Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai

(1)

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA

Jl. RA. Fatmawati Pondok Labu Jakarta Selatan 12450

Telp. (021) 7656971, Fax. (021) 7656904, Website: www.upnvj.ac.id, Email: upnvj@upnvj.ac.id

DISUSUN OLEH

SOP

PENGENDALIAN PRODUK

TIDAK SESUAI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008

HALAMAN

1 dari

3 Nama

Dra. Intan Hesti Indriana, MM

Jabatan

Sekretaris BPM

NOMOR DOKUMEN

DIPERIKSA OLEH

UPNVJ-BPM-12.11. 01.0

Nama

Drs. Sugito, M.Eng

Jabatan

Ka. Badan Penjaminan Mutu

BADAN PENJAMINAN MUTU

DISAHKAN OLEH

TANGGAL BERLAKU

Nama

Koesnadi Kardi, MSc, RCDS

9 November 2012

Jabatan

Rektor

1 TUJUAN

:

_{Tujuan prosedur ini adalah sebagai pedoman kerja Badan Penjaminan Mutu dalam pengendalian} produk tidak sesuai pada proses belajar mengajar, baik yang terkait dengan staf pengajar/dosen maupun mahasiswa

2 RUANG LINGKUP

: Menjelaskan tahapan atau proses yang harus dilaksanakan oleh pihak-pihak terkait dalam melakukan identifikasi dan tindakan koreksi pada kondisi-kondisi yang tidak sesuai terhadap proses belajar mengajar

3 DEFINISI 1._{Adalah hasil yang dicapai/diperoleh pada proses belajar mengajar berupa penyimpangan}

terhadap hasil dari persyaratan awal yang telah ditetapkan dalam Spesifikasi Program Studi

2._{Perbaikan/Koreksi}_{adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan ketidaksesuaian}

3. Tindakan Koreksi adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya

4. _{Pengendalian Produk Tidak Sesuai}_{adalah segala tindakan yang diperlukan untuk mencegah atau}

meminimalisasi terjadinya ketidaksesuaian

4 REFERENSI 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

2. Manual Mutu UPNVJ

5 WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

1. Wakil Dekan I :

a. Menjamin/memastikan bahwa Fakultas melakukan tindakan pencegahan terhadap produk tidak sesuai yang muncul dalam rangkaian proses belajar mengajar.

b. Melakukan koordinasi secara pro aktif dengan Ketua Program Studi terkait pertukaran informasi proses belajar mengajar

2. Ketua Program Studi:

a. Mengendalikan produk tidak sesuai yang muncul dalam rangkaian proses belajar mengajar

b. Mendata jenis serta jumlah ketidaksesuaian yang timbul selama 1 (satu) semester serta mengangkat hal ini pada Rapat Pimpinan

c. Mengambil peran secara aktif untuk menilai serta mengidentifikasi potensi terjadinya ketidaksesuaian yang muncul dalam lingkup program studi

d. Melakukan koordinasi secara pro aktif dengan dosen terkait terkait pertukaran informasi proses belajar mengajar.

6 PROSEDUR 1. Ketua Program Studi mengidentifikasi ketidak sesuaian yang terjadi pada proses pembelajaran terkait GBPP/SAP, Kinerja Dosen, dan hasil proses pembelajaran mahasiswa

2. Penanganan produk tidak sesuai terkait GBPP/SAP :

(2)

2

b. Revisi dan penyempurnaan GBPP/SAP

c. Apabila pelaksanaan proses belajar mengajar, materi ajar tidak sesuai dengan GBPP/SAP maka dosen yang bersangkutan harus memenuhi kewajibannya memberikan materi yang sesuai dengan GBPP/SAP.

d. Tata cara untuk pemberian kuliah tambahan akan diatur sesuai dengan SOP Pemberian pemberian Kuliah Tambahan

3. Penanganan Produk Tidak Sesuai berkaitan dengan hasil proses pembelajaran

a. Ketidak sesuaian yang terjadi pada mahasiswa yang tidak dapat menyelesaikan masa studi tepat waktu. (SOP Pembimbing Akademik).

b. Ketidaksesuaian yang terjadi ketika mahasiswa memiliki nilai D>2 mata kuliah, maka mahasiswa disarankan mengulang pada semester regular atau mengikuti semester pendek

c. Ketidaksesuaian yang terjadi ketika capaian Indeks Presentasi Klomulatif mahasiswa dibawah standar yang ditetapkan Universitas (IPK ≥3)

d. Ketidaksesuaian yang terjadi ketika banyaknya nilai D >2 mata kuliah, jika IPK ≥2,75,

maka diberi kesempatan diberikan remedial

e. Ketidaksesuaian yang terjadi pada Tingkat kehadiran mahasiswa tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Unversitas

No Jenis Produk Tidak sesuai Penanganan Produk Tidak sesuai

1 Kesalahan Penyampaian Materi

a. Penyebab tidak sesuai Silabus Belajar (membandingkan jurnal dan silabus belajar) 2 Kesalahan Pemberian soal a. Penyebab dasar kesalahan pemberian soal

adalah materi soal tidak sesuai dengan silabus

3 Kesalahan pemberian nilai terhadap hasil ujian

mahasiswa (UTS atau UAS)

b. Penyebab dasar kesalahan pemberian nilai terhadap hasil ujian mahasiswa (UTS atau UAS) adalah ketidaksesuaian pada saat memasukkan nilai mahasiswa ke dalam daftar nilai rekapitulasi

c. Penanganan yang dilakukan adalah

melakukan pengecekan ulang terhadap hasil nilai rekapitulasi sebelum disampaikan ke Biro Administrasi Akademik.

4 Nilai akhir mata kuliah lebih dari 50% di bawah rata-rata B -

a. Penyebab dasar Nilai UAS mata kuliah lebih dari 50% di bawah rata-rata sebagai berikut:

1. Penempatan dosen yang tidak sesuai dengan mata kuliah yang diajar, yang bisa disebabkan oleh kompetensi dosen yang tidak sesuai.

2. Pemberian tugas, quis serta tes formatif lainnya yang kurang, hal ini dapat menyebabkan mahasiswa kurang bisa mendekatkan diri dengan mata kuliah yang diambil.

3. Untuk jenis mata kuliah yang tergolong sulit, dosen mata kuliah kurang pro aktif

(3)

3

b. Untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian ini,

perlu mengambil langkah -langkah sebagai berikut :

1. Wakil Rektor I melakukan rekonfigurasi atas dosen yang mengajar mata kuliah dengan kompetensi yang dimiliki

2. Secara pro aktif dosen mata kuliah memberi tugas, quis serta tes formatif ke mahasiswa sehingga akan mendekatkan mahasiswa dengan mata kuliah yang bersangkutan

3. Dosen mata kuliah perlu menyusun diktat/ buku ajar untuk mempermudah mahasiswa menguasai mata kuliah yang yang diambil 5 Mahasiswa Drop Out a. Dosen wali memberi perhatian yang lebih

terhadap mahasiswa yang prestasinya berada di bawah rata-rata serta bisa dikategorikan terancam Drop Out, serta melaporkan ke Kajur/ Kaprogdi & Wakil Rektor I untuk dibahas di rapat internal bulanan

b. Melaksanakan semester pendek sebagai bagian perbaikan nilai bagi mahasiswa yang terancam drop out

4. Tindakan Perbaikan / Koreksi

a.Jika produk tidak sesuai yang sama terjadi berulang lebih dari 5 kali dalam 1 (satu) semester pada Satuan Kerja yang sama, maka Ketua Satuan Kerja melakukan tindakan perbaikan dengan mencatat produk tidak sesuai tersebut dalam formulir

Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

b.Investigasi dan tindakan perbaikan dilakukan oleh Ketua Satuan Kerja terkait jika ada

c. Pelaksanaan tindakan perbaikan dilakukan sesuai dengan Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

5. Tinjauan terhadap Produk Tidak Sesuai

Wakil Manajemen akan melakukan tinjauan terhadap seluruh tindakan perbaikan yang diambil sehubungan dengan penyelesaian produk tidak sesuai yang berulang ( yang menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan), dan dibahas dalam Rapat Pimpinan

7 LAMPIRAN 7.1. Formulir Produk Tidak Sesuai