A.
A. PRAKTEK DOKTER GIGIPRAKTEK DOKTER GIGI 1.
1. Rencana Praktek Dokter GigiRencana Praktek Dokter Gigi Sebagai
Sebagai Fresh Graduate Fresh Graduate saya berencana akan membuka sebuah klinik perawatan gigi,saya berencana akan membuka sebuah klinik perawatan gigi,
yaitu di Kota Cilacap, dimana di tempat tersebut merupakan tempat wisata dan yaitu di Kota Cilacap, dimana di tempat tersebut merupakan tempat wisata dan merupakan kota Industri dimana di situ terdapat Pertamina dan Pabrik Semen. Daerah merupakan kota Industri dimana di situ terdapat Pertamina dan Pabrik Semen. Daerah tersebut ramai dikunjungi oleh orang yang berwisata. Pertimbangan pemilihan tempat tersebut ramai dikunjungi oleh orang yang berwisata. Pertimbangan pemilihan tempat praktek
praktek adalah adalah lokasi lokasi ini ini belum belum ada ada klinik klinik khusus khusus gigi gigi yang yang melayani melayani perawatan perawatan gigigigi secara menyeluruh, adanya beberapa perumahan, sekolah, terminal
secara menyeluruh, adanya beberapa perumahan, sekolah, terminal bus dan Kantor negarabus dan Kantor negara
lainnya. Tempat praktek tersebut direncanakan terdiri dari dokter gigi, perawat gigi, dan lainnya. Tempat praktek tersebut direncanakan terdiri dari dokter gigi, perawat gigi, dan pegawai administrasi.
pegawai administrasi.
Persiapan untuk mendirikan tempat praktek antara lain : Persiapan untuk mendirikan tempat praktek antara lain :
1.
1. Pembuatan surat izinPembuatan surat izin
Surat izin terdiri dari surat izin praktek, surat izin mendirikan bangunan, surat izin Surat izin terdiri dari surat izin praktek, surat izin mendirikan bangunan, surat izin limbah. Surat izin ini dibuat
limbah. Surat izin ini dibuat melalui tahap yaitu: mulai dari ACC para melalui tahap yaitu: mulai dari ACC para tetangga, RT, RW,tetangga, RT, RW, kelurahan, kecam
kelurahan, kecamatan kemudian ke balai kota. atan kemudian ke balai kota. Selain itu juga harus Selain itu juga harus melaporkamelaporkan ke Dinasn ke Dinas Kesehatan Kota dan melampirkan surat keterangan dari Puskesmas setempat yang telah Kesehatan Kota dan melampirkan surat keterangan dari Puskesmas setempat yang telah melakukan terhadap air, aliran /
melakukan terhadap air, aliran / penamppenampungan limbah.ungan limbah. 2.
2. Persiapan untuk papan namaPersiapan untuk papan nama
Melalui izin Dinas Kesehatan Kota dan Pengurus PDGI wilayah Melalui izin Dinas Kesehatan Kota dan Pengurus PDGI wilayah 3.
3. Persiapan untuk design bangunan dan Persiapan untuk design bangunan dan design ruangandesign ruangan 4.
4. Persiapan alat (dental unit) & bahanPersiapan alat (dental unit) & bahan
Merencanakan praktek dokter gigi : Merencanakan praktek dokter gigi : -- Merencanakan bentuk praktekMerencanakan bentuk praktek
PASIEN PASIEN V I A P H O N E V I A P H O N E FRONT OFFICE FRONT OFFICE RUANG RUANG TUNGGU TUNGGU R Perawatan R Perawatan FRONT OFFICE FRONT OFFICE PULANG PULANG -- Pendataan Pendataan -- Konfirmasi Perawatan Konfirmasi Perawatan
-- Administrasi Administrasi -- Janjian Janjian PASIEN PASIEN V I A P H O N E V I A P H O N E FRONT OFFICE FRONT OFFICE RUANG RUANG TUNGGU TUNGGU R Perawatan R Perawatan FRONT OFFICE FRONT OFFICE PULANG PULANG -- Pendataan Pendataan -- Konfirmasi Perawatan Konfirmasi Perawatan
-- Administrasi Administrasi -- Janjian Janjian -- Mengetahui management yang sesuaiMengetahui management yang sesuai -- Modal awalModal awal
-- Lokasi yang strategisLokasi yang strategis -- Inventarisasi alatInventarisasi alat
-- Marketing dan implementasi pelayananMarketing dan implementasi pelayanan
Gambaran rencana praktek adalah tempat praktek gigi di Cilacap berupa praktek Gambaran rencana praktek adalah tempat praktek gigi di Cilacap berupa praktek pelayanan berupa :
pelayanan berupa :
1.
1. Pelayanan Holistik (Holistik Approach)Pelayanan Holistik (Holistik Approach)
2.
2. SaveSave 3.
3. Comfortable ClinicComfortable Clinic
Rencana Fisik Bangunan Rencana Fisik Bangunan
-- Luas ruangan 10x5 m, terdiri dari ruang praktek 4x5, ruang tunggu dan administrasiLuas ruangan 10x5 m, terdiri dari ruang praktek 4x5, ruang tunggu dan administrasi 4x5, dan teras (gudang dan toilet) 2x4
4x5, dan teras (gudang dan toilet) 2x4
-- Konsultasi dengan arsitek bagian praktek dokter gigi mengenai interior, saluran airKonsultasi dengan arsitek bagian praktek dokter gigi mengenai interior, saluran air bersih, saluaran dental (udara dan pembuangan)
bersih, saluaran dental (udara dan pembuangan)
Alur Pasien: Alur Pasien:
4 3 1 7 11 12 13 10 9 7 8 5 2 6 15 14 21 2 16 17 25 23 20 19 2 4 18 26
Keterangan :
1. Lapangan parkir 2. gudang
3. teras
4. Tempat rekam Medis 5. Toilet pasien 6. Toilet dokter 7. pintu 8. Kursi tunggu 9. Tempat majalah/koran 10. Kursi tunggu 11. TV 12. Front Office
13. Tempat bermain anak 14. Tempat sampah medis 15. Alat sterilisasi
16. Meja tempat alat
17. Wastafel pencucian alat 18. Lemari bahan
19. Kursi dokter 20. Meja dokter 21. Dental chair 22. Dental Tools
23. Wastafel tempat pencucian tangan dokter 24. Jendela
25. Kompresor
F our H anded Dentistry
Konsep Four Handed Dentistry telah diadopsi oleh para produser pembuatan dental
unit, sehingga saat ini seluruh dental unit yang dibuat selalu dilengkapi dengan sisi Dental Asistant disebelah kiri pasien. Oleh karena itulah konsep Four Handed Dentistry menjadi
dasar dalam desain tata letak penempatan alat kedokteran gigi. Dalam konsep Four Handed Dentistry dikenal konsep pembagian zona kerja disekitar Dental Unit yang disebut Clock Concept . Bila kepala pasien dijadikan pusat dan jam 12 terletak tepat di belakang kepala pasien, maka arah jam 11 sampai jam 2 disebut Static Zone, arah jam 2 sampai jam 4 disebut
Assisten’s Zone, arah jam 4 sampai jam 8 disebut Transfer Zone, kemudian dari arah jam 8 sampai jam 11 disebut Operator’s Zone sebagai tempat pergerakan Dokter Gigi.
1. Static Zone adalah daerah tanpa pergerakan Dokter Gigi Maupun Perawat Gigi serta tidak terlihat oleh pasien, zona ini untuk menempatkan Meja Instrumen Bergerak ( Mobile Cabinet ) yang berisi Instrumen Tangan serta peralatan yang dapat membuat takut pasien. 2. Assistant’s Zone adalah zona tempat pergerakan Perawat Gigi, pada Dental Unit di sisi ini
dilengkapi dengan Semprotan Air/Angin dan Penghisap Ludah, serta Light Cure Unit
pada Dental Unit yang lengkap.
3. Transfer Zone adalah daerah tempat alat dan bahan dipertukarkan antara tangan dokter gigi dan tangan Perawat Gigi.
4. Operator’s Zone sebagai tempat pergerakan Dokter Gigi.
2. Analisa Internal-Eksternal
Analisis SWOT atau TOWS secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu kajian yang dilakukan terhadap suatu organisasi sedemikian rupa sehingga diperoleh keterangan yang akurat tenatang berbagai faktor kekuatan, kelemahan, kesempatan, serta hambatan yang dimiliki dan atau yang dihadapi suatu organisasi. Analisis ini juga
mempertimbangkan faktor lingkungan eksternal oppurtinities dan threat yang dihadapi dunia bisnis serta lingkungan internal strengh dan weakness. Analisis SWOT yang
membandingkan antara faktor eksternal dan internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategi suatu organisasi.
a. Analisa TOWS
Faktor strategi Internal :
Kekuatan / Srenght
- Lulusan dari UMY dan citra dokter islami - Gedung dan peralatan yang bagus
- Pelayanan yang ramah - Harga yang terjangkau
- Tempat yang nyaman - Tempat parkir yang luas
Kelemahan / Weakness
- Kurangnya pengalaman praktek karena baru lulus - Citra dokter gigi muda
- Belum dikenal masyarakat umum karena masih sedikit menangani pasien - Jenis pelayanan belum lengkap
- Belum ada kerjasama dengan perusahaan manapun
Faktor Strategi Ekternal
Peluang / Opportunities
- Lokasi strategis yang merupakan kota industri dan temat wisata - Belum ada praktek khusus dokter gigi yang menyeluruh
- Masyarakat sekitar cukup ramai, daerah tempat kelahiran (cukup banyak dikenal warga)
- Banyak keluhan penyakit gigi dan mulut
- Jika berobat ke dokter gigi di puskesmas atau rumah sakit umum lama dan sistem jaminan sulit
- Daya beli masyarakat tinggi (ada beberapa rumah makan, supermarket di daerah tersebut)
Ancaman / Threats
- Tukang gigi
- Perawat gigi senior
- Dokter gigi dikota lain lebih terkenal
- Perubahan teknologi dan pengetahuan
b. Perhitungan Analisis TOWS Penilaian yang digunakan adalah:
- Mayor : 5 - Moderate : 4
- Minor : 3
Peluang atau kekuatan, jika indikator faktor paling berpengaruh, maka rating nilai
mayor
Kelemahan / ancaman, jika indikator faktor paling berpengaruh, maka rating
dengan nilai minor.
Untuk perhitungan bobot :
1 = paling tidak berpengaruh
3 = sedang 4 = berpengaruh
5 = Paling berpengaruh
Ancaman / Threats
No. Indikator Bobot Rating Rating
x Bobot
1. Tukang gigi 0,33 3 0,99
2 Peralatan / bahan kedokteran gigi sukar didapat
0,13 4 0,52
3 Perubahan teknologi dan pengetahuan 0,07 5 0,35
4 Perawat gigi senior 0,27 3 0,81
5 Dokter gigi di kota lain lebih terkenal 0,2 4 0,8
TOTAL 1 3,47
Peluang / Opportunities
No. Indikator Bobot Rating Rating
x Bobot
1. Lokasi strategis 0,27 5 1,35
2 Belum ada praktek khusus dokter gigi yang menyeluruh
0,33 4 1,32
3 Masyarakat sekitar cukup ramai, daerah tempat kelahiran (cukup banyak dikenal warga)
0,2 3 0,6
4 Belum ada praktek khusus dokter gigi yang menyeluruh
0,13 4 0,52
5 Daya beli masyarakat tinggi (ada beberapa rumah makan, supermarket di
daerah tersebut
0,07 3 0,21
TOTAL 1 4
Kelemahan / Weakness
No. Indikator Bobot Rating Rating
x Bobot 1. Kurangnya pengalaman praktek karena
baru lulus
0,33 3 0,99
2 Jenis pelayanan belum lengkap 0,13 4 0,52
3 Belum ada kerjasama dengan perusahaan manapun
0,07 5 0,35
4 Citra dokter gigi muda 0,27 3 0,81
masih sedikit menangani pasien
TOTAL 1 3,27
Kekuatan / Srenght
No. Indikator Bobot Rating Rating
x Bobot
1 Pelayanan yang ramah 0,27 5 1,35
2 Lulusan dari UMY dan citra dokter islami
0,33 4 1,32
3 Harga yang terjangkau 0,2 3 0,6
4 Tempat yang nyaman 0,13 4 0,52
5 Tempat parkir yang luas 0,07 3 0,21
TOTAL 1 4
Hasil
1. Analisis TOWS Ancaman didapatkan 3,47
2. Analisis TOWS Peluang didapatkan 4
3. Analisis TOWS Kelemahan didapatkan 3,27 4. Analisis TOWS Kekuatan didapatkan 4
Diagram untuk analisis TOWS :
1. Sumbu X
Hasil pengurangan antara KEKUATAN dan KELEMAHAN : 4 – 3,27 = 0,73 2. Sumbu Y
Gambar. Aplikasi analisis TOWS pada perhitungan Kuadran
Peluang
Mendukung strategi Turn Around mendukung strategi agresif
III I
Kelemahan 0,73 Kekuatan
0,53
IV II
mendukung strategi defensif mendukung strategi diversifikasi
Ancaman
Dari analisis TOWS, hasil analisis terletak pada kuadran I, yaitu merupakan situasi yang menguntungkan karena tempat praktek memiliki peluang peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif. Kondisi ini adalah
strategi yang berorientasi pertumbuhan untuk mengeksploitasi perpaduan yang menguntungkan (Growth oriented strategy, pertumbuhan ekspansif/agresif).
Matrik TOWS : ( STRENGHT
–
OPPORTUNITIES )1. Memberikan pelayanan yang ramah
2. Tempat yang nyaman dan parkir yang luas daripada jauh ke kota 3. Harga yang terjangkau dan islami
3. Logistik
Kebutuhan peralatan, bahan dan alat pendukung lainnya yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan rencana praktek.
Kebutuhan peralatan : 1. Perawatan gedung
2. Kursi tunggu pasien
3. Meja dan kursi front office 4. Dental Chair 5. Compresor 6. Selang kompresor 7. Sterilisator 8. Lampu ruangan 9. Emergency lamp 10. Meja kursi dokter
11. Lemari tempat alat dan bahan 12. Lemari Rekem medis
13. Telepon
14. TV
15. Komputer
Peralatan dan bahan dokter gigi :
1. Diagnostik set 2. Exo set
3. Endo set
4. Konservasi set
5. Perio scaling manual dan USS 6. Ortho set
7. Cetak set
8. Emergency set
Peralatan dan bahan pendukung :
Alat sterilisasi
4. Princing dan Marketing Princing
Contoh kasus : Harga Cabut gigi 1 hari 4 pasien :
1 minggu 6 hari kerja 6 x 4 = 24 1 bulan 24 x 4 = 96
1 tahun 96 x 12 = 1.152
a. Fixed Cost
No. Keterangan Th Jumlah (Rp) Satuan (Rp)
1 Sewa gedung 1 5.000.000 4340,28
2 Perawatan gedung 5 4.000.000 694,44
3 Pasang telepon 10 1.500.000 130.21
4 Pasang listrik 5 1.500.000 260.42
6 Meja dan kursi front office 5 500.000 86,96 7 Dental Chair 7 50.000.000 6200,40 8 Compresor 5 3.000.000 520,83 9 Selang kompresor 5 150.000 26,04 10 Sterilisator 7 4.000.000 496,03 11 Lampu ruangan 1 250.000 217,01 12 Emergency lamp 3 300.000 86,81
13 Meja kursi dokter 5 500.000 86,81
14 Lemari tempat alat dan bahan 5 500.000 86,81
15 Lemari Rekam medis 5 300.000 52,08
16 TV 5 1.200.000 208,33 17 Komputer 5 2.500.000 434,03 18 Continuing Education 1 5.000.000 4340,28 19 Mainan anak-anak 1 300.000 260,42 18354,57 b. Variabel Cost
No. Nama barang Jumlah pasien Harga Per-pasien
1 Sarung tangan 50 23.000 460
2 Masker 100 25.000 250
3 Kapas 300 20.000 66,6
4 Sabun cuci tangan 300 14.000 46,6
5 Alkohol 120 12,500 104,2
6 Istrumen diagnostik 1000 500.000 500
8 Iod gliserin 150 10.000 66,6
9 Tissue 100 15.000 150
10 Satu set Tang dewasa dan anak 4000 4.000.000 1000 11 Spuit 100 115.000 1150 12 Pehacain 20 40.000 2000 13 Bein 500 100.000 200 14 Citoject 2000 1.500.000 750 15 Cryer 2000 300.000 150 16 Alvogyl 100 280.000 1500 17 Spongostan 50 150.000 2000 10394
c. Semi Variabel Cost
No Keterangan Tahun Jumlah Satuan
1 ATK 3 bulan 200.000 694,44
2 Listrik 1 bulan 400.000 4166,6
3 Air 1 bulan 60.000 625
4 Telepon I bulan 250.000 2604,17
5 Gaji perawat 1 bulan 600.000 6250
6 Gaji front office 1 bulan 250.000 2604,16
7 koran dan majalah 1 bulan 30.000 312,5
17256,87
5. Perhitungan Tarif
Drg Ranggit mengambil jasa sebesar 25% dari total biaya pencabutan dengan dikurangi zakat sebesar 2,5% dan PPH 7,5%. Maka jasa medik bersih yang diterima adalah sebagai berikut;
Totan biaya : FC + VC + SVC : 46005,44
Total Biaya Pencabutan : Total biaya + jasa medik (25%) TB : 46.005,44 + ¼ TB X 4 4TB : 184.021,76 + TB 4TB – TB : 184.021,76 TB : 184.021,76 :3 TB : 61.340,587 Jasa Medik : 25% TB : 25/100 X 61.340,587 : 15.335,147
Jadi Total Biaya yang harus dibayar pasien untuk pencabutan gigi adalah : Total Biaya + Jasa Medik = 61.340,587 + 15.335,147 = 76.675,734
Marketing
Pertimbangan elemen marketing adalah sebagai berikut :
1. Segmentasi
- Memahami karakter dan perilaku pasien - Pada dasarnya semua orang adalah pelanggan
- Keterbasan drg : waktu, tempat, dan tenanga yang dimilki - Intinya membagi dalam kelompok dalam satu karakter Tiga pokok Segmentasi :
a. Pasien berorientasi harga, yaitu pasien yang berorientasi pada har ga murah, dan bisa sembuh
b. Pasien berorientasi nilai, pasien berorientasi pada sembuh dengan layanan baik, akan tetapi masih memperhatikan harga
c. Pasien berorientasi kualitas, best of the best, yaitu orientasi pada pelayanan yang kesembuhan nomor satu dan sudah tidak melihat harga
2. Targeting
Setelah memlih segmen, maka memperhatikan : a. Sumber daya fisik
- Lokasi praktek - Bentuk bangunan
- Peralatan yang diperlukan
b. Sumber daya non fisik
- Pengetahuan, skill dan kompetensi - Bentuk pelayanan
Bagaimana kita mampu secara tepat memposisikan diri kita di benak pelanggan, dalam hal ini praktek penulis adalah praktek yang mengedepankan
pelayanan dengan pain management, yakni perawatan yang tidak menyakiti dan mampu membuat pasien pulang tanpa membawa masalah gigi ke rumah.
Pelayanan praktek dokter gigi hendaknya : 1) Reliability: dapat dipercaya/diandalkan. 2) Assurance : terjamin.
3) Tangibles: nyata/bisa dirasakan-skill, gedung.
4) Empathy: dapat merasakan apa yg dirasakan orang 5) Responsiveness: tanggap dengan perkembangan
Selain itu juga menanamkan personal image di benak pasien (kesan diri), seperti : - Drg tepat waktu, janjian dengan pasien, terlambat tanpa kejelasan
- Drg yang komunikatif 4. Differensisasi
Yaitu memberikan sesuatu yang berbeda, penerjemahan dari positioning, agar
mudah dan cepat dikenali. Model diferensiasi :
a) Konten (isi) memberikan pelayanan kesehatan gigi secara total care, informatif dan teknologi yang up to date dengan menitikberatkan pada kuratif dengan intra oral kamera agar dapat memberikan gambaran pada pasien mengenai giginya
yang bermasalah, selain itu juga memberikan penghargaan kepada pasien anak yang kooperatif.
b) Konteks (kemasan) yang mengedepankan pelayanan yang cepat dengan memiliki sistem booking by phone untuk meminimalkan pasien mengantri lama serta pemberian pelayanan dengan harga terjangkau.
5. Marketing MIX
4 P dalam Marketing :
- Product (konsultasi dan terap medis) - Price (Biaya jasa)
- Place (bangunan)
- Promotion (testimoni pasien-papan nama) 6. Selling
Fungsi drg dalam proses penjulan :
a. Sebagai technical
Pengobatan pada pasien berdasarkan pengetahuan medis, semakin luas pengetahuan semakin baik, karena pasien akan lebih yakin
b. Sebagai relationship manager - Membangun relasi
- Pasien tertarik kita apabila ada referensi dari keluarga, tetangga, teman atau orang lain
7. Brand
Personal brand tiap orang berbeda-beda, padahal layanan sama, nama drg adalah aset, brand dapat dibangun dalam sekejap, namun dapat dipercepat yaitu dengan :
- Co Brand (kerjasama dengan drg lain yang terkenal) - Bekerja di RS atau Klinik terkenal
8. Service
Bagaimana kita memperlakukan pasien sebaik mungkin sehingga pasien merasa nyaman berada di ruang praktek.
1) Petugas Front Office yang bersikap ramah dan informatif, ruang tunggu yang nyaman dengan warna yang menyegarkan dan menenangkan.
2) Dalam klinik dokter gigi bersikap komunikatif, ramah dan baik, ruang tindakan yang bersih, alat yang digunakan steril, membuat pasien merasa nyaman ketika
berada di klinik, waktu kerja dokter gigi yang tepat waktu (misal : pasien tidak menunggu terlalu lama), memberikan penjelasan yang menyeluruh tentang rencana terapi, fasilitas / lingkungan praktek yang “up to date”, menarik biaya perawatan yang tidak terlalu mahal, memberikan perawatan yang halus tanpa
rasa sakit (misal : suntikan yang tidak sakit).
3) Follow up patient by phone, memberi ucapan selamat ulang tahun atau hari
raya via SMS atau jejaring sosial. 9. Proses
Yang perlu diperhatikan adalah 3 hal, yaitu ; 1. Kualitas
Jangan tunjukan ketidaktahuan di depan pasien 2. Biaya
Efisiensi
3. Pemberian layanan pada pasien (delivery) - layanan harus bersifat terbuka
- proses menunggu perlu diperhitungkan, jika tidak dapat terhindari buat tdak membosankan.
3. Administrasi dan Finansial
Proses administrasi dan financial diatur dalam suatu sistem informasi manajemen yang meliputi rekam medik (berisikan data identitas pasien, pemeriksaan diagnosa, catatan tindakan perawatan yang dilakukan), catatan tindakan perawatan dan harga setiap harinya, catatan pemasukan dan pengeluaran uang atau laporan keuangan yang terdiri dari
tabel masing-masing biaya (jasa medik, fixed cost, variable cost, semivariable cost dan
biaya tak terduga).
Alur Pembayaran dan Keuangan :
No Hari/Tanggal No.RM Nama Pasien Diagnosa Perawatan Harga
Tabel Administrasi meliputi data jumlah kunjungan pasien, baik pasien baru maupun pasien lama. Dari tabel administrasi dapat diketahui total kunjungan , data 10 besar penyakit dan perawatan, serta sebagai bahan evaluasi.
Contoh Tabel Cash Flow per-hari
No Hari/Tgl Jumlah Pasien per-hari
Perawatan Variabel Cost
Fixed Cost Semi Variabel Cost Jasa Medik Total Pendapatan
Setiap hari petugas FO menyerahkan uang beserta laporan keuangan dan nota pembayaran
Selesai perawatan pasien
membayar ke FO setelah diberi nota perawatan
Petugas membuat nota rangkap tiga Pasien membayar
biaya perawatan
Nota di cap lunas, 1 lembar untuk
pasien, 1 untuk arsip dokter, 1 untuk arsip klinik Dokter gigi menyimpan di brankas dan ditabungkan ke bank setiap minggu
Pembayaran gaji karyawan, jasa medik, listrik, air, telepon, pajak setiap bulan dan pembelian alat dan bahan.
Contoh Tabel Cash Flow per-minggu
No Total Pendapatan per-minggu Total
