MANAJEMEN ORGANISASI Oleh
Fridiyanto
A. Filsafat manajemen Hakikat Tujuan Manajemen
Hakikat tujuan manajemen menurut Shrode dan Voich (1974) adalah produktifitas dan kepuasan. Tujuan ini ditentukan berdasarkan penataan dan pengkajian terhadap situasi dan kondisi organisasi, seperti kekuatan dan kelemahan, peluang, dan ancaman.
Sutermeister (1976) membatasi produktivitas sebagai ukuran kuantitas dan kualitas kinerja dengan mempertimbangkan kemanfaatan sumber daya. Produktivitas dipengaruhi perkembangan bahan, teknologi, dan kinerja manusia. Produktivitas dalam arti teknis merupakan derajat keefektifan, efisiensi dalam penggunaan sumber daya. Sementara produktivitas dalam pengertian perilaku merupakan sikap mental yang senantiasa berusaha berkembang (Fatah, 1995: 15)
Produktivitas organisasi secara luas yaitu mengidentifikasi keberhasilan dan atau kegagalan dalam menghasilkan produk tertentu secara kuantitas dan kualitas dengan pemanfaatan sumber daya dengan benar. Menurut Gillmore (1974) ada tiga aspek produktivitas, yaitu: prestasi akademis, kreatifitas, dan pemimpin. Pencapaian produktivitas tersebut ada kaitannya dengan kelompok. Menurut E. Mayo untuk meningkatkan produktivitas perlu memperhatikan perilaku manusia, sosial serta segala aspeknya, dan inilah tugas manajemen.
Hakikat Manusia
Terdapat beberapa pandangan tentang manusia, Hansen (1977) menganggap bahwa manusia pada dasarnya digerakkan oleh dorongan dari dalam dirinya yang bersifat instingtif. Tingkah laku individu ditentukan dan dikontrol oleh kekuatan psikologis yang semula sudah ada pada individu.
Freud mengemukakan tiga komponen individu, yaitu id, ego, super ego. Id mendasarai berbagai insting manusia yang mendasari perkembangannya, insting yang paling penting adalah insting seksual dan insting agresi. Insting-insting ini memotivasi manusia dengan prinsip pemuasan diri (Fatah, 1995: 17)
Kelompok Humanis mengatakan bahwa pribadi individu merupakan proses yang terus berjalan, sesuatu kekuatan yang tidak statis, artinya individu manusia terus berubah. Manusia pada hakikatnya adalah proses menjadi, tidak pernah selesai, tidak pernah sempurna.
Kaum behavior menganggap bahwa manusiactora adalah mahluk reaktif yang perilakunya dikontrol oleh faktor-faktor dari luar, lingkungan sangat menentukan (conditioning). Skinner (1976) mengemukakan bahwa kemampuan memilih, menetapkan tujuan, terwujud tingkah laku yang perkembangannya dapat dianalisis secara ilmiah.
1. Pada dasarnya memiliki potensi menggerakkan hidupnya untuk memenuhi kebutuhan.
2. Terdapat fungsi yang rasional, bertanggung jawab atas tingkah laku intelektual dan sosial.
3. Mampu mengarahkan diri ke tujuan positif, mampu mengatur, dan mengontrol diri, dan menentukan nasibnya.
4. Manusia terus dalam proses dan tidak pernah selesai. 5. Melibatkan diri untuk kepentingan dirinya, dan orang lain.
Pendapat tentang hakikat manusia tersebut tentu akan berbeda apabila menggunakan pendekatan agama, pada buku ini perspektif agama tersebut tidak dibahas. Mengenal variabel yang dikemukakan para ahli tersebut didapati variabel individu, variabel lingkungan yang menghasilkan perilaku berbeda dan akan memengaruhi praktik manajemen. Dengan mempelajari variabel tersebut, manajer atau pimpinan organisasi dapat memahami mengapa suatu individu melakukan suatu tindakan, apa motivasi dan motivnya.
Hakikat Kerja
Kerja merupakan kegiatan melakukan sesuatu dan orang yang kerja tersebut ada kaitannya dengan mencari nafkah atau bertujuan mendapatkan imbalan atas prestasi yang telah diberikan kepada organisasi.
Pada dasarnya orang bekerja utuk memenuhi kebutuhan atas dorongan motivasi tertentu. Kebutuhan dipandang sebagai penggerak perilaku, sedangkan tujuan berfungsi mengarahkan perilaku. Proses motivasi sebagian besar diarahkan untuk memenuhi dan mencapai tujuan (Fatah, 1995: 19). Teori motivasi tersebut menjadi perhatian para ahli, diantaranya, Maslow, Herzberg, David C.McClelland, McGregor, Smith, dan Vromm. Kebutuhan psikologis yang dikemukakan para ahli tersebut berhubungan dengan pekerjaan. Tetapi William Casteter (1981) menjelaskan alasan lain, dan itu adalah tugas manajemen untuk mengatasinya. Berikut adalah tiga masalah yang dihadapi dalam pencapaian tujuan:
1. Bersumber dari individu: Kelemahan intelektual, kelemahan psikologis, kelemahan fisiologis, demotivasi, personalitas, keusangan dan ketuaan, preparasi sosial, orientasi nilai.
2. Bersumber dari organisasi. Sistem organisasi, peranan organisasi, kelompok dalam organisasi, perilaku pengawasan, iklim organisasi. 3. Bersumber dari Eksternal Organisasi. Keluarga, kondisi ekonomi,
kondisi hukum, nilai sosial, peranan kerja, perubahan teknologi, perkumpulan.
B.Sejarah manajemen
Islam pada dasarnya telah menyampaikan konsep manajemen, pada awal penciptaan manusia Allah menyampaikan hal ini kepada malaikat, dan berdialog.
“Ingatlah ketika Tuhanmu berfirman kepada para malaikat, ‘Sesungguhnya Aku hendak menjdaikan khalifah di bumi’,’Mengapa Engkau hendak menjadikan (khalifah) di bumi itu orang yang akan membuat kerusakan padanya dan menumpahkan darah, padahal kami senantiasa bertasbih dengan memuji Engkau dan menyucikan Engkau?’Tuhan berfirman,’sesungguhnya Aku mengetahui apa yang tidak kamu ketahui.” (al-Baqarah: 30)
Pada surat al-Baqarah ayat 30 tersebut tujuan Allah menciptakan manusia sebagai khalifah dengan kejelasan arah, sebagaimana konsep organisasi, yaitu adanya tujuan.
Banyak pesan mengenai manajemen, mulai dari masa Nabi Adam, peristiwa Qabil dan Habil merupakan pesan tentang adanya peraturan. Masa Nabi Nuh tentang manajemen dakwahnya yang baik, dan peristiwa Bahtera Nuh yang merupakan unsur manajemen, perencanaan. Masa Nabi Yusuf merupakan masa dimana manajemen diterapkan dengan sangat baik, dan kepemimpinan handal. Peristiwa Nabi Ibrahim dan Ismail, dimana terjadinya sebuah dialog tentang perintah dari Allah. Sedangkan pada masa Nabi Muhammad saw, merupakan cerminan bagaimana ajaran slam meninginkan umat yang teroganisir dan melakukan pekerjaan dengan baik. Konsep dan praktek manajemen dalam sejarah Islam terus berlangsung pada masa klasik Islam, misalnya Abad ke 8 s/d 13 M yang berpusat di Baghdad dan Cordova Spanyol telah menerapkan ilmu manajemen dalam berbagai bidang kehidupan, bisa diterapkan di perpustakaan, administrasi pemerintahan, pendidikan (madrasah)..
Winardi (1990) mengemukakan bahwa peradaban kuno Mesopotamia dan Mesir sekitar tahun 1200 SM menunjukkan adanya pengetahuan dan penggunaan manajemen untuk pengelolaan soal politik. Robbins (2011) menjelaskan bahwa bangunan piramid di Mesir membutuhkan 100.000 pekerja dengan lama pengerjaannya 20 tahun untuk membangun sebuah piramid. Sebuah pekerjaan yang mustahil kalau tidak ada manajemen dan manajer yang baik.
Selanjutnya Robbins memberikan contoh manajemen pada masa klasi yaitu Kota Venice yang merupakan pusat ekonomi dan perdagangan pada tahun 1400 an. Warga Venice mengembangkan bentuk bisnis dan terlibat dalam aktifitas sebagaimana yang dilakukan pada saat ini. Misalnya di Arsenal Venice, kapal perang yang mengarungi kanal pada setiap pemberhentian, barang barang dan tali menali dipindahkan kekapal barang. Warga Venice menggunakan gudang dan sistem penyimpanan yang baik untuk menyimpan barang. Divisi sumber daya manusia berperan mengelola kekuatan buruh dan sistem penghitungan penghasilan dan biaya.
kecekatan, menghemat waktu, dan penciptaan mesin (Robbins, 2011: 57). Awal Abad VIII ketika mesin sebagai pengganti tenaga manusia, telah menjadi sebuah Revolusi Industri, yang membuat lebih ekonomis. Perkembangan besar ini membuat perusahaan membutuhkan seseorang untuk meramalkan masa tuntutan, menjamin materi cukup untuk menciptakan produk, membagi tugas, mengarahkan aktifitas sehari-hari, dan itu adalah manajer.
C.Azas-azas/Prinsip manajemen
Fayol menggambarkan bahwa praktek manajemen tidak jauh dari menghitung, keuangan, produksi, distribusi, dan fungsi-fungsi bisnis lainnya. Menurut Fayol aktifitas manajemen merupakan aktifitas umum dari pengembangan bisnis, pemerintah. Fayol mengembangkan 14 Prinsip Manajemen yang dapat diterapkan di segala situasi organisasi:
1. Divisi Kerja (Division of Work). Peningkatan spesialisasi melalui penghususan kerja agar lebih efisien.
2. Otoritas (Authority). Manajer harus dapat memberi perintah, dan otoritas memberikan mereka hak.
3. Disiplin (Discipline). Anggota harus patuh dan menghormati aturan organisasi.
4. Kesatuan Perintah (Unity of Command). Setiap anggota seharusnya menerima perintah dari satu pengawas.
5. Kesatuan Arah (Unity of Direction). Organisasi seharusnya mempunyai satu rencana tindakan yang memandu manajer dan anggota.
6. Kepatuhan kepentingan individu kepada kepentingan organisasi (Subordination of individual interests to the general interest). Kepentingan setiap anggota tidak menganggu kepentingan organisasi secara keseluruhan.
7. Remunerasi (Remuneration). Anggota harus mendapat bayaran atas pelayanan dan kinerja mereka.
8. Sentralisasi (Centralization). Tingkat keterlibatan dalam pengambilan keputusan.
9. Garis Koordinasi (Scalar Chain). Garis otoritas dari top management ke tingkat terendah.
10.Keteraturan (Ordr). Orang dan barang seharusnya berada pada tempat yang benar dan waktu yang benar.
11.Keadilan (Equity). Manajer seharusnya adil kepada bawahan mereka. 12.Stabilitas jabatan personil (Stability of tehure of personnel).
Manajemen seharusnya menyediakan dan menjamin penempatan untuk mengisi peluang jabatan.
13.Inisiatif (Initiative). Anggota terlibat aktif mewujudkan rencana.
14.Semangat korp (Esprit de corps). Semangat tim dalam organisasi akan membangun harmonisasi. (Robbins, 2011: 31)
Berikut adalah prinsip-prinsip manajemen yang diterapkan berdasarkan pendapat pakar manajemen.
MBS dipopulerkan oleh Peter Drucker (1954), prinsip ini membantu memperjelas dan menjabarkan tahap tujuan organisasi, proses ini menetukan tujuan atasan dan bawahan. Manajer tingkat atas bersama-sama dengan manajer tingkat bawah menentukan tujuan unit kerja agar serasi dengan tujuan organisasi.
Reddin (1971) menjelaskan bahwa MBS akan sukses apabila memiliki unsur-unsur sebagai berikut: 1) komitmen pada program; 2) penentuan sasaran pada tingkat puncak; 3) sasaran individu ; 4) peran serta aktif ; 5) otonomi dalam pelaksanaan ; 6) penilaian prestasi.
MBS memilik keunggulan-keunggulan : Pertama, pengelolaan cendrung lebih baik karena keharusan membuat program. Kedua, Individu mengikat diri pada tugasnya (commited). Ketiga, pengawasan lebih efektif berkembang. Tetapi MBS juga memiliki kekurangan-kekurangan sebagai berikut. Pertama, tidak mudah menanamkan pemahaman tentang konsep-konsep dan pemberian motijvasi kepada bawahan untuk mempelajari penggunaan teknik MBS. Kedua, tidak mudah menentukan tujuan dengan memberikan kesempatan kepada para anggota untuk berpartisipasi. Ketiga, tidak mudah menilai prestasi, dan Keempat, perubahan yang diinginkan MBS dalam perilaku manajer kemungkinan akan menimbulkan masalah dalam proses.
2. Prinsip Manajemen Berdasarkan Orang (MBO)
MBO merupakan konsep modern dalam mengkaji keterkaitan dimensi perilaku, komponen sistem dalam kaitannya dengan perubahan dan pengembangan organisasi. tuntutan perubahan akibat dari internal maupun eksternal, membawa implikasi terhadap perubahan perilaku kelompok (Fatah, 1995: 39)
Tuntutan perubahan sering ditemukan dalam konflik individu, kelompok, maupun antar kelompok. Konflik mengharuskan adanya restrkturisasi, dan perubahanpun tidak terelakkan. Perubahan perilaku dan perubahan organisasi merupakan bagian esensial manajemen.
3. Manajemen Berdasarkan Informasi (SIM)
SIM dibutuhkan oleh manajer sebagai dasar melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai. Gordon B. Davis (1974) mendefinisikan SIM sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
SIM merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi manajer yang berfungsi untuk mengambil keputusan. Informasi merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga menjadi berarti. Sedangkan data adalah fakta atau fenomena yang belum dianalisis (Fatah, 1995: 45)
D.Fungsi-fungsi manajemen Perencanaan
sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.
Terry (1973: 192) menjelaskan definisi perencanaan sebagai berikut: “Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities, believe necessary to achieve desired results.”
Perencanaan menurut Handoko (2003) meliputi: pemilihan atau penetapan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan mencapai tujuan. Menurut Usman (2008) perencanaan pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif mengenai sasaran dan cara yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang guna mencapai tujuan yang dikehendaki.
Syafaruddin (2005: 68) mengemukakan hasil perencanaan sebagai berikut:
1. Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran. Tujuan merupakan rencana yang dinyatakan harus dicapai yang meliputi sasaran, maksud, tugas pokok, batas waktu, standar, target.
2. Rencana-rencana tetap. Rencana tetap adalah jenis kebijakan, metode baku, prosedur operasional yang dirancang untuk berguna dalam situasi beragam.
Rencana-rencana terpakai. Rencana-rencana terpakai adalah tindakan yang cocok dengan situasi khusus untuk mencapai tujuan tertentu. Rencana terpakai dapat berupa: program pokok, proyek, program khusus, rencana terperinci.
Pengorganisasian
Menurut Holt (1993), “…organizing…the function of gathering resources, allocating resources, and structuring tasks to fulfill organizational plans.” Reezer (1973:323) mengatakan “as managerial function, organizing is defined as grouping work activities into department, assigning authority and coordinating tha activities of the different departments so that objectives are met and conflicts minimized.” Pemahaman anggota organisasi akan penetapan tugas-tugas yang menjadi kewajibannya itu penting agar mereka dapat mengambil keputusan terhadap tugas tersebut. Aktifitas manusia yang terorganisasi timbul karena pembagian kerja yang logis dan sistem koordinasi.
Pengorganisasian perlu otoritas sebagai hak untuk mengarahkan anggota organisasi. Tanpa adanya koordinasi yang jelas organisasi akan mengalami kesulitan mencapai tujuan. Untuk itulah perlunya rantai komando dalam sebuah organisasi efektif. Saul W. Gellerman mengutip pendapat Samuel B. Certo, menjelaskan bahwa ada lima macam langkah pokok proses pengorganisasian sebagai berikut:
1. Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran. 2. Menetapkan tugas-tugas pokok.
3. Menetapkan tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian.
5. Mengevaluasi mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasi.
Henri Fayol dalam Winardi (2003) mengemukakan Enam Belas petunjuk upaya pengorganisasian, sebagai berikut:
1. Persiapkanlah rencana operasi dan laksanakan hal tersebut secara cermat.
2. Laksanakanlah pengorganisasian faset-faset manusia dan material demikian rupa, hingga mereka konsisten dengan sasaran-sasaran, sumber daya, dan syarat-syarat yang ditetapkan oleh organisasi.
3. Tetapkanlah sebuah otoritas tunggal yang kompeten, dan yang dapat melaksanakan pembinaan secara enerjik (struktur manajemen formal) 4. Koordinasi semua aktifitas serta upaya.
5. Rumuskan keputusan-keputusan yang jelas, yang bersifat khas dan tepat.
6. upayakan adanya pemilihan efisien demikian rupa, hingga masing-masing departemen dipimpin oleh seorang manajer kompeten yang enerjik, dan semua anggota ditempatkan pada posisi didapatkannya servis maksimal.
7. Rumuskan tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban. 8. Rangsanglah inisiatif dan tanggung jawab.
9. Sajikan imbalan cocok dan layak untuk servis yang diberikan. 10.Terapkan sanksi-sanksi terhadap kesalahan yang dilakukan. 11.Pertahankanlah disiplin.
12.Upayakan agar kepentingan individual konsisten dengan kepentingan umum organisasi yang bersangkutan.
13.Peliharalah kesatuan perintah.
14.Tingkatkan koordinasi material dan manusia.
15.Tetapkan dan laksanakan pengawasan-pengawasan.
16.Hindarilah peraturan-peraturan kaku dan kegiatan administratif berlebihan.
Konsep dalam pengorganisasian menurut Mondy dan Premeaux (1995) yaitu tanggung jawab, dan pertanggungjawaban. (Syafaruddin, 2005: 71)
Penggerakan
Penggerakan merupan keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif, dan ekonomis (Siagian, 2007: 95).
Menurut Siagian (2007) bahwa penggerakan merupakan fungsi organisasi yang paling sulit dilakukan, dikarenakan faktor-faktor berikut:
1. Dengan berkembangnya ilmu seperti sejarah, psikologi, antropologi, ekonomi, politik, dan berbagai ilmu tentang manusia lainnya belumlah mampu menguak misteri manusia itu sendiri.
2. Sumber daya manusia yang paling mendapatkan tempat adalah manusia, karena manusia mempunyai harkat dan martabat yang harus dijunjung tinggi, disisi lain manusia harus menjalankan tugasnya ketika di dalam organisasi.
4. Sumber manusia merupakan modal terpenting dan bermanfaat bagi organisasi jika di digerakan secara tepat. Sebaliknya sumber daya manusia pulalah yang mungkin akan menjadi perusak organisasi apabila tidak dipenuhi motivasinya dan harga dirinya sebagai manusia. Henri Fayol berpendapat bahwa cara terbaik menggerakan anggota adalah dengan cara pemberian komando dan tanggung jawab utama, konsep ini dikenal dengan istilah commanding. Luther Gullick menyampaikan istilah directing yaitu sebuh konsep petunjuk dan penentuan arah yang harus ditempuh anggota di level pelaksana operasional. George Terry menyebutnya dengan actuating sebuah konsep yang menyatakan bahwa manajer harus berkonsultasi terlebih dahulu di level operasional, tetapi biasanya peran ini lebih bersifat meyakinkan diri level operasional. John F. Mee menggunakan istilah motivating yang lebih menekankan manajer harus bersifat mendorong anggota agar intrinsic anggota digabung dorongan external diharapkan mampu memberikan yang terbaik bagi organisasi.
Pengawasan
Menurut Murdick dalam Fatah (2007) pengawasan merupakan proses dasar yang secara esensial tetap diperlukan bagaimanapun rumit dan luasnya organisasi. Robins (1984) menjelaskan “Control is the process of monitoring activities to ensure they are being accomplished as planned and of correcting any significant deviations.” Sementara Terry (1973) “Controlling is determining what is being accomplish, that evaluating performance and, if necessary applying corrective measures so performance takes according to plans.”
Pengawasan akan efektif apabila memiliki karakter sebagai berikut:
1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan.
2. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana.
3. Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik startegis tertentu.
4. Objektif dalam melakukan pengawasan. 5. Keluwesan pengawasan.
6. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi. 7. Efisiensi pelaksanaan pengawasan.
8. Pemahaman system pengawasan oleh semua pihak yang terlibat. 9. Pengawasan mencari apa yang tidak beres.
DAFTAR PUSTAKA
Fatah, Nanang, Landasan manajemen Pendidikan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2008
Robin, Stephen R. Organisation Theory, Structure, Design and Applications. 3-d Edition. Englewood Cliffs, N.J: Prentice Hall Inc, 1991.
______________, Management, New York: Prentice Hall, 2011
Winardi, J. Teori Organisasi dan Pengorganisasian, Jakarta: Rajawali Pers, 2003
Siagian, P. Sondang, Kiat Meningkatkan Produktifitas Kerja, Jakarta: Rineka Cipta, 2002
Kast, E. Fremont dan Rosenzwerg, E. James, Organisasi dan Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara, 1995
___________Fungsi-fungsi Manajerial (edisi revisi), Jakarta: Bumi Aksara, 2007
