BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1 Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan
Menurut Mulyadi (2001:165) menyatakan bahwa “Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan”.
Dari hal tersebut di atas dapat diketahui bahwa struktur organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. Kegiatan pokok suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar, jika setiap bagian dan fungsi yang ada dalam perusahaan dibagi-bagi dan dipisahkan sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Hal ini dilakukan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kecurangan ataupun penyelewengan wewenang dan tanggung jawab. Pemisahan tanggung jawab fungsional yang tegas tersebut dapat menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check di antara unit organisasi yang melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing.
Struktur organisasi yang ada di PT. Kestrelindo Aviatikara telah dijalankan dengan baik sesuai dengan pembagian tugas yang dijelaskan oleh perusahaan. Semua
bagian yang ada di perusahaan telah menjalankan tugas mereka sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Untuk menganalisis dan mengevaluasi pengendalian internal yang ada pada struktur organisasi perusahaan terkait atas proses penerimaan kas yang sedang berjalan di dalam perusahaan. Maka penulis menemukan bahwa, beberapa fungsi telah memenuhi kriteria dimana pembagian tugas dan pemisahan tanggung jawabnya sudah memadai.
1. Fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi keuangan
Berdasarkan hasil wawancara dengan direktur keuangan, ditemukan bahwa fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi keuangan. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi yang berfungsi menerima setoran hasil penjualan BBM dari masing-masing operator di setiap kanopi. Sedangkan fungsi keuangan yaitu manajer keuangan untuk merencanakan dan mengawasi pengelolaan keuangan perusahaan.
Pemisahan fungsi ini dilakukan perusahaan agar fungsi keuangan yaitu manajer keuangan dapat melakukan pengawasan dan pengelolaan terhadap keuangan perusahaan. Fungsi keuangan berfungsi sebagai internal check dari bagian akuntansi, untuk mengecek apabila terjadi penyelewengan terhadap kas perusahaan.
2. Fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi penyetoran kas ke bank
Fungsi pencatatan yaitu bagian akuntansi yang bertugas menerima kemudian mencatat seluruh setoran dari operator atas penjualan BBM
terpisah dengan fungsi penyetoran kas ke bank. Penerimaan kas dari penjualan dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam jumlah penuh sesuai jumlah yang tersimpan di brankas dengan cara melibatkan pihak selain bagian akuntansi utnuk melakukan internal check.
Berdasarkan hal tersebut, perusahaan telah melakukan pengendalian internal yang baik. Bagian akuntansi tidak memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk menyetorkan kas ke bank.
Setelah menganalisis lebih jauh pengendalian internal pada struktur organisasi PT. Kestrelindo Aviatikara, penulis menemukan beberapa kelemahan, antara lain :
1. Tidak terdapat Job Description secara tertulis
Perusahaan belum memiliki job description secara tertulis. Tidak ada dokumen-dokumen pendukung yang menyatakan dengan jelas dan tegas mengenai tugas dan tanggung jawab setiap karyawan yang ada di perusahaan. Manajemen perusahaan hanya memberitahukan secara lisan kepada setiap karyawan mengenai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Seharusnya perusahaan memiliki job description secara tertulis. Hal ini dimaksudkan agar terdapat peraturan yang bersifat mengikat dan jelas, sehingga setiap bagian akan mengerti apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Perusahaan tidak membuat kebijakan secara tertulis mengenai job description karena perusahaan menganggap pekerjaan akan lebih mudah
dijalankan bila job description tersebut disampaikan secara lisan. Menurut perusahaan kebijakan yang digunakan tersebut sudah sesuai dan cukup memadai. Karena perusahaan beranggapan bahwa bila nantinya terdapat perubahan struktur organisasi perusahaan, maka perusahaan dapat beradaptasi secara langsung tanpa harus menunggu prosedur tertulis yang rumit.
Penulis menyarankan agar perusahaan membuat kebijakan tertulis mengenai job description. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian tertentu yang ada di perusahaan.
2. Fungsi penerimaan kas belum terpisah dengan fungsi pencatatan
Dalam prosedur penerimaan kas yang sedang berjalan, fungsi penerimaan kas dilakukan oleh operator yang bertugas untuk melakukan proses penjualan produk. Kemudian fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi yang juga bertugas menerima seluruh uang yang disetorkan oleh operator untuk kemudian dicatat berapa jumlah penerimaan kas hasil penjualan di setiap shift berdasarkan yang dilaporkan oleh operator SPBU tersebut dan memasukkannya ke brankas. Jadi, dapat disimpulkan bahwa fungsi pencatatan yaitu bagian akuntansi juga melakukan proses penerimaan kas bahkan memegang uang dan memasukkannya ke brankas. Kemudian bagian akuntansi membuat rekapitulasi form teller untuk ketiga jenis bahan bakar di masing-masing mesin (solar, premium dan pertamax) untuk mengetahui jumlah
keseluruhan hasil penjualan bahan bakar di shift yang bersangkutan setelah itu fungsi pencatatan membuat laporan kas harian untuk dilaporkan ke manajer keuangan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa telah terdapat pemisahan tugas antara operator yang bertugas sebagai fungsi penerimaan kas (kasir) namun bagian akuntansi yang seharusnya memiliki tugas dan wewenang sebatas mencatat jumlah hasil penjualan juga bertanggung jawab dalam menghitung dan menyimpan jumlah uang hasil penerimaan kas dari penjualan BBM tersebut. Perusahaan tidak membuat kebijakan khusus mengenai pemisahan fungsi ini. Menurut perusahaan kebijakan yang digunakan tersebut sudah sesuai dan cukup memadai. Karena perusahaan beranggapan bahwa tidak perlu menambah karyawan lagi untuk proses tersebut. Karena dengan menambah karyawan, berarti perusahaan akan menambah biaya lagi untuk merekrut karyawan baru.
Oleh karena itu, penulis menyarankan agar perusahaan membuat pengendalian tambahan. Jadi tidak masalah apabila tidak dilakukan pemisahan atas fungsi yang terkait tersebut. Pengendalian tambahan yang bisa di lakukan perusahaan adalah dengan menggunakan CCTV (Closed Circuit Television). CCTV adalah sebuah kamera pengintai yang digunakan untuk menyelidiki dan mengawasi suatu tempat yang dianggap rawan. Dengan adanya CCTV maka perusahaan dapat memantau dan merekam segala bentuk aktifitas untuk menghindari terjadinya penyelewengan atau tindak kejahatan. Sehingga pada saat aktifitas
penerimaan dan penyimpanan uang ke brankas berlangsung dapat dideteksi secara langsung.
3. Adanya perangkapan fungsi antara direktur keuangan dengan direktur umum
Direktur umum perusahaan terkadang membantu direktur keuangan dalam merencanakan dan mengelola keuangan perusahaan. Hal ini terjadi karena, PT. Kestrelindo Aviatikara merupakan perusahaan keluarga dimana pihak-pihak yang berwenang di dalamnya beberapa mempunyai hubungan darah. Oleh karena itu, tanggung jawab dan wewenang bisa dirangkap atas persetujuan direktur utama sebagai pimpinan perusahaan sekaligus pemegang saham terbanyak di perusahaan. Perusahaan tidak terlalu mementingkan hal ini, karena perusahaan menganggap hal tersebut adalah sesuatu yang biasa.
Berdasarkan pengendalian internal yang baik pembagian tugas yang dijelaskan oleh perusahaan harus dilaksanakan sedemikian rupa agar tercipta suatu kontrol yang memadai. Wewenang dan tanggung jawab masing-masing pihak harus dibedakan dan dipisahkan sesuai wewenangnya masing-masing agar tidak terjadi perangkapan tugas. Hal tersebut dilakukan agar setiap bagian melaksanakan pekerjaan yang memang merupakan wewenang dan tanggung jawabnya.
Penulis menyarankan agar deskripsi jabatan lebih ditekankan lagi agar tidak terjadi konflik kepentingan diantara pihak-pihak yang terkait.
3. Perusahaan tidak memiliki fungsi penjualan secara khusus
Dalam kegiatan operasionalnya, secara khusus pada kegiatan SPBU fungsi penjualan digabung dengan fungsi penerimaan kas. Berdasarkan pengendalian internal yang baik seharusnya fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi penerimaan kas untuk menghindari terjadinya penyelewengan kas.
Perusahaan mempunyai cara sendiri untuk melakukan pengendalian dan upaya pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya kecurangan, yaitu bagian akuntansi yang bertugas untuk mengecek kesesuaian jumlah uang yang disetor operator dengan jumlah BBM yang laku terjual. Setiap pergantian shift, bagian akuntansi melakukan teller untuk memeriksa apakah jumlah uang yang disetorkan operator sesuai dengan jumlah penjualan BBM.
Saran penulis adalah perusahaan terus meningkatkan pengendalian dan upaya pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh operator. Yaitu selain pengecekan oleh bagian akuntansi secara langsung juga perlu dilakukan pengecekan secara berkala kinerja operator apakah telah memadai atau belum.
IV.2 Evaluasi Terhadap Dokumen dan Catatan yang Memadai
Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat memberikan jaminan bahwa setiap transaksi dikendalikan dengan baik dan dicatat dengan benar. Oleh karena itu pengggunaan dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya tentang adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pihak yang berwenang.
Dokumen yang terdapat dalam prosedur penerimaan kas perusahaan sudah cukup lengkap. Keseluruhan dokumen sudah dapat menggambarkan bagaimana prosedur penerimaan kas berlangsung. Beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas perusahaan, yaitu terdiri dari :
a. Form Teller
Form teller dibuat oleh bagian akuntansi SPBU. Form teller merupakan dokumen yang berisi jumlah total bahan bakar yang laku terjual beserta jumlah uang yang diperoleh di masing-masing shift.
Pengendalian internal terhadap form teller tersebut sudah berjalan dengan baik. Setiap pergantian shift bagian akuntansi akan melakukan pengecekan secara langsung dengan cara melakukan teller an sebelum jam 14.00 atau sebelum masuk shift ke I. Dari digit angka yang tertera di mesin fuel dispenser tersebutlah bagian akuntansi mengetahui berapa liter bahan bakar yang laku terjual. Setelah itu bagian akuntansi mencatat berapa liter total bahan bakar yang laku terjual (selisih digit angka shift ke III dengan shift sebelumnya (shift ke II)) untuk kemudian dilakukan cek apakah jumlah uang yang disetorkan operator sesuai dengan hasil teller an).
b. Laporan Kas harian
Laporan kas harian dibuat oleh bagian akuntansi SPBU terkait dengan rekapitulasi transaksi penerimaan kas di ke-3 shift dan berisi laporan jumlah uang yang disetor ke bank setiap harinya. Dan berisi laporan seluruh hasil penjualan BBM setiap harinya. Laporan kas harian ini kemudian dikirimkan dan dilaporkan ke manajer keuangan.
Pengendalian internal terhadap laporan kas harian tersebut sudah berjalan dengan baik. Setiap harinya laporan tersebut dikirim ke manajer keuangan untuk kemudian diperiksa lebih lanjut. Dengan cara melakukan pengecekan untuk mengetahui kebenaran laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi SPBU PT. Kestrelindo Aviatrikara.
c. Buku Teller
Buku teller merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi SPBU terkait dengan rekapitulasi form teller di ke-3 shift setiap harinya. Secara periodik manajer keuangan akan memeriksa buku teller ini untuk mendeteksi kecurangan yang mungkin terjadi.
Terdapat kelemahan atas dokumen yang digunakan oleh PT. Kestrelindo Aviatikara yaitu :
a. Dokumen form teller dicetak tidak bernomor urut.
Dokumen form teller yang digunakan pada perusahaan diarsipkan berdasarkan tanggal kejadian transaksi dan berdasarkan jadwal
masing-masing shift yang ditulis secara manual. Karena perusahaan menganggap metode yang digunakan tersebut sudah sesuai dan cukup memadai.
Pengendalian internal yang baik atas penggunaan suatu dokumen adalah dokumen dan catatan tersebut telah dicetak prenumbered atau bernomor urut. Karena penggunaan dokumen bernomor urut akan menjamin kelengkapan dokumen sehingga dikemudian hari saat dokumen tersebut diperlukan akan mudah mencarinya. Dan dokumen bernomor urut juga merupakan salah satu bukti terjadinya suatu transaksi.
Pemberian nomor urut tercetak pada dokumen form teller sangat penting, karena dokumen ini banyak memberikan data penting. Dari dokumen form teller dapat diketahui berapa liter jumlah BBM yang laku terjual, berapa total penerimaan kas di setiap shift. Bahkan dokumen ini juga memberikan informasi mengenai omset perusahaan di ketiga jenis bahan bakar minyak yang di jual (premium, solar dan pertamax), memberikan data-data dan informasi berapa liter stock, lossing, sisa D/O dan berapa liter BBM yang harus dibeli ke pihak pertamina atau berapa liter kah belanja yang harus dilakukan.
Mengingat pentingnya dokumen form teller ini, maka penulis menyarankan agar dokumen form teller diberikan nomor urut atau dicetak prenumbered agar jika terjadi suatu kesalahan akan dengan mudah ditelusuri.
b. Dokumen form teller tidak diotorisasi oleh pihak yang berwenang
Dokumen form teller di buat secara manual oleh bagian yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut yaitu bagian akuntansi. Namun saat dokumen tersebut dikeluarkan tidak terdapat otorisasi seperti cap atau tanda tangan pihak yang berwenang yaitu kepala bagian akuntansi.
Pengecekan fisik atas jumlah uang yang diterima dari operator dan jumlah bahan bakar minyak yang laku terjual dapat ditelusuri melalui dokumen form teller. Oleh karena itu, penting adanya otorisasi dari kepala bagian akuntansi atas dokumen ini. Dengan adanya otorisasi, maka dokumen tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya atas informasi yang teliti dan dapat dipercaya tentang adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai.
IV.3 Praktik yang Sehat
Pengendalian internal yang baik atas prosedur sistem akuntansi penerimaan kas akan sangat mendukung terhadap keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan. Prosedur sistem penerimaan kas tersebut tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, berdasarkan wawancara dan hasil observasi yang telah dilakukan penulis ke perusahaan, penulis menemukan praktik-praktik yang sehat yang telah berlangsung diperusahaan yang menunjukkan bahwa pengendalian internal yang sedang berlangsung di perusahaan sudah berjalan dengan cukup baik. Maka penulis menguraikan hasil temuannya berikut ini :
1. Evaluasi kinerja karyawan
Biasanya setiap harinya, manajer SPBU di setiap pergantian shift mengadakan berita acara. Dimana para karyawan, khususnya operator berkumpul minimal 10 menit sebelum pergantian shift berikutnya, telah ada ditempat dan siap siaga. Sebelum pergantian shift berikutnya, para karyawan dibekali nasihat-nasihat untuk perbaikan atas keluhan konsumen terhadap pelayanan operator yang kurang memuaskan. Begitulah pengendalian internal yang diterapkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawannya.
Evaluasi kinerja para karyawan yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup memadai. Disini penulis dapat melihat bagaimana pengendalian internal diterapkan dalam mengevaluasi pekerjaan para karyawan.
Secara berkala, pihak independen perusahaan akan melakukan interbal check ke SPBU. Pengecekan dilakukan dengan mengevaluasi proses transaksi penerimaan kas berlangsung, untuk mendeteksi terjadinya kelalaian maupun kecurangan yang dibuat oleh para karyawan. Minimal sebulan sekali pengecekan ini dilakukan. Mengecek bagaimana kinerja para karyawan SPBU, apakah telah sesuai dengan yang diharapkan atau belum.
2. Pemeriksaan laporan kas harian
Kurang lebih sebulan sekali, akan dilakukan pengecekan terhadap dokumen-dokumen laporan penerimaan kas SPBU PT. Kestrelindo Aviatikara. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses penjualan tunai bahan bakar sampai proses penerimaan kas berlangsung akan dicek oleh pihak independen perusahaan. Bagian akuntansi akan memberikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan perusahaan seperti buku teller yang berisi rekapitulasi form teller setiap shift dan kumpulan laporan kas harian SPBU untuk mencocokkan dengan data yang diterima oleh perusahaan.
Dengan adanya pemeriksaan secara periodik sedikitnya sekali dalam sebulan tersebut sangat membantu perusahaan untuk mengetahui secara dini kesalahan-kesalahan ataupun penyelewengan yang mungkin terjadi. Apabila terdapat kesalahan dalam pencatatan dapat segera diketahui dan ditemukan dimana letak kesalahannya. Begitu juga apabila terjadi suatu penyelewengan, dengan adanya pemeriksaan rutin ini dapat membantu perusahaan dalam mendeteksinya. Dan kemudian mengambil tindakan lebih lanjut atas kesalahan dan penyelewengan tersebut.
3. Penetapan target untuk meningkatkan hasil penjualan
Setiap perusahaan mempunyai targetnya masing-masing untuk terus menerus meningkatkan bisnis usahanya. PT. Kestrelindo Aviatikara juga telah mempunyai target jangka panjang yaitu dengan cara
meningkatkan hasil penjualannya. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, penulis menemukan bahwa PT. Kestrelindo Aviatikara telah banyak melakukan kerjasama bisnis dengan berbagai pihak untuk meningkatkan penjualan. Salah satunya yaitu kerjasama yang dilakukan dengan pihak Dinas Kebersihan. Sehingga truk pengangkut sampah akan membeli bahan bakar minyak atau bensin ke SPBU PT. Kestrelindo Aviatikara.
4. Jumlah kas yang diterima dari pelanggan, seluruhnya disetor ke bank pada hari yang sama
Jumlah kas hasil penjualan BBM yang diterima dari pelanggan, seluruhnya disetor ke bagian akuntansi untuk kemudian dicatat dan disetorkan ke bank setiap hari. Setiap harinya akan dilakukan penyetoran kas ke bank meliputi seluruh jumlah uang yang tersimpan di brankas (total hasil penjualan di shift ke I (jam 14.00 – 21.00) + shift ke II (jam 21.00 – 07.00) ) dan seluruh uang hasil penjualan di shift ke III untuk kemudian disetorkan ke Bank sekitar jam 13.30.
Dan kegiatan ini dilakukan setiap harinya untuk mengamankan jumlah uang yang ada di brankas. Dengan adanya sistem ini, maka perusahaan secara tidak langsung telah melakukan pengendalian terhadap jumlah kas yang ada di tangan. Seluruh uang hasil penjualan tidak dibiarkan terlalu lama disimpan di brankas dan tentu saja ini dilakukan untuk mengamankan uang tersbut dari penyelewengan ataupun
pencurian. Karena semakin lama uang yang ada dibrankas disimpan maka resiko terjadinya suatu pencurian akan semakin besar.
5. Kunci brankas dipegang oleh manajer SPBU dan kepala bagian akuntansi
Jumlah kas yang masuk dan keluar dari brankas di otorisasi oleh kepala bagian akuntansi secara langsung. Kepala bagian akuntansi yang berwenang memasukkan jumlah penerimaan kas hasil penjualan ke brankas dan dia juga yang berwenang mengeluarkan uang tersebut dari brankas. Jadi pada saat operator menitipkan uang ke bagian akuntansi, untuk kemudian dihitung kembali dan dicatat setelah itu yang berhak memasukkan uang tersebut ke brankas adalah kepala bagian akuntansi.
Dan pada saat penyetoran kas ke bank, kepala bagian akuntansi lah yang menyerahkannya langsung ke petugas penyetoran kas ke bank untuk disetor berdasarkan persetujuannya.
Pengendalian atas jumlah uang hasil penjualan sangat ketat di sini, sehingga segala bentuk penyelewengan dan pencurian dapat dihindari semaksimal mungkin.
Penulis juga menemukan beberapa praktik-praktik sehat yang belum diterapkan oleh PT. Kestrelindo Aviatikara antara lainnya adalah :
1. Tidak terdapat perputaran pekerjaan (job rotation)
Perputaran pekerjaan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari. Karyawan yang bekerja di PT. Kestrelindo Aviatikara tidak mengalami perputaran pekerjaan atau rotasi pekerjaan, sehingga karyawan yang bekerja di fungsi penerimaan kas, fungsi akuntansi dan lainnya adalah orang yang sama.
Perusahaan menganggap rotasi pekerjaan tidak diperlukan, sejauh tugas dan tangung jawab masing-masing bagian dilakukan dengan baik. Perusahaan merasa perputaran pekerjaan hanya akan mempersulit kegiatan operasional perusahaan.
Namun perusahaan dapat mencoba melakukan rotasi pekerjaan untuk melihat bagaimana kontrol terjadi atas setiap karyawan. Perputaran pekerjaan dapat dilakukan antara bagian akuntansi yang bekerja di setiap shift. Misalnya perputaran pekerjaan antara bagian akuntansi shift ke I dengan shift ke III, shift ke II dengan shift ke III dan sebagainya. Dengan demikian peluang terjadinya persekongkolan dan kecurangan di bagian akuntansi dapat diperkecil.
2. Tidak terdapat pemeriksaan mendadak
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu ke pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Perusahaan mengganggap pemeriksaan mendadak tidak diperlukan karena itu hanya akan menghambat kegiatan operasional perusahaan. Menurut perusahaan, pemeriksaan yang dilakukan secara periodik sudah memadai untuk tetap menjalankan kontrol atas kegiatan sistem penerimaan kas yang berlangsung.
3. Masih ada operator yang melakukan kelalaian dalam melakukan prosedur penyetoran uang hasil penjualan ke bagian akuntansi
Beberapa menit sebelum pergantian shift berikutnya masing-masing operator diwajibkan menyetorkan uang atau menitipkan uang sebelum shift berikutnya di mulai. Hal ini dilakukan untuk mengamankan jumlah uang hasil penjualan yang ada di tangan operator agar terhindar dari penyelewengan operator sendiri ataupun dari kejahatan pihak luar seperti pencurian dan perampokan. Pada jam-jam yang telah ditetapkan, operator masing-masing kanopi harus sudah bersiap siaga menghitung jumlah uang hasil penjualan di shift yang bersangkutan dan kemudian menyetorkannya ke bagian akuntansi.
Namun, masih ada operator yang lalai sehingga telat menyetorkan uang ke bagian akuntansi. Tentu saja ini akan menghambat kerja pada bagian akuntansi. Karena sebelum pergantian shift berikutnya, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan pada form teller berdasarkan data yang diperoleh dari operator yaitu jumlah uang hasil penjualan yang harus mereka setorkan ke bagian akuntansi di shift tersebut. Kemudian bagian akuntansi menghitung kembali jumlah uang yang disetor oleh masing-masing operator sebelum kepala bagian akuntansi memasukkan uang tersebut ke brankas.
Setelah itu bagian akuntansi melakukan pencatatan form teller , kemudian melakukan teller-an untuk melakukan cek berapa liter total hasil penjualan BBM di shift tersebut. Oleh karena itu, operator tidak boleh lalai dalam menjalankan tugasnya dalam menyetorkan seluruh penerimaan kas di shift yang bersangkutan. Karena keterlambatan itu juga akan menghambat bagian akuntansi dan memperlambat kerja bagian akuntansi dan ini juga akan berpengaruh pada keterlambatan penyetoran kas ke bank.
4. Masih ada operator yang meninggalkan mesin fuel dispenser
Seringkali ketika pelanggan datang untuk membeli BBM, harus menunggu operator yang bersangkutan. Karena operator yang bertanggung jawab di kanopi tersebut pergi meninggalkan tanggung jawabnya untuk mengobrol dengan operator lainnya atau dengan pihak
luar. Ini akan membuat pelanggan merasa tidak nyaman karena harus menunggu.
Hal ini seringkali terjadi karena kurangnya kesadaran akan pengendalian internal pada diri masing-masing operator. Kelalaian dan kekurangan ini tentunya secara langsung atau tidak langsung dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata publik, khususnya pelanggan. Karena kinerja operator terkesan tidak profesional.
