22
HASIL PENELITAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat
Klinik DYNA BANJARMASIN didirikan pada tahun 2015 oleh Hj.Norhadijah, S.Kep, Ns yang bertempat di Jl.Cemara Raya Kayu Tangi Ruko No.45 Rt.28, berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan No : 503/008/OKL/II.19/Diskes Tentang:Izin Operasional Klinik DYNA dengan NPWP 16.605.910.5-731.000.
Pada Awalanya Klinik DYNA memiliki dokter yang dibantu oleh teman dari Ibu Hj.Norhadijah dalam menjalankan operasional klinik tersebut. Seiring berjalannya waktu, jumlah pasien tetap terus bertambah dan adanya Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS) memudahkan pasien mendapatkan pelayanan kesehatan dalam mendapatkan pelayanan kesehatan. Di klinik DYNA juga terdapat 2 orang Dokter Umum, dan 1 orang dokter Gigi. Beliau juga bekerja sama mendirikan apotik dengan nama Apotik DYNA.
b. Struktur Organisasi
Perlu adanya pemisahan tanggung jawab dan wewenang antar anggota dalam suatu organisasi/perusahaan. Hal tersebut dapat dibentuk dengan disusunnya struktur organisasi pada perusahaan dimana didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan/pemilik dan bawahan. Sehingga kinerja suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Klinik DYNA Banjarmasin Sumber : Klinik DYNA Banjarmasin , 2018
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat menunjukan bahwa struktur organisasi yang diterapkan oleh klinik DYNA adalah struktur organisasi garis, hal tersebut dikarenakan struktur organisasi yang diterapkan oleh klinik DYNA memiliki sistem yang berjalan dari atas ke bawah sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawah ke atas.
Berikut merupakan wewenang dan tanggung jawab masing- masing bagian pada klinik DYNA:
1) Pimpinan/Pemilik
Pimpinan/pemilik merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya bisnis klinik DYNA yang memiliki tugas dan wewenang seperti:
Dokter Admin/kasir Perawat Pemilik Atau Pimpinan Manajer
a) Mengkoordinir bagian yang berada dibawah wewenangnya;
b) Bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan keputusan, perkembangan dan kelancaran usaha yang dijalankan;
c) Memberikan arahan kepada perawat maupun admin;
d) Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas perawat atau admin; dan
e) Membayar gajih karyawan atau karyawati per bulan.
2) Manajer
Tugas dan wewenang manajer pada klinik DYNA sebagai berikut:
a) Manajer bertanggung jawab langsung terhadap pimpinan,
b) Manajer bertugas untuk mengatur secara langsung kegiatan pada klinik DYNA
Banjarmasin dan mengawasi secara keseluruhan karyawan klinik DYNA Banjarmasin.
3) Perawat
Tugas dan wewenang manajer pada klinik DYNA sebagai berikut:
a) Membantu dokter melaksanakan pelayanan medis di klinik DYNA.
b) Menyiapkan dan menyimpan alat-alat dan perlengkapan medis, obat- obatan untuk pelayanan
c) Merawat alat-alat yang ada di ruang tindakan maupun yang disimpan
d) Mengemas obat-obatan dan alat lain (kasa, kapas, lidi)
e) Mensterilkan alat-alat medis sesuai standard. f) Mencatat proses pelayanan medis.
4) Kasir
Kasir pada klinik DYNA sebagai berikut:
a) Melayani administrasi klien klinik DYNA (pendaftaran, kontrol dan proses tindakan)
b) Mencari dan menyimpan data/status pasien baru maupun lama
c) Memilah data pasien berdasarkan abjad, layanan dan bulan
d) Memilah data klien bila sudah berganti tahun e) Mencatat proses transaksi
5) Dokter
Dokter pada klinik DYNA sebagai berikut:
a) Mendengarkan laporan hasil anamnese dari bidan/perawat.
b) Melakukan pemeriksaan dari hasil laporan. c) Memberikan tindakan kepada klien.Memberikan
obat-obatan yang diperlukan klien.
d) Melakukan konseling kepada klien mengenai keluhan yang disampaikan.
e) Memberikan resep obat kepada pasien sesuai kebutuhan pasien.
f) Menuliskan keluhan pasien kedalam rekam medis.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin
1) Deskripsi Penerimaan Kas
Penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu pada saat melakukan pembayaran setelah dilakukannya pemeriksaan oleh dokter dengan tindakan medis sesuai jasa layanan yang diberikan kepada pasien dengan daftar harga yang telah terdaftar dan pasien mendapatkan bukti pembayaran. Setelah itu, admin mengisi buku catatan penerimaan kas. 2) Informasi yang Diperluakan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin adalah:
a) Bukti pembayaran pemeriksaan medis b) Laporan Pemeriksaan Kas harian c) Data pasien
d) Data rekam medis 3) Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin:
a) Fungsi Admin atau Kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melayani pasien yang ingin berobat dan memproses administrasi pada pasien, serta merekap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas
b) Fungsi Perawat
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membantu dokter dalam melaksanakan pelayanan medis diklinik, menyiapkan dan menyimpan alat-alat dan perlengkapan medis, obat- obatan untuk pelayanan. c) Fungsi Dokter
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melayani pasien yang berobat, melakukan pemeriksaan dari
hasil laporan, memberikan tindakan medis kepada pasien serta menerima pembayaran atas jasa layanan yang telah diberikan kepada pasien.
4) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu :
a) Prosedur Pendaftaran
Prosedur ini digunakan untuk melayani pasien yang ingin berobat serta memberikan administrasi pendaftaran kepada pasien.
b) Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur pencatatan penerimaan kas dijalankan oleh fungsi admin. Prosedur ini digunakan untuk melakukan pencatatan kedalam laporan harian. c) Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur ini digunakan untuk menerima pembayaran dari pasien. Fungsi admin/kasir menerima serta mencatat transaksi ke dalam buku pengeluaran kas.
5) Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu berupa laporan penerimaan kas.
Gambar 4. 2 Penerimaan dan Pengeluaran Kas Bulan Januari Sumber :Klinik DYNA Banjarmasin,2020
6) Catatn Akuntansi Yang Digunakan
Mencatat transaksi pada buku laporan penerimaan dan pengeluaran kas. Akan tetapi, belum terdapat pencatatan akuntansi seperti jurnal.
7) Bagan Aliran Dokumen ( Flowchart)
Bagan alir dokumen yang berjalan pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan. Berikut ini bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada klinik DYNA Banjarmasin:
Gambar 4. 3 Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan kas yang berjalan pada klinik
Sumber : Klinik DYNA
Berdasarkan bagan alir dokumen penerimaan kas yang berjalan pada klinik DYNA Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Bagian Administrasi
kartu pasien b) Bagian Dokter
1) Melakukan pemeriksaan medis kepada pasien 2) Mencatat rekam medis pasien
3) Memberi resep obat kepada pasien c) Bagian Kasir
1) Menerima pembayaran dari pasien
2) Memberikan bukti pembayaran kepada pasien 3) Mencatat penerimaan kas pada laporan harian 4) Memasukkan hasil rekap data
8) Sistem Pengendalian Internal
a) Organisasi yang memisah Fungsi secara jelas dan tegas yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas.Pada Klinik DYNA Banjarmasin dalam struktur organisasi terdapat adanya perangkapan fungsi pada bagian admin dan kasir. b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Prosedur pencatatan pada Klinik DYNA Banjarmasin masih melakukan pencatatan secara manual di buku penerimaan kas
b. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
1) Deskripsi Pengeluaran Kas
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang terjadi pada Kinik DYNA Banjarmasin untuk pembelian perlengkapan maupun alat tulis kantor dan pengeluaran dari beban-beban operasional yaitu masih dicatat secara manual pada buku pengeluaran kas yang berisi informasi tentang beban yang di keluarkan dan pembelian barang.
2) Informasi yang diperluakan
Informasi yang diperlukan majemen dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian barang
dagang dan beban-beban operasional yaitu :
a) Informasi perlengkapan yang diperlukan
b) Beban-beban operasional yang di keluarkan oleh Klinik DYNA Banjarmasin
3) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntasi pengeluaran kas untuk pembelian perlengkapan dan beban-beban operasional pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu melakukan fungsi admin. Fungsi admin bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran dan mencatat pengeluaran kas serta membuat laporan.
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu :
a) Prosedur pembayaran kas
Dalam Prosedur pembayaran kas yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran atas perlengkapan maupun beban operasional yaitu fungsi admin.
b) Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam Prosedur pencatatan pegeluaran kas, fungsi admin mencatat pengeluaran kas dan membuat laporan.
5) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang dig unakan pada klinik DYNA Banjar- masin dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yaitu:
a) Rekening – rekening yang dikeluarkan perusahaan Rekening ini digunakan untuk merekam
ber-bagai informasi dan seber-bagai bukti transaksi yang diperlukan oleh manajemen mengenai pengeluaran beban operasional seperti rekening listrik, rekening telpon, rekening air(PDAM), dll
6) Catatan Akuntansi yang digunakan
Klinik DYNA Banjarmasin mencatat transaksi pada buku laporan penerimaan dan pengeluaran kas secara manual. 7) Bagian Aliran Dokumen (flowchart)
Bagan alir dokumen yang berjalan pada klinik DYNA Banjarmasin yaitu bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
Berikut ini bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi Pengeluaran kas pada klinik DYNA Banjarmasin:
Gambar 4. 4 Aliran Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran kas yang berjalan pada klinik
Sumber : Klinik DYNA Banjarmasin, 2020
Berdasarkan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada klinik DYNA Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
(2) Melakukan pembayaran
(3) Membuat laporan pengeluaran kas 8) Sistem Pengendalian Intern
a) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas.Tidak ada pemisahan tugas sehingga ada perangkapan tugas yang terjadi pada fungsi admin. b) Sistem Otorisasi dan Prosedur PencatatanPencatatan
pengeluaran kas dalam laporan pembelian didasarkan atas faktur pembelian yang di otorisasi oleh fungsi admin.
B. Pembahasan Penelitian 1. Permasalahan
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin
1) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah penulis kumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Klinik DYNA Banjarmasin yang diterapkan masih memiliki beberapa kelemahan, yaitu :
a) Informasi manajemen
Informasi yang disajikan untuk manajemen pada Klinik DYNA Banjarmasin untuk penerimaan kas selama ini hanya informasi mengenai buku penerimaan kas.
b) Fungsi yang terkait
Sistem penerimaan kas pada Klinik DYNA Banjarmasin terjadi perangkapan tugas oleh bagian administrasi yang juga menjadi kasir serta peran
manajeen yang dikelola oleh pimpinan. c) Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Klinik DYNA Banjarmasin sudah dapat dikatakan sudah tepat, meliputi proses administrasi, pembayaran hingga pencatatan data.
d) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada Klinik DYNA Banjarmasin masih memiliki kekurangan, seperti tidak lengkapnya data dan adanya kehilangan nota transaksi. e) Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntasi yang digunakan pada Klinik DYNA Banjarmasin dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas yaitu hanya berupa buku penerimaan kas
f) Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian intern dari sistem informasi akuntansi penerimaan pada Klinik DYNA Banjarmasin yang berjalan belum memenuhi unsur sistem informasi akuntansi pengeluaran kas, yaitu:
(1) Organisasi Yang Memisahkan fungsi secara tegas.Menurut analisis penulis, perangkapan yang dilakukan oleh bagian administrasi dilakukan oleh orang yang sama yang dimana melakukan fungsi kasir memungkinkan terjadinya penyelewengan kas dari transaksi penerimaan kas.
(2) Sistem otoritas dan prosedur pencatatan pada Klinik DYNA Banjarmasin belum baik, karena masih manual mencatat di dalam buku penerimaan kas.
2) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah penulis kumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Klinik DYNA Banjarmasin masih memiliki kelemahan – kelemahan, yaitu :
a) Informasi yang diperlukan manajemen
Kurangnya Informasi yang diperlukan manajemen berupa data biaya operasional dan data – data informasi transaksi pembelian peralatan pada klinik. Informasi data biaya operasional dan pembelian peralatan ini sangat berkaitan dengan pengeluaran kas
b) Fungsi yang terkait
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada Klinik DYNA Banjarmasin melibatkan fungsi yang terkait, seperti pada fungsi administrasi/kasir. Dalam praktik kerjanya fungsi ini sering terjadi pergantian fungsi.
c) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian peralatan pada Klinik DYNA Banjarmasin belum adanya prosedur pembuatan bukti kas keluar.
d) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Klinik DYNA Banjarmasin dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas belum memiliki Bukti Kas Keluar. g) Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian intern dari sistem informasi akuntansi pengeluaran pada Klinik DYNA
Banjarmasin yang berjalan belum memenuhi unsur sistem informasi akuntansi pengeluaran kas, yaitu:
(1) Organisasi Yang Memisahkan fungsi secara tegas.Adanya perangkapan yang dilakukan pada bagian fungsi administrasi yang juga merangkap sebagai fungsi kasir yang memungkinkan terjadinya penyelewengan kas pada transaksi pembelian.
(2) Sistem otoritas dan prosedur pencatatan udah cukup baik.
2. Pemecahan Masalah
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka alternatif pemecahan masalah yang dapat diberikan untuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas Klinik DYNA Banjarmasin, sebagai berikut :
1) Struktur Organisasi yang disarankan
Penulis menyarankan adanya pembagian job diskription(uraian tugas dan tanggungjawab) pada bagian administrasi yaitu 1 orang sebagai admin, 1 orang sebagai kasir serta 1 orang pada bagian manajer.Struktur Organisasi yang disarankan dapat dilihat pada bagan berikut :
Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi berdasarkan struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut :
a) Pimpinan
Pimpinan/pemilik merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya bisnis klinik
DYNA yang memiliki tugas dan wewenang seperti:
(1) Mengkoordinasi bagian yang berada dibawah wewenangnya
(2) Bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan keputusan perkembangan dan kelancaran usaha yang dijalankan
(3) Memberikan arahan kepada perawat maupun admin;
(4) Memilih menetapkan dan mengawasi tugas perawat atau admin; dan
(5) Membayar gaji karyawan atau karyawati perbulan
b) Manajer
Manajer bertanggung jawab langsung terhadap pimpinan. Manajer bertugas untuk mengatur secara langsung kegiatan dan mengawasi secara keseluruhan karyawan klinik DYNA Banjarmasin
c) Administrasi
Administrasi bertugas untuk melayani administrasi klien klinik DYNA Banjarmasin (pendaftaran, kontrol dan prosestindakan), mencari dan menyimpan data/status pasien baru maupun lama dan memilah data pasien berdasarkan abjad, layanan dan bulan, melakukan rekap atas pemasukkan dan pengeluaran.
d) Kasir
Kasir bertugas untuk menerima pembayaran dari pasien serta membuat tanda bukti
pembayaran yang akan diberikan pasien. e) Perawat
Tugas dan wewenang perawat pada klinik DYNA sebagai berikut
(1) Membantu dokter melaksanakan pelayanan medis
(2) Menyiapkan dan menyimpan alat-alat dan perlengkapan medis, obat- obatan untuk pelayanan.
(3) Mengemas obat-obatan dan alat lain (kasa, kapas, lidi)
(4) Mensterilkan alat-alat medis sesuai standard.
(5) Mensterilkan alat-alat medis sesuai standard.
(6) Mencatat proses pelayanan medis. f) Dokter
Tugas dan wewenang dokter pada klinik DYNA sebagai berikut:
(1) Mendengarkan Laporan hasil enamnese dari perawat
(2) Melakukan pemeriksaan dari hasil laporan (3) Memberikan Tindakan kepada klien
(4) Memberikan obat-obatan yang diperlukan klien
(5) Melakukan konseling kepada klien mengenai keluhan yang disampaikan (6) Memberikan resep obat kepada pasien
sesuai kebutuhan pasien
(7) Menuliskan keluhan pasien kedalam rekam medis
2) Infromasi yang Diperlukan Manajemen yang Disarankan Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan penulis untuk sistem penerimaan kas, yaitu :
a) Laporan penerimaan kas per tanggal b) Laporan penerimaan kas keseluruhan 3) Fungsi Terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu fungsi administrasi, fungsi kasir dan fungsi akuntansi. Fungsi ini memiliki fungsinya masing – masing dimana fungsi administrasi harus dipisahkan dengan fungsi kasir. 4) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem yang
Disarankan
Jaringan prosedur dari sistem informasi penerimaan kas yang disarankan adalah :
a) Prosedur Pendaftaran
Prosedur ini digunakan untuk melayani pasien yang ingin berobat serta memberikan administrasi pendaftaran kepada pasien menggunakan sistem informasi.
b) Prosedur Penerimaan Transaksi
Prosedur ini menerima transaksi dari pasien atas jasa layanan yang diberikan dengan
menggunakan sistem informasi. 5) Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan pada Klinik DYNA Banjarmasin dalam penerimaan kas adalah :
a) Nota
Dokumen ini dibuat oleh kasir sebagai bukti pembayaran dari pelanggan. Nota dibuat sebanyak 2 rangkap. Klinik DYNA Banjarmasin sebelumnya tidak ada bukti pembayaran. Berikut ini desain bukti pembayaran yang di sarankan penulis untuk Klinik DYNA Banjarmasin.
Gambar 4. 5 Bukti Pembayaran Sumber:Penulis
b) Laporan Penerimaan Kas
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dokumen ini digunakan sebagai transaksi penjualan harian maupun bulanan. Laporan penjualan ini gunanya untuk melihat pelaksanaan operasi penjualan dalam satu
periode.Berikut desain laporan penjualan yang disarankan penulis.
Gambar 4. 6 Laporan Penerimaan Kas Per Tanggal Sumber:Penulis
6) Bagan Aliran Dokumen yang Disarankan
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang disarankan pada Klinik DYNA Banjarmasin .
Gambar 4. 7 Aliran Dokumen Penerimaan Kas Pada Klinik DYNA Banjarmasin Yang Disarankan
Sumber : Penulis
Berdasarkan bagan alir dokumen penerimaan kas yang berjalan pada Klinik DYNA Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Bagian Dokter
(1) Melakukan pemeriksaan medis kepada pasien (2) Mencatat rekam medis pasien
(3) Memberikan resep obat kepada pasien
b) Bagian Kasir
(1) Menerima pembayaran dari pasien
(2) Memberikan bukti pembayaran kepada pasien (3) Mencatat penerimaan kas pada laporan harian c) Pimpinan
(1) Mencek laporan penerimaan kas
b. Sistem Informasi Pengeluaran Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin yang Disarankan
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka penulis akan memberikan alternatif pemecahan masalah untuk sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada Klinik DYNA Banjramasin .
1) Informasi yang Diperlukan Manajemen yang Disarankan. Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan penulis untuk sistem pengeluaran kas yaitu:
a) Laporan pembelian pernota b) Laporan Buku Kas
2) Fungsi Terkait yang Disarankan
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada Klinik DYNA Banjramasin yaitu fungsi akuntansi yang bertanggung jawab untuk melakukan pengeluaran kas dan pencatatan pengeluaran kas serta membuat laporan.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem yang Disarankan Jaringan prosedur yang disarankan dari sistem informasi akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian perlengkapan pada klinik dan beban operasional pelaksanaan prosedurnya
berdasarkan pada diagram alir data yang disarankan. Adapun prosedur yang disarankan untuk Klinik DYNA Banjramasin:
a) Prosedur Pengeluaran Kas
Pada prosedur ini fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar atau kas bon dan melakukan pembayaran. Setelah melakukan pembayaran maka di arsip dan membuat laporan pengeluaran kas.
b) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Prosedur ini setelah fungsi kas membuat bukti kas keluar, dibuatlah laporan pengeluaran kas oleh fungsi akuntansi menggunakan program aplikasi. 4) Dokumen yang Disarankan
Dokumen yang disarankan untuk digunakan pada pengeluaran kas pada Klinik DYNA Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a) Laporan Pengeluaran Kas
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dokumen ini digunakan sebagai transaksi pengeluaran kas harian maupun bulanan. Berikut desain laporan pengeluaran kas yang disarankan.
Gambar 4. 8 Laporan Pengeluaran Kas Sumber : Penulis
5) Bagan Aliran Dokumen yang Disarankan
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yag disarankan pada Klinik DYNA Banjramasin:
Gambar 4. 9 Alir Dokumen Pengeluaran Kas pada Klinik DYNA Banjarmasin Yang Disarankan
Sumber : Penulis
Berdasarkan bagan alir dokumen pengeluaran kas dari penjualan tunai pada Klinik DYNA Banjramasin yang disarankan dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Administrasi
(1) Mengajukan surat pengajuan pada saat ada keperluan untuk proses pengeluaran kas
b) Pemilik / Pimpinan
(1) Memeriksa kesesuaian surat pengajuan c) Keuangan
(1) Menerima surat pengajuan yang sudah diperiksa pimpinan
(2) Membuatkan bukti perintah pengeluaran uang (3) Melakukan pencatatan pada laporan pengeluaran kas
c. Sistem Informasi Pengelolaan Kas Pada Klinik DYNA Banjarmasin Berbasis Web yang Disarankan
Adapun beberapa langkah dalam mendesain sebuah program aplikasi pengelolaan kas berbasis web pada Klinik DYNA Banjarmasin, yaitu sebagai berikut:
1) Bentuk Tidak Normal (Unnormalisasi)
Bentuk tidak normal ialah kumpulan beberapa tabel yang diuraikan dalam mendesain program aplikasi. Berikut bentuk table database yang digunakan dalam mendesain program aplikasi pengelolaan kas berbasis web pada klinik DYNA Banjarmasin adalah sebagai berikut.
Tabel 4. 1 Unnormalisasi
No. Nama Field No. Nama Field
1 Kategori_pasien_id 24 Detailkasmasuk_id 2 Kategori_pasien 25 Header_id 3 Kode_pasien 26 Keterangan 4 Nama_pasien 27 Nota 5 Jeniskelamin 28 Tanggal 6 Tempatlahir_pasien 29 Status 7 Tanggallahir_pasien 30 Detailkaskeluar_id 8 Alamat_pasien 31 Kode_dokter
9 Telepon_pasien 32 Nama_dokter 10 Kode_tindakan 33 Sip 11 Nama_tindakan 34 Tempatlahir_dokter 12 Harga_tindakan 35 Tanggallahir_dokter 13 Kode_rekening 36 Alamat_dokter 14 Nama_rekening 37 Telepon_dokter 15 Saldo 38 kategori_dokter_Id 16 Kode_pegawai 39 Kategori_dokter 17 Nama_pegawai 40 Password 18 Username 41 Level 19 Id_login 42 Id_dokter 20 Id_tindakan 43 Id_pasien 21 Id_detailkasmasuk 44 Id_detailkaskeluar 22 Id_rekeningkas 45 Id_pasien_kategori 23 Id_dokter_kategori 46 Id_header_kas Sumber : Penulis 2) Sistem Basis Data
a) Sistem Basis Data
Agar sistem basis data dapat menjadi akurat, cepat dan efisien, serta dapat memberikan data yang diharapkan, maka dibentuklah normalisasi file. Adapun syarat-syarat yang menunjukkan relasi antar tabel dalam bentuk normalisasi ketiga (3NF) adalah sebagai berikut:
(1) Telah memenuhi bentuk normal kesatu (1NF), yaitu nilai untuk semua atribut adalah anatomik atau tidak dapat dipecah lagi menjadi unit – unit yang lebih kecil, contohnya pada tabel tindakan terdapat field
nama, dimana atribut tersebut tidak dapat dibagi – bagi lagi menjadi unit yang lebih kecil.
(2) Telah memenuhi syarat bentuk normal kedua (2NF) yaitu:
(a) Harus telah berbentuk normal pertama (1NF). (b) Semua atribut utama harus bergantung
fungsional penuh pada kunci relasi. Contohnya atribut nama_pasien, alamat_pasien, dan nohp_pasien bergantung penuh pada kunci relasi id pada tabel pasien.
(3) Telah memenuhi syarat bentuk norma ketiga (3NF) yaitu;
(a) Harus telah berbentuk normal pertama (2NF) (b) Relasi Tidak Boleh memuat ketergantungan
fungsional diantara atribut-atribut bukan utama (c) Atribut harga tidak bergantung pada kuantitas begitu juga dengan sebaliknya, kuantitas tidak bergantung dengan harga. Atribut bukan kunci tersebut bergantung fungsional secara penuh pada sekumpulan atribut yang berfungsi sebagai kunci relasi.
b) Tabel relasi menghindari terjadinya anomali
Relasi telah memenuhi bentuk normal ketiga (3NF) di atas maka, selain itu tabel relasi telah menghindari anomali – anomali sebagai berikut:
(1) Anomali penyisipan (insertion)
Anomali penyisipan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi penyisipan record pada sebuah
relasi, sebagai contoh apabila kita menyisipkan atau menambahkan satu data pada tabel master dara maka kita tidak perlu lagi menambahkan data pada tabel detailkasmasuk dan detailkaskeluar.
(2) Anomali penghapusan (delete)
Anomali penghapusan merupakan kesalahan yang terjadi akibat operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi sebagai contoh apabila kita menghapus data nama pasien pada tabel pasien, maka kita tidak perlu lagi menghapus nama pasien tersebut pada tabel detailkasmasuk dan detailkaskeluar.
(3) Anomali Modifikasi (update)
Anomali modifikasi atau kesalahan mengubah adalah kesalahan pada waktu mengubah sebuah data pada satu table. Maka table lain juga ikut dirubah. Sebagai contoh apabila kita mengubah nama pasien pada tabel pasien misalkan nama Ani dirubah menjadi Ina, maka kita tidak perlu lagi merubah nama tersebut pada detailkasmasuk karena nama juga ikut berubah pada tabel detailkasmasuk. Diagram antar tabel dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 4. 10 Relasi Antara Tabel Sumber :Penulis
Penjelasan dari gambar antar table diatas adalah sebagai berikut :
a) Tabel User
Tabel user adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data user dan menambahkan data user yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel header_kas dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode user bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel header_kas.
Keterangan :
Nama Tabel :User Kunci Utama : Id_User Jumlah kolom : 4
Fungsi : untuk menyimpan data user
Tabel 4. 2 Basis Data User
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_User Int (11) 2 Username Var (10) 3 Password Var (40) 4 Level Var (10) Sumber :Penulis b) Tabel Pasien
Tabel pasien adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan data pasien. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detailkasmasuk dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode
pasien bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel detailkasmasuk
Keterangan :
Nama Tabel :Pasien Kunci Utama : Id_Pasien Jumlah kolom : 9
Fungsi : untuk menyimpan data pasien
Tabel 4. 3 Basis Data Pasien
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_pasien Int (3) 2 Kode_pasien Varchar (10) 3 Nama_pasien Varchar (20) 4 Jeniskelamin Enum 5 Tempatlahir_pasien Varchar (50) 6 Tanggallahir_pasien Date 7 Alamat_pasien Varchar (100) 8 Telepon_pasien Varchar (20) 9 Pasien_kategori_id Int (3) Sumber : Penulis c) Tabel Dokter
Tabel dokter adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan data dokter. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detailkasmasuk
dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode pasien bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel detailkasmasuk.
Keterangan :
Nama Tabel :Dokter Kunci Utama : Id_Dokter Jumlah kolom : 8
Fungsi : untuk menyimpan data dokter
Tabel 4. 4 Basis Data Dokter
No Nama Kolom Tipe Data
1 Id Int (3) 2 Nama_dokter Varchar (50) 3 Sip Varchar (30) 4 Tempatlahir_dokter Varchar (20) 5 Tanggallahir_dokter Date 6 Alamat_dokter Varchar (30) 7 Telepon_dokter Varchar (30) 8 Dokter_kategori_id Int (3) Sumber : Penulis
d) Tabel Kategori Pasien
Tabel pasien_kategori adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data jenis pasien dan menambahkan data jenis pasien yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel pasien dengan field kunci id. Hal ini
berarti bahwa satu jenis kode jenis pasien bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel pasien.
Keterangan :
Nama Tabel :kategori_pasien Kunci Utama : Id_kategori_pasien Jumlah kolom : 2
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data kategori pasien
Tabel 4. 5 Basis Data Kategori Pasien
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_kategori_pasien Int (11) 2 Kategori_pasien Varchar (20) Sumber: Penulis
e) Tabel Kategori Dokter
Tabel dokter _kategori adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data jenis pasien dan menambahkan data jenis dokter yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel dokter dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode jenis dokter bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel dokter.
Keterangan :
Nama Tabel :kategori_dokter Kunci Utama : Id_kategori_dokter Jumlah kolom : 2
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data kategori dokter
Tabel 4. 6 Basis Data Kategori Dokter No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_ Kategori_dokter Int (11) 2 Kategori_dokter Varchar (20) Sumber: Penulis
f) Tabel Tindakan
Tabel tindakan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan data tindakan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detailkasmasuk dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode tindakan bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel detailkasmasuk.
Keterangan :
Nama Tabel : tindakan Kunci Utama : Id_tindakan Jumlah kolom : 4
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data Tindakan
Tabel 4. 7 Basis Data Tindakan
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_tindakan Int (11)
2 Kode_tindakan Varchar (20) 3 Nama_tindakan Varchar (100) 4 Harga Double (20) Sumber : Penulis
g) Tabel Jenis Rekening
Tabel rekening_kas adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data rekening kas yang dipakai. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel header_kas dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis rekening kas bisa mempunyai banyak transaksaki pada tabel header_kas.
Nama Tabel : jenis_rekening Kunci Utama : Id_jenis_rekening Jumlah kolom : 4
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data keuangan kas masuk dan keluar
Tabel 4. 8 Basis Data Jenis Rekening
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_jenis_rekening Int (11) 2 Kode_rekening Int (10) 3 Nama Varchar (20) 4 Saldo Double (11) Sumber: Penulis
h) Tabel Detail Kas Masuk
Tabel detailkasmasuk adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data detail transaksi penerimaan kas dan menambahkan data detail yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi many to one ke tabel header_kas dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa beberapa kode transaksi detail mempunyai satu transaksi pada tabel header_kas.
Keterangan :
Nama Tabel : detailkasmasuk Kunci Utama : Id_detailkasmasuk Kunci tamu : - Header_kas_id
- Pasien_id Jumlah kolom : 6
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data detail transaksi
penerimaan kas
Tabel 4. 9 Basis Detailkasmasuk
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_detailkasmasuk Int (11) 3 Header_kas_id Int (3) 4 Keterangan Varchar (20) 4 Tindakan_id Int (3) 6 Pasien_id Int (3) Sumber: Penulis
i) Tabel Detail Kas Keluar
Tabel detailkaskeluar adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data detail transaksi pengeluaran kas dan menambahkan data detail yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi many to one ke tabel header_kas dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa beberapa kode transaksi detail mempunyai satu transaksi pada tabel header_kas.
Keterangan :
Nama Tabel : detailkaskeluar Kunci Utama : Id_detailkaskeluar Kunci tamu : - Header_kas_id Jumlah kolom : 4
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data detail transaksi
pengeluaran kas
Tabel 4. 10 Basis Detailkaskeluar
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_detailkaskeluar Int (11) 2 Nama Varchar (200) 3 Keterangan Varchar (300) 4 Harga Double 5 Header_kas_id Int (11) Sumber:Penulis
j) Tabel Header
Tabel header_kas adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data transaksi header dan menambahkan data header yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel detailkasmasuk dan detailkaskeluar dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode header bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel detailkasmasuk dan detailkaskeluar.
Keterangan :
Nama Tabel : header_kas Kunci Utama : Id_header_kas Kunci tamu : - Detailkasmasuk_id
- Detailkaskeluar_id - Dokter_id
- User_id
- Jenis_rekening_id Jumlah kolom : 10
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data transaksi header
Tabel 4. 11 Basis Data Header
No Nama Kolom Tipe Data 1 Id_header_kas Int (3) 2 Jenis_rekening_id Int (3) 3 Nota Varchar (20)
4 Tanggal Date 5 Status Varchar (20) 6 Username Varchar (20) 7 Detailkasmasuk_id Int (3) 8 Detailkaskeluar_id Int (3) 9 Dokter_id Int (3) 10 User_id Int (3) Sumber:Penulis
3) Desain Interface Menggunakan PHP (a) Form Login
Form login merupakan halaman pertama yang ditampilkan saat program aplikasi dijalankan untuk bisa masuk ke dalam program aplikasi maka user perlu memasukkan username dan password terlebih dahulu. Berikut tampilan form login.
Gambar 4. 11 Tampilan Login Sumber:Penulis
(b) Form Tampilan Utama
Form menu utama merupakan form yang muncul pertama kali setelah proses login dilakukan. Lalu, di bagian samping terdepat berbagai macam menu untuk berbagai macam transaksi yang ingin dilakukan. Berikut tampilan form menu utama.
Gambar 4. 12 Tampilan Utama Sumber Penulis
(c) Form Master Data
Pada form master data terdapat data pasien, data dokter, data tindakan, data user, data daftar rekening kas.
Pada daftar master data setiap data bisa ditambahkan, diubah, dan dihapus.Di bawah ini tampilan master data yang dibuat oleh penulis :
(1) Form Master Pasien
Form Master Pasien digunakan untuk menyimpan informasi data pasien seperti alamat, no telepon, kategori, tempat dan tanggal lahir.Tampilan form master pasien yang dibuat penulis adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 13 Data Master Pasien Sumber:Penulis
Gambar 4. 14 Form Tambah Pasien Sumber : Penulis
(2) Form Master Dokter
Form Master Dokter digunakan untuk menyimpan informasi data Dokter seperti alamat, no telepon, kategori dokter, SIP, tempat dan tanggal lahir.Tampilan form master dokter yang dibuat penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 15 Data Master Dokter Sumber : Penulis
Gambar 4. 16 Form Master Tambah Data Dokter Sumber : Penulis
(3) Form Master Tindakan
Form Master Tindakan digunakan untuk menyimpan informasi data tindakan seperti nama tindakan, harga
Tindakan .Tampilan form master Tindakan yang dibuat penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 17 Data Master Tindakan Sumber : Penulis
(d) Form Transaksi Penerimaan Kas
Form transaksi Penerimaan kas merupakan form yang digunakan pada saat terjadinya transaksi penerimaan kas dan pasien melakukan pembayaran kepada kasir, pada saat kasir menginputkan data sesuai jasa layanan yang diberikan dan otomatis mencetak nota.
Gambar 4. 18 Form Transaksi Penerimaan Kas Sumber : Penulis
Gambar 4. 19 Form Tambah Detail Kas Masuk Sumber : Penulis
(e) Form Transaksi Pengeluaran Kas
Form transaksi Pengeluaran kas merupakan form yang digunakan pada saat terjadinya transaksi pengeluaran kas maupun melakukan biaya operasional
Gambar 4. 20 Form Transaksi Pengeluaran Kas Sumber :Penulis
Gambar 4. 21 Form Detail Kas Keluar Sumber : Penulis
(f) Laporan Daftar Transaksi
Daftar transaksi berisi berbagai informasi transaksi yang terjadi pada Klinik DYNA, daftar transaksi terbagi menjadi 2 sub menu, yang berisi daftar transaksi penerimaan kas dan daftar transaksi pengeluaran kas. (1) Laporan Daftar Transaksi Penerimaan Kas.
Laporan Daftar Transaksi Penerimaan Kas digunakan untuk menyimpan informasi kas masuk, pada Daftar transaksi ini pengguna bisa menghapus kesalahan data input dan dapat melihat detail transaksi kas masuk.Berikut Tampilan daftar penerimaan kas yang dibuat penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 22 Tampilan Daftar Transaksi Penerimaan Kas Sumber : Penulis
Gambar 4. 23 Detail Daftar Transaksi Penerimaan Kas Sumber : Penulis
(2) Laporan Daftar Transaksi Pengeluaran Kas.
Laporan Daftar Transaksi Pengeluaran Kas digunakan untuk menyimpan informasi kas keluar, pada Daftar transaksi ini pengguna bisa menghapus kesalahan data input dan dapat melihat detail transaksi kas keluar.Berikut Tampilan daftar penerimaan kas yang dibuat penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 24 Daftar Pengeluaran Kas Sumber : Penulis
(g) Form Laporan
Menu laporan berfungsi untuk melihat dan mencetak berbagai laporan, laporan terbagi menjadi beberapa sub menu seperti, laporan penerimaan dan pengeluaran kas pertanggal, laporan keseluruhan.
(1) Laporan Penerimaan Kas.
Laporan Penerimaan Kas digunakan untuk informasi kas masuk yang sifatnya tidak dapat diubah atau di hapus oleh pengguna,.Berikut Tampilan laporan penerimaan kas yang dibuat penulis adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 25 Tampilan Laporan Penerimaan Kas Sumber : Penulis
(2) Laporan Pengeluaran Kas.
Laporan Pengeluaran Kas digunakan untuk informasi kas keluar yang sifatnya tidak dapat diubah atau di hapus oleh pengguna,.Berikut Tampilan laporan pengeluaran kas yang dibuat penulis adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 26 Tampilan Laporan Pengeluaran Kas Sumber : Penulis
(1) Laporan Kas Umun.
Laporan Kas Umum Kas digunakan untuk informasi kas masuk dan keluar yang sifatnya tidak dapat diubah atau di hapus oleh pengguna, pada laporan ini terdapat total kas masuk, total kas keluar dan sisa saldo yang dimiliki oleh perusahaan .Berikut Tampilan Laporan Kas Umum yang dibuat penulis adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 27 Tampilan Lapooran Kas Umum Sumber : Penulis
