Email : hari_satia_nugraha@yahoo.com*¹, erina_agustin89@yahoo.com
ABSTRAKSI
Sistem Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan dalam mengarahkan dan memperlancar kegiatan sehari-hari, khususnya dalam pengambilan keputusan. Kegiatan yang rutin dilakukan oleh perusahaan adalah penerimaan kas. Penerimaan kas dalam pemesanan T-shirt digunakan sebagai pembiayaan operasional yang jumlahnya sedikit. Untuk mendapatkan informasi yang tepat, pencatatan penerimaan kas harus dilakukan secara rutin oleh perusahaan.
Kebutuhan penerimaan kas yang diperoleh dari pemesanan T-shirt tersebut akan diproses kedalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pemesanan T-Shirt. karena dengan adanya system tersebut maka akan dapat menghasilkan informasi-informasi yang baik, akurat, dan relevan mengenai jumlah penerimaan kas atas pemesanan T-shirt.
Sistem informasi akuntansi yang akan di buat merupakan gabungan dari proses penerimaan kas atas Pemesanan T-Shirt. Proses penerimaan hanya terdiri dari proses pemesanan T-Shirt, dilakukan dengan cara pelunasan atas pemesanan T-Shirt. Pencatatan meliputi penjurnalan dan pembuatan laporan pemesanan dan pelunasan.
Aplikasi pembuatan sistem informasi akuntansi ini di buat menggunakan software Microsoft Visual basic 6 dan Microsoft Access 2007 sebagai databasenya. Aplikasi ini sudah memenuhi kebutuhan sistem yang dibutuhkan namun masih ada kelemahan yang perlu diperbaiki dan dikembangkan namun diharapkan dapat membantu proses pencatatan, penjurnalan dan pembuatan laporan akuntansi lebih mudah dan cepat.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Jurnal Penerimaan Kas, Laporan Pemesanan dan Pelunasan
1. Pendahuluan
Dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas akan berkaitan erat dengan penjualan jasa, jika sistem tidak terstuktur dengan baik maka akan berpengaruh besar terhadap jumlah kas yang akan diterima oleh perusahaan. Maka dari itu perusahaan membutuhkan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas karena dengan adanya sistem tersebut dapat menghasilkan informasi-informasi yang baik, akurat dan relavan mengenai jumlah penerimaan kas yang diterima.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling bekerja sama dan bertanggung jawab untuk mengolah semua transaksi penerimaan kas baik itu dari penjualan tunai maupun penerimaan piutang dagang yang didapat dari data-data transaksi untuk tujuan laporan keuangan kepada perusahaan.
Perusahaan Stones_Incorprorated adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang jasa konveksi, yang kegiatannya yaitu memproduksi T-Shirt atau kaos. Penerimaan Kas tentu menjadi salah satu hal penting dalam kegiatan prusahaan sehingga perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat melakukan fungsi-fungsi pengolahan data khususnya penerimaan kas secara cepat dan akurat. Permasalah saat ini di perusahaan Stones_Incorprorated belum tersedia sistem informasi untuk penerimaan kas. Semua data penerimaan kas pada Perusahaan Stones_Incorprorated masih dilakukan secara semi komputerisasi yaitu hanya menggunakan aplikasi Ms.Excel dalam proses perhitungan
2
penerimaan kas serta penyimpanan data masih berupa arsip. Hal ini mengakibatkan proses penerimaan kas menjadi kurang optimal dan masih terdapat kesalahan-kesalahan dalam prosesnya. Hal tersebut menyebabkan lambatnya informasi laporan penerimaan kas kepada pimpinan.
Berdasarkan uraian dan penjelasan yang telah dijabarkan di atas maka penyusun mencoba mengangkat permasalahan tersebut, dan mencoba membuatkan Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang insya allah dapat menutupi kekurangan yang ada, yang akan disajikan dalam bentuk Laporan penelitian dengan mengambil judul : Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pemesanan T-Shirt Pada Perusahaan Stones_Incorprorated.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Definisi Aplikasi
Menurt Febrian dalam Rahman (2007) aplikasi berasal dari bahasa inggris application yang artinya penerapan, aplikasi, penggunaan.
Menurut Suprianto dalam Rahman (2005) Aplikasi komputer adalah suatu program komputer yang dibuat untuk mengerjakan masalah-masalah khusus, misalnya pengolahan data.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah merupakan suatu program yang dibuat manusia untuk melakukan suatu fungsi bagi penggunanya.
2.2 Akuntansi
Akuntansi mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia usaha, mulai dari badan usaha kecil yang tidak mencari keuntungan sampai pada pada perusahaan besar yang mencari keuntungan membutuhkan informasi akuntansi yang digunakan sebagai alat perencanaan, pengawasan maupun sebagai dasar pengambilan keputusan. Dilihat dari pengertian akuntansi itu sendiri mempunyai banyak definisi seperti yang selama ini dikenal hal ini karena luasnya ruang lingkup dari kegiatan akuntansi akibatnya antara definisi yang satu dengan definisi yang lainnya terdapat perbedaan penekanannya. Walaupun demikian definisi-definisi tersebut telah memberikan pengertian definisi akuntansi yang menekankan fungsi sebagai sumber informasi.
Adapaun pengertian akuntansi itu sendiri menurut beberapa para ahli diantaranya sebagai berikut : 1. American Accounting Association (AAA) yang diterjemahkan oleh Soemarso (2009) yaitu, Akuntansi adalah proses mendifinisikan, mengatur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.
2. Pengertian akuntansi menurut Rudianto mendefenisikan bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi suatu badan usaha.
Jadi dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu proses mendefinisikan, mengukur, melaporkan informasi ekonomi kepada berbagai pihak yang diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak yang bersangkutan. 2.3 Siklus Akuntansi
Secara sederhana menurut Hanif dalam Fidea (2007) sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain.
Pengertian Sistem menurut Mulyadi dalam Naufal (2001) adalah formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolaan perusahaan. Sistem akuntansi berkembang memalui tiga langkah ketika perusahaan mengalami perkembangan dan perubahan yaitu :
a. Analisis (analysis) yang meliputi identifikasi kebutuhan pihak-pihak yang membutuhkan informasi keuangan perusahaan dan penentuan bagaimana sistem akan menyajikan informasi tersebut. b. Didesain (designed) sehingga mampu memahami kebutuhan para pengguna.
3
c. Diterapkan (Implemented) sekali sebuah sistem telah diterapkan, umpan balik atau masukan dari pengguna informasi dapat digunakan untuk menganalisis.
Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegaiatan utama organisasi atau institusi.
Suatu sistem juga mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan suatu sistem adalah sebagai berikut :
a. Kompenen sistem (compenent)
Kompenen-kompenen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem memunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu proses sistem secara keseluruhan.
b. Batasan sistem (boundry)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem (enviroment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar dari batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. e. Masukan sistem (input)
Energi yang masuk kedalam sistem disebut masukan sistem. f. Keluaran sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. g. Pengolahan sistem (proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran sistem (objective)
Sasaran dari sistem dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.4 Tahap-Tahap Siklus Akuntansi
Menurut Jogiyanto (2005) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi merupakan, Kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan infomasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham. Pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.
Menurut Krismaji (2001) dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan memproses bisnis.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi di pergunakan untuk mempermudah dalam mengolah informasi keuangan yang ada di suatu perusahaan. 2.5 Jurnal
Ada bermacam-macam jurnal. Jenis dan banyaknya tergantung pada besar kecilnya perusahaan dan sifat usahanya. Bentuk yang paling umum dan sederhana adalah jurnal umum (general journal) (Winarni dan Sugiarso, 2011) dalam bukunya yang berjudul “Konsep Dasar dan Siklus Akuntansi” : a. Jurnal Umum
Jurnal umum berfungsi untuk mencatat semua transaksi keuangan perusahaan yang disusun secara kronologis.
4
Merupakan Jurnal penyesuaian dari jurnal umum yang lebih terperinci untuk penyesuaian dari beban yang ada di dalam jurnal umum.
c. Jurnal Khusus
Jurnal khusus adalah jurnal yang khusus mencatat transaksi tertentu yang sejenis, seperti jurnal khusu penerimaan kas, jurnal khusus pengeluaran kas, jurnal khusus penjualam, dan jurnal khusus kas kecil.
2.5 Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi dalam Fidea (2001) dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan dan penerimaan kas dari piutang.
Menurut Soemarso dalam Naufal (2004) dalam buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar, pengeluaran kas yaitu semua pengeluaran uang yang dilakukan perusahaan.
Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa penerimaan kas adalah suatu transaksi yang dapat menambah kas peusahaan baik dari penjualan maupun dari piutang usaha.
2.6 Kas kecil
Menurut Nurcahya dalam Rahman (2005) Kas Kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil. Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya. Jadi kesimpulan dari Pengertian diatas kas kecil adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan julahnya relatif kecil. 3. Gambaran Umum
3.1 Analisa
Perancangan sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas ini akan menghasilkan sebuah produk yang berupa aplikasi yang dapat menganangi pengolahan data seperti data barang, data supplier, data customer, data pemesanan dan data pelunasan. Tujuan dari perancangan sistem yang akan dibuat ini untuk memberikan gambaran secara umum kepada user atau admin tentang sistem yang akan dikembangkan. Flow map sistem informasi akuntansi penerimaan kas atas pemesanan T-Shirt yang diperoleh adalah seperti Gambar 1
5
Gambar 1 Proses Akuntansi Penerimaan atas Pemesanan T-Shirt
3.2 ERD
Entity Relationship Diagram merupakan jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara abstrak, dan kumpulan entitas yang digunakan perusahaan sebagaimana sumber atau masukan bagi data yang dibutuhkan didalam sistem yang dikelompokan disebut subjek data. ERD sangat berguna bagi aplikasi dimana data dan hubungan yang mengatur sangat kompleks, tujuan utama ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungannya.
ERD dibuat dari entitas suatu perusahaan yang digambarkan dalam bentuk diagram. Entitas dalam diagram ini dipetakan dalam matriks dalam proses, unit organisasi, lokal, dan sebagainya. Diagram ini digunakan untuk mengidentifikasi entitas data dan memperlihatkan hubungan yang ada diantara entitas tersebut.
Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas ini dapat digambarkan ERD seperti gambar 2 sebagai berikut :
6
Barang N memiliki N Pemesanan 1 memiliki 1 Pelunasan
Id_brg Nm_brg Hrg_sat stok tgl Nm_kons Id_kons Id_brg dp qty tgl sisa jml hrg kembali Nm_kons bayar sisa Id_kons N memiliki N Supplier Nm_supp Id_supp No_tlp alamat N N memiliki Customer No_tlp alamat Nm_cust Id_cust Id_supp stok Jurnal kredit debet Kd_akun ket tgl
Gambar 2 ERD Sistem Informasi Akuntansi Pemesanan T-Shirt 3.4 Context Diagram
Diagram konteks yang dibuat pada tahap desain sistem ini digunakan untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi penerimaan kas, diusulkan secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi Pemesanan T-Shirt
Dalam Perancangan Sistem Akuntansi Informasi Pemesanan T-Shirt yang di usulkan, keseluruhan proses yang terjadi pada sistem ini meliputi proses layanan login, input layanan konsumen, dan layanan pengelola perusahaan. Adapun keterangan data tersebut sebagai berikut :
Entitas konsumen melakukan pemesanan T-shirt, lalu sistem informasi mengecek barang apakah ada atau tidak jika ada maka pengelola melakukan penginputan data pemesanan setelah pemesanan beres maka dilakukan pelunasan oleh konsumen dan pengelola membuat laporan setiap bulan nya dari pemesanan T-shirt dan pelunasannya.
7
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Pada DFD level 1 terdapat 5 buah proses :
1. Proses Mengelola Data Barang
Pada proses ini di jelaskan bahwa bagaimana proses mengelola barang tersebut dilakukan dan yang terlibat dalam proses tersebut yaitu admin.
2. Proses Mengelola Data Supplier
Pada Proses ini di jelaskan bahwa bagaimana proses mengelola data supplier tersebut dilakukan dan yang terlibat dalam proses tersebut yaitu admin.
3. Proses Mengelola Data Customer
Pada proses ini di jelaskan bahwa bagaimana proses mengelola data customer tersebut dilakukan dan yang terlibat dalam proses tersebut yaitu admin.
4. Proses Mengelola Data Pemesanan
Pada proses ini di jelaskan bahwa bagaimana proses mengelola data pemesanan tersebut dilakukan dan yang terlibat dalam proses tersebut yaitu admin
5. Proses Mengelola Data Pelunasan
Pada proses ini dijelaskan bahwa bagaimana proses mengelola data pelunasan tersebut dilakukan dan yang terlibat dalam proses tersebut yaitu admin.
8
Gambar 5 DFD Level 2 Proses 4 Pada DFD Level 2 terdapat 4 Proses :
1. Proses Menambah Data Pemesanan
Proses ini dilakukan jika ada konsumen yang melakukan pemesanan barang dan mengisi semua data pemesanan
2. Proses Menyimpan Data Pemesanan
Proses ini dilakukan jika admin telah mengisi semua data pemesanan 3. Proses Menghitung Data Pemesanan
Proses ini dilakukan jika semua data telah di simpan dan menghitung berapa jumlah uang yang harus di bayar oleh komnsumen
4. Proses Melihat Data Barang
Proses ini dilakukan untuk mengecek sisa stok barang apakah masih ada atau sudah terjual semua.
Gambar 6 DFD Level 2 Proses 5 5. Proses Menambah Data Pelunasan
Proses ini dilakukan untuk menambah data pelunasan jika barang pemesanan sudah di terima 6. Proses Menyimpan Data Pelunasan
9
7. Proses Menghitung Data PelunasanProses ini dilakukan untuk menghitung sisa bayar atas barang yang telah di pesan.
4. Implementasi Dan Pengujian
Implementasi adalah tahap penerapan sistem yang dilakukan jika sistem disetujui, proses implementasi dilakukan sebagai akhir dari desain informasi akuntansi persediaan barang pada Toko Duta Cemilan Subang yang telah dibuat, aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Acess 2007 sebagai database nya.
4.1 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel memberikan gambaran hubungan masing-masing Tabel Terhadap Tabel lainnya, dengan adanya relasi Tabel akan mempermudah pembaca hubungan masing-masing Tabel. Berikut Gambar 7 merupakan Gambaran relasi Tabel-Tabel yang dimaksud :
Gambar 7 Relasi Antar Tabel
4.2 Pembahasan Hasil Program
Kegiatan ini bertujuan untuk menerangkan secara singkat program Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas atas Pemesanan T-Shirt Pada Perusahaan Stones_Incorprorated. Adapun cara Pengoprasiannya adalah sebagai berikut :
4.1 Tampilan Form Menu Login
Sebelum memulai sebuah program hendaknya kita melakukan login terlebih dahulu, dengan demikian sebuah program akan memiliki hak akses untuk memulai sebelum menjalankannya, Tampilan menu Login tersebut akan tampak pada Gambar 8.
10
Gambar 8 Form Login
Form menu login adalah form untuk masuk akses sistem yang digunakan admin untuk mengelola data atau informasi yang ada pada sistem ini. Ketika tombol login ditekan makan akan muncul pesan seperti Gambar 4.3
Gambar 8 Pesan Login
4.2 Tampilan Form Menu Utama
11
Form Menu Utama adalah form yang pertama kali muncul setelah form login. Pada menu utama sistem informasi Akuntansi Penerimaan Kas atas Pemesanan T-Shirt pada perusahaan Stones_incorprorated terdapat 4 sub untuk membuka program yaitu :
1. Sub Menu File
Sub menu file terdiri dari 3 sub-sub menu file yaitu :
a. Sub menu data barang yang berfungsi merekam data barang, input data barang yang telah masuk.
b. Sub menu data supplier yang berfungsi merekan data supplier, input data supplier yang telah masuk.
c. Sub data customer yang berfungsi merekam data customer, input data customer yang telah masuk.
2. Sub Menu Transaksi
Sub menu transaksi terdiri dari 2 sub-sub menu, yaitu :
a. Sub menu pemesanan, yang berfungsi merekam segala transaksi pemesanan. b. Sub menu pelunasan yang berfungsi merekam sehala transaksi pelunasan. 3. Sub Menu Laporan
Sub menu laporan terdiri dari 2 sub menu, yaitu :
a. Sub menu laporan Pemesanan, yang berfungsi untuk merekam transaksi pemesanan per hari maupun selama satu bulan.
b. Sub menu laporan Pelunasan, yang berfungsi untuk merekam transaksi pelunasan per hari maupun selama satu bulan
4. Sub menu Keluar
Sub menu keluar berfungsi untuk mengakhiri program. 4.3 Tampilan Form Menu Utama
Form data barang berfungsi untuk menginput data barang, yang tampak pada gambar 4.5.
Gambar 10 Form Input Data Barang
Pada form data barang terdapat input data yang berfungsi untuk merekam data-data barang baru, seperti pada gambar text box input id barang, nama barang, harga satuan, stok.
Kemudian untuk button tampilkan data barang akan menampilkan tabel barang seperti pada Gambar 4.6.
12
Gambar 11 Tabel Barang
Form data jurnal berfungsi untuk menginput data jurnal, yang tampak pada Gambar 12
Gambar 12 Form Input Jurnal Penerimaan Kas
Pada form jurnal penerimaan kas terdapat input data yang berfungsi untuk merekam data-data penerimaan kas baru, seperti pada gambar text box tanggal, keterangan, kode akun, debet, dan kredit.
13
Gambar 13 Laporan Jurnal Penerimaan Kas 5. Kesimpulan
Setelah dilakukan implementasi sistem, analisis dan evaluasi program, serta penelitian di Perusahaan Stones_Incorprorated maka dalam bab ini dapat diambil kesimpulan :
Dengan adanya sistem informasi akuntansi penerimaan kas atas pemesanan T-Shirt, dapat menutupi kekurangan yang ada pada sistem yang lama, karena pada sistem yang baru ini pengelola dapat mengetahui penghasilan setiap hari atau per bulannya.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi,Yogyakarta. Febrian,2004.Kamus Komputer & Teknologi Informasi Informatika, Fajar : Bandung. Jogiyanto H.M. (2005).Analisis Desain dan Informasi,ANDI Offset.Yogyakarta
Krismiaji.(2005).Sistem Informasi Akuntansi,Edisi ke-2;Yogyakarta : Akademi Manajemen. Perusahan YKPN.
Ladjamudin,Al-Bahra bin 2004.Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Yogyakarta : Graha Ilmu,
Ladjamudin,Al-Bahra bin 2005.Analisa dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu : Jakarta Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi,Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Jakarta : Salemba Empat Nurcahya,2005.Siklus Akuntansi Perusahaan, Fajar : Jakarta
Soemarso,SR.2004.Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Rineka Cipta. Suprianto,2005,Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek : Semarang.
Susanto Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Konsep Dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Lingga jaya.
Wahana Komputer, (2004). Panduan praktis pemrograman visual basic 6.0 Tingkat Lanjut, Andi :Yogyakarta.
Winarni,F., dan Sugiarso, G.2011. Konsep Dasar dan Siklus Akuntansi, Yogyakarta, Center For Accademic Publisher service.
