Misi dan visi organisasi SPM merupakan sistem perencanaan kegiatan SPM merupakan sistem implementasi dan pengendalian pelaksanaan rencana kegiatan

(1)

(2)

2

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)

berpikir melalui masalah bisnis

(Think Through the Business Problem) dan menganalisis berdasarkan fakta/

data bisnis (analyze with business data)

Suatu sistem yang digunakan untuk

merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi

organisasi melalui misi yang telah dipilih dan

untuk mengimplementasikan dan mengendalikan

pelaksanaan rencana kegiatan tersebut.

➨

Misi dan visi organisasi

➨

SPM merupakan sistem perencanaan kegiatan

➨

SPM merupakan sistem implementasi dan

pengendalian pelaksanaan rencana kegiatan

Ir . E rlin da M us lim , M EE

(3)

3

PERBANDINGAN MANAJEMEN TRADISIONAL

DENGAN MANAJEMEN KONTEMPORER

MANAJEMEN MASA LALU

ABAD XX

➨ Stabilitas, predictability ➨ Ukuran dan skala ekonomi ➨ Leadership dari puncak ➨ Kekakuan organisasi

➨ Pengendalian melalui aturan & hirarki ➨ Informasi dijaga dan tertutup

➨ Analisis kuantitatif

➨ Kebutuhan tentang kepastian ➨ Reaktif : penghindaran resiko ➨ Independensi perusahaan ➨ Integrasi vertikal

➨ Berfokus ke intern organisasi

➨ Keunggulan kompetitif yang bertahan lama

➨ Bersaing dalam pasar yang telah ada

MANAJEMEN MASA YANG AKAN

DATANG ABAD XXI

➨ Turbulen

➨ Kecepatan& kemampuan utk merespon

➨ Leadership dari setiap orang ➨ Fleksibel

➨ Pengendalian melalui visi dan value ➨ Information sharing

➨ Kreativitas dan intuisi ➨ Dapat menerima keraguan ➨ Proaktif : Menanggung resiko ➨ Saling ketergantungan antara

perusah.

➨ Virtual integration

➨ Berfokus ke lingkungan kompetitif ➨ Inovasi berkelanjutan Keunggulan

kompetitif

➨ Bersaing dalam pasar masa depan

(4)

4

Perusahaan ibarat manusia

yang perlu makan, bekerja & istirahat

secara teratur & terkendali

MANUSIA :

Orang yang sukses adalah :

➨

Orang yg terorganisasi dgn baik

➨

Memiliki tujuan hidup

➨

Memiliki pengendalian diri

PERUSAHAAN :

Kinerja optimal perusahaan :

➨

Terorganisasi dengan baik

➨

Memiliki visi dan misi

➨

Memiliki daya pengendalian

manajemen dan dapat

menciptakan kondisi yang

kondusif bagi proses pengambilan

keputusan yang tepat

(5)

5

Sistem Pengendalian Manajemen dapat diterapkan

pada berbagai bentuk organisasi,

sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai

komponen sama, yaitu :

➨

W = Work (Pekerjaan)

➨

E = Employee (Tenaga Kerja)

➨

R = Relationship (Hubungan)

➨

E = Environment (Lingkungan)

(6)

6

UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Detektor

Selektor

Efektor

Komunikator

1) Informasi mengenai apa yang terjadi

(detektor)

Perangkat

Pengendalian 2) Perbandingan _{dengan standar} (selektor) Obyek Pengendalian 3) Pengubahan perilaku jika terjadi penyimpangan (efektor)

Gambar : Proses Pengendalian Manajemen

(7)

7

PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨

Proses berawal ketika detektor mencari informasi tentang

aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik

formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada

pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.

➨

Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya

dibandingkan dengan standard atau patokan berupa kriteria

mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh

perlunya pembenaran.

➨

Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga

penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali

mengikuti kriteria yang telah ditetapkan.

➨

Begitulah Proses Pengendalian Manajemen, dinamis dan

berkelanjutan

(8)

8

PROSES PENGENDALIAN

➨

Membuat standar dan metode untuk mengukur

prestasi

➨

Mengukur prestasi

➨

Membandingkan prestasi dengan standar

➨

Melakukan tindakan koreksi

(9)

9

PENTINGNYA PENGENDALIAN

PERUBAHAN :

➨

Perubahan pasar

➨

Munculnya produk baru

➨

Ditemukannya material baru

➨

Disyahkannya peraturan baru

KOMPLEKSITAS :

➨

Variasi & diversifikasi product

line

➨

Organisasi dari berbagai pasar

yang berbeda

➨

Unit desentralisasi dapat di

kontrol dengan persis

KESALAHAN :

➨

Order suku cadang yang salah

➨

Penentuan harga yang salah

➨

Diagnosa masalah yang tidak

benar

PENDELEGASIAN :

➨

Sekalipun telah mendelegasikan

wewenangnya, pimpinan tetap

harus mempunyai sistem

pengendalian terhadap bawahan

(10)

10

KONFLIK PENGENDALIAN ORGANISASI

DENGAN OTONOMI INDIVIDUAL

KONTROL BERLEBIHAN MERUSAK

ORGANISASI MAUPUN

INDIVIDU DIDALAMNYA :

➨

Mematikan motivasi

➨

Menghambat kreativitas

➨

Merusak prestasi organisasi

TINGKAT KONTROL PADA

SETIAP “JENIS” DAN

“KONDISI” ORGANISASI

BERBEDA-BEDA :

➨

Dalam kondisi “Booming”, kurangi

kontrol

➨

Pada organisasi yang menekankan

kreativitas, kurangi kontrol

➨

Dalam kondisi “Resesi”, kontrol

diperketat

TINGKAT KONTROL YANG

KURANG, MERUSAK

ORGANISASI :

➨

Sumberdaya terbuang banyak,

dan sulit mencapai tujuan.

➨

Anarki :

- uncertainty

- unpredictability

HARUS DIUPAYAKAN

“ KESEIMBANGAN “

(11)

11

METODE PENGENDALIAN

STEERING CONTROLS

➨

Dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari

“standar” atau “tujuan”

➨

Koreksi dilakukan sebelum tahap-tahap tertentu selesai

SCREENING CONTROLS (YA/TIDAK)

➨

Proses penyaringan, dimana sebelum suatu kegiatan operasional dapat

dilanjutkan, harus dipenuhi :

Approval “Suatu Prosedur”, atau “Suatu Kondisi

Khusus”

POST-ACTION CONTROLS

➨

Kontrol dengan menggunakan pengukuran tindakan masa lalu, dimana :

- Penyebab penyimpangan rencana (standar) ditentukan

- Temuan digunakan untuk kegiatan yang akan datang

(12)

12

KONSEPTUAL PENDESAINAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨

Tidak ada desain sistem yang baik atau yang buruk; yang ada adalah

apakah suatu desain sistem pas (fit) dengan lingkungan bisnis yang

dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian (fitness) suatu sistem dengan

lingkungan tempat sistem tersebut digunakan akan menjadikan

sistem tersebut efektif untuk menjalankan bisnis di lingkungan

tersebut. Oleh karena itu, didalam mendisain sistem pengendalian

manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh

organisasi merupakan dasar untuk mendesain sistem tersebut.

Pendekatan penyusunan sistem seperti itu disebut dengan

Contingency Approach.

➨

Lingkungan bisnis ibarat suatu teritorial, yang untuk menjelajahinya

diperlukan suatu peta. Peta yang menggambarkan lingkungan bisnis

yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigma-the way we see

the world. Dengan paradigma tertentu, kita memandang dunia yang

kita hadapi, dan dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak.

Berdasarkan paradigma ini, kita mendisain sistem-suatu alat yang

kita gunakan untuk mengorganisasi berbagai sumber daya untuk

mewujudkan tujuan sistem.

(13)

13

KONSEPTUAL PENDESAINAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨

Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses.

Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan

satu sama lainnya yang secara bersama-sama membentuk suatu

sistem. Proses sistem merupakan suatu tahap yang harus dilalui

untuk mewujudkan sistem. Proses sistem menjelaskan

bekerjanya masing-masing komponen pembentuk sistem

(struktur) dalam mewujudkan suatu sistem.

➨

Setiap sistem yang kita desain merupakan kompetensi tertentu

untuk menjalankan sistem tersebut. Kompetensi untuk

menjalankan sistem pengendalian manajemen disebut Managerial

Skill

(14)

14

GAMBAR :

KONSEPTUAL PENDESAINAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

MANAGERIAL

SKILL

MANAJEMEN

PARADIGMA

LINGKUNGAN

BISNIS

STRUKTUR

PROSES

(15)

15

LINGKUNGAN BISNIS

Globalisasi Ekonomi berdampak terhadap 3 C : Customer, Competition, Change

Teknologi Informasi ditandai oleh 5 trend

pergeseran : 1) dari Hard Automation Technology ke Teknologi Informasi. 2) ke knowledge-based works 3) ke responsibility - based organization 4)

perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik 5) kekayaan lebih banyak dihasilkan dari human assets daripada financial assets, kekayaan

intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling berharga.

Strategic Quality Management, pandangan produsen terhadap kualitas produk dan jasa telah mengalami evolusi: 1) inspection era 2) statistical quality control era 3) quality assurance era 4) strategic quality management

Revolusi Manajemen : 3 revolusi besar berkaitan dengan manajemen : 1) revolusi industri (1750 - 1850) 2) revolusi produktivitas (1880 - 1950) 3) revolusi manajemen (1945 - sekarang)

➨

Globalisasi

Ekonomi

➨

Teknologi

Informasi

➨

Strategic

Quality

Management

➨

Revolusi

Manajemen

(16)

16

PARADIGMA MANAJEMEN

Paradigma Ibarat Peta Yang Menggambarkan Suatu Teritorial.

Peta Memberikan Panduan Untuk Menjelajahi Teritorial Yang

Digambarkan Dalam Peta

➨ Customer Value : Customer Value = Manfaat - Pengorbanan X Hubungan ➨ Continous Improvement : 1) incremental

improvement = improvement berskala kecil dengan tetap mengandung unsur lama 2) radical

improvement = improvement berskala besar dan secara total meninggalkan unsur lama. Every day in any way there is a better way.

➨ Opportunity : kondisi yang terbuka di masa depan yang belum pernah dialami seseorang atau

organisasi, yang berbeda dengan yang pernah atau yang sedang dialami, dan yang mengandung

ketidakpastian.

➨ Cross Functional : pendekatan baru untuk

membangun struktur organisasi lintas fungsional yang memungkinkan tim lintas fungsional memenuhi tuntutan lingkungan bisnis global.

➨ Employee Empowerment : pemberdayaan berarti memampukan (to enable), memberi kesempatan (to allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipicu oleh orang lain.

➨

Customer Value

➨

Continous

Improvement

➨

Opportunity

➨

Cross -

Functional

➨

Employee

Empowerment

(17)

17

STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN

Merupakan wadah yang digunakan untuk menampung kegiatan perencanaan,

pengimplementasian rencana dan pengendalian rencana kegiatan

➨ Struktur Organisasi : menggambarkan

pengorganisasian sumber daya manusia untuk memanfaatkan sumber daya organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Organisasi perlu didesain untuk memungkinkan seluruh kegiatan sumber daya manusia diorientasikan ke pemuasan kebutuhan customer.

➨ Jaringan Informasi : Untuk merencanakan,

mengimplementasikan dan mengendalikan kegiatan, disamping diperlukan wadah untuk menampung

kegiatan tersebut (struktur organisasi), diperlukan pula jaringan informasi untuk komunikasi antar personel organisasi dan antara perusahaan dengan customer, pemasok dan mitra bisnis.

➨ Sistem Penghargaan : Alat untuk memotivasi

personel dalam mencapai tujuan organisasi dengan perilaku yang diharapkan oleh organisasi. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan merupakan pemacu untuk membangun kompetensi personel, yang

pengukuran kinerjanya berdasarkan BALANCED SCORECARD.

➨

Struktur

Organisasi

➨

Jaringan

Informasi

➨

Sistem

Penghargaan

(18)

18

PROSES SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Perumusan Strategi : strategi dirumuskan melalui 7 tahap utama yaitu : 1) identifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan 2) penentuan misi dan visi organisasi. 3) analisis SWOT 4) analisis portfolio 5)

perumusan peluang dan masalah utama 6) identifikasi dan evaluasi alternatif strategi 7) perumusan strategi.

➨ Perencanaan Strategik : strategi yang telah dirumuskan dijabarkan ke dalam strategic plan yaitu : 1) strategic objectives 2) targets 3) strategic initiatives

➨ Penyusunan Program : proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan strategic initiatives yang dipilih untuk mewujudkan strategic objectives.

➨ Penyusunan Anggaran : Proses penyusunan rencana jangka pendek yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian program dan dialokasikan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan tsb. ➨ Implementasi : Pelaksanaan rencana yang tercantum dalam

anggaran ke dalam kegiatan nyata.

➨ Pengendalian : Hasil setiap langkah perlu diukur untuk memberikan umpan balik.

➨

Perumusan

Strategi

➨

Perencanaan

Strategik

➨

Penyusunan

Program

➨

Penyusunan

Anggaran

➨

Implementasi

➨

Pengendalian

(19)

19

MANAGERIAL SKILL

➨ Pengelolaan Bisnis dan Proses Organisasional : Untuk

menjalankan SPM yang telah disusun, manajer perlu memiliki kemampuan untuk : 1) menciptakan bisnis 2) merancang

organisasi yang secara efektif memberikan layanan bagi bisnis yang telah dipilih 3) mengembangkan sekelompok manajer dan leader yang mengkoordinasikan dan memudahkan pelaksanaan proses bisnis dan proses organisasi.

➨ Pengelolaan Perubahan : Untuk menjalankan SPM, manajer perlu memiliki kemampuan untuk memicu dan mengelola inovasi dan perubahan. 3 pertanyaan yang relevan diajukan adalah : 1) apa yang perlu kita lakukan untuk menjadikan bisnis lebih baik ?. 2) bagaimana kita dapat membuat organisasi melayani bisnis lebih efektif ?. 3) bagaimana kita meningkatkan manajemen dan leadership dalam organisasi ?

➨ Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi : Sisi bayang suatu organisasi adalah faktor-faktor yang berdampak positif dan negatif terhadap produktivitas dan kualitas kehidupan kerja organisasi secara substantif dan sistematik, namun tidak dapat dijumpai di dalam bagan organisasi atau di dalam pedoman

organisasi serta tidak dibicarakan dalam forum resmi

organisasi. 1) Sisi Bayangan SPM 2) Sisi Bayangan Manusia 3) Sisi Bayangan Sistem Sosial 4) Sisi Bayangan Politik Organisasi 5) Kultur Organisasi.