RANCANGAN
DATABASE
SISTEM INFORMASI
TERKOMPUTERISASI ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN
SIKLUS PENGELUARAN PADA HOTEL FATAMORGANA
BITUNG
Oleh :
MONIKA APRILIA RUMOKOY
NIM : 232009118
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
:EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
MOTTO
♥ “Aku senantiasa mengucap syukur kepada Allahku karena kamu
atas kasih karunia Allah yang di anugerahkan-Nya kepada kamu
dalam Kristus Yesus. Sebab didalam Dia kamu telah menjadi kaya
dalam segala hal: dalam segala macam perkataan dan segala macam
pengetahuan, sesuai dengan kesaksian tentang Kristus, yang telah
diteguhkan diantara kamu”. (1 Korintus 1:4-7)
♥ “Sebab aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada
pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman TUHAN, yaitu
rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk
memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan.” (Yeremia
29:11)
♥ “Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah
segala rencanamu.” (Amsal 16:3)
♥ “Seberapa besar kesuksesan anda bisa diukur dari seberapa kuat
keinginan anda, setinggi apa mimpi-mimpi anda, dan bagaimana
anda memperlakukan kekecewaan dalam hidup anda.”-Robert
Kiyosaki
♥ “Never say “No, I can’t “ if you dont ever
Try it because where there is a will, there is a way.
A successful comes to the one who tries to get it,
ABSTRACT
Fatamorgana hotel was using manual methods in recording and processing the transactions. As the information technology assist improve the performance of the hotel is more accurate and reliable. Based on the background of this research aims to design database applications for revenue cycle and expenditure cycle on Fatamorgana Hotel by using application XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accessed by Visual Basic 6.
Methods of collecting data used in this research were using interview method with its store manager and observation. Data source on this research were revenue cycle and expenditure cycle from Fatamorgana Hotel. Analysis technique of the research was using descriptive qualitative.
This worksheet derive designed system by using database for inflow and outflow cycle for Fatamorgana Hotel Bitung. By applying this database system, there are some benefits, such as data storage is now centralized, transaction calculation is now automatically and resulting an ontime information. This database system application is using application XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accesed by Visual Basic 6,inclusive of 19 tables, 18 forms, 14 reports and one main menu.
Database system application need the owner to well managed the system, so that giving such a training for the staff is needed. Staff is also should do data backup weekly.
SARIPATI
Hotel Fatamorgana menggunakan cara manual dalam pencatatan dan pengelolaan transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan adanya teknologi informasi membantu meningkatkan kinerja hotel lebih akurat dan dapat diandalkan. Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini bertujuan untuk merancang
database sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dengan aplikasi XAMPPcontrol paneldirancang dengan MySQL dengan basis data menggunakan Visual Basic 6.
Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara dengan manajer hotel dan observasi. Siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dari Hotel Fatamorgana yang menjadi sumber data pada penelitian ini. Teknik analisis yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif. Kertas kerja ini menghasilkan sistem rancangan database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran untuk Hotel Fatamorgana Bitung. Dengan adanya sistem aplikasi
database ini, beberapa keuntungan yang dapat diperoleh yaitu penyimpanan data-data transaksi yang terpusat, perhitungan transaksi yang otomatis, dan penyajian informasi yang tepat waktu. Bagian-bagian yang termasuk dalam menu utama aplikasi database terdiri dari 19 tabel,18form, 14 laporan, dan sebuah main (menu utama). Penggunaan aplikasi database ini mengharuskan agar pemilik melakukan pelatihan kepada karyawan supaya dapat menjalankan aplikasi ini. Karyawan juga harus melakukan backup data setiap minggu.
KATA PENGANTAR
Pada perusahaan jasa, sebagian besar melakukan aktivitas bisnisnya terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, begitu juga dengan hotel Fatamorgana Bitung. Aktivitas penjualan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan yang telah terjadi berkaitan erat dengan siklus pendapatan, serta aktivitas pembelian dan pembayaran barang dan jasa yang berkaitan erat dengan siklus pengeluaran. Penelitian ini dilakukan oleh penulis untuk dapat membantu Hotel Fatamorgana Bitung dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam proses menyimpan, menampilkan, dan mencari kembali data-data mengenai penjualan yang jumlahnya sangat banyak serta menunjang pembuatan laporan penjualan dan pembelian dalam waktu yang cepat, dan akurat.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik diharapkan juga semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan keilmuan di bidang ekonomi bagi pembaca dan pihak lain yang berkepentingan.
Salatiga, 24 Januari 2014
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur atas berkat dan kasih yang Tuhan Yesus berikan sehingga memampukan penulis untukmenyelesaikan tugas akhir dengan judul “Rancangan
Database Sistem Informasi Terkomputerisasi atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung” dengan baik. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari kekurangan, bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu, memotivasi, memberikan doa dan dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1. Mami dan om-omku tercinta, Dra. Meiko .A. Tumundo, Drs. Oktavianus W.Ch. Tumundo, dan Agustivo .J.E. Tumundo SE, M.Si serta adik-adikku tersayang Sinyo Hardiknas Rumokoy dan Syalom Tumundo Tonaas Rumokoy, terima kasih atas cinta dan kasih sayang yang selalu diberikan kepada saya dan juga doa dan semangat setiap saat.
2. Mamaku tercinta, Dientje Pinontoan yang selalu memberikan semangat dan doa, serta papaku tersayang Almh. Drs. Karel. D. Tumundo yang menjadi motivasiku meneruskan hidup mencapai masa depan, terima kasih banyak, Tuhan selalu menjaga kita semua.
4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang setia dalam berbagi pengetahuan selama masa kuliah.
5. Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis serta staf Perpustakaan Umum yang membantu penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
6. Tante-tanteku yang selalu menyemangati, Venny Lengkong, dan Deisy Tampi, serta saudara-saudariku tersayang Billy, Bella, Kezia, dan Avrello, terima kasih, Tuhan berkati.
7. Sahabat-sahabat di Salatiga, Bella, Astrid, Cintya, Ceria, Adit, Hana,, Tika,Yusthin, Wenly, Kak Nana, Kak Mitra, Arvil, Zefa, Willy, Teza, Marcel dan Hendy, yang telah menemani dalam suka dan duka, terima kasih juga atas bantuan, semangat dan doa selama ini, Tuhan berkati kita semua.
8. Hotel Fatamorgana, Om Utu selaku manajer, terima kasih atas semua bantuan informasi yang diberikan kepada saya.
9. Teman-teman yang membantu dalam kesulitan selama ini, Kak Ando, Edward, Sabda, dan Mas Erick. Tuhan memberkati.
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ... ii
Persetujuan Kertas Kerja ... iii
Motto ... iv
Abstract ... v
Saripati ... vi
Kata Pengantar ... vii
Ucapan Terima Kasih ... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar ... xiii
PENDAHULUAN ... 1
Latar Belakang Penelitian ... 1
Masalah Penelitian ... 3
Persoalan Penelitian...4
Tujuan Penelitian...4
Manfaat Penelitian...5
LANDASAN TEORI ... 5
Siklus Pendapatan ... 5
Siklus Pengeluaran ... 5
Sistem Informasi Perhotelan...6
Diagram Hubungan Entitas...7
Model data REA...7
METODOLOGI PENELITIAN ... 8
Objek penelitian ... 8
Jenis Data ... 9
Teknik dan Langkah Analisis...9
PEMBAHASAN ... 10
Gambaran Objek Penelitian ... 10
Struktur Organisasi ... 11
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran ... 13
Perancangan Database ... 26
KESIMPULAN DAN SARAN ... 52
Kesimpulan ... 52
Saran ... 54
Keterbatasan penelitian...55
DAFTAR PUSTAKA ... 56
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Masalah-masalah yang terjadi ... 4
Tabel2 Tugas dan Tanggung jawab tiap bagian struktur organisasi ... 12
Tabel 3 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan ... 26
Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pengeluaran ... 28
Tabel 5 Pengguna Form...42
Tabel 6 Pengguna Laporan...46
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi ... 11
Gambar2 FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas kamar ... 16
Gambar3FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ... 17
Gambar4 RekomendasiFlowchart Siklus Pendapatan fasilitas kamar... 20
Gambar5RekomendasiFlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ... 23
Gambar6FlowchartSiklus Pengeluaran ... 25
Pendahuluan
Seiring berjalannya waktu, penggunaan teknologi informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama dalam menunjang peningkatan kinerja suatu proses bisnis usaha. Dengan adanya teknologi informasi pada setiap organisasi perusahaan akan meningkatkan kinerja perusahaan yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Oleh sebab itu setiap perusahaan sudah seharusnya mempersiapkan sistem informasinya sebagai langkah awal bagi manajemen perusahaan untuk mengambil suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
Sistem informasi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Pada prakteknya proses manual mengolah datanya dengan menyimpan setiap transaksi pada pembukuan. Pada sistem terkomputerisasi, data disimpan dalam komputer, sehingga dengan sistem terkomputerisasi lebih memudahkan kinerja perusahaan dalam pencatatan transaksi dalam jumlah yang banyak.
Salah satu masalah operasional yang sering dihadapi oleh perusahaan khususnya hotel adalah lamanya dalam memproses pencarian kamar,pemesanan kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Banyaknya transaksi yang dilakukan dan disimpan akan menyulitkan perusahaan untuk melakukan manajemen data yaitu memproses pencarian kamar, pemesanan kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Pengolahan data yang lama akan menyebabkan kinerja perusahaan menjadi kurang optimal.
Utara. Dengan ketersediaan unit kamar sebanyak ± 120 kamar dengan tingkat hunian mencapai ≤70 unit kamar per hari, membuat karyawan mengalami kesulitan dalam mengolah data-data transaksi tersebut.
Penggunaandatabase dapat membantu mempercepat pencatatan dan penyajian informasi. Dalam penyajian informasi menggunakan database
mempermudah pemilik dalam memeriksa informasi kamar yang sering dipesan, pemilik juga dapat melihat nama-nama pelanggan yang sering memesan kamar, dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pemilik.Sehingga penerapan sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dapat mempercepat proses penyusunan, perhitungan, dan pemeriksaan data.
Untuk menunjang aktivitas transaksi pada hotel, memerlukan sistem informasi hotel yang baik.Transaksi hotel sehari-hari adalah menerima tamu
(check in), mendata tagihan tamu, dan pembayaran tamu.Kemudian dari transaksi tersebut pemilik memeriksa kembali data-data transaksi yang telah dicatat oleh karyawan.Transaksi pendapatan dan pengeluaran menjadi transaksi utama pada Hotel Fatamorgana Bitung yang membuat penyajian informasi membutuhkan waktu lama. Dengan adanya sistem informasi hotel maka pihak hotel dan pemilik akan sangat terbantu dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
Perangkat yang saat ini dimiliki oleh Hotel Fatamorgana adalah komputer dengan spesifikasi Monitor, Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz,
ini dapat dioptimalkan untuk merancangkan database sistem informasi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung.
Hotel Fatamorgana mempunyai beberapa siklus operasi dasar transaksi seperti siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus keuangan, dan siklus sumber daya manusia / penggajian. Aktivitas operasi jasa hotel ini lebih banyak pada aktivitas penjualan jasa hotel dan aktivitas pembelian kebutuhan hotel, sehingga fokus pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
Berikut ini adalah tabel masalah yang sering dihadapi adalah : Tabel 1
Masalah-masalah yang sering terjadi Pada Hotel Fatamorgana
Keterangan Masalah
Menyimpan data Banyaknya data penjualan dan pembelian membuat karyawan kesulitan menyimpan data-data sehingga ada beberapa data-data penjualan dan pembelian yang lupa untuk disimpan.
Menampilkan data kamar Banyaknya kamar membuat karyawan membutuhkan waktu lama dalam mengecek ketersediaan kamar yang masih kosong
Mencari data Pemilik kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari data-data penjualan yang jumlahnya sangat banyak
Laporan penjualan dan pembelian Banyaknya laporan penjualan dan pembelian yang dicatat oleh karyawan, membuat pemilik membutuhkan waktu lama dalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan masalah penelitian di atas yang menjadi persoalan penelitian yang hendak dikaji adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana gambaran siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung?
b. Bagaimana perancangan database sistem informasi terkomputerisasi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung?
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk merancang
Manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu karyawan mencatat dan menyajikan informasi kamar, dan informasi pelayanan jasa lainnya.
2. Membantu dan mempermudah pemilik memeriksa laporan setiap transaksi yang telah dicatat karyawan.
3. Membantu pemilik untuk pengambilan keputusan informasi secara cepat dan akurat.
Landasan Teori
Siklus Pendapatan
Menurut Romney & Steinbart (2011 :354) siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Dengan demikian, siklus pendapatan merupakan proses yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari transaksi-transaksi untuk menyediakan barang atau jasa kepada entitas lain untuk memperoleh penerimaan kas dari pemberian barang atau jasa ke entitas terrsebut.
Siklus Pengeluaran
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk dapat berfungsi dengan baik. Dokumen yang dipakai untuk mencatat data kegiatan pada siklus pegeluaran adalah daftar permintaan barang, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan cek.
Sistem Informasi Perhotelan
Menurut Abduh (2005 : 15) sistem informasi perhotelan adalah sistem yang mengelola proses yang ada pada penginapan seperti hotel, wisma, dan jenis penginapan lainnya dengan terkomputerisasi yang dapat memudahkan pengelola hotel dalam menjalankan proses perhotelan yang berupa pemesanan kamar hingga menghasilkan suatu faktur pembayaran hingga laporan keuangan berdasarkan periode-periode tertentu.
Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut.
Database
Database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan
file. Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 95), database adalah suatu gabungan
Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah database
adalah agar dapat menentukan kembali data dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan yaitu kecepatan dan kemudahan, efisiensi ruang penyimpanan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan pemakai (Fathansyah, 2007 : 5).
Diagram Hubungan Entitas
Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 134) diagram hubungan entitas (entity-relationship diagram atau yang sering disebut ERD) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas tersebut.
ERD tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis merupakan model sutau organisasi. Jadi, ERD dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.
Model data REA (Resource Event Agent)
aktivitas rantai nilai suatu organisasi-organisasi. Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Dalam data REA, entitas sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.Entitas kegiatan (event) adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Sedangkan pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Metodologi Penelitian
Objek Penelitian
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan melalui penelitian lapangan dan mengelolanya sendiri (Supramono dan Utami, 2003:24). Data primer yang diambil adalah hasil wawancara pada manajer hotel dan hasil observasi pada saat karyawan mencatat transaksi mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana Bitung.
Sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang telah ada (Sekaran, 2006 : 315). Data sekunder dalam penelitian ini adalah catatan atau dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana seperti nota tagihan pembayaran, buku laporan pemesanan kamar, laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas.
Teknik dan Langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik deskriptif kualitatif. Langkah analisis yang dilakukan penelitian ini adalah :
a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana
b. Menggambarkan relasi antar entitas dan kardinalitasnya.
c. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana Bitung.
1.) Membuat tabel,query,form,report, dan switchboard
d. Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data transaksi dari hotel untuk menguji kelayakan database sistem informasi yang baru.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Hotel Fatamorgana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa berdiri pada tahun 1992 yang beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet Dua-Kota Bitung Sulawesi Utara.Pemimpin dan pendiri Hotel Fatamorgana adalah Alm. Bapak Karel Dengah Tumundo. Sejak meninggalnya Bapak Karel Dengah Tumundo, Hotel Fatamorgana sekarang dipimpin dan dijalankan oleh dua anaknya yaitu Meiko Altje Tumundo dan Agustivo Jose Imanuel Tumundo.
Sarana hotel yang tersedia antara lain adanya tempat parkir yang memadai, jalan lingkungan (komplek hotel) yang luas, adanya beberapa kamar hotel yang dilengkapi dengan garasi mobil untuk tamu yang menginap,adanya aula yang bisa di pakai untuk rapat dan acara lainnya. Sedangkan kebutuhan prasarana antara lain ruang lobby, perlengkapan yang cukup, kebersihan dan kenyamanan hotel, penyediaan perlengkapan kebutuhan tamu hotel, serta pelayanan sarapan pagi untuk tamu hotel yang menginap.
Hotel Fatamorgana menambah kamarnya dengan memperluas lahan usahanya sehingga sekarang Hotel Fatamorgana memiliki ± 120 kamar dan 1 gedung besar yang nantinya di sewakan untuk kegiatan seperti meeting, resepsi pernikahan, dan lain-lain. Karyawan yang dimiliki adalah 7 karyawan laki-laki.
Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana
Gambar 1 Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana Bitung
Sumber : Hasil Wawancara kepada Manajer Hotel
Pemilik Hotel 1 Pemilik Hotel 2
Manajer Hotel
Bagian Penjualan Kamar
Bagian Penjualan Gedung
Bagian Keuangan Penjualan Kamar
Beberapa tugas dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi diatas :
Tabel 2
Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian Pada Hotel Fatamorgana
Bagian Tugas dan Tanggung jawab
Pemilik 1 • Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
• Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
• Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
• Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan gedung yang
dicatat oleh bagian keuangan penjualan gedung.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
• Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
• Mengurusi pemberian gaji karyawan
Pemilik 2 • Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
• Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
• Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
• Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
• Mengurusi pemberian gaji karyawan
Manajer Hotel • Mengawasi kinerja karyawan
• Membantu pemilik melakukan pembelian perlengkapan dan peralatan
yang dibutuhkan hotel dan karyawan
• Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
kamar dan pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan kamar.
• Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
gedung dan mencatat pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan gedung
Bagian Penjualan Kamar
• Mencatat semua pesanan kamar dari tamu
• Menagih piutang tamu
Bagian Penjualan Gedung
• Mencatat semua pesanan gedung dari tamu
• Menagih piutang tamu
Bagian Keuangan
Penjualan Kamar
• Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan pembelian
dan penjualan kamar
• Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
Bagian Keuangan Penjualan Gedung
• Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan penyewaan
gedung
• Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
kepada manajer
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan, dan Pengeluaran
Siklus Pendapatan
a. Siklus Pendapatan untuk fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan kamar hotel dimulai ketika ada pesanan dari tamu melalui telepon atau tamu yang datang langsung ke hotel
2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan kamar mengecek ketersediaan kamar sesuai spesifikasi kamar dari tamu. Apabila kamar penuh/tidak tersedia kamar, maka karyawan langsung memberitahukannya kepada tamu .
3. Apabila kamar tersedia/ada kamar yang kosong maka bagian penjualan kamar hotel akan mencatat pesanan kamar sesuai spesifikasi pesanan kamar dari tamu ke daftar pesanan kamar kemudian daftar pesanan kamar yang tersedia di berikan kepada bagian keuangan penjualan kamar
5. Setelah membuat nota penjualan kamar rangkap tiga, maka nota penjualan rangkap 1 dan rangkap 2, dengan daftar pemesanan kamar diberikan kepada bagian penjualan kamar untuk diproses
6. Sedangkan nota penjualan rangkap 3 disimpan di bagian keuangan penjualan kamar sebagai arsip
7. Setelah nota penjualan kamar dua rangkap dan daftar pesanan kamar diterima bagian penjualan kamar, karyawan bagian pelayanan kamar mengantarkan tamu ke kamar pesanannya dan memberikan nota penjualan kamar rangkap 1.
8. Sedangkan nota penjualan kamar rangkap 2 dengan daftar pesanan kamar disimpan di bagian penjualan sebagai arsip.
b. Siklus Pendapatan untuk non fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan untuk penyewaan gedung dimulai ketika ada pesanan dari tamu melalui telepon atau tamu yang langsung datang menyewa
3. Apabila gedung tersebut belum di pesan maka karyawan bagian pelayanan gedung mencatat pesanan gedung di daftar pesanan gedung kemudian diberikan ke bagian keuangan penjualan gedung
4. Daftar pesanan gedung yang di berikan bagian penyewaan gedung, oleh bagian keuangan penyewaan gedung dibuat nota penyewaan gedung tiga rangkap
5. Kemudian nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar pesanan gedung diberikan ke bagian penyewaan gedung
6. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 3 disimpan sebagai arsip
7. Setelah nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar pesanan gedung yang diterima bagian penyewaan gedung, maka karyawan bagian pelayanan gedung memproses gedung dengan mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu
8. Setelah mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu, nota penyewaan gedung rangkap 2 dan daftar pesanan gedung disimpan sebagai arsip oleh bagian penjualan gedung. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 1 diberikan kepada tamu sebagai bukti pembayaran penyewaan gedung
Gambar 2
Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Kamar Hotel Fatamorgana
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL
Gambar 3
Dalam siklus pendapatan untuk fasilitas kamar ini menggunakan dokumen daftar pesanan kamar dan nota penjualan kamar. Daftar pesanan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, tanggal masuk (check in), jam masuk (check in), dan keterangan untuk nama kantor yang belum didata. Nota penjualan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, jam check in, jam check out, nomor kamar, harga hotel per malam, harga restaurant, harga
laundry, pajak, total harga, tanda-tangan dari karyawan yang menangani transaksi tersebut.
• Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan kamar terlebih dahulu saat pelanggan memesan kamar dan menyebutkan spesifikasi kamar yang diinginkan. Jika kamar dengan spesifikasi tersebut tidak tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan database,
karyawan cukup mengecek melalui database ketersediaan kamar, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Pada saat check in,pelanggan akan diminta untuk membayar DP kamar dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan kamar. Setelah pelanggan akan check out, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database
maka akan langsung diinput dalam file penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Gambar 4
Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Kamar Hotel Fatamorgana
Dalam siklus pendapatan fasilitas gedung ini pencatatan transaksinya menggunakan buku daftar pesanan gedung, dan nota penjualan gedung.Daftar pesanan gedung ini hanya berisi tanggal pemesanan gedung, jam, dan keterangan fasilitas gedung yang dipesan. Sedangkan nota penjualan gedung berisikan nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, nama gedung,tanggal pembayaran. keterangan pemakaian, fasilitas yang dipakai, harga fasilitas,pajak, total harga, tanda-tangan karyawan yang menangani transaksi tersebut.
• Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan gedung sesuai tanggal yang dipesan. Jika gedung pada tanggal yang dipesan tersebut tidak tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan database, karyawan cukup mengecek melalui database
ketersediaan gedung, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Pada saat pemesanan,pelanggan akan diminta untuk membayar DP gedung sebagai tanda jadi dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan gedung. Setelah pelanggan selesai menggunakan gedung, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database maka akan langsung diinput dalam file
penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Gambar 5
Siklus Pengeluaran
1. Manajer melakukan pemesanan kepada supplier
2. Supplier menerima pesanan pembelian dan membuat nota pembelian rangkap tiga. Rangkap 2 disimpan oleh supplier, rangkap 1 diberikan pada bagian penjualan yang disimpan urut nomor dan rangkap 3 diberikan pada bagian pengangkutan.
3. Supplier melakukan pengiriman barang kepada hotel
4. Karyawan bagian keuangan hotel mengecek kembali pengiriman barang
5. Bagian penjualan hotel menerima pengiriman barang dan menyimpan stok
Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pengeluaran di Hotel Fatamorgana Bitung
Gambar 6
Database Hotel Fatamorgana Bitung
1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan pada Hotel Fatamorgana Bitung memiliki beberapa entitasyaitu :
a. Agent yang terdiri dari tamu, supplier, dan karyawan
b. Event yang terdiri dari reservasi kamar, reservasi gedung, transaksi penjualan, pemesanan makanan dan minuman, transfer, dan penerimaan kas
c. Resource yang terdiri dari Fasilitas kamar, data kamar, fasilitas gedung, fasilitas lain, kas, dan bank
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakanatribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana.
Tabel 3
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pendapatan Hotel Fatamorgana
Entitas Atribut
Tamu Nomor tamu (primary key); nama tamu; alamat tamu; nomor telepon, alamat email; jumlah DP; tgl reservasi; dan jenis reservasi
Karyawan Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor telepon; jabatan; username; password
Fasilitas Kamar Kode fasilitas kamar (primary key); nama kelas; jenis fasilitas; dan harga kelas kamar
2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana memiliki beberapa entitas yaitu :
1. Agent yang terdiri dari karyawan dan supplier
2. Event yang terdiri dari pembelian dan perbaikan sarana, biaya lain, dan pengeluaran kas
Fasilitas Gedung Kode fasilitas gedung (primary key); jenis fasilitas gedung; dan harga gedung
Kas Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Fasilitas lain Kode fasilitas lain (primary key); nama fasilitas; harga; jenis fasilitas Reservasi kamar Kode reservasi kamar (primary key); tanggal resrvasi; kode fasilitas
kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; total harga; nomor tamu (foreign key); status; kode kamar (foreign key)
Reservasi gedung Kode reservasi gedung (primary key); nomor tamu (foreign key); tgl reservasi; total harga; lama sewa; harga; kode fasilitas gedung (foreign key); status; tgl keluar
Transaksi kamar Kode transaksi kamar (primary key); tgl transaksi;kode karyawan (foreign key); total harga; discount
Detail Transaksi Kamar
Kode kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; harga; kode transaksi kamar (foreign key); kode reservasi kamar (foreign key)
Transaksi Gedung Kode transaksi gedung (primary key); tgl transaksi; kode reservasi
gedung (foreign key); kode karyawan (foreign key); total harga;
discount
Check Out Kode Check Out (primary key); nomor tamu (foreign key); nama tamu; alamat tamu; DP kamar; DP gedung; discount kamar; discount gedung; total biaya kamar; total biaya gedung; pembayaran
Detail Check out Kode Check Out(foreign key); keterangan; quantity; harga; total
Makanan Kode makanan (primary key); nomor tamu (foreign key); kode fasilitas lain (foreign key); harga; tgl pesan; quantity; total harga; status
3. Resource yang terdiri dari kas
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana.
Tabel 4
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana
Entitas Atribut
Supplier Kode supplier (primary key); nama supplier; nama toko; alamat toko; dan nomor telepon
Karyawan Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor
telepon; jabatan; username; password
Pembelian Kode pembelian (primary key); tanggal pembelian; kode karyawan (foreign key); kode supplier (foreign key); keterangan; harga
Kas Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Biaya lain Kode biaya lain (primary key); kode karyawan (foreign key); tgl pembayaran; total; kode keterangan biaya lain (foreign key)
Keterangan Biaya lain
Kode keterangan biaya lain (primary key); keterangan biaya lain; klasifikasi
Mutasi Kas Kode mutasi kas (primary key); dari kas; ke kas; jumlah; tanggal; kode karyawan (foreign key)
Gambar 7
Hubungan Antar Entitas (ERD) Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Pembahasan Table
a. Table fasilitas kamar
Table fasilitas kamar digunakan untuk menyimpan fasilitas tiap kamar. Tabel fasilitas kamar terdiri dari empat field yaitu kode fasilitas kamar, nama kelas, jenis fasilitas, harga kelas kamar. Kode fasilitas kamar berisi kode fasilitas yang tersedia pada tiap kamar, nama kelas berisi nama kelas kamar, jenis fasilitas berisi fasilitas yang tersedia, harga kelas per kamar berisi harga kamar per malam untuk tiap kelas.Table Fasilitas kamar berguna sebagai daftar untuk mengetahui fasilitas-fasilitas tiap kamar Hotel Fatamorgana.
b. Table Fasilitas gedung
Table fasilitas gedung digunakan untuk menyimpan data gedung.Tabel fasilitas gedung terdiri dari tiga field yaitu kode fasilitas gedung, jenis fasilitas, dan harga gedung. Kode fasilitas gedung menunjukkan kode fasilitas gedung yang tersedia, jenis fasilitas berisi nama fasilitas, dan harga gedung berisi harga gedung menurut fasilitas yang tersedia.Table Fasilitas gedung berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas gedung yang ada pada Hotel Fatamorgana.
c. Table fasilitas lain
Table fasilitas lain digunakan untuk menyimpan fasilitas laundry dan pembelian makanan dan minuman. Tablefasilitas lain terdiri dari empatfield
fasilitas lain berisi kode fasilitas lain yang dipakai, nama fasilitas lain menunjukkan nama fasilitas tambahan, harga berisi harga tiap fasilitas yang dipakai, dan jenis fasilitas berisi jenis dari tiap nama fasilitas lain.Table
fasilitas lain berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas hotel lainnya seperti makanan, minuman, dan laundry yang tersedia pada Hotel Fatamorgana.
d. Table Bank
Table bank digunakan untuk menyimpan uang yang diterima.Table
bank terdiri dari tujuhfield yaitu, kode bank, nomor rekening, nama bank, nama pemilik, cabang,jumlah, dan keterangan.Table bank berguna sebagai daftar bank yang dimiliki oleh Hotel Fatamorgana.
e. Table data kamar
Table data kamar digunakan untuk menyimpan data kamar.Table data kamar terdiri dari tiga field yaitu kode kamar, nomor kamar, kode fasilitas kamar.Kode kamar berisi kode dari tiap kamar, nomor kamar berisi nomor kamar hotel, dan kode fasilitas kamar menunjukkan kode untuk fasilitas ditiap-tiap kamar. Table data kamar berguna sebagai daftar data-data kamar yang tersedia pada Hotel Fatamorgana.
f. Table karyawan
namakaryawan, nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan
password.Tablekaryawan berguna sebagai daftar data-datakaryawan yang bekerja di Hotel Fatamorgana
g. Tablesupplier
Tablesupplier merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data
supplier.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode supplier, nama supplier,
nama toko, alamat toko, nomor telepon supplier.Tablesupplier berguna sebagai daftar data supplier Hotel Fatamorgana.
h. Table tamu
Table tamu merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data tamu.Table ini terdiri dari delapan field yaitu nomor tamu, nama tamu, alamat tamu, telepon tamu, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, jenis reservasi .Table tamu berguna sebagai daftar data-data tamu yang pernah melakukan transaksi di Hotel Fatamorgana .
i. Table transaksi kamar
Table transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data transaksi kamar.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode transaksi kamar, tanggal transaksi, kode karyawan, total harga, dan
j. Table Detail Transaksi Kamar
Tabledetail transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk menyimpan detail data transaksi kamar.Table ini terdiri dari enam field yaitu kode kamar, tanggal check in, tanggal check out, harga, kode transaksi kamar,dan kode transaksi gedung. Table detail transaksi kamar berguna sebagai daftar detail transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
k. Table Transaksi Gedung
Tabletransaksi gedung digunakan untuk menyimpan data transaksi gedung.Tabletransaksi gedung terdiri dari enamfield yaitu, kode transaksi gedung, tanggal transaksi, kode reservasi gedung, kode karyawan, total harga, dan discount.Table transaksi gedung berguna sebagai daftar transaksi-transaksi gedung yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
l. Table Makanan
m. Table pembelian
Table pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian kebutuhan hotel.Table ini terdiri dari enamfield yaitu kode pembelian, tanggal pembelian, kode karyawan, kode supplier, keterangan, dan harga.Table
pembelian berguna sebagai daftar transaksi-transaksi pembelian Hotel Fatamorgana.
n. Table biaya lain
Table biaya lain digunakan untuk menyimpan data pengeluaran lain.
Table biaya lain terdiri dari limafield yaitu, nomor nota biaya lain, kode karyawan, tanggal pembayaran, total pembayaran, dan kode keterangan biaya lain. Table biaya lain berguna sebagai daftar dari transaksi biaya lain yang menunjukkan transaksi pengeluaran Hotel Fatamorgana.
o. Table Keterangan Biaya lain
Tableketerangan biaya lain digunakan untuk menyimpan keterangan biaya lain. Tableketerangan biaya lain terdiri dari tiga field yaitu, kode keterangan biaya lain, keterangan biaya lain, dan klasifikasi.Table keterangan biaya lain berguna sebagai daftar yang menunjukkan keterangan biaya lain Hotel Fatamorgana.
p. Table reservasi kamar
fieldyaitu kode reservasi kamar, tanggal reservasi kamar, kode fasilitas kamar, tanggal check in, tanggal check out, total harga, nomor tamu, status, dan kode kamar.Table reservasi kamar berguna sebagai daftardata-data reservasi kamar pada Hotel Fatamorgana.
q. Table reservasi gedung
Tablereservasi gedung merupakan table reservasi yang digunakan untuk menyimpan data reservasi gedung.Table ini terdiri dari sembilan field
yaitu kode reservasi gedung, nomor tamu, tanggal reservasi, total harga, lama sewa, harga, kode fasilitas gedung, status, dan tanggal keluar.Table reservasi gedung berguna sebagai daftar data-data reservasi gedung pada Hotel Fatamorgana.
r. Table kas
Table kas digunakan untuk menyimpan data kas.Table kas terdiri dari tujuh field yaitu kode akun kas, tanggal kas, keterangan, debet, kredit, kode karyawan, dan kode bank.Table kas berguna sebagai daftar yang berisi data-data kas terkait pendapatan dan pengeluaran yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
s. Tablemutasi kas
jumlah, tanggal, dan kode karyawan.Table mutasi kas berguna sebagai daftar dari data mutasi kas Hotel Fatamorgana.
Pembahasan Form
a. Form Fasilitas kamar
Form fasilitas kamar ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput fasilitas kamar. Form ini berisi kode fasilitas kamar, nama kelas, jenis fasilitas, dan harga kelas per kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
b. Form Fasilitas gedung
Form fasilitas gedung ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput fasilitas gedung. Form ini berisi kode fasilitas gedung, jenis fasilitas, dan harga gedung. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
c. Form Fasilitas lain
untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form
ini.
d. Form Bank
Form Bank ini berisi kode bank, nomor rekening, nama bank, nama pemilik, cabang, jumlah , dan keterangan akun. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
e. Form kamar
Form kamar digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data kamar. Form ini berisi kode kamar, nomor kamar, status, nama kelas kamar, jenis fasilitas kamar, dan harga kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
f. Form Karyawan
Form karyawan digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data karyawan. Form ini berisi kode karyawan, nama karyawan, Nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan password. Dalam
mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
g. FormSupplier
Form supplier ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data supplier. Form ini berisi kode supplier, namasupplier, nama toko, alamat, dan nomor telepon. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
h. Form tamu
Form tamu ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data tamu. Form ini berisi nomor tamu, nama tamu, alamat tamu, nomor telepon, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, dan jenis reservasi. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
i. Form transaksi kamar
terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data,dantombol keluar untuk menutup form ini.
j. Form transaksi gedung
Form transaksi gedung ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data transaksi gedung. Form ini berisi kode transaksi gedung, tanggal transaksi, reservasi gedung, jenis fasilitas, nama tamu, harga gedung, fasilitas lain, harga fasilitas, nama karyawan, total harga gedung, total harga fasilitas, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data,dantombol keluar untuk menutup form ini.
k. Form check out kamar dan pembayaran
Form check out kamar dan pembayaran ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput kamar yang telah kosong dan sebagai penginput jumlah pembayaran pesanan. Form ini berisi kode kamar, nomor kamar, nama kelas kamar,dan jenis fasilitas kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol check out untuk menghapus data kamar yang disewa, dan tombol keluar untuk menutup form ini.
l. Form Penjualan makanan/minuman/laundry
minuman. Form ini berisi kode makanan dan minuman, nama tamu, tanggal pesan, nama fasilitas, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
m. Form pembelian atau pengeluaran
Form pembelian dan pengeluaran ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pembelian atau pengeluaran. Form ini berisi kode pembelian atau pengeluaran, nama karyawan, tanggal pesan, nama supplier, keterangan, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini.
n. Form Keterangan Biaya lain
Form keterangan biaya lain ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pengeluaran selain untuk pembelian barang.Form ini berisi kode keterangan biaya lain, keterangan biaya lain, dan klasifikasi biaya. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini.
Form reservasi kamar ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data reservasi kamar. Form ini berisi kode reservasi kamar, nama tamu, tanggal reservasi, kode kamar, fasilitas kamar, tanggal check in, tanggal check out, lama nginap, harga kamar, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini.
p. Form Reservasi gedung
Form reservasi gedung ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data reservasi gedung. Form ini berisi kode reservasi gedung, nama tamu, tanggal reservasi, fasilitas gedung,dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol pembatalan reservasi dantombol keluar untuk menutup form ini.
q. Form Kas
tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup
form ini.
r. Form Mutasi Kas
Formmutasikas ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput mutasi kas ke bank. Form ini berisi kode mutasi kas, tanggal mutasi, nama karyawan, mutasi dari, mutasi ke,dan jumlah mutasi.Dalam form
ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini.
Tabel 5 Pengguna form
pada Hotel Fatamorgana Bitung
Dari tabel pengguna form diatas, diketahui bahwa setiap pengguna form
memiliki user dan password berbeda. Pemilik 1 memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas kamar,form fasilitas gedung,form fasilitas lain,form
Pemilik 2 hampir memiliki wewenang sama dengan pemilik 1, tetapi pemilik 2 tidak memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas gedung karena pemilik 2 hanya bertanggung jawab dalam aktivitas yang berhubungan dengan penyewaan kamar. Manajer memiliki wewenang yang sama dengan pemilik 1 karena manajer yang bertanggung jawab dalam penyewaan kamar dan penyewaan gedung pada Hotel Fatamorgana dan kemudian melaporkannya kepada pemilik 1 dan pemilik 2. Karyawan bagian pelayanan kamar memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas kamar,form fasilitas lain,form kamar,form tamu,form
transaksi kamar,form penjualan makanan/minuman/laundry,form keterangan biaya lain,dan form reservasi kamar. Karyawan bagian pelayanan gedung memiliki wewenang menggunakan form fasilitas gedung,form tamu,form transaksi gedung,dan form reservasi gedung. Karyawan bagian keuangan memiliki wewenang dalam menggunakan form bank,form supplier,form check out kamar dan pembayaran,form pembelian dan pengeluaran,form kas,dan form mutasi kas.
Pembahasan Laporan
a. LaporanData Reservasi kamar
Laporan data reservasi kamar digunakan untuk mengetahui data-data reservasi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
b. Laporan Data Reservasi Gedung
c. Laporan Data Transaksi Kamar
Laporan data transaksi kamar digunakan untuk mengetahui data-data transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
d. Laporan Data Transaksi Gedung
Laporan data transaksi gedung digunakan untuk mengetahui data-data transaksi gedung yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
e. Invoice
Invoice digunakan sebagai rincian transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap dan diberikan kepada tamu saat transaksi pembayaran atau check out.
f. Laporan Data pemesanan fasilitas lain
Laporan data pemesanan fasilitas lain digunakan untuk mengetahui data-data transaksi pemesanan fasilitas lain yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
g. Laporan Data Pembelian atau pengeluaran sarana
Laporan data pembelian atau pengeluaran digunakan untuk mengetahui data-data transaksi pembelian atau pengeluaran perbaikan saran yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
h. Laporan Data Biaya lain
i. Laporan Data Kas
Laporan data kas digunakan untuk mengetahui data-data transaksi pendapatan dan pengeluaran kas yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
j. Laporan Data kamar
Laporan data kamar digunakan untuk mengetahui data reservasi kamar dan transaksi check in kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
k. Laporan Data Rekapitulasi Kas
Laporan data rekapitulasi kas digunakan untuk mengetahui saldo kas awal dan saldo kas akhir dan berisi detail saldo kas yang di bank dan saldo kas yang ada ditangan, dan rugi laba.
l. Laporan rekapan pemakaian kamar
Laporan rekapan pemakaian kamar digunakan pemilik untuk mengetahui kamar yang paling banyak dipesan oleh tamu.
m. Laporan Rekapan pemesanan fasilitas lain
Laporan rekapan pemesanan fasilitas lain digunakan pemilik untuk mengetahui fasilitas yang paling banyak dipesan oleh tamu
n. Laporan Rekapan pemesanan gedung
Tabel 6 Pengguna laporan pada Hotel Fatamorgana Bitung
wewenang dalam menggunakan laporan reservasi kamar, laporan transaksi kamar, laporan pemesanan fasilitas lain,dan laporan biaya lain. Karyawan bagian pelayanan gedung memiliki wewenang menggunakan laporan reservasi gedung, dan laporan transaksi gedung. Karyawan bagian keuangan memiliki wewenang dalam menggunakan Invoice, laporan pembelian dan pengeluaran,laporan biaya lain, dan laporan kas.
Pembahasan Switchboard
Switchboard berguna untuk memudahkan pengguna untuk menjalankan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya seperti form dan report. Di dalam menu utama terdapat 3 bagian yaitu :
1. Transaksi
2. Menu Data-data
Didalam menu data-data terdiri dari form fasilitas kamar yang berguna untuk menginput data fasilitas pada setiap kamar, form fasilitas gedung berguna untuk menginput data fasilitas gedung, form fasilitas lain yang berguna untuk menginput fasilitas lain, form bank yang berguna untuk menginput nama bank yang digunakan, form kamar yang berguna untuk menginput data kamar, form karyawan yang berguna untuk menginput data karyawan, form supplier yang berguna untuk menginput data supplier, form
tamu yang berguna untuk menginput data tamu, dan kembali ke menu utama.
3. Menu Laporan transaksi
untuk memberikan informasi tentang transaksi biaya lain, laporan data kas berguna memberikan informasi tentang kas, laporan data kamar berguna untuk memberikan informasi tentang data kamar hotel beserta fasilitas kamar,laporan data rekapitulasi kas berguna untuk mengetahui rincian saldo yang ada di rekening bank dan kas ditangan dan rekapan saldo awal dan akhir, laporan rekapan pemakaian kamar berguna supaya pemilik dapat melihat kamar yang sering dipesan oleh tamu dengan kamar yang tidak pernah dipesan agar pemilik bisa memberikan promo atau discount spesial untuk setiap kamar yang jarang dipesan oleh tamu, laporan rekapan pemesanan makanan/minuman berguna agar pemilik mengetahui menu makanan/minuman yang paling sering dipesan oleh tamu sehingga pemilik bisa memberikan promo spesial untuk menu yang lain, laporan rekapan pemesanan gedung berguna untuk mengetahui fasilitas gedung yang sering dipesan oleh tamu, dan kembali kemenu utama.
4. Keluar berguna untuk keluar dari aplikasi.
Pembahasan Menu Utama
Tabel 7
Bagian-bagian dalam menu utama aplikasi database
1. Data Penunjang
Menu data penunjang berisi form untuk semua data-data transaksi pada hotel yang berguna untuk melihat data kamar, data fasilitas gedung, data karyawan, data supplier, data bank, data karyawan, data fasilitas kamar,data tamu, dan data keterangan biaya lain.
2. Reservasi
Menu reservasi berisi form untuk reservasi kamar dan reservasi gedung.
Form reservasi kamar berguna untuk menginput transaksi saat tamu melakukan pemesanan kamar dan pemesanan untuk gedung.
3. Transaksi
Menu transaksi berisi transaksi jual-beli, transaksicheck out kamar dan pembayaran. Pada transaksi jual-beli terdapat form pembelian atau pengeluaran yang berguna untuk menginput transaksi terkait pembelian dan penjualan yang berguna untuk menginput transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi. Padaform transaksi penjualan makanan dan minuman berguna untuk menginput transaksi terkait penjualan makanan dan minuman, form
4. Kas
Menu kas berisi semua pendapatan dan pengeluaran kas dan mutasi kas yang terjadi di Hotel Fatamorgana.Form kas dan mutasi kas berguna untuk menginput semua transaksi pendapatan dan pengeluaran.
5. Laporan
Menu laporan terdiri dari laporan data reservasi kamar, laporan data reservasi gedung, laporan data transaksi kamar, laporan data transaksi gedung,
Invoice,laporan penjualan makanan/minuman/laundry,laporan pembelian atau pengeluaran, laporan biaya lain, laporan data kas, laporan data kamar, laporan rekapitulasi kas, laporan rekapan pemakaian kamar, laporan rekapan pemakaian gedung, dan laporan pemesanan makanan/minuman.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil bahasan dapat disimpulkan mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Hotel Fatamorgana :
1. Siklus pendapatan yang terjadi pada Hotel Fatamorgana Bitung meliputi aktivitas hasil penjualan kamar, minuman,makanan, laundry dan penyewaan gedung.
Dalam perancangan database siklus pendapatan dan siklus pengeluaranHotel Fatamorgana membutuhkan aplikasi database yang baik dengan rincian 18 tabel yang berfungsi menyimpan data yaitu:tabel fasilitas kamar, tabel fasilitas gedung, tabel fasilitas lain, tabel bank, tabel kamar, tabel karyawan, tabel supplier, tabel tamu, tabel transaksi kamar, tabel detail transaksi kamar, tabel transaksi gedung, tabel makanan, tabel pembelian atau pengeluaran, tabel biaya lain, tabel keterangan biaya lain, tabel reservasi kamar, tabel reservasi gedung, tabel kas, dan tabel mutasi kas.
Hotel Fatamorgana juga membutuhkan 18formyaitu :form fasilitas kamar,form fasilitas gedung,form fasilitas lain,form bank,form kamar,form
karyawan,form supplier,form tamu,form transaksi kamar,form transaksi gedung,form check out kamar,form penjualan makanan dan minuman,form
pembelian dan pengeluaran,form biaya lain,form reservasi kamar,form reservasi gedung,form kas, dan form mutasi kas.
Laporan juga dibutuhkan untuk membantu pengguna mendapatkan informasi dari setiap transaksi.Hotel Fatamorgana ini memiliki 12 laporan yaitu laporan data reservasi kamar, laporan data reservasi gedung, laporan data transaksi kamar, laporan data transaksi gedung,Invoice, laporan data pemesanan fasilitas lain, laporan data pembelian atau pengeluaran sarana, laporan data biaya lain, laporan data kas, laporan data kamar, laporan rekapitulasi kas, dan laporan rekapan pemakaian kamar. Untuk mempermudah pengguna untuk memanggil
Saran
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting :
1. Hotel Fatamorgana sebaiknya mengubah sistem pencatatan transaksi yang awalnya manual menjadi terkomputerisasi dengan alasan untuk mempermudah pencatatan transaksi yang dilakukan dalam setiap aktivitas yang terjadi, mengurangi biaya dokumen karena hanya berupa softcopy
serta memudahkan pencarian data dan informasi karena sudah tersimpan dalam database sehingga dapat mempercepat waktu pengambilan keputusan mengenai penjualan jasa dan pembelian barang.
2. Menjalankan aplikasi yang telah dirancang melalui program MySQL dan
Visual Basic 6, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penjualan dan pembelian dengan aman, mudah dan cepat.
3. Hotel Fatamorgana sebaiknya menambah 2Personal Computer (PC), 1
Personal Computer (PC) sebagai server atau sebagai pusat data yang terletak diruang manajer, dan 1 Personal Computer (PC)untuk menjalankan aplikasi yang terletak di receptionist, serta menambah printer
untuk mencetak invoice.
software, dan mencegah terjadinya kerusakan hardware komputer yang diakibatkan oleh listrik padam, dan manajer harus melakukan backup data setiap harinya untuk menjaga keamanan data.
5. Memberikan pelatihan kepada karyawan bagian pelayanan kamar, karyawan bagian pelayanan gedung, karyawan bagian keuangan penjualan kamar, dan karyawan bagian keuangan penjualan gedung dan tiap karyawan harus memiliki user id dan password sendiri agar dapat menjalankan aplikasi rancangan database dengan MySQL dan Visual Basic 6.
6. Manajer harus melakukan backup data setiap harinyadengan menggunakan media penyimpanan Compact Disk (CD).
Keterbatasan Penelitian
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah, Ir (2007). Basis Data. Bandung: Informatika.
Gunawan, Michael R. H (2010). Perancangan database pada Siklus Pendapatan PT. Tunggal Djaja Indah Semarang.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Hutabarat, Nancy N. M (2011). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Isya
Collection.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Sukmawati, Inge (2011).Perancangan Basis Data Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Rumah Makan Kembang Joyo Pati.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Ihalauw, John J. O. I., 2008. “Konstruksi Teori Komponen dan Proses”, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.
Kenneth C. Laudon.Windows Server 2003 Network Infrastructure Implementing and Maintaining (Exam 70-291).Prentice Hall Certification Series.New York University.2004
Soesilowati, Vika (2006). Siklus Penerimaan Kas Pelayanan Jasa Penginapan Quality Hotel Wahid Salatiga. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Sukmawati, Inge (2011).Perancangan Basis Data Siklus Pendapatan dan SiklusPengeluaran Rumah Makan Kembang Joyo Pati.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Supramono, dan Intiyas Utami. 2003. Desain Proposal Penelitian, Salatiga: Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana
Syamsir Abduh (2005).Sistem Informasi Perhotelan. Universitas Trisakti, Jakarta
Uma Sekaran (2006). Metodologi Penelitian Untuk Bisnis, Edisi 4,Buku 1,
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. DATA DIRI
Nama : Monika Aprilia Rumokoy
NIM : 232009118
Alamat : Jl. Samuel Languyu no. 14, Winenet Dua Link.I Aertembaga, Kota Bitung-Sulawesi Utara. Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Kristen Protestan Telepon : 085799903878
E-mail : monikaaprilia91@yahoo.com
B. PENDIDIKAN
2009- 2014 : Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Fakultas Ekonomika dan Bisnis, JurusanAkuntansi 2006 - 2009 : SMA Negeri 2 Bitung
2003 - 2006 : SMP Negeri 2 Bitung 1997 - 2003 : SD Katolik Aertembaga 1996 -1997 : TKHang Tua Bitung
C. PENGALAMAN PRIBADI
Pengalaman Organisasi
• Anggota Kepengurusan LK FEB unit “Ascarya Journalistic” 2009 • Bendahara Kepengurusan LK FEB unit“Ascarya Journalistic” 2010 • Bendahara panitia “Dies Natalis FEB ke 51” 2010
• Panitia “ Electro Vaganza” 2011
LAMPIRAN I
Kumpulan Tabel
1. Tabel Fasilitas Kamar
2. Tabel Fasilitas Gedung
4. Tabel Bank
5. Tabel Kamar
7. Tabel Supplier
8. Tabel Tamu
10. Tabel Detail Transaksi Kamar
11. Tabel Transaksi Gedung
12. Tabel Check Out
14. Tabel Makanan
15. Tabel Pembelian
17. Tabel Keterangan Biaya Lain
18. Tabel Reservasi Kamar
20. Tabel Kas
LAMPIRAN II
Kumpulan Form
1. Form Fasilitas Kamar
2. Form Fasilitas Gedung
4. Form Bank
5. Form Kamar
7. Form Supplier
8. Form Tamu
10.Form Transaksi Gedung
11.Form Check Out Kamar dan Pembayaran
13.Form Pembelian dan Pengeluaran
14.Form Keterangan Biaya Lain
16.Form Reservasi Gedung
17.Form Kas
LAMPIRAN III
Kumpulan Laporan
1. Laporan Data Reservasi Kamar
2. Laporan Data Reservasi Gedung
4. Laporan Data Transaksi Gedung
5. Invoice
7. Laporan Data Pembelian atau perbaikan sarana
8. Laporan Data Biaya Lain
10. Laporan Data Kamar
12. Laporan Rekapan Pemakaian Kamar
13. Laporan Rekap Data Fasilitas Lain
LAMPIRAN IV
