TAP.COM - SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA PT.CITRA ENDAH MANDIRI MEDAN ...

(1)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA

PT.CITRA ENDAH MANDIRI

MEDAN

TUGAS AKHIR

NITIKA

062406162

PROGRAM STUDI DIPLOMA KOMPUTER

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUANALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

(2)

SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA PT.CITRA ENDAH MANDIRI

MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan syarat mencapai gelar Ahli Madya

NITIKA 062406162

PROGRAM STUDI DIPLOMA KOMPUTER DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(3)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. PERSETUJUAN

Judul : SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN

PADA

PT.CITRA ENDAH MANDIRI MEDAN

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : NITIKA

Nomor Induk Mahasiswa : 062406162

Program Studi : DIPLOMA (D3) KOMPUTER

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di Medan, Juni 2009

Diketahui/Disetujui oleh

Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing, Ketua,

Dr. Saib Suwilo, M.Sc Prof. Dr. Opim Salim Sitompul, M.Sc

(4)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. PERNYATAAN

STUDI PEMBUKTIAN KEBERADAAN SIMPUL NORMAL DARI POLINOMIAL SIMPUL

SKRIPSI

Saya mengakui bahwa skripsi ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan, Juni 2009

(5)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. KATA PENGANTAR

Terima kasih penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dalam waktu yang telah ditetapkan.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Opim Salim Sitompul, M.Sc, selaku pembimbing pada penyelesaian tugas akhir ini yang telah memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada penulis untuk menyempurnakan tugas ini.

2. Bapak Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc, selaku Ketua Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak dan Ibu staf pengajar di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam bidang studi D3 Ilmu Komputer yang telah banyak membantu penulis selama masa perkuliahan.

5. Kepada Papa dan Mama tercinta yang telah memberikan nasehat, bimbingan dan doa kepada penulis, Priyanka yang telah memberikan perhatian dan kasih sayangnya kepada penulis, dan juga kepada seluruh keluarga besar penulis yang selama ini telah mendukung penulis untuk menyelesaikan kegiatan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh sahabat-sahabat penulis di kom C’06 Ditta, Dedek, Deni, Ayu, Nisa, Yumni dan semua teman-teman penulis yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih. Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan membalasnya. AMIN.

Medan, Juni 2009

(6)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Abstrak

Pada era globalisasi sekarang ini, dimana hampir semua kegiatan telah

dilakukan secara otomatisasi, maka sebuah perusahaan terutama yang bergerak

dalam bidang kontraktor yang menangani banyak proyek membutuhkan distribusi

barang yang cepat, mulai merasa perlu untuk mengembangkan suatu program

yang dapat menangani masalah distribusi barang untuk mendapatkan informasi

jenis barang yang dibutuhkan oleh suatu proyek sehingga dapat dilakukan

distribusi barang yang lebih cepat, tepat, dan akurat.

Hal itu telah menjadi sebuah permasalahan yang semakin serius dan perlu

ditangani secepatnya, karena akan menimbulkan problema yang dapat

menyebabkan tidak terselesaikannya suatu proyek, karena keterlambatan atau

kesalahan dalam distribusi barang.

Oleh karena itu, perusahaan ini mulai menciptakan suatu sistem informasi

untuk menangani masalah pendistribusian barang tersebut, sehingga bisa

didapatkan informasi yang efisien dan efektif tentang jenis barang yang

dibutuhkan oleh perusahaan kapanpun dibutuhkan. Hal ini untuk mengurangi

kesalahan dalam distribusi barang perusahaan, dimana barang yang dikirim tidak

sesuai dengan yang dibutuhkan oleh proyek tersebut. Namun program ini masih

memerlukan pengembangan lebih lanjut karena masih bersifat single user menjadi

(7)

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan 3

1.5 Sistematika Penulisan 4

Bab 2 Landasan Teori 5

2.1 Pengertian Sistem Informasi 5

2.2 Analisis dan Rancangan Sistem 13

2.3 Alat-Alat yang Digunakan Dalam Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi 15

2.4 Manajemen Basis Data 20

2.5 Pengertian Sistem Informasi 25

2.6 Visual Basic 6.0 27

2.7 Microsoft Acces 32

2.8 Sejarah Singkat Perusahaan 38

2.9 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 40

Bab 3 Metodologi Penelitian 45

3.1 Metode Pengumpulan Data 45

3.2 Bagan Alir Sistem 45

Bab 4 Analisis dan Perancangan Sistem 47

4.1 Analisis Sistem 47

4.2 Perancangan Sistem 52

4.3 Implementasi Program 72

(8)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Transfomasi Data Menjadi Informasi 13

Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram 15

Gambar 2.3 Simbol Entity atau Entitas 18

Gambar 2.4 Simbol Relationship 18

Gambar 2.5 One to One Relationship 19

Gambar 2.6 One To Many Relationship 19

Gambar 2.7 Many To Many Relationship 20

Gambar 2.8 Level Pandangan Pemakai 25

Gambar 2.9 Jendela Project 29

Gambar 2.10 Jendela Form 29

Gambar 2.11 Jendela Toolbox 30

Gambar 2.12 Jendela Properties 31

Gambar 2.13 Menu Microsoft Access 33

Gambar 2.14 Kotak Dialog Table in Design View 35 Gambar 2.15 Tampilan Akhir Tabel dengan Primary Key 36 Gambar 2.16 Kotak dialog Edit Relationship 37 Gambar 2.17 Tampilan Relasi antar Dua Tabel 37 Gambar 2.18 Denah Lokasi PT.Citra Endah Mandiri Medan 38 Gambar 2.19 Struktur Organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan 41 Gambar 3.1 Bagan Alir (Flowchart) Sistem 46 Gambar 4.1 Daftar Pendistribusian Barang pada PT. Citra 47 Gambar 4.2 Diagram Konteks (Level 0) 53 Gambar 4.8 Rancangan Laporan Data Barang 61 Gambar 4.9 Rancangan Laporan Data Proyek 61 Gambar 4.10 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Proyek 62 Gambar 4.11 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Jenis Barang62 Gambar 4.12 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Hari 63 Gambar 4.13 Laporan Data Distribusi Barang Per Bulan 63 Gambar 4.14 Laporan Data Distribusi Barang Per Bulan 64

(9)

Gambar 4.27 Laporan Data Proyek 76

(10)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Data Proyek 56

Tabel 4.2 Tabel Data Barang 56

(11)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) khususnya dalam bidang komputer

sudah merupakan hal yang dikuasai dalam menghadapi tantangan zaman serta

persaingan yang semakin kompetitif.

Gejala-gejala dari persaingan dapat dirasakan oleh perusahaan-perusahaan

ataupun organisasi yang bergerak di berbagai bidang baik jasa maupun

manufakturing. Pada perusahaan kontraktor, yang harus mendistribusikan barang

ke setiap proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan pada PT. Citra Endah

Mandiri Medan membutuhkan pengolahan data yang cepat, tepat, dan akurat. Hal

ini disebabkan kesalahan dalam pendistribusian barang bisa menyebabkan

terlambatnya barang sampai di proyek, ataupun kesalahan dalam pengiriman

barang, bisa menyebabkan tidak selesainya proyek tepat waktu, bahkan bisa

dibatalkannya proyek tersebut oleh klien perusahaan.

Peranan komputer sebagai media yang memiliki kemampuan untuk

membantu pekerjaan manusia, sangat dibutuhkan dalam meringankan dan

(12)

sistem yang khusus dirancang. Pendistribusian barang yang membutuhkan waktu

yang cepat, tepat, dan akurat pada PT. Citra Endah Mandiri Medan

mengakibatkan karyawan perusahaan merasa kewalahan dalam menghadapi dan

melayani distribusi barang ke setiap proyek, karena sistem yang berjalan dalam

perusahaan (sistem kerja manual) belum mampu membantu penyelesaian.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang

“Sistem Informasi Pendistribusian pada PT. Citra Endah Mandiri Medan”

sebagai judul tugas akhir ini.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, sistem yang digunakan saat ini

masih manual, proses pekerjaan yang dilakukan masih lambat sehingga yang

menjadi masalah penyajian informasi yang dihasilkan kemungkinan masih

terdapat kesalahan yang menyebabkan pekerjaan kurang efektif dan efisien.

1.3 Batasan Masalah

Untuk menghindari pembahasan di luar pokok permasalahan, maka dibuat

batasan permasalahan yang akan dibahas, yaitu:

1. Aplikasi yang dirancang hanya untuk mengolah data pada saat proses

(13)

dikirim sesuai dengan kebutuhan proyek, serta pembuatan laporan harian,

bulanan, dan tahunan berdasarkan jenis proyek setiap bulannya.

2. Sistem dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual

Basic.net dan Crystal Report 8.5

3. Sistem yang dirancang adalah sistem single user.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Untuk mengetahui gambaran sistem pendistribusian barang pada PT. Citra

Endah Mandiri Medan.

2. Untuk mempermudah dalam mendapatkan tentang data pendistribusian barang

sesuai dengan kebutuhan tiap jenis proyek.

3. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan kelebihan-kelebihan sistem

pencatatan pendistribusian barang yang dipakai perusahaan saat ini dan

bagaimana solusi pemecahannya.

4. Untuk memenuhi syarat kelulusan D-3 Ilmu Komputer pada Fakultas MIPA

Universitas Sumatera Utara Medan.

Manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi penulis sebagai wahana memperdalam pengetahuan komputer selama

menempuh studi di Fakultas Mipa Universitas Sumatera Utara Medan.

2. Bagi perusahaan sebagai masukan pihak manajemen dalam masalah

(14)

yang ditawarkan oleh penulis dengan sistem pencatatan pendistribusian barang

secara komputerisasi.

3. Bagi pihak lain sebagai saran informasi dan perbandingan untuk membuat

penelitian pada bidang yang sama pada masa yang akan datang.

1.5 Sistematika Penulisan

Langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang ditempuh dalam

menyelesaikan penulisan tugas akhir ini adalah:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menerangkan tentang latar belakang, identifikasi masalah,

bahasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB 2 LANDASAN TEORITIS

Pada bab ini mengemukakan teori-teori yang berkaitan dengan judul tugas

akhir ini beserta sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, dan uraian tugas.

BAB 2I METODOLOGI PENELITIAN

Berisikan tentang metodologi penelitian yaitu pengambilan data secara

langsung ataupun tidak langsung dalam metode studi, data yang dibutuhkan,

metode pengumpulan data dan analisis data.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini menerangkan bagaimana langkah-langkah analisis dan

(15)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB V KESIMPULAN dan SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis tentang perancangan

(16)

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara

bersama untuk mencapai tujuan yang sama dan bertanggungjawab untuk

memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang

berupa informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut adalah hasil pengolahan dari

data menjadi bentuk untuk pengambilan keputusan.

Dengan demikian sistem dapat berupa kesatuan yang terdiri atas jaringan

kerja kausal dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Hubungan dari tiap-tiap

bagian ini akan ditentukan oleh tujuan spesifik dari sistem. Singkatnya, sistem

adalah kumpulan obyek yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai

tujuan tertentu dalam lingkungan yang kompleks.

Sebuah sistem harus mempunyai tujuan atau sasaran. Pengembangan

(17)

1. Manajer Analis Sistem

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan

mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem.

b. Mengarahkan, mengkontrol, dan mengatur pengemangan sistem yang akan

dilakukan.

c. Membuat jadwal dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desai

sistem, dan penerapannya.

d. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

e. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem.

f. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek

g. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua Analis Sistem

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis

sistem. Tugasnya membantu manajer analis sistem dan mewakilinya apabila

manajer berhalangan.

3. Analis Sistem Senior

Analis sistem senior merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.

4. Analis Sistem

Analis sistem merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat

(18)

5. Analis Sistem Junior

Analis sistem junior merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan

masih membutuhkan bimbingan dari analis sistem yang lebih senior.

6. Pemogram Aplikasi Senior

Pemogram aplikasi senior merupakan pemograman komputer yang sudah

berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan

mengkoordinasi kerja dari pemogram lainnya.

7. Pemogram Aplikasi

Pemogram aplikasi merupakan pemogram komputer yang cukup

berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara

langsung lagi.

8. Pemogram Aplikasi Junior

Pemogram aplikasi junior merupakan pemogram komputer yang belum

berpengalaman dan masih di bawah bimbingan langsung dari pemogram yang

lebih senior. Pemogram aplikasi junior biasanya hanya dilibatkan pada

pembuatan modul program sederhana, seperti pembuatan bentuk-bentuk input

dan output.

Sedangkan sistem buatan manusia dapat berinteraksi atau dikontrol oleh

satu atau lebih komputer atau disebut dengan sistem terotomasi. Sistem terotomasi

terdiri atas:

a. On-line system, yaitu sistem yang menerima langsung input pada area dimana

input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil

(19)

b. Real-time system, yaitu mekanisme pengontrolan, perekam data, pemrosesan

yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalam

waktu yang relatif lama.

c. Decision support + strategic planning system, yaitu sistem yang memproses

transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer mengambil

keputusan, mengevaluasi, dan menganalisis tujuan organisasi.

d. Knowledge-based system, yaitu program komputer yang dibuat mendekati

kemampuan dan pengetahuan seorang pakar, umumnya menggunakan

perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya

adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem

fisik (phisycal system).

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sekumpulan elemen

yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu obyektif.

Sebagai contoh sistem transportasi yang terdiri dari personil, mesin, dan

organisasi yang berfungsi untuk melakukan transportasi.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem

buatan manusia (human mode sistem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi mulai proses alami, tidak dibuat

manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

(20)

mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebutnya

dengan machine system. Sistem informasi merupakan contoh human-machine

system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan

manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (determinic system) dan sistem

tak tertentu (probabilistic system).

Sistem tertentu bekerja dengan satu cara yang dapat diramal dengan baik.

Interaksi antara bagian-bagian dapat diketahui dengan baik, contohnya adalah

suatu program komputer yang dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang

diberikan. Sistem tak tertentu dapat dijelaskan dalam hal karakter atau sifat

yang mungkin terjadi, dalam hal ini tingkat kesalahan selalu dikaitkan dengan

prediksi apa yang akan dikerjakan suatu sistem. Misalnya sistem inventory

(persediaan) dimana rata-rata permintaan, waktu dan penambahan barang dan

sebagainya dapat dijelaskan, tetapi angka yang pasti pada suatu waktu tidak

dapat diketahui.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungannya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa

adanya campur tangan dari pihak lain. Secara teoretis sistem tertutup ini ada,

tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak

benar-benar tertutup). Sistem komputer adalah suatu sistem yang agak tertutup

(21)

dan memberikan keluaran yang sudah didefinisi. Sedangkan sistem terbuka

adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungannya.

Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan

luar atau subsistem lainnya. Sistem terbuka ini cenderung memiliki adaptasi

yang berarti sistem dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

sedemikian sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Karena sistem sifatnya

terbuka maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendali yang baik.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki

arti.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi

merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah

informasi, sampai pada manfaat informasi dalam pengambila keputusan. Agar

suatu informasi menjadi berguna harus disampaikan kepada seseorang pada waktu

yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula. Dalam penyajian informasi perlu

dilihat kebutuhan apa saja yang diinginkan sehingga informasi tersebut menjadi

betul-betul berguna dan bermanfaat bagi si pemakai atau si penerima.

Untuk mendapatkan informasi yang baik dan akurat maka harus

(22)

a. Dapat dipahami dan dimengerti setiap orang yang akan memperoleh

informasi.

b. Dapat dipertanggungjawabkan (sumber informasi itu jelas).

c. Lengkap dan memiliki isi yang ringkas.

d. Tepat waktu dan benar.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya

(manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data)

menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan.

Sistem informasi sebagai suatu kerangka kerja dengan sumber daya

(manusia dan komputer), dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data)

menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran institusi.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

suatu susunan di dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang,

fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi penting untuk memproses tipe rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen dan terhadap kejadian-kejadian eksternal yang

(23)

Selain itu sistem informasi juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari

elemen data dan perangkat pengolah data yang saling berhubungan yang bertujuan

untuk menghasilkan untuk menghasilkan informasi secara akurat, tepat, cepat, dan

sesuai dengan kebutuhan. Di samping itu sistem informasi juga melaksanakan

operasi-operasi guna menunjang perencanaan dan pengawasan kegiatan dalam

pengambilan keputusan serta memberi laporan yang beragam kepada pengguna

luar. Sistem informasi dapat bermanfaat dalam menunjang berbagai peran

pengambil keputusan dan dapat menyediakan laporan khusus yang dengan jelas

memberi informasi kepada manajer serta sistem informasi dapat memonitor dan

memberikan data yang lengkap agar sistem dapat melakukan

perhitungan-perhitungan untuk membandingkan hasil dari berbagai cara alokasi sumber daya.

Dari pengertian sistem informasi di atas terdapat beberapa

komponen-komponen atau unsur-unsur sistem informasi, yaitu:

a. Data (Input)

Data adalah setiap kumpulan fakta. Jadi, laporan penjualan, gambaran tentang

persediaan (inventory), nilai test, nama dan alamat pelanggan, dan laporan

cuaca semuanya adalah contoh dari data. Data juga dapat didefinisikan

sebagai ”kenyataan” yang digambarkan oleh nilai-nilai, bilangan-bilangan,

untaian karakter, atau simbol-simbol yang membawa arti pada suatu konteks

tertentu. Pada langkah ini data awal (data input) disiapkan dalam beberapa

bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan

(24)

b. Pengolahan data (data processing)

Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih

berguna. Pengolahan data ini tidak hanya melibatkan perhitungan numerik

tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dari satu tempat ke tempat

yang lain. Secara umum, diasumsikan bahwa operasi-operasi tersebut

dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa

diantaranya dapat juga dilakukan secara manual. Pada langkah ini data input

diubah, dan dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan

data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan.

c. Informasi (output)

Informasi diturunkan dari data dan berguna dalam pemecahan

masalah-masalah. Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya

dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada pengolahan data sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk lebih jelas dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.1 Transfomasi Data Menjadi Informasi PENYIMPANAN DATA

(25)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.2 Analisis dan Perancangan Sistem

2.2.1 Analisis Sistem

Analisis adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan

mengeveluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

disimpulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisis adalah proses pendefinisian kebutuhan untuk memperoleh sebuah

pemecahan dari suatu persoalan. Analisis sistem adalah proses untuk melakukan

identifikasi komponen-komponen sistem dan hubungan yang ada di antaranya

yang digunakan untuk menentukan tujuan, kebutuhan dan prioritas pengembangan

sistem.

2.2.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merupakan penggambaran, perencanaan

pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem juga dapat diartikan

sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengambangan sistem yakni

pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang

(26)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem

adalah menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti

diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi

dari sistem akam benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan

pada tahap akhir analisis sistem.

Tahap perancangan merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem.

Perancancangan sistem yang baik akan menghasilkan sistem yang baik dan

mampu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang lama.

Perancangan sistem yaitu melakukan transformasi dari usulan analisis yang

terbaik ke dalam bentuk spesifikasi fungsi dan struktur data agar sistem dapat

diinformasikan.

Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami, dan mudah

digunakan. Untuk dapat mendukung keputusan yang akan dilakukan perusahaan,

perancangan sistem haru sefisien dan efektif termasuk tugas-tugas yang tidak

dilakukan oleh komputer.

Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

(27)

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan

perangkat keras dari suatu sistem.

2.3 Alat-Alat yang Digunakan dalam Analisis Perancangan Sistem Informasi

Alat-alat yng digunakan dalam analisis perancangan sistem informasi

adalah diagram aliran data, entry relation diagram, kamus data, normalisasi, dan

bagan terstruktur.

2.3.1 Diagram Aliran Data

Diagram aliran data (data flow diagram, DFD) adalah gambaran grafis

dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk

menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling

berkaitan.

Berdasarkan pengertian di atas penulis menyimpulkan bahwa diagram

aliran data adalah suatu alat untuk menggambarkan sistem dengan menggunakan

bentuk-bentuk simbol sebagai jaringan proses-proses fungsional yang

(28)

Komponen (simbol) yang digunakan dalam diagram aliran data, dapat

dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini:

Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram

Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan

masukan menjadi keluaran. Proses menggambarkan satu atau lebih masukan

diubah menjadi keluaran. Aliran data digunakan untuk menggambarakan paket

informasi dari suaut bagian dari sistem ke bagian lain. Oleh karena itu aliran data

menggambarkan data yang bergerak (data in motion). Aliran data dilambangkan

dengan panah yang menuju atau keluar dari suatu proses. Terminator

menggambarkan entitas luar (external entity) yang berhubungan dengan sistem.

Biasanya, terminator adalah orang, atau sekelompok orang, contohnya

departemen lain dalam perusahaan yang sama, tetapi di luar kendali dari sistem

yang sedang dirancang. Simpanan data digunakan untuk menggambarkan

sekumpulan data yang diam (data at rest), suatu penampungan data.

Untuk memudahkan pembacanya, maka diagram aliran data dibagi

menjadi tiga tingkatan, yang disusun dari atas ke bawah, yaitu: Sumber dan Tujuan Data

Proses

Penyimpanan

(29)

a. Diagram Konteks

Merupakan tingkatan (level) yang paling atas. Diagram konteks yang

menggambarkan ruang lingkup sistem secara global. Pada tingkatan ini

jaringan data menggambarkan semua jaringan masukan dan keluaran dari

sistem.

b. Diagram Nol

Diagram ini merupakan diagram antara diagram konteks dan primitif.

Diagram nol menggambarkan proses utama dari DAD. Diagram ini

merupakan diagram tingkat menengah, terletak satu tingkatan di bawah

diagram konteks.

c. Diagram Rinci

Diagram rinci adalah diagram yang menggambarkan proses secara terperinci

(detail). Pada tahap ini proses-proses sudah tidak dapat diuraikan lagi.

Diagram ini merupakan substansi dar proses-proses utama.

2.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau ERD mendokumentasikan data

perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya.

Komponen-komponen yang digunakan dalam entity relationship diagram

adalah:

1. Entity atau entitas, adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam suatu sistem,

(30)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.3 Simbol Entity atau Entitas

2. Attributes adalah sesuatu yang merupakan sifat dan karakteristik dari entitas

atau relasi.

3. Relationship, disebut juga hubungan entitas, biasanya terjadi antara sebuah

entitas dengan satu atau lebih entitas lainnya.

Gambar 2.4 Simbol Relationship

Di dalam ERD terdapat tingkatan hubungan antar entitas dilihat dari segi

banyak atau tidaknya hubungan antar entitas tersebut. Hal ini disebut mapping

cardinalities. Ada tingkatan dari hubungan yang mungkin terjadi:

One to one (1:1)

Mempunyai hubungan satu berbandingan satu, yaitu satu entitas hanya

mempunyai satu hubungan dengan entitas lain, begitu pula sebaliknya. Sebagai

contoh, satu karyawan hanya dapat mengisi satu kartu absen, sebaliknya satu

kartu absen hanya dapat d2si oleh satu karyawan.

Gambar 2.5 One to One Relationship

Karyawan Absen

(31)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. One to many (1:M)

Satu entitas mempunyai lebih dari satu hubungan dengan entitas lain.

Sebagai contoh, satu penjual dapat melayani beberapa pelanggan, tetapi satu

pelanggan hanya dapat dilayani oleh satu penjual.

Gambar 2.6 One To Many Relationship

Many to many (M:M)

Satu entitas dapat mempunyai lebih dari satu hubungan dengan entitas

lain, begitu pula sebaliknya. Sebagai contoh, satu mahasiswa dapat mengikuti

beberapa mata kuliah, dan satu mata kuliah dapat diikuti beberapa mahasiswa.

Gambar 2.7 Many To Many Relationship

2.4 Manajemen Basis Data

Basis data dapat diidentifikasikan dalam sejumlah sudut pandang seperti

sebuah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

Penjual Pelanggan

Layani

Mahasiswa Mata Kuliah

(32)

diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan

cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan secara

bersamaan sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu,

untuk memenuhi berbagai keperluan.

Prinsip utamanya adalah pengaturan data atau arsip. Sedangkan basis data

(database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama

lainnya, tersimpan di perangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

Satu Database Management Sistem (DBMS) berisi satu koleksi yang

saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS

terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data,

menghapus data, mengambil dan membaca data.

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut

biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database

menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai satu lingkup perusahaan, instansi.

Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama

bentuk merupakan satu kumpulan yang seragam. Satu record terdiri dari field-field

yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu

pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari

(33)

tertentu, misalnya atribut alamat menunjukkan entity alamat dari siswa. Entity

adalah suatu obyek yang nyata dan akan direkam.

Sedangkan set program pengelola merupakan satu paket program yang

dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman

informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam database.

Adapun syarat-syarat database dalam penyusunan data, yaitu:

1. Redudansi dan Inkonsistensi

a. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi jika file dalam

program aplikasi diciptakan oleh programmer yang berbeda pada waktu

yang berselang cukup panjang, maka ada beberapa bagian data mengalami

penggandaan (duplikasi data) pada file-file yang berbeda.

b. Kesulitan dalam Pengaksesan Data

Kesulitan yang timbul dalam pengaksesan data, penyelesaian untuk itu

adalah ke arah DBMS yang mampu mengambil data secara langsung

dengan bahasa yang familiar dan mudah digunakan (user friendly).

c. Isolasi Data untuk Standardisasi

Jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak

sama, maka ini menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk

mengambil dan menyimpan. Maka haruslah data satu database dibuat satu

format sehingga mudah dibuat program aplikasinya.

d. Banyak Pemakai (Multiple User)

Dalam rangka mempercepat semua daya guna sistem dan mendapat

(34)

untuk meng”update” data secara simultan. Salah satu alasan mengapa

database dibangun karena nantinya data tersebut digunakan oleh orang

banyak dalam waktu yang berbeda, diakses oleh program yang sama tetapi

berbeda orang dan waktu. Semua ini memungkinkan terjadi karena data

yang diolah tidaklah tergantung dan menyatu dalam program tapi ia

terlepas dalam satu kelompok data.

e. Masalah Keamanan (Security)

Tidak setiap pemakai sistem database diperbolehkan untuk mengakses

semua data. Keamanan ini dapat diatur lewat program yang dibuat oleh

pemogram atau fasilitas keamanan dari sistem operasi misalnya Novell

Network untuk LAN.

f. Masalah Kesatuan (Integrity)

Database berisi file-file yang saling berkaitan, masala utama adalah

bagaimana kaitan antara file tersebut terjadi. Meskipun kita mengetahui

bahwa file A berkaitan dengan file B, namun secara teknis maka ada field

kunci yang mengaitkan kedua file tersebut.

g. Masalah Kebebasan Data (Data Independence)

Paket bahasa yang diciptakan dari DBMS, apapun yang terjadi pada

struktur file, setiap kali kita hendak melihat data cukuplah dengan Utility

LIST, hendak menambah data cukuplah dengan APPEND. Ini berarti

perintah-perintah dalam paket DBMS bebas terhadap database, semua

perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang diubah. Data

(35)

1. Physical Data Independence

Kebolehan untuk mengubah pola fisik database tanpa mengakibatkan

suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level fisik

biasanya pada saat meningkatkan daya guna.

2. Logical Data Independence

Kebolehan untuk mengubah pola konseptual tanpa mengakibatkan

suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level

konseptual teristimewa saat struktur logika database berubah,

ditambahkan atau dikurangi.

h. Abstraksi data (data abstraction)

Kegunaan utama database adalah agar pemakai mampu menyusun

pandangan abstraksi dari data. Bayangan mengenai data tidak lagi

memperhatikan kondisi sesungguhnya bagaimana satu data masuk ke

database, disimpan dalam disk di sektor mana, tetapi menyangkut

menyeluruh bagaimana data tersebut dapat diabstraksikan atau

digambarkan menyerupai kondisi yang dihadapi oleh pemakai

sehari-hari. Sistem yang sesungguhnya tentang teknis bagaimana data disimpan

dan dipelihara seakan-akan disembunyikan kerumitannya dan kemudian

diungkapkan dalam bahasa dan gambar yang mudah dimengerti orang

awan. Pemakai dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan abstraksi

(36)

1. Level Fisik

Level abstraksi paling rendah, menggambarkan bagaimana data

disimpan dalam kondisi sebenarnya. Level ini tentu kompleks,

struktur data level terendah digambarkan pada level ini.

2. Level Konseptual

Level abstraksi data level lebih tinggi yang menggambarkan data apa

yang disimpan dalam database, dan hubungan relasi yang terjadi

antara data. Level ini menggambarkan keseluruhan database.

Pemakai tidak mempedulikan kerumitan dalam struktur level fisik

lagi, penggambaran cukup dengan memakai kotak, garis, dan

keterangan secukupnya. Level konseptual ini digunakan oleh

database administrator, yang memutuskan informasi apa yang akan

dipelihara dalam satu database.

3. Level Pandangan Pemakai (View Level)

Level abstraksi tertinggi yang menggambarkan hanya satu bagian dari

keseluruhan database. Pada level ini hanya sebagian saja yang dilihat

dan dipakai. Hal ini disebabkan beberapa pemakai database tidak

membutuhkan semua isi database. Level ini sangat dekat dengan

pemakai. Setiap pemakai butuh sebagian dari database. Ada beberapa

kelompok pemakai dengan pandangan berbeda butuh data dalam

(37)

Hubungan antar level tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.8 Level Pandangan Pemakai

2.5 Pengertian Sistem Operasi

Sistem operasi merupakan sebuah penghubung antara pengguna dari

komputer dengan perangkat keras komputer. Sebelum ada sistem operasi, orang

hanya menggunakan komputer dengan menggunakan sinyal analog dan sinyal

digital. Seiring dengan berkembangnya pengetahuan dan teknologi, pada saat ini

terdapat berbagai sistem operasi dengan keunggulan masing-masing. Untuk lebih

memahami sistem operasi maka sebaiknya perlu diketahui terlebih dahulu

beberapa konsep dasar mengenai sistem operasi itu sendiri.

View 1 View 2 View 3

Level Konseptual

Level Fisik Bagian

Keuangan

Bagian Personalia

(38)

Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh

sumberdaya yang terdapat pada sistem pada komputer dan menyediakan

sekumpulan layanan (system calls) ke pemakai sehingga memudahkan dan

menyamakan penggunaan serta pemanfaatan sumberdaya sistem komputer.

Sistem komputer pada dasarnya terdiri dari empat komponen utama, yaitu

perangkat keras, program aplikasi, sistem operasi, dan para pengguna. Sistem

operasi berfunggi untuk mengatur dan mengawasi penggunaan perangkat keras

oleh berbagai program aplikasi serta para pengguna.

Sistem operasi berfungsi ibarat pemerintah dalam suatu negara, dalam arti

membuat kondisi komputer agar dapat menjalankan program secara benar. Untuk

menghindari konflik yang terjadi pada saat pengguna menggunakan sumberdaya

yang sama. Sistem operasi juga sering disebut resource allocator. Satu lagi fungsi

penting sistem operasi ialah sebagai program pengendali yang bertujuan untuk

menghindari kekeliruan (error) dan penggunaan komputer yang tidak perlu.

Adapun tujuan sistem operasi adalah untuk merancang sendiri sistem serta

memodifikasi sistem yang telah ada sesuai dengan kebutuhan kita, agar dapat

memilih alternatif sistem operasi, memaksimalkan penggunaan sistem operasi dan

agar konsep dan teknik sistem operasi dapat diterapkan pada aplikasi-aplikasi lain.

Sedangkan sistem operasi mempunyai tiga sasaran utama yaitu kenyamanan –

membuat penggunaan komputer menjadi lebih nyaman, efisien – penggunaan

(39)

operasi harus dibangun sehingga memungkinkan dan memudahkan

pengembangan, pengujian serta pengajuan sistem-sistem yang baru.

2.6 Visual Basic.net

Visual basic.net adalah sebuah bahasa pemograman dan sebagai sarana

(tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows.

Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya:

1. Untuk membuat program aplikasi berbasiskan windows.

2. Untuk membuat obyek-obyek pembantu program, seperti Control Active X,

File Help, Aplikasi Internet dan sebagainya.

3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran

”EXE” yang bersifat executable atau dapat langsung dijalankan.

Keistimewaan utama dari Visual Basic adalah:

1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer

studio, yang memiliki tampilan seperti C++ dan visual J++.

2. Memiliki kompiler handal yang dapat menghasilkan File Executable yang

lebih cepat dan efisien.

3. Memiliki tambahan saran wizard yang baru. Tambahan kontrol-kontrol baru

dan lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.

4. Kemampuan membuat Active X dan fasilitas internet yang lebih banyak.

5. Sarana akses yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database

(40)

6. Visual Basic.net memiliki beberapa versi baru edisi yang disesuaikan dengan

kebutuhan pemakainya.

7.

2.6.1 Komponen yang Digunakan pada Visual Basic

Dalam pemograman berbasiskan OOP (Object Oriented Programming),

sebuah program dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut dengan obyek.

Setiap obyek memiliki entiti terpisah dengan entiti-entiti lain dalam

lingkungannya. Obyek-obyek yang terpisah ini dapat diolah sendiri-sendiri, dan

setiap obyek memiliki sekumpulan sifat dan metode yang melakukan fungsi

tertentu sesuai dengan yang telah kita programkan kepadanya.

Adapun obyek-obyek yang dipergunakan dalam program ini adalah:

1. Project

Project adalah sekumpulan modul. Jadi project merupakan aplikasi itu

sendiri. Project disimpan dalam file yang berakhiran VBP. Jika kita akan

melaksanakan pembuatan program aplikasi, akan terdapat jendela project yang

berisi semua file yang dibutuhkan menjalankan program aplikasi Visual Basic.net

pada saat pembuatan program aplikasi baru maka jendela project otomatis akan

berisi object form1. Pada jendela project terdapat tiga icon yaitu View Code, View

Object, dan Toggle Folders. Icon View Code dipakai untuk menampilkan jendela

editor kode program. Icon View Object dipakai untuk menampilkan bentuk

formulir (form) dan icon Toggle Folders digunakan untuk menampilkan folder

(tempat penyimpanan file). Gambar jendela project untuk pembuatan dan

(41)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.9 Jendela Project

2. Form

Form adalah jendela yang dipakai untuk membuat user interface/tampilan.

Secara otomatis akan tersedia form yang baru jika membuat suatu program

aplikasi yang baru, dengan nama Form1. pada umumnya dalam suatu form

terdapat garis titik-titik yang disebut dengan Grid. Untuk lebih memahami form

ini maka di bawah ini terdapat gambar jendela form. Jendela form seperti terlihat

pada gambar 2.10.

(42)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 3. Toolbox

Toolbox adalah kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user

interface (tampilan) serta control bagi program aplikasi. Untuk menempatkan

control pada suatu form dapat dilakukan dengan klik ganda control dalam toolbox,

kemudian mengubah besar dan ukurannya serta memindahkannya dengan metode

Drag and Drop atau dengan cara mengklik kontrol toolbox, kemudian pindahkan

pointer mouse jendela form. Kursor berubah menjadi Crosshair lalu tempatkan

pada sudut kiri atas dimana kita inginkan kontrol tersebut diletakkan, tekan

tombol mouse kiri dan tahan ketika menyeret kursor ke arah sudut kanan bawah.

Berikut ini adalah gambar toolbox yang ada pada Visual Basic.net, sebagaimana

terlihat pada gambar 2.11.

Gambar 2. 11 Jendela Toolbox

4. Properties

Properties berisikan daftar struktur setting properti yang digunakan pada

sebuah object terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar

(43)

abjad) dan categorized (urut berdasarkan kelompok). Di bagian bawah kotak

terdapat properti dari obyek. Tampilan properties dapat dilihat pada gambar 2.12.

Gambar 2.12 Jendela Properties

5. Kode Program

Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan

jika suatu obyek dijalankan. Kode program ini mengkontrol dan menentukan

jalannya suatu obyek.

6. Event

Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima suatu obyek, misalnya

(44)

Private sub Command_Click ()

...

End sub

Kode program di atas menunjukkan penunjukan penggunaan event Click pada

obyek Command, maka baris-baris kode program yang ada di bawahnya akan

dilaksanakan.

7. Metode (Methods)

Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu obyek

yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. Contoh penggunaan metode

adalah:

Private Sub From_Active ()

Form1.Print”Microsoft”

End Sub

Kode program di atas menunjukkan penggunaan metode Print (mencetak)

pada obyek Form1 untuk mencetak tulisan ”Microsoft Visual Basic.net”.

8. Module

Module dapat disejajarkan dengan form, tetapi module tidak mengandung

obyek. Module berisikan prosedur umum, deklarasi variabel dan definisi

(45)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.7 Microsoft Access

Microsoft Access adalah salahsatu program aplikasi RDBMS (Relational

Database Management Sistem), dimana semua data yang ada disimpan dalam

tabel-tabel yang terdiri dari atas lajur kolom dan baris. Dengan RDBMS,

pengelolaan sebuah database akan mudah dilakukan walaupun jumlah datanya

banyak dan kompleks.

Dibandingkan dengan program aplikasi pembuatan database lain,

Microsoft Access sangat mudah digunakan dan fleksibel dalam pembuatan dan

perancangan suatu database. Perancangan dan pengelolaan database pada

Microsoft Access meliputi pembuatan Table, Form, Query, Modul, dan Pages.

(46)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.7.1 Tipe Data

Tipe data digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam

sebuah tabel, dengan pilihan tipe sebagai berikut:

1. Text :Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri

dari huruf, angka, dan simbol grafik.

2. Memo :Untuk menerima data teks sampai 65,535 karakter yang

terdiri dari dari huruf, bilangan, tanda baca serta simbol

grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan

untuk pengurutan data (indeks).

3. Number :Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe

data number mempunyai lima pilihan ukuran bilangan dan

jumlah digit tertentu.

4. Date/Time :Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun

yang dimulai tahun 100 sampai dengan 9999.

5. Currency :Untuk menerima data digit, tanda minus, tanda desimal

dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal di sebelah kiri

tanda titik desimal dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik

desimal.

6. Autonumber :Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa

data angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1.

7. Yes/No :Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai,

yaitu Yes/No, True/False atau On/Off.

8.OLE Object :Untuk menerima data yang berupa obyek grafik,

(47)

dapat diambil dari program aplikasi lain. Ukuran

maksimum adalah 1 Gigabyte.

9. Hyperlink :Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan

bergaris bawah serta grafik, dimana tipe data ini

berhubungan dengan jaringan.

10.Attachment :Untuk menerima data yang berupa file gambar,

spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe data lain.

11.Lookup Wizard :Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada

dalam suatu daftar. Data tersebut dapat diambil dari tabel

maupun query yang ada.

2.7.2 Membuat Tabel

Penggunaan Microsoft Access dalam membuat tabel dapat dilakukan

dengan design view dengan cara mengklik dua kali create table in design view

yang digunakan untuk membuat tabel secara manual. Kemudian baru dimasukkan

(48)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.14 Kotak Dialog Table in Design View

Setelah selesai memasukkan field dan struktur tabelnya, simpanlah dengan

mengklik menu File-Save, beri nama pada Table Name, maka Access secara

otomatis memberi nama tabel Table1, akan tetapi boleh diubah, kemudian klik

Close.

2.7.3 Membuat Primary Key

Primary key berguna untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang

sama (redundancy data). Adapun cara membuat primary key pada Access adalah

sebagai berikut:

1. Sorot field yang akan dibuat primary key-nya.

2. Klik kanan mouse, atau dari toolbar Table Design klik ikon yang bergambar

(49)

Gambar 2.15 Tampilan Akhir Tabel dengan Primary Key

Membuat Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel adalah hubungan satu tabel dengan tabel lainnya yang

berupa hubungan satu ke satu, hubungan satu ke banyak dan hubungan banyak ke

banyak. Adapun langkah-langkah pembuatan hubungan antar tabel pada Access

adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Tools-Relationship, sehingga muncul tampilan sebagai berikut

2. Sorot tabel yang akan direlasikan dengan tabel lainnya, lalu klik Add.

Kemudian diakhiri dengan menekan tombol Close.

3. Lalu Drag field dari yang akan dijadikan sebagai penghubung antara tabel

satu dengan tabel lainnya, hingga muncul tampilan berikut.

Kemudian klik Enforce Referential Integrity, dan pastikan type relationship,

(50)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.16 Kotak dialog Edit Relationship

Keterangan:

a. Enforce Referential Integrity, yakni hubungan anta tabel akan dibuat baku.

Hal ini mengakibatkan kotak Cascade Updated Related Fields dan Cascade

Update Related Record menjadi aktif.

b. Cascade updated related fields, apabila record yang berada di parent key

dihapus, akan menghapus semua record yang berada pada tabel database.

c. Cascade update related record, apabila primary key diubah, akan

mengkibatkan perubahan pada primary key di tabel child. Hasil akhirnya

(51)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.17 Tampilan Relasi antar Dua Tabel 2.8 Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Citra Endah didirikan pada tanggal 09 Januari 1982, sebagai

perseroan komanditer yang menetapkan tujuan perseroan ini adalah sebagai

berikut:

a. Menjalankan usaha-usaha pemborongan bangunan-bangunan, jalan-jalan,

jembatan-jembatan, saluran-saluran air, instalasi listrik, dan sebagainya,

termasuk di dalamnya usaha-usaha sebagai biro perencanaan, perancangan

dan pelaksanaan pemborongan.

b. Berdagang pada umumnya terutama perdagangan ekspor dan impor.

c. Bertindak sebagai leveransir, grosor, distributor, dan agen-agen komisi.

d. Menjalankan usaha-usaha perabotan (meubeler).

e. Menjalankan perusahaan perbengkelan konstruksi.

f. Menjalankan usaha-usaha pengangkutan di darat baik penumpang maupun

barang serta usaha lainnya yang ada hubungannya dengan itu.

g. Menjalankan usaha-usaha lainnya yang dapat membawa keuntungan bagi

(52)

Perusahaan dengan tujuan ini sampai tahun 1995, dimana para komanditer

melihat banyak peluang dan kesempatan di dalam persaingan maka diputuskan

untuk menjadikan CV. Citra Endah menjadi perseroan terbatas. Maka pada 12

Juni 1995, CV. Citra Endah berubah menjadi PT. Citra Endah. Kemudian pada

tanggal 09 Januari 1996, terdapat perubahan lagi yaitu penambahan nama

perusahaan menjadi PT. Citra Endah Mandiri yang tetap digunakan sampai saat

ini.

PT. Citra Endah Mandiri beralamatkan di Jalan Setia Budi No. 55 Medan,

Sumatera Utara dengan telepon dan Faksimili (061) 8213380. Perusahaan ini

menjalankan kegiatannya telah memiliki izin-izin berupa:

a. Akte pendirian No. 17 tertanggal 09 Januari 1982 oleh Notaris B. Ar.

Poelongan, SH.

b. Tanda Daftar Perusahaan (TDF) dengan No. 021215107108 tertanggal 07 Mei

2002 oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan RI.

c. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dengan No. 1.111102.1275.2.00212

tertanggal 08 Oktober 2003 oleh Pemerintah Kota Medan.

d. Surat Keterangan Ijin Tempat Usaha (SKITU/HO) dengan No. 503/754/1999

tertanggal 09 Agustus 1996 oleh Walikotamadya Daerah Tingkat 2 Medan.

e. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No. 01.205.438.3-121.000

tertanggal 15 Desember 1984 oleh Direktorat Jendral Pajak.

f. SKPPKP dengan MO.PEM-41/CU/WPJ.01/KP.0603/2002 tertanggal 12 Juni

(53)

Jl. DR. Mansyur

55D

Jl. Setia Budi Jl. Setia Budi

Sedangkan denah lokasi PT. Citra Endah Mandiri sebagaimana terlihat

pada gambar 2.18 berikut ini:

Gambar 2.18 Denah Lokasi PT.Citra Endah Mandiri Medan 2.9 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi dalam

menjalankan usahanya. Dengan adanya struktur organisasi yang disusun dengan

baik, maka akan tercermin pembagian kerja, wewenang, tanggungjawab, sistem

komunikasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan.

Seorang pimpinan harus mampu memilih struktur organisasi mana yang

sesuai dengan pelaksanaan kegiatan dalam perusahaannya atau harus

menyesuaikan dengan kondisi-kondisi yang terdapat pada perusahaan tersebut.

Apabila suatu perusahaan menerapkan struktur organisasi yang tidak sesuai

dengan kondisi-kondisi yang ada di dalamnya, maka akan sulit diharapkan

pencapaian tujuan perusahaan.

Di dalam segi manajemen operasional PT. Citra Endah Mandiri Medan

(54)

mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan bertanggungjawab kepada

jenjang yang langsung membawahinya.

Adapun bentuk struktur organisasi yang dipakai PT. Citra Endah Mandiri

Medan struktur organisasi berbentuk garis seperti yang tertera pada gambar 2.19

di bawah ini.

Pembagian wewenang dan tanggungjawab yang ada pada struktur

organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan adalah sebagai berikut:

Sumber : PT. Citra Endah Mandiri Medan (2008)

Gambar 2.19 Struktur Organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan

Kabag Pembukuan Kabag

Kasir

Kabag Sekuriti Kabag Personalia Kabag INTEK Komisaris

Direktur Utama

Direktur Komersial

Kabag Pembelian

Kabag Pemasaran

Kabag Gudang

(55)

a. Komisaris

− Mengawasi kegiatan perusahaan secara umum.

− Mengawasi kegiatan direktur utama dalam menjalankan perusahaan.

− Menggantikan direktur utama untuk mengambil keputusan jika ada

masalah-masalah yang tidak dapat diputuskan oleh direktur utama.

b. Direktur Utama

− Bertanggungjawab kepada komisaris.

− Mengawasi dan merencanakan kegiatan perusahaan sehari-hari.

− Menentukan arah dan kebijaksanaan perusahaan dalam usaha pencapaian

tujuan perusahaan.

c. Direktur Komersil

− Bertanggungjawab kepada direktur utama.

− Mengadakan program kerja yang diselaraskan dengan kebijaksanaan

perusahaan.

− Memotivasi perilaku para bawahan agar mempunyai derap langkah dan

sudut pandang yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan.

− Mengecek dan mengevaluasi semua bukti-bukti pembelian dan penjualan

perusahaan.

− Mengaktualisasi tujuan dan garis-garis besar kebijaksanaan perusahaan.

d. Kabag Pemasaran

− Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan pemasaran, promosi, dan

penjualan secara keseluruhan.

− Melakukan penelitian pasar.

(56)

− Menetapkan strategi penjualan yang tepat untuk mencapai target penjualan

yang d2nginkan oleh perusahaan.

e. Kabag Pembelian

− Mengawasi setiap kegiatan pembelian atas barang-barang yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

− Menyusun laporan atas kegiatan pembelian setiap tahun.

− Melakukan negoisasi (penawaran) harga barang dengan supplier atas

barang-barang yang dibeli.

f. Kabag Gudang

− Melakukan pengecekan terhadap sisa persediaan barang.

− Mengawasi dan membuat laporan keluar masuknya barang-barang dari

gudang.

g. Direktur Keuangan

− Mengawasi bagian kasir dan pembukuan dalam menjalankan kegiatan

berhubungan dengan administrasi dan keuangan perusahaan.

− Membuat anggaran penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

− Menyusun laporan keuangan perusahaan.

− Melakukan pengawasan atas data-data keuangan perusahaan.

h. Kabag Kasir

− Melakukan pencatatan terhadap arus penerimaan dan pengeluaran kas dan

bank perusahaan.

− Menyusun laporan posisi saldo kas/bank perusahaan.

(57)

− Menerima dan mengeluarkan pembayaran kas/bank berdasarkan

bukti-bukti lampiran yang telah disetujui oleh atasan sesuai dengan prosedur

perusahaan.

i. Kabag Pembukuan

− Melakukan penyetoran dan pelaporan pajak setiap bulannya ke (KPP

Kantor Pelayanan Pajak).

− Melakukan pelaporan SPT tahunan setiap tahunnya.

− Mengadakan konfirmasi hutang piutang setiap bulannya.

j. Kabag Sekuriti

− Mencegah pencurian barang di lapangan oleh pengunjung.

− Melakukan tugasnya sehubungan dengan pengamanan barang di lapangan.

− Melaksanakan tugas lain atas penugasan Direktur Utama.

k. Kabag Personalia

− Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Direktur Utama.

− Mengkoordinir kegiatan di lapangan.

− Mengkoordinir kegiatan penjaga dan penata stand.

l. Kabag INTEK

− Bertanggungjawab atas sistem informasi dan teknologi yang ada

digunakan oleh perusahaan.

− Melakukan pemeriksaan rutin terhadap sistem informasi dan teknologi

yang dimiliki perusahaan.

− Melakukan perbaikan terhadap sistem informasi dan teknologi yang rusak

(58)

METODOLOGI PENELITIAN

3. 1 Metode Pengumpulan Data

Metodologi pengumpulan data dapat didefenisikan sebagai suatu cara yang

digunakan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sebagai bahan masukan bagi

penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Dokumen

Merupakan instrumen yang dilakukan dengan mempelajari isi dari

bahan-bahan tertulis diperoleh melalui dokumen yang tersedia.

2. Observasi

Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara

(59)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 3.2 Bagan Alir Sistem

Sistem informasi pendistribusian barang yang digunakan oleh PT. Citra

Endah Mandiri Medan pada saat ini masih mengandalkan pencatatan di buku dan

pengumpulan bukti pendistribusian barang tersebut tidak tersimpan dengan baik,

maka administrasi perusahan sering mengalami banyak kesalahan dan kendala

karena data yang tidak lengkap. Begitu juga dengan pencatatan mengenai dat

pendistribusian barang sering terjadi ketidak akuratan dan dikarenakan sistem

pencatatan pendukung pendistribusian barang yang tidak tercatat dengan lengkap.

Untuk lebih jelasnya tentang sistem yang sedang berjalan di PT. Citra

Endah Mandiri Medan penulis menggunakan bagan alir (flowchart) sebagai

(60)

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Sumber : PT. Citra Endah Mandiri Medan (2008)

Gambar 3. 1 Bagan Alir (Flowchart) Sistem

Data Barang Data Proyek Data

Distribusi

Periksa Data

Data Benar

Dokumen Ditolak

Proses Pembuatan Laporan

Laporan Data Barang

Laporan Data Proyek

Laporan Data Distribusi

(61)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Sebelum dilakukan analisis masukan dan keluaran yang dibutuhkan dalam sistem

informasinya pendistribusian barang pada PT. Citra Endah Mandiri Diperlukan

dokumen yang digunakan perusahaan dalam melakukan pendistribusian barang

pada PT. Citra Endah Mandiri diperlukan dokumen yang digunakan perusahaan

dalam melakukan pendistribusian barang yaitu daftar distribusi barang per proyek

setiap harinya, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 4.1.

PT. Citra Endah Mandiri Tanggal :

Jalan Setia Budi no 55 Medan Sumatera Utara Kode Pos

DAFTAR DISTRIBUSI BARANG

Nama Proyek : Alamat : Penagung Jawab :

No Nama Barang Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Diketahui oleh: Diketahui Oleh:

Direktur Utama Kabag Gudang

(62)

Dari dokumen di atas dapat dilakukan analisis untuk memperoleh data masukan dan data keluaran yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi

pendistribusian barang PT. Citra Endah Mandiri Medan, yaitu:

4.1.1 Analisis Keluaran

Analisis keluaran merupakan gambaran tentang keluaran yang dihasilkan

oleh sistem yang dianilis. Rincian dari analisis. Rincian dari Analisis Rincian dari

analisis keluaran pada PT. Citra Endah Mandiri adalah sebagai berikut:

Nama Keluaran : Laporan Data Distribusi Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data distribusi barang

perusahaan

Media : Kertas

Distribusi : Kabag Gudang, Pemasaran, dan Pembukuan

Rangkap : 4 (Empat)

Volume : setiap hari kerja

Format : Lampiran 1.

Hasil Analisis : Bentuk laporan distribusi barang kurang terstruktur

4.1.2 Analisis Masukan

Analisis masukan merupakan gambaran tentang masukan yang dibutuhkan

oleh sistem yang dianalisis. Rincian dari analisis masukan dari PT. Citra Endah