IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK SUMBER TERBUKA PADA ONLINE SHOP SHESIL CLOTHING

(1)

IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SUMBER

DAYA PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT

LUNAK SUMBER TERBUKA PADA ONLINE SHOP

SHESIL CLOTHING

Tugas Akhir

Oleh :

Shelvy Intan Soraya

105216032

FAKULTAS SAINS DAN ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PERTAMINA

SEPTEMBER 2020

(2)

IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SUMBER

DAYA PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT

LUNAK SUMBER TERBUKA PADA ONLINE SHOP

SHESIL CLOTHING

Tugas Akhir

Oleh :

Shelvy Intan Soraya

105216032

FAKULTAS SAINS DAN ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PERTAMINA

SEPTEMBER 2020

(3)

(4)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Tugas Akhir : Implementasi Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Menggunakan Perangkat Lunak Sumber Terbuka Pada Online Shop Shesil Clothing

Nama Mahasiswa : Shelvy Intan Soraya Nomor Induk Mahasiswa : 105216032

Program Studi : Ilmu Komputer

Fakultas : Sains dan Ilmu Komputer Tanggal Lulus Sidang Tugas Akhir : 3 September 2020

Jakarta, 14 September 2020 MENGESAHKAN

Pembimbing 1 Pembimbing 2

: Erwin Setiawan, M.T.I Meredita Susanty, M.Sc

116016 116020

MENGETAHUI, Ketua Program Studi

Muhamad Koyimatu, Ph.D NIP. 116108

(5)

(6)

Universitas Pertamina - i

Abstrak

Shelvy Intan Soraya. 105216032. IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SUMBER

DAYA PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK SUMBER TERBUKA PADA ONLINE SHOP SHESIL CLOTHING.

Shesil Clothing merupakan online shop yang bergerak di bidang manufaktur. Ada dua sistem penjualan yang terjadi yaitu ready stock dan pre-order. Tidak akuratnya pencatatan penjualan dan pencatatan data pembelian bahan baku produksi menyebabkan keuntungan online shop tidak diketahui. Dengan adanya sistem terotomasi dapat meningkatkan keakuratan kedua data tersebut.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu program perangkat lunak yang biasa digunakan oleh suatu perusahaan yang bertujuan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Pada penelitian ini digunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) model waterfall dari tahapan requirement gathering sampai dengan testing. Hasil penelitian membuktikan penggunaan modul sales dan accounting ERP pada ShesilClothingdapat membantu meningkatkan akurasi data penjualan dan data modal yang dikeluarkan. Selain itu dapat membantu mengetahui keuntungan dengan adanya laporan keuangan.

(7)

Universitas Pertamina - ii

Abstract

Shelvy Intan Soraya. 105216032. IMPLEMENTATION OF AN ENTERPRISE RESOURCE

PLANNING (ERP) SYSTEM USING OPEN SOURCE SOFTWARE AT SHESIL CLOTHING’S ONLINE SHOP.

Shesil Clothing is an online shop that is engaged in manufacturing. There are two sales systems that occur, namely ready stock and pre-order. Inaccurate sales records and production of raw material purchase data records causeprofits to online shop be unknown. With an automated system, it can improve the accuracy of the two data. Enterprise Resource Planning (ERP) is a software program commonly used by a company that aims to integrate and coordinate information in each business area. In this study, the method was used in the Software Development Life Cycle (SDLC) the model waterfall from the stage requirement gathering to testing. The research results prove the use of module sales and accounting ERP in Shesil Clothing can help improve the accuracy of sales data and capital data issued. In addition it can help find out the benefits with financial reports.

(8)

Universitas Pertamina - iii

Kata Pengantar

Puji dan Syukur atas kehadirat Allah S.W.T atas karuniaNya sehingga membuat penulis menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Implementasi Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Menggunakan Perangkat Lunak Sumber Terbuka Pada Online Shop Shesil Clothing” sebagai bentuk syarat kelulusan untuk meraih gelar Program Sarjana S1 pada Fakultas Sains dan Komputer Jurusan Ilmu Komputer tepat pada waktunya.

Dalam penyelesaian dan proses pengerjaan Tugas Akhir ini banyak tantangan dan hambatan yang dihadapi oleh penulis. Penulis juga sadar bahwa pengerjaan Tugas Akhir ini tidak akan selesai tanpa adanya dukungan spiritual maupun moral dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Kedua orang tua dan kakak kandung saya yang selalu memberi dukungan setiap harinya. 2. Sahabat dan teman-teman yang namanya tidak bisa saya tuliskan satu-persatu. Terimakasih

atas dukungan-dukungan yang diberikan ketika penulis berada di masa keterhambatan menyelesaikan Tugas Akhir.

3. Bapak Erwin Setiawan,M.T.I selaku dosen pembimbing Tugas Akhir I yang telah berkenan telah memberikan banyak ilmu yang mendukung penyelesaian Tugas Akhir penulis.

4. Ibu Meredita Susanty,M.Sc selaku dosen pembimbing Tugas Akhir II yang telah berkenan untuk memberikan bimbingan terus-menerus.

5. Seluruh Bapak/Ibu dosen Fakultas Sains dan Komputer jurusan Ilmu Komputer yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan baru mengenai pembelajaran di bidang Ilmu Komputer maupun pembelajaran di bidang lainnya.

6. Teman-teman seperbimbingan penulis yang telah banyak memberikan dukungan satu sama lain.

Penulis sangat menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, karena kesempurnaan hanya milik Allah S.W.T. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi seluruh masyarakat khususnya kepada UMKM atau online shop yang bergerak di bidang manufaktur dan masih mengerjakan sistem proses bisnisnya secara manual.

Jakarta, 20 Agustus 2020

(9)

Universitas Pertamina - iv

Daftar Isi

Abstrak ... i

Abstract ... ii

Kata Pengantar ... iii

Daftar Isi... iv

Daftar Gambar ... vi

Daftar Tabel ... vii

BAB I ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 3 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Tujuan Penelitian ... 3 1.5 Manfaat Penelitian... 3 1.6 Lokasi Penelitian ... 4 BAB II ... 5 2.1Sistem Informasi ... 5

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 5

2.2.1 Manfaat ERP ... 6

2.2.2 Modul Marketing dan Sales ... 6

2.2.3 Modul Finance dan Accounting ... 7

2.3 Software Development Life Cycle (SDLC) ... 7

2.3.1 Model SDLC: Waterfall ... 7

2.4 Metode Analisis Data : Koding ... 8

2.5 Kepner Tregoe Decision Analysis ... 8

2.6 Testing ... 9 2.6.1 Black-box Testing ... 9 2.6.2 Integration Testing ... 10 2.6.3 User Testing ... 10 BAB III... 11 3.1 Bentuk Penelitian ... 11 3.2 Tahapan Penelitian ... 11 3.2.1 Requirement Gathering ... 11

3.2.2 Desain Proses Bisnis Reengineering ... 12

3.2.3 Implementasi ... 12

3.2.4 Pengujian ... 12

3.3 Metode Pengumpulan Data ... 13

(10)

Universitas Pertamina - v

BAB IV ... 15

4.1 Proses Bisnis Online Shop Saat Ini ... 15

4.2 Hasil Requirement Gathering ... 17

4.3 Desain Usulan Proses Bisnis ... 20

4.4 Pemilihan Open Source Enterprise Resource Planning (ERP) Dengan Metode Kepner Tregoe Decision Analysis ... 23

4.5 Implementasi Pada Open Source ERP Odoo Community ... 24

4.5.1 Infrastruktur ... 25

4.5.2 Persiapan Penerapan Aplikasi ... 25

4.5.3 Penerapan Sistem Penjualan ... 25

4.5.4 Penerapan Sistem Keuangan ... 31

4.6 Testing ... 36 4.6.1 Integration Testing ... 36 4.6.2 User Testing ... 40 BAB V ... 42 5.1 Kesimpulan ... 42 5.2 Saran ... 42 DAFTAR PUSTAKA ... 43 LAMPIRAN ... 45

(11)

Universitas Pertamina - vi

Daftar Gambar

Gambar 2.1 Research Puzzle untuk Implementasi ERP Pada Modul Sales dan Accounting ... 5

Gambar 2.2 Tahapan Model SDLC : Waterfall ... 7

Gambar 4.1 Swim Lanes Diagram Proses Bisnis Ready Stock Saat Ini ... 16

Gambar 4.2Swim Lanes Diagram Proses Bisnis Pre-order Saat Ini... 16

Gambar 4.3 Use Case Diagram ... 17

Gambar 4.4 Swim lanes diagram Usulan Proses Bisnis Pre-order ... 21

Gambar 4.5 Swin Lanes Diagram Usulan Proses Bisnis Ready Stock ... 22

Gambar 4.6 Tampilan Create New Customers ... 26

Gambar 4.7 Tampilan Create Produk Baru ... 27

Gambar 4.8 Tampilan Sub-modul Products ... 27

Gambar 4.9 Tampilan New Quotation ... 28

Gambar 4.10 Tampilan Memasukkan Produk Pesanan ... 28

Gambar 4.11 Tampilan Quotation Yang Akan Dikonfirmasi ... 29

Gambar 4.12 List Sales Order ... 29

Gambar 4.13 Tampilan Create Invoice Pada Sub-modul Orders To Invoice ... 30

Gambar 4.14 Tampilan Pilihan Tagihan ... 30

Gambar 4.15 Tampilan Invoice Pertama Pembayaran 50% ... 31

Gambar 4.16 Tampilan Invoice Kedua Pembayaran Pelunasan ... 31

Gambar 4.17 List Invoice ... 32

Gambar 4.18 Tampilan Invoice Yang Ingin Divalidasi ... 32

Gambar 4.19 Tampilan Untuk Register Payment ... 33

Gambar 4.20 Tampilan Detail Register Payment ... 33

Gambar 4.21 Tampilan Create Vendors ... 33

Gambar 4.22 Tampilan Create New Vendors ... 34

Gambar 4.23 Tampilan Membuat New Products ... 34

Gambar 4.24 Tampilan Journal Entries ... 35

(12)

Universitas Pertamina - vii

Daftar Tabel

Tabel 4.1 Narrative Scenario Menjual Pesanan Ready Stock dan Pre-order ... 17

Tabel 4.2 Narrative Scenario Mendata Alur Cashflow ... 18

Tabel 4.3 Penjelasan Requirement Dengan Tingkat Prioritasnya ... 18

Tabel 4.4Penilaian GO / NO GO Kedua Open Source Dengan Must ... 24

Tabel 4.5Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran Cash Kasus Positif ... 36

Tabel 4.6Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran Cash Kasus Negatif ... 37

Tabel 4.7Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran DP 50%Kasus Positif ... 38

Tabel 4.8 Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran DP 50% Kasus Negatif ... 39

Tabel 4.9 Test Case AB Testing Fitur Transaksi Penjualan Kasus Positif ... 40

Tabel 4.10Test Case AB Testing Fitur Transaksi Penjualan Kasus Negatif ... 41

Tabel 4.11Test Case AB Testing Fitur Keuangan Kasus Positif ... 41

Tabel 4.12Test Case AB Testing Fitur Keuangan Kasus Negatif ... 42

Tabel 4.13 Test Case Transaksi Penjualan Kasus Positif Untuk Pengguna 1 dan 2 ... 43

Tabel 4.14Test Case Transaksi Penjualan Kasus Negatif Untuk Pengguna 1 dan 2 ... 44

Tabel 4.15 Test Case Fitur Keuangan Kasus Positif Untuk Pengguna 1 dan 2 ... 44

(13)

(14)

Universitas Pertamina - 1

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini menjelaskan hal-hal mendasar pada penelitian. Ada enam bagian yang termasuk pada penelitian ini. Pada bagian pertama dibahas mengenai latar belakang yang berisi dasar dari penelitian. Bagian kedua dan ketiga merupakan pembahasan mengenai masalah yang akan diteliti. Bagian keempat dan kelima berisi tujuan yang ingin dicapai dan manfaat dari penelitian. Bagian keenam merupakan lokasi tempat penelitian dilakukan.

1.1 Latar Belakang

Shesil Clothingmerupakan sebuah brand clothing yang berdiri pada bulan Desember tahun 2018. Pemilik brand ini menjual barang hasil produksi secara online (Instagram dan Shopee). Pemilik mengatakan bahwa penjualan terbesar masih berada di sekitar lingkup pertemanan pemilik yang dijual secara langsung atau offline.

Shesil Clothingselain menjual barang ready stock, mereka juga melayani pemesanan pakaian yang sesuai keinginan pelanggannya atau biasa disebut dengan pemesanan pre-order. Pelanggan dapat memilih bahan, merancang model pakaian, dan meminta ukuran yang diinginkan. Penjual juga akan memberi solusi untuk pelanggan yang merasa bingung atas model yang diinginkan.

Pada saat adanya pemesanan barang ready stock,maka penjualakan mengecek ketersediaan barang di gudang. Barang pesanan yang tersedia selanjutnya akan dikirimkan oleh pemilik. Barang pesanan yang tidak tersedia selanjutnya akan di produksi (selama persediaan barang produksi masih tersedia). Pada saat barang produksi tidak tersedia, maka pemesan diminta untuk memilih barang lain karena barang tersebut sudah terjual habis.

Pada pemesanan pre-order, pelanggan akan memilih bahan dan akan di cek ketersediaannya di gudang. Ketersediaan bahan pesanan akan dikonfirmasi kepada pelanggan, jika bahan tersedia pelanggan akan melakukan pembayaran dan Shesil Clothingakan memproduksi lalu mengirimkan kepada pelanggan. Sementara, ketika bahan tidak tersedia, maka pelanggan akan memilih ulang bahan sesuai keinginannya. Ada dua kasus yang terjadi pada Shesil Clothingketika bahan produksi tidak tersedia,yaitu :

(15)

Universitas Pertamina - 2 1. Pelangganmemesan lebih dari lima jenis pakaian yang sama

Shesil Clothingakan melakukan pengadaanuntuk bahan yang dibutuhkan. 2. Pelangganmemesan kurang dari lima pakaian yang sama

Shesil Clothingtidak akan melakukan pengadaan bahan yang dibutuhkan.

Pada saat terjadi pemesanan barang pre-order offline, ketika penjual mengecek bahan produksi di gudang, penjual merasakan adanya perbedaan data stok bahan. Terbukti oleh perkataan salah satu pemilik Shesil Clothingyang menyatakanbahwa ketersediaan bahan pada buku katalog terkadang tidak sesuai dengan bahan yang di gudang. Buku katalog ini biasa digunakan untuk proses penawaran penjualan yang berisi contoh bahan yang tersedia pada Shesil Clothing. Penyebab perbedaan data stok bahan ini dikarenakan Shesil Clothingtidak memiliki pencatatan yang akurat dan pencatatan tidak dilakukan secara berkalaterhadap ketersediaan barang di gudang.

Salah satu pemilik Shesil Clothing mengatakan bahwa pada bulan April 2019 menjelang bulan Ramadhan terdapat peningkatan penjualan. Shesil Clothing tidak mempunyai data hasil penjualan yang lengkap dan akurat karena masih dilakukan secara manual. Dari sebagian data yang tercatat ada sebanyak 83,3% calon pembeli yang melakukan pemesanan dari sejumlah orang yang bertanya. Sementara, jumlah pembeli yang melakukan pembayaran sebanyak 93,3% dari jumlah orang yang melakukan pemesanan. Berdasarkan sebagian data yang tercatat oleh Shesil Clothing, data pembeli yang melakukan pembayaran memiliki perbedaan dengan pendapatan yang tercatat sebanyak 44,6%.

Ketidakakuratan data ini menyebabkan ketidaktahuan keuntungan yang didapatkan setiap bulan bagi Shesil Clothing.

Pada transaksi penjualanannya, Shesil Clothingtidak memberikan nota pembelian kepada pelanggan, sehingga tidak ada riwayat penjualan dan data pelangganyang membeli. Online shop ini juga tidak memiliki nota pembelian bahan produksi yang lengkap. Adanya perbedaan database antara kedua data tersebut juga menyebabkan kesulitan mengetahui riwayat keuangan online shop.

Maka dari hal tersebut, harapan yang diinginkan pemilik terhadap Shesil Clothingantara lain : 1. Dengan adanya laporan penjualan, Shesil Clothingdapat mengetahui tren penjualan khususnya

di target pasar online shop ini agar mengetahui produk yang banyak diminati oleh masyarakat. 2. Mengetahui keuntungan perusahaan, sehingga dapat mengidentifikasi produk atau target

pelangganyang memiliki untung tertinggi untuk Shesil Clothing.

3. Melakukan digitalisasi Shesil Clothing untuk memberikan kemudahan dan keuntungan bagi pemilik.

(16)

Universitas Pertamina - 3 Berdasarkan permasalahan yang ada di online shop Shesil Clothingserta harapan yang diinginkan pemilik, dibutuhkan perancangan sistem informasi yang dapat membantu mengintegrasikan hasil penjualan dan pembelian bahan agar dapat mengetahui keuntungan perusahaan. Selain itu, dapat memiliki pencatatan data penjualan yang lengkap, sehingga dapat mengetahui produk yang banyak diminati oleh masyarakat.

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang terjadi di online shop Shesil Clothing yaitu pencatatan yang tidak lengkap, dilakukan manual, tidak sesuainya data penjualan dengan pendapatan serta notayang tidak lengkap yang menyebabkan tidak mengetahui keuntungan bagi online shop. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka rumusan masalah dari penelitian ini yaitu bagaimana solusi sistem terotomasi yang meningkatkan akurasi data penjualan dengan modal yang dikeluarkan oleh Shesil Clothing?

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dari penelitian ini merupakan perancangan sistem yang mencakup bagian penjualan dan bagian keuangan yang terbatas pada online shop Shesil Clothing. Sistem ini tidak mencakup permasalahan persediaan barang di gudang dan pengadaan barang yang ada pada Shesil Clothing.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan masalah yang ada pada online shop Shesil Clothing,maka tujuan penelitian ini adalah:

1. Menghasilkan sistem dengan fitur keuangan yang memiliki kelengkapan dan keakuratan data alur arus kas pada Shesil Clothing.

2. Menghasilkan sistem pencatatan data yang terstruktur untuk data penjualan, sehingga mengetahui tren penjualan untuk target pasar Shesil Clothing.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini yaitu :

1. Dengan adanya sistem terotomasi antara data penjualan dengan data keuangan dan data pembelian barang produksi, maka Shesil Clothing dapat menganalisis pemasukan dan pengeluaran online shop, sehingga dapat mengidentifikasi produk yang memiliki pemasukan terbesar untuk meningkatkan keuntungan online shop.

(17)

Universitas Pertamina - 4 2. Dengan adanya penelitian ini diharapkan penulis dapat mempelajari implementasi sistem

terotomasi untuk permasalahan di Shesil Clothing. Selain itu, penelitian ini juga dapat bermanfaat bagi masyarakat yang memiliki permasalahan yang serupa dengan online shop Shesil Clothing.

1.6 Lokasi Penelitian

Penelitian akan dilakukan di tempat produksi Shesil Clothing di Jalan Damai Nomor 27 A Petukangan Selatan Jakarta Selatan.

(18)

(19)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan mengenai segala hal yang digunakan pada penelitian ini. Mulai dari sistem informasi yang digunakan sampai dengan jenis-jenis pengujian yang digunakan pada penelitian ini. Perincian lebih lengkap dapat dilihat pada gambar 2.1.

2.1 Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satu kesatuan komponen yang saling memiliki keterkaitan. Komponen yang dimaksud meliputi pengumpulan proses, penyimpanan dan pendistribusian informasi yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam suatu organisasi. Sistem informasi menjadi sangat penting untuk menjalankan bisnis sehari-hari di Amerika dan sebagian besar negara lainnya yang bertujuan untuk mencapai tujuan bisnis strategis (Laudon. & Laudon, 2014). Salah satu sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasi dan mendukung jalannya proses bisnis pada suatu perusahaan adalah sistem

Enterprise Resource Planning (O'Brien, 2005).

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem terkomputasi yang didesain dan digunakan untuk berbagai transaksi perusahaan dan memberi fasilitas perencanaan terintegrasi dan real time, proses produksi, dan respon konsumen merupakan

Gambar 2.1 Research Puzzle untuk Implementasi ERP Pada Modul Sales dan Accounting

(20)

Universitas Pertamina - 6 ERP (O'Leary, Daniel E., 2000). ERP merupakan suatu perangkat lunak lintas fungsi yang mengolah proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan berbagai proses bisnis lainnya dari suatu perusahaan (O'Brien, 2005).

Sistem ERP merupakan suatu program perangkat lunak yang biasa digunakan oleh suatu perusahaan yang bertujuan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Sistem ERP dapat membantu suatu perusahaan dalam mengorganisasi dan mengelola suatu proses bisnis dengan cara memanfaatkan database umum perusahaan (Monk & Wagner, 2001).

ERP mendukung pengoperasian proses bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan berbagai macam tugas yang berhubungan dengan penjualan, pemasaran, manufaktur, logistik, akunting, dan berbagai macam susunan kepegawaian suatu bisnis.

2.2.1 Manfaat ERP

Manfaat penerapan ERP menurut Hau dan Kuzic (2010) antara lain :

1. Memberikan sistem yang terintegrasi antar divisi dan informasi pada suatu perusahaan.

2. Memfasilitasi hubungan komunikasi dari tahap awal perencanaan sampai dengan tahap akhir penjualan layanan maupun produk.

3. Efektivitas manajemen untuk pengelolaan dan mengatasi permasalahaan perusahaan.

4. Memfasilitasi proses bisnis yang terotomasi untuk berkontribusi pada peningkatan efisiensi usaha, mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan mutu perusahaan.

2.2.2 Modul Marketing dan Sales

Marketing dan sales yang ada pada modul di sistem ERP memiliki fungsi untuk membuat produk, menentukan harga penjualan, mempromosikan barang jual kepada pelanggan, dan mengambil pesanan dari pelanggan. Marketing dan sales juga membantu untuk sales forecast untuk menjamin kesuksesan pengoperasian bisnis.

Pada modul ini digunakan untuk menganalisis riwayat penjualan yang bertujuan untuk mengetahui tren penjualan. Dalam memilih untuk menjual suatu produk, maka suatu perusahaan juga harus memikirkan jumlah uang yang telah dikeluarkan untuk memproduksi (Monk & Wagner, 2001).

(21)

2.2.3 Modul Finance dan Accounting

Modul Finance dan Accounting pada sistem ERP menunjukan financial accounting untuk menyediakan sebuah ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, dan juga bertanggung jawab pada beberapa tugas seperti; mengontrol akun, perencanaan dan anggaran biaya, dan manajemen arus kas.

Fungsi dari finance dan accounting antara lain digunakan untuk pencatatan data mentah mengenai transaksi penjualan, pembelian bahan produksi, nota penjualan terhadap pelanggan dan daftar gaji (Monk & Wagner, 2001).

2.3 Software Development Life Cycle (SDLC)

Pada saat pengembangan sistem informasi pertama kali salah satu metode yang sering digunakan merupakan metode SDLC. Suatu kumpulan tahapan-tahapan pengerjaan pembuatan sistem informasi yang dilakukan oleh analis dan programmer merupakan metode SDLC. SDLC dapat digunakan untuk proses memecahkan masalah pada sistem informasi. Ada beberapa jenis model SDLC salah satunya adalah model waterfall (Susanto, 2017).

2.3.1 Model SDLC: Waterfall

Sumber : (Sommerville, 2016)

Model waterfall merupakan suatu model tradisional pada SDLC. Model ini harus menyelesaikan satu tahap sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya. Tidak ada pilihan untuk mundur ke tahap sebelumnya ketika sudah berpindah ke tahap selanjutnya (Sommerville, 2016).

Tahapan model waterfall dibagi menjadi lima tahapan (Sommerville, 2016) antara lain : Gambar 2.2 Tahapan Model SDLC : Waterfall

(22)

Universitas Pertamina - 8 1. Requirement analysis and definition

Melakukan konsultasi kepada pengguna sistem mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna. Hasil dari konsultasi tersebut didefinisikan kembali dan akan menjadi suatu spesifikasi sistem yang akan dikembangkan.

2. System and software design

Suatu desain perangkat lunak meliputi identifikasi dan penjelasan mendasar mengenai abstraksi sistem perangkat lunak dan keterhubungannya.

3. Implementation and unit testing

Pada tahap ini desain perangkat lunak direalisasikan. Unit testing meliputi verifikasi antara unit dengan spesifikasi yang ada.

4. Integration and system testing

Setiap unit program dilakukan testing untuk memastikan saling terintegrasi dan teruji sebagai sistem yang lengkap sesuai fungsinya. Setelah melakukan testing sistem akan dikirimkan pada pengguna.

5. Operation and maintenance

Sistem diinstal dan mulai digunakan secara praktis. Maintenance meliputi membenarkan

error, membuktikan implementasi sistem unit, dan melayani servis untuk requirement yang baru ditemukan.

2.4 Metode Analisis Data : Koding

Koding merupakan metode analisis mendalam dan interpretasi dari makna sebuah data. Koding memiliki dua tahapan yaitu first cycle coding dan second cycle coding (Miles, Huberman, & Saldana, 2014). Salah satu metode first cycle coding adalah deskriptif koding. Deskriptif koding merupakan suatu pendekatan untuk menganalisis suatu topik pada data dan membantu menjawab pertanyaan dari berbagai variasi data (Saldana, 2013).

Salah satu metode second cycle coding adalah pattern coding. Pattern coding merupakan suatu cara untuk mengelompokkan ringkasan menjadi kategori atau kumpulan tema (Miles, Huberman, & Saldana, 2014).

2.5 Kepner Tregoe Decision Analysis

Digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan yang harus diselesaikan, mengembangkan kriteria khusus untuk mecapai tujuan, mengevaluasi alternatif yang sesuai dengan kriteria yang akan ditentukan dan juga menganalisis resiko. Ada sembilan tahapan teknik analisis keputusan (Kepner & Tregoe, 2013) antara lain :

(23)

Universitas Pertamina - 9 1. State the decision : tujuan keputusan dengan tingkatan pembuatannya

2. Develop objectives : membuat tujuan dari keputusan, biasanya dapat digabung menjadi satu tahapan dengan classify objectives into wants and musts.

3. Classify objectives into wants and musts : Hasil dari tahapan kedua dipisahkan menjadi kebutuhan dan keinginan untuk mencapai tujuan tersebut.

4. Weigh the wants : Menimbang wants yang telah ditentukan di tahapan sebelumnya dengan memberikan weight berdasarkan tingkat kepentingannya.

5. Generate alternatives : menghasilkan alternative dengan melihat musts, biasanya tahapan ini menjadi satu dengan tahapan keenam.

6. Screen alternatives through the must : dituliskan dengan GO / NO GO. Jika salah satu kandidat pilihan memiliki satu NO GO,maka kandidat tersebut akan dieliminasi.

7. Compare alternatives against the wants : membandingkan wants dengan menentukan weight score pada setiap pilihan. Total nilai terbesar dari weight score yang dikalikan dengan weight wants adalah hasil yang paling cocok dengan kriteria yang diinginkan untuk memilih pilihan. 8. Identify adverse consequences : mengidentifikasi potensial resiko dari pilihan yang ada.

9. Make the best balanced choice : memilih pilihan dengan menimbang resiko suatu pilihan dengan manfaat yang didapatkan.

2.6 Testing

Testing merupakan suatu kegiatan yang memiliki tujuan untuk membuktikan tidak terjadinya error, mengetahui batas dari suatu sistem, menentukan sistem diterima oleh pengguna, dan melakukan pengecekkan pada sistem terhadap spesifikasi pengguna(Romeo, 2003). Ada banyak strategi untuk menguji suatu sistem.

Pengujian sistem dimulai dari unit suatu program, pengujian untuk memfasilitasi integrasi unit, dan berakhir dengan pengujian yang menjalankan sistem yang dibangun. Proses tersebut biasa disebut dengan jenis unit testing dan integration testing (Pressman & Maxim, 2015). Jenis pengujian lainnya untuk suatu sistem dapat dilakukan dengan user testing yang melibatkan pengguna dalam pengujiannya (Sommerville, 2016).

2.6.1 Black-box Testing

Black-box testing merupakan jenis pengujian perangkat lunak yang dapat dilakukan ketika penguji tidak memiliki source code. Seperti pada proses pengembangan perangkat lunak custom yang telah selesai dilakukan. Tujuannya adalah memverifikasi fungsionalitas pada perangkat lunak untuk mendukung proses bisnis sehari-hari (Everett & Jr., 2007).

(24)

2.6.2 Integration Testing

Pengujian yang dilakukan dengan tujuan untuk menggabungkan antar unit sistem. Integration testing

merupakan suatu teknik yang digunakan untuk menguji kesalahan yang terjadi pada antarmuka (Pressman & Maxim, 2015).

2.6.3 User Testing

Pada pengujian ini dibagi menjadi tiga jenis pengujian (Sommerville, 2016) yaitu :

1. Alpha Testing : pengujian yang dilakukan oleh tim pengembang dan dilakukan kerja sama antar tim pengembang.

2. Beta Testing : pengujian yang dilakukan oleh sekelompok penggunayang lebih besar dengan tim pengembang. Tujuannya yaitu pengguna dapat mencoba sistem dan menemukan masalah pada sistem.

3. Acceptance Testing : Pengujian dilakukan sepenuhnya oleh pengguna dan ditentukan apakah sistem sudah layak untuk digunakan di lingkungan pengguna.

(25)

(26)

BAB III

METODE PENELITIAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai bentuk penelitian yang akan digunakan, tahapan penelitian, metode pengumpulan data dan metode analisis data. Pada setiap bagian akan dijelaskan mengenai alasan pemilihan dari bentuk atau metode yang dipilih. Selain itu, untuk setiap metode akan dijelaskan secara mendetail mengenai tahapan-tahapan yang akan dilakukan pada penelitian ini.

3.1 Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian misal perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, secara holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks yang khusus alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah (Moleong, 2012).

Bentuk penelitian ini digunakan karena penelitian yang dilakukan terkait dengan permasalahan yang dialami Shesil Clothing belum dapat didefinisikan secara jelas, untuk mendapatkan makna dari data yang didapatkan dan memastikan kebenaran data.

3.2 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian yang dilakukan mengikuti tahapan Software Development Life Cycle (SDLC). Pada penelitian ini tahapan yang akan dilakukan hanya requirement gathering sampai dengan testing. Hal ini dikarenakan penelitian ini ditujukan untuk melihat penggunaan sistem dengan melaksanakan pengujian kepada pengguna. Model SDLC yang digunakan merupakan waterfall model. Peneliti menggunakan model ini untuk membuat penelitian dapat didefinisikan dan didokumentasikan dengan baik untuk tiap tahapannya. Dalam model ini kualitas sistem menjadi faktor utama dibandingkan dengan metode lain yang lebih mengutamakan biaya rendah dan waktu singkat.

3.2.1 Requirement Gathering

(27)

Universitas Pertamina - 12 Pada aktivitas iniakan dilakukan identifikasi masalah dan menemukan proses bisnis yang didapatkan dari hasil wawancara dan observasi. Hasil dari penemuan proses bisnis akan ditampilkan dengan swim lanes diagram.

b. RequirementSpecification

Setelah mendapatkan identifikasi masalah dari aktivitas sebelumnya, maka untuk memberikan usulan pada masalah tersebut dilakukan pembuatan scenario. Tahapan pembuatan scenario dimulai dengan melakukan pertemuan dengan pengguna, membuat catatan yang selanjutnya digambarkan ke bentuk use case dan menjelaskan tiap aktivitas use case dengan narrative scenario (Pressman & Maxim, 2015). Tujuannya adalah menemukan masalah yang tepat untuk diotomasikan.

c. RequirementValidation

Aktivitas selanjutnya akan dilakukan analisis dengan mengelompokan functional dan non-functional requirement dan memberikan prioritas pada setiap kebutuhan pengguna. Hasil aktivitas ini akan ditampilkan pada tabel yang menjelaskan requirement yang terpilih untuk diotomasi dan fitur yang akan diimplementasikan berdasarkan requirement.

3.2.2 Desain Proses Bisnis Reengineering

Setelah mendapatkan hasil dari requirement, penulis akan melanjutkan penelitian dengan merancang proses bisnis baru dengan swim lanes diagram.

3.2.3 Implementasi

Pada tahapan ini akan dilakukan pemilihan open source software yang tepat dengan menggunakan metode Kepner Tregoe Decision Analysis. Tahapan dari metode yang dilakukan ada sembilan tahapan, tetapi tahapannya mungkin tidak dikerjakan seluruhnya bergantung pada hasil di setiap tahapannya.Selanjutnya dilakukan pengerjaan proses persiapan penerapan aplikasi dan penerapan sistem terhadap modul sales dan accounting.

3.2.4 Pengujian

Jenis pengujian perangkat lunak yang akan dilakukan adalah black box testing. Karena pada penelitian ini hanya berfokus kepada fungsionalitas sistem Enterprise Resources Planning (ERP) yang akan diimplementasikan. Tahapan testing yang akan dilakukan meliputi :

(28)

Universitas Pertamina - 13 a. IntegrationTesting

Tujuan dilakukan adalah untuk menguji antara modul sales dan accounting pada sistem agar saling terintegrasi.

b. User Testing

Pengujian selanjutnya yang akan dilakukan melibatkan pemilik dan penjual di Shesil Clothing. Pada pengujian ini meliputi alpha dan beta testing. Namun kedua pengujian tersebut dilakukan oleh peneliti dan pengguna dengan tujuan untuk menyesuaikan penerapan sistem dengan hasil requirement gathering. Test case yang dibuat pada acceptance testing

melibatkan dua pengguna untuk menguji sistem. Hal ini dikarenakan adanya keterbatasan sumber daya manusia pada Shesil Clothing.

3.3 Metode Pengumpulan Data

a. Wawancara

Jenis wawancara yang akan dilakukan yaitu wawancara terstruktur. Wawancara semi-terstruktur merupakan wawancara yang bertujuan untuk meminta partisipan ditanyakan pendapat dan idenya, sehingga akan menemukan permasalahan yang lebih terbuka (Sugiyono, 2015). Jenis wawancara ini dipilih karena dapat mendapatkan permasalahan yang ada pada online shop.

Narasumber pada wawancara ini adalah pemilik dan penjual di Online Shop Shesil Clothing. Selain itu, wawancara akan dilakukan dengan tatap muka antara pewawancara dan narasumber. Daftar pertanyaan wawancara di lampirkan di bagian lampiran.

b. Observasi

Jenis observasi yang digunakan adalah observasi partisipasi pasif yang merupakan pengamatan kegiatan yang dilakukan peneliti, namun peneliti tidak ikut terlibat pada kegiatan tersebut (Sugiyono, 2015). Tujuan dilakukan metode observasi yaitu untuk mendukung data wawancara dan memastikan bahwa data hasil wawancara lebih valid. Pengamatan dilakukan untuk mengamati kondisi produksi Shesil Clothing serta melihat dokumentasi penjualan dan keuangan online shop.

3.4 Metode Analisis Data

Pada penelitian ini metode analisis data yang akan digunakan adalah alur menganalisis data yang dikemukakan oleh (Miles, Huberman, & Saldana, 2014). Metode ini meliputi tiga tahapan yang terdiri dari :

(29)

Universitas Pertamina - 14 1. Kondensasi Data

Meliputi proses pemilihan, memfokuskan, menyederhanakan dari data mentah hasil pengumpulan data berupa wawancara, transkrip, dan lain-lain (Miles, Huberman, & Saldana, 2014). Pada tahapan ini akan dilakukan dua tahapan koding. First cycle coding menggunakan deskriptif koding dan pada second cycle coding menggunakan pattern coding untuk mengelompokkan data yang telah dirangkum dengan cara kategorisasi.

2. Penyajian Data

Ada dua cara untuk menyajikan data yaitu dengan matriks atau jaringan (Miles, Huberman, & Saldana, 2014). Peneliti menyajikan data dari hasil koding pada penelitian ini menggunakan matriks untuk menghasilkan informasi yang terorganisir.

3. Penarikan Simpulan

Setelah analisis data selesai dikerjakan, selanjutnya akan ditarik kesimpulan sesuai dengan tujuan akhir melakukan wawancara. Tujuannya yaitu untuk mencari root cause dan proses bisnis dari

online shop Shesil Clothing. Hasil kesimpulan akan dijabarkan pada hasil dan pembahasan.

Penulis akan mengevaluasi keseluruhan data yang diperoleh dengan metode triangulasi yaitu suatu teknik untuk mengumpulkan dan menggabungkan berbagai data. Metode ini juga dapat digunakan sebagai pengecekan kredibiltas suatu data (Sugiyono, 2015). Jenis triangulasi yang digunakan merupakan triangulasi metode.

Triangulasi metode merupakan penggabungan lebih dari satu teknik pengumpulan data untuk mempelajari masalah atau suatu fenomena (Winaryati, M.Pd, 2019). Jenis triangulasi ini dipilih karena dalam penelitian ini ada dua metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu wawancara dan observasi. Selain itu, jenis triangulasi ini dapat memberikan suatu data yang valid karena melakukan cek dan recek terhadap pelaksanaannya.

(30)

(31)

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab sebelumnya dibahas mengenai metode yang akan dilakukan pada penelitian, sedangkan pada bab ini merupakan hasil yang didapatkan ketika mengerjakan penelitian dengan metode tersebut. Setiap jenis tahapan penelitian yang sudah dibahas pada bab tiga, hasilnya akan dibahas satu persatu pada bab ini.

4.1 Proses Bisnis Online Shop Saat Ini

Dari hasil wawancara peneliti mengidentifikasi proses bisnis yang menghasilkan kumpulan alur kegiatan-kegiatan bisnis yang berlaku pada online shop Shesil Clothing. Setelah melakukan wawancara, maka didapatkan hasil spesifikasi proses bisnis yang terjadi pada Shesil Clothing.

Terdapat dua jenis penjualan yang ada di Shesil Clothingyaitu penjualan ready stock dan pre-order.

Alurpenjualan dimulai dari pelanggan memesan sampai produk dikirimkan ke pelanggan. Alur ini ditampilkan menggunakan salah satu kategori Business Process Modelling Notation (BPMN) yaitu

(32)

Gambar 4.2Swim Lanes Diagram Proses Bisnis Ready Stock Saat Ini

(33)

4.2 Hasil Requirement Gathering

Hasil dari requirement gathering yang dilakukan dengan cara pertemuan dengan pemilik dan penjual Shesil menghasilkan use case diagram seperti pada gambar 4.3. Penjelasan lebih detail setiap aktivitas use case dijelaskan dengan narrative scenario pada tabel 4.1 dan 4.2.

Tabel 4.1 Narrative Scenario Menjual Pesanan Ready Stock dan Pre-order

Usecase Diagram

Menjual Pesanan Ready Stock dan Pre-order

Iteration 1, terakhir diubah : 9 Mei 2020

Primary Actor: Penjual

Goal in context: Melakukan penjualan barang ready stock dan pre-order kepada pelanggan

Precondition: Penjual memasukkan transaksi penjualan ke dalam sistem

Postcondition: Sistem memiliki pencatatan transaksi penjualan dan tagihan pemesanan pelanggan

Trigger: Ketika penjual membuat transaksi penjualan

Scenario: 1. Penjual memasukkandata pelanggan ke dalam sistem 2. Penjual memasukkan data produk ke dalam sistem

3. Penjual memasukkan data transaksi penjualan ke dalam sistem 4. Sistem melakukan kalkulasi harga otomatis

5. Penjual mengkonfirmasi transaksi penjualan pada sistem 6. Penjual memasukkan pilihan tagihan lunas pada sistem 7. Penjual memasukkan pilihan tagihan DP 50% pada sistem 8. Sistem mengeluarkan tagihan pesanan dalam format pdf

Exception: Apabila tidak ada pemesanan oleh pelanggan, maka tidak ada transaksi penjualan

Priority: Tinggi

When available: Saat proses memasukkan datatransaksi penjualan dan memasukkan pilihan tagihan ke sistem sudah selesai

Frequency of use:

Setiap terjadi transaksi penjualan Gambar 4.3 Use Case Diagram

(34)

Channel to Actor:

Server penjual

Open issue: Sever down ketika memasukkan data transaksi penjualan

Tabel 4.2 Narrative Scenario Mendata Alur Cashflow

Usecase Diagram

Mendata Alur Cashflow

Iteration 1, terakhir diubah : 9 Mei 2020

Primary Actor: Staff keuangan

Goal in context: Melakukan dokumentasi pembelian barang pada supplier dan dokumentasi data penjualan

Precondition: Staff keuangan memasukkan data pengeluaran dan menvalidasi data penjualan sebagai data pemasukkan keuangan ke dalam sistem

Postcondition: Sistem memiliki pencatatan alur keluar-masuk keuangan perusahaan

Trigger: Ketika staff keuangan membuat laporan keuangan

Scenario: 1. Staff keuangan memvalidasi transaksi penjualan ke dalam sistem 2. Staff keuangan mendaftarkan pembayaran ke dalam sistem 3. Staff keuangan memasukkan data vendor

4. Staff keuangan memasukkan data pembelian barang produksi ke dalam sistem

5. Staff keuangan mengunduh laporan keuangan pada sistem

Exception: Apabila tidak ada penjualan dan pembelian barang produksi

Priority: Tinggi

When available: Saat proses memvalidasi transaksi penjualan dan memasukkan data pembelian barang produksi ke sistem sudah selesai

Frequency of use:

Setiap terjadi transaksi penjualan dan pembelian barang produksi

Channel to Actor:

Server staff keuangan

Open issue: Server down ketika memasukkan data keuangan

Setelah menjelaskan lebih lengkap mengenai use case diagram, maka selanjutnya dilakukan penjelasan setiap requirement berdasarkan narrative scenario. Penjelasan requirement dapat dilihat seperti pada tabel 4.3.

Tabel 4.3 Penjelasan Requirement Dengan Tingkat Prioritasnya

Prioritas Jenis Keterangan Detail

1 Functional

requirement

Ada data penjualan dan produk barang dengan deskripsi produk pada sistem untuk dokumentasi

yang akurat

Memudahkan dan mengubah proses pesanan

yang sebelumnya masih dilakukan manual

7

Non-functional requirement

Sistem memiliki waktu merespon yang tidak lebih dari 2 detik untuk

setiap input penjualan

Sistem tidak mengalami performa penurunan saat terjadi banyak pesanan

(35)

Universitas Pertamina - 19 8

Non-functional requirement

Tampilan ikon atau fitur mudah dipahami dalam jangka waktu satu

hari

Mempercepat pemindahan budaya pengerjaan manual

ke digital

9 Functional

requirement

Sistem tidak dapat diakses oleh orang yang tidak bersangkutan

Menghindari kebocoran data pelanggan dan data

penting lainnya

3 Functional

requirement

Terdapat data tagihan pesanan untuk mengetahui pesanan yang dibuat sesuai dan meningkatkan

keakuratan data

Menghindari kesalahan pencatatan pesanan dan sebagai dasar mengetahui

data keuntungan

4 Functional

requirement

Sistem dapat secara otomatis terkalkulasi pembayaran lunas

maupun pembayaran DP

Memudahkan dan menghindari kesalahan total

jumlah pesanan

2 Functional

requirement

Data penjualan dan pembelian dapat terhubung dengan data

keuangan

Data terdokumentasi dengan baik untuk mengetahui keuntungan

5 Functional

requirement

Memiliki data arus kas yang akurat dan di update secara berkala

Mempermudah proses pencatatan yang sebelumnya masih dilakukan secara manual

6 Functional

requirement

Sistem dapat menampilkan laporan keuangan Mempermudah pengguna untuk mengetahui keuntungan 10 Non-functional requirement

Tidak terjadi bug sebanyak lima kali untuk setiap pemakaian

Permasalahan teknis dapat mempengaruhi kinerja

pengguna dan dapat memacu timbulnya human

error

Setelah mendeklarasi scenario, didapatkan sepuluh requirement gabungan dari functional dan non-functional. Urutan prioritas tertinggi dimulai dari angka yang terendah. Berdasarkan tabel 4.1 ada sepuluh requirement yang telah didapatkan, tetapi peneliti memilih enam prioritas tertinggi. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan sistem yang berfungsi maksimal sesuai dengan

requirement yang diharapkan pengguna. Berikut penjelasan fitur yang akan di implementasi :

1. Fitur transaksi penjualan

Fitur penjualan ini dapat memberikan data pemesanan yang terdokumentasi secara baik dilengkapi dengan deskripsi detail setiap pesanannya. Fitur ini juga akan menghasilkan tagihan pemesanan dengan pengkalkulasian total secara otomatis. Fitur ini dianggap telah mewakili

(36)

Universitas Pertamina - 20 beberapa requirement yang berhubungan dengan data penjualan seperti prioritas kesatu, ketiga dan keempat.

2. Fitur data keuangan

Fitur ini berisi data gabungan antara data pemasukan penjualan dengan data pembelian bahan baku produksi. Kegunaan fitur ini yaitu dapat menghasilkan laporan keuangan yang bertujuan untuk mengetahui keuntungan dan mengetahui transaksi keuangan per bulan. Fitur ini telah mewakilkan tiga requirement seperti pada prioritas kedua, kelima dan keenam.

4.3 Desain Usulan Proses Bisnis

Berdasarkan data proses bisnis online shop saat ini dan hasil dari requirement gathering yang telah didapatkan, maka terbentuk proses bisnis baruyang diusulkan oleh penulis. Usulan proses bisnis ini akan ditampilkan dengan swim lanes diagram untuk kedua proses bisnis yang terjadi di Shesil Clothing. Dimulai dari pelanggan yang memesan dan diakhiri sampai barang dikirim ke pelanggan seperti yang digambarkan pada gambar 4.4 dan 4.5.

(37)

Universitas Pertamina - 21 Gambar 4.4 Swim lanes diagram Usulan Proses Bisnis Pre-order

(38)

Universitas Pertamina - 22 Pada gambar 4.4 dan 4.5 muncul proses bisnis baru yaitu :

1. Input pesanan : menjawab requirement prioritas kesatu.

2. Buat tagihan pesanan : menjawab requirement prioritas ketiga dan keempat.

3. Validasi tagihan pesanan : menjawab requirement prioritas kedua, kelima dan keenam.

4. Membuat data pembelian bahan produksi : menjawab requirement prioritas kedua, kelima dan keenam.

5. Membuat tagihan pelunasan : menjawab requirement prioritas ketiga.

(39)

4.4 Pemilihan Open Source Enterprise Resource Planning (ERP) Dengan Metode

Kepner Tregoe Decision Analysis

Tahapan pemilihan open source ERP dengan metode Kepner Tregoe Decision Analysis dimulai dari tahapan state the decision sampai dengan melakukan pemilihan yang tepat. Tahapan pemilihan ini dilakukan berdasarkan proses bisnis baru. Berikut tahapan yang dilakukan pada setiap tahapannya :

1. StateTheDecision

Memilih open source software ERP dari dua pilihan untuk mengimplementasikan proses bisnis

reengineering di Shesil Clothing. Dua open source software dibandingkan berdasarkan dua peringkat teratas free open source ERP dengan menggunakan metode pemilihan dengan hit on google dan analisis menggunakan google trends (Pratama, 2016). Open source tersebut yaitu Odoo Community dengan Openbravo.

2. Klasifikasi Must dan Wants

- Must

1. Pencatatan penjualan meliputi deskripsi pesanan, tagihan, pemilihan pembayaran (lunas atau DP), dan dapat memasukkan data produk beserta detailnya.

2. Pencatatan data pembelian (pencatatan data vendor dan pencatatan data pembelian barang beserta detailnya.

3. Pencatatan keuangan dengan menampilkan arus kas serta membuat laporan keuangan. - Wants

1. Kemudahan mengenali dan memahami fitur dengan waktu maksimal satu hari. 2. Sistem tidak dapat diakses oleh orang yang tidak bersangkutan.

3. Tidak memiliki tingkat error atau bug sebanyak lima kali dalam sekali pemakaian. 4. Kemudahan dan kelengkapan memasukkan database.

3. Weigh The Wants

Wants yang pada tahap kedua telah dijabarkan selanjutnya akan ditentukan weights dengan ketentuan skala 1-10. Wants yang paling penting akan ditentukan dengan skala nilai terbesar. - Kemudahan mengenali dan memahami fitur dengan waktu maksimal satu hari…….7 - Sistem tidak dapat diakses oleh orang yang tidak bersangkutan………..6 - Tidak memiliki tingkat error atau bug sebanyak lima kali dalam sekali pemakaian...4 - Kemudahan dan kelengkapan memasukkan database………..9

(40)

4. Generate Alternatives and screen through the must

Pada tahap ini kedua open source software yang sesuai dengan kriteria must yang telah dijabarkan pada tahap kedua akan ditandakan dengan GO dan sebaliknya akan ditandakan dengan NO GO.

Tabel 4.4 Penilaian GO / NO GO Kedua Open Source Dengan Must

Must Odoo Community

GO / NO GO Openbravo GO / NO GO Pencatatan penjualan meliputi deskripsi pesanan, tagihan, pemilihan pembayaran

(lunas atau DP), dan dapat memasukkan data produk beserta detailnya

Tersedia pada

modul sales GO

Tersedia pada modul

sales, tetapi banyak fitur tambahan yang tidak digunakan (return, shipment, dan lainnya) GO Pencatatan data pembelian (pencatatan

data vendor dan pencatatan data pembelian barang

beserta detailnya

Fitur vendor bills

pada modul keuangan

GO Tidak tersedia pada modul accounting

NO GO

Pencatatan keuangan dengan menampilkan arus kas serta membuat

laporan keuangan

Berbagai jenis laporan keuangan

pada modul

accounting

GO Tersedia pada modul

accounting GO

Hasil dari tahapan keempat ini ditampilkan pada tabel 4.2. Terdapat satu NO GO untuk pilihan

Openbravo sehingga, open source yang terpilih berdasarkan keempat tahapan ini adalah open source ERP Odoo Community.

4.5 Implementasi Pada Open Source ERP Odoo Community

Implementasi yang akan dilakukan dimulai dari penjelasan infrastruktur sampai dengan penerapan ke dalam sistem ERP. Penjelasan setiap tahapan dijelaskan pada sub-modul 4.5.1 sampai dengan 4.5.4.

(41)

4.5.1 Infrastruktur

Infrastruktur yang digunakan untuk implementasi proses bisnis online shop Shesil Clothingberupa laptop dan aplikasi Odoo Community dijalankan di localhost. Berikut merupakan spesifikasi mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan.

A. Spesifikasi Perangkat Keras

- Komputer : Laptop Asus E2028

- Processor : Intel Celeron N3050 dual-core @2,16GHz

- RAM : 4 GB

- Open Source ERP : Odoo Community

B. Spesifikasi Perangkat Lunak - Sistem Operasi : Windows 8 - Database : PostgreSQL - Web Browser : Google Chrome

4.5.2 Persiapan Penerapan Aplikasi

Sebelum mengerjakan penerapan aplikasi dilakukan beberapa persiapan yang meliputi;

1. Menginstalasi open source software Odoo Community, add ons accounting, modul sales dan modul invoiving.

2. Membuat akun dengan tiga pengguna yang memiliki akses berbeda.

Pembuatan sistem dibagi menjadi tiga pengguna dengan akses sistem yang berbeda. Pengguna pertama digunakan pemilik sebagai admin yang dapat mengakses keseluruhan fitur sales dan accounting pada sistem ERP. Pengguna kedua dan ketiga sebagai penjual hanya dapat mengakses fitur sales.

3. Memasukan data produk. 4. Memasukan data pelanggan. 5. Memasukan data pemasok.

4.5.3 Penerapan Sistem Penjualan

Penerapan sistem ini berdasarkan proses bisnis reengineering yang didapatkan dari gambar 4.4 dan 4.5. Data yang dimasukkan pada penelitian ini diambil untuk enam bulan dari September 2019 sampai Februari 2020. Proses sistem penjualan pre-order pada sistem ERP Odoo Community dimulai dari membuat data pelanggan baru sampai dengan data tagihan dikeluarkan. Pada sistem penjualan

(42)

Universitas Pertamina - 26 Tahapan satu sampai dengan empat menjawab proses bisnis baru nomor satu. Tahapan kelima menjawab proses bisnis baru nomor dua dan nomor 5. Berikut penjelasan setiap tahapan untuk membuat pesanan yang terbagi menjadi limatahapanantara lain :

1. Membuat data pelanggan

Tahapan ini dikhususkan untuk pelanggan baru yang tidak pernah memesan di Shesil Clothing. Sub-modul yang digunakan untuk mengisi data yaitu sub-Sub-modul customers. Dengan memilih create, maka tampilannya akan tampak seperti pada gambar 4.6. Data yang diisi hanya kategori (individu atau perusahaan), nama pelanggan, alamat lengkap, dan nomor telepon. Hal ini sesuai yang berlaku di online shop Shesil Clothing.

2. Membuat data produk

Untuk membuat data produk baru dapat dilakukan di dalam sub-modul products. Dengan memilih

create pada gambar 4.7, maka akan ditampilkan halaman pembuatan produk baru pada gambar 4.8 Untuk memasukkan produk baru dibutuhkan data foto produk, nama produk, kategori produk, harga produk, keterangan produk (jika ada) dank kode produk (jika ada).

(43)

3. Membuat pesanan baru

Untuk membuat suatu pesanan pilih sub-modul quotation dengan memilih ikon create. Data yang dibutuhkan untuk memasukkan pesanan baru antara lain nama pelanggan, tanggal pemesanan, sistem pembayaran (opsional), dan penjelasan produk seperti pada gambar 4.9. Penjelasan produk berisi nama produk, jumlah produk, dan perkiraan waktu pengiriman seperti yang ditampilkan pada gambar 4.10.

Gambar 4.7 Tampilan Create Produk Baru

(44)

Universitas Pertamina - 28 4. Mengkonfirmasi pesanan

Gambar 4.9 Tampilan New Quotation

(45)

Universitas Pertamina - 29 Konfirmasi pesanan dilakukan oleh penjual pada sub-modul quotation yang berfungsi untuk

online shop memproduksi barang pesanan. Tampilan quotation yang akan dikonfirmasi tampak pada gambar 4.11. Pesanan yang telah dikonfirmasi akan tersedia di sub-modul sales order dalam bentuk list seperti pada gambar 4.12.

5. Mengeluarkan tagihan pesanan

Untuk mencgeluarkan tagihan pesanan dapat dilakukan dari sub-modul orders to invoice. Pilih pesanan yang ingin dibuat tagihannya. Selanjutnya pilih create invoice seperti pada gambar 4.13, maka akan muncul empat pilihan yang dapat dipilih yaitu :

- Invoiceable lines : untuk pembayaran lunas secara langsung.

- Invoiceable lines (deduct down payments) : tagihan yang otomatis menjumlahkan pembayaran dikurangi dengan jumlah DP yang telah dibayarkan sebelumnya.

- Down payment (percentage) : tagihan DP dalam bentuk presentase dan total pembayaran akan otomatis berkurang dari presentase yang dituliskan.

- Down payment (fixed amount) : tagihan DP dengan jumlah sesuai dengan kesepakatan Gambar 4.11 Tampilan Quotation Yang Akan Dikonfirmasi

(46)

Universitas Pertamina - 30 Pada Shesil Clothingtagihan pembayaran yang berlaku hanya invoiceable lines untuk pembayaran lunas dan down payment (percentage) untuk pembayaran DP 50%. Tampilan pilihan tagihan tampak seperti pada gambar 4.14. Jika memilih down payment (percentage), maka akan ada dua invoice yang dikeluarkan invoice pertama untuk pembayaran 50% dan invoice kedua untuk pelunasan seperti pada gambar 4.15 dan 4.16.

Gambar 4.13Tampilan Create Invoice Pada Sub-modul Orders To Invoice

(47)

4.5.4 Penerapan Sistem Keuangan

Pada penarapan sistem keuangan di sistem ERP Odoo Community ini bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan. Dengan cara memasukkan data pemasukkan keuangan yang didapatkan dari

customer invoices dan data pengeluaran keuangan yang didapatkan dari vendor bills.

Tahapan kesatu menjawab proses bisnis baru nomor tiga, tahapan kedua dan ketiga menjawab proses bisnis baru nomor empat, sedangkan tahapan keempat dan kelima menjawab proses bisnis baru nomor tiga dan empat. Tahapan yang akan dilakukan sampai mendapatkan hasil laporan keuangan meliputi :

Gambar 4.15 Tampilan Invoice Pertama Pembayaran 50%

(48)

Universitas Pertamina - 32 1. Memvalidasi data sales order

Pada gambar 4.17 ditampilkan list invoice yang didapatkan dari modul sales. List invoice yang belum divalidasi masih berstatus draft. Saat pembayaran telah dikonfirmasi, maka untuk memvalidasi dapat memilih invoice yang ingin divalidasi dan pilih validate seperti pada gambar 4.18. Status akan berubah menjadi open. Bagian keuangan dapat mendaftarkan pembayaran pelanggan dengan memilih register payment seperti pada gambar 4.19 dan pada gambar 4.20 data yang diisi oleh bagian keuangan adalah tanggal dan payment journal (cash atau bank).

Gambar 4.17 List Invoice

(49)

Universitas Pertamina - 33 2. Memasukkan data vendor baru

Untuk memasukkan data vendors dapat di pilih sub-modul vendors dan pilih create seperti pada gambar 4.21. Data vendor yang diisi meliputi nama vendor, alamat dan nomor telepon (jika ada) seperti pada gambar 4.22.

Gambar 4.19 Tampilan Untuk Register Payment

Gambar 4.20 Tampilan Detail Register Payment

(50)

Universitas Pertamina - 34 3. Memasukkan data produk pembelian barang baku produksi

Untuk memasukkan data produk pembelian barang baku produksi data yang dibutuhkan meliputi nama produk, tipe produk, kategori produk, cost, dan unit of measure. Memasukkan data produk ini ditampilkan seperti pada gambar 4.23.

Gambar 4.22 Tampilan Create New Vendors

(51)

Universitas Pertamina - 35 4. Melihat journal entries

Fungsi journal entries adalah untuk melihat transaksi keuangan antara data pencatatan pemasukan dari customer invoice dan data pencatatan uang keluar dari vendor bills seperti yang dilampirkan pada gambar 4.24.

5. Mengunduh laporan keuangan berdasarkan profit loss

Setelah memasukkan data transaksi keuangan pada Shesil, maka selanjutnya dapat diunduh laporan

profit loss dengan tujuan untuk mengetahui laba rugi kotor dari hasil pengurangan data pemasukan penjualan dengan data pengeluaran pembelian barang produksi. Laporan keuangan ini dapat dilihat seperti pada gambar 4.25.

Gambar 4.24 Tampilan Journal Entries

(52)

4.6 Testing

Tahapan testing dilakukan secara terurut dimulai dari melakukan pengujian integrasi antara dua modul dan yang terakhir menguji sistem dengan melibatkan penggunamenggunakan test case.

4.6.1 Integration Testing

Pengujian ini melibatkan kedua fungsi modul yang saling berkesinambungan. Ada dua test case

utama dengan dua jenis kasus untuk setiap test case-nya. Kasus tersebut meliputi kasus positif dan kasus negatif. Pengujian ini akan dijelaskan dengan test case seperti pada tabel 4.5 sampai dengan 4.8.

Tabel 4.5Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran Cash Kasus Positif

TestScenario ID

I-Cash-1 TestCase Id I-Cash-1A

TestCase Description

PembayaranCash– Kasus positif TestPriority Tinggi

Pre-Requisite

Transaksi penjualan cash Post-Requisite

Transaksi penjualan terintegrasi antar modul

Test Execution Steps:

S.No Action Inputs Expected

Output

Actual Output

Test Result

1. Buka modul sales

sub modul quotations https://localhost :8069/web/sales/ quotations Sistem Odoo modul sales sub modul quotations Sesuai dengan expected output Pass 2. Memasukkan nama pelanggan, tanggal pemesanan, sistem pembayaran, dan penjelasan produk seperti (nama produk, jumlah produk, dan perkiraan waktu pengiriman) dan konfirmasi Nama: Klara, tanggal: 1/11/19, sistem pembayaran: immediate payment, nama produk: blouse, jumlah : 1, perkiraan waktu : 3 hari, klik konfirmasi Tersimpan pada modul modul sales sub-modul sales order Sesuai dengan expected output Pass

3. Buat draft invoice

pembayaran lunas Klik create invoice, klik invoiceable lines Tersedia pada modul sales sub modul orders to invoice status draft Sesuai dengan expected output Pass

(53)

Universitas Pertamina - 37 4. Buka modul accounting sub modul invoices https://localhost :8069/web/ accounting/ customers/ invoices Sistem Odoo modul accounting sub modul invoices Sesuai dengan expected output Pass 5. Validasi dan register payment transaksi penjualan atas nama Klara Klik validate, masukkan Payment amount : 79,000, payment journal : CASH (IDR), payment date : 1/11/19 Tersimpan pada modul accounting sub modul invoice status paid Sesuai dengan expected output Pass

Tabel 4.6Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran Cash Kasus Negatif

TestScenario ID

I-Cash-1 TestCase Id I-Cash-1B

PembayaranCash– Kasus negatif TestPriority Tinggi

Pre-Requisite

Transaksi penjualan cash data salah Post-Requisite

Antar modul tidak terintegrasi

Output

Test Result

sub modul quotations https://localhost :8069/web/sales/ quotations Sistem Odoo modul sales sub modul quotations Sesuai dengan expected output Pass 2. Mengosongkan data nama pelanggan, tanggal pemesanan, sistem pembayaran, dan penjelasan produk seperti (nama produk, jumlah produk, dan perkiraan waktu pengiriman) dan konfirmasi

Tidak ada data yang dimasukkan Sistem error ketika disimpan Sesuai dengan expected output Pass

pembayaran lunas Klik create invoice, klik down payment percentage Draft invoice pembayaran lunas tidak tersedia pada modul sales sub modul orders to invoice Sesuai dengan expected output Pass

(54)

Universitas Pertamina - 38 4. Buka modul accounting sub modul invoices https://localhost :8069/web/ accounting/ customers/ invoices Sistem Odoo modul accounting sub modul invoices Sesuai dengan expected output Pass 5. Validasi dan register payment transaksi penjualan atas nama Klara Klik validate, masukkan Payment amount: 0, payment journal : CASH (IDR), payment date : 1/11/19 Sistem error: jumlah pembayaran tidak tepat Sesuai dengan expected output Pass

Tabel 4.7Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran DP 50%Kasus Positif

TestScenario ID

I-DP-1 TestCase Id I-DP-1A

PembayaranDP– Kasus positif TestPriority Tinggi

Pre-Requisite

Transaksi penjualan DP Post-Requisite

Transaksi penjualan terintegrasi antar modul

Output

Test Result

sub modul quotations https://localhost :8069/web/sales/ quotations Sistem Odoo modul sales sub modul quotations Sesuai dengan expected output Pass 2. Memasukkan nama pelanggan, tanggal pemesanan, sistem pembayaran, dan penjelasan produk seperti (nama produk, jumlah produk, dan perkiraan waktu pengiriman) dan konfirmasi Nama: Pengajian Kedoya, tanggal: 17/10/19, sistem pembayaran: immediate payment, nama produk: gamis, jumlah: 43, perkiraan waktu: 14 hari, klik konfirmasi Tersimpan pada modul modul sales sub-modul sales order Sesuai dengan expected output Pass

DP 50% Klik create invoice, klik down payment percentage Tersedia draft invoice DP 50% pada modul sales sub modul orders to invoice status draft Sesuai dengan expected output Pass

(55)

Universitas Pertamina - 39 4. Buka modul accounting sub modul invoices https://localhost :8069/web/ accounting/ customers/ invoices Sistem Odoo modul accounting sub modul invoices Sesuai dengan expected output Pass 5. Validasi dan register payment transaksi penjualan atas nama Pengajian Kedoya Klik validate, masukkan Payment amount: 3,655,000, payment journal: BANK (IDR), payment date : 20/10/19 Tersimpan pada modul accounting sub modul invoice status paid Sesuai dengan expected output Pass

Tabel 4.8 Test Case Transaksi Penjualan Dengan Pembayaran DP 50% Kasus Negatif

TestScenario ID

I-DP-1 TestCase Id I-DP-1B

PembayaranDP– Kasus negatif TestPriority Tinggi

Pre-Requisite

Transaksi penjualan DP data salah Post-Requisite

Antar modul tidak terintegrasi

Output

Test Result

sub modul quotations https://localhost :8069/web/sales/ quotations Sistem Odoo modul sales sub modul quotations Sesuai dengan expected output Pass 2. Mengosongkan data nama pelanggan, tanggal pemesanan, sistem pembayaran, dan penjelasan produk seperti (nama produk, jumlah produk, dan perkiraan waktu pengiriman) dan konfirmasi

Tidak ada data yang dimasukkan Sistem error ketika disimpan Sesuai dengan expected output Pass

DP 50% Klik create invoice, klik invoiceable lines Draft invoice pembayaran DP 50% tidak tersedia pada modul sales sub modul orders to invoice Sesuai dengan expected output Pass