SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada
Program Studi Sistem Informasi Beasiswa Unggulan Jenjang S1 (Strata 1) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh :
NITA MUNGGARWATI 1.05.10.750
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
BIODATA PENULIS
Nama : Nita Munggarwati
Tempat, Tanggal Lahir : Sumedang, 30 Januari 1992 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Anak ke- : Satu dari dua bersaudara
Alamat : Dsn. Depok Rt02/01 Ds.Jatisari Kec.Tanjungsari Kab.Sumedang 45362
Telpon : 0896 5630 7464
Pendidikan : 1. 1998-2004 : SDN Tanjungsari 2
2. 2004-2007 : SMP Plus Al-Aqsha Jatinangor 3. 2007-2010 : SMK Negeri 13 Bandung
vi
LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xv
BAB I. PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2Identifkasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.3Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
1.3.1Maksud ... 4
1.3.2Tujuan Penelitian ... 4
1.4Kegunaan Penelitian ... 5
1.4.1Kegunaan Praktis ... 5
1.4.2Kegunaan Akademis ... 5
1.5Batasan Masalah ... 6
1.6Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7
vii
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem ... 10
2.1.1 Defini Sistem... 10
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 10
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 13
2.2 Informasi ... 14
2.2.1 Definisi Data ... 14
2.2.2 Definisi Informasi ... 14
2.2.3 Kualitas Informasi ... 15
2.2.4 Siklus Informasi ... 16
2.3 Sistem Informasi ... 17
2.3.1 Definisi Sistem Informasi ... 17
2.3.2 Komponen Sistem Informasi ... 18
2.4 Perancangan Sistem ... 20
2.5 Administrasi Keuangan ... 21
2.6 Administrasi Keuangan Sekolah ... 22
2.7 PHP ... 22
2.8 Data Base ... 22
2.9 XAMPP ... 23
viii
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian ... 24
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 24
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 25
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 26
3.1.4. Deskripsi Tugas ... 27
3.2. Metode Penelitian ... 31
3.2.1. Desain Penelitian ... 31
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 32
3.2.2.1. Sumber Data Primer ... 32
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ... 33
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem... 34
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 34
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 34
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 37
1) Flow Map ... 37
2) Diagram Konteks ... 37
3) Data Flow Diagram ... 37
4) Kamus Data ... 39
5) Perancangan Basis Data ... 39
a. Normalisasi ... 40
ix
3.2.4. Pengujian Software ... 41
3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 42
3.3.1. Analisis Dokumen ... 43
3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 45
3.3.2.1. Flow Map ... 47
3.3.2.2. Diagram Konteks ... 48
3.3.2.3. Data Flow Diagram ... 49
3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 51
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1Perancangan Sistem ... 53
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 53
4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 53
4.1.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan... 54
4.1.3.1.Diagram Konteks ... 57
4.1.3.2.Data Flow Diagram ... 58
4.1.3.2.1. DFD Level 1 ... 58
4.1.3.2.2. DFD Level 2 Proses 1 ... 59
4.1.3.2.3. DFD Level 2 Proses 2 ... 59
4.1.3.2.4. DFD Level 2 Proses 3 ... 60
4.1.3.2.5. DFD Level 2 Proses 4 ... 60
4.1.3.3.Kamus Data ... 61
x
4.1.4.2.Relasi Tabel ... 69
4.1.4.3.Struktur File ... 70
4.1.4.4.Kodifikasi ... 83
4.2Perancangan Antar Muka ... 86
4.2.1. Struktur Menu ... 86
4.2.2. Perancangan Input ... 87
4.2.3. Perancangan Output ... 92
4.3 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 96
4.4 Implementasi ... 96
4.4.1. Batasan Implementasi ... 97
4.4.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 97
4.4.3. Implementasi Perangkat Keras ... 98
4.4.4. Implementasi Basis Data ... 99
4.4.5. Implementasi Antar Muka ...100
4.4.6. Penggunaan Program ... 101
4.5Pengujian ... 106
4.5.1 Rencana Pengujian ... 106
4.5.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 107
4.5.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 112
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 113
xi
Amsyah, Dra. Zulkifli, ML.S. (2005). Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
Cahyati, Ana Nur & Purnama, Bambang Eka. (2012). “Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Pakis Baru Nawangan.” Jurnal Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Pakis Baru Nawangan. Agustus. 130-134.
Fatta, Hanif Al. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. C.V ANDI OFFSET. Yogyakarta.
Gaol, Chr. Jimmy L. (2008). Sistem Informasi Manajemen : Pemahaman dan
Aplikasi, C.V ANDI PT. GRASINDO. Yogyakarta.
Gulo, W. (2000). Metodologi Penelitian. Penerbit Grasindo. Jakarta
Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D, “Pengenalan Komputer : Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan”, Andi,
Yogyakarta, 2002.
Kusrini & Koniyo, Andri. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. C.V ANDI OFFSET. Yogyakarta.
Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi Ed.I.Graha Ilmu. Yogyakarta
iii
KATA PENGANTAR
Assalammu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatu.
Puji syukur alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi S1 ini.
Laporan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Komputer Indonesia Bandung. Pada skripsi ini penulis menetapkan judul “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH DI SMKN 13 BANDUNG”.
Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, mengingat terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Namun penulis berharap agar laporan skripsi ini dapat berguna bagi semua pihak.
Penulis mengucapakan banyak terimakasih atas bimbingan, dukungan, pengarahan, masukan – masukan berharga dan bantuannya baik moril maupun materil khususnya dalam proses penyusunan laporan skripsi ini, kepada :
iv
Kerja Sama Luar Negeri ( BPKLN ) Kemendikbud yang telah memberikan beasiswa kepada penulis.
3. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra.,SE.,M.Si, selaku Wakil Rektor I juga sebagai penanggung jawab Beasiswa Unggulan yang telah banyak memotivasi, memberikan masukan – masukan dan nasihat berharga kepada penulis.
4. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir.,M.Sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
5. Citra Noviyasari, S,Si., MT selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
6. Tono Hartono, S,Si., M.T. selaku pembimbing yang telah banyak membantu, memotivasi, membimbing, memberikan arahan dan masukan – masukan berharga bagi penulis sehingga laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan hasil yang optimal.
7. Syahrul Mauluddin, S.Kom., M.Kom. dan Imelda, S.Kom., M.T. selaku penguji 1 dan penguji 2.
8. Seluruh dosen pengajar yang telah memberikan ilmu – ilmu bermanfaat yang akan menjadi bekal bagi penulis di masa yang akan datang.
v
10.Keluarga, terutama Ayahanda Tatang Heryawan dan Ibunda Ani Wiarni, yang selalu memberikan perhatian, dukungan moril maupun materil, memotivasi dan do’a yang tiada henti.
11.Ridwan Muhafidin yang selalu memberikan perhatian, memotivasi dan do’a yang tiada henti.
12.Teman- teman seperjuangan SI – BU, Nur, Cyfa, Sari, Inna, Ikhsan, Andre, Ilda, Deni, Wahyu, Gilang, Rahmat, Nuludin, Nono, Ahmad Farid, Yahya dan yang lainnya terimakasih atas bantuannya.
13.Fitri Fauziah Apriliani, Hana Putri Saraswati, Nesty Astriani, Dian Ratna Sumeinar, Rizkia Indriani, Yulia Rachmawati, yang telah banyak memberikan do’a dan dukungan yang tiada henti.
14.Semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu-persatu terima kasih atas dorongan, do’a, serta motivasi yang sangat berharga bagi penulis.
Penulis berharap laporan skripsi ini mendapat Ridho dan Berkah dari Allah SWT, juga dapat memberikan manfaat yang sebesar – besarnya terutama bagi penulis khususnya dan bagi pembaca umumnya, serta bagi perkembangan pendidikan di Universitas Komputer Indonesia. Amin.
Wassalamuallaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Bandung, Agustus 2014
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini perkembangan pendidikan telah mengalami kemajuan, tak luput juga dalam bidang teknologi. Dimana teknologi merupakan faktor yang cukup penting dalam pencapaian informasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa penerapan teknologi pada sebuah lembaga atau instansi dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas lebaga atau instansi itu sendiri, salah satunya pada lembaga pendidikan. Adapun istilah teknologi pendidikan yang mempunyai arti sebagai metode bersistem untuk merencanakan, menggunakan dan menilai seluruh kegiatan pengajaran dan pembelajaran dengan memperhatikan baik sumber teknis maupun manusia dan interaksi antar keduanya, sehingga mendapatkan bentuk pendidikan yang lebih efektif.
2
Pada saat ini hampir di segala bidang membutuhkan teknologi komputer dan internet, khususnya sebagai sumber informasi dan telekomunikasi yang cepat dan efesien sehingga penggunaan internet saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi seluruh lapisan masyarakat, dengan demikian maka pemakaian internet dibidang sistem informasi memberikan manfaat yang sangat besar seprti penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara cepat, tepat dan lengkap.
Sekolah adalah lembaga pendidikan yang didalamnya terdapat guru-guru, murid-murid, dan karyawan. Sekolah itu sendiri memang dirancang khusus untuk belajar dan mengajar serta tempat menerima dan memberi pelajaran antara guru dan murid.
Dalam suatu lembaga pendidikan tidak akan terlepas dari adanya proses pencatatan, merencanakan, menyimpan file dalam kearsipan baik yang bersumber dari dalam lembaga pendidikan (intern) maupun hubungan dengan pihak luar (ekstern).
keuangan, sehingga sering kali terjadi kesalahan dalam pencatatan pembayaran SPP, DSP, Praktikum dan Osis siswa dan pencatatan dana yang dikeluarkan oleh sekolah. Pembuatan laporan juga memerlukan waktu yang lama dan masih terjadi kesalahan. Maka dari itu untuk mengurangi kelemahan tersebut, SMK Negeri 13 Bandung perlu memiliki sebuah sistem yang dapat memudahkan pengelola keuangan dalam mengolah data serta memberikan dan mendapatkan informasi secara mudah dan cepat. Karena alasan itulah penulis memutuskan tujuan dalam penelitian skripsi ini untuk mengambil judul “Sistem Informasi administrasi
keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung”
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasi pokok permasalahan yang dihadapi karena perlu dibangunnya Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung.
1. Pembayaran SPP, DSP, Praktikum dan OSIS masih dilakukan secara manual dengan mencatat dibuku sehingga sering terjadi kesalahan.
2. Sering terjadi kesalahan pada laporan penerimaan SPP, DSP, Praktikum dan OSIS.
4
Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah yang sedang berjalan di SMKN 13 Bandung.
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung
3. Bagaimana pengujian Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung.
4. Bagaimana implementasi Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung, guna membantu mempermudah pekerjaan bagian keuanga di SMKN 13 Bandung.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah
1. Untuk mengetahui Sistem administrasi keuangan sekolah yang sedang berjalan di SMKN 13 Bandung.
3. Untuk menguji Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung.
4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung.
1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis
a. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait di SMKN 13 Bandung.
b. Bagi Pegawai
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai informasi tentang Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah, agar menyadari pentingnya pemahaman terhadap Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah, guna membantu mempermudah pekerjaan bagian keuangan di SMKN 13 Bandung.
1.4.2 Kegunaan Akademis a. Bagi Pengemban Ilmu
6
yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat mengutungkan berbagai pihak.
b. Bagi Peneliti Lain
Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.
c. Bagi Penulis
Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek, belajar menganalisa dan melatih daya fikir dalam mengambil kesimpulan atas permasalahan yang ada didalam lembaga, khususnya di SMKN 13 Bandung.
1.5 Batasan Masalah
Penelitian yang dilakukan meliputi suatu permasalahan dengan batasan-batasan tertentu, agar sistem yang dibuat tidak terlalu luas dan menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membatasi masalah yang berkaitan dengan penelitian. adapun batasan masalah yang dibahas adalah :
1. Membahas pengolahan data penerimaan dan pengeluaran keuangan di SMKN 13 Bandung.
3. Pengolahan data penerimaan keuangan sekolah meliputi transaksi pembayaran DSP,SPP, Praktikum dan OSIS siswa di SMKN 13 Bandung.
4. Membuat laporan penerimaan dan laporan pengeluaran keuangan sekolah di SMKN 13 Bandung
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan pada SMKN 13 Bandung yang beralamat di Jalan Raya Soekarno Hatta KM.10 Bandung Telp.022-7318960. Dengan waktu penelitian sebagai berikut :
NO AKTIFITAS 2014
MARET APRIL MEI JUNI JULI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Identifikasi kebutuhan
2. Quick design (prototype)
3. Build prototype
4. Evaluasi
5. implementasi
8
1.7 Sistematika Penulisan
Berikut sistematika penyusunan skripsi yang akan disusun :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, Identifikasi dan Perumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian, batasan masalah, lokasi dan waktu penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas tentang teori-teori yang relevan dengan tema penulis skripsi yang dapat di ambil menjadi referensi dari buku yang minimal terbitanya tahun 2000, serta dari jurnal dan hasil penelitian yang telah dipublikasikan.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
Dalam bab ini dibahas tentang objek dan metode penelitian, dan analisis sistem yang berjalan.
digunakan dalam analisa data dan pengujian software. Juga menguraikan hasil analisis sistem yang sedang berjalan di perusahaan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan sistem yang meliputi flowmap, diagram konteks, data flow diagram, kamus data dan perancangan basis data, perancangan antar muka, perancangan arsitektur jaringan, implementasi, dan pengujian sistem di bahas pada bab ini.
BAB V KESIMPILAN DAN SARAN
24 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian ini dilakukan pada SMKN 13 Bandung yang berada di Jl. Soekarno-Hatta KM.10 Bandung. Berikut Sejarah singkat,visi dan misi, struktur organisasi, dan deskripsi kerja.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 13 Bandung (SMKN 13) adalah sekolah tingkat menengah yang mendidik siswanya untuk memiliki keahlian di bidang analisis kimia dengan lama pendidikan 4 (empat) tahun dan keahlian teknik komputer dan jaringan dengan lama pendidikan 3( tiga ) tahun. SMKN 13 Bandung bermula dari Pendidikan Analis Kimia di bawah pengelolaan Departemen Kimia Institut Teknologi Bandung (Sekolah Analis Kimia ITB) mulai tahun 1937.
Negeri 13 Bandung menjadi memiliki dua bidang program keahlian dengan tidak mengubah namanya yaitu SMK Negeri 13 Bandung.
Dalam penyelenggaraan pendidikan, SMKN 13 bekerja sama dengan Dunia Usaha / Dunia Industri (DU / DI) yang relevan, dalam suatu wadah Komite Sekolah sebagai kelengkapan implementasi Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) sehingga diharapkan menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian sesuai tuntutan Dunia Usaha / Dunia Industri (DU / DI).
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
Merujuk pada tantangan serta peluang bagi perkembangan SMK Negeri 13 ke depan, seluruh warga SMK Negeri 13 Bandung bersepakat bahwa visi SMK Negeri 13 Bandung periode 2014 – 2018 adalah :
“ Menjadi Sekolah Berkualitas, Berkarakter, dan Berbudaya
Lingkungan “.
Misi
Adapun misi yang ditetapkan sebagai pengejawantahan visi SMK Negeri 13 Bandung di atas adalah sebagai berikut :
1. Mengembangkan institusi menjadi lembaga terpadu yang berfungsi sebagai pusat pelatihan (learning organitation) dan pengujian (center of excellent) serta menjadikan ICT sebagai basis pengelolaan pendidikan.
26
3. Menjadikan ICT sebagai basis pengelolaan pendidikan.
4. Mengembangkan profesionalisme SDM yang berstandar INternasional dan mmampu bersaing dalam era global.
5. Menjalin kemitraan dengan DU/DI/IP di dalam maupun di luar negeri dalam pelaksanaan prakerin, penyaluran tenaga kerja, serta pengembangan sekolah lainnya.
6. Mencetak lulusan yang memiliki kompetensi mumpuni, berbudaya local dan atau nasional, serta mampu bersaing di dunia internasional.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yaitu suatu bentuk, kerangka atau susunan yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun orang-orang tertentu untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin. Setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan kedudukan masing-masing, dimana peranan dan kedudukan suatu dalam organisasi dapat dilihat deskripsi kerja dari masing-masing bagian.
KEPALA
& NORMATIF KOOR BUSINESS
CENTER
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMKN 13 Bandung
3.1.4 Deskripsi Tugas 1. Kepala Sekolah
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Membuat program kerja kepala sekolah
2. Mengkoordinir pembuatan program kerja sekolah (PKS) 3. Mengkoordinir pembuatan RAPBS
4. Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan RIPS
5. Mengawasi dan membina pengelolaan dan pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar
28
7. Mengkoordinir kegiatan kerja sama dengan institusi pasangan, Stake Holder, Pemerintah Kota Bandung, Dinas Pendidikan Kota, Propinsi, dan Kota.
8. Mempromosikan pemasaran dan penelusuran lulusan tamatan melalui Bursa Kerja Khusus
9. Membina Unit Produksi dan Jasa
10. Merencanakan dan membina pengembangan profesi dan karier staft. 11. Mengkoordinir pelaksanaan Bimbingan Penyuluhan Kejuruan.
12. Merencanakan pengembangan, pendayagunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
13. Menyelenggarakan administrasi sekolah / keuangan, ketenagaan, kesiswaan, perlengkapan, dan kurikulum
14. Mengkoordinir pengembangan kurikulum
15. Mengevaluasi kegiatan program kerja sekolah, program kerja waka, Kepala Tata Usaha, UP&J, BKK dan pokja pokja.
16. Membuat DP-3 tenaga kependidikan 17. Mengkoordinir Penerimaan Siswa Baru.
18. Melaksanakan kebijakan Wali Kota, Dinas Pendidikan kota, Propinsi, dan Direktorat.
19. Membuat laporan berkala dan insidental. 20. Tercapainya tujuan institusional sekolah.
22. Berfungsinya komponen sekolah dengan baik dan benar. 23. Terpeliharanya sarana prasarana dengan baik.
24. Tercapainya 7 K.
25. Meningkatkan kesejahteraan tenaga kependidikan. 26. Melakukan koordinasi dengan komite sekolah.
Wewenang
1. Menjalankan semua peraturan / instruksi dari lembaga yang lebih tinggi 2. Mengatur pembagian tugas
3. Menilai DP-3 guru, Kepala Tata Usaha dan tenaga kependidikan lainnya 4. Membuat supervisi pelaksanaan tugas guru dan staff
5. Menandatangani berkas dan dokumen yang berkala untuk surat surat / berkas (intern / ekstern) Dinas, Ijazah, dan sertifikat
6. Mengelola keuangan sekolah
7. Membina dan mempromosikan guru dan staff 8. Menerima / mengeluarkan peserta diklat 9. Rekruitmen tenaga kependidikan
10. Memberikan arahan disposisi atas surat yang masuk 11. Memberikan persetujuan mutasi kerja
2. KOMITE SEKOLAH
30
membantu sekolah baik berupa pendanaan, bahan / alat praktik dan pemikiran 3. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi sekolah atau orang tua
peserta diklat
4. Melakukan koordinasi dengan kepala sekolah
5. Membantu dalam pengembangan dan kemajuan sekolah Wewenang
1. Bersama-sama pihak sekolah menetapkan RAPBS 2. Menetapkan besarnya uang sekolah
3. KASUBAG TATA USAHA
1. Menyusun program kerja Koordinator Tata Usaha
2. Mendata dan menginventarisir kebutuhan tenaga Tata Usaha 3. Membina dan mengembangkan karir tenaga Tata Usaha Sekolah 4. Mengkoordinir kebutuhan Tata Usaha Sekolah
5. Menyiapkan dan menyajikan data statistik sekolah
6. Mengkoordinir pelaksanaan kesekretariatan dan kerumah tanggaan
7. Berkoordinasi dengan wakil kepala sekolah, staf, guru dan Komite Sekolah dalam hal hal tertentu
8. Menyusun laporan berkala dan incidental
4. BENDAHARA
mengeluarkan dan mempertanggung jawabkan atas rekomendasi Ketua Komite Sekolah/Kepala Sekolah.
3. Melaksanakan pembayaran gaji/honor pegawai dan guru 4. Mengeluarkan/memberikan transport sesuai tugas
5. Mengeluarkan dana sesuai proposal kegiatan yang disetujui kepala sekolah 6. Melaksanakan pembayaran bahan/alat yang dibeli beserta pengurusan
pajaknya
7. Membuat laporan berkala dan insidentil Wewenang
1. Mengambil dan menyimpan uang
2. Mengeluarkan uang atas perintah atasan (kepala sekolah/ketua komite sekolah)
3.2 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik yang berupa data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan diperoleh.
3.2.1 Desain Penelitian
32
pemecahan masalah berdasarkan data-data, lalu menyajikan data tersebut, menganalisis data dan menginterpresentasikannya
Menurut W. Gulo (2000:19) adalah :
“ Penelitian deskriptif merupakan tipe penelitian yang didasarkan pada
pertanyaan dasar yang kedua, yaitu bagaimana. Kita tidak puas bila hanya mengetahui apa masalah secara eksploratif, tetapi ingin mengetahui juga bagaimana peristiwa itu terjadi ”
Dengan menggunakan penelitian deskriptif ini data-data atau dokumen-dokumen yang ada dapat dianalisis dengan baik dan lebih terarah, hasil dari analisis data tersebut akan lebih fokus kepada inti permasalahannya dan tujuan penelitian dapat tercapai dengan maksimal.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan suatu metode untuk mengumpulkan data-data yang menjadi bukti penelitian, yang akan diolah kembali menjadi suatu informasi yang berguna bagi penelitian. Adaa dua jenis metode pengumpulan data yaitu sumber data primer dan sekunder.
3.2.2.1Sumber Data Primer
1. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil. Yaitu peninjauan secara langsung ke objek penelitian dalam hal ini peneliti datang langsung ke SMKN 13 Bandung.
2. Wawancara
Tahap ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara komunikasi langsung pada objek yang sedang diteliti. Dalam hal ini peneliti mewawancarai langsung staff tata usaha bagian keuangan SMKN 13 Bandung.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder
Data sekunder digunakan untuk mendukung data primer yaitu sebuah jenis data yang pengumpulan datanya tidak diperoleh secara langsung dari responden, tetapi data yang telah diolah sehingga menjadi sebuah data yang memiliki informasi yang berguna bagi yang memerlukannya.
34
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai metode pendekatan, pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan. Berikut uraian dari sub bab ini :
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan dengan perancangan terstruktur. Metode pendekatan terstruktur merupakan suatu metode yang berorientasi kepada proses-proses dalam membangun suatu program dengan menggunakan alat bantu seperti DFD (Data Flow Diagram), Flowmap, dan Kamus Data.
Terdapat beberapa alasan penulis menggunakan pendekatan terstruktur, yaitu aliran data yang terjadi berurutan sehingga mudah dimengerti dan dipahami setiap maknanya, selain itu metode terstruktur telah banyak digunakan dalam pengembangan sistem informasi.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Analisis dan pengembangan sistem terdiri dari berbagai kegiatan yang terdiri dari beberapa tahapan yang membantu kita dalam mengembangkan sebuah sistem.
Pada metode pengembangan sistem penulis menggunakan metode
mengacu pada kepuasan user. Bahakan dapat dikatakan sebagai metode waterfall
yang dilakukan secara berulang.
Metode ini dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengguna dan pembuat sistem bertemu untuk mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak serta mengidentifikasi segala kebutuhan, sehingga pengembang mengetahui gambaran atau garis besar sistem.
Gambar 3.2 Metode Prototype
(Sumber: Fatta, Hanif Al. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. C.V
36
Berikut adalah tahapan-tahapan yang harus dilakukan dengan metode
Prototype :
1. Mengidentifikasi kebutuhan
Analisa terhadap kebutuhan calon user, pembuat sistem saling bertemu dengan pengguna untuk melakukan pemilihan fungsi yang harus ditampilkan oleh prototype berdasarkan pada tugas-tugas yang sesuai dengan contoh. Yang artinya pembuat sistem mengidentifikasi aspek-aspek mana yang akan dilakukan untuk merancang sistem.
2. Quick design
Pembuatan desain global untuk membentuk software contoh, dilakukan dengan membuat prototype sistem awal yang disesuaikan dengan keinginan dan kesepakatan ketika menentukan kebutuhan dasar sistem. Pada langkah ini penulis membuat sistem baik design maupun coding sementara secara global disesuaikan dengan apa yang telah dianalisis.
3. Build prototype
Pembuatan software prototype termasuk pengujian dan penyempurnaan. Pada langkah ini setelah penulis membuat sistem sementara kemudian dilakukan pengujian yang dilakukan oleh pegawai Dinas Komunikasi dan Informatika dan penyempurnaan sementara sesuai yang dibutuhkan.
4. Evaluasi pelanggan
5. Pembuatan & implementasi
Pembuatan sebenarnya, termasuk design, coding dan testing. Pada langkah ini penulis menyempurnakan pada sistem yang telah dibuat, dengan memperbaiki design secara baik, dan coding secara menyeluruh.
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1) Flow Map
Flowmap adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah – langkah dan urutan prosedur dari suatu program yang berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah.
2) Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan, dan keluaran sistem. Diagram konteks digambarkan dengan sebuah simbol lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan proses dalam sistem.
3) Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data ataua proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
38
dan proses pada sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD berdasarkan notasi yourdon adalah :
Gambar 3.3 Notasi DFD a. Aliran Data
Aliran data dengan simbol panah arah dari sumber ke tujuan b. Proses
Unit yang melakukan transformasi data c. Entitas Eksternal
Dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi di luar sistem
d. Data Store
4) Kamus Data
Kamus data ( data dictionary ) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisis maupun pada tahap perencanaan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Kamus data harus memuat hal-hal berikut ini. 1. Nama arus data
2. Alias
3. Panjang karakter 4. Tipe data
5. Deskripsi field
5) Perancangan Basis Data
40
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasi yang berfungsi untuk menghilangkan adaya redudansi data dan menentukan primary key untuk mengakses data atau merupakan pembentukan relasi sedemikian rupa sehingga database tersebut mudah dimodifikasi.
Bentuk-bentuk yang digunakan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut:
1. Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang dierekam, data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Bentuk normalisasi pertama ini dapat terpenuhi apabila tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normalisasi kedua dapat terpenuhi apabila berada dalam bentuk normal pertama, dan setiap atribut bukan kunci primer yang memiliki ketergantungan fungsional penuh terhadap kunci primer.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third normal Form)
Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam ruang penyimpanan, cepat dalam mengakses dan mudah dalam pemanipulasian (ubah, tambah, hapus) data.
b. Tabel Relasi
Tabel Relasi adalah relasi yang menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda yang disimpan dalam penyimpanan elektronik.
3.2.4 Pengujian Software
Pengujian sistem merupakan bagian yang sangat penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang baik. Perangkat lunak diuji dengan cara pengujian Black box/Black box testing. pengujian Black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode pengujian ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black box merupaka metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :
42
1) Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2) Kesalahan interface.
3) Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4) Kesalahan kinerja inisialisasi dan kesalahan terminasi.
3.3Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai permasalahan, berbagai hambatan yang terjadi dan berbagai kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya.
Analisis sistem dalam satu perusahaan adalah penting karena berdasarkan fungsi dari analisis itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sebuah sistem yang dibuat menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.
3.3.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan.
Dokumen yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan 1. Nama dokumen : Kartu Sumbangan
Sumber : Bagian keuangan Rangkap : 1
Deskripsi : kartu yang berisi detail siswa yang membayar SPP,Praktikum, DSP dan Osis.
Elemen data : nis, nama, kelas, tanggal_bayar, bulan, cap/paraf
2. Nama dokumen : Bukti Pembayaran Sumber : Bagian keuangan Rangkap : 2
Deskripsi : yang menerangkan apa yang telah dibayarkan siswa berdsarkan detail siswa
Elemen data : no_bukti, nama, nis, kelas, yang_dibayar, jumlah, terbilang, cap/paraf.
44
Rangkap : 1
Deskripsi : yang berisikan data siswa yang membayar SPP,DSP,Praktikum atau Osis
Elemen data : no, tanggal, nis, nama, kelas, jenis_bayar, jumlah, total
4. Nama dokumen : Kwitansi Pengeluaran keuangan sekolah Sumber : bagian keuangan
Rangkap : 1
Deskripsi : kwitansi yang berisikan jumlah pengeluaran Elemen data : no_kwitansi,sudah_terima_dari,banyak_uang,
untuk_pembayaran,nominal,ttd_yang_menerima, ttd_komite, ttd_kepsek
5. Nama dokumen : Daftar Pengeluaran keuangan sekolah Sumber : bagian keuangan
Rangkap : 1
Deskripsi : detail data pengeluaran keuangan sekolah
Elemen data : no, tanggal, uraian_penggunaan, no_bukti, kode, jumlah
6. Nama dokumen : Laporan Pengeluaran Sumber : bagian keuangan Rangkap : 1
Elemen data : no, tanggal, no_bukti, uraian, kode, jumlah_penerimaan, jumlah_pengeluaran,total_penerimaan_pengeluaran, sisa_dana, total
7. Nama dokumen : Laporan penerimaan Sumber : bagian keuangan Rangkap : 1
Deskripsi : detail data laporan penerimaan sekolah Elemen data : bulan, tahun_ajaran,nama_pemasukan, jumlah_pemasukan, total_pemasukan
3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan adalah menguraikan setiap prosedur dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat dengan prosedur, flowmap, diagram konteks, dan data flow diagram.
A. Prosedur Sistem administrasi penerimaan keuangan siswa yang sedang berjalan:
1. Diasumsikan kartu sumbangan telah dimiliki oleh setiap siswa
2. Siswa melakukan pembayaran SPP, DSP, Praktikum atau Osis kepada bagian bendahara penerimaan
3. Bendahara bagian penerimaan mencatat pembayaran siswa di bukti pembayaran sebanyak 2 rangkap
46
5. Kartu sumbangan yang telah di cap,tanggal_bayar dan paraf di kembalikan ke siswa dengan 1 rangkap bukti pembayaran untuk siswa
6. 1 rangkap bukti pembayaran yang ada di bendahara bagian penerimaan untuk direkap kedalam buku catatan pembayaran siswa
7. Bendahara bagian penerimaan membuat laporan penerimaaan sekolah setiap bulan nya
8. Laporan penerimaan sekolah diserahkan ke bendahara sekolah untuk di validasi
9. Bendahara sekolah menyerahkan laporan penerimaan kepada kepala sekolah dan komite sekolah untuk di tandatangani
10.Bendahara bagian penerimaan membuat daftar tunggakan siswa
11.Bendahara bagian penerimaan melakukan penagihan kepada siswa yang menunggak membayar SPP,DSP,Praktikum atau OSIS
B. Prosedur Sistem Administrasi pengeluaran keuangan yang sedang berjalan. 1. diasumsikan semua permintaan pengeluaran dana sekolah di setujui.
2. Bendahara bagian pengeluaran membuat kwitansi pengambilan pengeluaran untuk di tandatangani oleh pemohon.
3. Kwitansi pengambilan ditandatangani oleh pemohon.
5. Pemohon harus melakukan pertanggungjawaban atas permintaannya dengan menyerahkan bukti kebenaran atas dana yang telah digunakan atau kwitansi sekolah yang telah tervalidasi.
6. Bendahara bagian pengeluaran membuat laporan pegeluaran sekolah setiap bulannya berdasarkan daftar pengeluaran keuangan sekolah yang telah menyerahkan bukti pertanggungjawabannya.
7. Laporan pengeluaran sekolah diserahkan ke bendahara sekolah untuk di validasi
8. Bendahara sekolah menyerahkan laporan pengeluaran kepada kepala sekolah dan komite sekolah untuk di tandatangani
3.3.2.1Flow Map
A. Flowmap Sistem Administrasi pembayaran keuangan siswa yang sedang berjalan
48
B. Flowmap Sistem Administrasi pengeluaran keuangan sekolah Laporan Pengeluaran Sekolah
Gambar 3.5 Flowmap administrasi pengeluaran keuangan yang sedang berjalan
3.3.2.2Diagram Konteks
Sistem informasi administrasi keuangan sekolah siswa
pemohon
Kartu sumbangan
Kartu sumbangan valid, bukti bayar
Pengajuan permintaan dana
kwitansi
Kepala Sekolah
Komite Sekolah Laporan penerimaaan
Laporan pengeluaran
Laporan penerimaaan valid Laporan pengeluaran valid Laporan penerimaaan Laporan pengeluaran Laporan penerimaaan valid
Laporan pengeluaran valid
Gambar 3.6 Diagram Konteks sistem yang berjalan
3.3.2.3Data Flow Diagram
50
1. Data Flow Diagaram Level 1
1.0
data pembayaran siswa Buku rekap Bayaran siswa
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 Sistem yang sedang berjalan
2. Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
1.1
3. Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 sistem yang sedang berjalan
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Evaluasi sistem yaitu hasil analisa sistem yang berjalan meliputi kelemahan sistem yang ada dengan rencana pengembangan yang akan dilakukan pada tahap perancangan.
52
