LAMPIRAN
Contoh Dokumen Saat Ini
LIST ORDER
No. Order :
Nama Buyer :
Tanggal Pengiriman : Quantity (Cont.) :
No Kode Barang Nama Barang Ukuran Finishing Jumlah Keterangan
Mengetahui, Yang Membuat,
COMMERCIAL INVOICE
No.Sold To : Quantity (cont.) :
Proforma Invoice No. :
Shipper : Dated :
Ocean Vessel :
Container No. :
Shipped From : Seal No. :
Shipped To :
Date Of Shipment :
No. Model Art.
Number
Description Of Goods Quantity Size Colour Unit Price (US$)
Total Amount (US $)
Says :
Cirebon,…………. CV. INTRAMADE HK
KARTU RENCANA PRODUKSI
Order No. :
Nama Buyer :
Tgl Pengiriman :
No. Kode Barang Nama Barang Ukuran Finishing Jumlah Bahan Baku Keterangan
Mengetahui,
PACKING LIST
No.Sold To : Quantity (cont.) :
Proforma Invoice No. :
Shipper : Dated :
Ocean Vessel :
Container No. :
Shipped From : Seal No. :
Shipped To :
Date Of Shipment :
No. Model Art.
Number
Description Of Goods Quantity Size Colour Gross Weight (kgs)
Net Weight (kgs)
Cirebon,…………. CV. INTRAMADE HK
NOTA PESANAN
No. Order : Cirebon, ………..
Nama Buyer : Sistem Pembayaran :
Alamat Buyer :
Tanggal Pengiriman : Sistem Penjualan :
Quantity (Cont.) : Perusahaan Pelayaran :
No Kode Barang Nama Barang Ukuran Finishing Jumlah Harga
Mengetahui,
PROFORMA INVOICE
NO DESCRIPTION OF
GOODS COLOUR SIZE QUANTITY PRICE AMOUNT
TOTAL FOB JAKARTA
SAYS :
PLEASE TRANSFER TO OUR BANK :
Cirebon, ………
CONFIRMED BY BUYER CV. INTRAMADE HK
DRS. H. HARYANTO
Please sign and return Director
LAPORAN PRODUKSI HARIAN
Tanggal : Divisi :
No Nama Barang Rencana Jumlah Produksi
Jumlah Produksi
Aktual
Selisih
Jumlah Bahan Baku Yg Dipakai
Mengetahui,
SURAT PERMINTAAN BARANG
No. :
Kepada : Tanggal : Divisi :
No Nama Barang Jumlah Barang Keterangan
Mengetahui, Yang Membuat
SURAT BARANG KELUAR
No. :
Tanggal : Untuk Divisi :
Dari :
No Nama Barang Jumlah Barang Keterangan
Penerima, Mengetahui Yang Membuat
DAFTAR BARANG SIAP KIRIM
Tanggal :
No Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Keterangan
Mengetahui
DAFTAR KEBUTUHAN BAHAN BAKU
Tanggal : No. Order :
No Nama Bahan Baku Jumlah Satuan Keterangan
Mengetahui,
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi di Indonesia terjadi dengan sangat
pesat. Hal tersebut berpengaruh terhadap perkembangan badan usaha, perusahaan,
organisasi dan perindustrian yang mengakibatkan semakin ketatnya tingkat
persaingan antar-industri baik dengan industri dalam negeri maupun industri luar
negeri. Untuk itu, setiap industri dituntut untuk terus menata diri dan berusaha
meningkatkan performansinya agar hasil produksinya dapat bertahan dan
memiliki keunggulan di pasaran.
Banyak faktor yang harus diperhatikan dan ditata dengan baik oleh
perusahaan. Salah satu faktor yang penting bagi kemajuan perusahaan adalah
pengaturan dan pengorganisasian sumber daya yang dimiliki. Terdapat 5 jenis
sumber daya utama yang harus dikelola dengan cermat yaitu manusia, material,
mesin, uang dan informasi. Manajemen sumber daya yang baik dapat digunakan
sebagai pendukung pengambilan keputusan yang tepat. Bahkan perusahaan akan
lebih terbantu dalam pencapaian sasaran jika keputusan yang diambil oleh pihak
manajemen dapat lebih cepat, tepat dan aktual.
Pengambilan keputusan yang tepat membutuhkan informasi yang
berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Untuk
memperoleh informasi yang berkualitas diperlukan sistem informasi yang dapat
mengolah data menjadi informasi yang diinginkan. Sistem informasi ini
memerlukan penanganan yang cermat agar tidak terjadi kesalahan informasi yang
nantinya akan menghambat aktivitas-aktivitas dalam perusahaan.
Tujuan dari sistem informasi adalah untuk memproses input,
mempertahankan file-file data tentang perusahaan dan menghasilkan informasi,
laporan dan output lainnya. Sistem informasi dapat menyediakan informasi bagi
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 2
apakah sistem bisnis mereka telah dijalankan dengan baik. Selain itu, para
manajer maupun pengguna dapat memanfaatkan kesempatan-kesempatan dalam
mengembangkan bisnis dengan informasi yang diperoleh.
CV. INTRAMADE merupakan suatu industri manufaktur yang bergerak
di bidang pembuatan produk rotan yang berlokasi di Tegal Wangi, Cirebon.
Produk utama yang dihasilkan adalah pillow rattan (bantal), basket rattan
(keranjang), kursi, meja dan rak. Bahan baku yang digunakan terdiri dari berbagai
macam rotan yaitu rotan batang, tohiti, sliwit, kulit rotan, dan pitrit. Produksi yang
dilakukan bersifat job order, dimana perusahaan memproduksi barang sesuai
pesanan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak yaitu pihak perusahaan dan
pelanggan. Kesepakatan tersebut biasanya mengenai jumlah produk, harga, sistem
pembayaran, cara dan waktu pengiriman. Untuk perusahaan yang produksinya
bersifat job order, kepuasan konsumen merupakan hal yang sangat penting dan
harus dijaga dengan baik. Jika kepuasan konsumen terjaga maka perusahaan pun
dapat mempertahankan penjualannya. Perusahaan dapat mempertahankan
kepuasan konsumen dengan cara memenuhi setiap kesepakatan yang telah dibuat
bersama.
Saat ini, dalam usahanya untuk memenuhi setiap order pesanan dari
konsumen, perusahaan mengalami kendala yang berhubungan dengan proses
pengambilan keputusan penerimaan order konsumen. Kendala dalam proses
pengambilan keputusan order konsumen tersebut menyebabkan pelayanan
terhadap konsumen menjadi kurang memuaskan karena terlalu lamanya proses
pengambilan keputusan. Selain itu, di perusahaan juga seringkali terjadi
keterlambatan pengiriman order kepada konsumen dan barang yang dikirim tidak
sesuai dengan yang dipesan (ukurannya tidak sesuai dengan pesanan).
Keterlambatan pengiriman order pada konsumen menyebabkan kerugian bagi
pihak perusahaan. Untuk setiap keterlambatan pengiriman, perusahaan akan
terkena denda atau bahkan penalty (pembatalan order) dari konsumen.Jika hal ini
terjadi terus menerus maka akan berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan dan
citra perusahaan menjadi buruk sehingga tidak ada lagi konsumen yang mau
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 3
Untuk itu, maka pihak perusahaan harus mengantisipasi hal-hal tersebut
dengan membuat suatu sistem informasi yang aktual, lengkap, akurat, relevan,
efisien, konsisten dan tepat waktu. Mengingat betapa pentingnya sistem informasi
tersebut, maka penulis berusaha menganalisis dan melakukan perbaikan-perbaikan
dengan merancang suatu sistem informasi pemenuhan order konsumen yang lebih
baik untuk menemukan solusi permasalahan yang sedang dihadapi oleh
perusahaan, sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian di atas, faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya
permasalahan-permasalahan tersebut adalah:
1. Pelayanan terhadap konsumen kurang baik disebabkan karena proses
penanganan order yang dilakukan oleh departemen marketing lama dan
informasi yang diberikan pada konsumen kurang akurat.
2. Dalam prosedur sistem pemenuhan order tidak diberikan informasi mengenai
kapasitas produksi sehingga penentuan waktu pengiriman pesanan menjadi
tidak akurat dan dapat menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman.
3. Keterlambatan pengiriman pesanan pada konsumen juga dipengaruhi oleh
kelancaran proses produksi dan ketersediaan bahan baku di pasaran.
4. Adanya keterlambatan informasi dan kurang lengkapnya informasi yang
disampaikan oleh masing-masing departemen.
5. Adanya prosedur-prosedur yang terlalu berbelit-belit dalam proses pemenuhan
order konsumen.
6. Pengendalian terhadap proses pemenuhan order konsumen kurang baik.
1.3Pembatasan Masalah dan Asumsi
Dalam penyusunan penelitian ini, dimana ruang lingkup masalah yang
akan dibahas cukup kompleks, maka penulis melakukan pembatasan masalah
dengan maksud agar penulisan ini dapat lebih terarah dan hasil analisis dapat lebih
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 4
Proses pemenuhan order konsumen yang dimaksud di sini adalah mulai dari
penerimaan pesanan, pembuatan produk sampai menjadi barang jadi yang siap
dikirim.
Order pesanan yang dibahas pada penelitian ini hanya dibatasi pada jenis
produk yang sudah ada di perusahaan, tidak mencakup jenis produk baru yang
dipesan oleh konsumen.
Penelitian yang dilakukan hanya untuk perbaikan sistem dan prosedur, tidak
sampai pada tahap pembuatan program.
1.4Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah dan pembatasan masalah di atas, maka
permasalahan yang dihadapi perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem informasi pemenuhan order konsumen yang sedang
berjalan saat ini?
2. Kelebihan dan kelemahan apa saja yang terdapat pada sistem informasi
pemenuhan order konsumen yang sedang berjalan di perusahaan?
3. Bagaimana usulan rancangan sistem informasi baru yang dapat meminimasi
permasalahan pemenuhan order konsumen yang terjadi di perusahaan?
1.5Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk:
1. Mengetahui sistem informasi pemenuhan order konsumen yang sedang
berjalan
2. Mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem
informasi pemenuhan order konsumen yang sedang berjalan di perusahaan.
3. Dapat memberikan usulan rancangan sistem informasi pemenuhan order
konsumen yang tepat bagi perusahaan sehingga dapat bermanfaat bagi
perusahaan dalam meminimasi permasalahan pemenuhan order konsumen.
Sedangkan manfaat yang dapat diambil dengan dilakukannya penelitian
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 5
Untuk pihak perusahaan
1. Dapat memperbaiki keterlambatan informasi pesanan pada tiap
departemen yang berhubungan langsung dengan pemenuhan order
konsumen.
2. Dapat mengatasi keterlambatan waktu penyerahan barang jadi kepada
pelanggan sehingga pesanan dari pelanggan tersebut dapat tiba sesuai
dengan jadwal yang telah disepakati.
Untuk penulis
1. Menambah wawasan, pengetahuan, dan pengalaman dalam bidang analisis
dan perancangan sistem informasi khususnya sistem informasi pemenuhan
order konsumen.
2. Dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan dalam
memecahkan suatu permasalahan yang terjadi di perusahaan.
Untuk Umum
1. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai analisis dan perancangan
sistem informasi.
2. Tugas Akhir ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan masukan
untuk melakukan penelitian lanjutan mengenai sistem informasi.
1.6Sistematika Penulisan
Laporan tugas akhir ini disusun berdasarkan sistematika penulisan sebagai
berikut:
Bab 1 Pendahuluan
Berisi tentang latar belakang masalah yang akan dibahas, identifikasi
mengenai masalah yang ada di perusahaan, pembatasan masalah dan
asumsi yang digunakan, perumusan masalah yang ada di perusahaan yang
diamati, tujuan dilakukannya penelitian dan manfaat yang dapat diambil
Bab 1 - Pendahuluan 1 - 6
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab 2 ini berisi mengenai teori-teori yang digunakan oleh penulis sesuai
dengan topik permasalahan yang dibahas, keterkaitan antara teori dengan
permasalahan yang ada di perusahaan yang diamati.
Bab 3 Metodologi Penelitian
Berisi mengenai langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam
usaha pemecahan masalah, dituangkan dalam bentuk diagram alir beserta
uraian dari tiap langkah tersebut.
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab ini berisi tentang pengumpulan data-data dari perusahaan yang
diperlukan untuk kemudian dilakukan pengolahan data yang berkaitan
dengan pembahasan masalah.
Bab 5 Pengolahan Data dan Analisis
Bab ini berisi tentang pengolahan terhadap data-data yang telah
dikumpulkan dari perusahaan. Pada bab ini juga dilakukan analisis
terhadap hasil pengumpulan dan pengolahan data serta langkah-langkah
yang harus diambil untuk memperbaiki sistem informasi yang ada.
Bab 6 Desain Sistem
Bab ini berisi mengenai rancangan sistem yang diusulkan oleh penulis
untuk meminimasi permasalahan yang terjadi pada sistem pemenuhan
order konsumen di perusahaan.
Bab 7 Kesimpulan Dan Saran
Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang diambil yang merupakan hasil
akhir dari analisa yang telah dilakukan. Selain itu, bab ini juga berisi
saran-saran penulis yang mungkin berguna bagi perusahaan dan untuk
Bab 7 – Kesimpulan dan Saran 7 - 1
BAB 7
KESIMPULAN DAN SARAN
7.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengolahan data dan analisis mengenai sistem informasi
pemenuhan order konsumen di CV. INTRAMADE HK yang telah dilakukan pada
bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem informasi pemenuhan order konsumen yang sedang berjalan saat ini
secara umum masih memiliki beberapa kelemahan yang menyebabkan tidak
terpenuhinya informasi yang dibutuhkan oleh tiap departemen dalam
pemenuhan order konsumen dan terjadinya keterlambatan informasi.
Akibatnya proses pengambilan keputusan order konsumen seringkali
mengalami hambatan, dan informasi yang diberikan pada konsumen tidak
akurat.
2. Kelebihan dan kekurangan sistem informasi pemenuhan order konsumen yang
sedang berjalan saat ini yaitu :
• Kelebihan : prosedur penandatanganan persetujuan order untuk sistem
pembayaran transfer tunai telah terstruktur dengan baik, tidak
berbelit-belit, informasi yang disampaikan sudah lengkap dan pendistribusian
dokumen juga telah berjalan dengan baik.
• Kelemahan : terletak pada prosedur penerimaan pesanan, prosedur
penandatanganan persetujuan untuk sistem pembayaran L/C, prosedur
pengadaan bahan baku, prosedur proses produksi, dan prosedur
pengiriman pesanan pada konsumen. Kelemahan pada prosedur-prosedur
tersebut yaitu struktur operasi-operasi yang dijalankan dalam prosedur
terlalu berbelit-belit, informasi yang disampaikan kurang lengkap,
pendistribusian dokumen yang tidak efektif, kurangnya pengendalian
terhadap proses-proses yang dilakukan dalam prosedur dan penyajian data
Bab 7 – Kesimpulan dan Saran 7 - 2
3. Usulan rancangan sistem informasi pemenuhan order yang dilakukan adalah
standardisasi prosedur penerimaan pesanan, prosedur penandatanganan
persetujuan untuk sistem pembayaran L/C, prosedur pengadaan bahan baku,
prosedur proses produksi, dan prosedur pengiriman pesanan pada konsumen,
perbaikan dokumen dan pendistribusiannya, serta dibuat sistem jaringan untuk
mendukung pelaksanaan sistem yang baru.
7.2Saran
7.2.1 Saran Untuk Perusahaan
Saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :
Dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem informasi sehingga
pelaksanaan sistem dapat dikendalikan dengan baik dan dapat terus
diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.
Diberikan pelatihan penerapan sistem informasi baru kepada personil-personil
yang terlibat dalam sistem informasi pemenuhan pesanan ini sehingga
pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.
Dibuat database dan manajemen database yang berkaitan dengan sistem
informasi pemenuhan order konsumen sehingga dapat menunjang pelaksanaan
sistem informasi tersebut.
7.2.2 Saran Untuk Penelitian Lanjutan
Untuk penelitian selanjutnya penulis memberikan saran-saran berikut:
Pada penelitian selanjutnya tidak hanya dibatasi pada jenis produk yang sudah
ada di perusahaan tetapi juga harus memperhatikan jenis-jenis produk baru
DAFTAR PUSTAKA
1. Davis B. Gordon, “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen”, Pustaka
Binaman Pressindo, Cetakan Ke-6, Jakarta, 1991.
2. HM, Jogiyanto, “Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Penerbit Andi Offset,
Yogyakarta, 1990.
3. Husein, Muhammad Fakhri; Wibowo, Amin, “Sistem Informasi
Manajemen”, Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, Edisi Revisi,
Yogyakarta, 2002.
4. Kadir, Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi “, Penerbit Andi Offset,
Yogyakarta, 2003.
5. Kountur, Ronny, SE., MSc., MBA., “Dasar-Dasar Sistem Informasi
Manajemen”, Penerbit Dinastindo, Jakarta, 1996.
6. Mc Leod, Raymond, “Sistem Informasi Manajemen”, Penerbit PT.
Prenhallindo, Edisi Ke-7, Jakarta, 1998.
7. Ryadi, Fransky, ST., MT., MM., “Diktat Kuliah Sistem Informasi
Manajemen”, Bandung, 2002.
8. Tutang, “Membangun Jaringan Sendiri LAN Berbasis Windows 2000
Server Bagi Pemula”, Penerbit Datakom Lintas Buana, Edisi Khusus, Jakarta,
2003.
9. Winardi, “Pengantar Tentang Teori Sistem Dan Analisis Sistem” Mandar
