PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM NOMOR : 04 TAHUN 2009 TENTANG TATA NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN UMUM KOMISI PEMILIHAN UMUM,

(1)

1

PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM NOMOR : 04 TAHUN 2009

TENTANG

TATA NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN UMUM

KOMISI PEMILIHAN UMUM,

Menimbang : a. bahwa ketentuan Pasal 22 E Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum adalah Penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri;

b. bahwa ketentuan Pasal 5 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bersifat hirarkis;

c. bahwa dalam menjalankan tugas, wewenang, dan kewajiban, Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dibantu oleh Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; d. bahwa ketentuan Pasal 8 ayat (4) huruf e, Pasal 9 ayat (4) huruf f, dan

Pasal 10 ayat (4) huruf f Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan antara lain bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berkewajiban memelihara arsip dan dokumen pemilihan umum;

e. bahwa ketentuan Pasal 67 ayat (2) dan ayat (3), Pasal 68 ayat (2) dan ayat (3), dan Pasal 69 ayat (2) dan ayat (3) Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berwenang memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta berkewajiban memelihara arsip dan dokumen pemilihan umum;

f. bahwa berdasarkan hal-hal tersebut pada huruf a, huruf b, huruf c, huruf d, dan huruf e serta untuk melaksanakan tertib administrasi dan penyeragaman sistim administrasi perkantoran dalam rangka mendukung penyelenggaraan fungsi administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, perlu ditetapkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum;

(2)

2 Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 62, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4633); 3. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara

Pemilihan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4721);

4. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4836);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Nomor 176);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1636);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1976 tentang Jadual Retensi Arsip (Lembaran Negara Tahun 1976 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151);

8. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 05 Tahun 2008 tentang Tata Kerja Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 21 Tahun 2008 dan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 37 Tahun 2008;

9. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008;

10. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas;

Memperhatikan : Hasil Rapat Pleno Komisi Pemilihan Umum tanggal 2 Pebruari 2009

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM TENTANG TATA

(3)

3

Pasal 1

Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum merupakan dasar bagi Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam melaksanakan tugas, wewenang, dan kewajiban sebagai penyelenggara pemilihan umum.

Pasal 2

Penyelenggara Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1, adalah lembaga yang menyelenggarakan Pemilu untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Presiden dan Wakil Presiden, serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung oleh rakyat.

Pasal 3

Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 dan Pasal 2, berlaku bagi Panitia Pemilihan Kecamatan (PPK), Panitia Pemungutan Suara (PPS), Panitia Pemilihan Luar Negeri (PPLN), dan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara (KPPS)/ Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri (KPPSLN) dalam melaksanakan tugas wewenang dan kewajiban Komisi Pemilihan Umum.

Pasal 4

Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 merupakan pendukung fungsi administrasi kesekretariatan bagi penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dan Bagian Kesembilan Paragraf 2 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum.

Pasal 5

Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, wajib ditaati dan dilaksanakan oleh penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dan Pasal 3 termasuk Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat PPK dan Sekretariat PPLN.

Pasal 6

Dalam Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, termasuk mengatur berkenaan dengan hal-hal yang berkaitan dengan tata kearsipan Komisi Pemilihan Umum.

Pasal 7

Hal-hal berkenaan dengan tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum untuk Provinsi Aceh dan Kabupaten/Kota di wilayah Komisi Pemilihan Umum Provinsi Aceh, disesuaikan dengan nomenklatur sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh.

Pasal 8

Uraian tentang tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini, dan merupakan bagian tak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 9

Dengan berlakunya Peraturan ini, Keputusan Komisi Pemilihan Umum Nomor 631 Tahun 2003 tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum, dinyatakan tidak berlaku.

(4)

4

Pasal 10 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

KETUA,

Ttd

Prof. Dr. H.A. HAFIZ ANSHARY AZ, MA

Salinan sesuai dengan aslinya SEKRETARIAT JENDERAL KPU

Kepala Biro Hukum

(5)

5

Lampiran Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor :

Tanggal :

BAB I PENDAHULUAN A. Umum

Ketentuan Pasal 5 dan Pasal 8 Undang-Undang Nomor 22 tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya dibantu oleh Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

Ketentuan Pasal 67 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu perumusan dan penyusunan rancangan peraturan dan keputusan Komisi Pemilihan Umum; memberikan bantuan hukum dan memfasilitasi penyelesaian sengketa Pemilu; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan pemilu berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kebutuhan yang ditetapkan oleh Komisi Pemilihan Umum; mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang-undangan; mengangkat tenaga pakar/ahli berdasarkan kebutuhan atas persetujuan Komisi Pemilihan Umum; dan memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum. Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan Pasal 68 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum Provinsi dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu pendistribusian perlengkapan penyelenggaraan Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden; membantu perumusan dan penyusunan rancangan keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi; memfasilitasi penyelesaian masalah dan sengketa Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah provinsi; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum Provinsi; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah berdasarkan norma, standar, prosedur dan kebutuhan yang ditetapkan Komisi Pemilihan Umum ; dan mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang - undangan; memberikan

(6)

6 layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan; serta berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen Pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan Pasal 69 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu pendistribusian perlengkapan penyelenggaraan Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden serta Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Provinsi; membantu perumusan dan penyusunan rancangan keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; memfasilitasi penyelesaian masalah dan sengketa Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten/Kota; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten/Kota berdasarkan norma, standar, prosedur dan kebutuhan yang ditetapkan Komisi Pemilihan Umum ; dan mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang-undangan; memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan; Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen Pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Untuk menunjang pelaksanaan tugas kewenangan dan kewajiban tersebut, perlu pengaturan penyeragaman sistem administrasi, sehingga terdapat suatu kepastian hukum. Berkenaan dengan hal tersebut, tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum diperlukan untuk mengatur Komunikasi kedinasan dalam mendukung penyelenggaraan fungsi administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, serta kesekretariatan PPK dan PPLN.

Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum, antara lain berperan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, menyediakan informasi bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan dan atau tindakan yang cepat dan tepat, serta membantu kelancaran kegiatan organisasi Komisi Pemilihan Umum.

Selain mempunyai peran tersebut, tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum mempunyai ciri-ciri, yaitu sifat memberi dukungan guna memudahkan pekerjaan lain sehingga dapat terlaksana sebagaimana mestinya serta mencakup seluruh bagian organisasi dan diperlukan pada setiap satuan kerja serta dilaksanakan di seluruh bagian organisasi tanpa memandang tugas pokoknya.

(7)

7

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud

Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum adalah sebagai dasar dalam melaksanakan kegiatan komunikasi kedinasaan di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota serta PPK dan PPLN.

2. Tujuan

Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum bertujuan :

a. memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan administrasi pemilihan umum; b. mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna;

c. menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya;

d. meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas, wewenang dan kewajiban Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota serta PPK dan PPLN.

C. Asas

Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum berpedoman kepada asas :

1. Asas Keamanan

Pada dasarnya semua naskah dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh karena itu, para pejabat dan petugas yang terkait dengan tata naskah dinas tidak dibenarkan memberikan informasi kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan.

2. Asas Pembakuan

Naskah dinas wajib dibuat atau disusun menurut tata naskah dinas yang telah ditetapkan.

3. Asas Pertanggungjawaban

Secara administrasi, naskah dinas hendaknya dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun prosedurnya. Pada hakekatnya asas ini mendasari pemikiran bahwa diikutinya kaidah tata naskah dinas terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut sesuai dengan ketentuan yang bcrlaku.

4. Asas Kecepatan

Untuk mendukung kelancaraan penyelenggaraan tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, semua kegiatan naskah dinas harus dapat diselesaikan secara terkendali. Penegasan tentang tingkat pengendalian pemprosesan naskah dinas dinyatakan secara tertulis saat penyampaian.

5. Asas Ketepatan

Tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, dalam proses penyaluran naskah dinas harus tepat dan terkendali, agar ada penyelesaian tindak lanjut.

6. Asas Keterkaitan

Tata naskah dinas sebagai bagian dari administrasi dan mempunyai keterkaitan dengan administrasi kearsipan. Dengan demikian seluruh kegiatan tata naskah dinas merupakan bagian integral dari tatalaksana administrasi dan tatalaksana kearsipan.

(8)

8

D. Pengertian Umum

1. Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum yang ditetapkan dalam Peraturan ini, adalah dalam bentuk pengaturan yang digunakan sebagai petunjuk dan atau pedoman dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota serta PPK dan PPLN.

2. Naskah dinas adalah pernyataan tertulis dalam segala corak dan bentuk yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan dari pihak yang satu kepada pihak lain secara intern maupun ekstern, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Tata naskah dinas adalah ketentuan-ketentuan yang berlaku dan mengatur serta menetapkan bentuk, sifat dan prosedur tetap serta menjadi dasar dalam komunikasi kedinasan tertulis.

E. Ruang Lingkup

Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum mengatur ruang lingkup komunikasi kedinasan, meliputi sarana komunikasi perkantoran, dengan susunan sistimatika:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab II : SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS

BAB III : KOP NASKAH DINAS, STEMPEL DINAS, SAMPUL SURAT, MAP DAN PAPAN NAMA.

BAB IV : KEWENANGAN DAN PELIMPAHAN WEWENANG DALAM

PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

BAB V : PROSEDUR ADMINISTRASI NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN

UMUM BAB VI : PENUTUP

(9)

9

BAB II

SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS

Naskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan terdiri dari berbagai bentuk dan susunan sesuai dengan kriteria dari naskah dinas tersebut, yaitu naskah dinas dalam susunan dan bentuk peraturan perundang-undangan dan dalam susunan dan bentuk surat.

A. Naskah Dinas dalam susunan dan bentuk Peraturan Perundang-undangan, terdiri dari :

1. Peraturan Komisi Pemilihan Umum; 2. Keputusan Komisi Pemilihan Umum; 3. Keputusan Bersama;

4. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum;

5. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Keputusan Komisi Independen Pemilihan Provinsi Aceh;

6. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota/ Keputusan Komisi Independen Pemilihan Kabupaten/Kota (di wilayah provinsi Aceh);

7. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan; 8. Keputusan Panitia Pemungutan Suara; 9. Keputusan Panitia Pemilihan Luar Negeri.

10.Keputusan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara

11.Keputusan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri.

B. Naskah Dinas dalam susunan dan bentuk surat adalah : 1. Surat Edaran; 2. Surat Biasa; 3. Surat Keterangan; 4. Surat Perintah; 5. Perjanjian; 6. Surat Kuasa; 7. Surat Ijin; 8. Undangan; 9. Surat Panggilan; 10.Nota Dinas; 11.Pengumuman; 12.Laporan; 13.Surat Pengantar; 14.Lembar Disposisi; 15.Berita Acara; 16.Telaahan Staf; 17.Rekomendasi; 18.Daftar Hadir; 19.Piagam; 20.Surat Tugas; 21.Surat Pernyataan; 22.Surat Peringatan; 23.Risalah Rapat.

Ad.A1. Peraturan Komisi Pemilihan Umum l. Pengertian

Naskah dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain.

(10)

10 2. kriterianya adalah :

a. Untuk Peraturan Komisi Pemilihan Umum, di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemililian Umum warna kuning emas.

b. Isinya bersifat pengaturan.

c. Bentuk dan sistimatika isinya sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004.

d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.

e. Menggunakan nomor angka bulat dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan:”

g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan".

3. Cara Penyusunan

Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal.

b. Pembukaan. c. Isi

d. Bagian akhir

ad.a. Bagian awal Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Judul Peraturan;

2) Nomor dan tahun; 3) Nama Peraturan.

ad.b. Pembukaan Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital

2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan";

3) "Memutuskan:"

4) Menetapkan : Judul Peraturan.

ad.c. Isi Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Bab-bab;

2) Bagian-bagian; 3) Paragraf-paragraf; 4) Pasal-pasal; 5) Ayat-ayat.

ad.d. Bagian akhir Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan;

2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang;

6) Stempel Komisi Pemilihan Umum.

4. Pengesahan

a. Peraturan Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. b. Peraturan Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Ketua

Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa peraturan Komisi Pemilihan Umum.

(11)

11 c. Peraturan Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan

adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Peraturan Komisi Pemilihan Umum, sebagaimana tercantum pada Lampiran I.

Ad.A2. Keputusan Komisi Pemilihan Umum l. Pengertian

Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain.

2. kriterianya adalah :

a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum, di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemililian Umum warna kuning emas.

b. Isinya bersifat penetapan.

c. Bentuk dan sistimatika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004.

e. Menggunakan nomor angka bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan;”

g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan".

h. Dapat menggunakan tembusan, apabila diperlukan.

3. Cara Penyusunan

Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal.

b. Pembukaan. c. Isi.

d. Bagian akhir.

ad.a. Bagian awal Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Judul Keputusan;

2) Nomor, kode penetapan, dan tahun; 3) Nama Keputusan.

ad.b. Pembukaan Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital;

2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan";

3) "Memutuskan:";

4) Menetapkan : Judul Keputusan.

ad.c. Isi Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Diktum-diktum; atau

(12)

12 ad.d. Bagian akhir Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas:

1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama terang;

6) Stempel Komisi Pemilihan Umum.

4. Pengesahan

a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu.

b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa keputusan Komisi Pemilihan Umum.

c. Keputusan Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum sebagaimana tercantum pada Lampiran II

Ad.A3. Keputusan Bersama 1. Pengertian

Naskah Dinas yang dibuat oleh Komisi Pemilihan Umum dengan instansi lain untuk mengatur sesuatu yang menyangkut kepentingan bersama.

2. Kriterianya adalah:

a. Keputusan bersama ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan pimpinan instansi yang melakukan kerjasama, di atas kertas berukuran folio, tanpa kop.

b. Isinya bersifat mengatur pelaksanaan teknis.

c. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan:". d. Menggunakan nomor masing-masing instansi. e. Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat.

3. Cara Penyusunan

Keputusan Bersama terdiri atas : a. Bagian awal.

d. Bagian akhir.

Ad a. Bagian awal Keputusan Bersama terdiri atas :

1) Tulisan keputusan bersama Komisi Pemilihan Umum dengan Instansi/lembaga yang melakukan kerjasama, dengan huruf kapital;

2) Nomor dan tahun dari KPU serta nomor dan tahun dari Instansi yang melakukan kerjasama;

(13)

13 Ad b. Pembukaan Keputusan Bersama terdiri atas:

1) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat"; 2) Kata "Memutuskan:"

3) Menetapkan : nama judul Keputusan Bersama.

Ad c. Isi Keputusan Bersama terdiri atas: 1) Bab-bab;

2) Bagian-bagian; 3) Paragraf-paragraf; 4) Pasal-pasal;

5) Ayat-ayat.

Ad d. Bagian Akhir Keputusan Bersama terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan;

2) Tanggal, bulan dan tahun;

3) Nama Jabatan masing-masing instansi;

4) Tandatangan Pejabat masing-masing instansi; 5) Nama Terang Pejabat masing-masing instansi; 6) Dibubuhi stempel masing-masing instansi.

4. Pengesahan

a. Keputusan Bersama ditandatangani oleh masing-masing yang melakukan kerjasama, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu dibuat di atas kertas bermaterai cukup dengan ukuran dan jenis kertas tertentu tanpa kop;

b. Keputusan Bersama yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan pimpinan Instansi/lembaga lain, dibuat rangkap dua dengan ketentuan masing-masing mendapat satu keputusan bersama yang asli.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan Bersama sebagaimana tercantum pada Lampiran III.

Ad.A4 Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum 1. Pengertian

Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan.

2. Kriterianya adalah :

a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemilihan Umum berwarna hitam.

c. Bentuk dan sistematika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004.

e. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan:".

g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan" apabila diperlukan.

(14)

14 3. Cara Penyusunan

Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal.

d. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul keputusan;

2) Nomor bulat, kode penetapan dan tahun; 3) Nama Keputusan.

ad. b. Pembukaan terdiri atas :

1) Tulisan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital;

2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan" apabila diperlukan;

3) "Memutuskan:"

4) Menetapkan : Judul keputusan.

ad. c. Isi terdiri atas Diktum-diktum.

ad. d. Bagian Akhir terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang

6) Stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum.

4. Pengesahan

a. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu.

b. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum.

c. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum sebagaimana tercantum pada Lampiran IV.

(15)

15

Ad.A5. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi 1. Pengertian

Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan.

a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi (berwarna).

d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan.

e. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan:".

g. Menggunakan konsiderans “Menimbang” dan “Mengingat”, serta “Memperhatikan” apabila diperlukan.

h. Dapat menggunakan tembusan apabila diperlukan.

3. Cara Penyusunan

Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi terdiri atas : a. Bagian awal;

b. Pembukaan; c. Isi;

d. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan;

ad. b. Pembukaan terdiri atas :

1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan huruf kapital;

3) "Memutuskan:"

ad. c. Isi terdiri atas Diktum-diktum.

ad. d. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang;

6) Stempel Komisi Pemilihan Umum Provinsi.

4. Pengesahan

a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu.

(16)

16 b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi yang diedarkan dan/atau

digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Pejabat yang menangani masalah hukum dan disertai stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi sebagaimana tercantum pada Lampiran V.

Ad.A6. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

l. Pengertian

Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan.

a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota (berwarna).

c. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan, dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan".

3. Cara penyusunan

Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota terdiri atas : a. Bagian awal.

d. Bagian akhir.

ad.a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan;

ad.b. Pembukaan terdiri atas :

1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan huruf kapital;

3) "Memutuskan:"

ad.c. Isi terdiri atas Diktum-diktum.

ad.d. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun;

(17)

17 3) Nama Jabatan;

4) Tandatangan Pejabat; 5) Nama Terang;

6) Stempel Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

4. Pengesahan

a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh pejabat yang menangani masalah hukum dan disertai stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota sebagaimana tercantum pada Lampiran VI.

Ad.A7. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara/Panitia Pemilihan Luar Negeri/ Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/ Kelompok Penyenggara Pemungutan Suara Luar Negeri.

l. Pengertian

Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan.

a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop

PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN. b. Isinya bersifat penetapan.

c. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan, dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan".

3. Cara penyusunan

Keputusan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN terdiri atas : a. Bagian awal.

d. Bagian akhir.

ad.a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan;

(18)

18 ad.b. Pembukaan terdiri atas :

1) Tulisan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta

"Memperhatikan" apabila diperlukan; 3) "Memutuskan:"

ad.c. Isi terdiri atas Diktum-diktum. ad.d. Bagian akhir terdiri atas :

1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tandatangan Pejabat; 5) Nama Terang;

6) Stempel PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN.

4. Pengesahan

a. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara/Panitia Pemilihan Luar Negeri/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri ditandatangani oleh Ketua PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN.

b. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara /Panitia Pemilihan Luar Negeri/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri yang diedarkan dan/atau digandakan disertai stempel Sekretariat Panitia PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5. Bentuk

Bentuk Keputusan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN sebagaimana tercantum pada Lampiran VII.1 s/d lampiran VII.2

Ad.B1. Surat Edaran 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan dan penjelasan atau petunjuk tata cara melaksanakan peraturan atau kebijakan Komisi Pemilihan Umum dan ditujukan kepada penyelenggara pemilihan umum di provinsi/kabupaten/kota atau pihak lain.

2. Cara Penyusunan

Surat Edaran terdiri atas : a. Bagian awal.

b. Isi.

c. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama Tempat;

3) Kepada pejabat/ alamat yang dituju; 4) Nomor;

5) Sifat (klasifikasi/derajat); 6). Lampiran;

7). Perihal;

8). Tulisan surat edaran dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah.

(19)

19 ad. b. Isi Surat Edaran berbentuk uraian

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) tanda tangan pejabat; 3) Nama Pejabat; 4) Stempel;

5) Tembusan, apabila diperlukan.

3. Pengesahan.

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, dan Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, dengan ketentuan :

a. yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas.

b. yang ditandatangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam.

c. yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum

Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

4. Bentuk

Bentuk Surat Edaran yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/ Kabupaten/ Kota sebagaimana tercantum pada Lampiran VIII.1 sampai dengan Lampiran VIII.5

Ad.B2. Surat Biasa 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat penyampaian berita/informasi secara tertulis yang berisi penjelasan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, jawaban, tanggapan, saran atas sesuatu masalah kepada berbagai lembaga atau perorangan.

2. Cara Penyusunan Surat Biasa terdiri atas :

a. Bagian awal. b. Isi.

(20)

20 ad. a. Bagian awal surat terdiri atas :

1) Nama tempat;

3) Nama/instansi dan alamat yang dituju; 4) Nomor;

5) Sifat; 6) Lampiran; 7) Perihal.

ad. b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian;

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) Tanda Tangan Pcjabat; 3) Nama Pejabat; 4) Stempel.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan ketentuan :

a. yang ditanda tangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas.

b. yang ditanda tangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam.

Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

4. Bentuk

Bentuk Surat Biasa yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota, sebagaimana tercantum pada Lampiran IX.1 sampai dengan Lampiran IX.7

Ad.B3. Surat Keterangan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat mengenai penjelasan atau keterangan secara tertulis terhadap perseorangan pejabat atau personil.

(21)

21 2. Cara Penyusunan

Surat Keterangan terdiri atas : a. Bagian awal.

b. Isi.

c. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal, terdiri atas :

1) Tulisan surat keterangan dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas.

2) Nomor dan tahun.

ad. b. Isi Surat Keterangan terdiri atas : 1) Nama lengkap;

2) Jenis kelamin; 3) Tempat tanggal lahir; 4) Status perkawinan; 5) Agama;

6) Pekerjaan/ pangkat; 7) Alamat;

8) Uraian penjelasan.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Tempat;

2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda Tangan Jabatan; 5) Nama Pejabat;

6) Stempel.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Pejabat Eselon II dan III Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, atau Pejabat Eselon III dan IV Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan ketentuan :

a. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas.

b. Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam. c. Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta

Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

d. Pejabat Eselon II dan III Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan kertas berukuran folio.

(22)

22 e. Pejabat Eselon III dan IV Sekretariat Komisi Pemilihan Umum

Provinsi/Kabupaten/ Kota dengan menggunakan kertas berukuran folio.

4. Bentuk

Bentuk surat keterangan sebagaimana tercantum pada Lampiran X.1 sampai dengan Lampiran X.10.

Ad.B4. Surat Perintah l. Pengertian

Naskah dinas yang memuat perintah untuk melaksanakan tugas tertentu dari pejabat atasan yang ditujukan kepada pejabat di bawahnya.

2. Cara Penyusunan

Surat Perintah terdiri atas : a. Bagian awal.

b. Isi.

c. Bagian akhir.

1) Tulisan surat perintah dengan huruf kapital, ditempatkan di bagian awal lembar naskah dinas;

2) Nomor dan tahun.

ad. b. Isi Surat Perintah memuat nama pejabat dan jabatan yang diberi tugas tertentu yang akan dilaksanakan, dan waktu pelaksanaan tugas.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Tempat;

2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda Tangan Jabatan; 6) Stempel.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota, dengan ketentuan :

a. yang ditanda tangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas.

b. yang ditanda tangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam.

(23)

23

Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

4. Bentuk

Bentuk surat perintah sebagaimana tercantum pada Lampiran XI.1 sampai dengan Lampiran XI.7.

Ad.B5. Perjanjian l. Pengertian.

Naskah dinas yang memuat persetujuan yang mengikat antara Komisi Pemilihan Umum dengan pihak lain dalam melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati atau disetujui bersama.

2. Susunan terdiri atas : 1) Bagian awal;

2) Identitas jabatan para pihak yang membuat perjanjian; 3) Obyek Perjanjian;

4) Ketentuan-ketentuan perjanjian; 5) Bagian akhir.

Ad. l. Bagian awal, terdiri atas :

1) Tulisan perjanjian dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas.

2) Nama Perjanjian

3) Nomor bulat, kode dan tahun.

Ad. 2. Identitas jabatan para pihak terdiri atas :

1) Nama, pekerjaan/jabatan dan alamat pihak yang membuat perjanjian atas nama Komisi Pemilihan Umum, selanjutnya disebut Pihak pertama.

2) Nama, pekerjaan/jabatan dan alamat pihak lain yang menyepakati adanya perjanjian, yang selanjutnya disebut Pihak kedua.

3) Tempat dan waktu penandatanganan perjanjian.

Ad.3. Obyek perjanjian, meliputi hal-hal pokok yang disepakati diperjanjikan antara Pihak Pertama dan Pihak Kedua yang seyogyanya hal-hal pokok tersebut terdiri dari satu jenis prestasi yang harus dipenuhi dalam perjanjian tersebut, misalnya mengenai perjanjian rehabilitasi gedung kantor yang terletak di jalan dan atau dikenal umum dengan nama Jalan Imam Bonjol Nomor 29 Jakarta Pusat.

Ad.4. Ketentuan-ketentuan dalam perjanjian, meliputi hak dan kewajiban bagi Pihak pertama dan Pihak kedua yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari pokok perjanjian. Ketentuan-ketentuan dalam perjanjian dituangkan secara sistematika dalam pasal-pasal dan ayat-ayat, yang diawali dengan pasal yang bersifat umum, kemudian pasal berikutnya menjabarkan pasal di atasnya, dan ditutup dengan administrasi perjanjian sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

(24)

24 Ad.5. Bagian akhir meliputi keadaan pihak-pihak yang menandatangani

perjanjian serta penandatanganan oleh kedua belah pihak yang masing-masing dibubuhi materai. Untuk menguatkan perjanjian, dalam bagian akhir dapat diikutkan saksi-saksi dan membubuhkan tanda tangan dalam perjanjian.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh para pihak yang mengadakan perjanjian.

4. Bentuk

Bentuk Perjanjian sebagaimana tercantum pada Lampiran XII.1 sampai dengan Lampiran XII.6

Ad.B6. Surat Kuasa l. Pengertian.

Naskah dinas yang memuat pelimpahan kewenangan dari pimpinan/pejabat yang mempunyai hak dan kewenangan atas sesuatu kepada pejabat/pegawai atau orang lain agar bertindak untuk dan atas namanya dalam melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan kewenangan tersebut, dalam hal dan jangka waktu tertentu.

2. Susunan

a. Surat Kuasa terdiri atas : 1) Bagian awal;

2) Identitas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa; 3) Jenis tindakan hukum yang dikuasakan;

4) Klausul atau hal tertentu; 5) Bagian akhir.

b. Bagian awal, terdiri atas :

1) Tulisan surat kuasa dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal dari naskah surat kuasa;

2) Nomor Surat Kuasa

c. Identitas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa, meliputi :

1) Nama, pekerjaan/ jabatan dan alamat pemberi kuasa, yang selanjutnya disebut Pemberi Kuasa.

2) Nama, pekerjaan/ jabatan dan alamat Penerima kuasa, yang selanjutnya disebut Penerima Kuasa.

d. Jenis tindakan hukum yang dikuasakan, meliputi uraian tindakan/ perbuatan hukum yang harus dilakukan Penerima Kuasa yang didahului dengan kata khusus dengan huruf kapital.

e. Klausul atau hal tertentu, meliputi uraian tindakan/ perbuatan hukum untuk melaksanakan kuasa tersebut, yang dapat memberikan kewenangan untuk melimpahkan kuasa tersebut kepada pihak lain yang disebut hak subsitusi.

f. Bagian akhir, meliputi tempat, tanggal, bulan dan tahun ditandatanganinya surat kuasa oleh Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa.

(25)

25 3. Pengesahan

Ditandatangani oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa.

4. Bentuk

Bentuk Surat Kuasa sebagaimana tercantum pada Lampiran XIII.

Ad.B7. Surat Izin 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat persetujuan terhadap permohonan yang diajukan dan dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang menurut peraturan perundangan yang berlaku.

2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi.

c. Bagian akhir.

1) Tulisan surat izin dengan huruf kapital ditempatkan di tengah awal lembar naskah;

2) Nomor dan tahun; 3) Nama judul Surat izin; 4) Dasar.

ad. b. Isi Surat Izin :

Memuat persetujuan atas permohonan dengan mencantumkan persyaratan tertentu.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat;

2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama pejabat;

5) Stempel. 6) Perihal 3. Pengesahan

Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

4. Bentuk

Bentuk Surat Izin sebagaimana tercantum pada Lampiran XIV.

Ad.B8. Undangan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan kepada pejabat/personil atau pihak lain untuk menghadiri suatu acara tertentu pada waktu dan tempat yang ditentukan. 2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

(26)

26 ad. a. Bagian awal, terdiri atas :

1) Nama tempat;

3) Nama pejabat/personil dan pihak lain serta alamat yang diundang;

4) Sifat;

5) Lampiran, dan 6) Perihal;

ad. b. Isi Undangan terdiri atas : 1) Hari;

2) Tanggal;

3) Waktu dan tempat; 4) Acara;

5) Pimpinan rapat, apabila undangan yang bersifat rapat.

ad. c. Bagian akhir Undangan terdiri atas : I) Nama jabatan;

2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat;

4) Stempel; 5) Tembusan.

3. Pengesahan

Undangan ditandatangani oleh pejabat yang mengundang, serendah-rendahnya Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota.

4. Tata tertib penerbitan undangan

a. Bagian Persidangan dan Protokol pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum serta sub bagian umum dan logistik pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota mengurus proses penerbitan undangan berdasarkan perintah tertulis Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum, Biro-Biro atau Inspektorat pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Provinsi, bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretaris Kabupaten/Kota, sub bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

b. Permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum, Biro-Biro atau Inspektorat pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Provinsi, bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretaris Kabupaten/Kota, sub bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dengan dilampiri :

(27)

27 1) Hari, tanggal, tempat dan waktu;

2) Nama dan Jabatan yang diundang; 3) Acara dan Pimpinan Rapat.

c. Dalam hal terjadi perubahan terhadap hari, tanggal, tempat dan waktu undangan, perubahan tersebut harus dikoordinasikan dengan bagian protokol dan persidangan Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, sub bagian umum dan logistik pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

5. Bentuk

Bentuk Undangan sebagaimana tercantum pada Lampiran XV.1. sampai dengan Lampiran XV.7

Ad.B9. Surat Panggilan. 1. Pengertian.

Naskah dinas yang memuat panggilan terhadap pejabat/personil atau perorangan atau organisasi/instansi dan badan hukum, untuk diminta keterangan mengenai hal tertentu.

2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi.

c. Bagian akhir.

ad. a Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama tempat;

3) Nama pejabat/personil atau perorangan atau

organisasi/instansi atau badan hukum serta alamat yang dipanggil;

4) Nomor surat; 5) Sifat;

6) Lampiran; 7) Perihal.

ad. b Isi surat panggilan terdiri atas : 1) Hari, tanggal, waktu, tempat; dan

2) Menghadap kepada nama pejabat tertentu.

ad. c Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama jabatan;

2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat;

4) Stempel.

3. Pengesahan

Surat panggilan ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Provinsi/Kabupaten/ Kota.

(28)

28 4. Bentuk

Bentuk Surat Panggilan sebagaimana tercantum pada Lampiran XVI.1 dan Lampiran XVI.7

Ad.B10. Nota Dinas. 1. Pengertian

Naskah dinas yang digunakan dalam lingkungan internal Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang dapat memuat ha1-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan kewenangan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau merupakan pengantar naskah dinas lain dan ditujukan kepada pejabat di atasnya atau kepada pejabat dibawahnya atau kepada pejabat setingkat.

2. Susunan terdiri atas : a). Bagian awal. b). Isi.

c). Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal nota dinas terdiri atas :

1) Tulisan nota dinas dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal kertas lembar Naskah Dinas;

2) Pejabat atau alamat yang dituju; 3) Pejabat yang mengirim;

4) Tembusan; 5) Nomor;

6) Tanggal, bulan dan tahun; 7) Sifat;

8) Lampiran ; 9) Perihal.

ad. b. Isi nota dinas berbentuk uraian.

ad. c. Bagian akhir Nota Dinas terdiri atas : 1) Nama Jabatan;

2) Tanda Tangan Pejabat;

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh pejabat yang mengirim.

4. Bentuk

Bentuk Nota Dinas sebagaimana tercantum pada Lampiran XVII..

Ad.B11. Pengumuman 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang sesuatu hal kepada pihak lain untuk dapat dimaklumi

(29)

29 2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

1) Tulisan pengumuman dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas;

2) Nomor;

3) Nama pengumuman.

ad. b. Isi pengumuman berbentuk pemberitahuan yang diuraikan dalam kalimat singkat dan jelas.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat;

2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan;

4) Nama terang; 5) Stempel.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum atau Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/ Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau PPK, PPLN, PPS, KPPS dan KPPSLN.

4. Bentuk

Bentuk pengumuman sebagaimana tercantum pada Lampiran XVIII.1 sampai dengan Lampiran XVIII.10

Ad.B12. Laporan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan atau pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dari pejabat yang melaksanakan tugas kepada pejabat di atasnya atau dari suatu kelompok/panitia/tim yang dibentuk, disusun secara sistematis. 2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal laporan adalah nama judul laporan.

ad. b. Isi, terdiri atas : 1. Pendahuluan; 2. Materi laporan;

3. Penutup, terdiri dari kesimpulan dan saran. 4. Lampiran.

(30)

30 ad. c. Bagian akhir, terdiri atas :

1. Nama tempat;

2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Nama jabatan;

4. Tanda tangan pejabat; 5. Nama terang;

6. Dapat dengan tembusan. 3. Pengesahan

Ditandatangani oleh pejabat/personil/ketua kelompok/panitia/tim Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, PPS, KPPS dan KPPSLN.

4. Bentuk

Bentuk laporan sebagaimana tercantum pada Lampiran XIX..

Ad.B13. Surat Pengantar l. Pengertian

Naskah dinas yang memuat jenis dan jumlah naskah dinas atau barang yang disampaikan. 2. Susunan terdiri dari : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

1) Pejabat/instansi dan alamat yang dituju;

2) Tulisan surat pengantar dengan huruf kapital di tengah lembar naskah;

3) Nomor.

ad. b. Isi, terdiri atas :

1) Kolom nomor urut;

2) Kolom jenis yang dikirim;

3) Kolom jumlah naskah dinas/barang yang dikirim; 4) Kolom keterangan.

ad. c. Bagian akhir surat pengantar terdiri atas : 1) Nama tempat;

2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan;

4) Tanda tangan pejabat; 5) Nama pejabat; 6) Stempel;

7) Nama, jabatan, hari dan tanggal dan tanda tangan yang menerima.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh Pejabat yang mengirim berdasarkan tugas pokok dan fungsinya.

4. Bentuk

(31)

31

Ad.B14. Lembar Disposisi 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat arahan atau petunjuk atau perintah dari pejabat ditujukan kepada pejabat setingkat atau pejabat dibawahnya berkenaan dengan permasalahan tertentu.

2. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi

ad. a. Bagian awal meliputi tulisan lembar disposisi dengan huruf kapital di tengah lembar naskah.

Di bawah tulisan lembar disposisi pada bagian kiri terdiri dari : 1) Diterima, meliputi tulisan

a. Surat dari; b. Nomor surat; c. Tanggal surat; d. Jam diterima; e. Perihal.

2) Diagenda, meliputi tulisan nomor dan tanggal agenda. 3) Disampaikan kepada yth.

Di bawah tulisan lembar disposisi pada bagian kanan ditulis arahan/ petunjuk disposisi.

3. Bentuk

Bentuk sebagimana tercantum pada Lampiran XXI

Ad.B15. Berita Acara 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat suatu proses pelaksanaan tugas dan atau pekerjaan yang dapat merupakan penilaian atau penyerahan/penerimaan atau berkenaan dengan hak dan kewajiban yang menyangkut permasalahan tertentu dan dapat melibatkan pihak lain.

2. Susunan terdiri atas : 1) Bagian awal. 2) Isi.

3) Bagian akhir.

ad.a. Bagian awal, terdiri atas :

1) Tulisan berita acara dengan huruf kapital; 2) Nama berita acara dengan huruf kapital.

ad.b. Isi berita acara memuat uraian tentang hari, tanggal, bulan serta tahun dan tempat, identitas pejabat/personil atau pihak lain, dan tata cara atau prosedur serta substansi dan kesimpulan, kemudian diakhiri dengan kalimat penutup yang diuraikan berkenaan dengan administrasi hukum sesuai peraturan perundang-undangan.

(32)

32 ad.c. Bagian akhir, meliputi :

1) Nama pihak yang terlibat dalam berita acara;

2) Tanda tangan di atas materai (apabila diperlukan) bagi pihak-pihak yang terlibat dalam berita acara;

3) Tanda tangan saksi, apabila diperlukan; 4) Stempel.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh para pihak dan saksi.

4. Bentuk

Bentuk sebagaimana tercantum Lampiran XXII

Ad.BI6.Telaahan Staf 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat saran dan atau pertimbangan atau pendapat hukum terhadap suatu permasalahan tertentu, dibuat oleh pejabat/personil untuk disampaikan kepada pejabat di atasnya.

2. Susunan.

terdiri dari : a. Bagian awal. b. Bagian akhir.

1) Nama permasalahan yang ditelaah; 2) Pendahuluan;

3) Identifikasi permasalahan; 4) Pembahasan;

5) Penutup terdiri dari kesimpulan dan saran.

ad. b. Bagian Akhir, terdiri atas :

1) Nama tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun;

2) Nama jabatan yang menyusun, tanpa ditandatangani dan penyampaiannya melalui nota dinas.

3. Bentuk

Bentuk sebagaimana tercantum pada Lampiran XXIII.

Ad.BI7.Rekomendasi 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat penjelasan berkenaan dengan suatu permasalahan, dan yang diakhiri dengan suatu pendapat.

2. Susunan.

terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi.

(33)

33 ad.a. Bagian awal, terdiri atas :

1) Tulisan rekomendasi dengan huruf kapital; 2) Nomor, bulan, dan tahun.

ad.b. Isi rekomendasi memuat uraian singkat dan jelas berkenaan dengan keberadaan suatu hal.

ad.c. Bagian akhir, terdiri atas :

1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan;

3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama terang;

5) stempel.

3. Pengesahan.

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/ Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota.

4. Bentuk

Bentuk rekomendasi sebagaimana tercantum pada Lampiran XXIV.1 sampai dengan Lampiran XXIV.8

Ad.BI8. Daftar Hadir 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat mengenai bukti kehadiran atau ketidakhadiran pejabat/personil atau pihak lain dalam memenuhi kewajibannya atau dalam suatu acara tertentu.

2. Susunan.

c. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal, terdiri atas : a. Nama daftar hadir; b. Waktu daftar hadir; c. Acara.

1) Kolom nomor urut; 2) Kolom nama;

3) Kolom jabatan/golongan; 4) Kolom tanda tangan; 5) Kolom keterangan.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas :

1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan penanggung jawab;

3) Tanda tangan pejabat penanggung jawab; 4) Nama penanggung jawab.

(34)

34 3. Penandatanganan.

Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan atau penanggung jawab.

4. Bentuk

Bentuk daftar hadir sebagaimana tercantum pada Lampiran XXV.1 sampai dengan Lampiran XXV.2

Ad.B19.Piagam Penghargaan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat keterangan mengenai bukti pejabat/personil atau pihak lain yang telah selesai mengikuti kegiatan tertentu dan mendapat penghargaan atas prestasi yang telah dicapai.

2. Susunan.

c. Bagian akhir

1) Tulisan piagam penghargaan dengan huruf kapital pada huruf awal dalam kata piagam dan kata penghargaan;

2) Nomor piagam.

ad. b. Bagian Isi, terdiri atas :

1) Uraian berisikan jabatan yang memberikan penghargaan; 2) Identitas yang menerima penghargaan;

3) Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi yang telah dicapai.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas :

1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan dan instansi;

3) Tanda tangan; 4) Nama terang; 5) Stempel.

3. Pengesahan.

Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/ Kabupaten/ Kota.

4. Bentuk

Bentuk Piagam Penghargaan sebagaimana tercantum pada Lampiran XXVI.1 sampai dengan Lampiran XXVI.2

Ad.B20. Surat Tugas 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pemberian tugas tertentu dari pejabat atasan yang berwenang kepada Pejabat/Personil di bawahnya untuk melaksanakan surat tugas dan atau pekerjaan tertentu serta dalam waktu yang ditentukan.

(35)

35 2. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

1) Tulisan surat tugas dengan menggunakan huruf kapital pada huruf awal kata surat dan kata tugas;

2) Nomor.

1) Dasar peraturan perundang-undangan dikeluarkannya Surat Tugas;

2) Tulisan menugaskan dengan menggunakan huruf kapital; 3) Nama pejabat/pegawai yang diberi tugas;

4) Waktu dan tempat yang diperlukan dalam penugasan; 5) Keperluan penugasan;

6) Penutup.

ad. c. Bagian akhir, terdiri dari : 1) Nama tempat;

2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan;

4) Tanda tangan pejabat;

5) Nama pejabat yang menandatangani; 6) Stempel.

3. Pengesahan.

Ditandatangani oleh pejabat pemberi tugas.

4. Bentuk

Bentuk surat tugas sebagaimana tercantum dalam Lampiran XXVII.

Ad.B21. Surat Pernyataan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat suatu pernyataan berkenaan dengan hal tertentu, yang sifatnya harus dapat dipertanggungjawabkan dan mengandung sanksi apabila ternyata dikemudian hari tidak benar.

2. Susunan.

c. Bagian akhir

1) Tulisan surat pernyataan dengan menggunakan huruf kapital; 2) Nomor.

1) Identitas yang membuat pernyataan; 2) Pernyataan yang dibuat;

(36)

36 ad. c. Bagian akhir, terdiri atas :

1) Nama tempat;

3) Nama Jabatan yang membuat pernyataan; 4) Tanda tangan;

5) Nama yang membuat pernyataan.

3. Pengesahan

Ditandatangani oleh yang membuat pernyataan.

4. Bentuk

Bentuk Surat Pernyataan sebagaimana tercantum pada Lampiran XXVIII

Ad.B22. Surat Peringatan 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat teguran atau peringatan dari pejabat atasan kepada pejabat dibawahnya atau personil atau dari suatu instansi kepada Instansi/Organisasi dibawahnya dalam lingkungan kerjanya, tentang kealpaan, kelalaian, kekeliruan atau sesuatu hal yang berlawanan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan maksud agar segera mendapat tanggapan perbaikan.

2. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Alamat yang dituju;

3) Tulisan surat peringatan dengan menggunakan huruf kapital dan dapat ditambah kata pertama atau kedua dengan menggunakan huruf kapital setelah kalimat surat peringatan. 4) Nomor.

1) Identitas pejabat/personil atau instansi/organisasi yang diberi peringatan;

2) Dasar ketentuan dikeluarkannya surat peringatan; 3) Isi peringatan;

4) Penutup.

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama jabatan;

2) Tanda tangan; 3) Nama pejabat;

4) Tembusan apabila diperlukan.

3. Pengesahan.

Ditandatangani oleh pejabat yang memberi peringatan.

4. Bentuk

(37)

37

Ad.B23. Risalah Rapat 1. Pengertian

Naskah dinas yang memuat pendapat dan atau saran/masukan peserta rapat pleno Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, serta Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota terhadap materi yang dicantumkan dalam acara undangan rapat, yang diakhiri dengan kesimpulan rapat oleh pimpinan rapat. Kesimpulan rapat dituangkan dalam berita acara rapat pleno yang dilampiri dengan daftar hadir peserta rapat yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara.

2. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Jenis rapat;

2) Hari, tanggal, bulan dan tahun; 3) Waktu dan tempat;

4) Materi rapat; 5) Pimpinan rapat; 6) Peserta rapat.

1) Pembukaan atau pengantar pimpinan rapat tentang materi rapat kepada peserta rapat, serta kesepakatan peserta rapat mengenai waktu rapat;

2) Curah pendapat peserta rapat, yang dapat berupa saran/ tanggapan dan atau masukan dan hal-hal lain tentang materi rapat;

3) Kesimpulan rapat yang memuat pokok-pokok materi rapat yang disepakati untuk ditindaklanjuti.

ad. c. Bagian akhir, meliputi penutup yang berisi identitas penyusun risalah rapat.

3. Sarana

a. Risalah rapat dibuat berdasarkan hasil rekaman saat berlangsungnya rapat dari awal sampai akhir, dan dituangkan dalam kertas kop surat Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

b.Risalah rapat disimpan pada Filling cabinet khusus yang dibuat sedemikian rupa secara berurutan, sehingga memudahkan dalam pencarian data sewaktu-waktu diperlukan.

4. Bentuk