PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF PADA PT. DELTAMAS
SOLUSINDO
Henky Purnomo
Jalan Putri Ijo no.6 . Takengon, 085296434477,henkyp@yahoo.com
Yosephine Meiliantha
Jalan Jembatan Gambang II no 33, Jakarta, 081287896411,phinemeiliantha@gmail.com
Yogi
Komplek Jawi Permai Blok D no 8,Pontianak, 085219884760, oktavianus.steven@gmail.com
Suparto Darudiato, S.Kom, MM.
AbstrakThe purpose of this thesis is to design executive information system that will be used to help executive to make a decision that will decide the future of enterprise’s strategy. To do an analysis towards the on going process is done by performing survey and inteview with related part, and doing analysis against internal factor and external factor in enterprise, and develop enterprise’s strategy. While the purpose of analysis and design of the information system to get executive information system design, done by performing executive information system life cycle from Lungu & Bara and doing study literature which done by performing seeking the definition from book, web, journal, to strengthen executive information system design. And finally, hope that this web based executive information system can help executive to gain information faster and easier.
Keywords : Information System, Executive Information System, Dashboard
Penulisan skripsi ini bertujuan untuk merancang Sistem Informasi Eksekutif yang akan digunakan untuk membantu eksekutif dalam membuat keputusan yang menentukan strategi perusahaan ke depannya. Dalam melakukan analisis terhadap proses yang sedang berjalan di perusahaan dilakukan dengan melakukan survey dan wawancara dengan pihak terkait, melakukan analisis terhadap faktor internal dan faktor eksternal perusahaan, serta mengembangkan strategi perusahaan. Sedangkan analisis dan perancangan sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan rancangan sistem informasi eksekutif, digunakan life
cycle dari sistem informasi eksekutif menggunakan life cycle Lungu & Bara dan melakukan
studi literatur dengan melakukan pencarian definisi di buku, internet, jurnal, untuk memperkuat rancangan sistem informasi eksekutif. Hasil akhir dari penelitian diharapkan dapat membantu eksekutif mendapatkan informasi lebih cepat dan mudah.
Kata Kunci:
PENDAHULUAN
Dewasa ini, dunia bisnis semakin meluas, ditambah dengan adanya perkembangan teknologi yang begitu cepat. Hal ini begitu mempengaruhi proses bisnis dari proses yang konvensional beralih ke proses bisnis yang didukung dengan teknologi. Oleh karena itu, timbul persaingan bisnis yang sangat ketat sehingga perusahaan harus terus melakukan inovasi agar perusahaan tetap kompetitif. Untuk itu perusahaan perlu melakukan perubahaan strategi kearah peningkatan kualitas kerja dan produktivitas perusahaan sehingga mampu menghadapi persaingan global. Strategi yang dipilih juga harus sesuai dengan kondisi perusahaan, sehingga strategi yang digunakan dapat menguntungkan perusahaan. Seperti pada perusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor, yang harusnya memiliki strategi bisnis yang sesuai dengan target pasar yang ada di Indonesia.Hal ini dikarenakan kesuksesan bisnis kontraktor sangat dipengaruhi oleh daya beli konsumen dan pemerintah di Indonesia yang sangat bergantung pada kondisi ekonomi yang ada.Jika kondisi ekonomi sedang krisis maka bisnis ini pun dapat mengalami penurunan, begitupun sebaliknya. Sehingga kondisi bisnis kontraktor saat ini cukup bergantung dengan kondisi ekonomi dimana perusahaan itu ada.
PT. Deltamas Solusindo merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. Cahaya Kencana Abadi yang bergerak dibidang automotive, PT Deltamas Solusindo merupakan perusahaan baru beberapa tahun terakhir, dan bergerak di bidang kontraktor, yang menjual jasa dalam bentuk project dan menjual barang jadi. Untuk dapat terus bersaing, PT. Deltamas Solusindo membutuhkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam merumuskan strategi. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan dapat terus melakukan perubahan strategi sesuai dengan perkembangan bisnis yang terjadi.
PT. Deltamas Solusindosadar bahwa ada ancaman dari kompetitor lain.Dan untuk menghadapi persaingan dengan perusahaan kontraktor lain serta menghadapi perubahan ekonomi yang tidak stabil di Indonesia, PT. Deltamas Solusindo menggunakan strategi dengan membangun EIS atau Executive Information System yang dapat mendukung para eksekutif untuk melakukan pengambilan keputusan secara cepat. Executive InformationSystem merupakan sebuah tipe dari sistem informasi manajemen yang bertujuan untuk memfasilitasi dan mendukung informasi dan kebutuhan pembuatan keputusan eksekutif senior dengan menyediakan akses mudah baik informasi internal maupun eksternal yang relevan dengan pertemuan tujuan strategi organisasi perusahaan.
METODOLOGI PENELITIAN
1. Metode Pengumpulan Data
a) Studi Literatur
Studi Literatur dilakukan dengan mengumpulkan referensi dari buku dan jurnal yang dapat mendukung dan memperkuat rancangan EIS bagi PT. Deltamas Solusindo b) Wawancara
Wawancara dilakukan untuk membantu menganalisisdan memahami kebutuhan PT. Deltamas Solusindo. Wawancara dilakukan dengan beberapa narasumber secara tatap muka, yaitu :
- Mitra Pembimbing - Owner Perusahaan c) Survey
Metode ini dilakukan dengan melakukan observasi langsung ke perusahaan untuk melihat bagaimana sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan
2. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
a) Porter’s Competitive Advantage digunakan untuk mengembangkan strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitive.
b) Porter’s Value Chainmenjelaskan aktivitas di dalam maupun sekitar organisasi, dan mengkaitkannya dengan analisis kekuatan kompetitive organisasi. Value chain dalam organisasi merefleksikan strategi, dan kesuksesan implementasi.
c) Analisis SWOT adalah analisis kondisi organisasi baik internal maupun eksternal yang akan digunakan sebagai dasar rancangan strategi dan program kerja.
3. Metode Perancangan
Perancangan EIS digunakan metode lifecycle dari EIS yaitu : i. Justification
Tahap ini akan dilakukan identifikasi terhadap masalah, pengajuan solusi yang disesuaikan dengan biaya dan manfaat.
ii. Planning
Tahap ini akan dilakukan perencanaan terhadap perancangan EIS, seperti membuat penjadwalan perancangan.
iii. Business Analysis
Tahap ini akan dilakukan analisis terhadap kebutuhan bisnis melalui pertemuan dengan pihak perusahaan.
iv. Design
Tahap ini akan dilakukan perancangan terhadap EIS yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang telah dianalisis sebelumnya.
v. Construction
Tahap ini akan dilakukan konstruksi atau realisasi terhadap perancangan yang telah dilakukan, atau melakukan pembangunan dari EIS tersebut
vi. Deployment
Tahap ini merupakan tahapan akhir dalam perancangan EIS, pada tahap ini akan dilakukan implementasi serta evalusi terhadap sistem yang telah dibangun.
HASIL DAN BAHASAN
Hasil analisis current system terhadap perusahaan :Faktor Internal
Untuk menganalisa faktor internal perusahaan,perlu dilakukan analisa terhadap nilai produk atau jasa yang diberikan PT. Deltamas Solusindo kepada para pelanggan. Analisis ini menggunakan value shop analysis yang dibagi menjadi dua aktivitas yaitu primary activites dan support activities. Berikut analisis value shop :
Primary Activities terdiri dari :
1. Problem-finding and acquisition
Kegiatan dari PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam problem-findingand acquisition adalah dengan melakukan peninjauan langsung ke lapangan proyek yang akan ditangani oleh perusahaan, mengidentifikasi masalah yang terjadi di lapangan, menganalisis sejumlah alternatif yang dapat dijadikan solusi untuk mengatasi masalah yang telah diidentifikasi.
2. Problem-solving
Kegiatan dari PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam problem-solving adalah mengidentifikasi beberapa solusi altenatif yang disesuaikan dengankeadaan yang ada di lapangan proyek, melakukan diskusi dengan pemberi proyek untuk mengevaluasi solusi alternatif agar dapat menentukan solusi apa yang cocok untuk dapat diterapkan di lapangan.
3. Choice
Kegiatan dari PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam choice adalah memilih solusi yang paling tepat untuk diterapkan di lapangan, misalnya membangun tempat rekreasi atau gedung perkantoran.
4. Execution
Kegiatan dari PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam execution adalah membangun proyek, mengorganisasikan / mengarahkan pekerja yang membangun proyek, serta terus melakukan komunikasi dengan pemberi proyek agar proyek yang dikerjakan dapat memuaskan pelanggan.
5. Control and evaluation
Kegiatan dari PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam evaluasi hasil akhir pembangunan proyek, apakah hasil akhir sudah memecahkan masalah yang telah diidentifikasi di tahap awal.
Support Activites terdiri dari : 1. Firm Infrastructure
Aktivitas yang mendukung PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam firm infrastructure adalah manajemen umum, perencanaan, keuangan, accounting, manajemen kualitas.
Aktivitas PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam human resources management adalah perekrutan pekerja, melakukan evaluasi terhadap kinerja pekerja untuk pengembangan.
3. Technology Development
Aktivitas PT. Deltamas Solusindo yang termasuk dalam technology development adalah mendata proyek ke dalam sistem, meningkatkan kualitas mesin .
4. Procurement
Aktivitas PT. Deltamas Solusindo yang ada termasuk dalam procurement adalah pembelian material dari supplier, biaya transportasi untuk mengantar barang ke lokasi proyek.
FaktorEksternal
Langkah selanjutnya yaitu mengidentifikasi faktor eksternal yang ada di perusahaan. Identifikasi ini penggunakan Porter’s Five Force Model yang akan mengidentifikasi lima kekuatan utama yang dapat membahayakan posisi PT. Deltamas Solusindo dalam industri kontraktor.
1. The threats of entry of new competitors
Kehadiran pendatang baru dalam industri kontraktor dapat mengancam perusahaan karena pendatang baru dapat mengambil pangsa pasar dari PT. Deltamas Solusindo. 2. The bargaining power of suppliers
Supplier memiliki kekuatan untuk dapat menaikkan atau menurunkan harga barang yang dijual.
3. The bargaining power of buyers
Tingkat permintaan pangsa pasar (pembeli) terhadap produk yang dijual PT. Deltamas Solusindo dapat mempengaruhi harga produk.
4. The threat of subtitute products or services
Produk atau jasa pengganti yang dapat mengancam PT. Deltamas Solusindo untuk mempertahankan keberadaannya dalam industri kontraktor.
5. The rivalry among existing firms in the industry
Ancaman dari perusahaan yang ada didalam industri yang sama dengan PT. Deltamas Solusindo
.
Analisis SWOT
Tabel 1.1Analisa SWOT
Strength Weakness
1. Melayani pelanggan mulai dari pengidentifikasian masalah di lapangan sampai melakukan evaluasi
1. Tidak ada perusahaan cabang 2. Data belum terintegrasi 3. Sistem masih berupa aplikasi
terhadap hasil akhir pembangunan proyek 2. Lingkungan perusahaan
telah mendukung untuk melakukan pengembangan sistem
3. Sikap perusahaan setuju untuk melakukan pengembangan sistem 4. Keinginan perusahaan untuk
terus berkembang
website
Opportunity
1. Kompetitor sedikit 2. Proyek dengan skala
besar
3. Dengan mengikuti perkembangan teknologi, sistem perusahaan saat ini dapat dikembangkan
Strength, Opportunity (S,O)
1. Melakukan pengembangan sistem(S4,O3)
2. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan(S1,O1) 3. Meningkatkan kualitas
pelayanan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan(S1,O2)
Weakness, Opportunity (W,O)
1. Membangun sistem terintegrasi dan berbasis website (W2,W3,O3)
Threat
1. Adanya pesaing baru 2. Perubahan kebijakan
pemerintah
Strength, Threat (S,T)
1. Melakukan riset pasar untuk mendapatkan informasi mengenai kebutuhan pelanggan.(S2,T2)
2. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan(S3,T1)
Weakness, Threat (W,T)
1. Melakukan pengembangan sistem secara berkala yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan(W1 ,T1)
Star Schema yang di rancang
Gambar 1. 2 Star Schema Fakta Pembayaran Proyek
Tahap Extract Transform Load
Gambar 1. 4 Arsitektur EIS
Pada tahap ini akan dilakukan penyaringan dari sumber data yang dimiliki oleh perusahaan, baik data eksternal maupun internal. Dilanjutkan dengan proses transformasi menjadi format dan standar yang digunakan, kemudian disimpan di dalam data mart.
Tahap Deployment
deployment Deployment Mo...
Sistem Informasi Ekskutif
Brow ser
Internet
Serv er
Web Application
Database
Gambar 1. 5Deployment Diagram
Pada tahap deployment ini akan dirancang executive information system berbasis web pada perusahaan sehingga dapat diakses oleh eksekutif ini akan dilakukan pengimplementasian sistem EIS yang telah dibangun ke dalam sistem perusahaan, disertai dengan persiapan dukungan jika
sistem ingin berjalan dengan baik. Tahap ini juga akan dilakukan evaluasi terhadap keseluruhan hasil implementasi EIS guna melakukan pengembangan atau peningkatan EIS yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan eksekutif.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa :
Sistem EIS ini bertujuan untuk membantu eksekutif membuat pengambilan keputusan, karena pada sistem ini menyediakan dashboard yang menampilkan informasi yang dibutuhkan eksekutif. Hal ini didukung oleh sistem yang menggunakan sistem berbasis webyang dapat diakses kapanpun. Beberapa informasi yang dapat didapat antara lain: informasi mengenai kinerja piutang, dimana eksekutif dapat memantau perbandingan antara piutang yang harus diterima oleh perusahaan dan piutang yang belum dibayarkan oleh pelanggan. Selain itu, eksekutif juga bisa mendapatkan informasi mengenai realisasi anggaran terhadap anggaran yan gditentukan sehingga perencanaan penyerapan anggaran tepat sasaran.
Saran yang dapat diberikan agar sistem yang dibangun dapat bermanfaat, yaitu :
Sistem EIS juga harus dievaluasi, sehingga apabila ada hal yang kurang maka dapat ditambahkan dan hal tersebut dapat membuat EIS menjadi berkembang dalam memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Selain itu, Data-data yang input juga harus diperhatikan, sehingga menghasilkan informasi yang akurat dan bermanfaat.
REFERENSI
Azadl, D. M., Amin, M. B., & Alauddin, M. (2012, May). Executive Information System. IJCNS International Journal of Computer Science and Network Security .
Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML. New York: McGraw-Hill Education.
Bui, T., Sprague, J. R., & McNurlin, B. C. (2009). Information Systems Management in Practice. United States of America: Pearson Education, Inc.
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Boston: Pearson Education, Inc.
G, Akintola. K., O, Adetunmbi. A., & S, Adeola. O. (2011). Building Data Warehousing and Data Mining from Course Management System: A Case Study of FUTA Course Management Infomation System. International Journal of Database Theory and Application . Hall, J. A. (2004). Accounting Information System. Singapore: South-Western. Inmon, W. H. (2005). Building the Data Warehouse. Indiana: Wiley Publishing.
Kamaruddin, M., & Razali, R. (2011). A Framework of Successful Executive Information SYstem Development for Education Domain. American Journal of Applied Sciences .
Lungu, I., & Bara, A. (2005). Economy Informatics. Retrieved October 1, 2013, from Economy Informatics: http://www.economyinformatics.ase.ro/content/EN5/lungu.pdf
Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Aalborg: Marko Publishing ApS.
Moss, L. T., & Atre, S. (2003). Business Intelligence Roadmap: The Complete Project Life Cycle for Decision-Support Application. Boston: Pearson Education, Inc.
Parmenter, D. (2010). Key Performance Indicator.
Porter, M. E. (1979, March-April). Retrieved December 5, 2013, from http://prolog.univie.ac.at/teaching/LVAs/KFK-LM/WS07/Porter.pdf
Porter, M. E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. New York: Free Press.
Rainer Jr, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems. Asia: John Wiley & Sons, Inc.
Rangkuti, F. (2004). Teknik Membedah Kasus Bisnis Analisis SWOT. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Sahay, B. S., & Ranjan, J. (2008). Real Time Business Intelligence in Supply Chain Analytics. Information Management & Computer Security .
Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2010). System & Analysis Design in a Changing World. Canada: Cengage Learning.
Stabell, C. B., & Fjeldstad, O. D. (1998). Configuring Value for Competitive Advantage: On Chains, Shops, and Networks. Strategic Management Journal .
Turban, E., Aronson, J. E., & Liang, T.-P. (2005). Decision Support Systems and Intelligent Systems. Prentice Hall.
Turban, E., Sharda, R., & Delen, D. (2011). Decision Support and Business Intelligence Systems. New Jersey: Pearson Education, Inc.
Turban, E., Sharda, R., Delen, D., & King, D. (2011). Business Intelligence A Managerial Approach. New Jersey: Pearson Education, Inc.
Vaughan, T. (2011). Multimedia: Making It Work, Eighth Edition. United States of America: McGraw-Hill.
Ward, J., & Peppard, J. (2007). Strategic Planning for Information Systems. Australia: John Wiley & Sons Ltd.
Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6. Indianapolis: The McGraw-Hill Companies, Inc.
Williams, S., & Williams, N. (2007). The Profit Impact of Business Intelligence. San Fransisco: Elsevier Inc.
RIWAYAT PENULIS
Henky Purnomo lahir di kota Takengon pada tanggal 24 Agustus 1992. Yosephine Meiliantha lahir di kota Jakarta pada tanggal 2 mei 1992. Yogi lahir di kota Jakarta pada tanggal 6 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
