Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian
PEKERJAAN JASA KONSULTANSI KAJIAN
PENYUSUNAN SISTEM MONITORING DAN EVALUASI
(MONEV) KAWASAN EKONOMI KHUSUS
KATA PENGANTAR
Laporan Pendahuluan ini disusun sebagai media pelaporan mengenai rencana kerja dan penjelasan mengenai metodologi dalam pelaksanaan pekerjaan. Rencana kerja ini yang akan menjadi acuan dalam memantau perkembangan pekerjaan “Pekerjaan Jasa Konsultansi Kajian Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Kawasan Ekonomi Khusus” di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
Laporan Pendahuluan ini terdiri atas 5 (Lima) bagian yaitu :
1. Pendahuluan
2. Uraian Pendekatan, Metodologi dan Rencana Kerja
3. Organisasi dan Personil
4. Rencana Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
5. Penutup
Demikian laporan ini kami sampaikan untuk memberikan gambaran perencanaan pekerjaan “Pekerjaan Jasa Konsultansi Kajian Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Kawasan Ekonomi Khusus” di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
Atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Bandung, Juli 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 1 DAFTAR ISI ... 3 1 PENDAHULUAN ... 4 1.1 LATAR BELAKANG ... 4 1.2 TUJUAN DAN SASARAN ... 6 1.3 MANFAAT ... 61.4 BATASAN PELAKSANAAN KEGIATAN ... 7
1.5 LANDASAN HUKUM ... 7
1.6 RUANG LINGKUP PEKERJAAN ... 8
1.7 KELUARAN ... 11
2 URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN RENCANA KERJA ... 16
2.1 METODOLOGI DAN PENDEKATAN ... 16
Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup ... 17
2.1.1 Inventarisasi, dan Audit Implementasi Rencana Induk TIK (Current State) ... 18
2.1.2 Analisa, dan Penyusunan Future State ... 30
2.1.3 Analisis Kesenjangan ... 31
2.1.4 Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK ... 33
2.1.5 Forum Diskusi Group dan Sosialisasi ... 34
2.1.6 2.2 KAWASAN EKONOMI KHUSUS (KEK) ... 34
Proses Penyelenggaraan KEK ... 37
2.2.1 Pemanfaatan Teknologi Dan Sistem Informasi ... 42
2.2.2 3 ORGANISASI DAN PERSONIL ... 44
3.1 ORGANISASI ... 44
3.2 KOMPOSISI TIM &PENUGASAN ... 44
4 RENCANA JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN ... 49
4.1 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN ... 49
4.2 JADWAL PENUGASAN TENAGA AHLI ... 52
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) merupakan salah satu bentuk fasilitasi pemerintah dalam upaya pengembangan pusat pertumbuhan untuk mendukung Percepatan Pembangunan Ekonomi Indonesia yang dituangkan dalam MP3EI. Dalam rangka penyelenggaraan KEK di Indonesia telah ditetapkan Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 2 tahun 2011. Tujuan penyelenggaraan KEK adalah untuk meningkatkan penanaman modal melalui penyiapan kawasan yang memiliki keunggulan geoekonomi dan geostrategis; memaksimalkan kegiatan industri, ekspor, impor, dan kegiatan ekonomi lain yang memiliki nilai ekonomi tinggi; mempercepat perkembangan daerah; dan sebagai model terobosan pengembangan kawasan untuk pertumbuhan ekonomi, antara lain industri, pariwisata, dan perdagangan sehingga dapat menciptakan lapangan pekerjaan.
Dalam penyelenggaraan KEK di Indonesia tahapan yang dilakukan adalah meliputi pengusulan KEK, penetapan KEK, pembangunan KEK, pengelolaan KEK, dan evaluasi pengelolaan KEK. Dalam menyelenggarakan pengembangan KEK di Indonesia, dibentuk Dewan Nasional KEK yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Dewan Nasional KEK bertugas membantu Presiden untuk menyusun Rencana Induk Nasional KEK, menetapkan kebijakan umum serta langkah strategis untuk mempercepat pembentukan dan pengembangan KEK, menetapkan standar infrastruktur dan pelayanan minimal dalam KEK, melakukan pengkajian atas usulan suatu wilayah untuk dijadikan KEK, memberikan rekomendasi pembentukan KEK, mengkaji dan merekomendasikan langkah pengembangan di wilayah yang potensinya belum berkembang, menyelesaikan permasalahan strategis dalam pelaksanaan, pengelolaan, dan pengembangan KEK, dan memantau dan mengevaluasi keberlangsungan KEK serta merekomendasikan langkah tindak lanjut hasil evaluasi kepada Presiden, termasuk mengusulkan pencabutan status KEK. Dalam pelaksanaan tugasnya Dewan Nasional KEK dibantu oleh Tim Pelaksana dan Sekretariat Dewan Nasional KEK yang bertugas untuk menyelenggaraan dukungan dan
pelayanan teknis operasional dan administratif kepada Dewan Nasional KEK serta pembinaan terhadap seluruh unsur dalam lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pada setiap provinsi yang sebagian wilayahnya ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Dewan Kawasan KEK yang bertanggung jawab kepada Dewan Nasional KEK. Dalam mendukung pelaksanaan tugasnya, Dewan Kawasan membentuk Sekretariat Dewan Kawasan KEK. Selanjutnya pada setiap wilayah yang ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Administrator oleh Dewan Kawasan yang bertugas untuk melaksanakan pemberian izin usaha dan izin lain yang diperlukan bagi pelaku usaha, memonitor dan mengendalikan operasionalisasi KEK, serta menyampaikan laporan operasionalisasi KEK kepada Dewan Kawasan. Selain itu, pada setiap KEK terdapat Badan Usaha yang akan melakukan pembangunan dan pengelolaan KEK yang pelaksanaan operasionalisasinya dimonitor dan dikendalikan oleh Administrator untuk dilaporkan kepada Dewan Kawasan KEK.
Dalam rangka penyelenggaraan KEK tersebut, untuk setiap institusi kelembagaannya memerlukan pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk pelaksanaan tugas-tugasnya dalam rangka optimalisasi pencapaian tujuan pada setiap tahapan penyelenggaraan KEK. Monitoring dan evaluasi tersebut ini diperlukan untuk mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan penyelenggaraan KEK serta untuk mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyalahgunaan, hambatan, kesalahan, dan kegagalan dalam penyelenggaraan KEK. Melalui monitoring dan evaluasi tersebut maka juga dapat diketahui dan dinilai seberapa jauh perkembangan tercapainya penyelenggaraan KEK serta dapat diberikan respon/tanggapan langsung terhadap tindak lanjut yang perlu dilakukan.
Untuk efektivitas dan optimalisasi pelaporan dan penyajian data terhadap pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK tersebut perlu menggunakan suatu
software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi. Oleh Karena itu, pada Tahun
2014, Sekretariat Dewan Nasional KEK akan melakukan kegiatan untuk
mengimplementasikan penggunaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan oleh institusi kelembagaan Sekretariat Dewan Nasional KEK.
1.2 Tujuan Dan Sasaran
Tujuan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini adalah terwujudnya penggunaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan dan pengusulan KEK oleh Sekretariat Dewan Nasional sebagai dukungan teknis kepada Dewan Nasional KEK secara profesional. Adapun sasaran yang akan dicapai dalam penyusunan sistem monitoring dan evaluasi ini adalah:
1 Tersusunnya roadmap manajemen sistem informasi terhadap kegiatan monitoring dan evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus di Indonesia yang berkelanjutan, adaptif dan durable.
2 Diterapkannya sebuah software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi dan performa penyelenggaraan KEK yang dapat menjadi alat pendukung pengambilan kebijakan di level strategis (decision support system).
3 Tersusunnya konsep dasar dari proses bisnis, standar operating procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi untuk kegiatan monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK.
1.3 Manfaat
Manfaat penyusunan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK oleh Sekretariat Dewan Nasional ini adalah untuk mewujudkan dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, rasionalitas dan ketertiban dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi KEK yang telah ditetapkan. Selain itu, software ini juga diharapkan mampu membantu mempercepat dan mempermudah pengumpulan dan penyajian informasi oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK sehingga mampu memberikan dukungan teknis secara sistematis, terukur, profesional dan tepat waktukepada Dewan Nasional KEK sebagai pengambil kebijakan strategis KEK. Dalam jangka panjang, manfaat penyusunan software ini adalah
terwujudnya kebijakan-kebijakan strategis KEK yang rasional, efektif, dan bermanfaat bagi seluruh pemangku kepentingan.
1.4 Batasan Pelaksanaan Kegiatan
Dalam pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini dibatasi dengan cakupan analisis untuk menggunakan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK oleh institusi kelembagaan Sekretariat Dewan Nasional KEK dalam rangka membantu pelaksanaan tugas Dewan Nasional KEK dalam tahap:
pembangunan KEK, yaitu dalam tugas untuk memantau dan mengevaluasi
keberlangsungan KEK serta merekomendasikan langkah tindak lanjut hasil evaluasi, berupa software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi dan performa penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan (selama maksimal 3 tahun sampai KEK siap beroperasi)
pengusulan sampai penetapan KEK, yaitu dalam tugas untuk melakukan kajian atas usulan suatu wilayah menjadi KEK dan memberikan rekomendasi pembentukan KEK kepada Presiden, konsep dasar dari proses bisnis, standar operating
procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi untuk
monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK.
Adapun penerapan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi tersebut menggunakan pengembangan sistem manual monitoring dan evaluasi untuk kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi KEK yang telah disusun sebelumnya oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK. Dalam hal pengintegrasian data dan informasi, pelaksanaan kegiatan akan menggunakan jasa cloud server yang disediakan oleh pihak yang akan melaksanakan kegiatan ini.
1.5 Landasan Hukum
Sekretariat Dewan Nasional KEK ini antara lain adalah :
1 UU No. 39 Tahun 2009 tentang Kawasan Ekonomi Khusus
2 PP No. 2 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kawasan Ekonomi Khusus
3 Perpres No. 33 Tahun 2010 tentang Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK
4 Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Dewan Nasional KEK
5 Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengusulan Pembentukan KEK
6 Peraturan Menko Perekonomian No. 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Usulan Pembentukan KEK
1.6 Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan dalam kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK, sebagai berikut:
1 Penyusunan blueprint/roadmap sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia
a. Mengindetifikasi dan memelajari proses bisnis, standar operating procedure, dan hal-hal yang terkait dengan sistem informasi yang telah berjalan di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus dalam konteks pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan.
b. Mengidentifikasi dan memprediksi kebutuhan data dan informasi dalam konteks penyelenggaraan kebijakan KEK di Indonesia, baik di saat ini dan masa yang akan datang
c. Melakukan gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal dengan apa yang sudah dilaksanakan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK selama ini
d. Menyusun konsep database dan alur informasi yang mampu mendukung sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia
e. Membangun database KEK di Indonesia yang telah memasukkan semua data dan informasi kegiatan pelaksanaan KEK yang selama ini telah dikerjakanyang sesuai dengan konsep database yang telah disusun
f. Menyusun dan menetapkan indikator-indikator kinerja penyelenggaraan KEK baik dari segi progress pengusulan KEK atau penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan
g. Menyusun dan menyajikan baseline indikator-indikator kinerja
penyelenggaraan KEK yang telah terjadi di saat ini berdasarkan indikator-indikator yang telah dipilih
h. Membuat konsep dan menyusun sistem layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan di KEK untuk mendukung alur pengambilan kebijakan teknis dan strategis serta transparansi informasi public
i. Menyusun rekomendasi tahapan-tahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK yang akan diselenggarakan di masa-masa yang akan datang
2 Mengindetifikasi dan memelajari proses bisnis, standar operating procedure, dan hal-hal yang terkait dengan sistem informasi yang telah berjalan di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus dalam konteks pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan.
a. Mengidentifikasi dan memprediksi kebutuhan data dan informasi dalam konteks penyelenggaraan kebijakan KEK di Indonesia, baik di saat ini dan masa yang akan datang
b. Melakukan gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal dengan apa yang sudah dilaksanakan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK selama ini
c. Menyusun konsep database dan alur informasi yang mampu mendukung sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia
d. Membangun database KEK di Indonesia yang telah memasukkan semua data dan informasi kegiatan pelaksanaan KEK yang selama ini telah
dikerjakanyang sesuai dengan konsep database yang telah disusun
e. Menyusun dan menetapkan indikator-indikator kinerja penyelenggaraan KEK baik dari segi progress pengusulan KEK atau penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan
f. Menyusun dan menyajikan baseline indikator-indikator kinerja
penyelenggaraan KEK yang telah terjadi di saat ini berdasarkan indikator-indikator yang telah dipilih
g. Membuat konsep dan menyusun sistem layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan di KEK untuk mendukung alur pengambilan kebijakan teknis dan strategis serta transparansi informasi public
h. Menyusun rekomendasi tahapan-tahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK yang akan diselenggarakan di masa-masa yang akan datang
3 Penerapan software aplikasi sistem monitoring dan evaluasi untuk rencana aksi KEK yang telah ditetapkan
a. Mengembangkan sistem pelaporan dan pengumpulan data pelaksanaan rencana aksi
b. Menyusun sistem database pelaksanaan rencana aksi
c. Mengembangkan sistem pemantauan pelaksanaan rencana aksi (pencapaian, identifikasi hambatan, saran perbaikan kedepan)
d. Mengembangkanprototypesystem pendukung keputusan untuk evaluasi rencana aksi
e. Menyusun sistem informasi manajemen monitoring pelaksanaan rencana aksi berbasis multiplatform yang terintegrasi
f. Menyusun manual penggunaan software berdasarkan level otoritas pengguna informasi (pengguna umum, staff teknis, administrator, pengambil kebijakan, dsb.)
4 Penyusunan konsep dasar dari proses bisnis, standar operating procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi dalam rangka sistem
monitoring dan evaluasi untuk kesiapan usulan pembentukan KEK
a. Mengembangkan sistem informasi terhadap alur penerimaan usulan pembentukan KEK yang sesuai dan compatible dengan konsep blueprint/roadmap sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia
b. Menyusun standar operating procedure penerimaan usulan yang sesuai dengan sistem informasi monitoring dan evaluasi pengusulan pembentukan KEK
c. Menyusun sistem database dokumen usulan KEK
d. Inventarisasi, digitalisasi dan databasing dokumen-dokumen utama pengusulan KEK
e. Mengembangkan sistem pemantauan pengusulan KEK terkait penyusunan dan pengolahan indikator-indikator progress pengusulan pembentukan KEK f. Merekomendasikan kegiatan-kegiatan pengembangan monitoring dan
evaluasi terhadap kesiapan usulan pembentukan di masa-masa yang akan dating
1.7 Keluaran
Produk akhir dari kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini adalah:
1 Tersusunnya laporan pendahuluan, laporan antara, draft laporan akhir, dan laporan akhir
a. Laporan Pendahuluan
Laporan pendahuluan ini minimal memuat pendahuluan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK antara lain latar belakang, maksud, tujuan, dan sasaran, garis besar substansi dan kerangka pemikiran, ruang lingkup pekerjaan, pendekatan dan metodologi yang digunakan, rencana dan jadwal kerja, penugasan tenaga kerja,
pengembangan sistem monitoring dan evaluasi; serta gambaran umum kebutuhan pengembangan sistem monitoring dan evaluasi di lingkungan instansi Sekretariat Dewan Nasional KEK. Laporan Pendahuluan ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir bulan pertama setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.
b. Laporan Antara
Laporan antara merupakan lanjutan dari laporan pendahuluan dengan penambahan muatan mengenai hasil gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal, hasil pengembangan database KEK di Indonesia, hasil penyusunan sistem
layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan
di KEK, hasil rekomendasi pentahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK.
Dalam laporan antara ini, hasil-hasil yang disampaikan juga sudah perlu
berdasarkan masukan dari pelaksanaan FGD dengan para
narasumber.Laporan antara ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir Bulan ketiga setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.
c. Laporan Draft Final
Laporan draft final ini merupakan kelanjutan dari laporan antara dan tambahan muatan substansi, yaitu hasil pengembangan sistem pelaporan dan pengumpulan data pelaksanaan rencana aksi, hasil pengembangan
software aplikasi sistem monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi
KEK yang telah ditetapkan, dan penyusunan sistem database dokumen pengusulan KEK.
Hasil yang disampaikan juga sudah perlu berdasarkan masukan dari pelaksanaan FGD dengan para narasumber. Laporan draft final ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir bulan
kelima setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.
d. Laporan Final
Laporan final ini merupakan revisi, perbaikan dan penyesuaian laporan draft final berdasarkan hasil pelaksanaan simulasi yang dilakukan terhadap
penyusunan sistem monitoring dan evaluasi rencana aksi
penyelenggaraan KEK yang telah disusun.Selain itu dalam laporan final ini juga ditambahkan kesimpulan dan rekomendasi untuk penyesuaian dan pengembangan sistem monitoring dan evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.
Laporan final ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada minggu ke-2 bulan keenam setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.
2 Pembuatan Sistematika Pengarsipan Dokumen, Digitalisasi Dokumen, Center Database KEK
Salah satu output dalam kegiatan ini adalah tersusunnya sistematika pengarsipan dokumen- dokumen yang terkait dengan proses penyelenggaraan KEK, baik dari sisi pengusulan KEK maupun penyelenggaraan KEK yang telah terbentuk. Hal ini mencakup tata cara penyimpanan, penomoran, penamaan, kategorisasi, prosedur revisi, dan hal-hal lainnya yang terkait.
Selain itu, keluaran dari kegiatan ini adalah dilakukannya digitalisasi dokumen-dokumen. Kegiatan penyelenggaraan KEK selama ini melibatkan pengumpulan dokumen-dokumen yang tidak hanya dalam bentuk softfileakan tetapi juga dalam bentuk cetakan, buku, surat dan lain sebagainya. Sehingga untuk mendukung pembentukan database yang reliable dan durable maka dibutuhkan digitalisasi semua dokumen-dokumen terkait dengan pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang menyesuaikan dengan konsep sistematika pengarsipan dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
Dengan terbentuknya sistematika pengarsipan dokumen dan digitalisasi dokumen maka output dari kegiatan ini juga berbentuk center database informasi KEK yang compatible dan terintegrasi dengan berbagai software-software aplikasi yang berguna bagi penyelenggaraan KEK di masa yang akan datang. Termasuk
software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi bagi monitoring dan
evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK yang akan dibuat dalam waktu dekat.
Hasil dari kegiatan ini akan disampaikan pada minggu ke-2 bulan keempat. Database ini akan mendukung kegiatan pembuatan software monitoring dan evaluasi dan dilakukan secara simultan dengan pembuatan software.
3 Software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi bagimonitoring dan evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK
Produk lain dari kegiatan ini berupa penyediaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk sistem monitoring dan evaluasi
pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK yangmerupakan hasil
penyusunan selama periode kegiatan ini dilaksanakan. Sesuai dengan tugas yang diberikan, maka software aplikasi yang akan dihasilkan adalah berupa pengembangan pemrograman multiplatform yang terintegrasi manajemen sistem informasi berbasis multiplatform yang terintegrasi. Software ini didukung dengan penggunaan cloud server.
Software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan
evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK yang akan disusun, dikembangkan dari sistem manual yang telah disusun oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pada tahap awal kegiatan pengembangan software aplikasi ini perlu dilakukan review dan pengembangan terhadap sistem manual yang telah disusun sebelumnya untuk selanjutnya dikembangkan menjadi software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi.
penyelenggaraanKEK disampaikan pada minggu ke-3 bulan kelima. Software aplikasi untuk sistem monitoring dan evaluasi tersebut akan dilakukan pembahasan bersamaan dengan pembahasan laporan draft final pada akhir bulan kelima. Untuk pengujian software aplikasiyang telah disusun, perlu dilakukan simulasi dengan menggunakan data dan informasi pada sistem manual yang telah disusun sebelumnya. Selanjutnya finalisasi software aplikasi untuk sistem monitoring dan evaluasi berdasarkan hasil simulasi yang dilakukan perlu disampaikan pada akhir bulan kelima setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK bersamaan dengan penyerahan laporan final.
4 Pelaksanaan pelatihan penggunaan sistem monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK Dalam rangka peningkatan kapasitas Sekretariat Dewan Nasional dalam rangka pelaksanaan dan penyajian data hasil monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK, perlu diadakan pelatihan penggunaan dan simulasi software aplikasi kepada staf Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pelaksanaan pelatihan ini diagendakan pada akhir bulan keenam setelah penyerahan laporan final.
2 URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN RENCANA
KERJA
2.1 Metodologi dan Pendekatan
Metodologi yang kami rancang untuk melakukan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) secara efektif dan efisien. Metodologi ini terbagi menjadi 5 tahapan utama, seperti tergambarkan di bawah ini:
Gambar 2-1 Metodologi Penugasan
Berikut ini adalah penjelasan detil dari metodologi pekerjaan di atas:
Project Management
Prinsip-prinsip Pengelolaan Proyek (Project Management) diterapkan oleh Project Manager kami untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam penugasan ini telah sesuai dengan ruang lingkup yang telah disetujui bersama, serta dapat diselesaikan tepat waktu.
Quality Assurance Pemahan atas penugasan dan penyusunan rencana kerja Inventarisasi, pengumpulan data, analisis, dan audit implementasi SIM Monev KEK
saat ini
Pemetaan current state implementasi SIM Monev KEK
dan regulasi baru dan penyusunan future state Identifikasi gap atau current - future state implementasi SIM Monev KEK
Penyusunan rekomendasi dan Rencana Induk SIM Monev KEK 2014-2019
Prinsip-prinsip pengendalian mutu (Quality Assurance) dilakukan oleh Subject
Matter Expert untuk memastikan bahwa setiap aktivitas telah melewati setiap
tahapan yang disesuaikan dengan kebutuhan Kementerian Perhubungan dan sesuai standar-standar yang berlaku.
Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup 2.1.1
Tahap persiapan dan penetapan ruang lingkup merupakan tahap awal yang bertujuan untuk menyamakan pemahaman mengenai ruang lingkup dan hasil akhir dari penugasan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK). Pada tahap ini, kami juga melakukan pemahaman awal terhadap kegiatan Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus serta regulasi dan ketentuan – ketentuan yang menjadi acuan dalam penugasan seperti tercantum dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK), dokumen Perpres No. 33 Tahun 2010 tentang Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Dewan Nasional KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengusulan Pembentukan KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Usulan Pembentukan KEK, serta dokumen terkait lainnya.
Pemahaman awal ini bertujuan untuk menyusun kerangka berfikir untuk mengembangkan metodologi pekerjaan dan program kerja Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK).
Pada tahap ini, ditentukan pula rencana kerja sebagai acuan seluruh aktivitas dalam penugasan ini, termasuk jadwal wawancara kami dengan para pihak terkait dari Kementerian Perhubungan. Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini:
Tabel 2-1 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup
Aktivitas Utama Menetapkan dan menyepakati ruang lingkup pekerjaan serta hasil akhir.
Menyesuaikan metodologi pekerjaan
agar dapat memenuhi kebutuhan
Kementerian Perhubungan.
Melakukan penyusunan detil aktivitas dan jadwal wawancara dengan pihak terkait.
Hasil Akhir Program kerja.
Jadwal wawancara.
Laporan Awal.
Inventarisasi, dan Audit Implementasi Rencana Induk TIK 2.1.2
(Current State)
Setelah menetapkan ruang lingkup, program kerja, dan jadwal wawancara, pada tahapan selanjutnya kami akan melakukan serangkaian kegiatan tahap lanjut guna mendapatkan data inventarisasi, pengumpulan data , Analisa, dan melakukan Audit Sistem Informasi yang sudah diimplementasikan agar mendapatkan pemahaman detail kondisi tata kelola Monitoring dan Evaluasi yang terkini di Sekretariat Dewan Nasional KEK mencakup aspek organisasi tata kelola, budaya, lingkungan kerja, regulasi dan kebijakan, dan kondisi lain terkait dengan kegiatan pemanfaatan dan implementasi bidang SIM Monitoring dan Evaluasi di Sekretariat Dewan Nasional KEK yang akan dipergunakan sebagai dasar analisa Penyusunan Sistem Monitoring dan
Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) tahap selanjutnya. Berikut adalah bentuk kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan:
1. Kajian Dokumen
Kajian dokumen akan kami lakukan terhadap dokumentasi teknis SIM Monitoring dan Evaluasi yang terkait, seperti seperti regulasi, Kebijakan, Standar Operasi Prosedur, serta Petunjuk Teknis yang berlaku/digunakan saat ini.
2. Wawancara
Wawancara kepada key person bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi SIM Monitoring dan Evaluasi saat ini, kondisi harapan, dan kebutuhan para User. Selain itu, wawancara juga akan dilakukan dalam melakukan penilaian atas kondisi SIM Monitoring dan Evaluasi saat ini.
3. Observasi
Apabila dibutuhkan, kami akan melakukan observasi untuk melengkapi hasil kajian SIM Monev KEK. Observasi yang mungkin dilakukan adalah observasi ke lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK.
Dalam penugasan ini, kami akan menggabungkan proses kajian dengan proses pemetaan Control Objectives pada COBIT ke dalam proses internal yang diperlukan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK dalam mencapai tujuan SIM Monev KEK serta memenuhi tingkat kematangan yang telah ditentukan. Pendekatan kajian tersebut digambarkan pada gambar berikut ini:
Gambar 2-2 Pendekatan proses kajian dengan proses pemetaan
A. Sekretariat Dewan Nasional KEK Objectives - Tujuan dari organisasi yang akan diukur.
Pencapaian tujuan organisasi adalah tolak ukur yang diinginkan pada setiap implementasi pengendalian dalam organisasi. Pencapaian tujuan organisasi juga merupakan tolak ukur keberhasilan implementasi pengendalian TI, karena itu perlu pendefinisian tujuan organisasi untuk menentukan nilai tambah apa yang akan atau dapat diberikan TI dalam mendukung pencapaian tujuan tersebut.
B. IT Objectives - Value-added yang diharapkan dari TI dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Nilai tambah TI yang dimaksud dapat berupa daya guna, manfaat serta dampak pengendalian TI yang diterapkan dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Di mana nilai tambah ini bersifat spesifik untuk tiap-tiap organisasi.
C. Critical Success Factor (CSF) – Penilaian atas internal proses dalam mewujudkan nilai tambah TI.
CSF merupakan faktor–faktor yang dapat mendukung pencapaian nilai tambah TI dan diharapkan dapat memberikan langkah yang harus dilakukan agar nilai tambah yang dimaksud dapat terwujud. Contoh dari faktor pendukung yang dimaksud: komitmen dan dukungan manajemen, kemampuan sumberdaya, dan sebagainya. Identifikasi CSF memerlukan kajian yang mendalam antara hubungan objektif TI dengan hal-hal yang mendukung pencapaian objektif tersebut. Hal ini dibutuhkan agar pengukuran yang dilakukan dapat memberikan hasil yang komprehensif.
D. COBIT Framework – Pemetaan internal proses kedalam COBIT Framework.
Pemetaan internal proses ke dalam ControlObjectives/Detail Control
Objectives COBIT dilakukan untuk mendukung perancangan desain
kontrol yang sesuai dengan masing-masing CSF yang telah ditetapkan. COBIT akan digunakan sebagai dasar dan acuan dalam desain kontrol yang dibutuhkan.
E. Desain Kontrol
Desain kontrol didasarkan pada Control Objectives/Detail Control
Objectives yang dihasilkan dari proses pemetaan sebelumnya. Proses
desain kontrol dilakukan dengan mengacu pada COBIT Control Practice sebagai panduan dasar namun desain kontrol diluar kerangka COBIT
Control Practice juga memungkinkan jika dibutuhkan, termasuk
pengendalian yang telah ditetapkan sesuai kebutuhan bisnis Kementerian Perhubungan dan operasional TI.
Kegiatan Audit implementasi TIK dilakukan dengan melakukan diskusi bersama key person masing-masing unit kerja di Kementerian Perhubungan
terhadap 34 proses COBIT. Kemudian dilanjutkan dengan kajian atas kondisi SIM Monev KEK Sekretariat Dewan Nasional KEK yang berdasarkan pada 210 control objectives COBIT. Bukti pendukung yang diperoleh akan digunakan sebagai dasar kajian.
Berdasarkan informasi yang diperoleh, ditentukan nilai maturity untuk setiap control objectives sesuai dengan kondisi tata kelola TI saat ini. Dengan merata-ratakan nilai maturity dari control objectives, maka didapatkan maturity level dari setiap proses COBIT.
Jenis penilaian tata kelola IT yang digunakan dalam penugasan ini adalah penilaian berdasarkan Maturity Attribute terhadap 34 proses yang ada dengan mempertimbangkan tingkat maturity attribute. Metode penilaian ini mengkaji kondisi yang terjadi saat ini dengan menggunakan 6 (enam) atribut dalam perhitungan tingkat maturitas sebagai berikut:
a. Kesadaran dan Komunikasi (Awareness and communication). b. Kebijakan, Rencana dan Prosedur (Policies, plans, and procedures). c. Peralatan dan Otomatisasi (Tools and automation).
d. Keterampilan dan Keahlian (Skills and expertise).
e. Tanggung Jawab dan Akuntabilitas (Responsibility and
accountability).
f. Penetapan tujuan dan pengukuran (Goal setting and measurement). Setiap atribut di atas menyediakan indikator atau parameter dalam memberikan nilai kematangan untuk setiap atribut yang dinyatakan dalam skala 1 sampai 5. Dari nilai setiap atribut di atas akan dihitung nilai rata-ratanya untuk mendapatkan nilai akhir berupa nilai maturity level setiap proses.
Parameter yang dinyatakan dalam maturity attribute COBIT dapat dilihat pada tabel berikut di bawah ini:
Tabel 2-2 Penilaian berdasarkan Maturity Attribute COBIT
Maturity Level Kesadaran dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Peralatan dan Otomatisasi Keterampilan dan Keahlian Tanggung Jawab dan Akuntabilitas Penetapan Tujuan dan Pengukuran 1 Adanya pengakuan tentang perlunya proses ini. Terdapat masalah
komunikasi yang sporadis.
Terdapat
pendekatan secara ad hoc dalam proses dan praktek. Proses dan kebijakan tidak terdefinisi.
Terdapat beberapa alat pendukung yang standar. Tidak terdapat pendekatan yang direncanakan dalam menggunakan alat pendukung tersebut. Keterampilan yang dibutuhkan oleh proses tidak teridentifikasi. Tidak terdapat rencana pelatihan dan pelatihan formal yang terjadi. Tidak ada akuntabilitas dan tanggung jawab. Orang-orang menyelesaikan masalah yang terjadi berdasarkan inisiatif mereka sendiri.
Tidak ada tujuan yang jelas dan tidak terjadi pengukuran.
Maturity Level Kesadaran dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Peralatan dan Otomatisasi Keterampilan dan Keahlian Tanggung Jawab dan Akuntabilitas Penetapan Tujuan dan Pengukuran 2 Terdapat kesadaran akan kebutuhan dalam bertindak. Manajemen melakukan komunikasi terkait masalah secara keseluruhan.
Proses yang sama dan umum sering terjadi, namun sebagian besar diakibatkan oleh keahlian individu. Terdapat beberapa aspek dari proses yang berulang seperti keahlian individu, beberapa dokumentasi dan pemahaman informal kebijakan dan prosedur yang ada. Adanya pendekatan umum dalam menggunakan alat-alat pendukung. Terdapat beberapa alat-alat pendukung yang mungkin tidak diterapkan dengan benar. Dibutuhkan adanya persyaratan keterampilan minimum pada daerah yang kritis. Pelatihan diberikan berdasarkan kebutuhan bukan berdasarkan rencana yang disepakati. Seorang individu menganggap sebagai tanggung jawabnya walaupun tidak resmi disetujui. Terdapat kebingungan terkait tanggung jawab apabila terjadi masalah, dan adanya suatu budaya yang mendukung hal tersebut. Terdapat beberapa tujuan yang telah terjadi, dan terdapat beberapa langkah-langkah finansial yang telah ditentukan tetapi hanya diketahui oleh pihak manajemen. Terdapat pemantauan yang konsisten pada area tertentu.
Maturity Level Kesadaran dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Peralatan dan Otomatisasi Keterampilan dan Keahlian Tanggung Jawab dan Akuntabilitas Penetapan Tujuan dan Pengukuran 3 Terdapat pemahaman terkait perlunya dalam bertindak. Terdapat komunikasi manajemen yang lebih formal dan terstruktur. Terdapat proses, kebijakan dan prosedur yang sudah ditetapkan dan didokumentasikan untuk semua kegiatan utama. Rencana telah ditetapkan dalam penggunaan dan standarisasi alat yang mengotomatisasi proses. Alat yang digunakan tersebut sesuai dengan tujuan tetapi mungkin tidak semua sesuai dengan rencana yang telah disepakati dan mungkin tidak terintegrasi satu sama lain. Persyaratan keterampilan mulai didefinisikan dan didokumentasikan untuk semua bidang. Adanya sebuah rencana pelatihan formal yang telah dikembangkan, namun pelatihan tersebut masih berdasarkan pada inisiatif individual. Proses tanggung jawab dan akuntabilitas mulai didefinisikan dan pemilik proses tersebut telah diidentifikasi. Pemilik proses tidak mungkin untuk memilki otoritas penuh dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Telah terdapat beberapa tujuan dan langkah-langkah yang telah ditetapkan, tetapi tidak dikomunikasikan dan terdapat hubungan yang jelas dengan tujuan bisnis. Terdapat proses pengukuran yang tidak diterapkan secara konsisten.
Maturity Level Kesadaran dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Peralatan dan Otomatisasi Keterampilan dan Keahlian Tanggung Jawab dan Akuntabilitas Penetapan Tujuan dan Pengukuran */Terdapat teknik komunikasi yang telah matang diterapkan dengan menggunakan alat komunikasi standar.
Semua aspek dari proses telah diterapkan secara berulang dan didokumentasikan. Kebijakan telah disetujui dan ditandatangani oleh manajemen. Standar dalam mengembangkan dan memelihara proses dan prosedur yang diadopsi telah dijalankan. Alat pendukung yang digunakan sesuai dengan rencana standar dan terdapat beberapa alat pendukung yang telah terintegrasi. Alat pendukung utama digunakan untuk mengotomatisasi manajemen proses dan memantau serta mengontrol kegiatan yang kritis.
Adanya persyaratan yang secara rutin diperbaharui untuk semua bidang dan dilengkapi dengan sertifikasi. Adanya teknik pelatihan yang matang diterapkan sesuai dengan rencana pelatihan dan diterapkannya sharing knowledge.
Semua ahli internal yang terlibat dalam pelatihan dan terdapat penilaian dalam pelatihan Adanya proses tanggung jawab dan akuntabilitas yang dapat diterima dalam bekerja. Adanya budaya kerja yang memotivasi tindakan positif. Adanya efisiensi dan efektivitas yang diukur dan dikomunikasikan terkait tujuan bisnis dan rencana strategis TI. Adanya pengukuran TI yang diimplementasikan di beberapa
bagian dan dicatat oleh manajemen. Adanya perbaikan secara terus menerus.
Torche Indonesia 27 Maturity Level Kesadaran dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Peralatan dan Otomatisasi Keterampilan dan Keahlian Tanggung Jawab dan Akuntabilitas Penetapan Tujuan dan Pengukuran 5 Adanya pemahaman yang terdepan terkait dengan kesadaran. Adanya komunikasi yang proaktif terkait isu berdasarkan tren yang ada, teknik komunikasi yang matang telah diterapkan dan menggunakan alat-alat komunikasi yang sudah diintegrasikan. Standar bestpractice telah diterapkan. Adanya dokumentasi proses yang berevolusi untuk alur kerja yang otomatis. Proses, kebijakan dan prosedur yang standar dan telah terintegrasi untuk memungkinkan manajemen
end-to-end dan adanya
perbaikan.
Adanya standarisasi set alat yang
digunakan di seluruh
perusahaan. Di mana alat tersebut sepenuhnya sudah terintegrasi dengan alat-alat pendukung lainnya. Adanya alat pendukung yang digunakan untuk mendukung perbaikan proses dan secara otomatis telah mendeteksi kontrol.
Adanya organisasi secara resmi yang mendorong perbaikan terus menerus terkait dengan keterampilan dan keahlian. Adanya pelatihan dan pendidikan yang mendukung bestpractice eksternal dan adanya penggunaan konsep dan teknik yang terdepan. Sharing knowledge telah menjadi budaya perusahaan. Adanya ahli Pemilik proses diberdayakan dalam membuat keputusan dan dalam mengambil tindakan. Penerimaan tanggung jawab telah mengalir ke seluruh organisasi secara konsisten. Adanya pengukuran kinerja yang terintegrasi dan menghubungkan kinerja TI dengan tujuan bisnis. Adanya pengecualian yang terjadi secara umum dan konsisten dicatat oleh manajemen dan telah diterapkan analisa sebab akibat. Perbaikan secara terus menerus telah menjadi bagian gaya hidup
Setelah memperoleh nilai rata-rata dari setiap proses COBIT, kemudian nilai-nilai tersebut akan dirata-ratakan untuk membentuk nilai maturity level untuk keseluruhan TI. Setelah nilai maturity level untuk keseluruhan TIK tersebut diperoleh, perlu adanya definisi dari nilai tersebut untuk mengetahui nilai tata kelola TIK Kementerian Perhubungan. Definisi dari nilai tingkat maturitas (maturity
level) untuk keseluruhan TIK dijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 2-3 Tingkatan Maturity Level
Maturity Level Penjelasan
0 Non-existent Pada level ini, perusahaan belum melakukan identifikasi atas proses TI. Perusahaan beranggapan hal tesebut merupakan hal yang tidak perlu dipertimbangkan.
1 Initial/Ad-Hoc Pada level ini, perusahaan telah menyadari bahwa terdapat beberapa proses TI yang telah berjalan. Proses-proses TI tersebut berjalan tetapi dilakukan
tanpa standar prosedur operasional dan
terdokumentasi dengan baik (Ad-Hoc).
2 Repeatable but Intuitive Pada level ini, proses TI yang berjalan belum seluruhnya memiliki standar prosedur operasional. Selain itu, proses sosialisasi atas standar prosedur operasional belum seluruhnya dilakukan dan dikomunikasikan secara formal kepada personil terkait.
3 Defined Process Pada level ini, perusahaan telah memiliki standar prosedur operasional dan terdokumentasi dengan baik, serta telah melakukan sosialisasi secara formal atas seluruh proses TI yang berjalan.
Maturity Level Penjelasan
4 Managed and Measurable Pada level ini, perusahaan melakukan pengawasan dan
memastikan proses telah berjalan sesuai prosedur dan kebijakan yang berlaku. Selain itu, Perusahaan telah melakukan penilaian dalam memastikan proses yang ada telah berjalan secara efektif. Penerapan proses
yang terotomatisasi merupakan salah satu
pertimbangan penilaian pada level ini.
5 Optimized Pada level ini, proses-proses TI yang berjalan telah mencapai tingkatan good practice. Hal ini dapat dinilai dari keselarasan proses-proses TI dengan perubahan atau perkembangan TI serta bisnis Perusahaan. Seluruh proses TI telah terintegrasi danmemiliki proses yang telah terotomatisasi. Proses TI tersebut juga digunakan untuk menilai kualitas dan efektivitas proses TI secara menyeluruh. Proses perubahan TI dapat dilakukan secara cepat dan tepatserta dapat beradaptasi terhadap perubahan proses bisnis dan operasional Perusahaan.
Berikut rincian aktivitas Tahap Inventarisasi, analisa, dan Future state TIK yang direncanakan pada tahap ini:
Tabel 2-4 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Inventarisasi, analisa, dan Future state
Aktivitas Utama
- Memahami lingkungan dan kondisi SIM Monev KEK saat ini. - Inventarisasi Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dimiliki
oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK saat ini.
acuan COBIT Control Objective 4.1.
Hasil Akhir - Dokumentasi Inventarisasi dan Audit Implementasi TIK Sekretariat Dewan Nasional KEK periode 2012
Berikut rincian aktivitas audit Implementasi TIK yang direncanakan pada tahap ini:
Tabel 2-5 Rincian Aktivitas Audit Implementasi TIK
Aktivitas Utama
- Melakukan diskusi dengan key person.
- Melakukan kajian dengan berdasarkan Control Objectives COBIT.
- Mengumpulkan bukti pendukung.
- Menghitung tingkat maturitas setiap proses COBIT. Hasil Akhir - Maturity Level tata kelola TI Kementerian Perhubungan.
Analisa, dan Penyusunan Future State 2.1.3
Pemetaan Current State mencakup berbagai aspek penilaian termasuk analisa kendala dan permasalahan yang menyebabkan ketidakoptimalan pencapaian target implementasi rencana induk ataupun arahan dan kebijakan sebelumnya dari berbagai klasifikasi aspek pemanfaatan TIK di lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK seperti aspek organisasi tata kelola, perencanaan, eksekusi dan implementasi, operasional, perawatan, standarisasi, sistem prosedur, dan lain sebagainya. Pada tahapan ini juga dilakukan kegiatan analisa dan pemilihan bahasan tren teknologi dan kebijakan perundangan terbaru yang sekiranya relevan dengan penyusunan dan penyempurnaan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK). Penyusunan ataupun penyempurnaan visi dan Future State dari kegiatan pemanfaatan Teknologi Informasi tahap lanjutan akan tetap
1 2 3 4 5
memperhatikan visi dan misi yang telah ditetapkan pada rencana induk
srategis sebelumnya dengan penyesuaian dan penyempurnaan
berdasarkan hasil tahapan analisa-analisa dan audit yang dilakukan dengan tujuan untuk menjaga sinergi, kesinambungan, dan pencapaian dari pencanangan target jangka menengah dan panjang.
Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini:
Tabel 2-6 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Penyusunan Future State
Aktivitas Utama Mengidentifikasi kondisi implementasi dan permasalahan seputar pelaksanaan program-program perencanaan dan pengembangan Teknologi Informasi di Lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK.
Melakukan analisis trend TIK dan Kebijakan pemerintah terbaru.
Melakukan analisis arah pengembangan
e-government.
Penyusunan dan penyempurnaan Future Sate pemanfaatan TIK lanjutan di kementerian Perhubungan RI.
Hasil Akhir Future state SIM Monev KEK Sekretariat Dewan
Nasional KEK.
Analisis Kesenjangan 2.1.4
melakukan analisis kesenjangan berdasarkan hasil tahap sebelumnya, yaitu tahap kajian SIM Monev KEK dan analisis future state. Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi area-area yang dapat dikembangkan untuk membantu Sekretariat Dewan Nasional KEK mencapai visi SIM Monev KEK dan future state yang telah ditetapkan. Hasil dari analisis ini dijabarkan dengan memperhatikan 3 aspek TIK (people, process,
technology) yang termasuk di dalamnya mulai dari analisa kesenjangan
tatanan organisasi pengelola TI, fungsi dan tugas, penyiapan SDM, penyusunan prosedur dan alur birokrasi, strategi penerapan dan pemberdayaan teknologi informasi dan komunikasi, standarisasi dan kodefikasi, penetapan arsitektur teknologi informasi berskala enterprise, arsitektur data dan sistem informasi, dan arsitektur Infrastruktur dan jaringan komunikasi.
Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini:
Tabel 2-7 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Analisis Kesenjangan
Aktivitas Utama Melakukan analisis atas kesenjangan kondisi SIM Monev saat ini dengan kondisi target (future
state).
Mengidentifikasi langkah strategis sebagai dasar penyusunan roadmap pencapaian target yang diinginkan.
Melakukan diskusi dengan para key person untuk menentukan alternatif strategi yang optimal.
Hasil Akhir Dokumentasi inisiatif proyek yang perlu dilakukan untuk mencapai kondisi yang diinginkan.
rencana strategis lanjutan.
Roadmap implementasi pengembangan SIM
Monev KEK untuk mencapai future state.
Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK 2.1.5
Pada tahap ini, kami akan melakukan penyusunan Rencana Induk Sistem Informasi Manajemen (SIM) Monev KEK berdasarkan hasil analisis dan kesepakatan pada tahap-tahap sebelumnya. Selain itu, kami juga akan menyusun rekomendasi yang dibutuhkan oleh Dewan Nasional KEK untuk menyesuaikan arah pengembangan dan penerapan TIK khususnya terkait proses dan aktifitas pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan KEK. Tujuan dari rekomendasi ini adalah untuk menyelaraskan seluruh strategi TIK di Dewan Nasional KEK, Dewan Kawasan KEK, atau stakeholder terkait lain, serta menyelaraskannya dengan kebutuhan User dan arah pengembangan
e-government.
Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini:
Tabel 2-8 Aktivitas Utama dan Hasil tahap Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK
Aktivitas Utama Menyusun rekomendasi TIK di lingkungan Dewan Nasional KEK
Menyusun dan mengembangkan SIM Monev KEK
Hasil Akhir Dokumentasi Rencana Implementasi SIM Monev KEK
Rekomendasi improvement untuk roadmap TIK
Forum Diskusi Group dan Sosialisasi 2.1.6
Rencana pengembangan dan pemanfaatan Teknologi Informasi di lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK pada prinsipnya melibatkan seluruh jajaran unit kerja pengelola TIK yang berada di lingkungan Dewan Nasional KEK; guna mendapatkan kesepahaman, kesepakatan, dan komitmen pelaksanaan dari semua unit kerja terhadap maksud, tujuan, strategi, arah pengembangan, dan mekanisme pelaksanaan rencana pengembangan dan pemanfaatan TIK yang disusun.
Forum Diskusi Grup (FDG) secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu diskusi yang dilakukan secara sistematis dan terarah mengenai suatu isu atau masalah tertentu. Pelaksanaan FDG sebagai langkah konfirmasi, konsolidasi, dan sosialisasi final pada proses penyusunan rencana strategis TIK sebaiknya tidak hanya dihadiri oleh seluruh jajaran unit kerja pengelola TIK saja akan tetapi dapat dihadiri oleh perwakilan pihak pengguna strategis, dan pihak terkait lainnya seperti perwakilan dari bagian keuangan, SDM, serta legal atau kelembagaan untuk mempermudah komunikasi dan konfirmasi terhadap isu terkait dengan masing-masing bagian
Hasil dari FDG diharapkan dapat berupa daftar kesepakatan dari berbagai aspek terkait dengan pembentukan mekanisme dan scenario implementasi dari perencanaan yang dihasilkan.
2.2 Kawasan Ekonomi Khusus (KEK)
Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) pada dasarnya adalah suatu upaya pemerintah guna melakukan percepatan pembangunan ekonomi Indonesia yang dilakukan dalam bentuk
pemusatan pengembangan kawasan tertentu. Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) adalah kawasan dengan batas tertentu dalam wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yang ditetapkan untuk menyelenggarakan fungsi perekonomian dan memperoleh fasilitas tertentu.
KEK ditentukan, difungsikan dan dikembangkan melalui penyiapan kawasan yang memiliki keunggulan geoekonomi dan geostrategi dan berfungsi untuk menampung kegiatan industri, ekspor, impor, dan kegiatan ekonomi lain yang memiliki nilai ekonomi tinggi dan daya saing internasional. Suatu KEK, dapat terdiri dari satu atau lebih zona pengolahan ekspor, logistik, industri, pengembangan teknologi, pariwisata, energi, dan/atau ekonomi lain. Selain itu, dalam suatu KEK juga dapat terdiri dari satu atau lebih fasilitas pendukung, seperti perumahan bagi pekerja, lokasi usaha UMKM dan fasilitas pendukung lainnya. Dalam rangka penyelenggaraan pengembangan KEK telah dibentuk Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus melalui Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 2010. Sesuai dengan Keputusan Presiden tersebut, susunan keanggotaan Dewan Nasional KEK sebagai berikut:
a. Ketua merangkap Anggota :
- Menteri Koordinator Bidang Perekonomian; b. Anggota :
1. Menteri Keuangan; 2. Menteri Perdagangan; 3. Menteri Perindustrian; 4. Menteri Dalam Negeri; 5. Menteri Pekerjaan Umum; 6. Menteri Perhubungan;
7. Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
8. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;
9. Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal. c. Sekretarian Dewan Nasional KEK
Untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas Dewan Nasional KEK, dibentuk Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus yang diatur melalui Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian selaku Ketua Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus Nomor 7 Tahun 2010.
Sekretariat Dewan Nasional KEK mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan dan pelayanan di bidang teknis operasional dan administratif kepada Dewan Nasional KEK, serta pembinaan terhadap seluruh unsur dalam lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK. Dalam melaksankan tugas tersebut Sekretariat Dewan Nasional KEK menyelenggarakan fungsi:
pemberian dukungan teknis operasional kepada Dewan Nasional KEK;
pemberian pelayanan administrasi penyusunan rencana dan program kerja Dewan Nasional KEK;
penyelenggaraan kegiatan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi administrasi kegiatan dan tindak lanjut pelaksanaan tugas Dewan Nasional KEK;
pemberian pelayanan administrasi kerjasama Dewan Nasional KEK dengan lembaga dan pihak lain yang terkait;
pemberian pelayanan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian serta penyusunan laporan kegiatan Dewan Nasional KEK; dan
penyelenggaraan administrasi keanggotaan Dewan Nasional KEK serta pembinaan organisasi, admiistrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana Sekretariat Dewan Nasional KEK.
Secara sederahana, susunan organisasi Dewan Nasional KEK itu dapat digambarkan sebagai berikut:
Selain pembentukan Dewan Nasional KEK, pada setiap provinsi/daerah yang sebagian wilayahnya ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Dewan Kawasan KEK yang bertanggung jawab kepada Dewan Nasional KEK. Selanjutnya pada setiap wilayah yang ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Administrator oleh Dewan Kawasan yang bertugas untuk melaksanakan pemberian izin usaha dan izin lain yang diperlukan bagi pelaku usaha, memonitor dan mengendalikan operasionalisasi KEK, serta menyampaikan laporan operasionalisasi KEK kepada Dewan Kawasan. Selain itu, pada setiap KEK terdapat Badan Usaha yang akan melakukan pembangunan dan pengelolaan KEK yang pelaksanaan operasionalisasinya dimonitor dan dikendalikan oleh Administrator untuk dilaporkan kepada Dewan Kawasan KEK.
Proses Penyelenggaraan KEK 2.2.1
panjang dan melibatkan banyak pihak. Secara garis besar, proses-proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
2.2.1.1 Pengusulan
Usulan pembentukan KEK pada dasarnya dapat diajukan oleh 3 (tiga) pihak, yaitu: (1) Badan Usaha, (2) Pemerintah Kabupaten/Kota, dan/atau (3) Pemerintah Provinsi. Prosedur dan syarat penyampaian usulan KEK ini telah diatur secara rinci dan jelas dalam aturan hukum yang berlaku, sehingga tidak perlu dibahas lebih lanjut.
Setiap usulan pembentukan KEK ini harus memenuhi beberapa kriteria dasar yang antara lain yaitu:
sesuai dengan Rencana Tata Ruang Wilayah dan tidak berpotensi mengganggu kawasan lindung;
pemerintah provinsi/kabupaten/kota yang bersangkutan mendukung KEK;
terletak pada posisi yang dekat dengan jalur perdagangan internasional atau dekat dengan jalur pelayaran internasional di Indonesia atau terletak pada wilayah potensi sumber daya unggulan; dan
mempunyai batas yang jelas.
Gambaran akan kunci sukses penetapan akan usulan suatu kawasan menjadi KEK dapat dilihat sebagai berikut:
2.2.1.2 Penetapan
Proses Penetapan atas usulan pembentukan KEK merupakan hak dan wewenang penuh Dewan Nasional KEK setelah melakukan pengkajian terlebih dahulu. Jika Dewan Nasional KEK menyetujui usulan pembentukan KEK, maka Dewan Nasional KEK wajib mengajukan rekomendasi pembentukan KEK kepada Presiden; untuk selanjutnya ditetapkan melalui suatu Peraturan Pemerintah. Sebaliknya, jika Dewan Nasional KEK menolak usulan pembentukan KEK, penolakan harus disampaikan kepada pengusul disertai dengan alasannya.
2.2.1.3 Pembangunan
Setelah usulan pembentukan KEK disetujui dan ditetapkan dengan diterbitnya Peraturan Pemerintah, maka proses selanjutnya dalam penyelenggaraan KEK ini yaitu pembangunan dan pengoperasian KEK. Pembangunan dan pengoperasian KEK ini dilaksanakan oleh Badan Usaha atau perwakilan-nya; yang ditetapkan oleh Pemerintah Provinsi dan/atau Pemerintah Kabupaten/Kota.
Pada proses Pembangunan dan pengoperasian KEK ini, Dewan Nasional KEK berkewajiban untuk melakukan pengawasan dan melakukan evaluasi tahunan guna memastikan pembangunan dan pengoperasian KEK ini sesuai dengan yang disyaratkan.
2.2.1.4 Pengelolaan
Setelah KEK dioperasikan, maka proses selanjutnya dalam penyelenggaraan KEK ini yaitu pengelolaan KEK yang dilaksanakan oleh Badan Usaha atau perwakilan-nya; sesuai dengan usulan dan penetapan.
2.2.1.5 Evaluasi Pengelolaan
Pada proses pengelolaan KEK ini, Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK berkewajiban untuk melakukan pengawasan dan melakukan evaluasi pengelolaan KEK, guna memastikan pengelolaan dan pengoperasian KEK ini sesuai dengan yang disyaratkan.
Pemanfaatan Teknologi Dan Sistem Informasi 2.2.2
Berdasarkan proses penyelenggaraan KEK tersebut di atas, terutama pada proses pengusulan, penetapan dan evaluasi; perlu dibuat sebuah sistem yang dapat memudahkan Dewan Nasional KEK dalam melakukan pengawasan dan evaluasi; efektif, efisien dan ekonomis. Atas dasar itu lah, kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) pada Sekretariat Dewan Nasional KEK ini ada; yaitu pemanfaatan teknologi dan sistem informasi guna efektivitas dan optimalisasi pelaporan dan penyajian data terhadap pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK.
Penjelasan dan paparan kami lebih rinci mengenai bagaimana ide, gagasan, pendekatan dan metodologi serta rencana dan program kerja kami terkait pengembangan aplikasi/sistem monitoring dan evaluasi KEK berbasis web ini dapat dilihat pada bagian-bagian atau sub-bab sebelum ini.
3 ORGANISASI DAN PERSONIL
3.1 Organisasi
Untuk menjamin terlaksananya pekerjaan, kami telah mengatur susunan organisasi tim pelaksana kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sekretariat Dewan Nasional KEK seperti yang disajikan pada gambar struktur organisasi tenaga ahli di bawah ini:
3.2 Komposisi Tim & Penugasan
Komposisi tim pelaksana dan penugasan personil dalam kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sekretariat Dewan Nasional KEK
Team Leader (Ahli SIM)
Ahli Monitoring
dan Evaluasi Ahli Kearsipan
Ahli Sistem Analis
Ahli
Pemrograman Ahli Jaringan Pendukung Tenaga
ini selama kurun waktu 6 (enam) bulan dapat dilihat pada tabel berikut:
N o
Posisi Org Tugas dan Tanggung Jawab
1 Team Leader
(Ahli SIM)
1 Menyusun perencanaan jadwal proyek
Memimpin Tim dan bertanggung jawab atas kualitas dan penyelesaian pekerjaan
Memberikan tugas kepada personil tim
Memetakan sumber daya dan hasil kerja
(deliverable) dari proyek
Memonitor dan mengkoordinasi aktifitas proyek
Mengarahkan tim untuk melaksanakan proyek
secara efektif dan efisien
2 Ahli Monitoring dan Evaluasi
1 Melakukan analisis proses bisnis dan SOP terhadap proses penyelenggaraan KEK, khususnya terkait monitoring dan evaluasi
Menyusun cetak biru atau roadmap sistem
monitoring dan evaluasi penyelenggraan KEK
Menyusun dan menyesuaikan rencana strategis
penerapan proses bisnis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK
3 Ahli Sistem Analis 1 Menganalisa dan merancang aplikasi
Merancang arsitektur aplikasi
Merencanakan teknologi aplikasi
Membuat arsitektur infrastruktur aplikasi
Merancang system otorisasi aplikasi
Merencanakan prototype aplikasi
Merencanakan alih pengetahuan untuk sosialisasi dan workshop
Merancang system integrasi aplikasi
4 Ahli Kearsipan 1 Menyusun rancangan sistem kearsipan (namlatur)
yang akan digunakan
Bertanggung jawab dalam hal penerapan sistematika
pengarsipan dokumen, termasuk tata cara
penyimpanan, penomoran, penamaan, kategorisasi, prosedur revisi, dan hal-hal lainnya yang terkait
5 Ahli Pemrograman 1 Bertanggung jawab dalam pengerjaan
operasionalisasi penayangan di aplikasi/web
Mengelola dan menjadi penghubung dari semua sumber daya yang akan digunakan pada sebuah aplikasi/web
Mengatur cara pengunjung untuk berinteraksi
dengan elemen-elemen dari aplikasi/web
Mengatur alur aplikasi/web yang dibuat
Menghadirkan sistem dan layanan dari website
Bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi dari aplikasi/web yang dibangun
Melakukan pemrograman aplikasi yang dibangun sesuai dengan desain yang telah dibuat berdasarkan hasil assessment kepada pihak user
Memberikan keterangan (comment) untuk tiap blok
kode program yang dibuat, untuk memudahkan penelusuran jika terjadi kesalahan ataupun untuk kepentingan pengembangan atau perubahan di masa depan
Menyelesaikan/memperbaiki masalah yang terjadi pada program/ modul yang dibuat (bug fixing)
6 Ahli Jaringan 1 Bersama Sistem Analis melakukan perancangan
Menyiapkan rancangan skenario keamanan dan
metode komunikasi/integrasi aplikasi dengan
aplikasi terkait lain
Melakukan audit dan optimasi infrastruktur dan jaringan yang digunakan aplikasi
7 Tenaga Pendukung
Administrasi 1 Memastikan operasional proyek berjalan dengan
menggunakan standar yang sudah baku, serta diakui secara nasional maupun internasional.
Memberikan saran dan masukan teknis dan non teknis tentang proses operasional proyek.
Mengontrol proses operasional proyek agar berjalan sesuai degnan aturan dan tidak melanggar rambu-rambu yang sudah disepakati.
Menyiapkan / men-support dokumen administrasi dan pendukung berupa : Berita Acara layak pakai, Berita Acara Penerimaan Barang, Surat Pengiriman Barang / DO, Berita Acara Installasi, Invoice/tagihan, dll) yang menyangkut operasional proyek selama pekerjaan berjalan.
Melakukan monitoring terhadap kemajuan proyek.
Melakukan proses penagihan.
Dibantu team teknis membuat laporan kemajuan pekerjaan.
Membantu Proyek Manager dan para Koordinator dalam menyiapkan perangkat monitoring pekerjaan, pelaporan, Berita Acara dan lain lain.
Operator Komputer
1 Membantu penulisan dokumen teknis
Membantu tenaga ahli dan administrasi
Melakukan pekerjaan-pekerjaan tidak langsung
(indirect) lainnya, seperti petugas delivery, pesuruh dan lain-lain
4 RENCANA JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
4.1 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
No Kegiatan
Bulan Ke-
1 2 3 4 5 6
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
- Finalisasi Manajemen Proyek Internal
- Finalisasi Manajemen Proyek
Eksternal
2 Identifikasi dan Analisis
- Pendefinisian Target Audience
-
Pemetaan Kondisi Eksisting Termasuk pemetaan masalah dan solusinya
No Kegiatan Bulan Ke- 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 - Analisis Kesenjangan
Termasuk perumusan solusi masalah dan penetapan target implementasi
- Analisis Rencana TIK Dewan Nasional
KEK
3
Penyusunan dan Penetapan Rekomendasi dan Rencana Implementasi SIM Monev KEK
- Penyusunan Rekomendasi TIK SIM
Monev KEK
- Penyerahan dan Penetapan Rencana
Implementasi
4 Implementasi
- Penyiapan Lingkungan Implementasi
- Pengembangan aplikasi SIM Monev
No Kegiatan
Bulan Ke-
1 2 3 4 5 6
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
5 Sosialisasi
- Sosialisasi dan Pelatihan
- Dokumentasi
- Pemeliharaan dan Perawatan Selama 3 (tiga) bulan ke depan setelah sistem live (berjalan)
6 Pelaporan
- Penyerahan Laporan Pendahuluan
- Penyerahan Laporan Antara
- Penyerahan Laporan Draft Final
4.2 Jadwal Penugasan Tenaga Ahli
Berdasarkan jadwal pelaksanaan dan deskripsi penugasan tenaga ahli, Konsultan mengusulkan jadwal penugasan tenaga ahli sebagaimana tercantum pada Tabel berikut.
NO TENAGA AHLI JUMLAH
PERSONIL
BULAN KETERANGAN
I II III IV V VI
TENAGA AHLI
1 Team Leader / Ahli SIM 1 6 Bulan
2 Ahli Monitoring dan Evaluasi 1 6 Bulan
3 Ahli Sistem Analis 1 6 Bulan
4 Ahli Kearsipan 1 6 Bulan
5 Ahli Pemrograman 1 6 Bulan
6 Ahli Pengembangan Jaringan 1 6 Bulan
TENAGA PENDUKUNG
1 Administrasi 1 6 Bulan
5 PENUTUP
Semoga Laporan Pendahuluan ini dapat memaparkan rencana kerja secara umum dan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan oleh tim. Untuk kekurangannyanya kami mohon kritik dan saran agar tujuan dari pekerjaan ini tercapai dan saling memuaskan semua pihak.
Agenda selanjutnya, Tim akan melakukan perancangan sesuai dengan hasil analisis kebutuhan. Pada fase perancangan ini akan disajikan rancang bangun aplikasi yang merujuk pada analisis kebutuhan sehingga penyajiannya akan lebih interaktif dan mudah dalam melakukan evaluasi secara visual.
