Sistem Informasi Pembelian Kredit
Sist em Pembel ian Kredit merupakan bagian dari sikl us pengel uaran
(expendi t ur e). Komponen l ain dari sist em pengel uaran adal ah sist em
penggaj ian dan pengel uaran kas l ainnya. Pada sist em pembel ian umumnya diperl ukan inf ormasi-inf ormasi sebagai berikut :
1. Juml ah barang yang harus dipesan, karena persediaan menipis 2. Juml ah order pembel ian yang dit erbit kan set iap periode 3. Barang yang di order yang bel um dit erima barangnya
4. Juml ah hut ang yang akan j at uh t empo (0-30, 31-60, 61-90, l ebih 90 hari)
5. Inf ormasi pembel ian berdasarkan barang, supl ier/ pemasok, maupun f akt ur at au urut an pembel ian
6. Inf ormasi hut ang berdasarkan supl ier, maupun urut an pembayaran hut ang.
2. Sist em informasi pembelian kredit
Sebuah sist em inf ormasi pembel ian pada suat u perusahaan umumnya memil iki akt ivit as-akt ivit as sebagai berikut :
1. Permint aan pembel ian dari bagian yang membut uhkan, misal nya Bagian Gudang
2. Pemesanan barang ke supl ier ol eh bagian pembel ian 3. Penerimaan barang dan dokumen dari supl ier
4. Pencat at an barang masuk
Al iran Dokumen (Fl ow Map) ant ara bagian yang t erkait (Suppl ier – Pembel ian – Gudang – Keuangan) dapat digambarkan secara umum sebagai berikut :
Berlaku : 1 Januari 2006 Revisi : 1
No.Dokumen : DAD-Deka-01 Salinan : Asli Halaman : 1 dari 1
FLOWMAP PEMBELIAN KREDIT DAN PEMBAYARAN HUTANG
PEMBELIAN GUDANG KEUANGAN/HUTANG
Dokumen Arsip dijadikan bahan untuk membuat Rekapitulasi / Pelaporan
Gambar 1. Flow Map Sist em Inf ormasi Pembelian Kredit
Berdasarkan al iran dat a secara umum t ersebut , kit a dapat mengenal proses pencat at an apa saj a yang perl u dil akukan. Bagian int ernal (yang mengoperasikan sist em) adal ah bagian Pembel ian dan Keuangan/ Hut ang. Dari proses t ersebut dapat dirancang sist em berbasis komput er yang memanf aat kan t eknol ogi basisdat a (dat abase).
3. Jenis-j enis pembelian
Pada prakt eknya, pembel ian yang dil akukan ol eh perusahaan dapat dikat egorikan sebagai berikut :
1. Berdasarkan j angka wakt u pembayaran, t erdiri at as :
a. Pembelian tunai, yang j angka wakt u pembayarannya sangat
singkat at aupun bersamaan dengan t erj adinya penerimaan barang
2. Berdasarkan j uml ah barang yang dibel i, t erdiri at as :
a. Pembelian grosir, yait u pembel ian dal am j uml ah banyak.
Karena nil ai pembel iannya j uga cukup besar, maka pada umumnya pembel ian grosis bersif at kredit .
b. Pembelian eceran, yait u pembel ian dal am j uml ah sedikit .
Karena nil ai pembel iannya j uga rel at if kecil , maka pada umumnya pembel ian eceran bersif at t unai.
3. Berdasarkan hak at as barang yang dibel i, t erdiri at as :
a. Pembelian umum, yait u j ika t erj adi pengal ihan hak dari
pihak penj ual ke pihak pembel i. Pembel ian ini merupakan bent uk yang pal ing umum, karena penj ual t idak menanggung resiko apapun j ika barang sudah dibel i.
b. Pembelian konsinyasi, yait u barang yang dij ual sebenarnya
adal ah mil ik supl ier asal . Art inya j ika barang t idak l aku, dapat dikembal ikan kepada suppl i er nya. Misal nya sebuah
supermarket “ Y” membel i pakaian dari pabrik “ Z” . Pakaian
Berdasarkan anal isis al iran dat a di at as, dapat disimpul kan bahwa pada umumnya sist em pembel ian kredit memil iki 2 t ransaksi pent ing yait u :
1. Transaksi pemesanan barang dan pembel ian ke suppl i er
2. Transaksi pembayaran hut ang j ika pembel ian dil akukan secara kredit
Kedua t ransaksi t ersebut dapat menj adi l ebih sederhana, misal pada sist em pembel ian eceran, dimana sebagian besar dil akukan secara t unai, maka proses-proses t ersebut menj adi sat u kesat uan. Dengan demikian sist em pembel ian eceran hanya memil iki sat u t ransaksi saj a.
Gambar 2. Relasi Ant ar T abel Sist em Pembelian Kredit
• Tabel t ransaksi pembayaran hut ang disimpan FBBayar (Mast er dat a Pembayaran Hut ang) dan t abel FBBayarDet (Det il dat a Pembayaran Hut ang)
• Tabel Suppl ier, Barang dan Tipe Barang merupakan t abel Mast er Dat a)
5. Menu dan Antarmuka Program
Set el ah perancangan dat abase sel esai dil akukan, barul ah kit a menent ukan susunan menu program apl ikasi dan ant armukanya. Berikut susunan menu ut ama dari sist em ini.
Gambar 3. Susunan Menu Sisem Pembelian Kredit
Menu Utama
File Pembelian Catatan Laporan
St rukt ur Tampil an pada sist em ini sebagai berikut :
Gambar 4. St rukt ur T ampilan Sist em Pembelian Kredit
Pada modul Fil e, Pembel ian dan Cat at an t erdapat icon-icon unt uk memasukkan dat a (New), mengedit dat a (Edit ), menghapus (Delet e),
memberi t anda dat a benar/ sudah diperiksa, set el ah di-post dat a t idak dapat diedit (Post ), mencari (Search), memperbaharui t ampil an
(Ref resh), mencet ak (Print ), menut up modul (Close) dan memf il t er dat a
(Filt er). Tombol f ilt er hanya ada pada t ransaksi pembelian dan
pembayaran hut ang. Berikut icon-icon yang digunakan :
Gambar 5. Icon unt uk proses dat a
Bent uk ant amuka saat masuk sist em, dan menu-menu yang t erdapat dal am sist em ini adal ah sebagai berikut :
Gambar 6. T ampilan log-in ke dalam sist em pembelian
Gambar 7. T ampilan Menu File
………..Menu Utama ………Toolbar/Icon
……….………..Bidang Kerja
Gambar 8. T ampilan Menu Pembelian
Gambar 9. T ampilan Menu Cat at an
Unt uk mel ihat l ebih rinci proses yang dapat dil akukan pada modul Fil e, yang t erdiri dari mast er dat a Suppl ier, Barang dan Tipe Barang dapat dil ihat pada gambar yang disusun dal am bent uk Ti l e berikut :
Gambar 11. Modul Mast er Dat a Supplier, Barang dan T ipe Barang
Gambar 12. T ampilan Modul Pembelian
sehingga j uml ah barang bert ambah dan pencat at an hut ang yang masuk ke dal am t abel Suppl ier sehingga hut ang bert ambah.
Transaksi Pembel ian yang akan dimasukkan, dapat dil ihat pada gambar berikut :
Gambar 13. T ampilan Masukan Fakt ur Pembelian
Gambar 14. T ampilan Modul Pembayaran Hut ang
…….…….…. Nomor Faktur diawali FB+nomor urut ………. Default pembayaran 30 hari dari tgl. Pembelian
………. Detil barang yang dibeli
………. Subtotal Faktur ………Discount ………..… Total Faktur ……….. Diisi jika ada uang muka
……. Harga barang diambil dari kontrak per suplier
Pada modul Pembayaran Hut ang, kit a dapat mel akukan proses pembayaran f akt ur j ika pembel ian dil akukan secara kredit . Det il f akt ur yang akan dibayar dapat dil ihat pada gambar berikut :
Gambar 15. T ampilan Masukan Pembayaran Hut ang
Ket erangan f iel d :
Gambar 16. T ampilan Modul Biaya Operasional
Gambar 17. T ampilan Masukan Biaya Operasional
Gambar 18. T ampilan Modul Laporan Pembelian
Pada modul Laporan Pembel ian, ada sej uml ah j enis l aporan yang dapat dihasil kan t ergant ung inf ormasi apa yang dikehendaki. Misal kit a ingin memil ih j enis l aporan Pembel ian per Fakt ur, kemudian isikan periode pembel iannya. Cont oh l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :
Pada modul Laporan Pembayaran Hut ang, ada sej uml ah j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan hasil l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :
Gambar 20. T ampilan Modul Laporan Pembayaran Hut ang
Gambar 21. Preview Laporan Pelunasan
Pada modul Laporan Hut ang, ada dua j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :
Gambar 23. T ampilan Preview Laporan Umur Hut ang
Simpulan
Berdasarkan hasil anal isis, perancangan dan impl ement asi sist em, dapat disimpul kan :
1. Sist em Pembel ian Kredit berbasis komput er sangat membant u sekal i dal am proses pencat at an dan pembuat an l aporan.
2. Laporan Pembel ian, Pembayaran Hut ang dan Anal isis Hut ang dapat dihasil kan set iap saat , sehingga kual it as inf ormasi yang cepat , t epat dan akurat t erpenuhi.
DAFTAR PUSTAKA
Cushing, B. E. & Romney, M. B. (1999). Account i ng Inf or mat i on Syst em
8t hed. Addison-Wesl ey Publ ishing Company Inc.
Lapor an Keuangan, (n. d. ). Ret rieved f rom ht t p: / / www.
e-dukasi. net / modul _onl ine/ MO_42/ akt 206_08. ht m
Marcus, T. , Prij ono, A. & Widiadhi, J. (2004). Del phi Devel oper dan SQL Ser ver 2000. Bandung : CV. Inf ormat ika.
