EVALUASI PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OBAT PADA INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT GRHASIA YOGYAKARTA
Rendita Dwibarto
STIKES SURYA GLOBAL YOGYAKARTA Rdwibarto@gmail.com
ABSTRACT
Background. Medicine Management Information System is needed by the
hospital pharmacy installation to support rapid and appropriate decision makingbecause if management information is done manually there is a lot of data that overlooked and the impact is felt in decision-making. In 2004, Grhasia Yogyakarta hospital has applied Medicine Management Information System in Hospital Pharmacy Installation.The problems that still exist now are: the persistence of vacancies, there is still medicationstockin the planning process is not appropriate, there is still a difference between the data manually and Medicine Management Information Systems, andfrequent computer damage from lightning strikes, so the information system that are connected to the LAN to be broken.Find out it is good or bad quality of the output of a system, running or not existing applications it would require evaluation.
Methods :This research is a qualitative research, using a case study design.The
data collectedis a qualitative data. Information obtained from observation checklist format, review the documentation and in depth interview.
Result :.Use of medicine Management Information System in Hospital Pharmacy
Installation Grhasia Yogyakarta there are two (2) kinds of models in the medicines management: billing system and inventory system.In terms of the process development of medicinesmanagement information systems do not involve the management.The lack of cooperation between the units, and there is nocoordination well between the lines and inter related, between management and IFRS.The absence of SOP as a clear work guidelines and limits of work for officers who use billing system.Use billing system in Hospital Pharmacy Installation Grhasia Yogyakarta, all information has met the characteristics of good information that is accurate, timely, complete, relevant, reliable, verified, easy to understand, and easy to obtain.However, the use of inventory system the information generated generally has not fulfilled the characteristics of good information.
Conclution: The implementation of Medicine Management Information System in
IFRSGrhasiaYogyakarta is not optimal due to the implementation ofinventory system not use computer-based yet.So that the resulting output cannot use for decision making.
Keywords :Evaluation of Information Systems, Medicine Management, Installation
PENDAHULUAN
Sejalan kebutuhan manajerial untuk pengambilan keputusan yang akurat, valid, cepat, transfaran, serta berhasil guna dan berdaya guna, maka Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta telah mengaplikasikan Sistem Informasi Manajemen Obat (SIMO) berbasis komputerisasi di instalasi farmasi. Sistem Informasi Manajemen Obat (SIMO) sangat dibutuhkan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, karena jika pengelolaan informasi dilakukan secara manual banyak data yang terabaikan dan dampaknya sangat dirasakan dalam pengambilan keputu san. Salah satu unit yang penting dalam kelengkapan sarana penunjang serta melayani kebutuhan obat-obatan di rumah sakit adalah Instalasi Farmasi., maka perlu diadakannya suatu evaluasi terhadap penerapan SIMO di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta. Sehingga dapat diketahui kekurangan dan kelebihan system. Bagaimana penggunaan Sistem Informasi Manajemen Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta meliputi komponen Input, Proses, dan Output ?
TUJUAN PENELITIAN
Untuk mengevaluas ipenggunaan system informasi manajemen obat dalam pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitiani ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif.metode kualitatif ini menitikberatkan pada data kualitatif. Penelitian ini juga berkeinginan untuk mengungkap data atau informasi secara mendalam dan sebanyak mungkin mengenai penggunaan SIMO pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta
INFORMAN
Informan penelitian adalah Kepala Instalasi Farmasi, 1 orang petugas bagian gudang dan administrasi, 1 orang petugas bagian instalasi farmasi rawat jalan dan 2 orang petugas bagian Program Data dan Teknologi Informasi (PDTI).
TEKNIK PENGUMPULAN DATA Checklist dan wawancara mendalam (indepth interview), berupa daftar pertanyaan yang terkait dengan system informasi manajemen pelayanan instalasi farmasi di Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta.
TEKNIK ANALISIS DATA
Mentranskip hasil wawancara, mereduksi data, memberi kode pada setiap satuan agar tetap dapat ditelusuri data/ satuanya serta dari sumber mana. Kategorisasi dengan memilah-milah.Mencari kaitan antara satu kategori dengan kategori lainnya dan diberi nama lagi.Merumuskan suatu pernyataan yang proporsional yang terkait untuk menjawab pertanyaan penelitian (Moleong, 2005).
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil wawancara, latar belakang penggunaan Aplikasi SIMO berbasis komputerisasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta dari awal pembuatan tahun 2004 sampai dengan sekarang yang membuat program aplikasi SIMO di IFRS adalah petugas PDTI rumah sakit Grhasia Yogyakarta. Dulunya pernah ada program SIMO dari Dinkes untuk pengelolaan obat, tetapi pihak IFRS tidak dapat menggunakan aplikasi SIMO dari Dinkes tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara, hambatan penggunaan SIMO di IFRS Grhasia Yogyakarta secara umum meliputi :
a. Belum menggunakan sistem komputerisasi untuk pengelolaan obat atau inventori obat.
b. Belum ada SDM yang khusus sebagai petugas mengentri semua data kekomputer.
c. Faktor teknis yang disebabkan oleh sambaran petir sehingga menyebabkan padamnya listrik.
Tabel 1. Informan
No. Tingkat/JenisPendidikan Jumlah Usia 1 Apoteker yang sudah S2
KesehatanMasyarakat
2 48 dan 27 tahun
2 S2 KesehatanMasyarakat 1 45 tahun
3 D3 Farmasi 1 24 tahun
4 S1 TeknologiInformatika 2 28 dan 29 tahun
Jumlah 6
Tabel 2.Penggunaan SIMO manual dan SIMO komputerisasi pada proses pengumpulan data, pengelolaan dan analisis data dan penyajian data.
Proses SIMO Manual SIMO Komputerisasi
Pengumpulan data
Merekap semua data dan mengacu pada faktur obat baru mengentri kedalam computer
Tidak digunakan untuk proses pengumpulan data Pengelolaand
anAnalisis Data
Dilakukan dengan cara manual dan dibantu dengan komputer. Proses perencanaan kebutuhan obat pertama dicatat dulu kedalam buku baru dientri ke komputer.
Tidak digunakan untuk proses pengelolaan dan analisis data
Penyajian Data
Penyajian data yang digunakan dalam bentuk laporan tertulis dan tabel
Tidak digunakan untuk proses penyajian data
KESIMPULAN
1. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Obat di IFRS Grhasia Yogyakarta
a. Penggunaan sistem informasi manajemen obat untuk proses kegiatan pengelolaan obat atau sistem inventori obat belum terkomputerisasi (masih dilaku kan secara manual), yang menyebabkan ketidakakuratan dan ketidaktepatan data dalam proses perencanaan, pengada an, distribusi, dan penggunaan obat.
b. Implementasi program dan software sistem informasi manajemen obat dari Depkes tidak sesuai dengan tata kelola untuk kegiatan pengelolaan obat di IFRS Grhasia Yogyakarta, dikarenakan belum adanya instruksi kerja yang jelas dari Depkes dan pihak IFRS merasa kesulitan dalam menjalankan program dari Depkes.
2. Keadaan input sistem informasi manajemen obat pada IFRS Grhasia Yogyakarta.
a. Organisasi yang berkaitan dengan struktur organiasi, Tupoksi, dan SOP, belum memberikan dukungan yang kuat dalam pelaksanaan sistem informsai manajemen obat, karena lemahnya koordinasi antara pihak IFRS, PDTI dan Manajemen.
b. SDM yang ada sekarang ini
segi kuantitas dan kualitasnya. Berdasarkan tingkat pendidikan, tidak ada yang memiliki latarbelakang pendidikan formal maupun informal di bidang teknologi informasi.
c. Sarana dan Prasarana secara umum telah mampu mendukung kegiatan pengelolaan sistem informasi manajemen obat.
d. Dana pengelolaan sistem informasi manajemen obat secara umum digunakan untuk pengembangan dan perawatan (maintenance) masih terbatas yang bersumber dari APBD dan Rumah Sakit
e. Data pada penggunaan billing system di IFRS Grhasia Yogyakarta sudah sesuai dengan kebutuhan transaksi pembayaran dan penagihan. 3. Keadaan proses Sistem Informasi
Manajemen Obat pada IFRS Grhasia Yogyakarta.
a. Proses pengumpulan data sistem inventori secara umum dilakukan satu kali sebulan biasanya di akhir bulan setelah semua kegiatan distribusi obat selesai.
b. Pengolahan data dan analisis data pada sistem inventori belum terkomputerisasi, kemungkinan kesalahan pada data sangat besar, sehingga belum dapat memberikan informasi yang dapat membantu untuk
c. Penyajian data sistem inventori secara umum dalam bentuk format laporan dan tabel sehingga belum memberikan informasi yang dapat membantu untuk pengambilan keputusan. 4. Keadaan output Sistem Informasi
Manajemen Obat pada IFRS Grhasia Yogyakarta
a. Informasi yang dihasilkan oleh penggunaan sistem informasi manajemen obat di IFRS Grhasia Yogyakarta sebagai bahan pengambilan keputusan sangat rendah. Output data yang dihasilkan sistem inventori belum dapat dijadikan sebagai sumber utama informasi. Data manual menjadi sumber utama dan yang paling dipercaya sebagai bahan pengambilan keputusan. b. Informasi yang dihasilkan oleh
penggunaan sistem informasi manajemen obat secara umum telah memenuhi karakteristik dari informasi yang baik (Winarno, 2004), dan format pelaporan sudah sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan (Departemen Kesehatan, 2007).
DAFTAR PUSTAKA
Aqil, A., Lippeveld, T., & Hozumi, D. (2009). PRISM framework: a paradigm shift for designing, strengthening and evaluating routine health information systems. Health policy and planning, 24(3), 217-28. doi:10.1093/heapol/czp010
Azis, S., Herman, M. J., & Mun’im, A. (2005). Kemampuan Petugas Menggunakan Pedoman Evaluasi Pengelolaan dan Pembiayaan Obat, II(2), 62-73. Bates, D. W., & Gawande, A. A.
(2003). Improving Safety with Information Technology. The New England journal of medicine.
Davis, G. B. (1995). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan Pengembangannya. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Moleong, L. J. (2005). Metode Penelitian Kualitatif (21st ed.). Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset.
Winarno, W. W. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Zhang, T., Aranzamendez, G.,
Rinkus, S., Gong, Y., Rukab, J., Johnson-, K. A., Malin, J. T., et al. (2004). An Information Flow Analysis of a Distributed Information System for Space Medical Support. MEDINFO 2004 (M. Fieschi., pp. 992-996). Amsterdam: IOS Press.
