diagram Login (Administrator/Anggota) ... 76

Gambar IV.14 Activity Diagram Menu Pengguna (Administrator) ... 76

Gambar IV.15 Activity Diagram Menu Kategori (Administrator) ... 77

Gambar IV.16 Activity Diagram Menu Proyek (Administrator) ... 77

Gambar IV.17 Activity Diagram Menu Aksi (Administrator) ... 78

Gambar IV.18 Activity Diagram Menu Artikel (Administrator) ... 78

Gambar IV.19 Activity Diagram Menu Pengetahuan (Administrator) ... 79

Gambar IV.20 Activity Diagram Menu Diskusi (Administrator) ... 80

Gambar IV.21 Activity Diagram Menu Profil (Anggota) ... 80

Gambar IV.22 Activity Diagram Menu Pengetahuan Saya (Anggota) ... 81

Gambar IV.23 Activity Diagram Menu Pengetahuan (Anggota) ... 81

Gambar IV.24 Activity Diagram Menu Artikel (Anggota) ... 82

Gambar IV.25 Activity Diagram Menu Diskusi (Anggota) ... 82

Gambar IV.26 Activity Diagram Menu Keluar (Anggota) ... 83

Gambar IV.27 Sequence Diagram Menu Login Administrator ... 83

Gambar IV.28 Sequence Diagram Data Pengguna (Administrator) ... 84

Gambar IV.29 Sequence Diagram Data Kategori (Administrator) ... 84

Gambar IV.30 Sequence Diagram Data Proyek (Administrator) ... 85

Gambar IV.31 Sequence Diagram Data Pengetahuan (Administrator) ... 85

Gambar IV.32 Sequence Diagram Data Artikel (Administrator) ... 86

Gambar IV.33 Sequence Diagram Data Diskusi (Administrator) ... 86

Gambar IV.34 Sequence Diagram Keluar (Administrator) ... 87

Gambar IV.35 Sequence Diagram Login (Anggota) ... 87

Gambar IV.36 Sequence Diagram Profil (Anggota)... 88

(16)

xvi

Gambar IV.40 Sequence Diagram Diskusi (Anggota) ... 89

Gambar IV.41 Sequence Diagram Keluar (Anggota) ... 90

Gambar IV.42 Menu Utama Halaman Administrator ... 90

Gambar IV.43 Menu Utama Halaman Pengguna ... ……. 92

Gambar IV.44 Relasi Antar Tabel ... 97

Gambar IV.45 Halaman Login ... 98

Gambar IV.46 Halaman Utama Administrator ... 98

Gambar IV.47 Halaman Kelola Data Pengguna ... 99

Gambar IV.48 Halaman Tambah Pengguna ... 99

Gambar IV.49 Halaman Kelola Data Kategori ... 100

Gambar IV.50 Halaman Tambah Kategori ... 100

Gambar IV.51 Halaman Kelola Data Proyek ... 101

Gambar IV.52 Halaman Tambah Proyek ... 101

Gambar IV.53 Halaman Lihat Detail Proyek ... 102

Gambar IV.54 Halaman Kelola Aksi ... 102

Gambar IV.55 Halaman Tambah Aksi ... 103

Gambar IV.56 Halaman Kelola Artikel ... 103

Gambar IV.57 Halaman Tambah Artikel ... 104

Gambar IV.58 Halaman Kelola Diskusi ... 104

Gambar IV.59 Halaman Tambah Diskusi ... 105

Gambar IV.60 Halaman Utama Pengguna ... 105

Gambar IV.61 Halaman Pengetahuan Pengguna ... 106

Gambar IV.62 Halaman Artikel Pengguna ... 106

Gambar IV.63 Halaman Diskusi Pengguna ... 107

Gambar IV.64 Halaman Komentar Pengguna ... 107

Gambar IV.65 Halaman Gagal Login ... 116

Gambar IV.66 Tampilan Menggunakan Chrome... 117

Gambar IV.67 Tampilan Menggunakan Mozila Firefox.. ... 118

Gambar IV.68 Tampilan Menggunakan IE.. ... 118

Gambar IV.69 Tampilan Menggunakan Opera.. ... 119

(17)

xvii

Lampiran 1 Pertanyaan Wawancara ... 130 Lampiran 2 Kuesioner ... 133

(18)

Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri

1 1.1 Latar Belakang Penulisan

Pemanfaatan pengetahuan pada saat ini sudah disadari oleh hampir seluruh instansi pemerintah atau swasta, baik dalam bidang teknologi maupun sumber daya manusia. Dalam sebuah organisasi, merekrut karyawan adalah sebuah kebijakan yang harus diambil ketika adanya karyawan yang keluar karena keluar masuknya karyawan pada sebuah organisasi merupakan hal yang wajar.

Pertanyaan yang akan timbul adalah apakah organisasi tersebut melakukan pelatihan terus menerus pada karyawan yang baru akan bergabung?

Perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor seperti PT. Mega Konstruksi New Pontianak memiliki banyak permasalahan mengenai pemberkasan ketika adanya keikutserataan dalam sebuah tender. Hal ini tidak menutup kemungkinan dialami oleh organisasi yang sudah lama terbentuk dengan kondisi anggota yang baru. Sebuah organisasi mempunyai masalah tidak stabilnya elemen-elemen organisasi dalam menjalankan fungsinya untuk mencapai tujuan bersama, kondisi seperti ini sangat berpotensi menciptakan ketidakakuratan diantara anggotanya (Ervianto, 2005,24). Pengetahuan anggota menjadi salah satu potensi yang menyebabkan hal diatas terjadi. Oleh karena itu sangat dibutuhkan sebuah sistem yang dapat menampung atau menyimpan pengetahuan anggota kedalam sebuah media seperti media elektronik. Untuk melihat aksi atau tindakan yang dilakukan anggota terhadap proses pemberkasan tersebut diusulkan dapat menggunakan salah satu metode untuk knowledge management system yaitu pendekatan specific action.

Dalam sebuah artikel yang berjudul “Knowledge Management Making the Most of Intellectual Assets, ada dua cara melakukan pengelolaan pengetahuan yaitu technology based system dan softer system yang terbagi menjadi lima bagian: shadowing, mentoring, instant messaging and intranet forums, specific action, voluntary groups ”. Knowledge management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya eksploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi

(19)

(better things) tetapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better). Langkah-langkah dalam pendekatan ini adalah menentukan pengetahuan yang dibutuhkan dalam pemberkasan dan kejadian- kejadian dalam sebuah proyek, transfer pengetahuan yang dimiliki oleh anggota (tacit knowledge) dan kemudian pengetahuan tersebut akan menjadi pengetahuan tertulis (explicit knowledge). Pengetahuan tersebut nantinya dapat dilihat dan dimanipulasi oleh anggota lain guna menyempurnakan pengetahuan sebelumnya.

Untuk penentuan pengetahuan yang dibutuhkan yaitu dilihat dari berkas atau file apa saja yang dibutuhkan serta solusi yang harus dilakukan apabila terjadi kesalahan yang pernah terjadi sebelumnya.

Pada penelitian ini akan digunakan softer system sebagai pendekatan implementasi knowledge management system dengan menggunakan tampilan berbasis web dan metode capture knowledge menggunakan pendekatan specific action dengan metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis). Penelitian ini diharapkan dapat membantu anggota dalam memecahkan masalah yang sebenarnya sudah pernah terjadi sehingga waktu yang digunakan akan lebih efektif dn efisien yaitu pencatatan kejadian berdasarkan dari tinjauan kegiatan yang telah dilaksanakan.

1.2 Masalah Penelitian 1.2.1 Identifikasi Masalah

Pada penelitian ini masalah yang akan diambil dalam pembahasan adalah sebagai berikut:

1. PT. Mega Konstruksi New sebagai organisasi yang bergerak dibidang kontraktor memiliki banyak permasalahan baik pada bagian administrasi maupun di lapangan, namun sering kalinya penggunaan solusi yang kurang tepat padahal kesulitan atau kesalahan tersebut sering terjadi

2. Penanganan kesulitan atau kesalahan yang dihadapi masih berupa perkiraan anggota atau personil

3. Penyimpanan pengalaman masing-masing anggota belum pernah dilakukan

(20)

4. Belum banyaknya penggunaan knowledge management system dengan memanfaatkan metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) dan pendekatan specific action.

1.2.2 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan penulis diatas, maka perlu dilakukan batasan masalah agar penelitian ini dapat lebih fokus. Penelitian ini dibatasi hanya pada digunakannya softer system sebagai pendekatan implementasi knowledge management system dengan menggunakan tampilan berbasis web dan metode capture knowledge menggunakan pendekatan specific action dengan metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) dan berdasarkan model spiral yang dikembangkan oleh Nonaka untuk perusahaan kontraktor dengan pemanfaatan PHP sebagai bahasa pemograman. Untuk pengujian aplikasi berbasis web tersebut, penulis mengguanakan metode black box.

1.2.3 Rumusan Masalah

Masalah yang terkait dengan penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Apakah knowledge management system yang akan dibangun merupakan solusi pengelolaan pengetahuan para anggota?

2. Bagaimana capturing knowledge menggunakan pendekatan specific action dengan metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis)?

3. Bagaimana persepsi para anggota PT. Mega Konstruksi New terhadap pelaksanaan penerapan knowledge management?

4. Apakah tingkat keberhasilan sebuah proyek akan lebih baik dari sebelumnya?

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Menjelaskan knowledge management system yang akan dibangun merupakan solusi pengelolaan pengetahuan para anggota.

(21)

action.

3. Mengetahui persepsi para anggota PT. Mega Konstruksi New terhadap pelaksanaan penerapan knowledge management.

4. Menjelaskan tingkat keberhasilan sebuah proyek akan lebih baik dari sebelumnya.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Metode capturing knowledge dengan memanfaatkan pendekatan specific action untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh anggota-anggota agar dapat dibagikan untuk meningkatkan kinerja dalam pelaksanaan pengelola proyek.

2. Menangkap pengetahuan yang berada dipikiran seseorang (capturing tacit knowledge) menjadi pengetahuan yang dapat dipelajari oleh orang lain (explicit knowledge) dari hasil pengalaman yang telah dilakukan oleh pemilik pengetahuan (knowledge holder).

3. Penerapan knowledge management system dengan menggunakan pendekatan specific action ini dapat membantu anggota dalam memecahkan masalah.

4. Membantu anggota didalam organisasi untuk mendapatkan informasi berupa artikel dari pengetahuan anggota lain yang pernah melakukan kegiatan sebagai bahan evaluasi serta bahan pembelajaran yang telah dituliskan di sistem.

1.4 Hipotesis

Hipotesis yang dikemukan dalam penelitian ini, diduga dengan menggunakan tampilan berbasis web dan metode capture knowledge yang memanfaatkan pendekatan specific action dengan metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) maka dapat dibentuk knowledge management system untuk mengolah kejadian yang berhubungan dengan suatu proyek yang dikerjakan oleh pihak kontraktor sehingga dapat membantu para anggota berkomunikasi dan berdiskusi serta sebagai wadah penyimpanan knowledge para anggota yang dapat dijadikan dasar pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

(22)

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini yang merupakan intisari dari penelitian ini. Peneliti mencoba memberikan penjelasan serta gambaran secara singkat mengenai pokok- pokok pembahasan, yang terdiri dari:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah yang mendasari pentingnya diadakan penelitian, identifikasi masalah, batasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN/KERANGKA PEMIKIRAN

Bab ini berisi tinjauan pustaka yang mendiskripsikan pengertian, jenis-jenis dan prinsip dasar. Tinjauan Studi terdahulu yang mendukung penelitian ini.

BAB III : METODE PENELITIAN

Bab ini berisi uraian tentang metodologi penelitian yang digunakan yaitu pendekatan specific action, berupa gambaran tahapan penelitian yang dimulai dengan pemilihan masalah, analisa penelitian terdahulu, pemodelan bisnis proses, pengembangan model penelitian serta kesimpulan.

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan tentang hasil penelitian dan pembahasan yang mencakup dasar pemikiran pengembangan model penelitian, rekomendasi pengembangan model knowledge management system untuk organisasi.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi uraian tentang pokok-pokok kesimpulan dan saran-saran yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan hasil penelitian.

(23)

6

LANDASAN / KERANGKA PEMIKIRAN 2.1 Tinjauan Pustaka

2.1.1 Pengetahuan (Knowledge)

Menurut Herbert (2007, p.7) pengetahuan merupakan “komponen kunci dalam intelligent decision making, peramalan, perancangan, perencanaan, diagnosa, analisis, evaluasi dan pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi”.

Pengetahuan juga dapat dikatakan sebagai “Pemahaman manusia mengenai bidang tertentu yang telah dipelajari melalui pendidikan, dan pengalaman.” (Awad dan Ghaiziri, 2008, p.10)

Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak dalam Mirza (2009, p.10) adalah “data maupun informasi, meskipun pengetahuan terkait dengan keduanya, dan perbedaan antar kedua terminologi ini terkait dengan masalah penggunaannya”.

Data yang diolah menjadi suatu informasi kemudian dari informasi tersebut dikembangkan menjadi suatu knowledge sehingga para top level manager dapat mempergunakan knowledge sebagai landasan untuk mengambil tindakan atau keputusan terhadap penyelesaian problem yang muncul atau dari hasil analisa problem nantinya akan muncul. Knowledge dapat diartikan sebagai pengetahuan yang dapat ditindak lanjuti sebagai dasar untuk mengambil keputusan (Widayanti, 2008, p.43).

Menurut Ho (2008, p.453) knowledge didefinisikan “sebagai sebuah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengetian, kesadaran atau pemahaman”. (Huber 1991; Nonaka 1994) dalam (Alvi dan Leidner, 2001, p.109). Pengetahuan dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, keadaan pikiran, obyek, proses, kondisi memiliki akses ke informasi, atau kemampuan. Pada tabel di bawah ini menjelaskan mengenai perspektif pengetahuan dan implikasinya.

(24)

Tabel II.1

Perspektif Pengetahuan dan Implikasinya

Perspektif Implikasi bagi

Knowledge Management (KM)

Implikasi bagi Knowledge

Management System (KMS) Pengetahuan data

dan informasi

Data fakta, angka mentah. Informasi yang diolah / penafsiran data.

Pengetahuan informasi pribadi.

KM berfokus pada mengekspos individu untuk informasi yang mungkin berguna dan memfasilitasi asimilasi

informasi.

KMS tidak akan tampil berbeda dengan yang sudah ada, tapi akan diperjelas ke arah IT untuk membantu

pengguna dalam mendapatkan informasi Keadaan pikiran Pengetahuan

adalah keadaan mengetahui dan memahami.

KM melibatkan peningkatan pembelajaran individualis dan pemahaman melalui penyedia informasi

Peran IT adalah untuk

menyediakan akses ke sumber- sumber

pengetahuan pada pengetahuan itu sendiri

Object Pengetahuan

adalah obyek untuk disimpan dan dimanipulasi

Masalah utama

KM adalah

membangun dan mengelola

ketersediaan pengetahuan

Peran IT ikut andil dalam

mengumpulkan, menyimpan, dan mentransfer

pengetahuan

Proses Pengetahuan

adalah proses menerapkan keahlian.

KM berfokus pada arus pengetahuan

dan proses

penciptaan,

berbagi, dan mendistribusikan pengetahuan

Peran IT adalah untuk

menyediakan link antara sumber- sumber

pengetahuan untuk menciptakan lebih luasnya

pengetahuan yang mendalam

(25)

Perspektif Pengetahuan dan Implikasinya (lanjutan) Akses terhadap

informasi

Pengetahuan adalah suatu kondisi akses informasi

KM berfokus pada akses dan pengambilan konten

Peran IT adalah untuk menyediakan mekanisme

pencarian dan pengambilan ke- efektifitasan untuk mencari informasi yang relevan

Kemampuan Pengetahuan adalah potensi untuk

mempengaruhi tindakan

KM adalah

tentang membangun kompetensi inti dan memahami strategi know-how

Peran TI adalah untuk

meningkatkan modal intelektual dengan

pengembangan pendukung kompetensi

individu dan organisasi

Sumber: Alavi dan Leidner (2001, p.111) dan diolah kembali

Berdasarkan pendapat dari beberapa pakar diatas, maka dapat disimpulkan pengetahuan merupakan hasil pemahaman manusia mengenai bidang tertentu yang didapat dari pendidikan dan pengalaman seseorang dan kedepannya dapat digunakan sebagai komponen kunci dalam pengambilan suatu keputusan.

Selain definisi diatas, knowledge juga sangat terkait dengan data dan informasi. Proses perubahan data menjadi informasi menurut Davenport dan Prusak dalam Tobing (2007, p.15) dilakukan melalui beberapa tahapan, yang dikenal dengan 5C, seperti yang terlihat pada gambar berikut:

(26)

Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri Sumber: Tobing (2007, p.15) dan diolah kembali

Gambar II.1 Tahap 5C, Konversi data menjadi Informasi

Tahapan dalam proses konversi pada data menjadi informasi dapat dijelaskan sebagai berikut:

Tabel II.2

Tahapan dalam Proses Konversi Data menjadi Informasi

Tahap Kegiatan Hasil

1 Condensed Meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas serta menghilangkan hal-hal yang tidak penting / redundan

2 Contextualized memahami manfaat data yang dikumpulkan

3 Calculated Melakukan perhitungan dan analisis data secara matematik atau secara statistic

4 Catagorized Menggolongkan data ke dalam unit-unit analisi yang telah ditentukan

5 Corrected Memperbaiki data agar sesuai dengan kebutuhan

Sumber: Tobing, 2007 dan diolah kembali

2.1.2 Klasifikasi Pengetahuan

Menurut Awad dan Ghaiziri dalam Kusumasari (2008, p.10) pengetahuan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa tipe yaitu:

1. Shallow dan deep knowledge

Pengelompokan pengetahuan berdasarkan dari kedalaman pemahaman suatu pengetahuan. Shallow adalah kelompok pengetahuan yang dilihat dari pemahaman pengetahuan secara minimal, sedangkan deep knowledge

(27)

secara mendalam.

2. Knowledge sebagai know-how

Jenis pengetahuan berdasarkan dari pengalaman praktek yang telah terjadi yang jarang terdokumentasi. Biasanya pengetahuan seperti ini dibutuhkan untuk pembangungan Expert System.

3. Reasoning

Jenis pengetahuan berdasarkan dari alasan manusia yang dapat dilakukan dalam beberapa cara, yaitu dengan cara membandingkan dengan kejadian yang mirip, berdasarkan fakta dan kesimpulan yang pasti, berdasarkan sekumpulan fakta atau perkasus yang kemudian diambil kesimpulan secara umum, dan bisa juga dari pengetahuan yang berdasarkan dari kesuksesan menyelesaikan beberapa kasus.

4. Common sense sebagai pengetahuan

Jenis pengetahuan berdasarkan dari semua orang melakukan penyelsaian suatu masalah dalam berbagai bentuk dan jumlah.

5. Episodic

Jenis pengetahuan berdasarkan kepada informasi peristiwa maupun percobaan.

6. Explicit dan Tacit Knowledge

Jenis pengetahuan berdasarkan dari tampak atau tidaknya suatu pengetahuan.

Menurut Michale Polanyi dalam Nonaka (1994, p.16), Pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan yang telah diekspresikan dalam bentuk perkataan, tulisan, simbol, huruf, angka maupun gambar ataupun bentuk yang dapat dilihat yang dapat diformulasikan untuk ditransfer. Sedangkan pengetahuan tacit adalah kualitas personal yang sulit untuk diformulasikan untuk dikomunikasikan, biasanya pengetahuan ini masih berada di benak seseorang.

2.1.3 Knowledge Management (KM)

Menurut Groff dan Jones dalam Kurniawati mengemukakan definisi knowledge management bahwa “knowledge management is taken as tools, techniques and strategies to retain, analize, organize, improve and share business expertise” yang artinya knowledge management adalah alat, teknik,

(28)

strategi, untuk menyimpan, menganalisis, mengorganisir, meningkatkan dan membagikan pengalaman bisnis.

Menurut Ellitan dalam Waluyo (2011, p.2.287), knowledge management is a “systematic process to find, select, organizing, providing information with a specific way in order to make employees can use and improve knowledge in specific area and then able to institusionalize knowledge become organization knowledge” yang berarti bahwa knowledge management adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasi, memberikan informasi dengan cara tertentu agar karyawan dapat meningkatkan pengetahuan dibidang tertentu kemudian menjadi pengetahuan bagi organisasi.

Definisi menurut Jennex (2007, p.6) “Knowledge Management is the practice of selectively applying knowledge from previous experiences of decision making to current and future decision-making activities with the express purpose of improving the organization’s effectiveness” yang berarti bahwa Knowledge Management merupakan kegiatan dalam memilih penerapan pengetahuan dari pengalaman yang telah dilakukan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan saat ini maupun yang akan datang dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi agar memiliki daya saing organisasi.

Menurut Tiwana dalam Kusumasari (2008) bahwa Knowledge Management (KM) “merupakan proses mengelola pengetahuan organisasi untuk menambah nilai bisnis dan mempertahankan daya saing melalui pembentukan, komunikasi dan aplikasi pengetahuan.

Knowledge management adalah “suatu proses yang dapat membantu organisasi untuk mengidentifikasi, memilih, mengelola, menyebarkan dan mentransfer informasi dan keahlian penting yang merupakan bagian dari memori organisasi dan secara khusus menjadi bagian dari organisasi dalam cara yang tidak terstruktur” (Turban, 2008) dalam (Subagdja, 2011, p.302).

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa knowledge management merupakan alat, teknik serta strategi dari proses untuk menemukan, memilih dan mengorganisasikan informasi yang didapat dari pengalaman selanjutnya dimanfaatkan sebagai alat bantu pengambilan keputusan bisnis dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi agar memiliki daya saing

(29)

Pada jurnal penelitian dengan judul “The Concept of’BA’ Building a Foundation For Knowledge Creation” oleh Ikujiro Nonaka dan Noboru Konno (1998) California Management Review menghasilkan penelitian berupa pemodelan manajemen pengetahuan sebagai sebuah proses spiral (knowledge spiral). Knowledge spiral merupakan sebuah pemodelan yang mentransformasikan pengetahuan. Pengetahuan dibagi menjadi dua, yaitu: tacit dan explicit.

Sumber : Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam Ho (2008)

Gambar II.2 Model Konversi Knowledge SECI

Pada gambar SECI proses di atas, memiliki empat proses model knowledge managemenet (Nonaka dan Takeuchi, 1995) dalam (Ho, 2008), yaitu:

1. Socialization

Merupakan suatu proses yang mengkonversi pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit knowledge.

2. Externalization

Merupakan suatu proses yang mengkonversi pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit knowledge

(30)

3. Combination

Merupakan suatu proses yang mengkonversi pengetahuan dari explicit knowledge ke explicit knowledge.

4. Internalization

Merupakan suatu proses yang mengkonversi pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit knowledge.

Menurut Herbert (2007: p21) knowledge management memiliki manfaat pada organisasi dan dapat dilihat dari empat aspek yaitu, people, process, product, dan performance.

Berikut penjelasan keempat aspek tersebut:

1. People

Manfaat yang diperoleh individu pada organisasi yaitu meningkatkan kemampuan belajar mandiri.

2. Process

Manfaat proses dikategorikan menjadi tiga bidang, yaitu efektifitas, efisiensi dan inovasi. Dalam hal efektifitas knowledge management membantu organisasi untuk membantu memilih dalam menjalankan proses yang paling layak. Manfaat knowledge management untuk proses pada bidang efisiensi yaitu dapat membantu meningkatkan produktifitas serta penghematan biaya.

Dalam bidang inovasi, knowledge management membantu membangun budaya berbagi pengetahuan dan diskusi interaktif untuk melahirkan pemikiran serta ide baru yang kreatif.

3. Product

Manfaat yang dirasakan pada produk dalam menerapkan knowledge management yaitu dapat meningkatkan nilai tambah suatu produk karena adanya inovasi yang diterapkan pada produk tersebut atas dasar hasil pemikiran karena adanya perpaduan pengetahuan antar individu di dalam organisasi.

4. Performance

Manfaat knowledge management dalam kinerja perusahaan yaitu dapat meningkatkan hasil keuntungan yang lebih besar karena hasil inovasi produk yang dilakukan.

(31)

management tidak hanya dirasakan oleh individu yang berperan didalamnya namun juga bagi organisasi yang menerapkan knowledge management sebagai suatu kunci kesuksesan suatu bidang dan dapat dijadikan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna mencapai sasaran.

2.1.4 Knowledge Management System (KMS)

Menurut Tiwana dalam Kusumasari (2008, p.14) Knowledge Management System adalah “sistem untuk mengelola pengetahuan di dalam organisasi, yang mendukung pembuatan (creation), penangkapan (capturing), penyimpanan (storing), dan penyebaran (dissemination)”. Pendapat lain juga mengatakan Knowledge Management System merupakan sistem yang didesain untuk mengelola pengetahuan organisasi (Jennex, 2007).

Knowledge Management System (KMS) merupakan salah satu penyedia yang menyediakan bagi pengguna untuk mendapatkan informasi secara explicit (tersampaikan) sesuai dengan kebutuhan yang di butuhkan saat knowledge tersebut dibutuhkan oleh pengguna (Mckenna, 2008). Pengertian lain menjelaskan KMS merupakan “salah satu yang menghubungkan ke semua sumber pengetahuan” (Mckenna, 2008, p.2).

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disintesiskan bahwa knowledge management system merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi. Proses pengelolaan informasi dapat dilakukan dengan dimulai dari proses pembuatan (creation), penangkapan (capturing), diikuti penyimpanan (storing), kemudian penyebaran (dissemination).

Sumber: http://digilib.ittelkom.ac.id, 2012

Gambar II.3 Knowledge Management Life Cycle

(32)

Saat ini platform aplikasi web dan Internet sudah bisa digunakan untuk membangun knowledge management system atau sistem manajemen pengetahuan.

Karena platform ini memenuhi standar prinsip-prinsip yang dibutuhkan dalam menjalankan knowledge management system. Karena sifatnya fleksibel, maka teknologi aplikasi web Internet sangat cocok untuk digunakan dalam menjalankan knowledge management system.

Knowledge management system tidak secara langsung memberi dampak terhadap kemajuan sistem. Knowledge management system hanyalah sebagai alat untuk mengelola pengetahuan secara terkomputerisasi. Dengan adanya knowledge management system pada suatu organisasi, maka dapat mempermudah bagi organisasi tersebut untuk mengelola aset pengetahuannya. Organisasi dapat menghimpun, memperbaiki guna menyempurnakan pengetahuan secara terus menerus, dan dapat mencari kembali dengan mudah sehingga kualitas pengetahuan dapat terus meningkat yang pada akhirnya dapat meningkatkan daya saing organisasi tersebut.

2.1.5 Pembagian Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Menurut Subagyo (2007, p.3) Berbagi pengetahuan merupakan salah satu metode atau salah satu langkah dalam knowledge management yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk membagi ilmu pengetahuan tehnik, pengalaman, ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) dilakukan dengan diskusi rutin, workshop, magang dan pertemuan virtual dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi seperti tele- conference, email, mailing list, web discussion-forum, web conference, wiki, blogging, dan lain-lain. Sharing pengetahuan tidak dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi lebih dari satu arah.

Menurut Tobing (2009, p.25) Knowledge transfer/sharing sebagai “salah satu proses utama dalam knowledge management, pada hakekatnya adalah penciptaan kesempatan yang luas untuk belajar (learning) kepada seluruh anggota sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara mandiri”.

(33)

sebuah penciptaan kesempatan yang digunakan untuk berbagi pengetahuan kepada anggota dalam sebuah kelompok, organisasi atau instansi.

2.1.6 Capturing Knowledge

Pengertian Capture Knowledge menurut IT Glossary Gartner (http://www.gartner.com/it-glossary/knowledge-capture) adalah kegiatan menjadikan pengetahuan yang tidak terlihat (tacit) menjadi pengetahuan yang dapat dipelajar (explicit).

Pendapat lain yaitu menurut Awad dan Ghaziri dalam Kusumasari (2008, p.20) merupakan suatu proses pemikiran dan pengalaman dalam menangkap pengalamanan pakar. Untuk menangkap pengetahuan yang digunakan pada Knowledge Management System terdapat beberapa cara, yaitu menangkap pengetahuan tacit dan pengetahuan explicit.

Knowledge capture juga merupakan proses mengubah pengalaman memecahkan suatu masalah dari beberapa sumber pengetahuan seperti buku, manuscript, dan sumber lain ke dalam program aplikasi, sehingga apa yang diketahui oleh seorang ahli dapat tersimpan dan diubah dari bentuk tacit menjadi explicit.

Untuk menangkap pengetahuan explicit (pengetahuan yang tampak) dapat langsung mengambilnya dari media penyimpanan, berkas, dokumen dan lain sebagianya, karena sifatnya yang tampak dan mudah untuk dipelajari. Sedangkan untuk menangkap pengetahuan tacit diperlukan adanya kegiatan khusus. Karena pengetahuan jenis ini berada di pemikiran seseorang, baik para pakar yang ahli di bidangnya. Penangkapan pengetahuan dapat melalui pengumpulan data, analisa, diskusi, dan interpretasi pengetahuan yang dimiliki oleh para pakar dalam menyelesaikan permasalahan tertentu (Kusumasari, 2008, p.19).

Mindtools adalah perusahaan yang memberikan pelatihan mengenai pengelolaan pengetahuan dari tahun 1996, dan telah membantu lebih dari lima belas juta orang pertahun. Mindtools menjabarkan penerapan manajemen pengetahuan terdiri dari dua cara, yaitu Technology-based System dan Softer Systems.

(34)

Technology-based System merupakan cara manajemen pengetahuan dimana pengguna dapat berkolaborasi seperti di wiki yang mana setiap orang dapat memberi konstribusi baik memberi artikel maupun memperbaikinya atau sistem telah ter-integrasi dengan program ataupun database di jaringan intranet organisasi, sehingga setiap orang dapat mengaksesnya, sedagkan Softer System merupakan cara manajemen pengetahuan terdiri dari hal-hal tindakan yang spesifik atau pertemuan pada suatu tempat untuk berbagi pengetahuan dan membantu setiap orang untuk berkomunikasi. Pada cara ini terdapat beberapa metode, diantaranya:

1. Instant Messaging dan Forum Intranet

Yaitu metode capturing knowledge melalui percakapan pada Yahoo Messenger, GTalk, atau juga menggunakan fasilitas aplikasi forum.

2. Specific Action

Merupakan metode capturing knowledge berdasarkan dari tinjauan tindakan atau kegiatan yang telah dilakukan oleh seseorang. Metode ini seperti After Action Review, yaitu tinjauan setelah kejadian yang signifikan, dan Post- Implementation Review, yaitu tinjauan setelah proyek usai dilaksanakan.

3. Voluntary Groups

Biasa disebut juga praktek komunitas, yang membantu anggota tim untuk melakukan hal yang sama di tempat yang berbeda untuk dapat bertemu secara informal dan berbagi pengetahuan.

2.1.7 Penerapan Knowledge Management pada Organisasi

Menurut Setiarso (2009, p.23) Penerapan knowledge management pada suatu organisasi merupakan proses panjang dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua karyawan.

Penerapan Knowledge Management akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan diantaranya adalah:

1. Penghematan waktu dan biaya

Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk

(35)

biaya.

2. Peningkatan aset pengetahuan

Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat menigkatkan kompetensi nya.

3. Kemampuan beradaptasi

Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

4. Peningkatan Produktifitas

Pengetahuan yang sudah ada digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehinga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

Selain itu, dalam bukunya yang berjudul Penerapan Knowledge Management pada Organisasi juga menjelaskan beberapa faktor yang sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge management, yaitu:

1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur- ulang knowledge yang sudah ada

2. Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi

3. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui. banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.

Namun dalam penerapannya seringkali KM mengalami kegagalan, Menurut Herbert (2007:p.27), penyebab kegagalan KM dapat dilihat dari beberapa aspek berikut ini, diantaranya:

1. Aspek Manajemen Organisasi

Kegagalan pada aspek ini adalah karena bagian eksekutif organisasi kurang memahami KM dan kebutuhannya, kurang mendukung dan komitmen dalam penerapan KM, dan tidak didukungnya budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi.

(36)

2. Aspek Manajemen Proyek

Kegagalan penerapan yang disebabkan kesalahan pemilihan orang yang terlibat di dalam tim pengembangan baik selaku pemimpin maupun anggota.

3. Aspek Strategis

Kegagalan penerapan yang disebabkan tidak selarasnya tujuan dari sasaran stratejik organisasi dengan usaha pembangunan KM.

4. Aspek Teknologi

Kegagalan penerapan yang disebabkan dari kesalahan pemilihan teknologi dalam menyesuaikan teknologi lama yang sudah berjalan dengan teknologi baru. Kesalahan desain antarmuka yang sulit untuk dioperasikan.

5. Aspek Individu

Kegagalan penerapan yang disebabkan karena keengganan individu atau anggota di dalam organisasi untuk berbagi pengetahuan serta tidak didukungnya budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi tersebut.

6. Aspek Anggaran

Faktor kegagalan yang terjadi karena tidak adanya dukungan berupa penyediaan anggaran untuk implementasi KM di organisasi.

Menurut Maholtra (2000), knowledge management harus memiliki empat aturan seperti berikut:

1. Pengetahuan harus terus dibuat dan berkembang 2. Pengetahuan harus dapat berbagi

3. Pengetahuan harus dapat ditransfer 4. Pengetahuan harus dapat diterapkan

2.1.8 Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem peneliti menerapkan sebuah metode dan sebuah pendekatan, yaitu:

1. Metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis)

Menurut Potter, dkk (no-date, p.7) menuliskan bahwa metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) merupakan metodologi terstruktur dan mempunyai prinsip secara sistematis untuk mengubah analisis konsep pendukung keputusan. Tertulis pada jurnal yang sama bahwa pendekatan ACWA

(37)

keputusan (bukan hanya perubahan evolusioner dalam sistem), konsep dukungan harus didasarkan juga pada dasar-dasar dari praktek dan tuntutan yang membebani domain praktisi tersebut.

2. Metode Specific Action

Dikutip dari salah satu artikel yang berjudul “Knowledge Management Making the Most of Intellectual Assets” oleh perusahan mindtools menerangkan bahwa metode specific action merupakan salah satu dari lima bagian pengelolaan knowledge. Specific action adalah sebuah metode capturing knowledge dengan cara memberikan tindakan setelah suatu kejadian usai dilakukan. Pemberian aksi atau tindakan yang spesifik dapat membantu pengambilan keputusan untuk kejadian yang sama dimasa depan.

2.1.9 Model Perancangan Perangkat Lunak

Dalam perancangan perangkat lunak menggunakan Linear Sequential / model waterfall. Penggunaan metode yang digunakan merupakan metode yang bersifat sistematis dalam merancang dan membangun aplikasi (software). Adapun beberapa tahapan yang ada pada model waterfall (Rosa dan Shalahuddin, 2013), yaitu:

1. Analisa Kebutuhan

Analsisa kebutuhan dilakukan secara intensif dalam mengumpulkan suatu data untuk menspesifikasikan beberapa kebutuhan perangkat lunak agar aplikasi yang seperti apa yang di inginkan oleh pengguna (user).

2. Desain

Pada tahapan desain, proses yang dilakukan terfokus pada pembuatan program perangkat lunak termasuk dalam mendesain struktur data, arsitektur perangkat lunak, interface dan prosedur pengkodean. Pada tahapan ini merupakan tahapan yang nantinya akan dilanjutkan ke dalam tahapan implementasi menjadi program setelah melakukan tahapan analisis dan desain ini.

(38)

3. Kode Program

Dari tahapan desain, langkah selanjutnya mentranslasikan ke dalam bentuk program perangkat lunak, yang di mana hasil dari tahapan ini adalah program komputer yang sesuai dengan desain yang telah dibuat.

4. Pengujian

Pengujian berfokus pada perangkat lunak secara logik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah telah teruji. Tahapan ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan (error) dan memastikan hasil keluaran (output) sesuai dengan hasil yang di inginkan.

2.1.10 Unified Modeling Language (UML)

Keseluruhan proses dalam perancangan KMS ini digambarkan dalam bentuk pemodelan visual Unified Modelling Language (UML).

Menurut Suryatno UML merupakan salah satu alat bantu untuk pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan untuk membuat cetak biru (blueprint) visi dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti dan dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi rancangan.

Notasi UML dapat digunakan untuk merekam dokumentasi struktur, kebutuhan, mematangkannya menjadi obyek dan menentukan hubungan antar objek (Kaur, 2012, p.59). selain itu UML juga merupakan salah satu cara pemodelan sistem yang digunakan untuk menunjukkan spesifikasi sistem, struktur, sifat dan arsitekturnya (www.uml.org, 2012).

Untuk memodelkan suatu sistem, UML memiliki beberapa jenis notasi diagram yang digunakan sesuai dengan tujuan dokumentasi dan manfaatnya, diantaranya (Sholiq, 2006, p.7):

1. Use Case Diagram

Use Case digunakan untuk menggambarkan kegunaan sistem. Apa saja yang dapat dilakukan oleh pengguna terhadap sistem yang dikembangkan.

(39)

Simbol Use Case Diagram

No. Simbol Nama Keterangan

1. Use case

Fungsionalitas yang disedia kan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.

2. Aktor

Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem infor masi yang akan dibuat itu sendiri.

3. Asosiasi

Komunikasi antara aktor dan usecase yang berpartisipasi pada usecase atau usecase memiliki interaksi dengan aktor.

4. Ekstend

Relasi usecase tambahan ke sebuah usecase yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa usecase tambahan itu.

5. Include

Relasi usecase dimana proses bersangkutan akan dilanjut kan ke proses yang dituju.

6. Generalisasi

Dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang umum dari yang lainnya.

7. Percabangan

percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu

Sumber : Munawar (2005, p.64) dan diolah kembali

(40)

2. Class Diagram

Digunakan untuk menggambarkan atribut suatu sistem, dan kemampuan apa saja yang dapat dilakukannya (method).

Tabel II.4

Simbol Class Diagram

1. Class Class adalah blok - blok

pembangun pada

pemrograman berorientasi obyek.

Sebuah class digambarkan sebagai sebuah kotak yang terbagi atas 3 bagian. Bagian atas adalah bagian nama dari class. Bagian tengah mendefinisikan

property/atribut class.

Bagian akhir mendefinisikan method method dari sebuah class.

2. Assosiation Sebuah asosiasi merupakan

sebuah relationship paling umum antara 2 class, dan dilambangkan oleh sebuah garis yang menghubungkan antara 2 class.

Garis ini bisa

melambangkan tipe-tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukum-hukum multiplisitas pada sebuah relationship (Contoh: One- to-one, one-to-many, many- to-many).

3. Composition Jika sebuah class tidak bisa

berdiri sendiri dan harus merupakan bagian dari class yang lain, maka class tersebut memiliki relasi Composition terhadap class tempat dia bergantung

tersebut. Sebuah

relationship composition digambarkan sebagai garis dengan ujung berbentuk jajaran genjang berisi/solid.

(41)

Simbol Class Diagram (lanjutan)

4. Dependency Kadangkala sebuah class

menggunakan class yang lain. Hal ini disebut dependency. Umumnya penggunaan dependency

digunakan untuk

menunjukkan operasi pada suatu class yang menggunakan class yang lain. Sebuah dependency dilambangkan sebagai sebuah panah bertitik-titik.

5. Aggregation Aggregation

mengindikasikan

keseluruhan bagian relationship dan biasanya disebut sebagai relasi

“mempunyai sebuah” atau

“bagian dari”. Sebuah aggregation digambarkan sebagai sebuah garis dengan sebuah jajaran genjang yang tidak berisi/tidak solid.

6. Generalization Sebuah relasi

generalization sepadan dengan sebuah relasi inheritance pada konsep berorientasi obyek. Sebuah generalization

dilambangkan dengan sebuah panah dengan kepala panah yang tidak solid yang mengarah ke

kelas “parent”-

nya/induknya.

3. Statechart Diagram

Diagram ini menggambarkan transisi perubahan keadaan suatu obyek pada sistem karena ransangan atau interaksi yang diterima.

(42)

Tabel II.5

Simbol StatechartDiagram

1.

State Nilai atribut dan nilai link suatu waktu tertentu yang dimiliki suatu objek

2. Initial State Bagaimana objek dibentuk atau diawali

3. Final State Bagaimana objek dibentuk dan

akhiri

4. Transition Sebuah kejadian yang meniru

sebuah state objek dengan cara memperbaharui satu atau lebih relasi atributnya

5. Asociation Apa yang menghubungkan antara

objek satu dengan objek lainnya

6. Node Elemen fisik yang diakses saat

aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya computer

4. Activity Diagram

Digunakan untuk menggambarkan berbagai alir aktifitas sistem yang dirancang. Bagaimana masing-masing alir berawal, adanya pemilihan kondisi dan bagaiman aliran berakhir.

Tabel II.6

Simbol ActivityDiagram

1. Status Awal

Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal

2. Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja

(43)

Simbol ActivityDiagram (lanjutan)

3.

Percabangan / decision

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu

4.

Penggabungan / join

Asosiasi penggabungan di mana lebih dari satuaktivitas digabungkan menjadi satu

5. Status Akhir

Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir

6. Join

Digunakan untuk

menunjukkan kegiatan yang digabungkan

5. Sequence Diagram

Digunakan untuk menggambarkan hubungan interaksi antar obyek yang ada di dalam maupun di sekitar sistem, termasuk pengguna, tampilan dan lain sebagianya.

Tabel II.7

Simbol SequenceDiagram

1. Aktor

Orang, poses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun symbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang