PELAYANAN PENELUSURAN INFORMASI
DI UPT PERPUSTAKAAN UPN ”VETERAN”
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang perpustakaan
Oleh
NOVITA AYU MAWARSARI D.1806025
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
MOTTO
Cukup sudah untuk bersikap menyenagkan kalau hidup mengalir seperti
lagu, tapi orang yang hebat ialah yang bisa tersenyum, saat semua
berantakan sebab ujian bagi hati adalah kesulitan dan kesulitan selalu
datang setiap waktu , dan senyum yang bersinar menembusi air mata
(Ella Wheeler Wilocx)
Rencanakanlah masa depanmu terlebih dahulu disanalah Anda akan
menghabiskan sisa hidup Anda.
PERSEMBAHAN
Alhamdulillahirobbin’alamin.
Segala puji bagi Allah yang tak pernah putus memberikan pertolongan dan kekuatan pada hambanya. Setiap kebaikan yang ada dan terjadi didiriku adalah semata-mata karena Rahmatmu.
Tugas akhir ini kupersembahkan untuk:
1. Bapak dan ibu yang selalu memberikan untaian Do’a dan kasih sayang untuk ku;
2. Kakak-kakaku, atas dukungannya;
3. Yang terkasih, makasih dach nemenin dan bantuannya. 4. Teman-teman DIII Perpustakaan 2006 UNS
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim Asalamualaikum W.R.W.B
Alahamdululilahi robbil alamin, segala puji syukur penulis panjatkan ke Hadirat Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “LAYANAN PENELUSURAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dibidang perpustakaan.
Terselesaikan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Drs.H.Supriyadi SN.SU, selaku Dekan FISIP UNS yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
3. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal M.Si, selaku ketua program D-3 Ilmu Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan sepenuhnya dalam pelaksanan Praktek Kerja Lapangan.
5. Ibu Ratana Sufiatin SH.,M.Si, selaku kepala perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
6. Seluruh staf dan karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih bantuanya.
7. Ibu Dra. Sri Urip Haryati M.Si, selaku dosen penguji 1 (satu) yang telah banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, baik dalam penyajian maupun penyusunannya. Oleh karena itu segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan hati.
Akhirnya, penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang membutuhkannya.
Surakarta, 2009
DARTAR ISI
HALAMN COVER………... i
HALAM PERSETUJUAN………... ii
HALAMN PENGESAHAN……… iii
MOTO………... iv
PERSEMBAHAN………. v
KATA PENGANTAR………... ……... vi
DAFTAR ISI……….. …... viii
DAFTAR TABEL……….. …….. xi
DAFTAR LAMPIRAN……… xii
A. Latar Belakang………... 1
B. Tujuan
……… 3
C. Pelaksa
naan……… 3
D. Rumusa
n Masalah………... 4
E. Metod
e Pengumpulan Data………
4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan………...
6
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 8
C. Pengertian Layanan Penelesuran Informasi………... 8
D. Fungsi Perpustakaan………..
10
a. Macam Bimbingan………... 11
b. Sistem Bimbingan………
12
c. Isi Bimbingan ………..
12
F. Promosi Pelayanan Penelusuran Informasi……… 12
G. Sasara, Manfaat dan Tujuan………... ……... 14
BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN”YOGYAKATA
A. Sejarah………...
16
B. Visi, Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan UPN“Veteran” Yogyakarta…… 18
C. Gedung dan Ruang Perpustakaan……….. 19
D. Koleksi………...
20
E. Struktur Organisasi………
F. Sumber Daya Manusia (SDM)………...……... 24
G. Sarana dan Prasaranan Perpustakaan………. 31
H. Kegiatan Perpustakaan………... 32
I. Tata Tertib Perpustakaan………... 37
J. Sumber Dana……….. ……...
39
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisa Pelayanan………..
40
1. Latar Belakang Pelayanan………... 40
2. Jenis Layanan Penelusuran Informasi………. 41
a. Layanan Jurnal CD-ROM (Proquest)……… 41
b. Layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ)……… 44
d. Layanan Outlet Peta………... ……... 48
e. Layanan Internet………
51
B. Mekanisme Layanan Penelusuran Informasi………. 52
C. Tingka
t Kunjungan ……….... ……..
57
D. Hambatan-hambatan……….
57
E. Pemecahan Masalah………... 58
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan………
61
B. Saran………..
62
DAFTAR PUSTAKA... 63
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah koleksi……….. 21
Table 2 Kualifikasi SDM……….. 25
Table 3 Rekapitulasi jumlah anggota……… 30
Table 4 Rekapitulasi jumlah pengunjung per hari………... 30
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Praktek Kerja Lapangan………... 64
Lampiran 2 Surat Tugas Praktek Kerja
Lapanan………...65
Lampiran 3 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapanan……… 66
Lampiran 4 Catatan Kerja Harian
Mahasiswa………....67
Lampiran 5 Surat Keterangan Penganbilan Data ……….. ……....73 Lampiran 6 Contoh Kartu
Anggota………....74 Lampiran 7 Contoh Surat Keterangan Bebas
Lampiran 10 Contoh Slip Pengembalian Buku………..78
Lampiran 11 Contoh Form Mengakses Data Saham BEJ………. 79
Lampiran 12 Contoh Form Mengakses JSX Financial Statement……….81
Lampiran13 Denah lokasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta……… 83
Lampiran 14 Denah Ruang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta……...84
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini, mengharuskan sebuah perpustakaan mampu melakukan penelusuran informasi, serta bisa mengaksesnya ke mana dan kapan saja, dengan sarana apa saja, termasuk teknologi komputer yang merupakan bagian dari teknologi informasi (TI). Dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, tempat tidaklah menjadi kendala yang berarti.
Informasi kini sudah menjadi salah satu kebutuhan primer manusia, mulai dari yang sifatnya sederhana sampai yang kompleks, dari yang sifatnya hiburan sampai ilmiah. Informasi diperlukan untuk berbagai tujuan, antara lain untuk mengambil keputusan, memperlancar kegiatan bisnis atau hanya sekedar memenuhi rasa ingin tahu, oleh karena itu, bermacam cara dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, berbagai perilaku pencarian informasipun muncul. Kegiatan penelusuran informasi makin berkembang, seiring dengan kemajuan teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi, antara lain munculnya berbagai perangkat lunak penelusuran informasi dan media penyimpan informasi.
diartikan sebagai teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah dan menyebarkan informasi oleh perpustakaan.
Teknologi informasi bagi perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi akan berpengaruh kuat terhadap kelancaran kegiatan perpustakaan, sebagai kekuatan dan penentu masa depan fugsi perpustakaan.
Penelusuran informasi yang kita kenal identik dengan komputer, sedangkan penelusuran informasi di perpustakaan dapat juga dilakukan tanpa menggunkan komputer atau manual, seperti menggunakan indeks, katalog, bibliografi. Penelusuran informasi menggunakan komputer adalah kegiatan menemukan informasi bibliografi, data dan teks lengkap, melalui pangkalan data yang dibangun sendiri, atau pangkalan data lain melalui jaringan kerjasama. Pelayanan penelusuran informasi kadang masih perlu adanya bimbingan dari pustakawan seperti yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Pelayanan penelusuran informasi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, dilatar belakangi oleh kebutuhan pemustaka, permintaan dari pemustaka untuk menambah layanan di perpustakaan, serta mendekatkan pemenuhan kebutuhan, dengan adanya layanan penelusuran informasi, pemustaka dapat memperoleh informasi baik cetak maupun non cetak secara online dan off line.
B. Tujuan
1. Untuk mengetahui jenis layanan apa saja yang ada pada bagian layanan penelusuran informasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Mengetahui mekanisme pelayanan penelusuran informasi yang diberikan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan layanan penelusuran informasi.
4. Apa saja yang di lakukan untuk mengatasi hambatan yang ada dalam melaksanakan layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
C. Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang di laksanakan pada tanggal 16 Februari - 28 Maret 2009, bertempat di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang beralamat di Jl. SWK 104 (Lingkar Utara) Condong Catur Yogyakarta 55283.
D. Rumusan Masalah
Dari latar belakang dan hasil pengamatan di tempat PKL, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Jenis layanan apa saja yang ada pada pelayanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ?
3. Apa saja yang menjadi hambatan-hambatan dalam layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ?
4. Bagaimana cara mengatasi hambatan dalam layanan penelusuran informasi ?
E. Metode pengumpulan Data
1. Observasi (pengamatan)
“Metode observasi adalah metode pengumpulan data dimana penelitian mencatat informasi sebagaiman yang mereka saksikan selama penelitian” (W.gulon: 2002:116). Metode ini penulis mengumpulkan data serta melakukan pengamatan secara langsung sesuai dengan kondisi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Interview (wawancara)
“Wawancara adalah bentuk komunikasi secara langsung antara peneliti dan responden” (W Gulo: 2002: 119). Wawancara dilakukan secara langsung kepada responden, yaitu Kepala UPT Perpustakaan, staf perpustakaan dan para pemakai jasa perpustakaan, seperti mahasiswa dan dosen baik dari dalam maupun luar UPN “Veteran” Yogyakarta. 3. Dokumen
yang lalu” (W. Gulon: 2002: 123). Penulis menggunakan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”Yogyakarta, yang berkaitan dengan tema yang diambil. 4. Studi Pustaka.
Penulis mempelajari atau mencari informasi dari bahan pustaka yang sesuai dengan tema yang diambil.
5. Partisipasi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan tidak dapat dipahami hanya sebatas sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Tetapi perpustakaan dapat diartikan, suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manuasia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya. Ada yang berpendapat memberi batasan bahwa koleksi minimal sebuah perpustakaan adalah seribu judul. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3)
Menurut Sulistyo Basuki perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya di simpan
menurut tata
susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. (Sulistyo Basuki, 1994: 1)
Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan ada beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu, yaitu sebagi berikut : 1. “Pustaka atau buku atau kitab yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau cetakan, dijilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya empat puluh delapan halaman”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3)
2. “Perpustakaan, secara konvensional, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4) 3. “Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga
perpustakaan, dokumen dan informasi)”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
4. “Kepustakaan yaitu bahan bacaan yanag digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah, dan sejenisnya”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
5. Ilmu perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan, yang cakupannya meliputi hal-hal sebagai berikut.
a. Perpustakaan sebagai suatu institusi, mencakup organisasi perpustakaan, perkembanganya, peranannya dalam masyarakat, dan sumbangan perpustakaan pada umat manusia.
b. Organisasi koleksi perpustakaan, cara pengolahan, menyimpan, dan sistem temu kembalinya (informasi)
c. Pengawetan/pelestarian koleksi perpustakaan.
d. Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan masyarakat.
e. Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan.
(Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
6. “Kepustakawanan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Misi perpustakaan PT lazimya sesuai dengan misi PT yang dicantumkan dalam status PT masing-masing.
Tujuan perpustakaan PT adalah:
1. Memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis 3. Menyediakan ruang untuk pemakai
4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003: 1)
C. Pengertian Layanan Penelusuran Informasi
“Penelusuran adalah kegiatan menelaah ,menjajaki, mengusut, mencari sesuatu termasuk didalamya yaitu menyortir dengan memilih mana yang diperlukan serta dapat memilih yang mana yang dicari saja” (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1989: 1029)
Jadi layanan penelusuran informasi adalah suatu bagian yang melakukan layanan atau membantu pemustaka mendapatkan informasi secara tepat, cepat dan akurat, sehingga relevan untuk temu kembali informasi. Salah satu media penyimpana (sumber) informasi yang berupa elektronik yaitu database atau pangkalan data.
Menurut Sulistyo-Basuki (1999), “kegagalan dalam sistem simpan dan temu kembali informasi berkaitan dengan kriteria untuk kerja yaitu perolehan dan ketepatan. Kekeliruan dapat terjadi dalam bahasa dokumen, deskripsi isi, prosedur penelusuran, interaksi sistem dengan pemakai, pemanfaatan alat telusur, serta kesalahan manusia. Kegagalan karena kurang memanfaatkan alat telusur biasanya tidak terlalu serius. Kegagalan ini dapat bersumber dari peralatan atau cara menggunakannya”.
Dalam perkembangan ilmu pengetahuan yang luar biasa mengharuskan “informasi seeker” mampu melakukan penelusuran informasi serta dapat mengaksesnya dimana, kapan dan dengan sarana apa saja, termasuk teknologi komputer yang merupakan bagian dari Teknologi Informasi (TI). Teknologi komputer saat ini telah merambah dunia perpustakaan, perkembangan teknologi ini berimbas pada cakupan kerja perpustakaan, layanan perpustakaan tidak lagi dibatasi oleh jarak dan memungkinkan untuk banyak orang.
dengan kemajuan intelektualitas manusia dan mengemasnya dengan berbagai cara. Kebutuhan informasi yang “up to date” adalah hal yang sangat penting.
Temu kembali atau penelusuran informasi semakin berkembang dengan makin beragam dan meningkatnya kebutuhan informasi pemustaka disertai dukungan kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Untuk memperoleh informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka, perlu pengetahuan cara berinteraksi dengan sistem dan latar belakang subjek suatu bidang ilmu. Strategi untuk mendapatkan informasi yang tepat adalah dengan melakukan komunikasi yang efektif dengan pemustaka, memilih basis data yang tepat, menggunakan istilah standar (thesaurus), serta memahami sistem yang digunakan dan subjektivitas kebutuhan pemustaka.
D. Fungsi Perpustakaan
a. Penyimpanan
“Perpustakaan bertugas menyimpan buku yang diterimanya. Tujuan ini nyata sekali pada perpustakaan nasional yaitu perpustakaan yang ditunjuk oleh undang-undang untuk menyimpan semua terbitan dari satu negara”. (Sulistyo Basuki, 1999: 7)
“Perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup, lebih-lebih bagi mereka yang sudah bekerja atau telah meninggalkan bangku sekolah ataupun putus sekolah”. (Sulistyo Basuki, 1999: 8)
c. Penelitian
Perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian yang dilakukan oleh pemakai perpustakaan. Kegiatan penelitian ini dilakukan oleh para pemakai perpustakaan, mulai dari murid sekolah dasar hingga ke peneliti pemenang hadiah Nobel.
(Sulistyo Basuki, 1999: 9) d. Informasi
Perpustakaan menyediakan informasi bagi pemakai. harap diketahui bahwa informasi ini sedikit lain dengan data bahan perpustakaan. Informasi sudah merupakan pengolahan data bahan perpustakaan yang disesuai dengan permintaan pemakai. (Sulistyo Basuki, 1999: 10)
e. Kultural
“Perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyedia bahan bacaan”. (Sulistyo Basuki, 1999: 11)
E. Bimbingan Penggunaan Pelayanan Penelusuran Informasi
1. Macam bimbingan
a. Bimbingan langsung
Contoh: ketika pengunjung datang dan bertanya bagaimana cara menelusur BEJ.
b. Bimbingan tak langsung
Bimbingan yang diberikan melalui media tertentu, antara lain penerbitan buku/lef leat empat puluh delapan halaman informasi tentang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, buku pegangan .
2. Sistem Bimbingan
a. Instidental
Waktu bimbingan tidak direncanakan/ditentukan, seperti menggunakan pamflet, brosur.
b. Terencana
Bimbingan yang akan dilaksanakan sudah di rencanakan terlebih dahulu, yang biasanya dilakukan secara periodik dan teratur. Contoh, perpustakaan melakukan bimbingan pada saat penerimaan mahasiswa baru.
3. Isi bimbingan
a. Memberikan bimbingan pengertian mengenai pemanfaatan koleksi/sumber informasi yang ada pada bagian layanan penelusuran informasi di perpustakaan.
c. Bagaimana cara-cara menelusur/penggunaan koleksi layanan penelusuran informasi..
d. Contoh-contoh koleksi penelusuran informasi.
e. Latihan mencari dan menggunakan koleksi penelusuran informasi.
F. Promosi Pelayanan Penelusuran Informasi
Salah satu cara untuk menginformasikan koleksi penelusuran informasi kepada pemustaka agar koleksi tersebut dapat dikenal, sehingga tingkat keterpakaiaan dapat maksimal yaitu dengan promosi. Promosi perpustakaan adalah langkah praktis yang dapat
dilakukan perpustakaan
untuk meningkatkan pemanfaatan perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 260)
1. Cara-cara Promosi
a. Memberikan ceramah khusus mengenai koleksi yang ada di bagian layanan penelusuran informasi.
b. Membuat daftar tambahan koleksi penelusuran informasi yang baru.
c. Memberikan bimbingan kepada pemustaka (user), secara langsung.
d. Berusaha menjaga sikap dan tingkah laku saat melayani pemustaka.
Pelaksanaan promosi pelayanan penelusuran informasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
a. Insidental, yaitu promosi diselenggarakan pada waktu yang tidak direncanakan, contoh: dengan menyebarkan pamflet dan brosur. b. Periodik, yaitu promosi dapat diselengarakan pada waktu tertentu
secara berkala, contoh: membuat daftar koleksi penelusuran informasi yang baru.
3. Sarana
Sarana yang dapat dipergunakan dalam kegiatan promosi koleksi layanan penelusuran informasi yaitu :
a. Koleksi yang ada di bagian layanan penelusuran informasi b. Selebaran, brosur.
c. Pamflet
d. Map khusus perpustakaan e. Pembatas buku
f. News letter
(Syihabuddin Qalyubi, 2003: 261)
G. Sasaran, Manfaat dan Tujuan
Layanan Penelusuran Informasi bisa dimanfaatkan oleh siapa saja. Namun, karena ditempatkan di lingkungan kampus, kususnya di perpustakaan, maka sasaran dari layanan ini adalah kelompok akademis, khususnya dosen dan mahasiswa yang terdaftar menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Manfaat dari layanan ini tidak saja dirasakan oleh pengguna, namun juga dirasakan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, karena dengan adanya layanan penelusuran informasi ini, maka akan dapat meningkatkan citra perpustakaan sebagai pusat informasi.
Tujuan dari layanan Penelusuran Informasi ini adalah:
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dengan menyedikan layanan di ruang penelusuran informasi dan memberikan bimbingan kepada pemustaka dalam mencari informasi.
2. Mendorong mahasiswa untuk memanfaatkan layanan dan fasilitas perpustakaan seoptimal mungkin, dengan berbagai layanan diruang penelusuran informasi, pemustaka di harapkan dapat memanfaatkan layanan tanpa harus pergi ke tempat lain.
BAB III
GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN”
YOGYAKARTA
A. Sejarah
Sejarah singkat UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari berdirinya Akademi Pembangunan Nasional “Yogyakarta”, berdasarkan Surat Keputusan Mentri Urusan Veteran Republik Indonesia, nomor: 139/ KPTS/ 1958, tanggal 8 Oktober 1958. Setelah tiga tahun berdiri, kemudian didirikan suatu perpustakaan untuk mendukung kegiatan pendidikan di universitas dengan nama Perpustakaan APN “Veteran” Yogyakarta, terletak di Kampus Wetan No.22 Yogyakarta.
Adapun pendirinya ada 5 (lima) orang, yaitu: 1. Drs. R. Bambang Soeroto.
2. Ir. Marsito.
3. Soejatmo Siswohardjodjo. 4. Seoerawan
5. Agus Soemarno.
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
kampus II Tambakbayan, tepatnya di gedung Brigjen Katamso Babarsari no. 2 Yogyakarta .
Pada tanggal 30 November 1977, berdasarkan Surat Keputusan Menhankam/Pangab Nomor. Skep/1555/XI/1977 karena adanya perubahan pada organisasi induknya maka nama Perguruan Tinggi Pembangunan Nasional (PTPN) “Veteran” Yogyakarta diganti menjadi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta. Maka Perpustakaan PTPN diubah menjadi UPT Perpustakaan Pusat UPN “Veteran” Yogyakarta. Tahun 2000 perpustakaan mulai merintis sistem otomasi, yang kemudian software perpustakaan dikembangkan menjadi berbasis web dengan nama baru SIPRUS, melakukan kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi di DIY sampai sekarang. Dan siap bekerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi & instansi lain, dalam silang layanan dan penyebaran informasi ilmiah. Awal tahun 2008, UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta bergabung bersama jogjalib yang merupakan Portal Pemprop DIY.
Sejak berdiri, UPT Perpustakaan UPN ‘Veteran” Yogyakarta telah mengalami 12(dua belas) kali masa pergantian kepemimpinan, yaitu: 1. Oemi S (1961 – 1964)
6. R. Sri Widodo, B.Sc. (1985 – 1991) 7. Drs. Soepono (1991 – 1994)
8. Sadjimin, B. A. (Juli 1994 – September !994)
9. Kol. CZI. Sudrajat (September 1994 – September 1995) 10.Ir. Siti Hamidah, MP. (September 1995 – 1 Agustus 1997) 11.Dra. Yuharningsih, MP. ( 1 Agustus 1997 – 31 januari 2000) 12.Ratna Sufiatin, SH., M.Si. ( 1 Februari 2000 sampai sekarang)
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
B. Visi,Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
1. Visi
Visi dari UPT Perpustakaan adalah menjadi pusat informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang berbasis elektronik, dan mampu besaing di era globalisasi dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2. Misi
Untuk mencapai visi tersebut, UPT Perpustakaan mempunyai misi sebagai berikut :
a. Mengembangkan koleksi secara terus menerus dan berkelanjutan sesuai dengan civitas akademik
c. Mengembangkan SDM di perpustakaan secara formal maupun non-formal agar dapat meningkatkan mutu layanan kepada pemakai.
d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan.
e. Membuat pangkalan data elektronik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi
f. Mengembangkan layanan informasi secara on-line dan terintegrasi, sehingga bisa diakses melalui fakultas/program studi yang lokasinya jauh dari UPT perpustakaan.
g. Menjalin kerjasama dengan Perpustakaan Perguruan Tinggi lain dan institusi yang terkait dalam rangka silang layan ( inter library loan ) dan penyebaran informasi IPTEK.
3. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada pemakai ( user oriented ) melalui penyediaan berbagi sumber informasi IPTEK dan layanan elektronik dengan pemanfaatan jaringan LAN ( Local Area Network ) maupun jaringan internet ( Online Searching ), sehingga dapat diakses dari berbagi tempat.
UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berlokasi di samping gedung rektorat yang berada di Kampus Terpadu UPN “Veteran” Yogyakarta di jalan SWK 104 ( lingkar utara ) Condong Catur, Yogyakarta 55283. Gedung perpustakaan terdiri dari 3 lantai, tetapi yang digunakan sebagai perpustakaan hanya 2 lantai dengan luas 1600 m2.
Berikut ini adalah ruangan yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Pembangunan “Veteran” Yogyakarta :
1. Ruang Kepala UPT Perpustakaan 2. Ruang Tamu
3. Ruang Tata Usaha 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Peta 6. Ruang Rapat 7. Ruang Gudang
8. Ruang Pembuatan Kartu dan Bebas Pustaka 9. Ruang Penelusuran
10.Ruang Sirkulasi
11.Ruang Lobby & Surat Kabar 12.Ruang Foto Copy
13.Ruang Majalah & Jurnal 14.Buku Cadangan
17.Ruang Bebas 18.Ruang Kamar Mandi 19.Mushola
D. Koleksi
Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Dengan koleksi yang lengkap dan memadai, maka pengunjung akan puas mendapatkan informasi yang dicari untuk dimanfaatkan. UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki koleksi yang mencakup berbagai bidang baik dalam bahasa Inggris maupun bahasa Indonesia. Koleksi berasal dari pembelian, hadiah dan sumbangan. Jumlah koleksi yang dimiliki sampai dengan bulan Maret 2009 adalah:
Tabel 1. Jumlah Koleksi
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Tahun 2008
NO JENIS KOLEKSI
JUDUL/ KEPING/BUAH
EKS/ KEPING/BUAH
1 Buku 18,985 41.988
sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
Koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi :
1. Koleksi Umum
Koleksi ini terdiri dari seluruh cabang ilmu yang ada dalam ruang sirkulasi dan ruang cadangan, dan digolongkan dari 000 – 999.
2. Koleksi Referensi
Macam kolesi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain:
a. Atlas b. Abstrak c. Kamus
3 Desirtasi 29 29
4 Skripsi 455 455
5 Karya Ilmiah Dosen 1.371 1371
6 Jurnal 87 205
7 Majalah 172 2.892
8 Surat Kabar 5 5
9 CD ROM (Jurnal &
Buku)
2942 2942
d. Laporan Tahunan e. Ensiklopedi f. Indeks g. Direktori
h. Hand Book/ Buku Pegangan i. Prosiding
j. Jurnal
k. Terbitan Pemerintah
3. Koleksi Cadangan
Terdiri dari buku-buku teks. Koleksi di sini lebih lengkap di bandingkan dengan ruang sirkulasi karena dari setiap satu judul buku tersedia satu eksemplar.
4. Koleksi terbitan Berkala
a. Surat kabar
Surat kabar yang dilanggan yaitu : Bernas, Republika, Kompas, Kedaulatan Rakyat, Warta Ekonomi.
b. Koleksi Khusus
c. Majalah
1) Majalah Hadiah
Majalah-majalah ini antara lain: Petrolium Engineering, OPEL, Bina Widya, Indonesia Minning jurnal, Jurnal Teknologi Industri, Warta Pertamina, jurnal Geologi dan Sumber Daya Mineral.
2) Majalah pembelian
Majalah yang dilanggan yaitu : Gatra, Forum, bulletin jendela Informatika, Elektro Indonesia, Trubus, Info Bisnis, Info Komputer, dan lain-lain.
d. Terbitan Berkala
Koleksi ini di terbitkan sendiri oleh fakultas dan UPT Perpustakaan antara lain: Buletin Perpustakaan, Agrifet, Info Kampus, Paradigma, Media Kliping, Jurnal Fakultas Ekonomi dan Buletin Teknik Mineral.
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ada dua, yaitu:
1. Struktur Makro
Dalam struktur organisasi ini UPN “Veteran” Yogyakarta menganut sistem di mana kekuasaasn dan tanggung jawab berlangsung dari atasan kebawahan melalui sistem garis lurus. Sedangkan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta kepengurusanya dibawah Pembantu Rektor dan bertanggung jawab langsung kepada Rektorat.
2. Struktur Mikro
Struktur organisasi mikro UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta disusun kepengurusan di bawah Kepala UPT Perpustakaan yang dibantu oleh Kasubag Teknik, Kasubag TU, dan kasubang Pelayanan. Kasubag Teknik dan Kasubag Pelayanan dibantu oleh pustakawan maupun non pustakawan.
Struktur Organisasi dan Pengawakan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta:
Ka UPT Perpustakaan Ratna Sufiatin, SH, M.Si
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
F. Sumber Daya Manusia (SDM)
Seluruh pegawai perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berjumlah 13, yang semua di bawah pimpinan Kepala UPT Perpustakaan. Setiap pagawai memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini tabel kualifikasi Sumber Daya Manusia di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Tabel 2
Kualifikasi Sumber Daya Manusia Di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
No Nama Pendidikan terakhir Gol Jabatan
1 Ratna Sufiatin, SH.M.Si S2 Perpustakaan UI III/d KA UPT Perpustakaan 2 Sunito Prabowo, Sh. S2 Perpustakaan UGM III/d Kasubag
Pelayanan 3 Muji Isambina, S. Sos S2 Perpustakaan UNPAD III/c Kasubag Teknis
4 V. Juminten SLTA III/b Kasubag TU
5 Sri Lestari Kristiani, ST TI UPN dan kursus Perp III/b Staf
6 Sarimin SLTA+Kursus Perp III/a Fugsional
Pustakawan 7 Basir Umaryadi SLTA+Kursus Perp III/a Fugsional
Pustakawan
Pustakawan
9 Eko Yuli Wahyuningsih SLTA+Kursus Perp III/a Fugsional Pustakawan 10 Bugel Suryanto SLTA+Kursus Perp III/a Fugsional
Pustakawan
11 Darsini, A.Md D3 Perp. UGM III/a Staf
12 Enni Suparni, A.Md D3 Perp. UGM III/a Fugsional Pustakawan
13 Muhardono SLTA+Kursus Perp II/d Staf
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Memiliki bagian penting, yaitu Bagian Teknik, Bagian Pelayanan dan bagian TU yang masing-masing dikepalai oleh kepala bagian: berikut adalah tugas pokok tiap-tiap bagian:
1. Tugas Kepala UPT Perpustakaan:
a. Merencanakan program kerja dan anggaran pertahun
b. Melaksanakan kegiatan sesuai yang diprogram dalam rangka pengembangan dan peningkatan mutu layanan dan SDM di Perpustakaan.
c. Mengatur/mengelola setiap aktivitas yang dilaksanakan di perpustakaan dan mendelegasikan sebagai tugas kepada publik dan staf.
e. Memberikan motivasi kepada setiap pegawai agar maju dan berkembang.
f. Melaksanakan tugas sesuai dengan perintah pimpinan, khususnya dalam mengembangkan perpustakaan agar dapat menjadi pusat informasi di UPN “Veteran” Yogyakarta dan memberikan laporan secara rutin pertahun kepada pimpinan.
g. Meningkatkan kesejahteraan staf.
h. Melakukan evaluasi terhadap kinerja staf.
2. Tugas Pokok Kasubag Pelayanan:
a. Melakukan program kerja yang sudah direncanakan UPT Perpustakaan.
b. Mengatur dan mengelola setiap bagian di bidang layanan.
c. Meningkatkan mutu layanan dengan memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat serta bersifat ramah.
d. Memberi motifasi kepada staf di bawahnya agar dapat memberikan layanan yang baik.
e. Melakukan pembinaan personil yang berada di bawahnya.
f. Memberikan laporan statistik dan data secara rutin kepada kepala UPT Perpustakaan.
3. Tugas Pokok Kasubag Teknik:
a. Melaksanakan program kerja yang sudah direncanakan UPT perpustakaan.
c. Melaksanakan tugas-tugas bagian pengadaan, entri data, pemeliharaan bahan pustaka.
d. Melakukan pembinaan personil yang berada di bawahnya.
e. Memberikan laporan secara rutin kepada kepala UPT Perpustakaan.
4. Tugas Pokok Kasubag TU:
a. Melaksanakan program kerja yang sudah direncanankan UPT perpustakaan.
b. Melaksanakan tugas-tugas administrasi dan ke-tata usaha-an. c. Melaksanakan tugas-tugas di bidang keuangan dan anggaran. d. Memberikan laporan secara rutin kepada Kepala UPT
Perpustakaan.
Perpustakaan Perguruan Tinggi, UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memberikan pelayanan kepada :
1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari berbagai fakultas antara lain:
a. Fakultas Teknologi mineral, dengan jurusan: 1) Teknik Geologi.
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan: 1) Teknik Kimia
2) Teknik Industri 3) Teknik Informatika
c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan: 1) Sosial Ekonomi Pertanian 2) Ilmu Tanah Pertanian 3) Pertanian Agronomi
d. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, dengan Jurusan : 1) Hubungan Internasional
2) Administrasi Niaga 3) Komunikasi Jurnalistik
e. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan: 1) Ekonomi Menejemen
2) Ekonomi Pembangunan 3) Ekonomi Akuntansi f. Pasca sarjana, dengan jurusan:
1) Magister Manajemen (MM)
2) Magister Teknik Pertambangan (MTA) 3) Magister Ilmu Ekonomi (MIE)
4) Magister Teknik Geologi (MTG)
2. Dosen Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta. 3. Sataf Administrasi UPN” Veteran” Yogyakarta.
4. Mahasiswa dari luar dengan syarat membuat kartu baca dengan biaya Rp. 10.000,00, berlaku selama satu semester (6 bulan)
Rekapitulasi jumlah anggota UPT Perpustakaan tahun 2008, sebagai berikut.
Tabel. 3 Rekapitulasi Jumlah Anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Tahun 2008
Sumber:
Dokume
n UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
Adapun rekapitulasi rata-rata jumlah pengunjung per hari UPT Perpustakaan tahun 2008 adalah:
Tabel. 4 Rekapitulasi Jumlah Pengunjung
Per Hari UPT Perpustakaan UPN ”Veteran” Yogyakarta
Tahun 2008
NO PENGUNJUNG DI JUMLAH/ORANG/HARI
1 Ruang Sirkulasi 540
2 Ruang Baca & Referensi 256
3 Ruanga Penelusuran 20
Jumlah 816
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
G. Sarana dan Prasarana Perpustakaan
Sarana dan prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
1. Furniture:
a. Meja/kursi layanan b. Meja/kursi belajar c. Meja layanan d. Meja komputer e. Almari katalog f. Almari tas (locker)
g. Almari dan rak display kaca h. Rak buku
i. Rak majalah dan Koran j. Rak buku dorong k. Filling Kabinet l. Papan Koran
n. White board o. Hiasan dinding 2. Peralatan Elektronik:
a. Mesin foto copy b. Komputer dan Printer c. Mesin ketik
d. Ac
e. Kipas angin f. Vacum cleaner
g. Alat laminating dan scanner 3. Audio Visual:
a. Tape recorder b. Sound system c. Televisi
d. Speaker computer 4. Peralatan lain:
a. Pesawat telepon b. Pesawat airphone
c. Jam dinding dan lampu penerangan
H. Kegiatan Perpustakaan
1. Pelayanan Teknis
Kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, adalah:
a. Pengadaan
Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam proses pengadaan bahan koleksi adalah dengan cara pembelian, hadiah, dan juga dengan pengadaan. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai dengan cara menyediakan kotak saran. b. Pengolahan
Pengolahan buku baru atau koleksi baru yang masuk ke UPT Perpustakaan, dimulai dari:
1) Cek fisik buku
Pengecekan keadaan fisik buku meliputi: jumlah buku yang harus sesuai dengan pesanan, keadaan bagus.
2) Klasifikasi
Kegiatan untk mengelompokkan atau pembentukan kelas terhadap bahan pustaka berdasarkan pada ciri-ciri yang sama. 3) Pengecapan
Memberikan tanda atau ciri dengan stempel cap perpustakaan pada buku, baik berasal dari pembelian, hadiah, maupun tukar menukar . Untuk menyatakan bahwa buku itu milik perpustakaan.
Adalah kegiatan pencatatan setiap eksemplar buku dalam buku induk nomor inventaris mencatat pada buku yang bersangkutan.
a) Cap milik dan inventaris buku yaitu : cap atau stempel yang terdiri dari kolom-kolom nomor inventaris dan tanggal pada waktu buku didaftar pada buku inventaris.
b) Pelabelan dan pemberian barcode, kegiatan pemberian kode barcode dan label buku sesuai dengan yang sudah di klasifikasikan di temple pada punggung buku.
5) Input data
Yaitu kegiatan pemasukan data buku ke dalam komputer. c. Perawatan
1) Pengaturan koleksi supaya tidak rusak dan tetap rapi. 2) Mengatur suhu udara dengan cara memasang AC.
3) Merendam cahaya matahari yang masuk dengan cara memasang tirai.
4) Membersihkan ruangan untuk mencegah buku dari serangga-serangga pengerat.
2. Pelayanan Pemakai
Kegiatan pelayanan pemakai yang terdapat di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta sudah melakukan kegiatan sirkulasi secara terotomasi melalui komputer. Layanan sirkulasi ini dilakukan dengan sistem terbuka (open access). Yaitu cara peminjaman pustaka dengan memberi kesempatan pada pengunjung untuk mengambil pustaka sendiri. Jenis layanan yang terdapat di dalam layanan sirkulasi ini, antara lain:
1) Peminjaman dan Pengembalian Buku.
Untuk peminjaman maksimal 2 buah buku, tidak boleh sama judulnya dan mempunyai batas waktu 10 hari, dapat diperpanjang satu kali. Apabila terlambat mengembalikan maka dikenai denda sebesar RP. 500,00 per hari/buku.
2) Penelusuran Buku.
Agar mempermudah pengunjung dalam penelusuran buku/koleksi disediakan fasilitas berupa komputer (OPAC) atau dapat bertanya langsung pada petugas perpustakaan. 3) Pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota)
Dengan syarat sebagai berikut: a) Mengisi blangko pendaftaran.
b) Meyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 satu lembar. c) Membayar biaya administrasi sebesar RP. 3000,00. 4) Pembuatan Surat Keterangan Bebas Pustaka.
a) Mahasiswa/anggota sudah tidak memiliki pinjaman. b) Mengisi blanko pendaftaran.
c) Menunjukkan kartu anggota bila punya.
d) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 satu lembar. e) Membayar biaya administrasi Rp. 5000,00.
b. Pelayanan referensi
Layanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dilakukan secara terbuka (open access), dan penelusuran dapat dilakukan melalui komputer (OPAC). Koleksi di referensi tidak dipinjamkan hanya boleh di copy, untuk mempermudah pengenalan maka koleksi referensi di beri kode “R” dan lebel buku berwarna hijau.
c. Pelayanan Koleksi Cadangan
1000,00 per buku/jam. Syarat peminjaman harus meninggalkan KTA (Kartu Tanda Anggota).
d. Pelayanan Koleksi di Ruang Penelitian.
Koleksi yang terdapat di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen, sekripsi, tesis, dan disertasi. Koleksi ini tidak dapat dipinjamkan tetapi dapat di foto copy sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu bisa difoto copy pada bab 1 saja karena untuk menghindari kerusakan proses penjiplakan pada bahan pustaka tersebut.
e. Pelayanan Penelusuran Informasi.
Dalam layanan ini terdapat berbagi jenis layanan yang dapat ditelusuri melalui komputer (internet), antara lain:
1) Penelusuran informasi melalui internet.
2) Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat Guna (TTG), Paten.
3) Penelusuran BEJ ( Bursa Efek Jakarta)
4) Penelusuran lewat CD-ROM, mengenai jurnal ilmiah, artikel dan lain-lain.
5) Penelusuran Kumpulan Berita Indonesia (kliping elektronik) 6) Penjualan produk bakosurtanal berupa peta bumi, peta lepas
pantai Indonesia dan atlas.
Kegiatan pelayanan administrasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
a. Melayani Tata Usaha Perpustakaan dalam hal surat menyurat dan penyimpanan dokumen.
b. Melayani urusan keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan.
c. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang keseluruhan kegiatan perpustakaan pada Rektor.
d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyedia barang-barang habis pakai untuk keperluan perpustakaan.
I. Tata Tertib Perpustakaan
Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
1. Jam Layanan
Waktu pelayanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah:
Tabel 5 Waktu Layanan
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Hari Pukul
Pagi : 08.00 – 12.00 WIB
Senin S/D Kamis
WIB
Sore/malam : 13.00 – 17.00 WIB
Pagi : 09.00 – 11.30 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Jumat
Sore/malam : 13.00 – 17.00 WIB
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
2. Keanggotaan
Syarat menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah :
a. Membawa/menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) bagi mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta.
b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp.3000,00 dan kartu berlaku sampai 1 tahun akademik.
Kartu anggota setiap pergantian tahun akademik berganti warna, ini untuk mempermudah petugas mengetahui apakah kartu sudah di perpanjang apa belum. Warna kartu anggota berbeda-beda baik untuk mahasiswa, dosen/pegawai UPN “Veteran” Yogyakarta dan anggota luar UPN.
3. Sangsi
Sangsi yang diberikan kepada para anggota UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
a. Keterlambatan pengembalian buku koleksi untuk di ruang sirkulasi dikenalkan denda sebesar Rp. 500,00 per buku/hari.
b. Untuk keterlambatan pengembalian koleksi buku di ruang cadangan di kenakan denda sebesar Rp. 1000,00 per buku/jam.
J. Sumber Dana
Dana yang tersedia untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, berasal dari pusat yaitu Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman. Dana yang diterima setiap tahun kurang lebih Rp.500.000.000,00 yang di alokasikan menjadi dua bagian:
1. Sebagai dana operasional rutin, kurang lebih sebesar Rp.150.000.000,00 yang disalurkan untuk, pemeliharan dan perbaikan pustaka, perawatan sarana dan prasarana perpustakaan, belanja tamu. 2. Dana barang modal, kurang lebih sebesar Rp.350.000.000,00
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisa Pelayanan
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, menyediakaan layanan Penelusuran Informasi. Layanan penelusuran informasi perpustakaan yang biasanya diketahui oleh pemustaka adalah sistem otomasi perpustakaan yang mengacu pada OPAC, namun di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berbeda dengan perpustakaan perguruan tinggi yang lain. Penelusuran informasi memiliki ruangan sendiri, dan memiliki berbagai layanan baik secara otomasi maupun secara manual. Layanan ini menjadi unggulan Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta karena tidak semua perpustakaan memiliki layanan ini.
1. Latar belakang Pelayanan Penelusuran Informasi
Adanya layanan Penelusuran Informasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ini, antara lain dilatarbelakangi oleh:
a. Mendekatkan pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka.
b. Permintaan pemustaka untuk menambah layanan di perpustakaan. c. Kebutuhan di era informasi saat ini mengharuskan perpustakaan
d. Meningkatkan pengetahuan bagi para mahasiswa dan petugas dengan memberi pembelajaran tentang penggunaan layanan-layanan penelusuran informasi.
2. Jenis Layanan Penelusuran Informasi.
a. Layanan jurnal CD-ROM (ProQuest)
ProQuest adalah sebuah vendor database online di luar negeri.
Layanan jurnal dalam bentuk CD-ROM ini menyediakan 4(empat) jenis database, antara lain:
1) Applied science and Technology Plus (ASTP)
Jurnal ilmiah bidang Science and Teknology dalam bentuk abstrak dan full image.
2) Business Periodical Research On Disc Research (BPO)
Jurnal ilmiah di bidang bisnis dan ekonomi, dalam bentu abstrak dan full image.
3) Agricultur
Merupakan jurnal ilmiah dalam bidang pertanian dalam bentuk abstrak dan full image.
4) Agricola
Jurnal ilmiah dalam bidang pertanian dalam bentuk abstrak. 5) Wilson Humanities Society
Layanan jurnal ProQuest di bagi menjadi 2(dua) jenis: 1) Layanan On-Line
Adalah sebuah data base yang disediakan oleh pangkalan data proQuest untuk diakses melalui internet.
Di bedakan menjadi 3(tiga) macam bidang, yaitu:
a) ABI/INFORM (R) Research
Layanan ini mencakup bidang bisnis, keuangan, dan ekonomi. Jenis ini dalam bentuk journals, company profiles, dan wall street jounal.
b) Agricultural Journals
Layanan ini mancakup bidang pertanian dalam bentuk jurnal dan majalah.
c) Applied Science and Technology Plus (ASTP)
Layanan ini mencakup bidang teknologi dalam bentuk jurnal dan majalah.
2) Layanan 0ff-line
Dalam layanan jurnal on-line dan off-line ini, yang paling sering digunakan oleh pengguna adalah jurnal off-line karena data lebih lengkap dan cara penelusuran untuk mendapatkan informasinya lebih mudah.
Alamat ProQuest 1) UPN
WWW.Proquest.com / pqdweb ID : 3GSXPJGGJ6
Pasword : uptupnyk 2) Kopertis
WWW.Proquest.com / pqdweb ID : …………..
Password :
ID dan Pasword kopertis tiap bulan up date. Jenis-jenis koleksi:
1) UPN
a) ABI / INFORM (R) Research b) ProQuest Science Jurnalis 2) Kopertis
a) ProQuest Science Journal b) ProQuest Biology
c) ProQuest Computing
e) Academic Research Library
b. Layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ)
Bursa Efek Jakarta (BEJ atau JSX) adalah sebuah bursa saham di Jakarta, Indonesia. Bursa Efek Jakarta merupakan salah satu bursa tempat di mana orang memperjual belikan efek di Indonesia.
Database Bursa Efek Jakarta menyediakan 4 (empat) macam informasi laporan keuangan suatu perusahaan yang sudah terdaftar di Bursa Efek Jakarta yang di update setiap bulan.
1) Financial Highlight (Ringkasan Keadaan Keuangan)
“Adalah suatu laporan yang mencakup keadaan keuangan fianansial perusahaan, pada tanggal tertentu/untuk setiap peiode.” (Winardi,1989: 210)
2) Interim Report ( Laporan Interim)
“Adalah laporan sementara mengenai kondisi atau posisi keuangan perusahaan” (Winarno, 2003: 275)
3) Audited Annual Financial ( Laporan Keuangan Tahunan) Adalah laporan yang diterbitkan atau dipublikasikan para direktur perusahaan perseroan yang ditunjukan untuk para pemegang saham. Laporan ini dapat berupa neraca,
laporan
laba-rugi, laporan akuntan dan laporan direktur. (Winarno, 2003: 27).
“Adalah selebaran yang dikeluarkan suatu perusahaan atau badan pemerintah yang ditujukan untuk kepentingan informasi kepada calon investor tentang rencana pengeluaran sekuritas” (Winarno, 2003: 362)
Database BEJ menyediakan data yang berupa laporan keungan dari berbagai sektor perusahaan, antara lain:
1) Minning sector/sector pertambangan.
2) Basic industry and chemical sector/sector industry kimia 3) Various industry
4) Consumers good industry/sector industri makanan
5) Property and real estate sector/sector property dan real estate 6) Infrestrukture, utility, and transportation sector/sector
infrastruktur, utility dan transportasi
7) Financial sector, bank/sector keuangan bank.
8) Financial sector, non bank/sector keuangan bukan bank
9) Trade, servis and investment sector/sector perdagangan, servis, dan investasi.
c. Layanan Database PDII-LIPI
PDII adalah salah satu unit kerja di bawah LIPI. Pada awalnya PDII - LIPI mempunyai nama Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN). Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) - LIPI mempunyai tugas untuk melaksanakan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi dan informasi ilmiah, sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh ketua LIPI.
Jenis-jenis koleksi PDII-LIPI. 1) Buku
2) Tesis 3) Seminar
4) Laporan Penelitian 5) Karya Ilmiah 6) Paten Indonesia 7) Paten Asing
8) Jurnal Indonesia dan Asing 9) Teknologi tepat guna
10)Koleksi Mikrofis / Mikrofilm 11)Koleksi Ilmu Sosial
12)Artikel dan Makalah 13)Artikel Jurnal Asing 14)Fulltext Artikel Asing 15)Kliping Koran
17)Full Text Artikel Majalah Asing 18)Riset Unggulan Terpadu
d. Layanan Outlet Peta
Peta adalah gambaran permukaan bumi pada bidang datar dengan skala tertentu melalui suatu sistem proyeksi.
Outlet peta ini terbagi menjadi 2 : 1) Outlet Peta Pusat Survei Geologi
Merupakan hasil kerjasama UPN “Veteran” Yogyakarta dengan pusat survey geologi (PSG) Bandung.
Outlet ini menyediakan : a) Peta Geologi terdiri :
(1) Peta Geologi Skala : 1:100.000
1:250.000 (2) Peta Geologi Regional
Skala : 1: 500.000 1: 1.000.000 1: 5.000.000 (3) Peta Geologi Rinci
Skala : 1: 50.000 1: 100.000 b) Peta Anomali Bouguer
1: 250.000 1: 2.000.000 1: 5.000.000 c) Peta Tematik
(1) Peta geologi kuarter (2) Peta geomorfologi (3) Peta seismotektonik d) Peta skala 1: 5.000.000
(1) Peta bahaya goncangan gempa bumi Indonesia (2) Peta wilayah rawan bencana gempa bumi Indonesia (3) Peta arah kemangnetan purba di Indonesia
(4) Peta sebaran umur radiometri Indonesia (5) Peta seismotektonik Indonesia
2) Outlet peta Bakosurtanal
Merupakan hasil kerjasama UPN “Veteran” Yogyakarta dengan badan Koordinasi Survey dan Pemetaan Nasional (Bakosurtanal). Outlet ini merupakan yang ke 3 di DIY.
Jenis-jenis peta:
a) Peta RBI (Rupa Bumi) Skala : 1: 250.000
b) Peta LLN (Lingkungan Laut Nasional) c) Peta LPI (Lingkungan Pantai Indonesia)
Skala : 1: 250.000 1: 50.000 d) Peta Foto
Skala : 1: 50.000 e) Atlas Dinding
f) Atlas sumber daya nasional pengguna tanah g) Atlas sumber daya kelautan 2006
h) Atlas Indonesia form space i) Atlas pulau-pulau kecil terluar
e. Layanan Internet
Definisi INTERNET : Internet merupakan hubungan antar berbagai jenis komputer dan jaringan di dunia yang berbeda sistem operasi maupun aplikasinya di mana hubungan tersebut memanfaatkan kemajuan media komunikasi (telepon dan satelit) yang menggunakan protokol standar dalam berkomunikasi yaitu protokol TCP/IP.
Fungsi : Internet merupakan media komunikasi dan informasi modren.
1) Bersifat global tanpa batas
2) Tersedia berbagai macam informasi
3) Sarana komunikasi yang efektif dan efisien untuk berbagai keperluan,
4) Biaya lebih ringan
Internet ibarat lautan ilmu pengetahuan dan informasi yang tak bertepi yang siap dijelajahi dan dieksplorasi. Internet merupakan sarana informasi terkini yang begitu luas cakupannya dan siap memenuhi kebutuhan user-nya
Dalam perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi berhubungan erat dengan internet. Internet juga membantu kelancaran pelayanan diperpustakaan, mempermudah pemustaka dalam penelusuran informasi.
B. Mekanisme Layanan Penelusuran Informasi
1. Pemustaka datang ke perpustakaan menuju ruang penelusuran informasi
2. Pustakawan bertanya kepada pemustaka, informasi apa yang akan ditelusur/dibutuhkan
3. Pustakawan memberikan bimbingan seperti :
a. Langkah-langkah menelusur jurnal Pro-Quest 1) Klik Pro-Quest
a) ABI / INFORM (R) Rsearch b) Applied science teknologi plus 3) Klik ok
4) Tulis pada kolom lalu klik search for
5) Klik kolom text display ( untuk melihat ke abstrak )
6) Klik page image display ( masukkan CD yang sesuai yang muncul di fll text : th/bln/th)
b. Cara menelusur BEJ (Bursa Efek Jakarta)
Langkah menelusur Laporan Keuangan Bursa Efek Jakarta 1) Klik icon BEJ
2) Klik file (JSXPCXS INDEX FILES \ JSXPCFS) 3) Pilih salah satu :
a) Stock code
b) Listend company name c) Report type
(1) Audiced annual report (2) Financial high light (3) Interim report (4) Prospectus d) Industri or sector e) Year
4) Klik browse choices
6) Klik execute query (go)
7) Klik 2x pada full report display (laporan keuangan penuh) 8) Klik query screen (mengganti pencarian)
(lebih jelas dilihat pada lampiran 12,hal 75,76) Langkah-langkah Pencarian Data Saham
1) Klik data saham 2) Pilih file data saham
a) Announcement date b) Emiten List
c) Jll Quotation d) LQ - 45 e) Stock Split f) Listed
g) Market Index h) Stock Summary i) Dividen
j) IPO
k) Right Issue
3) Membuka data saham a) Klik 2x
b) Klik open
c) Pilih tahun yang diinginkan
a) Klik edit pilih find (tulis kode perusahaan) b) Klik find next
c) Blok perusahaan yang diinginkan klik kanan copy buka program Microsoft excel klik kanan paste special
d) Klik text
e) Klik ok (lebih jelas dilihat pada lampiran 11,hal 73,74)
c. Langkah-langkah Menelusur Data PDII-LIPI 1) Masukkan CD data
2) Pilih dokumen yang dicari : a) Buku
b) Tesis c) Seminar
d) Laporan Penelitian e) Karya Ilmiah
f) Paten Indonesia, dll. 3) Klik 2x sesuai pilihan
4) Klik cari (muncul beberapa pilihan) 5) Seleksi sesuai pilihan
6) Print untuk pesan
Peta tersedia indeks perpropinsi/indek cakupan data kabupaten atau kota diantaranya:
a) Sumatera
b) Kalimantan dan Sulawesi c) Jawa, Bali dan Nusa Tenggara
Pilih salah satu kabupaten untuk menentukan nomor lembaran peta dan nama lembar yang akan dicari.
2) Pencarian Peta Geologi a) Sumatera
(1)Sumatera bagian utara (2)Sumatera bagain selatan b) Jawa
(1)Jawa Tengah (2)Jawa Barat (3)Jawa Timur c) Nusa Tenggara Timur d) Kalimantan
(1)Kalimantan bagain utara dan natura (2)Kalimantan bagian selatan
e) Sulawesi / Button f) Maluku
g) Papua
(2)Papua bagain selatan
Dan masing-masing mengacu pada index yang telah tersedia.
C. Tingkat Kunjungan
Pengunjung ruang penelusuran informasi diperkirakan sekitar 25 orang per hari. Jumlah pengunjung tidak dapat dianalisis secara tepat karena para pengunjung di ruang penelusuran ini kadang-kadang tidak mengisi daftar persensi pengunjung yang sudah disediakan oleh pustakawan, hal ini disebabkan kurangnya jumlah pustakawan dan sosialisasi tentang peraturan di ruang layanan penelusuran informasi.
D. Hambatan-hambatan
Dalam layanan tidak selalu sesuai dengan yang diharapkan, akan ditemui beberapa hambatan:
1. Tidak adanya Genset
Tidak adanya pembangkit listrik cadangan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta akan merugikan pemustaka yang sedang melakukan penelusuran, karena para pengguna harus menunggu sampai aliran listrik hidup kembali.
Banyak pemustaka yang masih bingung dalam melakukan penelusuran, mereka masih membutuhkan bimbingan dari pustakawa, oleh sebab itu maka perlu melakukan promosi pada tiap-tiap koleksi. 3. Tidak adanya tenaga Teknisi (TI)
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tidak memiliki teknisi yang dapat dihandalkan, sehingga jika terjadi kerusakan tidak dapat langsung di tangani dengan cepat.
4. Ketidak puasan pemustaka menggunakan jurnal CD-ROM bentuk abstrak dan full image.
Dari sekian banyak pemustaka yang menggunakan jurnal CD-ROM, sebagian besar pemustaka yang masih bertanya kepada pustakawan karena kurang jelas menggunakan CD-ROM dalam bentuk abstrak dan full image.
E. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mengupayakan Genset
karena hasil penelusuran yang sudah ditemukan tidak dapat mucul pada saat komputer hidup kembali.
Upaya agar pemustaka tidak merasa dirugikan yang diakibatka oleh aliran listrik yang padam, maka UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu menyediakan sebuah genset agar layanan penelusuran tetap berjalan terus walaupun aliran listrik padam.
2. Melakukan promosi dan pendidikan pemustaka
Layanan ini akan berhasil bila komunikasi antara pemustaka dan pustakawan dapat tercipta dengan baik, pustakawan memberikan bimbingan dan arahan tentang apa yang ingin dicari di ruang penelusuran. Peran pustakawan disini sangat besar guna kelancaran penelusuran dan ditunjang oleh beberapa aspek peralatan seperti komputer, indeks, CD-ROM, dan juga pustakawan yang mengerti penelusuran dengan media digital, juga para pemustaka yang memahami proses penelusuran.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu melakukan promosi untuk memperkenalkan layanan informasi kepada pemustaka apa saja, yang terdapat di ruang layanan penelusuran informasi dan bagai mana cara penelusuranya. Agar efektifitas penggunaan layanan dapat tercapai.
3. Pustakawan di berikan kursus tentang TI.
Upaya ini dilakuakan untuk mengurangi ketergantungan perpustakan pada pihak luar, sehingga jika terdapat hambat-hambatan seperti komputer terkena virus, dapat dengan cepat ditangani.
4. Menyediakan jurnal dalam bentuk full text
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari beberapa pembahasan yang penulis sampaikan di depan, dapat ditarik kesimpulan sebagai brikut:
5. Jenis layanan yang ada pada bagian pelayanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah, layanan jurnal CD-ROM (ProQuest), layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ), layanan Database PDII-LIPI, layanan Outlet Peta, Layanan Internet.
6. Prosedur layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yaitu, Pemustaka datang ke perpustakaan menuju ruang penelusuran informasi, pustakawan bertanya kepada pemustaka, informasi apa yang akan ditelusur/dibutuhkan, pustakawan memberikan bimbingan seperti : Langkah-langkah menelusur jurnal Pro-Quest, Cara menelusur BEJ (Bursa Efek Jakarta), Langkah-langkah Menelusur Data PDII-LIPI, Langkah-Langkah Pencarian Peta.
teknisi, ketidak puasan pemustaka menggunakan jurnal CE-ROM bentuk abstrak dan full image.
8. Untuk mengatasi beberapa hambatan tersebut UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta mengtasinya dengan cara, mengupayakan genset, melakukan promosi dan pendidikan pemustaka, pustakawan di berikan kursus tentang TI, dan menyediakan jurnal dalam bentuk full text.
9. Layanan penelusuran informasi ini menjadi layanan unggulan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Karena tidak semua perpustakaan memiliki layanan ini.
B. SARAN
Saran yang dapat di sampaikan untuk UPT Perpustakan UPN “Veteran” Yogyakarta, sebagai berikut:
1. Mengupayakan Genset agar layanan perpustakaan tidak terganggu, jika aliran listrik mati, terutama di ruang layanan penelusuran informasi
2. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pemustaka, UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu menambah pustakawan yang mempunyai keahlian dibidang TI, karena Sumber Daya Manusia yang ada sekarang di rasa masih kurang.
dilanjutkan secara terus menerus dan berkelanjutan, untuk menenggulangi dengan cepat jika terjadi trouble.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistiyo. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, Rosda Grup.
Basuki, Sulistiyo. 1999. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1989. Jakarta: Balai Pustaka.
NS. Sutarno. 2004. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Samitra Media Utama
Qulyubi, Syihabudin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jogjakarta: IAIN Sunan Kalijga.
W. Gulon. 2004. Metode Penelitian. Jakarta: Grafindo. Winardi. 1989. Kamus Ekonomi. Bandung: Pusat Grafika.
