MAKALAH
MANAJEMEN DOKUMENTASI
“PENYEBARAN DOKUMENTASI”
DISUSUN OLEH :
1. JOKO PUJI RAHMANTO (15080314082) 2. RISKY OCTAVIANIS (15080314036) 3. WINDA PUTRI SURYA I. (15080314066) 4. FARICHATUN NI’MAH (15080314080) 5. WHEPRISTA TRI P. (15080314084)
PROGAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
DAFTAR ISI
Cover ...i
Daftar Isi...ii
BAB 1 PENDAHULUAN...1
A. Latar Belakang...1
B. Tujuan dan Manfaat...2
BAB 2 PEMBAHASAN...3
A. Pengertian Dokumen...3
B. Pengertian Dokumentasi...3
C. Penyebaran Dokumentasi...4
D. Pelayanan Distribusi Dokumentasi ...4
BAB 3 PENUTUPAN...5
A. Kesimpulan...5
B. Saran ...5
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Dokumen merupakan keseluruhan catatan pada suatu lembaga pemerintahan atau organisasi/perusahaan swasta, baik yang berupa surat-surat, barang-barangcetakan tertulis maupun data atau bahan yang memiliki berbagai kegunaan, yaitu pertama berguna sebagai informasi dan dokumentasi yang merupakan bukti darisuatu kejadian yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga. Kedua, dapat disimpan dalam bentuk yang nyata, misalnya secara umum dokumen dapat berbentuk kertas, film dan media megnetis dan sebagainya. Ketiga, berguna untuk membantu daya ingat seseorang serta harus dapat ditemukan kembali. Dokumen sangat berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan pada penggunaannya dalam menunjang kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta dokumen pada masa yang akan datang, di antaranya adalah:
a. Kegunaan Hukum. Dokumen memiliki kegunaan hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Dokumen-dokumen yang mempunyai nilai hukum antara lain adalah Dokumen-dokumen yang berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian dan bahan bukti pengadilan
b. Kegunaan Keuangan. Dokumen memiliki kegunaan keuangan apabila berisikan segala hal kegiatan yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan, misalnya dokumen-dokumen tentang anggaran belanja dan pertanggung jawaban keuangan.
c. Kegunaan Administrasi, adalah kegunaan dokumen yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi penciptanya.
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan :
1. Mengetahui pengertian dokumen 2. Mengetahui pengertian dokumentasi 3. Mengetahui penyebaran doumentasi
4. Mengetahui Pelayanan Distribusi Dokumentasi
Manfaat :
BAB II
PEMBAHASAN A. Dokumen
Dokumen merupakan bukti tertulis yang berisi keteragan dan informasi tentang kejadian nyata. Dokumen adalah menurut bahasa Inggris berasal dari kata “document” yang mempunyai arti suatu yang tertulis atau yang tercetak dan segala benda yang memiliki berbagai keterangan dipilih untuk di disusun, di kumpulkan, di sediakan ataupun untuk disebarkan. Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi.
B. Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari istilah internasional, dalam bahasa Inggris disebut dengan “documentation”. Sedangkan dalam bahasa Belanda disebut dengan “documentatie”, lalu dalam bahasa Latin disebut “documentum” yang dapat di artikan pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan berbagai keterangan serta penerapan-penerapan dan bukti. Dokumentasi secara umum adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli :
1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi sebagai kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
3. Tung Palan
Pengertian dokumentasi menurut Tung Palan adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Definisi dokumentasi menurut KBBI adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Pengertian dokumentasi menurut FID adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
C. Penyebaran dokumentasi
Penyebaran dokumentasi ialah memperluas hasil dokumen agar dapat digunakan untuk semua yang membutuhkan.
Penyebaran dokumentasi
1. Distribusi aktif yaitu penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus menerus sebagai pekerjaan rutin
2. Distribusi pasif yaitu penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang memerlukan
D. Pelayanan Distribusi Dokumen
Pelayanan current awareness
Pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat
Pelayanan Tanya jawab
Pelayanan terhadap pertanyaan yang diajukan
Pelayanan dengan cara menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak, pemberian informasi tentang adanya informasi baru
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumentasi secara umum adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Penyebaran dokumentasi dibagi menjadi 2 yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif.
Pelayanan Distribusi Dokumen dibagi menjadi 3 yaitu Pelayanan current awareness. Pelayanan Tanya jawab, Pelayanan penelusuran literature.
B. Saran
Daftar Pustaka :
https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
