BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi saat ini merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi. Informasi memungkinkan organisasi dapat terus mengantisipasi segala
kemungkinan yang terjadi sebagai akibat dari adanya perubahan yang sedemikian kompleks. Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer based information system). Harapan yang ingin diperoleh disini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi khususnya komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,
dan tepat waktu sehingga dapat lebih efektif dan lebih efesien.
Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu perusahaan dalam bekerja serta melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan
informasi. Dalam era globalisasi dimana persaingan semakin ketat, kebutuhan manusia akan informasi sangat dibutuhkan. Teknologi informasi merupakan
komponen penting bagi pemerintah di era globalisasi. Dalam rangka peningkatan aktivitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat
(collect) menyimpan (store) memproses, memproduksi, dan mengirimkan informasi dari dan kemasyrakatan secara efektif dan cepat.
Para ahli telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang informasi
yang dikenal dengan nama Sistem Informasi Manajemen (Information
Management System). Kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam
menjalankan fungsi-fungsi managerial akan turut menentukan berhasil tidaknya
manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpinnya. Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya
cara organisasi untuk beroperasi dan berkompetensi maka Sistem Informasi Manajemen (SIM) juga dituntut untuk berubah. Dalam pelaksanaan otonomi daerah, teknologi dan komunikasi perlu menjadi pertimbangan bagi para
penyelenggara Pemerintahan untuk memanfaatkan, mengembangkan dan menguasainya dalam rangka meningkatkan daya saing dan untuk mendukung
penyelenggaraan kegiatan Pemerintahan.
Efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Dengan adanya manajemen
suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektifitas yang tinggi. Efektifitas kerja yang didefenisikan sebagai penyelesaian pekerjaan sesuai dengan
yang ditentukan sebelumnya dimana selama dipengaruhi pikirannya, tenaga, cara yang paling cepat (waktu) serta kondisi ruangan yang dapat mendukung semangat
Dengan semakin jelasnya manfaat teknologi informasi maka dapat
diperoleh bukti bahwa memang benar informasi telah memberikan kontribusi bagi pencapaiaan keinginan maupun masalah yang dihadapi, maka tentu saja
pengalaman baik ini akan memberikan sebuah saksi pembelajaran tak ternilai bagi para pemakai teknologi informasi khususnya para pegawai Pemerintahan maka secara sadar mereka akan memberlakukan informasi sebagai sebuah aset yang tak
ternilai.
Sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan
informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah. Serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintahan dan perencanaan pembangunan baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional, diperlukan adanya
berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembagan yang semakin maju. Sebagaimana
semakin berkembangnya teknologi informasi yang dapat menigkatkan efektifitas kerja pegawai sehingga dapat meningkatkan pula kualitas kerja yang tinggi, pegawai mempunyai motivasi yang tinggi, untuk medukung aktivitas-aktivitas
Pemerintahan, yang meliputi aktivitas intern Pemerintahan dalam satu lembaga maupun antar lembaga Pemerintahan, serta aktivitas pemberian pelayanan
Pemerintahan untuk Masyrakat. Intinya dengan adanya sistem informasi manajemen harus lebih banyak memberikan kemudahan bukan menambah
karena memberikan kemudahan dalam urusan-urusan penyelenggaraan
Pemerintahaan.
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan adanya Sistem Informasi, maka suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data
dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik
pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Pelaksanaan segala aktivitas dan tugas-tugas berhubungan dengan kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan, baik ke dalam maupun
keluar. Adapaun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan pencatatan penduduk.
2. Pembinaan umum.
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan pengakuan dan pengesahan anak.
8. Pengolahan data penduduk.
9. Penyelenggaraan penyuluhan.
Berdasarkan Undang-undang No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan dijelaskan bahwa instansi pelaksana administrasi kependudukan untuk wilayah kabupaten/kota adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang berwenang
memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. Dalam menjalankan
penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka peristiwa penting kependudukan yang meliputi kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak dan lain-lain yang harus di catat ke dalam
pencatatan sipil harus ditata dengan sebaik-baiknya dalam bentuk pelayanan publik kepada Masyarakat. Berkaitan dengan kependudukan pembangunan,
pembangunan administrasi kependudukan sebagai sebuah sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari administrasi negara dalam memberikan jaminan kepastian hukum dan perlindungan terhadap hak-hak individu penduduk.
Perlindungan tersebut berupa pelayanan publik melalui penerbitan dokumen kependudukan seperti Nomor Induk Kependudukan, Kartu Tanda
Penduduk, Kartu Keluarga, dan akta-akta catatan sipil. Dengan jumlah penduduk yang cukup besar, diperlukan adanya penataan agar administrasi kependudukan
dapat lebih tertib dari tahun ke tahun dan terpadu secara nasional. Dalam mendukung pelayanan administarsi kependudukan, penerapan teknologi sangat penting untuk menjawab kecepatan dalam proses pendayagunaan data individu
kependudukan akan sangat berguna bagi perumusan kebijakan, perencanaan dan
pelaksanaan berbagai program pembangunan. ( Syarief, 2011:6) Berkenaan dengan hal tersebut untuk mempermudah penyelenggaraan administrasi
kependudukan dalam melakukan pengumpulan, pengolahan data penduduk yang berbasis teknologi informasi, Pemerintah Pusat dalam hal ini telah menyiapkan suatu sistem yang diberi nama “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan”
atau disingkat SIAK.
SIAK merupakan suatu sistem informasi berbasis web yang disusun
berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi dan juga membantu bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah
khususnya Dinas Kependudukan didalam menyelenggarakan layanan kependudukan. Dalam SIAK terdapat tiga komponen yang salit terkait dan saling
komplementer yaitu pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengolahan informasi. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah kependudukan yang ada.
Dengan adanya pengelolaan data secara online maka
kelemahan-kelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. SIAK sendiri memberikan banyak manfaat antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data
statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan
pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya. SIAK dirancang, dibangun dan dikembangkan. untuk mampu menyelenggarakan penerbitan NIK Nasional
kependudukan, dan sebagai kunci akses untuk verifikasi data diri maupun
identifikasi jati diri seseorang yang sangat berguna dalam mewujudkan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik. Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut,
ada berbagai kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya beragamnya tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya
prosedur penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan.
Agar semua aktivitas berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual.( Syafariani, 2012:5).
Berdasrkan uraian diatas maka penulis tetarik untuk melakukan penelitian dengan judul : “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasrakan uraian latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka perumusan masalah dari penelitian ini adalah : “Bagaimana Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan?”.
Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan jawaban terhadap
perumusan masalah yang telah dikemukankan di atas yakni untuk menganalisis bagaimana “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Usaha
Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan terkait dengan ketepatan waktu, tugas-tugas, motivasi, evaluasi kerja, pengawasan, lingkungan kerja, perlengkapan dan
fasilitas”.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah:
1. Secara subjektif, sebagai salah satu sarana untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir alamiah, dan kemampuan untuk menuliskannya dalam
bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori dan aplikasi yang diperoleh dari Ilmu Administrasi Negara.
2. Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan atau sumbangan pemikiran untuk Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan.
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi baik secara langsung maupun tidak langsung bagi kepustakaan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
1.5 Kerangka Teori
Teori merupakan seperangkat proposisi yang menggambarkan suatu gejala terjadi seperti ini. Untuk memudahkan peneletian diperlukan pedoman berfikir yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seseorang
menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih.
Kerangka teori ini diharapkan memberikan pemahaman yang jelas dan tepat bagi peneliti dalam memahami masalah yang diteliti.
1.5.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk
suatu kesatuan, saling berintekrasi dan bekerjasama antara satu bagian dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan funsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berapa data-data, kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berapa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang berguna dan mempunya nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan
berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Kronke (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi”.
McLeod (dalam Sutedjo, 2002:168) juga mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa”.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
informasi tersebut tersedia dalam laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Selain itu Stoner (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen merupkan metode formal yang menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah
dam memproses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan,operasi secara efektif dan pengendalian.
Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa "Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial". Menurut
Gordon . B . Davis dalam Tata Sutabri (2005 : 91) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169).
Sistem Informasi Manajemen merupakan metode formal yang
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. Jadi Sistem Informasi Manajemen dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa dan dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi seperti lembaga
pemerintah dan perusahaan milik pemerintah maupun swasta.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.
Sistem Informasi Manajemen bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertua pada 3 kata pembentuknya, yaitu “Sistem, Informasi, Dan
Manajemen”
a. Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Filippo dalam Paulus, 2005:23).
Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu system dapat berdiri sendiri-sendiri, komponen-komponen atau subsistem tersebut dapat saling berintekrasi
dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari
mulai sistem itu direncakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara.
b. Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh
informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing.
Berdasarkan pendapat Giffin (2002:227-228), bentuk informasi yang bermanfaat adalah sebagai berikut :
1. Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat dipercaya.
2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya untuk membuat keputusan.
3. Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.
4. Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi
Faktor- faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi,
biaya, nilai, dan mutu informasi. Informasi mempunyai beberapa fungsi antara lain :
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menembah pengetahuaan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan mengurangi resiko kegagalan, karena apa yang kan terjadi
dapat di antisipasi dengan baik, sehingga kenmungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan.
4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusanyang akan di ambil lebih terarah.
5. Memberlakukan standart aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan satndart,atruan, ukuran, dan keputusan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam organisasi agar orang-orang
menjalankan pekerjaannya. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam system informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut di
tambah dengan sumber daya berupa informasi.
Mengenai pengertian manajemen banyak ahli memberikan definisinya
misalnya James A.F Stoner memberiakn definisi “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan”. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Sutedjo (2002:22): “Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola
perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Ada 3 alasan utama mengapa manajemen diperlukan, adapun alasan-alasan tersebut :
1. Untuk mencapai tujuan, manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, suatukerja organisasi dapat di ukur
dengan banyak cara yang berbebeda. Salah satu cara umum adalah efisiensi dan efektifitas.
1.5.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Para pemimpin yang yang betugas di bidang perencanaan ataupun yang menangani bidang pengawasan dalam rangkaian usaha mengambil keputusan
yang baik dan cepat, dan selalu membutuhkan informasi untuk mendukung kelancaran tugas-tugasnya.Oleh sebab itu informasi baru dapat dikatakan
berguna apabila mampu berfungsi membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan , terlebih dalam bidang perencanaan dan pengawasan dalam penentuan kerja. Manfaat sistem informasi manajemen tersebut dapat diuraikan dibawah ini :
a. Sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan .
Sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah pembantu sebuah Sistem Informasi
yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan keputusan.
b. Sistem Informasi Manajemen sebagai pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian Usaha mencapai tujuan bagi organisasi perusahaan adalah
tercapainya tujuan perusahaan yang sesuai dengan perencanaan semua. Sistem Informasi Manajemen sangat relevan bagi fungsi perencanaan dan pengendalian
yang dibantu dengan komputer sehingga memperlebar kemampuan manajemen untuk menyelenggarakan ini.
Perencanaan dalam program kerja selalu didasarkan kepada mana yang ukan dan
program mana yang dapat ditunda untuk sementara.
Untuk mendukung skala prioritas kerja dengan tepat dibutuhkan data
informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia juga diperlukan informasi tentang sumber pembiayaan, lokasi yang hendak dilaksanakan. Peneliti akan mempertegas penelitian nantinya kepada Sistem Informasi Manajemen sebagai
pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian. Dimana hal ini sesuai dengan judul penelitian yang berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai, bahwasanya
kerja pegawai akan menjadi baik dan efektif jika didasarkan kepada perencanaan dan pengendalian.
1.5.3 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
a) Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Defenisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
berbasis web yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi dibidang kependudukan dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan dalam menyelenggarakan layanan kependudukan. Dalam implementasinya, SIAK
menerapkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang merupakan nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang
terdaftar sebagai penduduk Indonesia, yang berlaku selamanya. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam Negeri (Depagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki
nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana
memasukkannya ke database kependudukan (Nugraha, 2014:2). Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), yaitu:
1. Database kependudukan terpusat melalui pemberlakuan Nomor Induk
Kependudukan (NIK) nasional dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan.
2. Database kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (statistika, pajak, imigrasi, dan lain-lain).
3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dan lain-lain).
4. Standarisasi Nasional; melindungi hak-hak individu penduduk, melalui pelayanan
penerbitan dokumen kependudukan (KK, KTP dan Akta-Akta Catatan Sipil) dengan mencantumkan NIK Nasional ( Nugraha, 2014:4).
b)Peranan SIAK dalam Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain (Nugraha, 2014 :5)
1. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
2. Penerbitan NIK Nasional.
3. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik lainnya.
4. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
Dengan memperhatikan penjelasan diatas mengenai SIM, dimana
Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan , pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan lain-lain dalam suatu organisasi. Sedangkan,
informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi, Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) merupakan sistem yang mengolah serta
mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.
Dengan adanya Sistem Informasi administrasi Kependudukan ( SIAK ) dimana merupakan salah satu produk dari SIM akan menjamin sistem administrasi dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan didalam menyelenggarakan layanan kependudukan
1.5.5 Manfaat Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan memiliki beberapa manfaat, antara lain:
1. Tercapainya tertib administrasi kependudukan, karena dengan adanya NIK maka permasalahan seperti KTP ganda tidak akan terjadi.
2. Tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam layanan publik (short time response), sehingga masyarakat tidak perlu repot harus bolak-balik untuk mengurus
kepentingan mereka.
3. Terhubungnya landasan bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang menuju integrasi secara menyeluruh yang diharapkan dapat diterapkan secepatnya
4. Tercapainya Good Governance dalam public services di Dinas Kependudukan, dimana biasanya masyarakat selalu beranggapan membuat KTP/KK itu susah karena harus bolak-balik dan ada biaya yang mahal.
5. Untuk menyediakan data individu penduduk (mikro) dan data agregat (makro) penduduk. Penyediaan data tersebut melalaui pengembangan SIAK dengan membangun Bank Data Kependudukan Nasioanal yang dapat menyajikan
berbagai profil kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat, pemerintah, dan kepentingan pembangunan lainnya.
6. Untuk pengelolahan data statistik vital (vital statistic) baik yang berhubungan dengan peristiwa penting (lahir, mati, kawin, cerai dan lain-lain) maupun peristiwa kependudukan (perubahan alamat, pindah datang dan perpanjangan
KTP). Hasil perhitungan dan pengolahan data statistik tersebut sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi para
penyelenggara dan pelaksana pembangunan dibidang kualitas, kuantitas, dan mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya. (Nugraha, 2014;6)
1.5.6 Pengolahan Data
Menurut Kristanto (2003:8) pengolahan data adalah Waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang
Kristanto (2003:9) menggambarkan Siklus pengolahan data sebagai berikut:
1
2
1.5.7 Efektivitas Kerja
a. Pengertian Efektifitas Kerja
Menurut buku Ensiklopedia Administrasi, efektivitas berasal dari kata
efektif yang berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam sesuatu perbuatan ( 1989 : 149 ). Efektif dalam kamus besar Bahasa Indonesia
berarti dapat membawa hasil, berhasil guna. Menurut Azhar Susanto (2004 : 41) bahwa efektifitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatru proses bisnis, termasuk di dalamanya informasi tersebut harus
disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan
lengkap atau sesuai dengan kebutuan dan ketetentuan.
Chester I. Banard (Gibson, 1995 : 27), mendenifisikan efektivitas sebagai pencapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Tingkat pencapaian
sasaran itu menunjukkan tingkat efektrivitas.
Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson (Handayaningrat, 1999 : 16) :“ Efektivitas ialah pengukuran dalam arti
tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila
sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan ynag direncanakan sebelumnya, input
data penerima
output proses
hal ini dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang
telah ditentukan, maka pekerjan itu dikatakan tidak efektif.”
Katz dan kalm (Steers, 1995 : 48) berpendapat bahwa efektivitas sebagai
usaha untuk mencapai suatu keuntunan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai suatu keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara. Berkaitan dengan konsep efektivitas, The Liang Gie (1981 : 34) berpendapat :“Efektivitas merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai
terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan
suatu perbuatan dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu dikatakan efektif kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana yang dikehendaki.”
Sondang P. Siagian (2000 : 151) berpendapat bahwa efektivitas terkait penyelesaian perkerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau
dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. M.manullang (1968 : 214) berpendapat : “ Prestasi atau
efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan , atau dengan
kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan pekerjaanya masing masing dengan baik, efektifitas organisasi secara keseluruhan akan timbul.”
Menutur Komarudding (1994 : 269) efektivitas adalah suatu keadaan yang
menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian (2000 : 171)
sebelumnya tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Dari pengertian di atas, tedapat empat hal yang menonjol dalam unsur
efektiviats, yaitu :
1. Pencapaian tujuan, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila penyelesaian atau tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhanya.
4. Hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut
mendatangkan hasil.
b. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Faktor-faktor tersebut dapat dipengaruhi oleh Faktor-faktor internal organisasi maupun Faktor-faktor eksternal organisasi. Ronald O’ Reilly (2003 : 119), mengemukakan faktor-faktor
efektivitas kerja adalah sebagai berikut : 1. Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin
banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada pegawainya. 3. Produktivitas
Seorang pegawai mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya.
4. Motivasi
Pimpinan dapat mendorong pegawainya melalui perhatian pada kebutuhan
dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
5. Evaluasi Kerja
Pimpinan memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada pegawainya, sebaliknya pegawai harus melaksanakan tugas dengan baik dan
menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak. 6. Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan
hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas. 7. Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang pegawai sewaktu bekerja.
8. Perlengkapan dan Fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi
pemerintah akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai
tujuan atau hasil yang diharapkan.
1.5.8 Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dengan Efektifitas Kerja
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai metode formal menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang
diperlukaan untuk mempermudah proses pengambilan fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan informasi mengenai
masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta mengetahui peristiwa yang terjadi didalam dan diluar organisasi. Peranan komputer dapat membantu secara maksimal, karena output computer memang menghasilkan informasi yang
terotomatisasi dan dapat diformalisasikan.
Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang
menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menyediakan informasi dalam jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi seharihari.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat membuat rencana strategis dan pengendalian manajemen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efektif. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat merupakan keniscayaan dari adaptasi yang
diperlukan. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah pegembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat. Pengembangan suatu Sistem Informasi
organisasi ingin melakukan tugas-tugas kerja pimpinan dengan efektif. Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan akan dapat mengurangi pemborosan dan inefisiensi, serta meningkatkan produktivitas dan efektivitas para pegawai.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat menjadi mekanisme penting pengendalian untuk memastikan operasi secara efektif dalam organisasi. Operasi dapat diatur secara logis, dirampingkan, dan dimonitor di berbagai tempat
menggunakan sistem informasi manajemen dalam komputer diseluruh organisasi. Dalam pengertian ini Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berfungsi
sebagai semacam struktur organisasi yang paralel dengan garis wewenang formal organisasi.
Untuk mengerucutkan topik dan hasil penelitian, sehingga menemukan
suatu titik atau bentuk yang lebih tegas, maka peneliti akan melakukan penelitian yang lebih mendalam pada bentuk Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
yang bersifat perencanaan dan pengendalian. Hal tersebut dikarenakan perencanaan dan pengendalian sangat berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai pada suatu instansi ataupun organisasi yang telah ditetapkan atau juga bagaimana
pegawai dalam bekerja mampu memenuhi hasil yang sesuai dengan kualitas kerja, kepuasan kerja, serta produktivitas kerja yang terdapat dalam bagian kerjanya,
jika sesuatu yang ingin dicapai itu betul-betul dapat diraih, maka tujuannya efektif.
1.5.9 Konsep Peningkatan Kerja
Arah kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai dalam dasawarsa terakhir ini adalah meningkatkan kualitas Pegawai melalui upaya-upaya antara lain
adalah dalam rangka terwujudnya administrasi pemerintahan yang berdisiplin,
memiliki nilai produktif dan daya guna, baik dan berwibawa.
Dengan demikian kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai apakah
melalui pendidikan dan pelatihan sekaligus juga merupakan upaya peningkatan sumber daya pegawai secara rasional. Hal ini berarti pula bahwa pendidikan dan pelatihan pegawai merupakan hal yang mutlak untuk dilaksanakan secara
sistematis dan berkesinambungan karena sudah merupakan kebutuhan yang nyata bagi sumber daya aparatur.
Sasaran yang ingin diwujudkan melalui pendidikan dan pelatihan bagi pegawai adalah diarahkan pada pengembangan dan peningkatan aspek-aspek :
a. Pengembangan dan kemampuan melaksanakan tugas dan peran sebagai aparatur pemerintah sehingga dapat memenuhi standar yang telah ditentukan untuk suatu tugas tertentu dan mampu mengambil keputusan secara mandiri dan profesional.
b. Meningkatkan motivasi, disiplin, kejujuran, etos kerja dan rasa tanggung jawab yang dilandasi dengan semangat jiwa pengabdian.
c. Perubahan sikap yang lebih mengarah pada perkembangan, keterbukaan, sikap melayani dan mengayomi publik yang merupakan tugas dan tanggung jawab pokoknya.
d. Oleh sebab itu, kunci utama untuk meningkatkan pelayanan tugas-tugas rutin dan tugas kedinasan adalah melalui proses peningkatan kualitas kinerja pegawai
melalui program pendidikan dan pelatihan.
Konsep peningkatan kualitas kinerja pegawai pada prinsipnya merupakan suatu upaya yang terencana untuk meningkatkan kapasitas individu dan
Peningkatan kinerja pegawai secara sederhana dapat didefinisikan sebagai upaya
untuk mengembangkan inisiatif dan kreatifitas dari manusia dan masyarakat Indonesia sebagai sumber daya pembangunan yang utama dalam rangka mencapai
kesejahteraan lahir batin, dan ketenteraman dalam suasana kehidupan masyarakat, bangsa dan negara berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
1.5.10 Konsep Tentang Pegawai
Berbicara tentang pegawai maka yang dibicarakan adalah tenaga kerja. “Tenaga kerja adalah orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi, baik pada
instansi pemerintah maupun pada perusahaan-perusahaan atau pada usaha-usaha sosial dimana ia memperoleh balas jasa tertentu”.
Tenaga kerja dapat diartikan sebagai buruh (labour), pegawai, karyawan, pekerja dan istilah lainnya yang ada pada hakekatnya mempunyai maksud yang sama. Dalam kaitannya dengan negara, sebagai organisasi yang terbesar dalam
suatu negara, maka negara mempekerjakan orang-orang agar kegiatan pemerintahan dan pembangunan dapat berjalan untuk mencapai tujuan negara tersebut.
Kelancaran penyelenggaraan tugas Pemerintah dan pembangunan Nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya
dengan dilandasi kesetiaan, dan ketaatan kepada pancasila dan undang-undang
dasar 1945.
Menurut kamus politik kata aparatur berasal dari kata aparat yang berarti
alat, badan atau instansi pemerintah. Lebih lanjut dikemukakan oleh Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya administrasi pemerintahan dalam pembangunan Nasional (1986:154) : “Aparat ialah aspek-aspek administrasi yang
diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau negara, sebagai alat untuk mencapai tujuan Nasional aspek-aspek administrasi itu terutama ialah kelembagaan (organisasi) dan kepegawaian.”
Ditinjau dari ilmu administrasi, aparatur negara merupakan aspek administrasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintaan dan
pembangunan, yang dapat pula berupa manusia yang disebut dengan pegawai. Kelembagaan pemerintahan sesuai dengan peraturan perundang-undangan terdiri
dari kelembagaan pemerintah pusat, pemerintah daerah otonomi dan kelembagaan pemerintah desa atau kelurahan, sedangkan pegawai adalah mereka yang melaksanakan tugas-tugas kelembagaan tersebut.
1.6 Definisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kedalam empiris. Maka penulis mengemukakan definisi dari beberapa konsep yang digunakan :
1. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu kegiatan pengolahan data-data mejadi informasi-informasi dimana informasi yang dihasilkan akan memberikan akses yang lebih mudah untuk meningkatkan
2. Secara harafiah, sistem informasi administrasi kependudukan adalah sebuah
bentuk sistem informasi yang bertujuan untuk melayani para karyawan atau pegawai, sebenarnya SIAK tersebut berfokus pada alat bantu untuk mempercepat
para karyawan atau pegawai memperoleh informasi untuk meningkatkan efektivitas.
1.7 Hipotesis Kerja
Peranan SIAK dalam peningkatan efektivitas kerja pegawai pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan terkait dengan
