TA : Rancang Bangun Aplikasi Document Management System Pada Bagian Kepegawaian Di Perusahaan Daerah Pasar Surya Surabaya.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI PERUSAHAAN DAERAH

PASAR SURYA SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

SUPRIYANTO 09410100124

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

DAFTAR ISI

Halaman ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ...i DAFTAR TABEL ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR GAMBAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.

1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.

BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.

2.1 Aplikasi ... Error! Bookmark not defined.

2.2 Document Management System ... Error! Bookmark not defined.

2.2.1 Konsep Document Management System. .... Error! Bookmark not defined.

2.2.3 Komponen penting dari Sistem Manajemen Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

(3)

(4)

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMError! Bookmark not defined.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan .. Error! Bookmark not defined.

3.1.1. Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai dan Mengusulkan Rencana

Pengadaanya (PPB) ... Error! Bookmark not defined.

3.1.2. Aliran Dokumen Proses dalam Menyusun Rencana

Pendidikan dan Latihan Pegawai (LT)Error! Bookmark not defined.

3.1.3. Aliran Dokumen Proses dalam Melakukan Penilaian

Kinerja Pegawai (PKP) ... Error! Bookmark not defined.

3.1.4. Aliran Dokumen Proses dalam Membuat Daftar

Gaji dan Penghasilan Pegawai Lainnya (GP)Error! Bookmark not defined.

3.1.5. Aliran Dokumen Proses dalam Memelihara Pegawai (PP)Error! Bookmark not defined.

3.1.6. Aliran Dokumen Proses dalam Pemutusan

Hubungan Kerja (PHK) ... Error! Bookmark not defined.

3.2 Analisis Kebutuhan ... Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai dan Mengusulkan Rencana Pengadaanya (PPB)Error! Bookmark not defined.

3.2.2 Aliran Dokumen Proses dalam Menyusun Rencana

Pendidikan dan Latihan Pegawai (LT)Error! Bookmark not defined.

3.2.3 Aliran Dokumen Proses dalam Melakukan Penilaian

3.2.4 Aliran Dokumen Proses dalam Melakukan Penilaian

(5)

3.3 Solusi Permasalahan ... Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)Error! Bookmark not defined.

3.3.2 Desain Sistem (Software Desain) . Error! Bookmark not defined.

3.3.3 Context Diagram ... Error! Bookmark not defined.

3.3.4 Data Flow Diagram ... Error! Bookmark not defined.

3.3.5 Entity Relationship Diagram ... Error! Bookmark not defined.

3.3.6 Struktur Basis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.3.7 Perancangan Prosedur dan Program UnitError! Bookmark not defined.

3.3.8 Desain Arsitektur ... Error! Bookmark not defined.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI .... Error! Bookmark not defined.

4.1 Implementasi ... Error! Bookmark not defined.

4.2 Penjelasan Penggunaan Aplikasi ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1 Unggah Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

4.2.2 Pengiriman Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

4.2.3 Menerima Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

4.3.3 Melihat Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

4.2.4 Permintaan Approval Dokumen .... Error! Bookmark not defined.

4.2.5 Approval Dokumen ... Error! Bookmark not defined.

4.2.6 Melihat Disposisi ... Error! Bookmark not defined.

4.3 Uji Coba Fungsional dan Uji Coba Non-FungsionalError! Bookmark not

defined.

(6)

4.3.4 Uji Coba Fungsional Melihat DokumenError! Bookmark not defined.

4.3.5 Uji Coba Fungsional Permintaan Approval DokumenError! Bookmark not defined.

4.3.6 Uji Coba FungsionalApproval DokumenError! Bookmark not defined.

4.3.7 Uji Coba Fungsional Melihat DisposisiError! Bookmark not defined.

4.2 Uji Coba Non-Fungsional ... Error! Bookmark not defined.

4.3 Evaluasi ... Error! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.

5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.

5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

(7)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) Surabaya merupakan badan usaha milik pemerintah Kota Surabaya yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di kota Surabaya. Pasar tradisional di Surabaya dipandang penting dalam rangka menggerakkan roda perekonomian bagi kalangan pedagang kecil dan menengah. Sifat usaha PDPS adalah menyediakan pelayanan jasa bagi kemanfaatan umum dengan memperoleh keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan (Peraturan Daerah Kota Surabaya, 2008).

Dalam mengurus administrasi kepegawaian PDPS melakukan enam proses pengelolaan dokumen meliputi mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya, mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai, mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai, mengelola dokumen dalam membuat daftar gaji, mengelola dokumen dalam melakukan pemeliharaan pegawai, dan mengelola dokumen dalam proses pemutusan hubungan kerja. Kegiatan administrasi kepegawaian di setiap proses pengelolaan dokumen menghasilkan dokumen yang diantaranya memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan lainnya. Proses alur antar stakeholder dalam persetujuan dokumen yang membuat proses pengelolaan administrasi saling terkait.

(8)

Berikut ini adalah gambar dari aliran dokumen administrasi kepegawaian.

Gambar 1. Aliran Dokumen Administrasi Kepegawaian.

Dari gambaran siklus dokumen administrasi kepegawaian tersebut, di dalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu bagian kepegawaian dalam mengelola administrasi kepegawaian. Berdasarkan riset yang telah dilakukan, detail penyebab masalah yang dihadapi perusahaan saat ini ada enam permasalahan. Permasalahan pertama terletak pada pemberian keterangan tambahan tentang dokumen administrasi kepegawaian seperti meta data dokumen, masih kurang lengkap. Permasalahan selanjutnya yakni proses penyimpanan (storage) dokumen administrasi yang telah dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan cara menyimpan dokumen dalam bentuk hardcopy. Proses ini mengalami kesulitan pada saat dokumen yang tersimpan telah penuh sehingga untuk menyimpan dokumen harus ditata rapi dulu. Permasalahan selanjutnya yakni pada keamanan

(security) dokumen kepegawaian perusahaan sekarang tidak terjaga dengan baik, sehingga

segala pengelolahan dokumen (perbaikan dan pembuatan) tidak tercatat sehingga pemantauan terhadap dokumen kepegawaian tidak dapat terlaksana.

Mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan

rencana pengadaanya (PPB)

Mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai

(LP)

Mengelola dokumen dalam melakukan

penilaian kinerja pegawai

(PKP)

Mengelola dokumen dalam pemutusan

hubungan kerja

Mengelola dokumen dalam membuat

daftar gaji dan penghasilan pegawai

lainnya (GP)

Form

rencana _kebutuhan pegawai

Perjanjian

SP1, SP2, SP3 Surat

1. Usability 4. Storage and Archiving

2. Indexing and Retrieval 5. Distribution

3. Annotations 6. Security

(9)

Permasalahan selanjutnya yakni pada masalah hak akses dokumen. Dalam aturan perusahaan hak akses terhadap dokumen sudah diatur, tetapi aturannya hanya diatur oleh kepala kepegawaian. Pembagian hak akses dalam proses bisnis sekarang sebenarnya sudah baik, tetapi pernah ada kesalahan hak akses dalam penggunaan dokumen yang mengakibatkan kehilangan dokumen. Hal ini berkaitan dengan penyimpanan dokumen yang di lemari khusus kepegawaian, sehingga pengaturan hak akses belum optimal. Permasalahan selanjutnya yakni proses pencarian (searching) dokumen membutuhkan waktu yang lama, karena bagian kepegawaian harus mencatat dokumen yang akan dicari ke media pembantu (kertas). Setelah dibuat list dokumen maka bagian kepegawaian mencari di lemari khusus kepegawaian. Pencarian dokumen di lemari khusus kepegawaian membutuhkan waktu lama walaupun tempat sudah tertata rapi. Hal ini karena bagian kepegawaian harus memilah dari tumpukan dokumen kepegawaian.

Permasalahan terakhir yakni pendistribusian dokumen administrasi kepegawaian membutuhkan waktu lama. Bagian kepegawaian memiliki hubungan yang cukup banyak dengan stakeholder di seluruh cabang PDPS. Pendistribusian dokumen administrasi kepegawaian dikelola oleh bagian Tata Usaha. Berdasarkan aturan perusahaan tugas bagian Tata Usaha mengatur semua surat masuk dan keluar, sehingga distribusi dokumen akan membutuhkan waktu lama. Akibat yang akan ditimbulkan adalah penumpukan dokumen yang harus menunggu persetujuan dokumen stakeholder lain di seluruh cabang PDPS.

Melihat kondisi proses kerja di bagian kepegawaian saat ini, memerlukan adanya beberapa perubahan dan perbaikan alat pelaksanaan manajemen dokumen. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu pengolahan data kepegawaian perusahaan agar dapat berjalan lebih maksimal, sesuai dengan peraturan daerah, serta dapat menberikan penurunan biaya operasional bagi perusahaan. Perubahan dan perbaikan ini dimulai dari penggunaan aplikasi

Document Management System berbasis web, yang bertujuan membantu bagian kepegawaian

(10)

dalam melakukan pemberian keterangan tambahan dokumen (Annotations), penyimpanan dokumen (storage), keamanan dokumen (security), pengaturan hak akses dokumen, pencarian dokumen (searching) dan mendistribusikan dokumen melalui jaringan

(distribution).

Harapan dari penerapan aplikasi Document Management System yang berbasis web

adalah mambantu bagian kepegawaian dalam melakukan administrasi kepegawaian sesuai dengan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 15 Tahun 2007 pada pasal 23. Hal ini disebabkan PDPS memiliki cabang perusahaan yang tersebar di daerah Surabaya. Setiap proses mengelola dokumen dalam administrasi kepegawaian dapat meminimalisasi risiko sistem saat ini.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah maka rumusan permasalahan secara umum dalam penelitian ini yaitu bagaimana merancang bangun aplikasi Document Management

System pada bagian kepegawaian di PD. Pasar Surya Surabaya.

Dengan latar belakang masalah didapatkan rumusan permasalahan secara detail yaitu :

1. Bagaimana membuat aplikasi yang membantu dalam memberi keterangan tambahan tentang dokumen administrasi kepegawaian pada bagian kepegawaian?

2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat menyimpan dokumen administrasi kepegawaian secara binary dan menjaga keamanan dokumen?

3. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat membantu dalam permasalahan hak akses dalam penggunaan dokumen administrasi kepegawaian?

4. Bagaimana membuat aplikasi yang membantu pencarian dokumen administrasi kepegawaian secara cepat?

(11)

5. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mebantu dalam pendistribusian dokumen yang membutuhkan waktu lama?

1.3 Batasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Ruang lingkup yang digunakan adalah mengurus administrasi kepegawaian.

b. Fungsi administrasi mengacu pada hasil wawancara dengan kepala kepegawaian yakni mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya, menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai, penilaian kinerja pegawai, membuat daftar penghasilan pegawai, pemeliharaan pegawai, dan pemutusan hubungan kerja.

c. Penelitian ini membahas enam komponen Document Management System (DMS) yaitu

usability, indexing and retrieval, annotation, storage and archiving, distribution, dan

security. Dua komponen berikutnya yaitu workflow dan integration tidak dibahas.

d. Penelitian ini hanya akan membahas keamanan dari aplikasi yang mencakup otentifikasi pemakai dan enkripsi dengan base64.

e. Data yang digunakan berpedoman pada Peraturan Walikota Surabaya Nomor 15 Tahun 2007 pada pasal 23 tentang kepegawaian.

f. Aplikasi Document Management System (DMS)ini mendukung beberapa bentuk format dokumen yaitu .pdf, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls dan .xlsx.

g. Aplikasi pembuatan dokumen tidak dibahas di dalam penelitian ini, seperti microsoft

office atau adobe reader.

h. Penelitian ini tidak melibatkan perangkat keras scanner.

i. Indeks yang digunakan dalam aplikasi ini adalah full text indexing. Pencarian full text

indexing tidak berasal dari hasil scanning.

(12)

1.4 Tujuan

Tujuan umum dari penelitian ini adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi

document management system pada bagian kepegawaian di PD. Pasar Surya Surabaya. Selain

itu dari penelitian ini juga memiliki tujuan secara detail yakni :

1. Untuk membuat aplikasi yang membantu dalam memberi keterangan tambahan tentang dokumen administrasi kepegawaian pada bagian kepegawaian.

2. Untuk membuat aplikasi yang dapat menyimpan dokumen administrasi kepegawaian secara binary dan mejaga keamanan dokumen.

3. Untuk membuat aplikasi yang dapat membantu dalam permasalahan hak akses dalam penggunaan dokumen administrasi kepegawaian.

4. Untuk membuat aplikasi yang membantu pencarian dokumen administrasi kepegawaian secara cepat.

5. Untuk membuat aplikasi yang dapat membantu dalam pendistribusian dokumen yang membutuhkan waktu lama.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah dari topik Tugas Akhir, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan Tugas Akhir, dan Tujuan Tugas Akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang teori-teori yang mendasari pembuatan Tugas Akhir ini. Adapun teori-teori yang digunakan berasal

(13)

dari buku dan peraturan-peraturan mengenai tata pengelolaan dokumen yang ada pada Perusahaan Daerah Pasar Surya.

Berikut teori yang digunakan yaitu definisi aplikasi, konsep DMS,

dan komponen DMS.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir. Tahapan analisis dan perancangan terdiri dari yaitu identifikasi dan analisis permasalahan yang didapat dari pengumpulan data dan observasi, permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan dilakukan analisis dari fungsi-fungsi yang dilakukan oleh bagian kepegawaian, dan solusi permasalahan termasuk software requirement, software

desain, data flow diagram, entity relantionship diagram,

struktur basis data, perancangan prosedur dan program unit, serta desain arsitektur.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari sistem yang telah dibuat, uji coba fungsional, uji coba non-fungsional, dan evaluasi sistem.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksudkan adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi baik dan berguna.

(14)

(15)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Aplikasi

Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, permainan, pelayanan masyarakat, periklanan (Pramana, 2005).

2.2 Document Management System

2.2.1 Konsep Document Management System.

Dalam suatu Organisasi menimbulkan banyak kertas dan dokumen elektronik. Jika bisnis tersebut berkembang, maka semakin banyak pula dokumen, waktu, dan usaha untuk mengelola hal tersebut. Manajemen dokumen digital merevolusi pengelolaan informasi dimana dalam teknologi ini menyediakan fitur untuk pencarian secara cepat (Laserfiche, 2007).

Manajemen dokumen memaksimalkan nilai kertas dokumen. Suatu arsip masih dapat dilihat, dicetak, dibagi dan disimpan, disertai memiliki konten aktif. Dengan konten tersebut mempermudah pencarian arsip (Laserfiche, 2007).

2.2.3 Komponen Penting dari Sistem Manajemen Dokumen

Menurut Laserfiche (2007), komponen penting dari sistem manajemen dokumen, yakni:

a. Usability (Kegunaan)

Sebuah sistem akan sering digunakan jika penggunaan sederhana untuk menangkap, memenejemen dan menemukan dokumen yang diperlukan. Agar

(16)

suatu kegunaan sistem manajemen dokumen terasa oleh pengguna di seluruh organisasi, harus diperhatikan tampilan yang user-friendly dan mudah digunakan (Laserfiche, 2007).

b. Indexing and Retrieval (Pengindeksan dan Pencarian)

Sebuah sistem manajemen dokumen dengan fitur lengkap memudahkan untuk menemukan apa yang dibutuhkan. Pengambilan dokumen yang relevan harus cepat, mudah dan efisien, dengan beberapa metode kategorisasi informasi (Laserfiche, 2007).

- Indexing

Indexing digunakan untuk mencari dokumen elektronik. Terdapat tiga cara utama dalam

membuat indexing dari dokumen, yaitu menggunakan full text indexing, membuat

indexing melalui kategori kata kunci dari dokumen, dan membuat indexing dengan

berdasarkan grup dari dokumen.

- Retrieval

Memungkinkan pengguna mencari hanya dengan kata kunci yang sudah dikategorikan. Pencarian dokumen ini menggunakan konsep full text indexing, yang dapat menemukan dokumen yang perlu untuk dibaca dan mengindek dokumen secara manual dengan menggunakan kata kunci.

c. Annotations (Keterangan Tambahan)

Informasi tambahan tentang dokumen dapat membantu dalam memantau dokumen itu sendiri. Pengguna aplikasi DMS dapat menambah atau menghapus informasi tambahan, tanpa mengubah dokumen aslinya. Pada umumnya, highlight, dan sticky notes adalah merupakan jenis penjelasan yang digunakan di dalam aplikasi DMS (Laserfiche, 2007).

d. Storage and Archiving (Penyimpanan dan Pengarsipan)

Dokumen dalam sistem manajemen dokumen harus tersimpan di dalam database secara handal. Sistem penyimpanan Dokumen manajemen harus mampu mengakomodasi

(17)

perubahan teknologi dan pertumbuhan masa depan organisasi. Lebih tepatnya untuk menyediakan penyimpanan dokumen jangka panjang dan pengarsipan (Laserfiche, 2007).

e. Distribution (Distribusi)

Sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal menggunaan atau pembagian dokumen pada orang yang tepat (Laserfiche, 2007). Proses distribusi dokumen menghubungkan antar stakeholder di perusahaan, sehingga penggunaan dokumen dapat diakses secara bersamaan.

f. Workflow (Alur Kerja)

Workflow dapat meningkatkan otomatisasi routing dokumen ke berbagai orang dan

menghilangkan kemacetan (Laserfiche, 2007).

g. Security (Keamanan)

Sistem keamanan merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap sistem manajemen dokumen. Sebuah sistem manajemen dokumen fitur lengkap memberikan sistem administrator untuk mengatur hak akses. Salah satu keamanan yakni otentikasi, yang memiliki pengertian tingkat keamanan yang mengharuskan pengguna untuk memberikan mandat biasanya nama pengguna dan password, untuk mengakses sistem (Laserfiche, 2007).

h. Integration (Integrasi)

Pengenalan perangkat lunak yang menggunakan teknologi baru sering menciptakan masalah pengintegrasian dengan sistem yang ada, yang dikelola oleh bagian pendukung komputer. Program manajemen dokumen harus menawarkan alat integrasi dikemas secara mudah, agar bagian pendukung bisa mudah menerapkan perangkat lunak yang baru (Laserfiche, 2007).

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang

(18)

digunakan untuk mengembangkan sistem. Dalam rekayasa perangkat lunak, konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi. Metodologi ini membentuk suatu kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, yaitu proses pengembangan perangkat lunak. Terdapat tiga jenis metode siklus hidup sistem yang paling banyak digunakan, yakni: siklus hidup sistem tradisional, siklus hidup menggunakan prototyping, dan siklus hidup sistem berorientasi objek (Britton dan Doake, 2001).

2.3.1 Tahapan SDLC

Tahapan SDLC adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang diaman sistem tersebut telah dikembangkan dengan baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan Kendall, 2013). Berikut tahapan SDLC menurut Kendall dan Kendall:

1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan

Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis menentukan dengan tepat permasalahan yang ada pada organisasi. Pertama, penganalisis harus menemukan proses bisnis perusahaan. Aktivitas dalam tahap ini meliputi wawancara terhadap manajemen pemakai, menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh, mengestimasi cakupan proyek, dan mendokumentasikan hasilnya. Hasil dari tahap ini berupa laporan yang feasible berisikan definisi permasalahan dan ringkasan tujuan.

2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi

Tahap ini penganalisis sistem mengetahui detail-detail fungsi sistem, yakni orang-orang yang terlibat, kegiatan bisnis, lingkungan pekerjaan, waktu yang tepat, dan prosedur yang harus dijalankan dari bisnis yang sedang dipelajari.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo

(19)

dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

3. Analisis

Tahap ini merupakan tahap yang bertujuan memperoleh kebutuhan software dan

user secara lebih spesifik dan rinci. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, serta mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek bisnis yang akan berpengaruh terhadap proses desain, konstruksi dan implementasi software. Analisis sistem informasi bertujuan untuk mendesain sistem baru atau menyempurnakan sistem lama (Indrajit, 1998). Rincian tujuan dari tahapan analisis sistem informasi adalah untuk:

a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.

b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini.

d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.

Pada tahap ini penganalisis sistem menyiapkan suatu dokumen sistem yang berisikan ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya, serta rekomendasi yang harus dilakukan.

4. Merancang Sistem

Penganalisis sistem menggunakan informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem yang logik. Tahap ini mencakup perancangan basis data yang bisa menyimpan data yang diperlukan oleh pembuat keputusan.

A. Data Flow Diagram

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan kendall, 2003).

1. External Entity

(20)

Suatu External entity merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem. Gambar 2.1 merupakan simbol entitas dalam DFD.

Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity

2. Data Flow

Data flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data flow menunjukkan arus

data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 2.2 merupakan simbol data flow.

Gambar 2.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 2.3 merupakan simbol process.

Gambar 2.3 Simbol Process

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan process penyimpanan

data. Gambar 2.4 merupakan simbol file penyimpanan.

Gambar 2.4 Simbol Data Store

B. Entity Relationship Diagram

Menurut Marlinda (2004:28), atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam

atribute yaitu :

(21)

1. Simple Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh attribute lainnya,

misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

2. Composite Atribute

Composite atribute adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar

(nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

3 Single Value Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan

atribute-nya umur (tanggal lahir).

4. Multi Value Atribute

Atribute yang banyak memiliki niali harga, misalnya entity mahasiswa dengan

atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

5. Null Value Atribute

Atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribute

-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubugan antar entity dengan jelas dan mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu :

a. Conceptual Data Model (CDM)

Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak

(22)

Dalam tahap kelima siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja sama dengan pemrograman unutuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, chart, dan pseudocode.

6. Menguji atau Testing Sistem

Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang

dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya (Romeo, 2003).

Proses atau tahapan testing memiliki siklus hidup testing, secara umum siklus hidup

testing dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.6 Siklus Hidup Testing

Dari gambar siklus hidup testing di atas dapat diketahui beberapa aktivitas yang ada pada kegiatan testing, secara umum dan sederhana terdiri dari:

a. Perencanaan (rencana pendekatan umum, menentukan objek testing, dan memperjelas rencana umum).

b. Akusisi (desain tes dan menerapkan tes).

c. Pengukuran (eksekusi tes, cek terminasi, dan evaluasi hasil).

7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem

Pada tahap terakhir dari pengembangan sistem, tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Proses ini mencakup pengubahan file, dari format

(23)

lama ke format baru atau membangun suatu basis data, install peralatan, dan membawa sistem baru yang telah dibangun.

Evaluasi pada tahap ini ditujukan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus hidup pengembangan sistem yang dimaksudkan untuk pembahasan. Evaluasi ini dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi adalah pemakai yang dituju benar-benar paham dan dapat menggunakan sistem.

2.4 Alert

Informasi alert untuk memberitahukan sebuah informasi kepada user sebelum melanjutkan aksinya dan untuk menampilkan sebuah informasi yang memang diminta oleh

user. Jika informasi mempunyai nilai kurang, informasi selanjutnya dapat ditampilkan pada status bar message (Siswountomo, 2006).

Penggunaan alert yang sering digunakan pihak pengembang perangkat lunak yakni, alert box (kotak konfirmasi bagi pengguna dalam memverifikasi atau menerima sesuatu) dan

prompt box (pengguna memasukkan nilai sebelum memasuki sebuah halaman).

2.5 Full Text Searching

Full text searching dirancang untuk pencarian kata terhadap dokumen yang

disimpan dalam database. Dokumen perkantoran yang disimpan dalam database dapat diindeks. Full text searching memungkinkan para analisis melakukan kontekstual pencarian data. Full text searching juga berfungsi sebagai dasar yang kuat untuk teknik analisis (Coles and Cotter, 2009).

Pencarian secara tepat bisa dipengaruhi oleh cara pengindeksan yang dilakukan oleh aplikasi.

Indeks dibuat untuk memungkinkan mesin pencari untuk secara cepat menemukan halaman

paling relevan yang berisi permintaan yang diketik oleh si pencari. Indeks tersebut didistribusikan ke server untuk membuat pencarian lebih efesien. Pencarian di era sekarang

(24)

memiliki characterising akan disimpan dalam file indeks misalnya judul dokumen, meta deskripsi, pagerank, otoritas, dan spam rating (Wardhana dan Makodian, 2010).

(25)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun

document management system pada bagian kepegawaian di Perusahaan Daerah

Pasar Surya Surabaya. Adapun teknik pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar yang dapat dilihat pada lampiran. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan pada tahap wawancara. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari bagian kepegawaian dan mengacu pada standar operasional prosedur yang telah ada dan rangkaian proses yang belum dibuatkan standar operasional prosedur.

Proses analisis yang dilakukan mulai dari proses pengelolaan dokumen dalam penerimaan pegawai baru dibentuk hingga proses pengelolaan dokumen dalam pemutusan hubungan pegawai. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa bagian kepegawaian mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian seperti proses pemberian keterangan tambahan, penyimpanan, keamanan, hak akses, pencarian, dan pendistribusian dokumen.

(26)

Melalui proses analisis, maka dapat dirangkum hasil identifikasi tersebut. Hasil identifikasi secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 2.

Dari proses pengumpulan data, juga didapatkan beberapa dokumen mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan yaitu direksi, sekretaris, akuntansi, sub bagian gaji, staf kepegawaian, kepala unit kerja, kepala cabang, serta kepala kepegawaian. Secara garis besar proses manajemen dokumen pada bagian kepegawaian terbagi menjadi enam kategori proses admnistrasi kepegawaian. Pada kategori proses (KP) penerimaan pegawai baru, dimulai dari penyerahan form rencana kebutuhan pegawai dari staf kepegawaian ke tata usaha, dilanjutkan dengan form rencana kebutuhan pegawai tersebut disebarkan ke kepala unit kerja oleh bagian tata usaha. Aliran dokumen pada kategori ini berakhir pada proses penyerahan kontrak kerja ke pelamar (pegawai baru). Untuk mengetahui aliran dokumen pada kategori selanjutnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.

Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan desain sistem flow,

harap diketahui terlebih dulu mengenai peran, tanggung jawab, aturan dan kebijakan yang ada pada perusahaan, lebih lengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan

Staf

Kepegawaian

Mengirim form rencana kebutuhan pegawai.

Proses ini terjadi pada saat bagian unit kerja membutuhkan pegawai baru

PPB Biasa dilakukan pada akhir tahun. Mengirim Form

rencana kebutuhan pegawai yang

Proses ini terjadi ketika form rencana kebutuhan pegawai yang sudah

(27)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan sudah diisi. diisi akan dimintai

persetujuan ke kepala kepegawaian.

Mengirim

keterangan syarat jabatan.

Proses ini terjadi pada saat form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi, mendapatkan

persetujuan oleh kepala kepegawaian

PPB

Memberikan pemeriksaan syarat jabatan.

Proses ini terjadi pada saat syarat jabatan telah diisi oleh kepala unit kerja.

PPB

Mengirimkan materi iklan.

Proses ini terjadi pada saat materi iklan telah dibuat oleh staf

kepegawaian dan akan dikirimkan ke akuntasi.

PPB

Mengajukan iklan dan beserta dana pembuatannya.

Proses ini terjadi pada saat materi iklan disetujui oleh kepala kepegawaian dan telah menanyakan harga pembuatan.

PPB Dana pembuatan iklan harus memperoleh persetujuan dari akuntasi.

Menyimpan data lamaran pekerjaan.

Proses ini terjadi pada saat tata usaha telah mengirimkan lamaran kerja dari pelamar.

PPB Dokumen yang disimpan dapat berupa softcopy

atau berkas aslinya. Memberikan

perjanjian kontrak.

Proses ini terjadi pada saat lamaran pekerjaan dari pelamar diterima dan melalui semua tahapan proses penerimaan pegawai.

PPB

Mengirimkan form rencana kebutuhan diklat.

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja mendapatkan informasi tentang pelatihan pegawai.

LT Penyebaran form rencana kebutuhan diklat dapat dilakukan saat akhir tahun. Menganalisis form

rencana kebutuhan diklat yang sudah diisi.

Proses ini terjadi pada saat form rencana kebutuhan diklat telah diisi oleh kepala unit kerja.

LT

(28)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan sertifikat diklat. saat staf kepegawaian

menerima form rencana kebutuhan diklat telah disetujui, peserta diklat, surat perintah diklat. Memberikan form

kuesioner penilaian kinerja.

Proses ini terjadi pada saat akhir tahun atau mendapat perintah dari kepala kepegawaian.

PKP

Memberikan daftar penilaian kinerja pegawai.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima form kuesioner penilaian kinerja yang sudah fix.

PKP

Mengirimkan detail perhitungan gaji

Proses ini terjadi pada saat pegawai akan menerima gaji.

GP

Menyimpan data pegawai.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima form

perubahan data pegawai dari pegawai.

PP Dokumen yang disimpan dapat berupa softcopy

atau berkas aslinya. Menganalisis surat

permohonan cuti

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima form surat permohonan cuti yang sudah diisi pegawai.

PP

Memberikan surat permohonan cuti yang sudah disetujui.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima form surat permohonan cuti yang sudah disetujui oleh tata usaha.

PP

Memberikan surat keputusan mutasi.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima keterangan mutasi dari pegawai.

PP

Memberikan surat keputusan mutasi yang sudah disetujui.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima surat keputusan mutasi yang sudah disetujui tata usaha

PP

Menyimpan surat peringatan.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian melakukan analisis kehadiran

PP Dokumen yang disimpan dapat berupa softcopy

(29)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan aslinya. Memberikan surat

pemutusan hubungan kerja.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima keterangan meninggal dunia.

PHK

Memberikan surat pemutusan

hubungan kerja yang sudah disetujui.

Proses ini terjadi saat staf kepegawaian menerima surat pemutusan hubungan kerja disetujui oleh tata usaha

PHK

Memberikan surat pemecatan.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima keterangan bahwa pegawai mendapatkan SP3.

PHK

Memberikan surat pemecatan yang sudah disetujui.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian surat pemecatan yang disetujui tata usaha.

PHK

Memberikan surat pengunduran diri.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima keterangan pengunduran diri dari pegawai.

PHK

Memberikan surat pengunduran diri yang sudah disetujui

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian surat pengunduran diri yang disetujui tata usaha.

PHK

Memberikan surat pensiun.

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian menerima keterangan umur setiap pegawai.

PHK

Memberikan surat pensiun yang sudah disetujui

Proses ini terjadi pada saat staf kepegawaian surat pensiun yang disetujui tata usaha.

PHK

Kepala Kepegawaian

Memberikan persetujuan form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi.

Proses ini terjadi pada saat kepala

kepegawaian menerima form rencana kebutuhan pegawai yang sudah dianalisis oleh staf kepegawaian.

PPB

Memberikan persetujuan materi

(30)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan iklan. kepegawaian menerima

materi iklan dari staf kepegawaian.

Memberikan persetujuan rancangan iklan.

kepegawaian menerima rancangan iklan dari staf kepegawaian

PPB

Memberikan persetujuan seleksi dua.

kepegawaian menerima data seleksi dua.

PPB

Memberikan persetujuan seleksi tiga.

kepegawaian menerima data seleksi tiga.

PPB

Memberikan persetujuan form rencana kebutuhan diklat.

kepegawaian menerima form rencana kebutuhan diklat yang sudah dianalisis staf kepegawaian.

LP

Memberikan persetujuan form kuesioner penilaian kinerja.

kepegawaian menerima form kuesioner

penilaian kinerja.

PKP

Memberikan persetujuan daftar penilaian kinerja pegawai.

kepegawaian menerima daftar penilaian kinerja pegawai.

PKP

Memberikan persetujuan detail perhitungan gaji.

kepegawaian menerima detail perhitungan gaji oleh staf kepegawaian.

GP

Memberikan persetujuan surat permohonan cuti

kepegawaian menerima surat permohonan cuti dari staf kepegawaian

PP

Memberikan persetujuan keputusan mutasi.

kepegawaian menerima keputusan mutasi dari

(31)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan staf kepegawaian

Memberikan persetujuan surat teguran.

kepegawaian menerima surat teguran dari staf kepegawaian

PP

Memberikan persetujuan surat peringatan satu

kepegawaian menerima surat peringatan satu dari staf kepegawaian

PP

Memberikan persetujuan surat peringatan dua

kepegawaian menerima surat peringatan dua dari staf kepegawaian

PP

Memberikan persetujuan surat peringatan tiga

kepegawaian menerima surat peringatan tiga dari staf kepegawaian

PP

Memberikan persetujuan surat pemutusan hubungan kerja.

kepegawaian menerima surat pemutusan

hubungan kerja dari staf kepegawaian.

PHK

Memberikan persetujuan surat pemecatan

kepegawaian menerima surat pemecatan dari staf kepegawaian.

PHK

Memberikan persetujuan surat pengunduran diri

kepegawaian menerima surat pengunduran diri dari staf kepegawaian.

PHK

Memberikan persetujuan surat pensiun

kepegawaian menerima surat pensiun kerja dari staf kepegawaian.

PHK

Tata Usaha Mengedarkan form rencana kebutuhan pegawai.

Proses ini terjadi pada saat tata usaha

menerima form rencana kebutuhan pegawai dari staf kepegawaian.

(32)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan Mengedarkan form

rencana kebutuhan pegawai yang telah diisi.

menerima form rencana kebutuhan pegawai yang telah disetujui oleh kepala

kepegawaian.

PPB

Mengedarkan form rencana kebutuhan pegawai yang telah diotorisasi

menerima form rencana kebutuhan pegawai yang telah disetujui oleh direksi dan sekretaris.

PPB

Mengedarkan surat panggilan seleksi pertama.

menerima surat panggilan dari staf kepegawaian.

PPB

Mengedarkan materi iklan.

menerima materi iklan dari kepala

kepagawaian.

PPB

Mengedarkan rancang iklan.

menerima rancang iklan dari kepala

kepegawaian.

PPB

Mengedarkan lamaran kerja.

menerima lamaran kerja dari pelamar

PPB

Mengedarkan surat panggilan seleksi ketiga

menerima surat

panggilan seleksi ketiga dari staf kepegawaian.

PPB

Mengedarkan surat pemberitahuan lolos seleksi tiga.

menerima surat pemberitahuan lolos seleksi tiga dari staf kepegawaian.

PPB

Mengedarkan form rencana kebutuhan diklat

(33)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan kebutuhan diklat dari

staf kepegawaian Mengedarkan jenis

diklat dan disposisi

Proses ni terjadi pada saat tata usaha

menerima disposisi dan jenis diklat oleh kepala kepegawaian.

LP

Mengedarkan surat perintah diklat

menerima surat perintah diklat dari staf

kepegawaian.

LP

Mengedarkan surat edar penilaian kinerja.

menerima surat edar penilaian kinerja dari staf kepegawaia.

PKP

Mengedarkan detail perhitungan gaji.

menerima detail perhitungan gaji yang disimpan di dalam amplop, dari kepala kepegawaian

GP

Mengedarkan surat pemohonan cuti.

menerima surat permohonan cuti dari kepala kepegawaian.

PP

Mengedarkan surat keputusan mutasi.

menerima surat keputusan mutasi dari kepala kepegawaian.

PP

Mengedarkan surat teguran dan

disposisi.

menerima surat teguran dan disposisi dari kepala kepegawaian.

PP

Mengedarkan surat peringatan satu.

menerima surat peringatan satu dari kepala kepegawaian.

PP

Mengedarkan surat peringatan dua.

menerima surat

(34)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan peringatan dua dari

kepala kepegawaian. Mengedarkan surat

peringatan tiga.

menerima surat peringatan tiga dari kepala kepegawaian.

PP

Mengedarkan surat pemutusan

hubungan kerja.

menerima surat pemutusan hubungan kerja

PHK

Mengedarkan surat pemecatan.

menerima surat pemecatan dari kepala kepegawaian.

PHK

Mengedarkan surat pengunduran diri.

menerima surat pengunduran diri dari kepala kepegawaian.

PHK

Mengedarkan surat pensiun.

menerima surat pensiun dari kepala

kepegawaian.

PHK

Kepala Unit Kerja

Mengisi dan memberikan form rencana kebutuhan pegawai

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima form rencana kebutuhan pegawai dan mengisi form tersebut.

PPB

Memberikan syarat jabatan.

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima syarat jabatan oleh staf kepegawaian

PPB

Memberikan form rencana kebutuhan diklat

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima rencana kebutuhan diklat dari tata usaha.

LP

Memberikan surat edar penilaian kinerja.

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima dan mengisi surat edar penilaian kinerja dari staf

(35)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan kepegawaian

Memberikan persetujuan surat permohonan cuti

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat permohonan cuti dari tata usaha.

PP

Memberikan persetujuan surat keputusan mutasi.

proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat keputusan mutasi dari tata usaha

PP

Memberikan persetujuan surat teguran.

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat teguran dari tata usaha.

PP

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat

peringatan satu dari tata usaha

PP

peringatan dua dari tata usaha.

PP

peringatan tiga dari tata usaha.

PP

Memberikan persetujuan surat pemutusan hubungan kerja

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat pemutusan hubungan kerja dari tata usaha.

PHK

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat pemecatan dari tata usaha.

PHK

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja menerima surat pengunduran diri dari tata usaha.

PHK

Memberikan persetujuan surat

Proses ini terjadi pada saat kepala unit kerja

(36)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan pensiun menerima surat pensiun

dari tata usaha. Sekretaris Memberikan

persetujuan form rencana kebutuhan pegawai (isi)

Proses ini terjadi pada saat sekretaris

menerima form rencana kebutuhan pegawai (isi) dari tata usaha

PPB

Direksi Memberikan persetujuan form rencana kebutuhan pegawai (isi)

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima form rencana kebutuhan pegawai (isi)

PPB

Memberikan persetujuan materi iklan

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima materi iklan dari tata usaha.

PPB

Memberikan persetujuan rancang iklan

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima rancang iklan dari tata usaha.

PPB

Memberikan persetujuan form rencana kebutuhan diklat

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima form rencana kebutuhan diklat dari tata usaha

LP

Memberikan persetujuan surat keputusan mutasi

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat keputusan mutasi dari tata usaha

PP

Memberikan persetujuan surat teguran

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat teguran dari tata usaha.

PP

Proses ini terjad pada saat direksi menerima surat peringatan satu dari tata usaha.

PP

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat peringatan dua dari tata usaha.

PP

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat peringatan tiga dari tata usaha.

PP

Memberikan persetujuan surat pemutusan hubungan kerja

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat pemutusan

hubungan kerja dari tata

(37)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan usaha.

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat pemecatan dari tata usaha.

PHK

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat pengunduran diri dari tata usaha.

PHK

Memberikan persetujuan surat pensiun

Proses ini terjadi pada saat direksi menerima surat pensiun dari tata usaha.

PHK

Direktur Administrasi Keuangan

Menyimpan data pembuatan iklan

Proses ini terjadi pada saat direktur adm. keuangan menerima data pembuatan iklan sehingga dia

memberikan biaya dana iklan.

PPB Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya.

Sub Bagian Gaji

Memberikan persetujuan detail perhitungan gaji

Proses ini terjadi pada saat sub bagian gaji menerima detail perhitungan gaji dari tata usaha.

GP

Bendahara Menyimpan detail perhitungan gaji

Proses ini terjadi pada saat bendahara

menerima detail perhitungan gaji dari staf kepegawaian

GP Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya. Akuntansi Menyimpan detail

perhitungan gaji

Proses ini terjadi pada saat akuntansi

menerima detail perhitungan gaji dari staf kepegawaian

GP Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya. Pegawai Menyimpan

perjanjian kontrak kerja

Proses ini terjadi pada saat pelamar (pegawai) telah lolos seleksi ketiga.

PPB Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya. Memberikan form

perubahan data

Proses ini terjadi pada saat pegawai

mengalami suatu perubahan data dalam kehidupan, misalanya dia telah menikah.

PP

Memberikan surat permohonan cuti

Proses ini terjadi pada saat pegawai akan

(38)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan mengambil pemohonan

cuti. Menyimpan surat

pemohonan cuti

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat permohonan cuti yang telah mendapatkan persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

PP Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya.

Memberikan keterangan mutasi

Proses ini terjadi pada saat pegawai

mendapatkan keterang mutasi.

PP

Menyimpan surat keputusan mutasi

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat keputusan mutasi yang telah mendapatkan persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

Softcopy atau

berkas aslinya.

Menyimpan surat teguran, SP1, SP2, dan SP3

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat teguran, SP1, SP2, dan SP3 yang telah mendapatkan

persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

Softcopy atau

berkas aslinya.

Memberikan keterangan meninggal dunia

Proses ini terjadi pada saat pegawai meninggal dunia.

PHK

Menyimpan surat pemutusan hubungan kerja.

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat pemutusan

hubungan kerja yang telah mendapatkan persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

PHK Penyimpanan ini bisa berupa

Softcopy atau

berkas aslinya.

Menyimpan surat pemecatan.

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat pemecatan yang telah mendapatkan persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

Softcopy atau

berkas aslinya.

(39)

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan keterangan

pengunduran diri

saat pegawai akan melakukan

pengunduran diri. Menyimpan surat

pengunduran diri.

Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat pengunduran diri yang telah mendapatkan persetujuan dari semua

stakeholder yang

terkait.

Softcopy atau

berkas aslinya.

Dari peran, tanggung jawab, aturan dan kebijakan yang didapatkan, selanjtnya adalah menggambarkan proses bisnis ke dalam bentuk system flow,

sehingga diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan peran, tanggung jawab, aturan dan kebijakan yang ada di perusahaan. Serta dengan digambarkan system

flow, proses mengenai manajemen dokumen jadi dapat dipahami dengan mudah.

3.1.1. Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai

dan Mengusulkan Rencana Pengadaanya (PPB)

(40)

16 ya

Membuat form rencana kebutuhan pegawai

pegawai Mengisi form

form rencana kebutuhan pegawai

(isi) bahwa harus segera diperbaiki ke unit kerja

a keterangan syarat

jabatan

Membuat Surat Panggilan

a2

a5

a6

Selesai

form rencana kebutuhan form rencana

kebutuhan pegawai

Disposisi (p) (1)

Disposisi (p) (2)

form rencana kebutuhan pegawai

(isi)

form rencana kebutuhan pegawai (isi)

(41)

17

Mulai

Melihat kebutuhan pekerjaan p1

1

Besar?

Membuat materi iklan dalam bentuk baris

Disposisi Materi iklan

Memberikan dokumen dan

memparaf

4 Mengajukan Iklan dokumen dan memberi paraf

b6 Disposisi (p)(1)(2)(3)

Materi iklan

(42)

Gambar 3.3 Aliran Dokumen Proses PPB-3

Pelamar Tata Usaha Staf Kepegawaian Kepala Kepegawaian

Mulai

Mengirimkan lamaran kerja

Lamaran kerja

Memberikan dokumen

Diberi tanda tanggal masuk

Membuat surat Panggilan seleksi kedua

ya

surat Panggilan seleksi kedua

Disposisi

Mengirimkan dan mem-paraf

disposisi

surat Panggilan seleksi kedua

Disposisi (p) 2

Surat Panggilan seleksi kedua Formulir Tes

tulis

Mengisi Formulir tes

tulis

2

Hasil tes tulis Mengisi hasil tes tulis Form ujian tulis

Memutuskan hasil seleksi kedua

Membuat surat Panggilan seleksi ketiga surat Panggilan

seleksiketiga Disposisi

disposisi

surat Panggilan seleksi ketiga

Disposisi (p) Surat Panggilan

seleksi ketiga

Memutuskan hasil seleksi ketiga

Membuat surat Panggilan Menandatanggani

kontrak kerja surat Panggilan

seleksi ketiga Disposisi

disposisi

surat Panggilan seleksi ketiga

Disposisi (p) Surat

Pemberitahuan lolos seleksi 3

Penanda-tanganan kontrak kerja Perjanjian Kontrak

Waktu Tertentu

Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu

Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu 1 2 Perjanjian Kontrak

Waktu Tertentu

2 ya

f

Penanda-tanganan kontrak kerja (Berdasarkan hasil

rapat notulen) Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu

Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu

e

Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu

1 Perjanjian Kontrak

Waktu Tidak Tertentu 2

Menyampaikan ke atasan masing-maing

tentang jadwal kerja

Jadwal Kerja Salinan uraian kerja

(43)

Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem PPB Keterangan : No Phase (N) Simbol (S)

N S Input Nama Proses Kegiatan Output

1 a - Membuat form

rencana kebutuhan pegawai

Setiap akhir tahun membuat form kebutuhan pegawai, untuk diedarkan ke unit kerja oleh TU.

Form rencana kebutuhan

pegawai.

a 1

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja.

Menganalisis permintaan pegawai

Menganalisis permintaan yang tertulis dalam form rencana kebutuhan

pegawai dengan menggunakan

uraian kerja sebagai

dokumen pembanding.

(y) Form rencana kebutuhan

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja

+ lembar disposisi.

(t) Menyuruh melakukan revisi

a 2

+ lembar

terhadap Form rencana

kebutuhan pegawai, dengan cara

memberikan

paraf lembar disposisi.

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi (t)Menyuruh melakukan revisi

a 3

+ lembar

memberikan

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi (t)Menyuruh melakukan revisi

a 4

Memberikan persetujuan

Direksi memberikan

(44)

N S Input Nama Proses Kegiatan Output pegawai yang

sudah diisi oleh kepala unit kerja

+ lembar disposisi.

persetujuan

memberikan

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi (t)Menyuruh

+ lembar

syarat jabatan dari pekerjaan yang dicari

Syarat jabatan

a 6

Syarat jabatan Melakukan pemeriksaan

Melakukan pemeriksan

calon pelamar yang ada di database

perusahaan.

(y) Surat panggilan

(t) Melaksanakan ke proses lainnya (membuat iklan lowongan)

materi iklan yang akan digunakan.

(y) Materi iklan dalam bentuk kolom + disposisi. (t) Materi iklan dalam bentuk baris + disposisi.

b 1

Materi iklan dalam bentuk kolom + disposisi, materi

iklan dalam terhadap Materi iklan, dengan cara

memberikan

Materi iklan dalam bentuk

kolom + disposisi, materi

iklan dalam bentuk baris + terhadap Materi iklan, dengan cara

memberikan

(45)

N S Input Nama Proses Kegiatan Output b

3

Rancangan iklan, disposisi

dalam rncan pembuatan iklan b

4

iklan, dengan cara

memberikan

(y) Rancangan iklan + lembar

Menyetujui Kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap

rancangan iklan, dengan cara memberikan

(y) Rancangan iklan + lembar

Rancangan iklan

+ lembar disposisi

Membayar Membayar ke

biro iklan setelah

3 c Lamaran kerja Penyaringan Staf

kepegawaian melakukan penyaringan pelamar dengan mempertimbang kan lamaran kerja pelamar (sudah diberi tanggal masuk surat)

(y) Surat Panggilan seleksi

kedua.

(t) Menyimpan lamaran kerja serta

memasukkan data ke database calon pelamar.

c 1

Surat Panggilan seleksi kedua,

Memutuskan

hasil seleksi Kepala kepegawaian

(46)

N S Input Nama Proses Kegiatan Output Form tes tulis,

dan hasil tes tulis.

kedua melakukan

pemutusan lolos selesksi kedua.

ketiga.

(t) Pemberitahuan

tidak lolos (telepon).

c 2

Surat Panggilan seleksi ketiga, Form beserta kepala unit kerja terkait melakukan wawancara

secara khusus kepada pelamar terkait materi pekerjaan

(y) Surat Pemberitahuan

lolos seleksi 3 (t) Pemberitahuan tidak lolos (telepon).

4 d Surat

Pemberitahuan lolos seleksi 3, Perjanjian

Kontrak Waktu Tertentu, dan Perjanjian

Kontrak Waktu Tidak Tertentu n pelamar kerja berdasarkan status kontrak

(y) Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu

(t) Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu

d 1

Perjanjian

Kontrak Waktu Tertentu,

Perjanjian

Kontrak Waktu Tidak Tertentu

Menyampaikan

ke atasan masing-maing

tentang jadwal kerja

Staf

kepegawaian melakukan penyampaian ke masing-masing atasan pegawai baru.

Jadwal Kerja, Pelengkap

3.1.2. Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Pendidikan dan

Latihan Pegawai (LT)

(47)

pendidikan dan latihan pegawai yang sesuai dengan Gambar 3.4 dapat dilihat pada Tabel 3.3.

3.1.3. Aliran Dokumen Proses Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai

(PKP)

Berdasarkan pada hasil dari observasi dan wawancara maka didapatkanlah aliran dokumen proses dalam melakukan penilaian kinerja pegawai yang terjadi saat ini di perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.5. Sedangkan untuk penjelasan dari aliran dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai yang sesuai dengan Gambar 3.5 dapat dilihat pada Tabel 3.4.

3.1.4. Aliran Dokumen Proses Dalam Membuat Daftar Gaji dan Penghasilan

Pegawai Lainnya (GP)

Berdasarkan pada hasil dari observasi dan wawancara maka didapatkanlah aliran dokumen proses dalam membuat daftar gaji dan penghasilan pegawai lainnya yang terjadi saat ini di perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.6. Sedangkan untuk penjelasan dari aliran dokumen dalam membuat daftar gaji dan penghasilan pegawai lainnya yang sesuai dengan Gambar 3.6 dapat dilihat pada Tabel 3.5.

3.1.5. Aliran Dokumen Proses Dalam Memelihara Pegawai (PP)

(48)

3.1.6. Aliran Dokumen Proses Dalam Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Berdasarkan pada hasil dari observasi dan wawancara maka didapatkanlah aliran dokumen proses dalam pemutusan hubungan kerja yang terjadi saat ini di perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9. Sedangkan untuk penjelasan dari aliran dokumen dalam pemutusan hubungan kerja yang sesuai dengan Gambar 3.9 dapat dilihat pada Tabel 3.7.

Tabel 3.3 Penjelasan Aliran Sistem LP Keterangan : No Phase (N) Simbol (S)

1 a - Membuat Form

Rencana

Kebutuhan Diklat

Setiap akhir tahun membuat Form Rencana

Kebutuhan Diklat, untuk diedarkan ke unit kerja oleh TU.

Form Rencana Kebutuhan Diklat

a1 Form Rencana Kebutuhan

Diklat yang sudah diisi oleh kepala unit kerja.

Menganalisis Menganalisis

permintaan yang tertulis dalam

form Form Rencana

Kebutuhan Diklat dengan

menggunakan jadwal

pelaksanaan diklat sebagai

pembanding.

(y) Form Rencana

Kebutuhan

Diklat yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi.

(t)Menyuruh melakukan revisi a2 Form Rencana

Kebutuhan

Diklat yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar

terhadap Form Rencana

Kebutuhan Diklat, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi.

(y) Form Rencana

Kebutuhan Diklat yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi

(49)

a3 Form Form

Rencana Kebutuhan

terhadap Form Rencana

Kebutuhan Diklat, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi.

(y) Form Rencana

Kebutuhan

Diklat yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi, data pegawai, dan hasil evaluasi periode lalu

Mencari peserta diklat

Staf kepegawaian mencari peserta diklat yang sesuai dengan kebutuhan

dan situasi perusahaan.

Data pegawai yang akan mengikuti

pelatihan pegawai.

a5 Data pegawai yang akan mengikuti

pelatihan pegawai.

Membuat surat Perintah diklat

Setelah didapatkan

peserta, lembaga pendidikan, dan jadwal pelaksaan diklat, maka staf kepegawaian

membuat surat perintah diklat.

Surat perintah diklat

Tabel 3.4 Penjelasan Aliran Sistem PKP Keterangan : No Phase (N) Simbol (S)

kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap form kuesioner penilaian kinerja,

dengan cara memberikan paraf lembar disposisi.

(y) form kuesioner

penilaian kinerja

+ lembar disposisi.

(t)Menyuruh melakukan revisi a1 Disposisi,

form

Pengarsipan Staf kepegawaian mengarsipan dokumen

(50)

N S Input Nama Proses Kegiatan Output kuesioner

penilaian kinerja

disposisi dan menggandakan form

kuesioner penilaian kinerja.

Staf kepegawaian Membuat surat edar penilaian kinerja yang akan disebarkan leh bagian tata usaha.

pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi (t)Menyuruh

Bagian unit kerja melakukan penilaian yang sesuai aturan perusahaan

form kuesioner penilaian kinerja (fix)

Merekap dan menghitung

Staf kepegawaian melakukan perhitungan dengan menggunakan aturan ynag berlaku. memberikan paraf lembar disposisi.

Daftar Penilaian Kinerja pegawai

Kepala kepegawaian melakukan persetujuan

terhadap Daftar Penilaian Kinerja pegawai, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi.

(y) Daftar Penilaian Kinerja

pegawai sudah + lembar disposisi

Melakukan analisis calon penerima reward. Jika tergolong baik, maka mencetak daftar nilai knerja tertinggi, dan juga sebaliknya.

(y) Daftar nilai kinerja teringgi. (t) Daftar nilai kinerja terendah.

Tabel 3.5 Penjelasan Aliran Sistem GP Keterangan : No Phase (N) Simbol (S)

1 a Form Perubahan

Melakukan Perhitungan

Staf kepegawaian melakukan perhitungan

Detail