66
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat PT. BPR Multi Paramindo Abadi
PT. BPR Multi Paramindo Abadi (PT. BPR MPA) didirikan pada tanggal 11 Maret 1992 oleh Ir. J.Eka Winoto, Ir. Iswara Pranawahadi, Bapak Njo Ban Liong, dan Bapak Darhin Murni di Jalan Ciledug Raya, Ciledug Center Blok A No. 9, Tangerang. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa perbankan yang bertujuan membantu masyarakat di bidang keuangan atau permodalan yang menitikberatkan pada pembangunan perekonomian masyarakat Indonesia.
Landasan hukum pendirian PT. BPR MPA awalnya adalah Undang- Undang No.7 Tahun 1992 tentang Perbankan pasal 6 dan pasal 23. Kemudian Undang-Undang Perbankan tersebut diganti menjadi Undang-Undang No.10 Tahun 1998 pasal 3. Landasan hukum dari Bank Indonesia adalah PBI No.6/22/PBI/2004 tanggal 9 Agustus 2004.
Pada awalnya, PT. BPR MPA hanya beroperasi di pasar-pasar sekitar Ciledug. Namun, kurang lebih setelah 4 bulan berjalan, distribusi uang mulai meningkat sehingga perusahaan memperluas target pasarnya ke pasar-pasar di luar Ciledug, yaitu pasar-pasar di Jakarta, Bekasi, dan Tangerang. Sampai saat ini PT. BPR MPA sudah memiliki kurang lebih 530 nasabah yang aktif di area Jakarta, Bekasi, dan Tangerang.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi PT. BPR MPA adalah mewujudkan Bank Perkreditan Rakyat yang kompetitif dengan rating sehat serta efisien, mendukung sektor usaha skala kecil dan mikro guna mencapai perekonomian yang berbasis kerakyatan.
Misi PT. BPR MPA adalah menuju terwujudnya Bank Perkreditan Rakyat yang tumbuh dan berkembang, berorientasi profit, memberikan kontribusi yang optimal kepada pemegang saham (Share Holder) dan segenap Stake Holder (karyawan, rekanan kerja, nasabah) melalui kegiatan operasionalnya.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Utama
Saat ini kegiatan bisnis utama yang dijalankan oleh PT. BPR MPA adalah pelayanan perbankan yang meliputi jasa simpanan dan perkreditan. Untuk jasa simpanan, PT. BPR MPA menawarkan produk tabungan dan deposito. Untuk tabungan hanya ada satu jenis produk saja, sedangkan untuk deposito terdapat pilihan deposito 1, 3, 6, atau 12 bulan. Untuk jasa perkreditan, jenis kredit yang ditawarkan adalah kredit modal kerja untuk membantu usaha-usaha kecil dan kredit investasi. Saat ini, suku bunga tabungan di PT. BPR MPA sebesar 9% dan suku bunga kredit bervariatif antara 2.5% - 3.0%.
Untuk PT. BPR MPA, suku bunga deposito diberikan sesuai dengan ketentuan batas maksimal yang ditentukan oleh LPS (Lembaga Penjamin Simpanan). Jika suku bunga yang diperjanjikan antara deposan dengan bank melebihi maksimum suku bunga penjaminan, simpanan nasabah tersebut menjadi tidak dijamin. Suku bunga umum deposito PT. BPR MPA adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Suku Bunga Umum Deposito di PT. BPR MPA JANGKA WAKTU (Bulan) BUNGA
1 10 %
3 11 %
6 13 %
12 13 %
Special Rate (Tambahan bunga deposito khusus) :
• Pemegang saham termasuk istri dan anak : 2%
• Karyawan : 2%
• Relasi : 1%
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. BPR Multi Paramindo Abadi :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BPR Multi Paramindo Abadi
(Sumber : File Struktur Organisasi Perusahaan PT. BPR MPA) 69
3.1.5 Tugas dan Wewenang 1. Dewan Komisaris
Tugas pokok dan wewenang dari Dewan Komisaris, antara lain :
a) Melakukan pengawasan atas pengurusan BPR yang dilakukan oleh Direksi.
b) Dewan Komisaris, baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu kerja berhak meminta atau menerima buku-buku, surat-surat, bukti-bukti dan mencocokkan keadaan uang kas, serta dapat mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.
c) Menyetujui rencana penghimpun dana dan pemberian kredit tahunan, termasuk rencana pemberian kredit kepada pihak yang terkait dengan Bank dan debitur besar tertentu yang tertuang dalam rencana kerja yang telah disampaikan kepada Bank Indonesia.
d) Meminta penjelasan dan atau pertanggungjawaban Direksi, juga meminta langkah-langkah perbaikan bilamana pelaksanaan pemberian kredit menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan.
e) Dewan Komisaris berhak memberhentikan Direksi atau anggota Direksi.
f) Dewan Komisaris bertanggung jawab kepada para pemegang saham.
2. Internal Audit
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas pengawasan dan pemeriksaan semua kegiatan yang ada di BPR apakah telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Melaksanakan verifikasi, pengawasan, dan pemeriksaan secara periodik menyangkut semua kegiatan seperti surat-surat bukti pembukuan, kelengkapan syarat-syarat kredit, dan lain-lain, serta kepatuhan terhadap peraturan perbankan atau peraturan Bank Indonesia.
b) Menjaga dan mengamankan harta milik BPR dari kemungkinan penyimpangan.
c) Membuat laporan hasil pemeriksaan dan melaporkannya kepada Dewan Komisaris.
d) Membuat perencanaan yang menyangkut seluruh bagian yang ada di perusahaan (Bagian Marketing, Bagian Kredit, dan Bagian Operasional).
e) Membuat laporan tentang tingkat kesehatan BPR dan menganalisa kebutuhan modal atau Capital Adequacy.
f) Internal Audit bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris.
3. Direksi
Tugas pokok dan wewenang dari Direksi, yaitu :
a) Menyusun dan bertanggung jawab atas rencana penghimpunan dana, baik melalui tabungan maupun deposito berjangka dan perkreditan yang tertuang dalam rencana kerja yang disampaikan kepada Bank Indonesia serta memastikan bahwa telah dilaksanakan sesuai dengan rencana.
b) Memastikan bahwa kebijakan penghimpunan dana dan perkreditan, ketentuan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku telah diterapkan serta dilaksanakan secara konsekuen dan konsisten.
c) Menilai prestasi kerja karyawan yang bertugas di lingkungan BPR serta mengambil langkah-langkah kebijaksanaan dalam upaya peningkatan kinerja dan penertiban personalia.
d) Memberikan laporan secara berkala dan tertulis kepada Dewan Komisaris, disertai dengan langkah-langkah perbaikan yang telah, sedang, dan akan dilakukan, mengenai:
• Perkembangan dan jumlah dana yang dapat dihimpun dari tabungan dan deposito berjangka serta sumber-sumber dana lainnya.
• Perkembangan dan kualitas portofolio perkreditan secara keseluruhan.
• Perkembangan dan kualitas kredit yang diberikan kepada pihak yang terkait dan debitur tertentu.
• Kredit dalam pengawasan khusus dan kredit bermasalah.
• Hasil dari rencana kerja tahunan yang telah dicapai.
• Pelaksanaan dari rencana kerja yang disampaikan kepada Bank Indonesia.
4. Asisten Direksi
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang membantu Direksi atas pengawasan dan pemeriksaan semua kegiatan BPR apakah telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu : a) Membantu melaksanakan verifikasi, pengawasan, dan pemeriksaan
secara periodik menyangkut semua kegiatan seperti surat-surat bukti pembukuan, kelengkapan syarat-syarat kredit, dan lain-lain, serta kepatuhan terhadap peraturan perbankan atau peraturan Bank Indonesia.
b) Membuat laporan hasil pemeriksaan dan melaporkannya kepada Direksi.
c) Membantu Direksi yang menyangkut penghimpunan dana.
d) Asisten Direksi bertanggung jawab kepada Direksi.
5. Kepala Bagian Kolektor
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bidang penagihan serta melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Operasional / Kredit, Kepala Bagian Marketing, dan Direksi. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Merencanakan, mengkoordinir, membina, serta mengawasi semua kegiatan para stafnya.
b) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
c) Membuat laporan hasil kerja yang telah / belum dicapai secara bulanan.
d) Memberikan informasi keadaan usaha debitur dan memberikan informasi mengenai debitur yang didapatkan dari tetangga sekitar rumah debitur kepada atasan.
6. Kolektor
Fungsinya sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan penagihan dalam penerimaan angsuran dan simpanan dari para nasabah dan melayani pembukaan serta pengambilan simpanan kepada nasabah yang tidak bisa datang ke BPR sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Memberikan penjelasan kepada debitur tentang kewajiban yang harus diselesaikan dan harus dapat memperoleh informasi permasalahan yang dihadapi oleh debitur.
b) Menyampaikan informasi yang diperolehnya di lapangan (baik dari debitur atau lingkungan sekitar debitur) kepada atasan.
c) Memberikan jalan keluar kepada debitur yang beritikad baik dengan memberikan rescheduling atas kredit yang telah diterimanya.
d) Membuat laporan-laporan kegiatan intern atau ekstern.
e) Meneliti dan melegalisir hasil-hasil kerja rutin sebelum diajukan kepada atasan.
f) Mencegah agar kredit tidak bermasalah.
g) Melayani pengambilan simpanan nasabah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7. Kepala Bagian Operasional / Kredit
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bidang operasional serta melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Kolektor, Kepala Bagian Marketing dan Direksi. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Memeriksa, menyetujui laporan-laporan (laporan eksternal dan laporan internal) dan perjanjian kredit mengenai jumlah kewajiban debitur serta nota-nota yang dibuat oleh staf yang ditugaskan sebelum laporan-laporan dan perjanjian kredit tersebut diajukan ke Direksi untuk ditandatangani.
b) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
c) Mengarahkan serta membina personil-personil yang berada dalam lingkungan bagian operasional.
d) Meneliti dan melegalisir hasil-hasil kerja rutin bagian operasional sebelum diajukan pada tingkat atasan.
e) Memonitor semua kegiatan operasional dan menjamin lancarnya tata kerja serta tata dokumen guna produktivitas personil di lingkungan urusan operasional.
f) Membuat laporan-laporan internal atau eksternal secara berkala.
8. Kredit
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan pelaksanaan administrasi kredit, pengikatan kredit serta membuat laporan fasilitas kredit sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bagian Operasional / Kredit.
b) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
c) Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen jaminan, dokumen-dokumen debitur yang diperlukan dalam pengikatan kredit.
d) Melaksanakan kegiatan administrasi kredit dan menjamin lancarnya tata kerja dan tata dokumen serta melaporkan hasil tersebut secara intern atau ekstern bila hal tersebut diperlukan.
e) Membuat laporan bulanan sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan oleh Bank Indonesia dan bertanggung jawab penuh atas kebenaran laporan kredit tersebut.
f) Bertanggung jawab penuh atas penyimpanan data laporan dan dokumen- dokumen jaminan nasabah serta dokumen-dokumen lain yang menyangkut kegiatan dari administrasi pembukuan kredit.
g) Bertanggung jawab penuh kepada manajemen atas jumlah saldo yang tercatat, sehingga saldo yang ada sesuai dengan bukti.
h) Melayani dengan baik petugas pemeriksaan internal atau eksternal audit, petugas akuntan, petugas pengawasan dan petugas pemeriksa Bank Indonesia.
i) Membuat laporan bunga yang akan diterima oleh BPR dalam satu periode.
j) Membuat laporan perjanjian kredit jatuh tempo (bulanan) dan laporan pajak kendaraan bermotor / STNK yang akan jatuh tempo (1 bulan s.d. 2 minggu sebelum jatuh tempo) dan memberikannya kepada Bagian Marketing.
9. Pembukuan
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bagian pembukuan dan laporan maupun hal-hal yang
menyangkut bagian dari pembukuan dan pelaporan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, peraturan akuntansi serta peraturan pajak yang berlaku.
Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Melaksanakan pembuatan laporan keuangan BPR.
b) Membuat jurnal, neraca, laba rugi harian dan bulanan serta perincian pendapatan dan biaya BPR dan memposting ke dalam buku besar atas transaksi yang terjadi pada BPR sebagai laporan untuk manajemen.
c) Membuat laporan likuiditas BPR sebagai laporan untuk manajemen.
d) Membuat laporan bulanan neraca, laba rugi kepada instansi terkait seperti Bank Indonesia.
e) Membuat laporan berkala lainnya baik intern untuk manajemen maupun ekstern untuk instansi terkait seperti Bank Indonesia, Menteri Keuangan, dan Dirjen Pajak.
f) Bertanggung jawab atas pencatatan, pengaturan, dan penyimpanan dokumen-dokumen pada bagian pembukuan.
g) Melayani petugas pemeriksaan internal atau eksternal (petugas akuntan, petugas pengawasan dan petugas Bank Indonesia).
10. Kasir
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas pelayanan dalam kegiatan penerimaan atau setoran serta pengeluaran uang dari atau kepada nasabah, pengeluaran biaya-biaya operasional BPR dan pengadministrasian uang yang ada sesuai dengan peraturan dan
ketentuan yang berlaku (intern / ekstern). Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
b) Menerima setoran dari nasabah yang mempunyai tabungan, deposito, dan angsuran pinjaman.
c) Mengeluarkan uang sesuai dengan besarnya kredit dan biaya-biaya sesuai dengan kebutuhan yang ada.
d) Menghitung pengeluaran uang, menerima uang setoran dari atau kepada nasabah berupa pencairan kredit, angsuran kredit, dan simpanan.
e) Bertanggung jawab kepada manajemen atas jumlah uang yang diterima dan dikeluarkan.
f) Bertanggung jawab atas pengaturan dan penyimpanan bukti-bukti setoran dan pengeluaran uang.
g) Membuat laporan-laporan intern atau ekstern.
h) Membuat jurnal harian, arus kas dan mutasi penerimaan dan pengeluaran, dan laporan lain sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
i) Melayani petugas pemeriksaan internal atau eksternal (petugas akuntan, petugas pengawasan dan petugas Bank Indonesia).
j) Melaporkan besarnya saldo uang kas akhir hari kepada Kepala Bagian Operasional / Kredit, Kepala Bagian Marketing, serta Direksi.
11. Simpanan
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas pelayanan dalam kegiatan pemberian informasi serta administrasi bagian tabungan dan deposito, laporan sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh manajemen. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu : a) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi
maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
b) Menyiapkan bilyet deposito, mencatatnya dalam buku, komputer, dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang.
c) Menyiapkan buku tabungan sesuai dengan identitas nasabah dan melakukan entry ke komputer.
d) Melaksanakan pelayanan administrasi atas setoran dan pengambilan tabungan atau deposito oleh nasabah.
e) Melaksanakan perhitungan bunga tabungan dan deposito.
f) Bertanggung jawab kepada manajemen atas jumlah saldo yang tercatat.
g) Bertanggung jawab atas pengaturan dan penyimpanan dokumen- dokumen nasabah dan arsip.
h) Membuat laporan-laporan intern atau ekstern.
i) Membuat jurnal harian, laporan untuk penerimaan dan pengambilan serta jumlah penabung dan deposito untuk keperluan manajemen.
j) Melayani petugas pemeriksaan internal atau eksternal (petugas akuntan, petugas pengawasan dan petugas Bank Indonesia).
12. Umum
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bagian umum dalam pelaksanaan, penyampaian, dan penyimpanan dokumentasi sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh manajemen. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Membuat laporan kepada manajemen mengenai kebutuhan biaya operasional untuk perlengkapan atau peralatan, pemeliharaan, dan lain- lain yang menunjang kelancaran dari operasional BPR.
b) Memelihara dan merawat aset bank, barang-barang inventaris, dan alat- alat kantor agar kegiatan operasional bank dapat berjalan dengan baik, dan memperbaikinya apabila terjadi kerusakan.
c) Bertanggung jawab atas penyediaan perlengkapan dan peralatan serta penyimpanan dokumen-dokumen lainnya.
13. Kepala Bagian Marketing
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bidang marketing serta melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Kolektor, Kepala Bagian Operasional / Kredit, dan Direksi. Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Melakukan monitoring usaha debitur secara berkala dan mencegah atau menghindari kerugian pada pihak BPR.
b) Melakukan review atas plafond kredit yang diberikan kepada debitur sebelum mengajukan perpanjangan kredit.
c) Menghubungi debitur yang perjanjian kreditnya akan jatuh tempo ( ± 1 bulan sebelumnya) dan debitur yang pajak kendaraan bermotor / STNK akan jatuh tempo ( ± 2 minggu sebelumnya ).
d) Melakukan interview kepada calon debitur sehingga mendapatkan data mengenai kondisi lamanya usaha, prospek, modal kerja yang dibutuhkan, besarnya angsuran serta jangka waktu kredit calon nasabah.
e) Menyusun rencana kerja tahunan serta membuat laporan kredit yang diberikan secara berkala.
f) Melaksanakan analisa yuridis dan finansial atas proposal-proposal kredit, menganalisa usaha debitur dan besarnya pinjaman yang sesuai dengan kebutuhannya.
g) Melakukan penilaian atas jaminan yang akan dijaminkan.
h) Memberikan opini legal terhadap pengajuan kredit serta proposal- proposal yang ada.
i) Kepala Bagian Marketing bertanggung jawab kepada Direksi.
14. Marketing
Fungsinya adalah sebagai aparat manajemen yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan pelaksanaan bidang marketing, analisa ekonomis atas proposal- proposal kredit yang ada serta melakukan pembinaan dan pengawasan atas nasabah kredit yang ada di BPR sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tugas pokok dan wewenangnya, yaitu :
a) Menjamin lancarnya pelayanan kepada nasabah, baik dalam informasi maupun dalam administrasi, guna produktivitas dari usaha perbankan, serta kepuasan nasabah.
b) Menerima dan melayani para debitur dalam rangka kredit dan jasa perbankan lainnya.
c) Meneliti kelengkapan persyaratan administrasi calon debitur untuk permohonan kredit.
d) Melakukan peninjauan lapangan atas usaha atau tempat tinggal calon debitur, dan melakukan penilaian atas jaminan yang akan diberikan . e) Membuat proposal kredit dan melakukan analisa ekonomi atas data
keuangan calon debitur, dilengkapi lamanya usaha, angsuran per bulan, dan pemasok keuangannya.
f) Membuat memo untuk pengecekan sertifikat atau jaminan-jaminan lain yang dianggap perlu dicek keabsahaannya.
g) Membuat laporan-laporan kegiatan intern atau ekstern.
h) Menginformasikan kepada debitur tentang jatuh tempo sertifikat tanah, pajak kendaraan / STNK yang merupakan jaminan.
i) Menyiapkan tanda terima agunan (BPKB, Sertifikat Tanah), menerima dokumen jaminan, dan memberikan parafnya untuk selanjutnya ditandatangani Kepala Bagian Marketing.
j) Mengisi Form Persetujuan Pengambilan Jaminan Debitur Lunas, meminta tanda tangan Kepala Bagian Marketing, Kepala Bagian Operasional / Kredit dan Direksi, membuat Tanda Terima Dokumen Jaminan Debitur.
Berikut ini adalah proses-proses bisnis yang ada di PT. BPR MPA yang memerlukan adanya aplikasi. Aplikasi yang akan penulis rancang hanya untuk bagian Simpanan dan Kredit.
Gambar 3.2 Scope Aplikasi yang Akan Dirancang
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem perbankan yang berjalan saat ini di PT. BPR MPA terbagi menjadi dua bagian utama yang terpisah, yaitu sistem simpanan dan sistem perkreditan. Dalam pelaksanaan sistem-sistem tersebut, PT. BPR MPA masih menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word sebagai media untuk pengolahan data dan pencatatan
transaksi sehari-hari. Pada penerapannya, data disimpan dan dikelola pada file atau dokumen yang terpisah sesuai dengan tujuan pencatatan. Hal tersebut terjadi karena basisdata untuk sistem simpanan dan perkreditan di PT. BPR MPA belum terbentuk.
Proses bisnis di PT.BPR MPA meliputi transaksi-transaksi yang berkaitan dengan produk jasa yang mereka tawarkan, yaitu rekening tabungan, deposito, dan kredit. Transaksi-transaksi operasional nasabahnya antara lain pembukaan rekening tabungan, penutupan rekening tabungan, setor tunai, tarik tunai, pengajuan deposito,
Kredit Pembukuan
Marketing
Simpanan
Proses Bisnis PT. BPR MPA
Kolektor Operasional/Kredit
pencairan deposito, pemberian bunga deposito, pengajuan kredit, pemberian kredit, dan pembayaran angsuran kredit.
3.2.1 Proses Bisnis dan Diagram Alir Dokumen
Berikut adalah gambaran prosedur proses bisnis beserta diagram alir dokumen yang merupakan bagian dari sistem yang berjalan pada PT. BPR MPA.
3.2.1.1 Prosedur Pembukaan Rekening Tabungan
Prosedur ini dimulai dengan calon nasabah menyertakan fotokopi KTP ke bagian Simpanan. Berdasarkan KTP tersebut, bagian Simpanan mengisi formulir pendaftaran tabungan kemudian diserahkan ke calon nasabah untuk ditandatangani.
Setelah itu calon nasabah membayar uang ke bagian Kasir dengan mengisi bukti setoran tabungan. Kasir menyerahkan lembar setoran ke bagian Simpanan untuk dibuatkan buku tabungan. Kemudian buku tabungan diserahkan oleh bagian Simpanan ke bagian Kasir untuk selanjutnya diserahkan kepada nasabah. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembukaan Rekening Tabungan
3.2.1.2 Prosedur Penutupan Rekening Tabungan
Prosedur ini dimulai dengan laporan nasabah ke bagian Simpanan bahwa ia akan menutup rekening. Bagian Simpanan melakukan pengecekan saldo terakhir atas nama nasabah yang bersangkutan. Akan diperiksa apakah jumlah saldo yang tercatat pada file rekening tabungan sesuai dengan saldo yang tertulis pada buku tabungan yang dipegang oleh nasabah. Setelah jumlah saldo terakhir diketahui, nasabah mengisi slip pengambilan tabungan dengan menyisakan uang sejumlah Rp 10.000 sebagai biaya administrasi penutupan. Buku tabungan diserahkan ke bagian Simpanan untuk diarsip. Bagian Simpanan kemudian menghapus data nasabah tersebut dari file nasabah pada hari itu juga. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penutupan Rekening Tabungan 3.2.1.3 Prosedur Tarik Tunai
Prosedur ini dimulai dengan nasabah mengisi slip pengambilan tabungan yang ada di bagian Kasir dengan menyerahkan buku tabungan. Kasir menyerahkan buku tabungan dan slip pengambilan kepada bagian Simpanan uuntuk dicocokkan dengan saldo terakhir yang ada di file transaksi rekening tabungan. Bagian Simpanan mencatat transaksi pada buku tabungan, kemudian menyerahkannya ke Kasir, dan Kasir menyerahkan uang kepada nasabah. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.5.
Kasir
Slip Pengambilan Tabungan
Bagian Simpanan Nasabah
Mulai
Mengisi Slip Pengambilan
Tabungan
Slip Pengambilan Tabungan Buku
Tabungan
Slip Pengambilan Tabungan Buku
Tabungan
Mengecek Jumlah Saldo
dari File Transaksi Rek.
Tabungan
Mengetik Catatan Transaksi pada Buku Tabungan Buku
Tabungan
Memberikan Uang yang ditarik oleh Nasabah Buku
Tabungan
Menerima Uang yang
Ditarik
Mencatatkan Transaksi Tarik
Tunai ke File Transaksi Rek.
Tabungan Setelah Penutupan Transaksi per hari
Selesai T
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Tarik Tunai 3.2.1.4 Prosedur Setor Tunai
Prosedur ini dimulai dengan nasabah mengisi slip setoran tabungan yang ada di Kasir dengan menyerahkan buku tabungan. Kasir menerima uang setoran tabungan dari nasabah. Setelah itu Kasir menyerahkan buku tabungan dan slip setoran ke bagian Simpanan untuk dicocokkan dengan saldo terakhir yang ada di komputer.
Kemudian bagian Simpanan mengetikkan transaksi pada buku tabungan, lalu menyerahkan buku tabungan tersebut ke Kasir kembali untuk diserahkan ke nasabah.
Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Setor Tunai 3.2.1.5 Prosedur Pengajuan Deposito
Prosedur ini dimulai dengan calon deposan menyerahkan fotokopi KTP dan mengisi formulir pengajuan deposito. Bagian Simpanan membuatkan bilyet deposito yang kemudian diperiksa oleh Kepala Bagian Operasional dan ditandatangani oleh Direksi dengan dibubuhi materai. Selain itu bagian Simpanan juga membuat catatan secara manual sebagai arsip pada buku register deposito dan buku pencatatan deposito berdasarkan jangka waktu. Setelah dicatat di buku, transaksi pengajuan deposito kemudian dicatat di file komputer. Bilyet deposito yang sudah ditandatangani oleh Direksi kemudian diserahkan ke deposan. Jika deposito secara tunai, deposan langsung dapat menyerahkan uang pada Kasir atau bisa ditransfer ke Bank Mandiri atas nama PT. BPR MPA dengan membawa bukti transfernya saat pengajuan deposito. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengajuan Deposito 3.2.1.6 Prosedur Pencairan Deposito
Prosedur ini dimulai dengan penyerahan bilyet yang sudah ditandatangani oleh deposan ke bagian Simpanan. Kemudian bagian Simpanan mencatat data deposito yang dicairkan ke dalam file komputer dan melaporkan penutupan deposito kepada Kasir untuk menyerahkan uang pencairan deposito kepada deposan. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.8.
Kasir Bagian Simpanan
Deposan
Bilyet deposito Mulai
Menyerahkan bilyet deposito yang sudah
ditandatangani Bilyet deposito
Menyerahkan uang
Melaporkan pencairan
deposito
Menerima uang
Selesai
Mencatat pencairan deposito
ke file komputer N
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencairan Deposito
3.2.1.7 Prosedur Pemberian Bunga Deposito
Bunga deposito diberikan setiap bulan sesuai dengan tanggal jatuh temponya.
Bagian Simpanan membuat nota debet / kredit sesuai dengan jumlah bunga yang harus dibayarkan. Jika pembayaran dilakukan secara tunai dan transfer ke bank lain atas nama rekening deposan, nota tersebut diserahkan kepada Kasir. Kemudian bunga dibayar oleh Kasir sesuai dengan jumlah yang ada pada nota tersebut. Tetapi jika bunga tersebut langsung dimasukkan ke dalam tabungan deposan yang ada di PT. BPR MPA, bagian Simpanan langsung membuatkan bukti setoran untuk di-input ke dalam rekening tabungan deposan yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.9.
Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pemberian Bunga Deposito
3.2.1.8 Prosedur Pengajuan Kredit
Prosedur ini dimulai dengan permohonan kredit yang diajukan calon debitur.
Permohonan tersebut diterima oleh Marketing disertai dengan data yang dibutuhkan, seperti KTP, kartu keluarga, dan dokumen lain sesuai persyaratannya. Bagian Marketing mengadakan survey dan analisa kelayakan atas pengajuan kredit yang
disampaikan calon debitur, seperti memberikan pertanyaan seputar penerimaan dan pengeluaran calon debitur setiap bulan terkait dengan usaha calon debitur, melihat kondisi langsung usaha calon debitur, dan lain-lain. Setelah itu hasil survey dilaporkan kepada Loan Komite (terdiri dari Kepala Bagian Marketing, Direksi, dan Dewan Komisaris) untuk dinilai kelayakannya. Jika dianggap layak maka Loan Komite menandatangani surat pengajuan kredit. Bagian Kredit kemudian membuat surat perjanjian kredit untuk diberikan ke calon debitur. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengajuan Kredit
3.2.1.9 Prosedur Pemberian Kredit
Setelah menyetujui dan menandatangani surat perjanjan kredit, calon debitur menyerahkannya ke bagian Kredit. Bagian Kredit kemudian memeriksa kelengkapan jaminan kredit dan mengarsip surat perjanjian kredit setelah semua jaminan kredit lengkap. Bagian Kredit lalu membuat Kartu Hutang dan kwitansi penerimaan kredit untuk ditandatangani calon debitur. Setelah itu salinan kwitansi penerimaan kredit diberikan ke bagian Kasir untuk pencairan dana kredit dan ke calon debitur untuk disimpan. Untuk memberikan dana kredit, bagian kasir membuat tanda pengeluaran
kas untuk ditandatangani calon debitur dan menyerahkan uang kredit kepada calon debitur. Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.11.
Gambar 3.11 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pemberian Kredit
3.2.1.10 Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit
Untuk prosedur pembayaran kredit, debitur dapat langsung ke bagian Kasir dengan membawa kartu hutang, dilakukan pada tanggal jatuh tempo angsuran. Cara lainnya, debitur dapat mentransfer uang cicilan kredit ke Bank Mandiri atas nama PT. BPR MPA atau Kolektor akan mengambil uang cicilan ke rumah debitur.
(Masing-masing cara dilakukan sesuai dengan kesepakatan antara pihak bank dengan debitur yang bersangkutan). Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 3.12.
Gambar 3.12 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit
3.2.2 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah menganalisa sistem yang berjalan dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka spesifikasi masalah-masalah yang dihadapi PT. BPR MPA adalah :
1. Keamanan isi data perbankan yang sangat krusial tidak terjamin dengan belum diterapkannya sistem keamanan data.
PT. BPR MPA menerapkan sistem penyimpanan berbasis file. Data transaksi disimpan di dalam buku-buku pencatatan atau dalam file Microsoft Excel dan Microsoft Word. Hal ini menyebabkan adanya kemungkinan besar seluruh
data dapat dilihat, dapat diambil maupun diubah datanya oleh setiap pegawai sehingga integrasi dan keamanan isi data menjadi tidak terjamin.
2. Masalah dengan penyimpanan arsip data yang bertumpuk.
Saat buku pencatatan telah habis, maka akan diarsipkan dalam sebuah lemari yang akan disimpan selama jangka waktu tertentu sebelum dimusnahkan. Hal ini kemudian menjadi masalah karena manajemen mulai membutuhkan penyimpanan data dalam bentuk yang lebih ringkas sehingga tidak terlihat menumpuk dan susah dicari kembali saat dibutuhkan.
3. Kesulitan dalam pengaksesan dan pencarian data yang diinginkan secara cepat.
Karena data disimpan dalam file-file pada komputer yang berbeda, untuk melihat file tertentu, maka terlebih dahulu harus meminta izin kepada pemilik komputer untuk dapat menggunakan file yang dibutuhkan. Apabila pemegang data kebetulan tidak berada di tempat, maka proses pencarian data akan tertunda.
4. Kesulitan dalam membuat laporan untuk manajemen.
Karena data pada PT. BPR MPA tersimpan dalam file-file yang terpisah sesuai tujuan pencatatannya, maka integritas data diragukan karena adanya duplikasi data. Oleh karena itu, dalam pembuatan laporan untuk manajemen, informasi yang tersaji dalam laporan-laporan harus diperiksa berulang-ulang dulu oleh para pembuat laporan demi terjaminnya kebenaran laporan. Format laporan yang dibuat juga harus disesuaikan dengan kebutuhan manajemen dan untuk pelaporan kepada Bank Indonesia. Hal tesebut menyebabkan para pegawai membutuhkan waktu yang lama untuk menyiapkan laporan-laporan tersebut secara manual. Keterlambatan dalam menerima laporan-laporan yang akurat membuat pihak manajemen terhambat dalam memutuskan setiap strategi perusahaan yang akan dijalankan.
3.2.3 Analisa Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem yang berjalan dan permasalahan yang dihadapi PT. BPR MPA, maka berikut adalah kebutuhan informasi PT.
BPR MPA yang ditampilkan ke dalam bentuk entiti dan jenis-jenis laporan.
Tabel 3.2 adalah tabel analisa kebutuhan informasi yang ditampilkan ke dalam bentuk entiti.
Tabel 3.2 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi
Entity name Description
Nasabah Entiti yang berisi informasi mengenai orang yang memiliki rekening tabungan atau deposito atau mendapatkan pinjaman.
Pegawai Entiti yang berisi informasi pegawai yang mengoperasikan sistem perusahaan.
RekeningTabungan Entiti yang berisi informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan rekening tabungan yang dimiliki oleh nasabah.
Deposito Entiti yang berisi informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan deposito yang dimiliki oleh nasabah.
Kredit Entiti yang berisi informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pinjaman yang diberikan kepada nasabah.
Adapun jenis-jenis laporan yang teridentifikasi berdasarkan hasil analisa kebutuhan informasi adalah sebagai berikut :
Laporan rekening tabungan baru Laporan deposito aktif
Laporan transaksi rekening tabungan Laporan pemberian kredit
Laporan nasabah tutup rekening Laporan angsuran kredit
Laporan rekening tabungan aktif Laporan status kredit nasabah
Laporan pembukaan deposito Laporan 10 pemegang rekening terbesar
Laporan pemberian bunga deposito Laporan 10 pemegang deposito terbesar
Laporan pencairan deposito Laporan 10 peminjam kredit terbesar
3.2.4 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah dan memenuhi kebutuhan informasi yang dihadapi PT. BPR MPA, penulis mengusulkan solusi dengan membangun suatu aplikasi sistem basisdata yang terintegrasi antara bagian Kredit dan bagian Simpanan. Aplikasi sistem basisdata yang akan dirancang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi semua bagian yang terkait akan data transaksi perbankan di sistem simpanan dan sistem perkreditan sehingga dapat mengefisienkan waktu, tenaga dan biaya yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.
Untuk mengefektifkan kegiatan operasional perusahaan, aplikasi sistem basisdata tersebut akan dirancang dengan tampilan yang user-friendly sehingga memudahkan dan mempercepat user saat menggunakan fungsi aplikasi.
Aplikasi sistem basisdata tersebut juga akan dirancang untuk mampu menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah dan
mempercepat pencarian data untuk kegiatan analisa melalui fasilitas search data.
Aplikasi sistem basisdata tersebut juga akan dilengkapi dengan fitur untuk menghasilkan laporan periodik yang standar maupun laporan dengan format khusus yang dirancang berdasarkan keinginan pihak manajemen, dengan hasil yang tepat, akurat, dan cepat.
Untuk keamanan dan efisiensi penyimpanan data, basisdata akan diback-up dari database server secara periodik dengan menggunakan media harddisk tambahan maupun optical disk (CD-ROM, DVD-ROM) sehingga arsip data menjadi lebih ringkas jika dibandingkan dengan mengarsipkan dokumen di dalam buku ataupun di lemari penyimpanan. Data yang ada dalam harddisk maupun optical disk akan disimpan oleh pihak yang lebih berwenang, di mana dalam perusahaan ini adalah Direktur perusahaan ataupun Kepala Bagian Operasional. Untuk keamanan sistem, aplikasi sistem basisdata yang dirancang akan dilengkapi juga dengan penggunaan user name dan password. Dengan metode tersebut, keamanan data akan lebih terjamin karena hanya orang tertentu yang mempunyai hak akses yang dapat mengakses sistem tersebut.
3.2.5 DFD Sistem Basisdata Perbankan yang Diusulkan
Aliran informasi pada sistem basisdata perbankan pada PT. BPR MPA berhubungan langsung dengan dua entiti utama, yakni Nasabah dan Management.
Secara garis besar, aliran informasi yang menuju dan keluar dari sistem digambarkan dalam diagram berikut.
Gambar 3.13 Diagram Konteks Sistem Basisdata Perbankan PT. BPR MPA
Berikut ini adalah Data Flow Diagram level 0 yang merupakan penjelasan lebih lengkap dari aliran informasi pada sistem basisdata perbankan di PT.BPR MPA yang telah digambarkan pada Diagram Konteks di atas.
Gambar 3.14 Diagram Nol Sistem Basisdata Perbankan PT. BPR MPA
